Haaksbergen IBT totaalbeeld 2021 (concept)

Totaalbeeld Interbestuurlijk Toezicht Haaksbergen 2021 Totaalbeeld Haaksbergen: Rood Financiën

Wabo

Wro

Archief

Huisvesting statushouders

Monumenten

Oranje

Rood

Oranje

Oranje

Groen

Groen

Motivering totaalbeeld Algemeen Provinciaal toezicht is een wettelijke taak, maar de provincie wil deze taak zoveel mogelijk vanuit partnerschap met de gemeenten oppakken. Dit sluit aan bij de uitgangspunten in de Overijsselse bestuursovereenkomsten IBT (2012) en ook bij de uitgangspunten van het landelijke traject Toekomst van het Toezicht. Samen werken provincie en gemeente aan een goede kwaliteit van het openbaar bestuur, ieder vanuit zijn eigen rol. Het totaalbeeld IBT is opgebouwd uit zes domeinen: Financiën, Wabo (Wet algemene bepalingen omgevingsrecht), Wro (Wet ruimtelijke ordening), Informatie- & archiefbeheer, Huisvesting statushouders en Monumenten. Voor Financiën gaat het om provinciaal toezicht op de begroting, en voor de andere domeinen om provinciaal toezicht op de uitvoering van gemeentelijke medebewindstaken. Basis voor de toetsing is het IBT kader, dat na afstemming met gemeenten in november 2019 door GS is vastgesteld. In het voorliggende totaalbeeld staan per domein de uitkomsten van de toetsing. De

uitkomsten op de afzonderlijke domeinen vormen input voor het integrale totaalbeeld.

Naar verwachting treedt de Omgevingswet op 1 januari 2022 in werking. Met de Omgevingswet wil de overheid de regels voor ruimtelijke ontwikkeling vereenvoudigen en samenvoegen en dit raakt daarom de IBT-domeinen Wabo, Wro en Monumenten. Zowel gemeenten als provincie bereiden zich voor op de invoering van de Wet en in 2021 gaan we eveneens bezien wat het effect van de Wet is op het IBT toetsingskader. Corona heeft het afgelopen jaar een grote invloed op het openbaar bestuur gehad. Overheden hebben een snelle en flexibele omschakeling naar digitale taakuitvoering gemaakt. Deze nieuwe werkelijkheid is zo veel mogelijk meegenomen in de beoordeling. Beeld van de gemeente: kleur blijft rood De kleur van het totaalbeeld is dit jaar rood. In de voorgaande jaren was het totaalbeeld rood (2020) en groen (2019) Rode kleuring op het domein Wabo Voor het domein Wabo geldt dat op basis van de uitgevoerde toetsing van IBT de onderlinge samenhang van de documenten en de voortgangsgesprekken, het kleurbeeld voor Haaksbergen, rood is. De gemeente heeft het afgelopen jaar onder het rode toezichtregime een verbetertraject ingezet. Daaruit blijkt, dat er meerdere jaren nodig zijn, om toe te groeien naar een organisatie en uitvoering die in control is op dit domein.

Oranje kleuring op de domeinen Financiën, Wro en Archief Voor het domein Financiën geldt dat de gemeente vanaf 2020 onder preventief toezicht staat. Voor het herstel van de financiële positie heeft de gemeente een meerjarig herstelplan opgesteld. Wij zien dat de gemeente het negatieve eigen vermogen binnen enkele jaren zal aanzuiveren en dat er momenteel sprake is van structureel en reëel evenwicht in de begroting. Wij zien echter ook dat het herstel nog broos is en de financiële positie kwetsbaar. Op het domein Wro is de kleur oranje toegekend omdat het VTH-programma 2021 geen inzicht geeft in hoe illegale situaties en strijdigheden opgespoord worden (actief, piepsysteem e.d.), welke thema’s en/of gebieden prioriteit krijgen, en welke capaciteit hierop wordt ingezet. Het domein Archief staat onder druk door personeelswisselingen. Er zijn meerdere aandachtspunten die een planmatige aanpak vereisen om de basis op orde te krijgen. Het niet op orde hebben van de basis vormt risico’s voor de voorgenomen outsourcing van het informatie- en archiefbeheer naar de gemeente Hengelo. Groene kleuring op de domeinen Huisvesting Statushouder en Monumenten Voor deze domeinen geldt dat de gemeente voldoet aan de in het kader gestelde criteria.

