Nota Reserves en Voorzieningen 2024 gewijzigd

Inhoudsopgave: 1.

Inleiding ......................................................................................... 2

1.1 Voorwoord ........................................................................................... 2 1.2 Aanleiding ............................................................................................ 3 1.3 Doelstelling .......................................................................................... 3 1.4 Leeswijzer............................................................................................ 3 1.5 Belangrijkste wijzigingen t.o.v. voorgaande Nota ...................................... 4 2. Regelgevend kader ......................................................................... 5 2.1 Algemeen ............................................................................................ 5 2.2 Reserves ............................................................................................. 5 2.2.1 Algemene reserve ..................................................................................................... 5 2.2.2

Bestemmingsreserves ............................................................................................. 6

2.2.3

Stille reserves............................................................................................................. 6

2.3 Voorzieningen ...................................................................................... 7 3. Vorming en besteding van reserves ................................................ 9 3.1 Instellen reserve ................................................................................... 9 3.2 Mutaties reserve ................................................................................... 9 3.3 Opheffen reserve ................................................................................ 10 3.4 Algemene reserve ........................................................................................................... 10 4.

Vorming en besteding van voorzieningen ..................................... 11

4.1 Instellen voorziening ........................................................................... 11 4.1.1 Verplichte vorming voorziening ......................................................................... 11 4.1.2

Niet verplichte vorming van voorzieningen .................................................. 12

4.2 Mutaties voorziening ........................................................................... 13 4.3 Opheffen voorziening .......................................................................... 14 5. Toerekening en verwerking van rente over de reserves en voorzieningen........................................................................................ 15 5.1 Rente toevoeging voorzieningen ........................................................... 15 5.2 Rente toevoeging reserves ................................................................... 15 6. Toetsing reserves en voorzieningen aan regelgevend en informatieverstrekking hierover richting raad. ...................................... 16 6.1 Programmabegroting ........................................................................... 16 6.2 Bestuursrapportages ........................................................................... 16 6.3 Jaarrekening ...................................................................................... 16 Bijlage 1: Uitgewerkt voorbeeld van een mogelijk voorstel tot het instellen van een bestemmingsreserve ................................................. 17 1 Bestemmingsreserve vervanging maatschappelijk vastgoed ........................

17 1.1 Stortingen ...................................................................................................................... 17 1.2

Bestemmingsreserve kapitaallasten .................................................................... 18

1.3

Instellen bestemmingsreserves ............................................................................ 18

1.4

Rente ............................................................................................................................... 18

1.5

Orde van grootte ......................................................................................................... 19

Nota reserves en voorzieningen 2024

1

1. Inleiding Voor u ligt de geactualiseerde ‘nota reserves en voorzieningen 2024’. In deze nota zijn de kaders voor reserves en voorzieningen van de gemeente Haaksbergen opgenomen. Deze nota vervangt de ‘nota reserves en voorzieningen 2012’. 1.1 Voorwoord Binnen de gemeente Haaksbergen staat het behalen van belangrijke maatschappelijke doelen centraal. Dit zijn vaak grote en ingewikkelde doelen die niet in één jaar te realiseren zijn. Vaak gaat het realiseren van deze doelen gepaard met omvangrijke investeringen, zoals de aankoop van gronden, de aanleg van een nieuwe weg of de (her)(ver)bouw van vastgoed. Maar dit kan ook spelen voor doelen op het gebied van Onderwijs, Jeugd, Wmo of Participatie. Om deze te kunnen realiseren, is het meerjarig beschikbaar houden van middelen van groot belang. Op dit moment houdt de gemeente Haaksbergen structureel nagenoeg geen middelen beschikbaar voor het realiseren van deze omvangrijke investeringen. Daar komt bij dat heel veel van het maatschappelijk vastgoed al volledig is afgeschreven en dus ook geen dekking meer kent in de structurele begroting. Het in stand houden van dit vastgoed betekent bij noodzakelijke renovatie of bij vervanging dus direct een enorme stijging in de kosten. Hierdoor is er dus een reële kans dat er geen middelen beschikbaar zijn of vrijgemaakt kunnen worden om het betreffende vastgoed toekomstig te laten bestaan.

Dit heeft dan dus ook direct invloed op zowel het beleid als het voorzieningenniveau binnen de gemeente Haaksbergen. Dit meerjarig reserveren van middelen is een politieke-bestuurlijke keuze. Het is aan de gemeenteraad of en waarvoor geld apart gezet wordt en hoeveel er jaarlijks ingestopt en uitgegeven mag worden. De uitvoering van de plannen en de uiteindelijke besteding van de middelen ligt niet bij de raad. Het is daarom belangrijk dat er duidelijke afspraken vastliggen. Het mag duidelijk zijn dat reserves en voorzieningen van grote betekenis zijn voor de budgettaire stabiliteit. Het waarom en hoe het geld gereserveerd wordt draagt ook verschillend bij aan de stabiliteit van de gemeente.  Het kan zijn dat grote toekomstige uitgaven te omvangrijk zijn om ten laste van de exploitatiebegroting te brengen, zoals bijvoorbeeld bij groot onderhoud, investeringen of projecten (bestedingsfunctie).  Het kan ook zijn dat reserves en voorzieningen gebruikt worden als ‘eigen’ financieringsmiddelen om het aantrekken van leningen op geld- en kapitaalmarkt te voorkomen (financieringsfunctie).  Ook kunnen ze een rol spelen als buffer in het geval van financiële tegenvallers (bufferfunctie).  Tot slot kunnen reserves en voorzieningen dienen voor egalisatie van lasten en baten in de begroting. Bedoeld om gelijkmatige verdeling van baten en

Nota reserves en voorzieningen 2024

2

lasten te bewerkstelligen om grote schommelingen te voorkomen. (egalisatiefunctie). Ongeacht de functie die ze dienen zijn reserves en voorzieningen cruciaal voor een goede en gezonde bedrijfsvoering. Het in beeld brengen en monitoren van de stand van zaken hieromtrent is van groot belang. Gezien de financiële vooruitzichten, ravijnjaren 2026 en verder, is het van groot belang om de kaders vast te stellen. Deze zijn nodig voor de te maken keuzes en te nemen beslissingen bij de uitdagingen die op de gemeente Haaksbergen afkomen. 1.2 Aanleiding In de vastgestelde ‘financiële verordening van de gemeente Haaksbergen’ is opgenomen dat elke vier jaar het beleid van reserves en voorzieningen moet worden geactualiseerd. De laatste vastgestelde versie dateert echter van 2012. Mede doordat er in de afgelopen jaren, rondom de gemeentelijke financiën, de nodige veranderingen zijn geweest is het noodzakelijk om de nota reserves en voorzieningen nu te actualiseren. Hoe we als gemeente om moeten gaan met reserves en voorzieningen is grotendeels wettelijk bepaald. Voor reserves geeft ‘Het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV)’ vooral kaders over de minimaal vereiste rapportering in de jaarrekening. Het is daarom belangrijk dat er binnen de gemeente actuele afspraken vastliggen over hoe we als gemeente met reserves willen omgaan.

