Memo De Kappen extra Raad d.d. 7 juli 2022

MEMO Aan Van Datum Onderwerp

: : : :

Gemeenteraad Haaksbergen Coöperatie De Kappen - College van B & W Haaksbergen 5 juli 2022 Informatie m.b.t. de extra raadsvergadering rondom coöperatie De Kappen die geagendeerd staat op 7 juli 2022

Leeswijzer Deze memo is opgesteld ter voorbereiding op de extra raadsvergadering van 7 juli aanstaande. In de raadsvergadering van 29 juni 2022 is de motie ‘voorkomen (ongecontroleerd) faillissement coöperatie De Kappen behandeld en aangehouden. In de bijlagen bij deze memo wordt informatie verstrekt waar door uw Raad om verzocht is. In de memo duidt het college deze informatie nader. De bijlagen: Vanuit het bestuur van coöperatie De Kappen is de volgende informatie in bijlagen aangeleverd: Bijlage 1: Jaarverslag coöperatie De Kappen 2021 Bijlage 2: Concept jaarrekening coöperatie De Kappen 2021 Bijlage 3: Aanvullende boekingen jaarrekening 2021 coöperatie De Kappen Bijlage 4: Continuïteit 2022 coöperatie De Kappen Vanuit het college wordt de volgende informatie in bijlagen aangeleverd: Bijlage 5: Gevolgen faillissement De Kappen Bijlage 6: Eigendomsverhouding situatie De Kappen Bijlage 7: Overeenkomt Kunstzaal de Kappen

In de raadsvergadering van 7 juli a.s. gaat het erom of de raad bereid is de coöperatie De Kappen overeind te houden tot en met het einde van de voorzieningendiscussie. Het bestuur van coöperatie De Kappen heeft namelijk aangegeven een faillissement aan te vragen indien er op korte termijn geen aanvullende financiering beschikbaar wordt gesteld. Het college heeft van de coöperatie veel informatie verkregen en is van mening dat het doek inderdaad zal vallen als uw raad op 7 juli geen besluit neemt over incidentele aanvullende financiering. Een faillissement, en dan met name een ongecontroleerd faillissement, heeft grote maatschappelijke gevolgen en impact op de Haaksbergse samenleving (zie bijlage 5). Als uw raad op 7 juli aanstaande een beslissing wil nemen, dan is een motie in onze ogen het gepaste instrument. De motie bevat dan een concrete opdracht waar een nieuw college uitvoering aan moet geven. Het college kan alleen met een duidelijke en realistische opdracht werken om deze voorziening (tijdelijk) voor Haaksbergen te behouden. Verderop in deze memo wordt benoemd aan welke (financiële) kaders daarbij gedacht moet worden.

1

Als het college ruimte krijgt van uw raad om uitvoering te geven aan de opdracht dan leggen wij daarover verantwoording af in de eindejaarsrapportage 2022 (tweede bestuursrapportage 2022) of zo mogelijk eerder indien dit haalbaar is en vanuit uw raad gewenst is. Uw raad heeft een integrale voorzieningendiscussie als belangrijk actiepunt opgenomen in de raadsafspraken voor de komende coalitieperiode. Om de discussie te voeren is het belangrijk dat de voorziening gedurende dit proces nog geopend is en haar meerwaarde richting de Haaksbergse samenleving kan tonen. Zowel de financiering van het tekort over 2021 als de financiering van het verwachte tekort van de coöperatie vanaf 1 januari 2022 tot en met het afronden van de voorzieningendiscussie zouden moeten worden opgenomen in de motie. Mede door de aangezegde terugvordering van de provinciale subsidie is er extra urgentie ontstaan. Op grond van bestuurlijke afstemming tussen portefeuillehouder en gedeputeerde ziet het er naar uit dat als de gemeente in ieder geval de tekorten over 2021 en 2022 afdekt, de provincie Overijssel voorlopig afziet van terugvordering van deze subsidie.

