Kadernotitie Deelname Gemeenschappelijke Regeling OLCT

Externe risico’s zijn bijvoorbeeld veranderingen in de financiële wetgeving zoals wijzigingen m.b.t. (vennootschap)belastingen en premies. Ook veranderingen in de energieprijzen en andere belastingen die betrekking hebben op het gebruik van fossiele brandstoffen zijn een extern risico. Dit laatste geldt voor de hele markt en wordt in principe in de tarieven verwerkt. Op basis van CBS-cijfers wordt ieder jaar een inschatting gemaakt van de regionale sterftecijfers en daarmee het aantal crematies. Hoe dit zich verhoudt met de vraag naar de gastenkamers (cateringomzet) en asbestemming is een inschatting op basis van jarenlange ervaring. Veranderingen in de vraag naar wat Crematoria Twente biedt of het vestigen van concurrerende crematoria in het verzorgingsgebied zijn van invloed op het resultaat. Tot slot wordt de Wet op de lijkbezorging aangepast en worden waarschijnlijk nieuwe manieren van lijkbezorging (resomeren en composteren) toegestaan. Hierop wordt in de toekomst geanticipeerd mocht blijken dat hier vraag naar is of er kansen zijn om hier vraag naar te creëren. De effecten van deze nieuwe manieren van lijkbezorging op de bedrijfsvoering zijn momenteel nog niet zeker.

20

5 Alternatieve organisatievormen Een van de opdrachten van het algemeen bestuur was het in beeld brengen van alternatieve organisatievormen. De vraag die zich bij het opstellen van een dergelijk overzicht voordoet, is welke aspecten relevant zijn bij het kiezen van een andere organisatievorm. Van belang daarbij is op welke wijze de gemeenten invulling willen geven aan sturing, beheersing, toezicht en verantwoording. Dit hoofdstuk geeft beantwoording op deze vragen. Ook komen de gevolgen van uittreding aan bod in dit hoofdstuk.

5.1

Organisatievormen

In Nederland is er een aantal vormen om crematoria te beheren. Er zijn gemeentelijke crematoria, crematoria die in particulier bezit zijn eventueel met particuliere investeerders, stichtingen en coöperaties (o.a. DELA). De huidige constructie van Crematoria Twente is uniek in zijn vorm in Nederland. Huidige constructie Zoals in hoofdstuk twee al beschreven is gekozen voor de huidige constructie om de risico’s voor de deelnemende gemeenten af te schermen en om Crematoria Twente eenvoudiger te kunnen laten anticiperen op veranderingen in de markt en bedrijfsmatiger te kunnen werken. Het onafhankelijke en neutrale karakter van Crematoria Twente waarbij iedere inwoner en uitvaartleider gelijk wordt behandeld, is leidend in de bedrijfsvoering. De missie en visie van Crematoria Twente laten de intentie zien om maatschappelijk betrokken te zijn zowel op het gebied van duurzaamheid als het welzijn van de inwoners. De bestuurlijke en ambtelijke drukte is -zeker in vergelijking met andere gemeenschappelijke regelingen- zeer beperkt. Gemeenten worden direct aandeelhouder Deze optie is bij de keuze voor de huidige organisatievorm aan de orde geweest. Direct aandeelhouderschap levert een directere relatie op met het bedrijf, maar ook meer risico’s voor de gemeenten, omdat de tussenstap van de gemeenschappelijke regeling wegvalt.

