Opdracht scenario-onderzoek De Kappen

Pagina 1 van 6

Projectopdrachtformulier POF Gemeente Haaksbergen Versie 1.0 definitief 0 Algemene gegevens Projectnaam Projectnummer Type project Bestuurlijk opdrachtgever Ambtelijk opdrachtgever Projecttrekker en rol Indieningsdatum

Scenario-onderzoek De Kappen 2022-P016A P-project Pieter van Zwanenburg Businesscontroller Intern medewerker 20 september 2022

1 Inhoudelijke aspecten 1.1 Aanleiding Een bondige omschrijving van de aanleiding en het ‘waarom’. De Kappen is een sociaal - culturele voorziening in Haaksbergen. Het betreft een coöperatie met 15 leden; deze leden zijn tevens gebruikers van de voorziening. De Kappen presenteert zich als 'de huiskamer van Haaksbergen'. De Kappen beschikt over vele faciltieiten waaronder een bibliotheek, theater, horeca met keuken, meerdere ontmoetingsruimten en verhuurzalen. Ze onderhouden een intensieve relatie met het onderwijs, verenigingen, sociale instellingen, ondernemers en inwoners. Tot en met 2020 heeft stichting Kulturhus de voorziening De Kappen geëxploiteerd. Coöperatie De Kappen heeft vanaf 1 januari 2021 de exploitatie van de huiskamer van Haaksbergen op zich genomen. Het pand (met daarin het theater en de bibliotheek) en omliggende gronden zijn eigendom van de gemeente. Deze worden verhuurd aan de coörperatie. Vanwege de coronacrisis, de daardoor te treffen coronamaatregelen met beperkingen, heeft de coöperatie een moeilijk eerste jaar gekend. Het bestuur van De Kappen heeft in het voorjaar van 2022 haar eigen organisatie, bedrijfsvoering en exploitaite doorgelicht. Hieruit is gebleken dat de coöperatie structureel te weinig middelen (subsidie) ontvangt om De Kappen kostendekkend te kunnen exploiteren en te kunnen voldoen aan de voorwaarden behorend bij de subsidie.

De coöperatie geeft aan in 2022 in de exploitatie een verwacht tekort te hebben van € 181.000. Om een faillissement in 2022 te voorkomen is na een extra raadsvergadering besloten om het subsidieplafond 2022 voor de activiteit bibliotheekwerk te verhogen met een maximaal bedrag van € 299.000. Daarnaast is een uitvoeringsovereenkomst aangegaan met De Kappen om de maandelijks door de gemeente aan coöperatie De Kappen betaalbaar te stellen voorschotten van de verleende budgetsubsidie 2022 volledig te verekenen met de door coöperatie aan de gemeente bestaande en toekomstige verschuldige huurpenningen over het jaar 2021 en over de periode 1 juli 2022 tot en met 31 december 2022. Daarnaast is de gemeenteraad bezig met een bredere voorzieningendiscussie waarbij het totaal aan voorzieningen aanwezig in de gemeente wordt meegenomen. Deze twee zaken vormen de aanleiding om onderzoek te verrichten naar de toekomstwaarde van de voorziening De Kappen ( de huiskamer van Haaksbergen). De resultaten van dit onderzoek worden gebruikt om keuzes te maken ten aanzien van de toekomst van De Kappen. Dit vormt onderdeel van een bredere voorzieningendiscussie van het voorzieningenniveau in de gemeente Haaksbergen.

Pagina 2 van 6

1.2 Doelstelling en resultaat Concrete beschrijving van het resultaat (wat levert het project op?) en doel (wat bereikt het project?). > Project- en onderzoeksdoel Inzicht in de behoefte aan, hoe de 'huiskamer van Haaksbergen' (De Kappen) er uit moet komen te zien en de wijze waarop de bibliotheek daarin past. > Onderzoeksvragen . De onderzoeksvragen binnen dit onderzoek: 1.

a) Wat is het huidige basisniveau en behoefte aan voorzieningen passend bij de schaal van de gemeente Haaksbergen? b) Wat is de verwachte behoefte op de langere termijn?

2.

Welke van deze basisvoorzieningen kunnen worden ondergebracht in de accommodatie De Kappen?