Coöperatie bestuur De Kappen is een coöperatie. In de algemene ledenvergadering die is gehouden op 28 juni jongstleden, heeft het huidige bestuur van de coöperatie haar leden (leden zijn de gebruikers van de locatie) opgeroepen om in bestuursleden te voorzien. Het huidige bestuur maakt op termijn plaats voor een nieuw bestuur met vertegenwoordiging vanuit de gebruikers. Continuïteit en behoud van kennis binnen het bestuur van de coöperatie De Kappen is van groot belang gedurende dit traject. Tot en met 2020 heeft stichting Kulturhus de voorziening De Kappen geëxploiteerd. Coöperatie De Kappen heeft vanaf 1 januari 2021 de exploitatie van de huiskamer van Haakbergen ‘De Kappen’ op zich genomen. De panden (theater en bibliotheek) en omliggende gronden zijn eigendom van de gemeente. Deze worden verhuurd aan de coöperatie de Kappen (zie bijlage 6). Vanwege de start tijdens corona en de daardoor te treffen coronamaatregelen met beperkingen heeft de coöperatie een moeilijk eerste jaar gekend. Het bestuur van De Kappen heeft in 2022 haar eigen organisatie, bedrijfsvoering en exploitatie doorgelicht. Hieruit is gebleken dat de coöperatie structureel te weinig middelen (subsidie) ontvangt om De Kappen kostendekkend te kunnen exploiteren en te kunnen voldoen aan de voorwaarden van de subsidie.

Subsidies De budgetsubsidie van het college van Gemeente Haaksbergen aan de coöperatie De Kappen bedraagt € 499.000. Hiervan is € 250.000 bestemd voor bibliotheekwerk en € 249.000 voor de exploitatie van een podiumvoorziening.

2

De subsidie (incidenteel) van de Provincie Overijssel bedraagt € 150.000. Deze is aan de coöperatie verleend in 2021, maar wordt in 2022 en 2023 ingezet. De subsidie van de provincie is verleend voor de transformatie van de stichting naar de coöperatie, het versterken van de regionale samenwerking en het toekomstbestendig maken van de bibliotheek. De gemeente Haaksbergen is geen partij bij deze provinciale subsidie, noch zijn er afspraken hierover met de gemeente gemaakt. Er is in 2022 een start gemaakt met de transformatie. Met name op het gebied van automatisering. Deze subsidie is niet bedoeld voor de reguliere exploitatie. Verder is sprake van incidentele (project)subsidies van in totaal circa € 70.000 die gekoppeld zijn aan een bepaald doel/ bepaalde activiteiten. Er zijn bijdragen ontvangen van het Roelvink Fonds (corona subsidie voor de aanschaf van audiovisuele apparatuur), het Kickstart cultuurfonds (in corona tijd organiseren van zomer buitenactiviteiten) en de provincie Overijssel (sociale hypotheek – inzet vrijwilligers). Vanuit de gemeente is een subsidie verstrekt voor de activiteiten binnen de Week van de Amateurkunst (WAK). Vanwege corona is er gebruik gemaakt van de NOW – regeling van het Rijk. Deze middelen zijn ook ontvangen. Deze moet nog definitief worden afgerekend over 2021 en 2022.

In de concept jaarrekening is € 18.000 aan NOW verantwoord in het resultaat (zonder de NOW zou het tekort 2021 € 136.000 zijn).

Bibliotheek Coöperatie De Kappen voert op dit moment de bibliotheekfunctie uit. De WSOB (wet stelsel openbare bibliotheken) ligt hieraan ten grondslag. Deze wet wordt in 2023 waarschijnlijk gewijzigd. De verwachting is dat binnen deze nieuwe wet wordt opgenomen dat iedere gemeente een vestiging binnen haar gemeentegrenzen financiert. Uit de bijgevoegde bijlage 4 (continuïteit 2022 van De Kappen) volgt dat een substantieel deel van het tekort door de bibliotheek wordt veroorzaakt.