Over het domein huisvesting statushouders willen we hier in zijn algemeenheid wijzen op de verhoging van de taakstelling voor 2021, die het komende jaar op gemeenten af komt en die zal worden meegewogen in de volgende totaalbeelden voor 2022. Daar willen we het komende jaar in afstemming met de gemeenten naar kijken. Dat geldt ook voor de achterstanden waar gemeenten mee worden geconfronteerd. Gesprekken De kleuren hebben met name een signaalfunctie. Op een domein dat rood of oranje kleurt ziet de provincie risico’s waarop in haar ogen actie nodig is en waarover de provincie, in aansluiting op het kader IBT, het gesprek wil voeren met de gemeente. De verbeterpunten die voor een aantal groene domeinen worden genoemd zullen aan de orde komen tijdens de reguliere ambtelijke gesprekken tussen de provinciale en gemeentelijke domeintrekkers. Wanneer deze verbeterpunten niet of onvoldoende worden opgepakt kan dat het volgende jaar leiden tot een oranje kleuring op dat domein.

Domein

Beoordeling en onderbouwing door GS

Beeld

Toezichtregime

Financiën

Beoordeling De begroting 2021 en de meerjarenramingen 2022-2024 zijn structureel en reëel in evenwicht.

Oranje

Toezichtregime: Oranje

Context De gemeente staat vanaf 2020 onder preventief toezicht. Voor het herstel van de financiële positie heeft de gemeente een meerjarig herstelplan opgesteld. Wij zien dat de gemeente het negatieve eigen vermogen binnen enkele jaren zal aanzuiveren en dat er momenteel sprake is van structureel en reëel evenwicht in de begroting. Wij zien echter ook dat het herstel nog broos is en de financiële positie kwetsbaar. Toelichting beoordeling Wij hebben uw begroting 2021 beoordeeld en geconstateerd dat: • u taakstellingen heeft verwerkt in uw begroting. Wij rekenen er op dat u deze taakstellingen zult realiseren • u om het financiële evenwicht te behouden de opbrengst van de onroerendezaakbelastingen in 2021 heeft verhoogd met 13% en 22% voor resp. woningen en niet-woningen; • uw gemeente in het vastgestelde begrotingsbeeld geen rekening heeft gehouden met de mogelijke effecten van Covid-19. Om mogelijke tegenvallers op de korte termijn te kunnen opvangen heeft u wel de mogelijke effecten daarvan als risico in de paragraaf weerstandsvermogen opgenomen; • het sociaal domein (opnieuw) uw aandacht vraagt vanwege oplopende kosten. U heeft concrete maatregelen vastgesteld om die kosten neerwaarts bij te stellen; • de herijking van het gemeentefonds (naar verwachting vanaf 2023) een rol gaat spelen.

In uw begroting zien wij dat de mogelijke structurele effecten daarvan wordt afgedekt door het opnemen van een structurele stelpost van € 250.000 in 2022 oplopend tot € 400.000 in 2024; • u gebruik maakt van de mogelijkheid om voor de jaren 2023 en 2024 een stelpost "Uitkomst onderzoek jeugdzorg” op te nemen. De stelpost is opgenomen in het structurele beeld van de gemeente. Het opnemen van de stelpost brengt een risico met zich mee omdat de extra middelen niet structureel zijn opgenomen in het gemeentefonds; • de actualiteit van het beheerplan Wegen niet op orde is. Actuele beheerplannen zijn noodzakelijk om de realiteit van de ramingen zoals deze zijn opgenomen in de begroting te kunnen beoordelen; • u in 2021 start met een spaarprogramma om de algemene reserve weer op het vereiste peil te brengen;

