NIEUWE VERSIE Aanvullende Werkafspraken Molenstraat 51 versie 1 november 2023 1837

Aanvullende Werkafspraken AMV Opvanglocatie Molenstraat 51 Haaksbergen Versie 8 behorende bij de Bestuursovereenkomst [ datum ] tussen het COA en de Gemeente Haaksbergen inzake de Procesopvanglocatie AMV (PO/A) aan de Molenstraat 51 te Haaksbergen. a. Het Centraal Orgaan opvang asielzoekers, gevestigd aan de Rijnstraat 8 te Den Haag, hierbij vertegenwoordigd door de regiomanager mevrouw C. Hoogland, hierna te noemen COA b. De gemeente Haaksbergen, gevestigd aan de Markt 3 te Haaksbergen, hierbij vertegenwoordigd door de burgemeester, de heer mr. drs. R.G. Welten, hierna te noemen: ‘de gemeente’ hebben ter uitwerking van artikel 6 van bovengenoemde Bestuursovereenkomst de volgende aanvullende werkafspraken gemaakt. I – Doel Aanvullende Werkafspraken In artikel 6 van de Bestuursovereenkomst is opgenomen dat de gemeente en het COA nadere werkafspraken kunnen maken over de vestiging van een opvanglocatie voor alleenstaande minderjarige vreemdelingen en deze vastleggen in een separaat document ‘Aanvullende Werkafspraken’. Indien bepaalde – aanvullende - zaken voor de gemeente belangrijk zijn om vast te leggen, dan kan dit in overleg met de regiomanager Bijzondere opvang Christel Hoogland. Het betreft hier aanvullingen en/of uitwerkingen op de in de Algemene toelichting Bestuursovereenkomst genoemde informatie.

Dit zijn afspraken over de veiligheid en leefbaarheid in de omgeving en over organisatie van en diensten op de opvanglocatie. Dit gebeurt onder erkenning van elkaars bevoegdheden en verantwoordelijkheden. In het tweede gedeelte zal per thema worden ingegaan op de wettelijke verantwoordelijkheden van partijen, waarbij wordt verwezen naar relevante informatie. Per thema zijn verder uitgewerkte afspraken opgenomen. II – Afspraken 1. Organisatie en omgeving COA 1.1. Wettelijke taak COA Het COA bestaat sinds de ingang van de Wet Centraal Orgaan opvang asielzoekers (1994). In deze 'Wet COA' zijn de volgende taken vastgelegd voor het zelfstandig bestuursorgaan Centraal Orgaan opvang asielzoekers:

Pagina 1 van 7

1. 2. 3. 4. 5.

onderdak bieden aan asielzoekers hen begeleiden naar een toekomst in Nederland of daarbuiten opvanglocaties verwerven en beheren de veiligheid en leefbaarheid in de opvanglocaties handhaven, en asielzoekers voorzien van noodzakelijke middelen

Afspraken: 1. Het COA zorgt voor een adequate aanpassing, inrichting en instandhouding van de opvanglocatie in overeenstemming met de ter zake geldende wettelijke en gemeentelijke regelgeving. Hiervoor dient het COA voor de opvanglocatie in het bezit te zijn van de benodigde vergunningen. 1.2 Communicatie Bij de vestiging van een nieuwe opvanglocatie zijn veel partijen betrokken met soms uiteenlopende belangen. Afspraken: 1. Tot de datum van ingebruikname van de opvanglocatie is de gemeente verantwoordelijk voor communicatie en informatievoorziening over de opvanglocatie naar de inwoners van de gemeente en andere betrokkenen. Het COA zal de gemeente hierin ondersteunen, wanneer de gemeente dit vraagt. COA zal gemeente proactief informeren over ontwikkelingen die hierbij van belang zijn. Denk aan voorbereidende werkzaamheden, ingebruikname etc. 2. Vanaf de datum van ingebruikname van de opvanglocatie draagt het COA, in overleg met de gemeente, zorg voor de informatie aan inwoners en belanghebbenden over de opvanglocatie, de ontwikkelingen en over de te volgen procedures. COA opent hiervoor een locatiepagina met algemene informatie en een verwijzing naar coa.nl waar meer inhoudelijke informatie te vinden is. 3. Goed contact met de omgeving is belangrijk.

