Participatieplan project verbeteren dienstverlening gemeente Haaksbergen
Tekst van het document
PARTICIPATIEPLAN HAAKSBERGEN Project verbeteren dienstverlening gemeente Haaksbergen 29 augustus 2023
Inhoud 1.
Van belang om te weten ..................................................................................................2
2.
Uitvoering ........................................................................................................................3 2.1 Gemeenteraad ..............................................................................................................3 2.2. Coproduceren ..............................................................................................................4
3. Hoe ziet de fasering van het participatieproces eruit?.........................................................5 Fase 1: Bewustwordingsproces ..........................................................................................5 Fase 2: Activeren, ophalen en coproduceren ......................................................................6 Fase 3: Terugkoppeling wat hebben we opgehaald ............................................................8 Fase 4: Uitvoeringsplan ......................................................................................................8 Fase 5: Beleven Samen Haaksbergen ................................................................................8
1
Inleiding Aan de hand van de door u op 2 maart 2022 vastgestelde beleidsnota “Participatie” willen wij invulling geven aan de participatie binnen het project verbeteren dienstverlening gemeente Haaksbergen.
Als gemeenteraad gaat u over het vaststellen van participatieplannen conform de beleidsnota participatie. Wij leggen hierbij het participatieplan ‘Verbeteren dienstverlening gemeente Haaksbergen’ aan u voor. Met dit plan willen we u als raad en de inwoners van Haaksbergen direct betrekken bij het opstellen van de visie op dienstverlening en u meenemen in het bijbehorende uitvoeringsplan om de dienstverlening van de gemeente Haaksbergen verder te optimaliseren en te verbeteren. Dit participatieplan maakt deel uit van het programma ‘Haaksbergen Ster(ker) in Ontwikkeling’.
Het uitgangspunt hierbij is de dienstverlening voor de inwoner, in de breedste zin van het woord. De reden dat we met elkaar als samenleving en bestuur in dialoog willen over dienstverlening en daarbij de inwonersbetrokkenheid willen optimaliseren, is dat wij het essentieel vinden te komen tot een visie op het verbeteren van dienstverlening. Dat willen wij doen aan de hand van het bijvoegde actieplan, dat SMART geformuleerd is en integraal opgehaald en geïmplementeerd gaat worden. We willen de inwoner en u als raad actief en direct betrekken bij het vormgeven van het participatietraject.
Zoals aangegeven, gaan we met de inwoner, het bestuur en de ambtelijke organisatie samen en integraal de visie op verbeteren van dienstverlening opstellen. Als onderlegger hiervoor maken we gebruik van de signalen uit de samenleving, de burgerpeiling ‘Waar Staat je Gemeente 2021’ en de boost van de ontwikkeling van de organisatie die is ingezet.
1. Van belang om te weten In dit hoofdstuk lichten we kort de signalen uit de samenleving toe, de duiding van de burgerpeiling en de relatie tot de ontwikkeling boost.
Duiding signalen uit de samenleving: De inwoner (lees hier ook: in Haaksbergen gevestigde instelling/ organisatie/ ondernemer) geeft aan zich niet altijd gehoord te voelen, geeft aan zich niet altijd serieus genomen te voelen, geeft aan dat er dingen misgaan en toont vaker wantrouwen naar ‘de
2
gemeente’ en ‘het gemeentebestuur’. Daarom is het belangrijk dat we juist ophalen, betrokkenheid vragen en met de inwoner in gesprek gaan.
Duiding burgerpeiling ‘Waar staat je gemeente 2021’ als onderlegger: Hoofdstuk 5 van de burgerpeiling geeft inzicht in hoe de inwoner bij het invullen in 2021 de gemeentelijke dienstverlening heeft ervaren. Het rapportcijfer 6,3 is lager dan het gemiddelde in vergelijking met andere gemeenten met minder dan 25.000 inwoners. Dit betekent dat het van belang is verder te verbeteren waar mogelijk.
Duiding ontwikkeling boost: Door u als raad is en wordt er geïnvesteerd in de ambtelijke organisatie. Daarnaast wordt er door het programma ‘Haaksbergen Ster(ker) in Ontwikkeling’ volop ingezet op het verbeteren en ontwikkelen van de gehele organisatie.