3.

a) Hoe is de huidige financieel economische staat van de Kappen te duiden (in termen van solvabiliteit en liquiditeit) b) Wat zijn de voor- en nadelen van het scenario om de huidige opzet van De Kappen voort te zetten met al haar faciliteiten en activiteiten en welke (indicatieve) financiering past daarbij? Daarin expliciet onderscheid in de bibliotheek, theater en de huiskamer van Haaksbergen; rekening houdend met vaste huurders en incidentele verhuur. c) Is dit kostendekkend te exploiteren? Welke randvoorwaarden zijn nodig om wel te komen tot een kostendekkende exploitatie. d) Hoe verhoudt zich de coöperatieve vorm tot andere rechtsvormen en wat zijn hierbij voor - en nadelen?

4.

Welke andere scenario's zijn mogelijk om tot invulling van De Kappen over te gaan en welke financiering past daar bij (op basis van het basisvoorzieningenniveau)? Denk hierbij aan mogelijke (gedeeltelijke) sloop en/of andere invulling of verdeling van de commerciële ruimten.

Met dit onderzoek wordt (ten dele) invulling gegeven dan wel een belangrijke basis gelegd aan/voor de aanbevelingen van de Rekenkamercommissie Haaksbergen die op 9 september 2020 is opgeleverd (zie link onder bijlagen verderop in dit document). In paragraaf 1.3 nader toegelicht. > Resultaten Een onderzoeksrapportage waarin een overzicht van de mogelijke scenario's voor De Kappen is uitgewerkt inclusief een uitwerking van de indicatieve kosten per scenario en mogelijke maatschappelijke gevolgen.

1.3 Projectomschrijving en -uitgangspunten Een bondige omschrijving van het project (context, uit te voeren werkzaamheden, etc.) en eventuele uitgangspunten die van belang zijn voor de uitvoering van het project. Dit onderzoek vormt een belangrijke basis voor de bestuurlijk en politieke keuzes ten aanzien van de toekomst van De Kappen. Om uitspraken te kunnen doen over de toekomst van De Kappen is het allereerst belangrijk om een beeld te vormen van wat een basisvoorzieningenniveau is wat hoort bij de omvang van de gemeente Haaksbergen rekening houdend met de voorzieningen in omliggende gemeenten. Vanuit deze basis kan worden gekeken welke basisvoorzieningen ondergebracht kunnen worden in de panden van De Kappen. Dat geeft uiteindelijk input voor het uitwerken van scenario's over de toekomst van De Kappen als huiskamer voor de gemeente Haaksbergen en de kosten die daarvoor nodig zijn. Inzicht in de mogelijkheden voor De Kappen op basis van dit onderzoek is essentieel. Dit inzicht is op relatief korte termijn nodig. In de bijlagen worden alle relevante stukken bijgevoegd voor een bredere context van de aanleiding, uitvraag en achtergronden.

Pagina 3 van 6

Kaders/uitgangspunten onderzoek 1. Bij het bepalen van het basisvoorzieningenniveau dient rekenschap te worden gehouden met de voorzieningen in omliggende gemeenten. 2. Het resultaat dient uiterlijk 9 december 2022 opgeleverd te zijn. 3. Bij het uitwerken van de scenario's moet aandacht zijn voor zowel de financi ële gevolgen als voor de maatschappelijke gevolgen en dient ook de aanbevelingen uit het Rekenkameronderzoek als basis meegenomen te worden.

1.4 Projectafbakening Een korte omschrijving van de ‘globale’ grenzen: het ‘wat niet’ van het project(resultaat). Dit onderzoek/project richt zich expliciet op de exploitatie van De Kappen en al haar voorzieningen. Met De Kappen worden alle panden bedoeld inclusief bijbehorende percelen. Het beheer en onderhoud van de panden van De Kappen en de daarmee gepaard gaande kosten vormen geen onderdeel van dit onderzoek. Er is een actueel meerjarenonderhoudsplan. Echter is onderzoek naar beheer en onderhoud van het vastgoed is wel noodzakelijk ten aanzien van energiekosten, verduurzaming van de panden en inventaris van de ruimten. Dit onderzoek kan onderdeel gaan vormen van de bredere voorzieningendiscussie op basis van de uitkomsten van dit onderzoek. Relatie met Rekenkamercommissierapport 'Morgen wordt het beter toch of niet?' Dit onderzoek geeft (ten dele) invulling aan de aanbevelingen gedaan door de Rekenkamercommissie op 9 september 2020 dan wel legt een belangrijke basis voor het uitvoering van de aanbevelingen in de integrale afweging rondom de voorzieningendiscussie. In dit onderzoeksrapport is aanbevolen dat duidelijke uitgangspunten geformuleerd moeten worden over het culturele beleid van Haaksbergen vanaf 2021 en dat op basis van deze uitgangspunten duidelijke beleidskeuzes moeten worden gemaakt.