Voorafgaand en na ingebruikname van de opvanglocatie spant het COA zich in om omwonenden van de opvanglocatie kennis te laten maken met de opvanglocatie en de bewoners. De manager AMV onderhoudt contact met onder meer de gemeente, politie, wijkraden , ondernemersvereniging, verenigingen en sociaal-culturele organisaties in Haaksbergen. COA maakt hierbij gebruik van de expertise binnen de gemeente op het gebied van communicatie en participatie. 4. Het COA en de gemeente verstrekken elkaar informatie die van belang is voor de uitvoering van de taken van de gemeente of het COA, die verband houden met de aanwezigheid van de opvanglocatie in de gemeente. 5. Het COA is 24/7 telefonisch en per e-mail bereikbaar voor vragen en klachten uit de buurt en stelt daartoe een vast lokaal aanspreekpunt aan. COA communiceert deze contactgegevens proactief met omwonenden en belanghebbenden. 1.3. Overleg tussen COA, gemeente en omgeving Om veiligheid en leefbaarheid binnen en buiten de opvanglocatie te waarborgen is periodiek overleg tussen COA, gemeente en omgeving essentieel. Afspraken:

Pagina 2 van 7

1. Op ambtelijk niveau zal in eerste instantie maandelijks overleg plaatsvinden tussen het COA en de gemeente. Dit kan afgeschaald worden naar een lagere frequentie als daar aanleiding toe is. 2. Op bestuurlijk niveau zal ten minste één keer per kwartaal overleg plaatsvinden tussen het COA en de gemeente. 3. Er is ieder kwartaal ambtelijk overleg tussen Gemeente Haaksbergen, het COA en Gemeente Berkelland. Dit is mede ingegeven door het vestigen van een AMV-locatie in Rekken. 4. Het COA en de gemeente stellen gezamenlijk een overlegcommissie met omwonenden in, onder leiding van een onafhankelijk voorzitter. De vergaderkosten worden gefinancierd via het faciliteitenbesluit. 5. Nadere afspraken worden gemaakt over samenstelling van de overlegcommissie, frequentie en de vergaderlocatie. In de overlegcommissie hebben in ieder geval zitting: vertegenwoordigers van de gemeente, de politie, vertegenwoordiging van de omwonenden, vertegenwoordiging van omliggende ondernemingen, door het COA aan te wijzen diensten en instellingen die in de opvanglocatie werkzaam zijn en het lokale COA-management. 6. Verslagen van de overlegcommissie zijn openbaar beschikbaar. Vaste agendapunten voor de overlegcommissie zijn: a. Openbare Orde en Veiligheid b. Verkeer en vervoer c. Dagbesteding d.

Relatie tussen bewoners opvanglocatie en omwonenden 1.4 Veiligheid Het COA is verantwoordelijk voor de fysieke en sociale veiligheid in de opvanglocaties. De zorg hiervoor heeft dan ook een hoge prioriteit. Het COA geeft hierover voorlichting en asielzoekers ondertekenen huisregels die ze moeten naleven. Bij overtreding van de huisregels treft het COA maatregelen. Het COA heeft beveiligers in dienst. Zij bemensen de receptie en surveilleren bijvoorbeeld in en om het pand. Afspraken: 1. Het COA stelt, na overleg met de gemeente en veiligheidsregio, een bedrijfsnoodplan vast voor de opvanglocatie zodat in voorkomende gevallen medewerkers en hulporganisaties adequaat kunnen handelen. Het COA maakt hierover afspraken met de gemeente en regionale hulpdiensten. Speciale aandacht hierin voor de aanrijtijden van ambulance, brandweer en politie. 2. Het COA zorgt, in overleg met de omgevingsgroep, voor voldoende verlichting en camera’s, met uit te lezen en te bewaren camerabeelden, rondom de opvanglocatie. 3. Het COA garandeert 24/7 aanwezigheid van voldoende begeleiding, beveiligers en gecertificeerde bedrijfshulpverleners (bhv’ers) op de opvanglocatie. 4. Bij incidenten binnen de opvanglocatie die gevolgen kunnen hebben voor de Openbare Orde informeert het COA de politie en de burgemeester op zo kort mogelijke termijn. 5.

Er wordt een maandelijks veiligheidsoverleg ingesteld met COA, gemeente en politie waarin actuele zaken rondom overlast, incidenten en mogelijke strafbare feiten op

Pagina 3 van 7

casusniveau worden besproken. Indien nodig worden passende maatregelen getroffen om overlast voor de toekomst te voorkomen. Het COA is verplicht tot spoedige herplaatsing van de alleenstaande minderjarige vreemdeling als er sprake is van incidenten die van invloed zijn op de veiligheid, zoals ernstige overlast of een grondige verdenking van een misdrijf. 1.5 Begeleiding en dagbesteding Het COA biedt meer dan alleen onderdak. Het COA begeleidt alleenstaande minderjarige vreemdelingen bij het vormgeven van hun toekomst in Nederland, het land van herkomst of een ander land. In elke PO/A worden programma’s aangeboden en voeren COAmedewerkers gesprekken met AMV over het leven in en rond de PO/A en over hun toekomst. Zo versterken AMV vaardigheden die ze nodig hebben om regie te houden op hun eigen leven. Afspraken: 1. Het COA werkt op de opvanglocatie met een team conform de norm voor jeugdzorg. Tevens is een gedragsdeskundige gekoppeld aan de locatie. Elke jongere heeft een voogd/jeugdbeschermer vanuit Stichting Nidos. Daarnaast kunnen straatcoaches en interculturele mediators worden ingezet. Opvang kan pas starten als het COA een goed gekwalificeerd begeleidingsteam klaar heeft staan, volgens de genoemde norm. 2. Het COA zorgt voor voldoende adequate dagbesteding zodat AMV niet gaan rondhangen in de buurt. 3.