De samenleving zijn wij met zijn allen. Te veel vanuit de organisatie naar buiten kijken en te veel in de ‘zendcultuur’ blijven, voelt vaak veilig en vertrouwd, maar geeft niet de verbinding met onze omgeving, waar de plannen en ontwikkelingen om vragen. Hier ligt voor ons de kans. Het is de hoogste tijd om van buiten naar binnen te kijken. Daar waar de inwoner centraal dient te staan, willen we juist met de inwoner in gesprek. We willen met elkaar horen, zien én ervaren hoe we meer kunnen verbinden. Waar liggen er kansen, waar liggen er onbenutte mogelijkheden en hoe kan ‘de gemeente’ meer dienstbaar zijn aan de samenleving waarvoor zij er is? We stellen daarom binnen coproduceren trede 4, de tool van een burgerberaad voor om verbetering van de dienstverlening te realiseren. Een burgerberaad is een groep mensen die samenkomt en zich verdiept in deze specifieke beleidsuitdaging. Daarnaast biedt een burgerberaad voor de langere termijn ook kansen op andere beleidsterreinen, om zo ook deze bereidwillige inwoners aangehaakt te houden bij diverse beleidsterreinen. In het onderstaande plan leggen we uit waarom we voor coproduceren kiezen op de participatieladder en hoe we dat willen vormgeven.
2. Uitvoering In dit hoofdstuk leggen we uit hoe het participatieproces eruit ziet, welke rol de gemeenteraad heeft en welke trede van de participatieladder wordt voorgesteld.
2.1 Gemeenteraad Het voorstel voor het participatieplan wordt gedaan door het college van B&W op 29 augustus 2023. Na positieve besluitvorming door het college B&W op 29 augustus 2023, ligt het voorstel bij de raad. Vervolgens is het aan de agendacommissie en de commissie Samenleving en Bestuur of het voorstel ter besluitvorming zal voorliggen op 27 september 2023. In dat geval ziet het proces van ons participatieplan er als volgt uit: 3
U als gemeenteraad en gemeenteraadslid bent een stakeholder in dit traject. Hierom willen we met u het volgende proces doorlopen.
1. We leggen op 12 september 2023 de doelstelling van dit project uit in de commissievergadering Samenleving en Bestuur. 2. In de raadsvergadering van woensdag 27 september vragen wij u dit participatieplan vast te stellen. 3. In oktober 2023 houden we, op afspraak interviews met raadsleden. 4. We willen u uitnodigen deel te nemen aan het burgerberaad “Erop uit gaan”. 5. We willen de tussenevaluatie van uitkomsten bespreken in de commissievergadering Samenleving en Bestuur van maart 2024. 6. We verwachten het raadsvoorstel “Visie op dienstverlening en uitvoeringsplan” ter besluitvorming aan uw raad voor te leggen in juni / juli 2024.
2.2. Coproduceren Keuze participatietrede Wij zien ‘coproduceren’ als een passende participatietrede bij het opstellen van de visie op dienstverlening. Omdat de dienstverlening direct de samenleving raakt, doet de participatietrede ‘coproduceren’ recht aan het belang dat inwoners bij deze visie hebben. Met de participatietrede leggen we ook meer eigenaarschap, ten aanzien van deze visie, in de gehele gemeenschap. Beargumentering Coproduceren
De participatietrede coproduceren doet recht aan Samen doen, Samen Haaksbergen: Samen zijn we de samenleving.
Dienstverlening vraagt gedragen beleid, zowel vanuit de samenleving als vanuit de organisatie en het bestuur.
Het plan van aanpak dat uit een visie komt, dient ook haalbaar te zijn. Wat kan de organisatie dragen en wat is realistisch? Om in gezamenlijkheid tot een visie te komen, kan je sturing geven aan realisme
4
en haalbaarheid, zodat er geen onmogelijke verwachtingen worden geschept en er uitleg is waardoor sommige zaken wel kunnen en niet kunnen. Door van elkaar te leren, te horen en te beleven, krijgen we ook inzicht in elkaars perspectief.