Hiermee komt de relatie tussen gemeente en bedrijf geheel in het privaatrecht. De wetgever geeft aan deze oplossing niet de voorkeur. Er moeten specifieke redenen zijn om niet voor een publiekrechtelijke samenwerking te kiezen. In formele zin wordt de rol van de gemeenteraden binnen deze optie kleiner, omdat er geen directe invloed is op vaststelling van de begroting en de beslissing tot deelname in of oprichting van andere rechtspersonen. Stichting Bij deze optie komt Crematoria Twente bv onder een stichtingsbestuur. De stichting wordt dan alleen aandeelhouder zonder winstoogmerk. De gemeenten hebben 1 (of meerdere) zetels in een te formeren stichtingsbestuur en kan aan de voorkant voorwaarden meegeven. Het stichtingsbestuur heeft als taak toezicht te houden op de bv (vergelijkbaar met de RvC op dit moment). Vanuit het Stichtingsbestuur wordt een aantal leden afgevaardigd dat zitting heeft in de Algemene Vergadering van Aandeelhouders. Vanuit het stichtingsbestuur wordt een commissie ideële doelstelling opgericht die met voorstellen komt voor het bestemmen van de winst. De individuele keuzevrijheid voor het bestemmen van de eventuele winst per gemeenten wordt hiermee verminderd. De Algemene Vergadering van Aandeelhouders besluit hier vervolgens over.

In het verlengde van deze optie, ligt de mogelijkheid om het crematorium geheel in een stichting onder te brengen, waarbij de deelnemende gemeenten worden vertegenwoordigd in een nieuw te vormen Raad van Toezicht.

21

Het bedrijf wordt ondergebracht binnen het Openbaar Lichaam Hiermee wordt de verzelfstandiging van het begin van deze eeuw teruggedraaid. Het bestuur van de gemeenschappelijke regeling wordt verantwoordelijk voor het reilen en zeilen van de Crematoria Twente. De organisatie wordt rechtstreeks vanuit het bestuur van de gemeenschappelijke regeling aangestuurd. Het openbaar lichaam wordt werkgever van de medewerkers. Hiermee worden de deelnemende gemeenten ook rechtstreeks verantwoordelijk voor de financiële aspecten van de organisatie. Bij negatieve resultaten zijn de deelnemers gehouden het nadelige resultaat bij te passen. Bedrijfsvoeringsorganisatie De huidige samenwerkingsvorm is de gemeenschappelijke regeling met de meest zware bestuursstructuur. Nu de gemeenschappelijke regeling het doel heeft het aandeelhouderschap van de Crematoria Twente bv te “beheren”, zou het wellicht een optie zijn om de gemeenschappelijke regeling om te vormen tot een bedrijfsvoeringsorganisatie/regeling. Een bedrijfsvoeringsorganisatie is een lichtere vorm van samenwerking en kent bijvoorbeeld slechts één bestuur. Het aantal vergaderingen van het bestuur is op dit moment relatief gering, maar kan door een eventueel gewijzigde structuur nog verder worden teruggebracht. Overige vormen van publiekrechtelijke samenwerking, zoals bijvoorbeeld een centrumregeling, lijken op voorhand niet geschikt.

De regeling moet in ieder geval rechtspersoonlijkheid bezitten. 5.1.1 Relatie alternatieve organisatievormen en publieke taak De bepaling van de vraag of de exploitatie van crematoria een publieke taak is, moet in eerste instantie los worden gezien van de bepaling van een alternatieve organisatievorm. De keuze van de organisatievorm is een gevolg van de uitkomst van de discussie over de publieke taak. Blijft de exploitatie binnen de invloed van de overheid of wordt de taak aan de markt overgelaten. Als er wordt gekozen voor een blijvende invloed van de overheid, dan zijn er nog verschillende vormen van governance mogelijk, variërend van een zeer grote tot een marginale invloed. 5.1.2 Samenwerking gemeentelijke begraafplaatsen In 2016 en 2017 is de mogelijke samenwerking tussen de gemeentelijke begraafplaatsen en Crematoria Twente bv onderzocht. Van de toen nog 14 deelnemende gemeenten waren er 8 in eerste instantie geïnteresseerd in mogelijke deelname. Uit gedegen onderzoek bleek dat ervanuit mededinging en aanbesteding onoverkomelijke obstakels rezen. Deze ontstonden door verschil in juridische status: de gemeentelijke begraafplaatsen zijn aanbestedende diensten en Crematoria Twente bv kwalificeert niet als aanbestedende dienst. Samenwerking, hoe logisch ook, zou altijd stuiten op de aanbestedingsverplichtingen van de gemeentelijke begraafplaatsen.