1. De geraamde uitgaven en inkomsten zijn structureel en reëel in evenwicht. Uit meerjarenbegroting is nog niet aannemelijk dat dit evenwicht behouden blijft, of, 2. De geraamde structurele uitgaven en inkomsten zijn niet in evenwicht. Uit de meerjarenbegroting is aannemelijk dat dit evenwicht wordt hersteld, en/of, 3. Er is sprake van één of meer bestuurlijk relevante onderwerpen die de financiële positie substantieel nadelig kunnen beïnvloeden. Hierbij kan gedacht worden aan de jaarrekening, het weerstandsvermogen, de grondexploitatie of andere onderwerpen. Intensiteit toezicht: gemiddeld o Begroting vergt geen goedkeuring. o Verdiepingsvragen rondom meerjarige financiële problematiek. o Intensivering ambtelijk en bestuurlijk contact (2-5 x per jaar). o Monitoren van herstelmaatregelen/begrotings wijzigingen. o Het zijn van sparringpartner. o Themaonderzoeken. o Onderzoek programmarekening met accountantsverslag. o Opvragen nota’s deelonderwerpen financiële positie.

Domein

Beoordeling en onderbouwing door GS •

Wabo

Beeld

Toezichtregime

Rood

Toezichtregime: Rood

U geen reservering heeft opgenomen voor de uitplaatsing, dan wel de verbetering van de bedrijfsvoering. U dient er rekening mee te houden dat dit aanzienlijke kosten met zich mee zal brengen.

Beoordeling 2021 Op basis van de uitgevoerde toetsing van IBT op het domein Wabo, de onderlinge samenhang van de documenten en de voortgangsgesprekken, is het kleurbeeld voor Haaksbergen, rood. Haaksbergen heeft het afgelopen jaar een verbetertraject ingezet. Daaruit blijkt, dat er meerdere jaren nodig zijn, om toe te groeien naar een organisatie en uitvoering die in control is op dit domein. Verbeterpunten vorig jaar Haaksbergen is in 2020 gestart met een verbetertraject. Op basis van ambtelijke en bestuurlijke afspraken is er recent een vernieuwd meerjarige verbeteragenda vastgesteld. De organisatorische inbedding en beleidsontwikkeling heeft vertraging opgelopen, omdat de benodigde menskracht nog niet intern is ingevuld. Via externe inhuur zijn er al wel stappen gezet. Rapportage en evaluatie Het jaarverslag 2019 is niet tijdig vastgesteld. Het jaarverslag 2019 geeft gedeeltelijk inzicht in de uitgevoerde activiteiten, maar gaat beperkt in over het realiseren van de gestelde doelen. De verzamelde gegevens uit het jaarverslag zijn meegenomen naar het uitvoeringsprogramma 2021. Beleidskader Het VTH-beleid van Haaksbergen uit 2015 is verouderd en de monitoring en sturing zeer beperkt. De gemeente verwacht in 2021 op basis van de ambities nieuw beleid vorm te geven en vast te stellen. De risicoanalyse wordt in regionaal verband opgepakt.

Verwacht wordt dat de tool in de loop van 2021 gereed is. Het doel is dat de risicoanalyse wordt opgenomen in het VTH-beleidsplan en de basis voor het uitvoeringprogramma 2022. Uitvoeringsprogramma Het uitvoeringsprogramma 2021 is tijdig vastgesteld. In het uitvoeringsprogramma 2021 heeft de gemeente inzicht gegeven in welke activiteiten zij in 2021 wil gaan uitvoeren op basis van het verouderde beleid. Uit het uitvoeringsprogramma 2021 blijkt nog onvoldoende hoe de activiteiten voortvloeien uit en bijdragen aan het realiseren van de doelen. Ook is niet inzichtelijk of voldaan wordt aan de Verordening kwaliteit. Corona In het uitvoeringsprogramma wordt beperkt rekening gehouden met de effecten van de corona-pandemie. Haaksbergen gaat dit monitoren en indien nodig bijsturen. Indien

Uitvoering en/of handhaving onvoldoende Niet sluitende beleids- en uitvoeringscyclus. Een of meer stappen uit de big-8 ontbreken volledig. Eén of meer jaren oranje en onvolledig zicht op verbetering. Intensiteit toezicht: hoog o Ambtelijk gesprek bevindingen beoordeling uitvoering en handhaving: 1 à 2 keer per jaar. o Bestuurlijk overleg en afspraken. o Voortgangsgesprek: 1 à 3 keer per jaar. o Dossieronderzoek: indien specifieke omstandigheden daar aanleiding toe geven, als gemeenten onder rode toezichtregime vallen of als er gerede twijfel is dat gemaakte afspraken/gestelde doelen niet worden gehaald (steekproef). o Interventie: fase 3 – en verder – volgens bestuurlijke interventieladder (van het landelijke beleidskader indeplaatsstelling bij taakverwaarlozing)