Coproduceren is oplossingsgericht in gezamenlijkheid. Door deel te nemen als inwoner, ambtelijke organisatie en bestuur (college en raad) werk je samen aan dezelfde visie en is de kans van slagen om tot een gedragen visie te komen, vergroot. Dit versoepelt de implementatie.
3. Hoe ziet de fasering van het participatieproces eruit? Het participatieproces is opgedeeld in vijf fases. Het eerste gedeelte van het proces gaat over een stuk voorbereiding om tot bewustwording te komen, zowel intern als extern. Daarna gaat het over activeren, ontmoeten, ophalen en verbinden. Om vervolgens te komen tot actie, evalueren en in beweging blijven.
Fase 1: Bewustwordingsproces Intern: periode juli – augustus – september 2023 Door alle geledingen heen zal de projectgroep intern in de organisatie de medewerkers bevragen over dienstverlening.
Informeren o
Intranet met uitleg waarom we starten met een verbetering van de visie op dienstverlening
o
Aansluiten bij de team-overleggen (input ophalen)
o
1 x per drie weken update op intranet
o
Spreekuur denk mee over verbeteren van dienstverlening (laagdrempelig)
o
Bijeenkomsten met diverse expertises binnen de organisaties 5
Fase 2: Activeren, ophalen en coproduceren Periode: september – oktober – november - december 2023
Burgerberaad: Inwoners en ondernemers worden uitgenodigd om over een onderdeel van dienstverlening met elkaar in beraad te gaan. Wat beleven ze, hoe ervaren ze, wat zouden ze wensen. Welke briljante ideeën heeft u, waar ziet u mogelijkheden? Ziet u hierbij ook inwonersbetrokkenheid/participatiekansen? Het Burgerberaad stellen we samen door middel van: o
Persbericht open oproep voor deelname
o
Digitale oproep op Samen Haaksbergen
o
Digitale oproep via de website van de gemeente
o
Flyers en posters op veel bezochte locaties
o
Via social media oproepen doen
o
Raadsleden vragen in hun netwerk de vraag uit te zetten
Uitgangspunten voor het samenstellen van het burgerberaad:
Het burgerberaad willen we vormen door een eerlijke doorsnede van de samenleving aan tafel te krijgen. Daarbij moet u denken aan leeftijd, culturele achtergrond, sociale achtergrond, opleidingsniveaus, woonlocatie (Haaksbergen, Buurse, Sint Isidorushoeve, centrum, buitengebied).
Minimale deelname is 25 inwoners.
Maximale deelname is 50 inwoners.
Raadsleden willen we vragen ook deel te nemen aan het burgerberaad (dit staat los van deze aantallen).
Planning van het burgerberaad De deelnemers spreken niet alleen met elkaar, maar ook met mensen van ‘buiten’ het burgerberaad. Ze krijgen de tijd zich te laten informeren door mensen die kennis hebben van het
onderwerp.
Dat
kunnen
wetenschappers
zijn,
mensen
die
een
belang
vertegenwoordigen, of mensen die persoonlijke ervaring hebben met het onderwerp. Eerst en vooral zorgen de organisator en begeleiders ervoor dat deelnemers betrouwbare informatie krijgen en dat verschillende perspectieven op het onderwerp naar voren komen. De deelnemers nodigen zelf ook sprekers uit. De informatie wordt ook gepubliceerd op Samen Haaksbergen, zodat iedereen het kan zien en input kan geven.