Dit geldt ook voor activiteiten gericht op samenwerking. Een keuze voor een andere organisatievorm kan mogelijk leiden tot nieuw inzicht met betrekking tot de samenwerking met de gemeentelijke begraafplaatsen.

5.2

Effecten van verkoop

5.2.1 Op de onderneming De continuïteit van Crematoria Twente komt niet in gevaar bij een mogelijke verkoop. De spreiding van de vier locaties is dusdanig dat de verwachting is dat de locaties blijven bestaan en operationeel intact blijven. Afhankelijk van de koper kan verkoop effect hebben op de werkgelegenheid in het bedrijf. Vooral in de backoffice gaat schaalvergroting leiden tot ontslagen. En er is een gerede kans dat de tarieven stijgen, de verkoopprijs moet immers

22

terugverdiend worden. De tarieven zijn op dit moment een goede concurrerende prijs, de verwachting is niet dat dit veel zal wijzigen. 5.2.2 Voor nabestaanden Voor nabestaanden leidt verkoop niet meteen tot zichtbaar effect, de vraag is wel of het principe dat voor iedereen dezelfde tarieven geldt bij een andere partij gehandhaafd blijft. Bijkomende bijzonderheid in de uitvaartbranche is een schijnbaar gebrek aan transparantie voor de burger. Dit hangt nauw samen met de afstand tot het onderwerp dood en overlijden. Het bespreekbaar maken van dit onderwerp is weliswaar veel beter geworden, maar het is geen alledaagse kost. Zodra een individu daadwerkelijk te maken krijgt met het overlijden van naasten, treden ook andere emoties in en dat maakt nabestaanden kwetsbaar. Hierdoor ontstaat ruimte voor de uitvaartbegeleider om in de advisering en begeleiding van nabestaanden ondernemingsbelangen te verweven. In rauwe rouw zijn nabestaanden geneigd vertrouwen te geven aan de uitvaartbegeleider zonder dat men de gevolgen van keuzen en beslissingen kan (of wil) overzien. Na het verlenen van opdracht tot uitvaartverzorging komen tal van onderwerpen langs, die de belangen van de uitvaartondernemer raken.

De keuze van de kist, de keuze voor een bepaald crematorium, het aanbevelen van een bepaalde spreker, het machtigen van de uitvaartbeleider tot het doen van transacties, keuzen voor kaarten en bloemen, het gebruik van horeca en catering, etc. En voor iedere commerciële onderneming geldt dat er mede gestuurd wordt op omzet en resultaten. Handelend vanuit een puur commercieel perspectief dient niet altijd het belang van de burger. Publiek georiënteerde crematoria positioneren zich onafhankelijk en neutraal, zijn transparant over hun aanbod, tarieven en faciliteiten. Ook hier is resultaat niet onbelangrijk, maar wel gerelateerd aan publieke waarde. 5.2.3 Voor de uitvaartondernemingen Het wegvallen van de onafhankelijkheid en neutraliteit van de huidige structuur kan gaan leiden tot onzekerheid bij de (zelfstandige -niet aan verzekeringen gebonden-) uitvaartondernemers. Zoals al eerder benoemd in hoofdstuk drie biedt Crematoria Twente zekerheden voor de vele uitvaartondernemers in de regio (3.2.2.1). Zij zijn in hun dienstverlening momenteel niet afhankelijk van partijen die hen als ongewenste concurrenten zien en brengt deze ondernemers niet in een ondergeschikte en nadelige positie. De beschikbaarheid van neutrale en onafhankelijke eindvoorzieningen zoals Crematoria Twente biedt zekerheden voor de vele uitvaartondernemers in de regio.