Dit ligt anders met de regels voor voorzieningen. Het BBV laat voor voorzieningen weinig ruimte voor ‘eigen’ afspraken. Wel is het binnen de gemeente belangrijk om interne regels gericht op volledigheid en juistheid vast te leggen. Deze regels gaan over wanneer een voorziening (verplicht) moet worden ingesteld en hoe hoog de stortingen daarin moet zijn zonder dat deze net als bij reserves - te hoog of te laag zijn. Het vastleggen van bovengenoemde gebeurt in deze nota reserves en voorzieningen. Zoals eerder al beschreven zijn reserves en voorzieningen belangrijke instrumenten om een stabiele en zekere uitvoering van het vastgestelde beleid te kunnen waarborgen. Het gericht inzetten van egalisatiereserves en het aan beleid gekoppeld bestemmen van middelen zorgt voor een goed beeld van de financiële huishouding van de gemeente en hiermee onderdeel van reëel begroten. Goede monitoring en revisie van de reserves hoort hier ook bij. 1.3 Doelstelling Met het actualiseren van de nota Reserves en Voorzieningen hebben we een helder en actueel kader dat aansluit op de huidig geldende wet- en regelgeving. 1.4 Leeswijzer De nota bestaat uit de volgende onderdelen: 1. Inleiding 2. Regelgevend kader 3. Vorming en besteding van reserves 4. Vorming en besteding van voorzieningen

Nota reserves en voorzieningen 2024

3

5. Toerekening en verwerking van rente over de reserves en voorzieningen 6. Toetsing reserves en voorzieningen aan regelgevend kader en informatieverstrekking hierover richting raad. Om de leesbaarheid van deze nota te vergroten zijn de belangrijkste verschillen tussen reserves en voorzieningen hieronder weergegeven: Reserve  Door middel van resultaatbestemming gevormd;  vrij besteedbaar;  onderdeel van het eigen vermogen.

Voorziening  Verplicht gevormd doormiddel van lastneming in de exploitatierekening;  verplicht bestedingsdoel;  onderdeel van het vreemde vermogen;  moeten in omvang voldoende zijn om het risico of verplichting waarvoor ze gevormd zijn te dekken.

1.5 Belangrijkste wijzigingen t.o.v. voorgaande Nota - Wettelijk kader is thematisch opgebouwd. Relevante wet en regelgeving is per thema meegenomen om zo duidelijk in beeld te brengen wat waar betrekking op heeft. Wetsartikelen zijn dus niet als opsomming opgenomen; - Toelichting verschil geblokkeerde (beklemde) en niet geblokkeerde (niet beklemde) reserves is toegevoegd; - Artikel 44 van het BBV, voor de vorming van een voorziening, is met een extra punt uitgebreid. d. de bijdragen aan toekomstige vervangingsinvesteringen van investeringen met economisch nut, waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven. - Doelstelling voor de hoogte van de algemene reserve is aangepast conform eerder vastgestelde “Nota Risicomanagement en Weerstandsvermogen 2023”; - Het instellen van een maximaal plafond voor de voorziening Afval en Riool, met een minimaal terug te betalen bedrag; - Belang en taak van bestemmingsreserves is uitvoeriger beschreven en er is een voorbeeld van hoe een reserve toegevoegd zou kunnen worden in de bijlage beschreven.

Nota reserves en voorzieningen 2024

4

2. Regelgevend kader 2.1 Algemeen In dit hoofdstuk geven we in hoofdlijnen de wettelijke kaders over reserves en voorzieningen weer en daarbij ook welke invulling de gemeente zelf nog aan het beleid kan geven. Leidend hierbij zijn de bepalingen met betrekking tot de reserves en voorzieningen die zijn vastgelegd in de artikelen 41 t/m 45 van het BBV. Naast hetgeen in deze artikelen is opgeschreven heeft de commissie BBV via notities, stellige uitspraken en antwoorden op vragen het kader verder uitgewerkt. Het verschil tussen reserves en voorzieningen zit hem vooral in de beleidsvrijheid waarmee deze middelen kunnen worden ingezet. De raad kan naar eigen wens reserves instellen of opheffen, hier zit wettelijk gezien nauwelijks een begrenzing aan. Dit is voor voorzieningen totaal anders, hier is de wet dwingend. Enkel voor de kostenegalisatievoorziening is er de keuze om deze wel of niet op te nemen. 2.2 Reserves Reserves vormen (samen met het resultaat) het eigen vermogen en zijn vrij besteedbaar. Ze worden gevormd door bestemming van het resultaat. Welke reserves worden in gesteld en wat daar de omvang van is, is de vrijheid van de gemeente. Hierbij schrijft het BBV wel voor dat een bestemmingsreserve nooit negatief mag zijn. Voor de vorming en besteding van reserves is in het kader van het budgetrecht een expliciet besluit van de raad nodig.