Het COA spant zich in zoveel mogelijk dagbestedingsactiviteiten binnen de opvanglocatie zelf aan te bieden, zoals bijvoorbeeld recreatieve activiteiten en (basale) Nederlandse taalles door vrijwilligers. 4. Het COA maakt afspraken met lokale en regionale verenigingen en accommodaties, over gebruik door en afstemming van gebruik tussen de diverse instellingen.

5. Het COA zorgt voor goede afspraken over het doen van boodschappen door de AMV. Een afvaardiging van centrumondernemers wordt uitgenodigd voor de verbindingsgroep.

1.6 Vrijwilligers In de asielopvang zijn duizenden vrijwilligers actief. Hun inzet is hard nodig. Afspraken: 1. Het COA werft en begeleidt, in overleg met gemeente, vrijwilligers die actief willen zijn op de opvanglocatie en sluit met deze personen een vrijwilligerscontract en draagt zorg voor een vergoeding. Ook dienen alle vrijwilligers op een COA-locatie een VOG te overhandigen. 1.7 Klachtenafhandeling Ook eventuele klachten maakt het COA zo snel mogelijk bespreekbaar. De locatiemanager is vanuit het COA het eerste aanspreekpunt voor vragen en klachten uit de directe omgeving. Voor klachten die niet langs deze weg zijn opgelost, bestaat de COA Klachtenregeling.

Pagina 4 van 7

Afspraken: 1. Door het COA wordt 24/7 een telefoonnummer en e-mailadres opengesteld voor meldingen en klachten met betrekking tot de opvanglocatie. Het COA reageert (behoudens weekenddagen en feestdagen) binnen 48 uur inhoudelijk op meldingen en klachten. Op acute overlast wordt terstond gereageerd, 1.8 Bedrijfsvoering De komst van een PO/A brengt ook werkgelegenheid met zich mee. Afspraken: 1. Voor zover (Europese) aanbestedingsregels dit toestaan, spant het COA zich in, diensten en producten die nodig zijn voor de uitvoering van de werkzaamheden, zoveel mogelijk vanuit de gemeente en de regio aan te trekken. 2. Bij de werving van personeel wordt, voor zover (Europese) aanbestedingsregels dit toestaan en binnen het personeelsbeleid van het COA passend, zoveel mogelijk personeel uit de gemeente of de regio aangetrokken. 3. Het COA spant zich in zoveel mogelijk maatschappelijke stageplaatsen, werkervarings- en afstudeerplaatsen op de opvanglocatie aan te bieden. 4. COA probeert parkeeroverlast voor omwonenden tot een minimum te beperken, bijvoorbeeld door personeel aan te wijzen gebruik te maken van de grotere gemeentelijke parkeerplaatsen of op particulier terrein van derden. 2. Onderwijs Alle kinderen in Nederland hebben recht op onderwijs. Ook alleenstaande minderjarige vreemdelingen gaan zo snel mogelijk naar school.

In ieder geval binnen 3 maanden nadat ze in Nederland zijn aangekomen. Gemeenten zorgen voor het onderwijs aan leerplichtige kinderen. Het COA werkt nauw samen met gemeenten en scholen. Gemeenten kunnen voor de huisvestingskosten van het basisonderwijs aan asielzoekerskinderen een beroep doen op de Regeling onderwijshuisvestingsbudgetten asielzoekers (OHBA-regeling). Het COA voert deze regeling uit. Afspraken: 1. De gemeente neemt maatregelen die voorzien in onderwijs aan de leerplichtige kinderen die in de opvanglocatie verblijven. 2. Ten behoeve van de uitvoering van deze afspraak verstrekt het COA de gemeente schriftelijke informatie met betrekking tot de van toepassing zijnde regelgeving. 3. Gezondheidszorg Net als iedereen kunnen asielzoekers naar de huisarts, een verloskundige of het ziekenhuis. COA-medewerkers informeren alleenstaande minderjarige vreemdelingen over de Nederlandse gezondheidszorg en begeleiden minder zelfredzame bewoners bij hun gang naar de zorg. Met vragen over hun gezondheid kunnen de bewoners van een azc 24/7 bellen met een medisch contactcentrum. Afspraken: 1. De verantwoordelijkheid voor het onderkennen en bestrijden van besmettelijke ziekten in de opvanglocatie en de overige preventieve gezondheidszorgtaken ten