Volgens het college is het volgende financieel nodig om coöperatie De Kappen in de lucht te houden tot het moment dat de voorzieningendiscussie is afgerond Exploitatietekort 2021 Het exploitatietekort 2021 (€ 118.000 volgend uit bijlage 2 en 3) dient afgedekt te worden (verderop in deze memo staat onze nadere duiding van 2021). Coöperatie De Kappen is in 2021 gestart en heeft daarom geen eigen reserves om dit tekort op te vangen. De definitieve jaarrekening 2021 van de coöperatie kan leiden tot een verlaging van het definitieve bedrag, maar niet tot een verhoging (zonder nieuw raadsbesluit). Als de gemeente een bijdrage van € 118.000 doet, dan zegt de coöperatie toe per direct de uitgestelde huur van januari tot en met mei 2021 (€ 112.000 incl. btw) af te lossen.

3

Met de eerder verleende coronasubsidie van € 50.000 en een aanvullende bijdrage van € 118.000 draagt de gemeente naast de reguliere subsidie € 168.000 extra bij over 2021.

Exploitatietekort vanaf 2022 Het tekort over 2022 wordt geraamd op € 181.000 (verderop in deze memo staat onze nadere duiding van 2022). Dit bestaat uit het gerealiseerde verlies tot en met juni 2022 en een prognose vanaf juli 2022. Wij kunnen ons voorstellen dat de raad een lump sum bijdrage over 2022 zonder verantwoording achteraf op dit moment niet wenselijk vindt. Wij adviseren om nu ter hoogte van het gerealiseerde exploitatietekort tot en met juni 2022 een bijdrage te verstrekken. Voor het geprognosticeerde tekort vanaf juli 2022 adviseren wij om een bijdrage in maandelijkse termijnen te verstrekken tot en met afronding van de voorzieningendiscussie. De coöperatie dient de bijdrage over 2022 achteraf te verantwoorden. Uiteraard zal het (nieuwe) college een vinger aan de pols houden en zal indien nodig/mogelijk de maandelijkse bijdrage verlagen (als bijvoorbeeld het werkelijke exploitatietekort lager blijkt) danwel stopzetten (als bijvoorbeeld de (bestuurlijke) continuïteit van De Kappen ondanks de aanvullende bijdrage wederom onzeker wordt). Uiteindelijk zal De Kappen per kalenderjaar deze aanvullende bijdrage, voor het eerst bij de jaarrekening 2022, moeten verantwoorden en eventueel gedeeltelijk moeten terugbetalen als het exploitatietekort over het kalenderjaar achteraf lager uitkomt.

Vooraf geeft het (nieuwe) college (subsidie)voorwaarden mee waaraan de aanvullende bijdrage wel of niet besteed mag worden en daaraan zal bij de verantwoording ook getoetst worden.

Wijze van financiële ondersteuning Wij adviseren de raad om in de motie het college de ruimte te geven om de financiële ondersteuning op gepaste wijze financieel te dekken en rechtmatig te verstrekken, uiteraard binnen de financiële kaders zoals hiervoor weergeven. Wij adviseren dus een iets ruimere opdracht dan staat in het tweede punt van de motie ‘Voorkomen (ongecontroleerd) faillissement coöperatie De Kappen’ die is ingediend op 29 juni. Verantwoording legt het college af in de eindejaarsrapportage 2022 en zo mogelijk eerder als dat gewenst is.

Structureel De Kappen geeft in de bijlage continuïteit 2022 bij punten C t/m E aan dat er ook een serieuze structurele uitdaging ligt. Hierover is de raad ook geïnformeerd in een eerdere presentatie van De Kappen en door hen aangeleverde stukken. Met het oplossen van het exploitatietekort 2021 en 2022 is het structurele probleem nog niet opgelost. De oplossing van het structurele vraagstuk is geen onderdeel van de besluitvorming op 7 juli 2022, maar is onderdeel van de voorzieningendiscussie.