Domein

Beoordeling en onderbouwing door GS

Beeld

Toezichtregime

Oranje

Toezichtregime: Oranje

gedurende het jaar taken niet worden uitgevoerd dienen hiervan de consequenties vooraf voorgelegd te worden aan het college. Omgevingswet en Wet kwaliteitsborging bouwen De inwerkingtreding van de Omgevingswet en de Wet kwaliteitsborging bouwen is uitgesteld tot 2022. Uit het uitvoeringsprogramma blijkt dat Haaksbergen onvoldoende menskracht heeft om op tijd de Omgevingswet en Wkb te kunnen implementeren en uitvoeren. Inmiddels is besloten om geld en mankracht beschikbaar te stellen om uitvoering te geven aan de wetswijzigingen die per 1 januari 2022 van kracht zullen zijn. Verbeterpunten Voor 2021 heeft Haaksbergen de volgende verbeterpunten: 1. Geef inzicht in de beleidsambities op VTHgebied, maak daarin realistische keuzes, maak de risico’s inzichtelijk. 2. Realiseer financiën en menskracht voor de vastgestelde beleidsoptie. 3. Zorg voor een goede sturing op het verbeterplan en inzicht op de voortgang en bijsturingsmogelijkheden. 4. Stel in 2021 een actueel VTH beleid met bijbehorende strategieën vast dat voldoet aan de wettelijke eisen. 5. Stel in 2021 een jaarverslag op over het jaar 2020 dat voldoet aan de wettelijke eisen. 6. Stel in 2021 een geactualiseerde risicoanalyse (Wabo-breed) vast. 7. Laat in het jaarverslag 2020 zien of voldaan wordt aan de vastgestelde kwaliteitsverordening VTH en neem het mee in het uitvoeringsprogramma 2022. 8.

Stel voor 1 januari 2022 een uitvoeringsprogramma op die voldoet aan de wettelijke eisen. 9. Werk verder uit hoe de activiteiten van de omgevingsdienst koppelen aan en bijdragen aan het realiseren van de beleidsdoelen. 10. Zorg voor een tijdige implementatie van de Omgevingswet en de Wkb.

Wro

Totaal: oranje De gemeente Haaksbergen scoort positief op twee van de drie criteria van het domein Wro. De score op het nalevingstoezicht is ‘oranje’ vanwege het ontbreken van inzicht in hoe illegale situaties en strijdigheden opgespoord worden, welke thema’s en/of gebieden prioriteit krijgen, en welke capaciteit hierop wordt ingezet. Hierdoor wordt de eindbeoordeling ‘oranje’. Op dit moment zet de gemeente Haaksbergen de eerste goede stappen m.b.t. nalevingstoezicht en als deze volgend jaar doorwerken in het uitvoeringsprogramma komt een ‘groene’ score weer in beeld.

Vaststelling en actualisatie structuurvisies en bestemmingsplannen: o structuurvisies zijn niet of gedeeltelijk niet actueel en/of o bestemmingsplannen zijn niet of gedeeltelijk niet actueel en de gemeente heeft niet aangetoond dat de beschikbare capaciteit ingezet wordt voor de voorbereiding op het omgevingsplan en/of o niet alle bestemmingsplannen, uitwerkingsplannen en wijzigingsplannen passen in de

Domein

Beoordeling en onderbouwing door GS

Beeld

Omgevings- en Structuurvisies: groen De gemeente Haaksbergen heeft in 2014 de Structuurvisie vastgesteld.

Toezichtregime gemeentelijke structuurvisie en afwijkingen zijn niet voldoende gemotiveerd en/of o bij de vaststelling van bestemmingsplannen wordt niet in alle gevallen relevante wet- en regelgeving in acht genomen

Onder een actuele Structuurvisie verstaan wij een visie die niet ouder is dan 10 jaar. Bestemmingsplannen: groen De gemeente Haaksbergen beschikt over actuele bestemmingsplannen voor haar gehele gemeentelijke grondgebied, waarin rekening is gehouden met de provinciale belangen.

