Participatieverslag dienstverlening

Participatieverslag Verbeteren dienstverlening gemeente Haaksbergen maart 2024

Inhoud 1. Participatieplan ............................................................................................................... 2 2.

Vijf fases participatieproces ............................................................................................ 2

3. Flipovers op alle afdelingen intern ..................................................................................... 3 4. Samen onderweg: bijeenkomst collega’s 20 november 2023 ............................................ 3 5. Het burgerberaad .............................................................................................................. 4 6. Startbijeenkomst 7 november 2023 ................................................................................... 4 7. Tweede bijeenkomst 28 november 2023 ........................................................................... 5 8. Derde bijeenkomst 12 december 2023 .............................................................................. 5 9. Vierde bijeenkomst 23 januari 2024................................................................................... 6 10. Themabijeenkomst 5 februari 2024 ................................................................................. 6 12. Evaluatie ......................................................................................................................... 7

1

1. Participatieplan De raad heeft op 27 september 2023 het participatieplan vastgesteld. In dit plan is beschreven welke processtappen er zijn gezet om de visie op dienstverlening inclusief het bijbehorende uitvoeringsbeleidsplan tot stand te laten komen. De raad heeft daarin gekozen voor de participatietrede ‘coproduceren’. Dit betekende dat wij (gemeente Haaksbergen) en betrokkenen (de samenleving van Haaksbergen) gezamenlijk oplossingen hebben gezocht voor de verbetering van de dienstverlening. We hadden hierbij met elkaar de volgende uitgangspunten: 

Iedereen die werkt bij de gemeente Haaksbergen is dienstverlener



Iedereen die in Haaksbergen woont, werkt of op bezoek is, ervaart dienstverlening van de gemeente Haaksbergen.



Dienstverlening heeft zichtbare en onzichtbare elementen.



Dienstverlening is daarmee de motor van alles wat de gemeente Haaksbergen doet.

2. Vijf fases participatieproces Het participatieproces hebben we opgedeeld in vijf fases. Het eerste gedeelte van het proces ging over een stuk voorbereiding om tot bewustwording te komen, zowel intern als extern. In de daaropvolgende fases ging het over activeren, ontmoeten, ophalen en verbinden. Om vervolgens te komen tot actie, evalueren en in beweging blijven.

2

3. Flipovers op alle afdelingen intern Op alle afdeling binnen de interne ambtelijke organisatie hebben we flipovers opgehangen met de volgende vragen: 

Op welk stuk van je werk ben je dienstverlener?



Voor wie ben je dienstverlener?



Wat valt jou op binnen de organisatie?



Wat gaat goed?



Wat kan beter?

“De antwoorden op de flipovervellen waren heel uiteenlopend. En dat is mooi, want alle input is van grote waarde. Uiteindelijk gaan we onze eigen kijk op dienstverlening namelijk vergelijken met die van inwoners, ondernemers, het college, de raad. En dan gaan we ook nog eens de match maken met de principes van goede dienstverlening. Zo komt de visie op dienstverlening van de gemeente Haaksbergen heel dichtbij”

4. Samen onderweg: bijeenkomst collega’s 20 november 2023 Op basis van alle input die we intern hadden opgehaald met de flipovers, hebben we tijdens deze bijeenkomst met veel collega’s doorgepraat over Dienstverlening.

3

5. Het burgerberaad Onderdeel van het participatieplan was het opzetten van een burgerberaad. Dit was een uniek onderdeel van het participatietraject. In dit proces is namelijk voor het eerst gebruik gemaakt van een ‘burgerberaad’. We hebben meerdere bijeenkomsten georganiseerd waarbij betrokken inwoners, ondernemers, verenigingen, raadsleden, ambtenaren en managementleden waren uitgenodigd om in ‘coproductie’ de visie op dienstverlening op te stellen.

Met elkaar hebben we gekeken naar: 

Hoe wordt de dienstverlening van de gemeente op dit moment ervaren?



Wat zijn de verwachtingen van het contact met de gemeente?



Welke goede ideeën leven er in de samenleving?



Kunnen we samen leren van goede voorbeelden?

6. Startbijeenkomst 7 november 2023 De startbijeenkomst in de trouwzaal van het gemeentehuis stond in het teken van het ventileren van meningen en gevoel. Wat gaat er nu niet goed of goed genoeg, en wat kan beter? Om echt te weten wat de ervaringen met de dienstverlening van de gemeente zijn en de kansen die de deelnemers zien. Thema’s die hieruit naar voren kwamen op deze avond: 

Bestuur en samenleving



Bereikbaarheid en beschikbaarheid



Iedereen doet mee vanuit inclusiviteit



Jeugd



Zorg en welzijn



Ondernemers

4

7. Tweede bijeenkomst 28 november 2023 De thema’s die we hadden opgehaald bij de eerste bijeenkomst, vormde de leidraad waarlangs we de landelijke belevingsprincipes voor dienstverlening konden leggen van de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG). Op deze manier konden we duiding geven aan de beleving per thema over hoe de dienstverlening prioriteit zou moeten krijgen. Zorgvuldig

Door de deelnemers van het burgerberaad werd het unieke belevingsprincipe gericht op zorgvuldigheid gemist en hoe Haaksbergen zich als gemeente uniek kan tonen. Om die reden is het belevingsprincipe Zorgvuldig toegevoegd.