Een belangrijke wettelijke regel hierbij is dat stortingen en onttrekkingen aan reserves alleen zijn toegestaan wanneer deze zijn gedekt door een vóór 31 december van het verslagjaar genomen raadsbesluit dan wel wanneer door de raad een principebesluit is genomen om bepaalde (toekomstige) baten en/of lasten te muteren in een bepaalde reserve. Indien hier niet aan is voldaan is er sprake van een financiële onrechtmatigheid. Het BBV (artikel 43, lid 1) kent twee soorten reserves, te weten: 1. de algemene reserve en 2. de bestemmingsreserves die samen het eigen vermogen vormen. Daarnaast is er nog een derde reserve te noemen. Deze heeft echter een totaal andere karakter dan voorgenoemde reserves en dit is de stille reserve. In de toelichting op artikel 11 van het BBV staat deze omschreven als: Stille reserves zijn de meerwaarde van activa die te laag of tegen nul zijn gewaardeerd doch direct verkoopbaar zijn indien men dat zou willen. Dit is niet direct uit de administratie af te lijden. 2.2.1 Algemene reserve De algemene reserve bestaat uit componenten waaraan de raad geen bepaalde bestemming heeft gegeven. Dit is een vrij besteedbaar eigen vermogen van de gemeente. Deze reserve heeft als belangrijkste functie het vormen van een

Nota reserves en voorzieningen 2024

5

buffer voor financiële tegenvallers. Tekorten en overschotten lopende het begrotingsjaar komen ten laste respectievelijk ten gunste van de algemene reserve. Om een goed overzicht te houden op geld dat beschikbaar is voor financiële tegenvallers en geld dat nodig is voor een goed toekomstig financieel beheer is het verstandig om gelden voor toekomstige investeringen of uitgaven niet in de algemene reserve te laten staan maar hier een bestemmingsreserve voor in het leven te roepen. Dit is echter een keuze van de raad. 2.2.2 Bestemmingsreserves Een bestemmingsreserve is een reserve waaraan de raad een bepaalde bestemming heeft gegeven (Artikel 43, lid 2 BBV). Een bestemmingsreserve is weliswaar een vastgelegde toekomstige aanwending, maar geen financiële verplichting. De bestemming kan door de raad worden gewijzigd en is dus vrij besteedbaar. De raad heeft dus altijd de keuze om een bestaande bestemmingreserve te wijzigen of op te heffen. Voor de uitvoerbaarheid is het wel van belang of er sprake is van een geblokkeerde (beklemde) reserve of niet. Geblokkeerde en niet geblokkeerde reserves Naast de bovengenoemde wettelijke verdeling van reserves is er het verschil tussen geblokkeerde en niet-geblokkeerde reserves, ook wel beklemd of onbeklemd genoemd. Een reserve is (gedeeltelijk) geblokkeerd wanneer er verplichtingen op rusten voor specifieke doelen of investeringen.

De term geblokkeerd houdt in dit geval in dat de reserve niet zonder meer kan worden aangesproken, omdat dit consequenties heeft voor de dekking in de exploitatie. Dit geldt feitelijk ook voor een bestemmingsreserve die aangehouden wordt voor de dekking van kapitaallasten van activa die reeds in het bezit zijn van de gemeente. Het veranderen van de bestemming van deze laatste categorie heeft immers gevolgen voor de exploitatie. 2.2.3 Stille reserves De stille reserves zijn de reserves van de gemeenten die niet uit de administratie blijken. Stille reserves maken onderdeel uit van de beschikbare weerstandscapaciteit. De definitie van de stille reserve is te verdelen in twee voorwaarden: 1. De activa moet een meerwaarde hebben ten opzichte van de boekwaarde; 2. Het activum moet direct verkoopbaar zijn. Ad. 1. Stille reserves ontstaan wanneer bezittingen van de gemeente niet worden geactiveerd of wanneer de reële waarde afwijkt van de waarde die gemeenten in de boeken hebben staan. Concreet is deze stille reserve dus het verschil tussen de ingeschatte waarde in de huidige markt van het activum en de waarde waarvoor deze op de balans is opgenomen. Ad. 2. Direct verkoopbaar houdt in dat activa niet direct nodig is voor de uitvoering van de gemeentelijke taken en dus afgestoten kan worden.

Binnen de verslaggevingskaders van de gemeenten is het namelijk niet toegestaan activa die bij verkoop effect heeft op de gemeentelijke bedrijfsvoering mee te nemen in de stille reserve.

Nota reserves en voorzieningen 2024

6

De tweede voorwaarde is dus een sterk beperkende factor bij de bepaling of iets aangemerkt kan worden als stille reserve. Veel activa wordt namelijk ingezet voor de bedrijfsvoeren en gemeentelijke taken. In de nota risicomanagement en weerstandsvermogen en de paragraaf Risicomanagement en weerstandsvermogen in de begroting en jaarrekening wordt dieper ingegaan op de specifieke stille reserves. 2.3 Voorzieningen Voorzieningen hebben een verplicht karakter en behoren derhalve tot het vreemd vermogen van de gemeente. Het betreft een apart gezet bedrag voor voorzienbare lasten in verband met risico's en verplichtingen, waarvan de omvang en/of het tijdstip van optreden per de balansdatum niet met volledige zekerheid is vast te stellen. Het is dus een dekking voor toekomstige uitgave waarvan de oorzaak wel samenhangt met de periode voorafgaande aan de balansdatum. Er liggen dus verplichtingen voor de toekomst aan ten grondslag (verplichte bestedingsrichting). Derhalve is een voorziening niet vrij besteedbaar. Naast een voorziening voor concrete verplichting of het voorkomen van schommelingen kan ook sprake zijn van een verliesvoorziening. In feite gaat het hier om risico’s waarvan vast is komen te staan dat ze feitelijk niet meer af te wenden zijn.

In dat geval maken ze geen onderdeel meer uit van het risicoprofiel (en weerstandscapaciteit) maar dient er binnen de totale vermogenspositie een deel te worden afgezonderd om dit risico te kunnen afdekken. Een concreet voorbeeld hiervan is een verliesvoorziening bij een grondexploitatie (grex). In artikel 44 van het BBV is over voorzieningen onder andere het volgende opgenomen: 1) Voorzieningen worden gevormd wegens: a) verplichtingen en verliezen waarvan de omvang op de balansdatum onzeker is, doch redelijkerwijs te schatten; b) op de balansdatum bestaande risico's ter zake van bepaalde te verwachten verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs is te schatten; c) kosten die in een volgend begrotingsjaar zullen worden gemaakt, mits het maken van die kosten zijn oorsprong mede vindt in het begrotingsjaar of in een voorafgaand begrotingsjaar en de voorziening strekt tot gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal begrotingsjaren; d) de bijdragen aan toekomstige vervangingsinvesteringen van investeringen met economisch nut, waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven.