Onvoldoende inzicht in nalevingstoezicht o de gemeente heeft niet tijdig het door de raad geziene jaarlijkse programma toezicht en handhaving aan GS gestuurd en/of o de gemeente heeft niet tijdig het door de raad geziene jaarverslag van toezicht en handhaving aan GS toegestuurd en/of o doelen en normen voor toezicht en handhaving zijn niet alle behaald. Er is geen goede en actuele verantwoording van de risico’s. Er geen sprake van een consistent programma met voldoende operationele doelen. Afwijkingen zijn niet begrijpelijk geformuleerd en/of o de gemeente heeft te weinig capaciteit beschikbaar voor toezicht en handhaving.

Toezicht en handhaving: oranje Het toezicht en handhaving op de naleving van ruimtelijke plannen, buiten de toezicht en handhaving in het kader van vergunningverlening, krijgt in de gemeente Haaksbergen geen aandacht in het VTHprogramma. Het VTH-programma 2021 is tijdig vastgesteld en tijdig toegestuurd aan de raad en GS. Het VTH-programma 2021 geeft echter geen inzicht in hoe illegale situaties en strijdigheden opgespoord worden (actief, piepsysteem e.d.), welke thema’s en/of gebieden prioriteit krijgen, en welke capaciteit hierop wordt ingezet. Op dit moment zet de gemeente Haaksbergen de eerste goede stappen m.b.t. nalevingstoezicht en als deze volgend jaar doorwerken in het uitvoeringsprogramma komt een ‘groene’ score weer in beeld.

Intensiteit toezicht: gemiddeld o Ambtelijk contact: maatwerk o Interventie: ambtelijk verzoek om toelichting op vraagpunten. o Als onduidelijkheid blijft: opschaling via Overijssels opschalingsmodel en bestuurlijk overleg afhankelijk van uitkomst daarvan toezichtregime rood Archief

Algemeen Het beeld van de gemeente Haaksbergen is gebaseerd op het op 8 oktober 2019 afgelegde inspectiebezoek en verkregen informatie per mail van 10 oktober 2019. Over 2020 is (nog) geen rapportage of aanvullende informatie ontvangen, waarmee de informatie over 2019 uitgangspunt is voor dit oordeel. In 2021 zal opnieuw een inspectiebezoek plaatsvinden. Oordeel Er zijn meerdere aandachtspunten vastgesteld die om een gestructureerde aanpak vragen. Dit leidt op basis van het toetsingskader tot de kleur oranje. Risico’s digitaal archiefbeheer Haaksbergen heeft de ambitie om een netwerkgemeente te worden. Omschakeling en reorganisatie trekken een zware wissel op de bedrijfsvoering. Omdat de ICT-basis nu onder

Oranje

Toezichtregime: Oranje Zorg voor en beheer van archief op enkele (niet-zwaarwegende) aspecten niet op orde Intensiteit toezicht: gemiddeld Frequentie algemeen inspectiebezoek: eens per jaar (met nadruk op benoemde risico's/thema's). Jaarlijks door zorgdrager vastgestelde horizontale verslaglegging via KPI’s of vergelijkbaar, ontvangen door gedeputeerde staten. Criterium voor wel/niet zwaarwegend is of sprake is van wel/geen taakverwaarlozing zoals

Domein

Beoordeling en onderbouwing door GS hoge druk op orde moet worden gebracht, ontstaan risico’s voor het informatiebeheer. Haaksbergen is nog niet klaar voor de overgang naar volledig duurzaam digitaal archiveren. Een substitutiebesluit is genomen voor alleen te vernietigen informatie. Dit betekent dat papier nog leidend is voor de archivering van stukken en dus digitale stukken worden geprint om te kunnen worden gearchiveerd. Ook wordt veel informatie bewaard op netwerkschijven en binnen e-mailtoepassingen, waarbij deze worden gezien als archief. Deze systemen voldoen echter niet aan de archiefwettelijke eisen van duurzame digitale toegankelijkheid. Samen met de beperkte personele capaciteit op daadwerkelijke beheersing van geïdentificeerde risico’s gaat dit wringen met de ambitie van de gemeente. Belangrijkste risico voor archiveren is de overweging om het digitale beheer door derden uit te laten voeren met ingang van 1 januari 2021. Deze datum is niet gehaald. Gekoerst wordt op onderbrenging van bedrijfsvoering inclusief informatiebeheer bij de gemeente Hengelo. Het college van B&W van Haaksbergen dient zich te realiseren dat het ook in dit geval verantwoordelijk overheidsorgaan blijft voor de zorg en het beheer over de archivering. Hiervoor is noodzakelijk dat een digitaal beheerssysteem en kwaliteitssysteem is ingericht en digitaal de basis op orde is.