4

Toelichting vanuit het college op de stukken aangeleverd door coöperatie De Kappen betrekking hebbende op het jaar 2021 De concept jaarrekening en het jaarverslag 2021 zijn bijgevoegd als bijlage. Er is daarnaast een extra bijlage: aanvullende boekingen jaarrekening 2021. Deze drie bijlagen zijn aangeleverd door de coöperatie. Het tekort over 2021 bedraagt € 117.686; afgerond € 118.000. De coöperatie heeft in juni 2021 van de gemeente via subsidieverlening een voorschot van € 50.000 ontvangen op grond van de subsidieverordening Corona. Dit bedrag is al in de concept jaarrekening verwerkt. Het tekort van € 118.000 komt hier dus bovenop. De verleende coronasubsidie 2021 moet nog wel definitief vastgesteld worden. Daarvoor moet de coöperatie nog een aanvraag tot vaststelling indienen. Voor de vaststelling hebben we daarbij wel een jaarrekening met accountantsverklaring nodig. Oordeel accountant jaarrekening 2021: het betreft nog een concept jaarrekening. De accountant kan over dit verslag nog geen verklaring afgeven vanwege de onzekere continuiteitspositie. Daarnaast brengt de overgang van stichting naar coöperatie andere verantwoordingsverplichtingen met zich mee. In 2021 heeft de gemeente Haaksbergen medewerking verleend aan het uitstellen van de huurbetalingen gedurende de maanden januari 2021 tot en met mei 2021.

Hierdoor is bij de gemeente een huurschuld ontstaan van € 112.000 incl. btw (€ 93.000 excl. btw). Vanaf juni 2021 tot en met december 2021 is de huursom maandelijks tijdig betaald door de coöperatie. Het huidige bestuur heeft aangegeven dat de huurachterstand direct wordt overgemaakt zodra het bedrag van € 118.000 ontvangen is. De coöperatie heeft over 2021 geen andere schulden openstaan.

5

Toelichting vanuit het college op de stukken aangeleverd door coöperatie De Kappen betrekking hebbende op het jaar 2022 Zie de door de coöperatie de Kappen aangeleverde bijlage continuïteit 2022. Het tekort over 2022 wordt geraamd op € 181.000. De bijlage geeft nadere toelichting waardoor het tekort wordt veroorzaakt. Over de eerste maanden van 2022 (januari tot en met mei 2022) is de huursom aan de gemeente betaald. De vervaldatum van de huur over juni is half juli. Er zijn op dit moment geen partijen waar de coöperatie over 2022 een schuld open heeft staan. Desondanks is er wel acute urgentie. Als de terugvordering van de provincie namelijk niet teruggedraaid wordt, dan heeft de coöperatie geen liquiditeit meer en kan de coöperatie deze zomer al niet meer aan alle financiële verplichtingen voldoen. Hierdoor is een faillissement onvermijdelijk. Het college heeft geconstateerd dat de prognose 2022 in lijn is met de concept jaarrekening 2021. Daarmee achten wij de cijfers als aannemelijk. Op dit moment wordt er geen nieuw personeel in dienst genomen vanwege de onzekere toekomst. De vrijwillige inzet is enorm groot. Deze situatie is kwetsbaar. Om De Kappen te kunnen blijven exploiteren en te ontwikkelen, is de inzet van personeel onmisbaar. Van een operationeel manager tot een administratieve kracht en schoonmaker.

Er worden op dit moment geen nieuwe verplichtingen aangegaan die langlopend zijn. Binnen het transitieproces, dat is ingezet met de provinciale subsidie, zijn de eerste stappen in 2022 gezet. Er is overgeschakeld naar een ander automatisingssysteem binnen de bibliotheek. Een systeem dat beter is toegerust richting de toekomst. Ook zijn er op het gebied van ticketting stappen gezet. De kostenpost automatisering uitgesplitst: Coöperatie De Kappen voert op dit moment de bibliotheekfunctie uit. Uit de bijgevoegde bijlage continuïteit 2022 van De Kappen volgt dat een substantieel deel van het tekort vanuit de functie bibliotheek wordt veroorzaakt.

6