2) Tot de voorzieningen worden ook gerekend van derden (iedereen buiten de gemeente zelf met uitzondering van Nederlandse of Europese overheid) verkregen middelen die specifiek besteed moeten worden, met uitzondering van de van de Europese en Nederlandse overheidslichamen ontvangen voorschotbedragen voor uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel die dienen ter dekking van lasten van volgende begrotingsjaren. De voorschot bedragen waar over gesproken wordt mogen niet meer in een voorziening

Nota reserves en voorzieningen 2024

7

worden ondergebracht, maar moeten als ‘vooruit ontvangen’ bedragen op de balans worden verantwoord. 3) Voorzieningen worden niet gevormd voor jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume. Onder een voorziening ligt een financiële onderbouwing die betrekking heeft op de af te dekken verplichting of het risico. De stand van de voorziening wordt dan ook alleen gewijzigd wanneer dit noodzakelijk is. In het algemeen geldt er dus geen keuzevrijheid voor het instellen of muteren van voorzieningen.

Nota reserves en voorzieningen 2024

8

3. Vorming en besteding van reserves Zoals eerder in deze nota al aangegeven. Het instellen en opheffen van reserves evenals het doteren/onttrekken aan reserves valt onder het budgetrecht van de raad. 3.1 Instellen reserve Bij uitvoering van beleid met een meerjarig karakter zijn reserves een belangrijk financieel instrument. Om te zorgen dat investeringen en beleidsuitvoeringen in de toekomst ook nog steeds haalbaar en betaalbaar zijn is het verstandig hier financiële middelen aan te koppelen. Ook om een stabiel en egaal financieel beeld te waarborgen en hiermee de stuurbaarheid van de gemeente te bevorderen zijn reserves belangrijk. In gevallen van kapitaal intensief beleid, die ook een grote invloed op de exploitatie hebben, bestaat nadrukkelijk de mogelijkheid om een bestemmingsreserves in het leven te roepen. Voorbeeld van een mogelijkheid tot vorming van een dergelijke reserve is in de bijlage opgenomen. Bij het instellen van een reserve wordt aan de raad expliciet inzicht verstrekt in de nut en noodzaak en de daarbij gemaakte afspraken. In ieder geval wordt aan de raad inzicht gegeven in: • Doel en looptijd; • Minimale en maximale omvang; • Omvang en wijze van stortingen inclusief de dekking daarvan; • Omvang en wijze van onttrekkingen inclusief verloop en onderbouwing.

3.2 Mutaties reserve Om te zorgen dat de reserves daadwerkelijk bijdragen aan een betrouwbare en gedegen beleidsuitvoering en hiermee dus ook aan een reëel en stabiel financieel beeld is monitoring en eventueel indien nodig het hierop aanpassen van de reserve een vereiste. Het college zal in de planning en control documenten inzicht geven in de bestemmingsreserves en indien het inzicht hier om vraagt met wijzigingsvoorstellen komen. Dit vindt in het kader van de resultaatbestemming overeenkomstig het BBV plaats. Goedkeuring wordt op de volgende wijze verkregen: • Vaststellen van de begroting (vooraf); • Via een bestuursrapportage (tussentijds); • Resultaatbestemming bij de jaarstukken (achteraf); • Separaat raadsvoorstel met bijbehorende begrotingswijziging. Mutaties in reserves mogen plaatsvinden tot maximaal het bedrag dat in de begroting is opgenomen, tenzij de raad anders heeft besloten. Ook voor het wijzigen van het doel of bestemming van de bestemmingsreserve is altijd een raadsbesluit nodig. Het staat de raad vrij te allen tijde het doel of de bestemming te wijzigen.

Nota reserves en voorzieningen 2024

9

3.3 Opheffen reserve De raad bepaalt wat er met het saldo van vrijgevallen reserves gebeurt. De raad is bevoegd reserves op te heffen. In principe vallen de (restant) reserves vrij ten gunste van de algemene reserve. Het is ook mogelijk met de vrijvallende middelen nieuwe reserves in te stellen of deze middelen aan reeds bestaande reserves toe te voegen. Dit wordt bij de begroting, jaarrekening of separaat voorgesteld en besloten. Door periodiek de reserves te evalueren wordt voorkomen dat reserves blijven bestaan waarvan het beoogde doel niet meer aanwezig is. 3.4 Algemene reserve De gewenste omvang van de (algemene) reserves leiden we vooral af van ons vermogen om risico’s op te vangen. Dit heeft een directe relatie met het risicomanagement en weerstandsvermogen van de gemeente. Hiervoor zijn kaders opgenomen in de nota Risicomanagement en weerstandsvermogen 2023. Eén van de doelstellingen uit het Financieel Herstelplan 2020 was de algemene reserve te laten groeien naar een saldo van minimaal € 3.000.000. Deze doelstelling is aangescherpt met het vaststellen van de nieuwe nota risicomanagement en weerstandsvermogen in mei 2023. De nieuwe doelstelling is het streven naar een weerstandsratio van 2,0. Dit houdt in dat we er naar streven om 2x het bedrag uit ons risicoprofiel aan te houden. Tijdens de begroting en de jaarrekening wordt het risicoprofiel geactualiseerd.

Nota reserves en voorzieningen 2024

10

4. Vorming en besteding van voorzieningen Voorzieningen behoren, in tegenstelling tot reserves, tot het vreemd vermogen. Ze worden gevormd voor lasten die in de toekomst worden verwacht en waarvan de omvang nog niet bekend is, maar die wel redelijkerwijs is in te schatten. Voorzieningen vloeien voort uit het voorzichtigheidsprincipe en worden voor een bepaald doel gevormd. Deze middelen hebben hierdoor een verplichte bestedingsrichting en zijn dus niet vrij beschikbaar. 4.1 Instellen voorziening Vanwege het verplichtend karakter heeft de raad geen zeggenschap over het al dan niet invoeren van de voorziening, maar beperkt de rol van de raad zich hier tot autoriseren van de lasten. Wettelijk is voor het vormen van een nieuwe voorziening een raadsbesluit vereist. Hierbij wordt expliciet vastgelegd: • Doel ten behoeve waarvan de voorziening wordt gevormd (nut en noodzaak); • De minimale en maximale omvang, onderbouwd met een (meerjarig) beheerplan of specifieke berekening; • De omvang en wijze van de jaarlijkse stortingen, dekking en onttrekkingen, onderbouwd met een (meerjarig) beheerplan of specifieke berekening. 4.1.1 Verplichte vorming voorziening In het algemeen is het vormen van een voorziening verplicht. 1. Voorzieningen voor verplichtingen, verliezen en risico’s (artikel 44 lid 1a en 1b BBV); 2.