Zij zijn in hun dienstverlening niet afhankelijk van partijen die hen als ongewenste concurrenten zien. Dit maakt toetreden tot de uitvaartbranche makkelijker. Het in handen brengen van Crematoria Twente bij een groot commercieel uitvaartbedrijf c.q. verzekeraar, kan er toe leiden dat zelfstandige uitvaartondernemers in de regio in een ondergeschikte en nadelige positie terechtkomen. Op jaarbasis werkt Crematoria Twente gemiddeld met 70 á 80 verschillende samenwerkingspartners -uitvaartondernemers- samen. Vier hiervan zijn grote regionale of landelijke partners. De overige zijn kleine zelfstandige of zzp’ers die regionaal werken. In totaal zijn er tussen de 150 en 200 individuele uitvaartleiders die bij Crematoria Twente uitvaarten verzorgen. Negentig procent van deze uitvaartleiders werkt met name regionaal en komen bij crematoria in Twente, Salland en de Achterhoek.

23

5.3

Uittreden gemeenschappelijke regeling/vervreemden aandelen

Een college van een deelnemende gemeente kan besluiten de deelneming aan de gemeenschappelijke regeling op te zeggen. Op grond van artikel 25 van de Regeling OLCT gaat deze opzegging in vier kalenderjaren na het verstrijken van het jaar waarin het besluit tot opzegging is genomen. Het besluit tot opzegging moet zo spoedig mogelijk aan het algemeen bestuur worden meegedeeld. Gedurende de opzegtermijn kunnen geen concurrerende activiteiten worden ontwikkeld en kan het algemeen bestuur besluiten om geen dividenden uit te keren aan de uittredende partij. Verder kan de termijn tot uittreding worden ingekort mits 2/3 van het totale aantal stemmen van de GR hiermee instemmen. Uittreden van een deelnemer levert mogelijk een ingewikkelde situatie op. De uittredende gemeente zal aangeven recht te hebben op een deel van het aandelenkapitaal van de gemeenschappelijke regeling. Op grond van de bepalingen in de gemeenschappelijke regeling stelt het algemeen bestuur de algemene regels voor de uittredingsvoorwaarden vast. Nog los van de vraag of het algemeen bestuur zal instemmen met het uitkeren van de waarde van de aandelen, komt dan de vraag naar de berekening van de waarde van de aandelen en de berekening van het aandeel van de uittredende gemeente en de financiering van deze transactie. Deze discussie speelde overigens niet bij de uittreding van de gemeente Winterswijk in 2015.

Die casus wordt ter illustratie hieronder beschreven. Overigens heeft het uittreden van een individuele gemeenten geen effect op de dienstverlening/service en voorwaarden voor inwoners en uitvaartondernemers van de desbetreffende gemeente. 5.3.1 Casus Winterswijk (2014-2015). Op 29 april 2014 heeft de gemeente Winterswijk het besluit tot uittreden aan het algemeen bestuur van het OLCT kenbaar gemaakt. Op grond van artikel 25, lid 2 van de destijds geldende gemeenschappelijke regeling heeft het algemeen bestuur een besluit genomen over de voorwaarden waaronder uittreding kan plaatsvinden, waarbij de algemene voorwaarden tot uittreding in acht worden genomen. Deze algemene voorwaarden zijn conform artikel 25, lid 4 van de gemeenschappelijke regeling door het algemeen bestuur vastgesteld. Dat besluit is genomen in de ABvergadering van 22 oktober 2014. In de algemene voorwaarden zijn de volgende onderwerpen geregeld: 1. Financiële verplichtingen. De uittredende gemeente vergoedt de schade die het rechtstreekse gevolg is van de uittreding. Deze schade bestaat uit: - frictiekosten: eenmalige kosten die samenhangen met de uittreding, zoals advieskosten; - desintegratiekosten: kosten die te maken hebben met (de afbouw van) overcapaciteit die ontstaat in de personele en materiële sfeer. 2. Het ontwikkelen van concurrerende activiteiten.