Pagina 5 van 7

behoeve van de bewoners, heeft het COA contractueel belegd bij GGD-GHOR Nederland. De gemeente heeft krachtens de Wet Publieke gezondheid haar eigen verantwoordelijkheid hierin. 2. De verantwoordelijkheid van het eerste- en tweedelijns zorgaanbod heeft het COA contractueel belegd bij GZA healthcare die de Regeling Medische Zorg Asielzoekers (RMA) uitvoert. 3. Het COA maakt afspraken met GZA healthcare op welke wijze de zorg wordt ingeregeld op de locatie in gemeente Haaksbergen. 4. GZA Healthcare maakt afspraken met huisartsen, tandartsen andere relevante zorgverleners in de directe omgeving van de opvanglocatie.

5. Vervoer De opvanglocatie ligt op een locatie middenin het centrum van Haaksbergen. Dit maakt het extra belangrijk om goede afspraken te maken over veilig verkeer en vervoer. Afspraken: 1. Het COA is verantwoordelijk voor het organiseren van dagelijks gezamenlijk vervoer voor de alleenstaande minderjarige vreemdelingen naar school en terug. 2. Ter bevordering van de verkeersveiligheid geeft het COA fiets- en verkeerslessen aan de alleenstaande minderjarige vreemdelingen alsook voorlichting en begeleiding over het belang van goede verlichting op de fiets. 3. Indien uit een tussentijdse evaluatie blijkt dat er extra maatregelen moeten komen rondom verkeersveiligheid dan kijken gemeente en COA naar mogelijke oplossingen hiervoor. 6. Openbare orde, overlast en veiligheid Het COA is verantwoordelijk voor de fysieke en sociale veiligheid in de opvanglocatie, zie 1.4. Samen met de partners uit de bestuursrecht- en strafrechtketen treft het COA maatregelen tegen overlastgevers. Strafbare feiten worden door het COA altijd bij de politie gemeld. De gemeente en politie zijn verantwoordelijk voor de veiligheid buiten de opvanglocatie. Overlast voor omwonenden moet worden voorkomen. Afspraken: 1. De gemeente en het COA stellen een veiligheidsberaad dat in ieder geval bestaat uit vertegenwoordigers van de gemeente, politie en het COA, evt.

aangevuld met andere maatschappelijke organisaties. De frequentie wordt in overleg bepaald. Dit overleg is bedoeld om samen af te stemmen over eventuele incidenten en (preventieve) maatregelen 2. Het COA en de politie zorgen voor transparante incidentenrapportages richting de gemeente. 3. Conform de bestuursovereenkomst wordt de (veiligheids)situatie voor de datum ingebruikname gemonitord door een onafhankelijk deskundig bureau. Het bureau zal een nulmeting van de veiligheid doen en na 1 jaar een 1-meting en na 2 jaar een evaluatie. Dit wordt gedeeld met de overlegcommissie. Gemonitord worden in ieder geval: o Het aantal incidenten en misdrijven in de buurt

Pagina 6 van 7

o

De impact van de komst van de opvanglocatie op de veiligheid en leefbaarheid van de omgeving. 4. Het pand en buitenruimte worden zo ingericht dat direct aanwonenden geen hinder ondervinden door inkijk, insluip en dergelijke a. Specifiek aandacht hiervoor voor de naaste buren aan de Zeedijk en de achterburen aan de Molenstraat, grenzend aan de nog in te richten tuin. b. Er wordt, in overleg met aanwonenden, voorzien in een passende afscheiding. c. Er wordt voorzien in een passende fietsenstalling op eigen terrein d. Gezien de ligging draagt de locatieleiding zorg voor een bij de woonomgeving passend geluidsniveau.

5. Extra kosten Afspraken: 1.

Het COA vergoedt de extra kosten voor: a. onderwijs; b. jeugdzorg; c. betrokkenheid van de DCR en de direct omwonenden; d. evt. extra openbaar vervoer inzet; e. evt. nodige infrastructurele maatregelen; f. evt. extra toezicht en handhaving; g. communicatie en procesondersteuning, als deze redelijk en billijk zijn, maar niet vergoed kunnen worden uit de reguliere regelingen. Indien er extra kosten moeten worden gemaakt door de gemeente, treed de gemeente daarover in overleg met het COA.

Ondertekening: Haaksbergen

Den Haag

[ datum ] Gemeente Haaksbergen

[ datum ] Centraal Orgaan opvang Asielzoekers

Dhr. Mr. drs. R.G. Welten burgemeester

Mevr. C. Hoogland regiomanager

Pagina 7 van 7