Voorzieningen voor bijdragen aan toekomstige vervangingsinvesteringen, waarvoor een heffing wordt geheven als bedoeld in artikel 35 eerste lid, onder b. (artikel 44 lid 1d BBV); 3. Voorzieningen voor middelen van derden waarvan de bestemming is gebonden (artikel 44 lid 2 BBV). Punt 1 betreft verplichtingen die nog niet helemaal zeker zijn, maar die in de toekomst tot schulden kunnen leiden, zoals juridische claims in afwachting van een uitspraak van de rechter (artikel 44 lid 1a BBV), of om voorzieningen die een (beste) schatting betreffen van de lasten voortvloeiend uit risico’s die samenhangen met de bedrijfsvoering, zoals rechtsgedingen of reorganisaties (artikel 44 lid 1b BBV). Punt 2 betreft in de baten en lasten ontstane overschotten als gevolg van achterstand in vervangingsinvesteringen van bijvoorbeeld riolering of afvalstoffenheffing waarvoor de inwoner specifiek is belast (rioolheffing, afvalstoffenheffing). Dit overschot dient in de toekomst besteedt te worden aan deze vervangingsinvesteringen en mag niet voor andere doelen worden aangewend. Daarom moeten deze overschotten verplicht in de voorziening worden opgenomen en mogen niet ten gunste van de algemene middelen worden gebracht.

Op het moment dat de vervangingsinvestering daadwerkelijk wordt gedaan, moet het bedrag wat daarvoor is opgenomen in de voorziening (spaarcomponent vervangingsinvestering) in mindering worden gebracht op het geactiveerde bedrag aan investeringen met een economisch nut.

Nota reserves en voorzieningen 2024

11

Punt 3 gaat bijvoorbeeld over schenkingen van derden met een specifieke bestedingsverplichting, de van derden (niet-overheidslichamen) verkregen voorschotbedragen voor specifieke uitkeringen. Deze voorschotbedragen dienen ter dekking van lasten van volgende begrotingsjaren en de tariefegalisatie inzake heffingen van tarieven van derden met een restitutieplicht. Het is niet toegestaan om voorzieningen te vormen voor: - De gevolgen van toekomstige gebeurtenissen, die niet in causaal verband staan met de gemeentelijke bedrijfsvoering in het huidige jaar; - Jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van een vergelijkbaar volume (denk aan vakantiegeld van de medewerkers). 4.1.2 Niet verplichte vorming van voorzieningen Verder is er nog sprake van een niet verplichte, dus facultatieve, voorziening. Dit betreft de voorziening ter egalisatie van kosten (artikel 44 lid 1c BBV). Aan het vormen van deze voorziening zijn twee eisen gesteld, te weten: 1) er moet sprake zijn van kosten die in een volgend begrotingsjaar zullen worden gemaakt, maar waarvan de oorsprong wel (mede) ligt in het begrotingsjaar of in een voorafgaand begrotingsjaar; 2) de voorziening moet strekken tot gelijkmatige verdeling van de lasten over een aantal begrotingsjaren. Het gaat bij de laatste categorie over (toekomstige) lasten waar de gemeente niet ‘onderuit’ kan.

Hierbij valt met name te denken aan het cyclisch (terugkerend) onderhoud van kapitaalgoederen zoals wegen, waterwegen, riolering en gebouwen. Het vormen van een voorziening is in dit geval niet verplicht; er kan ook voor gekozen worden de ongelijkmatig gespreide lasten in de komende begrotingsjaren voor de te verwachten bedragen in de meerjarenraming op te nemen. Voorzieningen die worden gevormd om de (groot) onderhoudslasten van een kapitaalgoed over een aantal jaren te egaliseren kunnen alleen worden ingesteld en gevoed op basis van een beheerplan van het desbetreffende kapitaalgoed. Dit beheerplan dient periodiek te worden geactualiseerd en financieel te zijn getoetst. De commissie BBV doet de aanbeveling om tenminste éénmaal in de vier jaar een integrale beleidsnota over het beleidskader onderhoud kapitaalgoederen door de raad te laten vaststellen en de hoofdlijnen daarvan jaarlijks op te nemen in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen. Indien er geen (recent) beheerplan aanwezig is, is het vormen van een voorziening groot onderhoud dus niet toegestaan, maar kunnen de kosten van groot onderhoud wel door vrijval via resultaatbestemming vanuit een (daartoe gevormde) bestemmingsreserve worden gedekt.

Egalisatievoorzieningen afval en riool Andere voorbeelden van voorzieningen die een gelijkmatige verdeling van baten en lasten tot doel hebben, zijn de egalisatievoorzieningen voor afval en riool. De afvalstoffen- en rioolheffingen zijn doelbelastingen. Dit betekend dat de gelden ten gunste moeten komen aan de producten waar deze belasting voor geheven wordt. Dit geld mag dus alleen worden uitgegeven aan afval of riool gerelateerde uitgaven. Op grond van reële begroting basis mogen deze belastingen niet meer dan kostendekkend zijn, er wordt dus 100% kostendekkend begroot. Er kunnen zich echter onvoorziene mee- en tegenvallers in de realisatie voordoen, die

Nota reserves en voorzieningen 2024

12

ervoor zorgen dat er soms een overschot of een tekort ontstaat. Gemeente Haaksbergen kan dus meer of minder inkomsten voor riool en/of afval ontvangen dan ze in dat jaar nodig hebben voor de uitvoering van benodigde werkzaamheden met betrekking tot afval of riool. Om schommelingen op te kunnen vangen mag er een egalisatievoorziening worden gevormd, dit voorkomt dat iedere schommeling direct voor een jaarlijks wisselend tarief zorgt. Middelen die we overhouden zetten we apart in een speciaal alleen voor deze doelen beschikbare voorziening. In een jaar waar we geld te kort komen halen wij het dan weer uit deze specifieke voorziening. Nu kan het voorkomen dat we meer aan een van deze voorzieningen toevoegen dan dat we er uithalen of dat we incidenteel in een jaar heel veel overhouden. Dit kan ervoor zorgen dat de voorziening een heel hoog saldo bereikt. Om te voorkomen dat we onnodig geld apart laten staan, stellen wij voor om, voor egalisatievoorzieningen die gedekt worden uit leges die niet meer dan kostendekkend mogen zijn (zoals afval en riool), een plafond in te stellen. Komen we boven een bepaald niveau dan gaat het geld terug naar de inwoner. Hiermee voorkomen we namelijk dat deze egalisatievoorzieningen oneindig kunnen groeien. In de paragraaf lokale heffingen van de jaarrekening stellen wij de werkelijke lasten voor afval en riool vast.