Activiteiten op dit terrein zijn blijven liggen in de afgelopen jaren en vormen daarmee een informatiebeheersrisico. Archiefbewaarplaats De archiefbewaarplaats ziet er goed verzorgd uit, maar voldoet niet geheel aan de eisen van de Archiefregeling. In dit verband is de aanwezigheid van verwarmingsbuizen en – elementen in de ruimte problematisch, vanwege het risico op lekkage en het klimaatbeheer. Daarnaast komen open verbindingen naar andere ruimtes voor, wat niet is toegestaan. Dit kan een verklaring zijn voor de voortdurende klimaatbeheersingsproblemen. De overbrenging van archieven is netjes geregeld en vindt plaats conform de regelgeving. Kwaliteitssysteem Het DMS-systeem Decos Join is in 2018 ingericht en geïmplementeerd in de organisatie. Zaakgericht werken is nog niet organisatiebreed ingevoerd. Tenslotte is een concept geschreven voor het Kwaliteitshandboek informatiebeheer, gebaseerd op de handreiking KIDO (kwaliteitssysteem informatiebeheer decentrale overheden). Besluitvorming hierover (gepland 2020) heeft voor zover bekend nog niet plaatsgevonden. Overig Het papieren archiefregime is op orde. De meeste achterstanden die in 2017 zijn geconstateerd zijn weggewerkt. Het Strategisch Informatie Overleg (SIO) is nog niet ingericht.

Beeld

Toezichtregime opgenomen in de model KPIrapportage.

Domein

Beoordeling en onderbouwing door GS

Beeld

Toezichtregime

Groen

Toezichtregime: Groen

Archivering van websites is sinds 2016 ingevuld door aansluiting bij Archiefweb.eu Aandachtspunten voor 2021 (ongewijzigd t.o.v 2020) • Klimaatbeheer in de archiefbewaarplaats. • Vervolmaking kwaliteitssysteem. • Voorbereiding uitbesteding archiefbeheer door derden. Huisvesting statushouders

De gemeente Haaksbergen heeft voldaan aan de wettelijke taakstelling voor de tweede helft van 2020. Dit maakt dat het kleurbeeld voor het afgelopen jaar ‘groen’ is.

o o

Ieder half jaar krijgen gemeenten per 1 januari en 1 juli door het Rijk een taakstelling opgelegd voor het huisvesten van statushouders. De beoordeling heeft plaatsgevonden op basis van de realisatiecijfers op peildatum 1 januari 2021 en aanvullende informatie verstrekt door de gemeente.

Monumenten

Haaksbergen heeft de uitvraag summier beantwoord. Haaksbergen geeft aan over een actuele erfgoedverordening te beschikken (jaar onbekend) Er is niet afgeweken van advies van de erfgoedcommissie en hebben een cultuurhistorische waardenkaart

Voldaan aan de wettelijke taakstelling, of Voor de eerste keer niet voldaan aan de wettelijke taakstelling, ten opzichte van de voorgaande taakstellingperiode of er is sprake van een kleine achterstand

Intensiteit toezicht: laag 1. Maandelijks monitoren voortgang. 2. Bij 1e keer niet halen van de taakstelling ontvang gemeente een ambtelijke brief. Indien nodig, ambtelijk overleg waarbij informatie wordt opgevraagd en gevalideerd en afspraken worden gemaakt over inlopen achterstand. Groen

Toezichtregime: Groen Voldaan aan eisen Erfgoedwet. o Monumentencommissies en archeologisch deskundigen adequaat om advies gevraagd o Nieuw vast te stellen bestemmingplannen actueel volgens Erfgoedwet. Intensiteit toezicht: laag o Ambtelijk gesprek bevindingen beoordeling uitvoering en handhaving: maximaal 1 keer per jaar. o Dossieronderzoek: indien specifieke omstandigheden daar aanleiding toe geven (steekproef).