Daar waar het uittreden van een deelnemende gemeente op zichzelf geen schade oplevert voor de deelneming, het OLCT of de andere deelnemende gemeenten brengt de ontwikkeling van een concurrerend crematorium wel schade toe aan de deelneming, gemeenschappelijke regeling en overige deelnemers. Het ontplooien of voor zich laten ontplooien van die activiteiten is binnen een termijn van vijf jaar niet toegestaan. 24

3. Regels omtrent geheimhouding, vertrouwelijkheid etc. Een opgelegde geheimhoudingsverplichting op stukken van het OLCT (vastgelegd in de gemeenschappelijke regeling) blijft ook na uittreden geldig. 4. Rechten en plichten. Totdat een gemeente is uitgetreden is de gemeente een volwaardig lid van het OLCT met de bijbehorende rechten en plichten. Op basis van de deze algemene voorwaarden zijn de voorwaarden waaronder de uittreding van de gemeente Winterwijk heeft plaatsgevonden, vastgesteld. Aan de gemeente Winterswijk is een bedrag aan frictiekosten in rekening gebracht die als gevolg van de uittreding zijn gemaakt (advies- en secretariaatskosten). De daadwerkelijke uittredingsdatum was 1 januari 2015.

5.4

Opheffen gemeenschappelijke regeling en verkoop aandelen

Bij deze optie besluiten de deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling om Crematoria Twente bv aan een (markt)partij te verkopen. De opbrengst van de verkoop komt dan ten goede aan de aandeelhouder en wordt daarna weer doorgespeeld naar de deelnemende gemeenten. Deze mogelijkheid is ook aan de orde geweest bij de vaststelling van de toekomststrategie in 2012, maar werd toen niet ondersteund door een (grote) meerderheid van de aandeelhouders. Opheffing van de gemeenschappelijke regeling kan plaatsvinden wanneer de meerderheid van de colleges van alle deelnemende gemeenten zich daarvoor heeft verklaard. Bij opheffing stelt het algemeen bestuur, na het gevoelen van het college van burgemeester en wethouders van de deelnemende gemeenten te hebben ingewonnen, een regeling van de gevolgen van die opheffing vast, dat tevens een liquidatieplan bevat dat voorziet in de verplichting van de deelnemende gemeenten alle rechten en verplichtingen van de gemeenschappelijke regeling over de deelnemende gemeenten te verdelen. Hierin zal de opbrengst van de verkoop van de aandelen moeten worden verdisconteerd.

25

6 Verdere procedure Besluitvorming over de toekomst van OLCT vindt plaats binnen de kring van het algemeen bestuur. De algemeen bestuursleden halen binnen de eigen gemeenten het standpunt op. Hiervoor is deze Kadernotitie bedoeld. De verdere procedure wordt daarna bepaald in het algemeen bestuur, op voorstel van het dagelijks bestuur. Na de vaststelling van de kadernotitie in het AB in juni 2021 is er de tijd voor consultatierondes in de gemeenten voordat er in een AB vergadering in het najaar een definitief standpunt en een vervolg wordt bepaald. 1. 2 3. 4. 5. 5.

Eerste bespreking startnotitie Vaststelling startnotitie Vaststellen startnotitie Opstellen Kadernotitie Inlichten over de voortgang Bespreking eerste concept Kadernotitie 6. Vaststellen kadernotitie en aanbieden aan AB 7. Bespreken Kadernotitie 8. Vaststellen Kadernotitie 9. Besluitvorming 10. Eindbeeld vaststellen

Dagelijks bestuur Dagelijks bestuur Algemeen bestuur Werkgroep Dagelijks bestuur Dagelijks bestuur

6 februari 2020 2 juli 2020 2 juli 2020 Juli/december 2020 19 november 2020 14 januari 2021

Dagelijks bestuur

25 maart 2021

Algemeen bestuur Algemeen bestuur Gemeenten Algemeen bestuur

8 april 2021 24 juni 2021 Uiterlijk 8 november 2021 Najaar 2021 (datum nader te bepalen)

De Raad van Commissarissen heeft aangegeven de aanbieding van deze Kadernotie (punt 6) graag te willen voorzien van een begeleidend schrijven.

26