Wij stellen voor 25% van de in de paragraaf lokale heffingen opgenomen werkelijke lasten bij het betreffende onderdeel uit de laatst vastgestelde jaarrekening als plafond te hanteren. Deze 25% stellen wij voor omdat we niet onnodig geld apart willen zetten, maar ook niet alsnog grote te korten willen hebben en hiermee schommelingen in de begroting. Vaststelling van de werkelijke lasten gebeurt in de jaarrekening, welke wordt vastgesteld in de loop van het opvolgende jaar. Door deze systematiek, kunnen we dus niet direct het aansluitende jaar al uitkeren, maar zoals in onderstaand voorbeeld wordt uitgelegd pas het jaar erna. Je moet hiermee dus een schommeling van 2 jaar kunnen opvangen. Dat is ook de reden dat we een plafond van 25% voorstellen en niet lager. Voor het terugbetalen hanteren wij vanwege uitvoeringskosten een minimaal bedrag van € 125.000. Bij een stand van de voorziening van € 125.000 boven het plafond wordt het bedrag boven het plafond teruggegeven aan de burger middels een eenmalige korting op het tarief in het eerstvolgende belastingjaar. Een voorbeeld bij een plafond van 25%: In de jaarrekening van bijv. 2023 heeft de egalisatievoorziening afval een stand van € 1.200.000 miljoen. De werkelijke lasten afval volgens de paragraaf lokale heffingen bedragen € 2.500.000. Het plafond van de egalisatievoorziening komt daarmee op 25% x € 2.500.000 = € 625.000.

Het surplus is dan € 1.200.000 -/€ 625.000 = € 575.000. Dit is meer dan € 125.000. In het belastingjaar 2025 geven we in dit voorbeeld € 575.000 terug aan de belastingplichtige via een eenmalige korting op het tarief afvalstoffenheffing. 4.2 Mutaties voorziening Bij het vormen van een voorziening worden de toekomstige financiële ontwikkelingen vastgelegd. Als gevolg hiervan is er voor het doen van uitgaven uit voorzieningen geen raadsbesluit vereist. Het college is bevoegd om de uitgaven rechtstreeks van de voorziening af te boeken. Bij de jaarstukken legt het college verantwoording af over het verloop van de voorzieningen en gedane Nota reserves en voorzieningen 2024

13

uitgaven. De toevoegingen aan voorzieningen vinden plaats via de exploitatie. De autorisatie door de raad voor toekomstige uitgaven vinden plaats bij de begroting. Voor de toevoegingen aan bestaande voorzieningen die binnen de budgettaire ruimte van een programma gerealiseerd kunnen worden is geen afzonderlijk raadsbesluit nodig. Om zicht te houden op de uitvoering wordt de stand (financiële positie) van de voorziening in de begroting en jaarrekening uiteengezet. 4.3 Opheffen voorziening Een voorziening kan alleen worden opgeheven indien het doel van de betreffende voorziening is opgehouden te bestaan. Hierbij valt het eventuele restant van de voorziening vrij ten gunste van de exploitatie.

Nota reserves en voorzieningen 2024

14

5. Toerekening en verwerking van rente over de reserves en voorzieningen. In het BBV is over het bijschrijven van rente aan reserves en voorziening het volgende opgenomen: 5.1 Rente toevoeging voorzieningen Rentetoevoegingen aan voorzieningen zijn niet toegestaan (artikel 45), omdat voorzieningen naar beste schatting dekkend dienen te zijn voor de achterliggende verplichtingen en risico’s. Toevoegingen mogen alleen zijn gebaseerd op de tijdige opbouw van de noodzakelijke omvang van de voorziening. Voor bepaalde voorzieningen wordt soms, bijvoorbeeld door het Rijk, een verplichte toevoeging, gelijk aan de rentevoet opgelegd. Een dergelijke toevoeging wordt niet gezien als een rentetoevoeging, maar als een toevoeging om de voorziening op de juiste hoogte te houden. 5.2 Rente toevoeging reserves Voor reserves geldt dat rentetoevoeging wel is toegestaan, echter de Commissie BBV adviseert geen rente over het eigen vermogen te berekenen. De reden hiervan is met name gelegen in het feit dat op deze wijze de exploitatie onnodig wordt belast. Daarnaast komt dit niet ten goede aan het verlangde inzicht, eenvoud en transparantie van de financiële gegevens. Binnen de gemeente Haaksbergen volgen wij dit advies en wordt momenteel geen rente toegerekend aan de reserves.

Nota reserves en voorzieningen 2024

15

6. Toetsing reserves en voorzieningen aan regelgevend en informatieverstrekking hierover richting raad. De ingestelde reserves en voorzieningen worden in deze nota niet afzonderlijk besproken. Dit heeft een plek binnen de P&C-cyclus. 6.1 Programmabegroting Bij het opstellen van de (meerjaren)begroting worden de reserves en voorzieningen integraal beoordeeld en actualiseren we de meerjarige uitgaven en inkomsten. Hierbij wordt onder andere gekeken naar de noodzaak voor het aanhouden van de reserve, de omvang en de (meerjarige)ontwikkeling van de reserves en voorzieningen. Daarnaast wordt ook beoordeeld of het noodzakelijk is om nieuwe reserves of voorzieningen in te voeren. Een meerjarig overzicht van de reserves en voorzieningen wordt in de programmabegroting opgenomen. Mutaties op reserves vereisen de instemming van de gemeenteraad. De gemeenteraad keurt met het vaststellen van de begroting de voorgenomen onttrekkingen en stortingen in de reserves goed. De vaststelling van de begroting heeft een begrotingswijziging tot gevolg waarna de verwerking van de begroting in de financiële administratie wordt doorgevoerd. Indien het voorstel is om een nieuwe reserve of voorziening in te voeren dan wordt bij het raadsvoorstel een afzonderlijk reserve- of voorzieningenblad opgenomen. Hierop staat alle benodigde informatie over de nieuwe reserve of voorziening.