Wat wordt wel en wat niet (meer) ondersteund? Deze uitvraag geeft daar uitwerking aan door specifiek voor de culturele voorziening te onderzoeken, op basis van scenario's, wat wel en wat (niet) meer ondersteund kan worden. Dat is ingegeven vanuit het perspectief van de bredere voorzieningenbehoefte en basisvoorzieningenniveau. De informatie verkregen uit het onderzoek dat in uitvraag voorligt, vormt een belangrijke basis voor de integrale te voeren voorzieningendiscussie en voor het formuleren en komen tot uitgangspunten rondom de culturele beleid van de gemeente Haaksbergen. Wat verstaan wij onder een voorziening? Een voorziening is iets waar een inwoner wat kan doen zoals behoeftes vervullen. Hierbij kan onderscheid gemaakt worden naar dingen die nodig zijn om te leven en dingen voor de leuk, zoals een museum. Het aantal en de kwaliteit van voorzieningen worden aangeven door het verzorgingsniveau. Onder voorzieningenniveau wordt het aanbod aan diensten (privé én overheid), commerciële goederen en-of culturele activiteiten die een bepaald gebied (de regio, de stad, een woonkern of een bedrijventerrein) ondersteunen verstaan. Het verzorgingsniveau wordt vastgesteld met behulp van vier sectoren: onderwijs, medische zorg, winkels, sport en ontspanning.

Het CBS onderscheidt de volgende voorzieningen • Gezondheid en welzijn (onder meer huisartsenpraktijken, ziekenhuizen en fysiotherapeuten) • Detailhandel (onder meer supermarkten en warenhuizen) • Horeca (onder meer cafés en hotels) • Kinderopvang (kinderdagverblijven en buitenschoolse opvang) • Onderwijs (basisscholen en middelbare scholen) • Groenvoorzieningen (onder meer parken, sportterreinen en recreatieplassen) • Verkeer en vervoer (treinstations en opritten van hoofdwegen) • Vrije tijd en cultuur (onder meer bibliotheken, zwembaden en bioscopen) • Brandweerkazernes Een reisafstand naar voorzieningen wordt gezien als normaal. Welke afstand gepast is wordt bepaald door de aard van de voorziening, wettelijke eisen en gemeentelijke besluiten.

Pagina 4 van 6

2 Projectkarakteristieken 2.1 Relatie taakveld Selecteer het primaire taakveld en eventuele aanvullende secundaire waarin het project wordt uitgevoerd. Primair taakveld:

5.3 Cultuurpresentatie, cultuurproductie en cultuurparticipatie

Secundair taakveld: Secundair taakveld: Secundair taakveld: Secundair taakveld:

0.3 Beheer overige gebouwen en gronden 0.1 Bestuur 6.1 Samenkracht en burgerparticipatie/ Wijkkracht

Kies een item.

2.2 Initiatiefnemer Vink onderstaand de initiatiefnemer van het project aan. Samenlevingsinitiatief

Bestuurlijk/politiek initiatief

Ambtelijk initiatief

2.3 Ladder van noodzakelijkheid Vink onderstaand de noodzaak van het project aan (meerdere keuzes mogelijk). (A) Wettelijke urgentie (wetgeving/wettelijke taak/verticale doorwerking) (B) Politieke urgentie (politieke vraag/behoefte samenleving/beleidswens) (C) Basis voor regulier werk (impact op regulier werk) (D) Rendement (investering versus opbrengst) (E) Verantwoordelijkheid (iemand voelt zich verantwoordelijk voor deze werkzaamheden)

Eventuele toelichting De noodzaak voor de uitvoering van dit onderzoek is gelegen in de signalen dat de exploitatie voor De Kappen financieel niet haalbaar lijkt. Tevens is naar aanleiding van het financieel herstelplan een taakstelling voor de voorzieningen opgenomen in de begroting. Het resultaat van dit onderzoek draagt bij aan het voeren van de voorzienigendiscussie. Deze voorzieningendiscussie is onderdeel van de unaniem aangenomen raadsafspraken. Om uitspraken te kunnen doen over de toekomst van De Kappen is onderzoek nodig naar mogelijke scenario's en inzichten de bijbehorende financiering.