8. Derde bijeenkomst 12 december 2023 Omdat het er tijdens het burgerberaad van 28 november te weinig ruimte was om met elkaar in gesprek te gaan over het thema jeugd, werd hiervoor een nieuw moment gepland. Tijdens deze bijeenkomst is er gesproken over: Ten aanzien van de informatiebehoefte: 

Maak voor de jongere generatie duidelijk wat de gemeente doet en kan doen.



Wegwijs maken en begeleiden naar Noaberpoort.

Over betrokkenheid: 

Meer verbinding zoeken met jongeren, door jongeren te betrekken bij onderwerpen



Daarvoor ook samenwerking zoeken bij scholen en lokale omroep

Belangen: 

Eigen plek met verantwoordelijkheden met ontmoeting binnen en buiten



Maatwerkvoorzieningen meer inzichtelijk maken.



Omgeving niet vergeten ook aandacht en tijd te geven bij problemen of moeilijkheden

5

9. Vierde bijeenkomst 23 januari 2024 Tijdens deze bijeenkomst hebben we alle input samengebracht in een (concept) visiedocument en een (concept) uitvoeringsbeleidsplan.

10. Themabijeenkomst 5 februari 2024 In de themabijeenkomst hebben we samen met de raad stilgestaan bij de resultaten van het project. Op deze avond kwam alle opgehaalde input (extern en intern) uit het participatieproces aan bod. Enkele inwoners/deelnemers van het burgerberaad hebben samen met het projectteam een presentatie gegeven aan de raad. Daarna hadden de raadsleden de gelegenheid om op basis van de opgehaalde informatie hun reactie te geven en/of nog van gedachten te wisselen en in gesprek te gaan over het thema dienstverlening.

11. Afronding bijeenkomsten burgerberaad 20 februari 2024 Samen met alle deelnemers van het burgerberaad hebben we het officiële stuk dat we samen hebben gemaakt, besproken. Burgemeester Rob Welten was bij deze afsluitende bijeenkomst aanwezig om met de groep in gesprek te gaan en hen te bedanken voor hun inbreng.

6

12. Evaluatie De visie op dienstverlening wordt momenteel door een tekenaar in beeld gebracht, zodat we de visie op een laagdrempelige manier kunnen delen met inwoner. Ook wordt er een beeldverslag gemaakt van alle bijeenkomsten en momenten uit het participatieproces en wordt er een mooi visueel naslagwerk gemaakt dat we gaan overhandigen aan de burgemeester en alle deelnemers van het burgerberaad. Deelnemers van het burgerberaad hebben een evaluatieformulier ingevuld en ons input gegeven waar we bij een soortgelijk toekomstig proces op kunnen letten.

13. Vervolg Start opgaven uit het uitvoeringsbeleidsplan (vanaf mei 2024) Uitvoering betekent doen! Zichtbaar maken van wat we al doen en wat we nog meer gaan doen. Hiervoor willen we inwoners blijven betrekken door te blijven informeren, door middel van het delen van resultaten en acties op Samen Haaksbergen en door het organiseren van een terugkomdag met de deelnemers uit het participatieproces. Op deze wijze houden we de vinger aan de pols en zien we samen wat er gebeurt. We zijn Samen Haaksbergen. Door transparant te blijven delen en te evalueren willen we iedereen op de hoogte houden van de voortgang van alle zaken die we eerder in gang in hebben gezet. In de eerdere planning was rekening gehouden met een start van de uitvoeringsactiviteiten vanaf augustus 2024, dit kan nu iets naar voren worden gehaald. Dorpsherberg Haaksbergen “Samen beleven” (december 2024) Het gemeentehuis als ontmoetingsplek; in de dagen voor de Kerst is het huis van de gemeente het huis van de inwoner: we organiseren een Dorpsherberg Haaksbergen. Na een jaar van ontwikkelingen, acties en het maken van verbinding tussen samenleving en bestuur, zien we de kans om de dorpsherberg te organiseren als een zichtbaar maken en verbindingsmoment. Daar presenteren we waar we samen met de inwoners en gemeente aan gewerkt hebben dat jaar en wat we nog willen bereiken.

Dit alles aangekleed met diverse activiteiten voor en door de inwoners van Haaksbergen, als laagdrempelig event. Samen Haaksbergen met activiteiten van, door en met inwoners, instellingen en organisaties uit Haaksbergen. In het kader van vier samen je successen en laat zien wat je doet.

7