Via een apart beslispunt wordt de gemeenteraad gevraagd een besluit te nemen voor de instelling van de nieuwe reserve of voorziening. Ook het opheffen van een reserve of voorziening vindt plaats met een apart beslispunt in het raadsbesluit. 6.2 Bestuursrapportages Tussentijdse wijzigingen op reserves en voorzieningen worden gerapporteerd in de bestuursrapportage (berap) voor de bijstelling van de begroting. Na goedkeuring door de gemeenteraad wordt de begroting hierop aangepast. Wijzigingen op reserves of voorzieningen worden toegelicht indien zij hoger zijn dan de gestelde norm voor afwijkingen in de geldende financiële verordening. 6.3 Jaarrekening In de jaarrekening wordt in de toelichting op de balans per reserve en per voorziening het verloop gedurende het jaar weergegeven. Ook lichten we de aard en reden van elke reserve en voorziening, de mandatering, de toevoegingen/ de onttrekkingen en de afwijkingen realisatie ten opzichte van de raming toe. De autorisatie van de gerealiseerde onttrekkingen en stortingen aan reserves en voorzieningen vindt plaats door vaststelling van de jaarrekening door de gemeenteraad. Indien het voorstel is om een nieuwe reserve of voorziening in te voeren dan wordt bij het raadsvoorstel ook een afzonderlijk reserve- of voorzieningenblad opgenomen.

Via een apart beslispunt wordt de gemeenteraad gevraagd een besluit te nemen voor de instelling van de nieuwe reserve of voorziening. Ook het opheffen van een reserve of voorziening vindt plaats met een apart beslispunt in het raadsbesluit. Nota reserves en voorzieningen 2024

16

Bijlage 1: Uitgewerkt voorbeeld van een mogelijk voorstel tot het instellen van een bestemmingsreserve 1 Bestemmingsreserve vervanging maatschappelijk vastgoed Op dit moment is onze financiële basis voor het accommodatie- en vastgoedbeleid niet goed op orde. We zien namelijk dat er veel maatschappelijk vastgoed langzamerhand aan vervanging of renovatie toe is, maar er is geen financiële ruimte voor vervangingsinvesteringen. Er komt dus een forse opgave voor noodzakelijke investeringen op ons af, maar het ontbreekt ons aan de middelen om deze op te vangen. Maatschappelijk vastgoed zijn panden in ons eigendom die wij zelf gebruiken of gebruikt worden door maatschappelijke partners. In het verleden was er nog weleens financiële ruimte in de meerjarenbegroting voor ad hoc keuzes en incidenteel afdekken van grote investeringen. Hierdoor zitten er maar relatief beperkt kapitaallasten met betrekking tot maatschappelijk vastgoed in de exploitatiebegroting en is ook de mogelijke dekking door toekomstige vrijval van kapitaallasten beperkt. Daarbij komt dat de investering die gedaan moet worden voor de vervanging, als gevolg van 40 jaar (of meer) inflatie, fors hoger ligt dan de oorspronkelijke investering. Om ons huidige vastgoed toekomstig in stand te kunnen houden achten wij het noodzakelijk hiervoor een reserve op te bouwen.

Hierbij realiseren wij ons dat een reserve voor 100% van de nieuwbouwwaarde van al het vastgoed niet reëel haalbaar is, maar alles bekostigen uit de exploitatie is dit evenmin. Het opbouwen van voldoende kapitaal voor al deze investeringen zal niet in een keer kunnen, maar het is wel noodzaak om hier op korte termijn mee te starten. 1.1 Stortingen Om maatschappelijk vastgoed (na bijvoorbeeld 40 jaar) budgettair neutraal te kunnen vervangen, is dekking nodig. Dit kan of via de vrijval van de kapitaallast van de oorspronkelijke investering (als deze hoog genoeg is) en/of via de onttrekking uit de reserve. Het verschil tussen de benodigde kapitaallast van de nieuwe investering en de hoogte van de vrijvallende kapitaallast in de structurele begroting bepaald hoeveel er aanvullend voor de dekking onttrokken moet worden aan de reserve. Structurele stortingen Om te zorgen dat na de afschrijvingstermijn (huidig 40 jaar) voldoende reserve is opgebouwd voor (her)nieuwbouw, stellen wij voor om jaarlijkse maximaal 2% van de actuele herbouwwaarde in de reserve te storten. Hiermee wordt rekening gehouden met de waardeontwikkeling (en als afgeleide daarvan de bouwkostenontwikkeling) en heb je een opbouw die na 40 jaar een min of meer budgettair neutrale vervanging mogelijk maakt.

Als we het jaar na laatste afschrijving, direct over gaan tot (her) nieuwbouw hoeft niet de totale investering opgebouwd te worden in de reserve. De oorspronkelijke boekwaarde van de investering van het bestaande vastgoed kan in mindering worden gebracht op de herbouwwaarde en leidt dus tot een lagere storting. De afschrijvingslast als gevolg van de oorspronkelijke boekwaarde kan immers al als dekking ingezet worden bij de vervanging en daarvoor hoeft niet (dubbel) ‘gespaard’ te worden. Samengevat houdt je met deze werkwijze in je begroting

Nota reserves en voorzieningen 2024

17

rekening met de indexering van bestaande vastgoed en kun je de bouwkosten (die na 40 jaar waarschijnlijk meer dan verdubbeld zijn) min of meer dekken. De begroting went via de structurele stortingen als het ware langzaam aan de inflatie van bouwkosten in plaats van dat de begroting na 40 jaar met een verdubbeling aan afschrijvingslasten wordt geconfronteerd. Incidentele stortingen Met het hiervoor genoemde kunnen we vanaf heden structureel gaan bouwen naar bestemmingsreserve van voldoende omvang. Een groot deel van ons vastgoed is echter al jaren in gebruik en in de afgelopen jaren hebben we dus niet ‘gespaard’ voor vervanging. Alleen structureel sparen vanaf nu is niet voldoende, zeker niet voor vervangingen die op korte en middellange termijn noodzakelijk zijn (en waarvoor nog geen investeringskredieten zijn vastgesteld). De ‘achterstanden’ kunnen we oplossen met incidentele stortingen. Hiervoor doen we vanaf heden bij de jaarstukken die een positief resultaat kennen een bestemmingsvoorstel. Hierbij houden we rekening met de benodigde weerstandscapaciteit conform de actuele nota risicomanagement en weerstandsvermogen. 1.2 Bestemmingsreserve kapitaallasten Het ineens afdekken van een investering uit een bestemmingsreserve is niet toegestaan volgens de BBV.