6
We gaan uit van vier fysieke bijeenkomsten in oktober en één in november. Thema
Datum
Tijdstip
Kennismakingsbijeenkomst
Dinsdag 3 oktober
19:30 uur – 21:00 uur
Genodigde sprekers avond
Dinsdag 10 oktober
19:30 uur – 21:00 uur
Dialoogsessie op thema’s
Dinsdag 17 oktober
19:30 uur – 21:00 uur
Dinsdag 24 oktober
19:30 uur – 21:00 uur
Dinsdag 14 november
19:30 uur – 21:00 uur
en
uitleg
en
eerste
dialoogsessie op thema’s dienstverlening
van dienstverlening Verbinding
en
terugkoppeling sessie Beeldend
en
tekstueel
concept visie stuk op tafel, samen bespreken
Samen Haaksbergen Naast de burgerberaadbijeenkomsten, kunnen we vragen uit het burgerberaad als algemene uitvraag uitzetten op Samen Haaksbergen. Deze informatie kan als input voor de volgende sessies worden gebruikt, zodat Haaksbergen-breed inwoners de mogelijkheid hebben te reageren, bijvoorbeeld met stellingen waar je met een like (duimpje omhoog), dislike (duimpje naar beneden) per stelling kan reageren. Dit heeft als voordeel dat het ook toegankelijk is voor jongeren en jongvolwassenen. Erop uit We gaan in gesprek met bepaalde doelgroepen. Zijn er doelgroepen die het burgerberaad graag wil opzoeken om met inwonerdoelgroepen in gesprek te gaan? De deelnemers van het burgerberaad kunnen zelf aangeven waar ze naar toe willen of waar ze meer over willen weten. Hoe willen zij betrokken zijn? Waar willen zij op werkbezoek, met welke doelgroep willen zij spreken over dienstverlening? Samenbrengen van alle opgehaalde informatie Alle uitkomsten brengen we samen tot een beeldend en inhoudelijk verhaal. Het is de bedoeling dat we naar alle bijeenkomsten een tekenaar of fotograaf meenemen, die dan alles kan samenvatten in beeld. Hierdoor kan er een beeldverslag worden gemaakt van deze bijeenkomsten (uiteraard na toestemming aanwezigen) en wordt er een mooi visueel naslagwerk van gemaakt.
In fase 3 brengen we het concept uit fase 1 en 2 samen en vullen de opgehaalde informatie aan met de input uit het inhoudelijke verslag en het beeldend verslag. 7
Fase 3: Terugkoppeling: wat hebben we opgehaald? Periode: maart, april, mei, juni en juli 2024 In het voorjaar van 2024 houden we een tussenevaluatie bij de commissie Samenleving en Bestuur. Daar geven we een gezamenlijke presentatie met de deelnemers van het burgerberaad. Met het in acht nemen van toekomstige evaluatie en terugkommomenten, is het belangrijk de vinger aan de pols houden. In juni/juli 2024 geven we een presentatie van de visie en het uitvoeringsplan in de raad en leggen we deze visie en het uitvoeringsplan voor ter vaststelling. Daarnaast willen we de burgemeester vragen de visie te presenteren aan heel Haaksbergen op een nader te vast te leggen moment.
Fase 4: Uitvoeringsplan Periode start augustus 2024 Uitvoeringsplan betekent doen! Zichtbaar maken van wat we al doen en wat we nog meer gaan doen. Hiervoor willen we inwoners blijven betrekken door te blijven informeren, door middel van het delen van resultaten en acties op Samen Haaksbergen en door het organiseren van een terugkomdag met de deelnemers van fase 1 en 2. Op deze wijze houden we de vinger aan de pols en zien we samen wat er gebeurt. We zijn Samen Haaksbergen. Door transparant te blijven delen en evalueren, willen wie iedereen op de hoogte houden van successen en over zaken die zijn misgegaan.
Fase 5: Beleven Samen Haaksbergen Periode week voor kerst 2024 Kerstherberg 2024 als onderdeel van het presenteren van de visie en het uitvoeringsplan en de stappen die in december 2024 al gemaakt zijn, willen we de week voor kerst het gemeentehuis omtoveren tot kerstherberg, het huis van de gemeente is het huis van de inwoner. Na een jaar van ontwikkelingen, acties en het maken van verbinding tussen samenleving en bestuur zien we kans de Kerstherberg te organiseren als een zichtbaar maken en verbindingsmoment. Daar presenteren we waar we samen met inwoners en gemeente aan gewerkt hebben dat jaar en wat we nog willen bereiken. Dit alles aangekleed met diverse activiteiten voor en door de inwoners van Haaksbergen, als laagdrempelig event. Samen Haaksbergen met activiteiten van, door en met inwoners, instellingen en organisaties uit Haaksbergen. In het kader van vier samen je successen en laat zien wat je doet.
8