3 Beheersaspecten 3.1 Planning en capaciteitsvraag Geef onderstaand de planning en capaciteitsvraag weer van het huidige en eventueel het volgende jaar in (vul voor de planning in cel een ‘1’ in). 2022 Werkzaamheid Medewerker Uren J F M A M J J A S O N D Extern onderzoeksbureau Aanbesteding X 1 1 1 1 Intern medewerker Eerste aanspreekpunt 16 1 1 1 1

Beschrijf hier een toelichting op hoe de capaciteitsvraag ingevuld wordt, zoals bijvoorbeeld: externe inhuur, onderdeel regulier werk of dat het een extra capaciteitsclaim vraagt en er keuzes moeten worden gemaakt in de taakuitvoering van de desbetreffende medewerker(s).

Pagina 5 van 6

Dit onderzoek is niet opgenomen in het directieplan 2022. Intern is geen capaciteit beschikbaar en mede daarom wordt het onderzoek extern weggezet. Tevens zien we in het extern wegzetten van het onderzoek een voordeel in een objectieve benadering van het onderzoek. Intern zal een eerste aanspreekpunt nodig zijn voor het externe bureau om vanuit de interne organisatie het onderzoek te begeleiden. Deze uren schatten we in op 16 uur, maar is afhankelijk van de ondersteuningsbehoefte van het externe bureau. Deze 16 is beschikbaar. Aanvullende behoeften van het extern onderzoeksbureau in termen van expertise en ondersteuning van de ambtelijke organisatie vraagt nadere afstemming en verkenning. Op voorhand is onduidelijk welke expertise en hoeveel het bureau nodig heeft. Het extern bureau wordt gevraagd een inschatting te maken van de behoefte aan ondersteuning in uren.

3.2 Financiële dekking Geef inzicht in de financiële kosten – exclusief inzet ambtelijke capaciteit – zoals bijvoorbeeld investeringen, inhuur, etc. en geef daarbij aan wat de dekking van deze kosten zijn (waaruit wordt het betaald?). Voor de uitvoering van dit onderzoek is geen financiële dekking opgenomen in de begroting 2022. Bestuurlijk wordt grote waarde gehecht aan het snel opstarten en uitvoeren van dit onderzoek. Bij behandeling van dit projectvoorstel dient in het college het dekkingsvraagstuk aan de orde te worden gebracht. De kosten voor het onderzoek worden op basis van offertes verkend en is nu nog niet bekend. Te denken valt aan maximaal € 30.000. Een mogelijkheid kan zijn om de gemaakte kosten te verantwoorden in de eindejaarsrapportage 2022. Het is dan raadzaam om de raad hier tijdig over te informeren.

3.3 Risico’s Beschrijf de risico’s indien het project niet wordt uitgevoerd en/of de risico’s bij uitvoering van het project. Risico's bij niet uitvoeren project - Bestuur en politiek heeft onvoldoende inzicht en de toekomstwaarde van De Kappen en de verschillende scenario's die mogelijk zijn. Risico's bij uitvoeren project - Het onderzoek is niet tijdig afgerond waardoor bestuur en politiek niet in staat is om op basis van het onderzoek tijdig keuzes te maken over de toekomst van De Kappen en de benodigde kosten daarvoor.

Pagina 6 van 6

BIJLAGEN Geen bijlagen toegevoegd Bijlagen toegevoegd, namelijk...

Bijlage I Bijlage II Bijlage III Bijlage IV Bijlage V

Brief GS reactie besluitvorming coronacompensatie De Kappen Motie voorkomen (ongecontroleerd) faillissement coöperatie De Kappen Memo informatie m.b.t. de extra raadsvergadering De Kappen Collegebesluit rechtmatig uitvoeren motie raad Raadsinformatiebrief uitvoeren motie De Kappen

Aanvullend op de bijlagen nog nadere achtergrondinformatie over de exploitatie van De Kappen: • Jaarverslag De Kappen 2021 (link) • Concept jaarrekening 2021 De Kappen (link) • Aanvullende boekingen jaarrekening 2021 De Kappen (link) • Continuïteit 2022 De Kappen (link) • Faillissement De Kappen (link) • Huurovereenkomst getekend door beide partijen (link) • Kaart de Kappen (link) • Overeenkomst kunstzaal (link) • Onderzoek rekenkamer ‘Morgen wordt het beter toch of niet’, een onderzoek naar het Kulturhus als huiskamer van Haaksbergen (link).

Akkoord voor uitvoering project Onderstaand in te vullen voor akkoord door de ambtelijk opdrachtgever na afstemming met de bestuurlijk opdrachtgever.

AKKOORD Ambtelijk opdrachtgever 20 september 2022