Om de afschrijvingslast structureel af te dekken zetten we het voor dat pand opgebouwde bedrag vast in een zogenaamde bestemmingsreserve kapitaallasten. Daaruit onttrekken we vervolgens gedurende de afschrijvingsjaren een bedrag en die onttrekking mag als structureel aangemerkt worden. Dit kan in theorie ook uit de bestemmingsreserve waarin opgebouwd wordt, maar dan is minder inzichtelijk welk deel van de bestemmingsreserve geblokkeerd is voor de dekking van bestaande kapitaallasten van reeds voltooide investeringen en welk deel bestemd is voor toekomstige investeringen (en waarover de raad dus nog keuzes kan maken). 1.3 Instellen bestemmingsreserves Niet eerder dan bij de kadernota en uiteindelijk de begroting 2025 doen wij een voorstel tot instellen van de bestemmingsreserve vervanging maatschappelijk vastgoed met de daarbij behorende incidentele en structurele stortingen. Een bestemmingsreserve kapitaallasten hoeft pas ingesteld te worden wanneer er daadwerkelijk uit de bestemmingsreserve vervanging maatschappelijk vastgoed een investering gedekt gaat worden. 1.4 Rente Deze bestemmingsreserves voorzien alleen in de dekking van de afschrijvingslasten. Grote investeringen kunnen echter ook effect hebben op de rentelasten. Om ook potentiële stijging van rentelasten in de structurele begroting af te dekken via een bestemmingsreserve moet je rente toerekenen aan een reserve.

Dit heeft vanwege onder andere de complexiteit die dit tot gevolg heeft niet de voorkeur. In paragraaf 5.2 gaan we hier nader op in.

Nota reserves en voorzieningen 2024

18

1.5 Orde van grootte Hieronder hebben we het maatschappelijk vastgoed in beeld gebracht. Met de actuele herbouwwaarde1 en oorspronkelijke boekwaarde (voor zover de activa nog lopend zijn) schetsen wij een globaal beeld van de betekenis voor onze begroting. Bij een voorstel tot het instellen van de reserve en het vaststellen van de hoogte van de incidentele en structurele storting werken wij het beeld nog nader uit. De ‘noodzakelijke incidentele stortingen t.b.v. de ‘achterstand’ bepalen we dan op basis van de leeftijden van de gebouwen. Tabel: maatschappelijk vastgoed

Adres Onderwijs Bouwmeester 10 Van Brakelstraat 1 Holthuizerstraat 12-14 Hassinkborgh 16 Haaksbergen W.H. Jordaansingel 20 Bartokstraat 56 De Noor 101 Benninkstraat 12 Beckummerweg 9 Lijsterstraat 11 De Akker 2 Hasseltweg 10 Haaksbergen Weertseriet 19 Totaal onderwijs Sport en cultuur Scholtenhagenweg 32 Blankenburgerstraat 42 Trompstraat 20 Bouwmeester 6 Blankenburgerstraat 40 Lijsterstraat 11 Kolenbranderweg 15 Hasseltweg 9a Totaal sport en cultuur Algemeen Markt 3 Zeedijk Totaal algemeen

Gebruik

bedragen x € 1.000 Herbouw- Oorspr. waarde boekwaarde najaar activa lopend Grondslag 2023 per 1-1-2024 reserveren

Het Assink Lyceum Het Assink Lyceum Het Palet Basisschool Los Hoes Basisschool Pius X Basisschool IKC De Kameleon Basisschool Buurse Basisschool Paus Joannes St Bonifaciusschool Bonhoeve/St. Isidorushoeve Basisschool Sint Bonifatius CBS Op den Akker Basisschool Honesch Montessorischool

16.800 8.700 p.m. 5.700 3.600 2.600 p.m. 2.300 p.m.

3.000 300 p.m. 3.600 900 2.600 p.m. 700 p.m.

13.800 8.400 p.m. 2.100 2.700 0 p.m. 1.600 p.m.

1.800 1.800 1.700 1.600 46.600

1.200 800 400 700 14.200

600 1.000 1.300 900 32.400

Zwembad de Wilder De Kappen Sporthal de Els Sporthal de Bouwmeester Bibliotheek Hatac, Partou, gymzaal HV Stormvogels Clubgebouw (schietvereniging)

p.m. 5.300 5.300 3.900 2.300 1.600 400 600 19.400

0 2.100 300 700 800 0 0 0 3.900

p.m. 3.200 5.000 3.200 1.500 1.600 400 600 15.500

Gemeentehuis Fietsenstalling

21.200 200 21.400

7.900 200 8.100

13.300 0 13.300

87.400

26.200

61.200

Totaal maatschappelijk vastgoed

Toelichting op de p.m. posten Voor Het Palet, Basisschool Buurse en Basisschool St. Isidorushoeve is in de begroting 2024 al rekening gehouden met nieuwbouw of renovatie (IHP fase 1). Na oplevering moeten we de herbouwwaarde en nieuwe boekwaarde opnemen. In het eerste jaar zullen deze (nagenoeg) gelijk zijn aan elkaar. Het zwembad bevat voor de herbouwwaarde een p.m. post omdat we hier bij het opstellen van deze nota geen zicht op hebben. De reden hiervoor is dat het zwembad in eigendom is van de exploitant.

1

Bron: taxatierapport najaar 2023 ten behoeve van de brandverzekering

Nota reserves en voorzieningen 2024

19

Nota reserves en voorzieningen 2024

20

Nota reserves en voorzieningen 2024

21