DVO IT samenwerking Haaksbergen Hengelo (versie 0.4)

Concept-Dienstverleningsovereenkomst samenwerking IT Haaksbergen en Hengelo De ondergetekenden: 1. De publiekrechtelijke rechtspersoon de gemeente Hengelo, gevestigd te Hengelo, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer drs. S.W.J.G. Schelberg, burgemeester, hierbij handelende ter uitvoering van het besluit van het College van Burgemeester & Wethouders met <nummer> van <datum>, hierna te noemen: “Hengelo”; en 2. de publiekrechtelijke rechtspersoon de gemeente Haaksbergen, gevestigd te Haaksbergen, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer mr. drs. R.G. Welten, burgemeester, hierbij handelende ter uitvoering van het besluit van het college van burgemeester en wethouders van <datum>, hierna te noemen: “Haaksbergen”; Hengelo en Haaksbergen hierna tezamen te noemen “Partijen”; Nemen het volgende in overweging: • Partijen hebben de intentie uitgesproken samenwerking op IT te willen formaliseren via toetreding van Haaksbergen tot de bestaande “centrumgemeenteregeling Samenwerking ICT Hengelo”; • Partijen hebben besloten dat Hengelo, met ingang van <datum>, werkzaamheden zal verrichten voor Haaksbergen, ter uitvoering van de IT van Haaksbergen om daarmee: o de efficiëntie en effectiviteit van de uitvoering van de bedrijfsvoering te vergroten, o de kwaliteit van de dienstverlening te verhogen; o het verhogen van de digitale weerbaarheid om weerstand te kunnen

blijven bieden tegen de actuele dreigingen; o de professionaliteit van de medewerkers te verhogen; o het delen van kennis, het creëren van specialisatie en het verbeteren van het carrièreperspectief; o de kwetsbaarheid in de uitvoering te verkleinen, en o zo mogelijk en wenselijk in te spelen op snel wijzigende omstandigheden. • Uitgangspunt bij de financiering van de samenwerking is xx IT-werkplekken in combinatie met een vast tarief van €xx,- per jaar en een variabel tarief van €xx,- per IT-werkplek, €xx,- per smartphone, €xx,- per tablet en €xx,-per laptop per jaar; • De producten en diensten moeten voor eenieder duidelijk zijn omschreven. • Goede dienstverlening is gebaat bij partnerschap, een goede verstandhouding en een open relatie tussen de dienstverlener en degene aan wie de dienst wordt geleverd, er is daarbij oog voor de ambities en de belangen van de Partijen; • Redelijkheid en billijkheid zijn hierbij voor Partijen de belangrijkste uitgangspunten.

Mocht toepassing van de bepalingen in deze Overeenkomst leiden tot onbillijkheden van overwegende aard, dan kunnen Partijen in voorkomende gevallen in gezamenlijk overleg en met wederzijds goedvinden besluiten om hiervan af te wijken, om tot een voor beide Partijen bevredigende oplossing te komen; • De Hengelose werkwijze, systemen, enz., zijn leidend voor de uitvoering van de IT voor Haaksbergen; • Hengelo beoogt goed Noaberschap, maar niet ten nadele van de eigen organisatie; • De Hengelose personele inrichting, alsmede de arbeidsvoorwaarden voor de onder de samenwerking vallende medewerkers, zijn in de nieuwe situatie leidend; • De samenwerking leidt tot het realiseren van: o het opzetten van een kwaliteitssysteem waarmee IT-dienstverlening wordt gemonitord en verbeterd; o harmonisatie en inrichting van transparante en slanke IT-beheerprocessen; o flexibele, schaalbare, veilige en betaalbare IT-infrastructuur met een hoge beschikbaarheid en goede uitwijkvoorzieningen. • • Komen het volgende overeen: Artikel 1 Begripsomschrijvingen In deze overeenkomst wordt verstaan onder: a. Overeenkomst: de onderhavige overeenkomst met bijbehorende bijlagen; b. Gemeenschappelijke regeling: de “centrumgemeenteregeling Samenwerking ICT Hengelo”;

c. d.

Dienstverlening: Het geheel aan overeengekomen werkzaamheden ter uitvoering van de onderliggende wetgeving en zoals nader omschreven in de PDC; Uitvoeringsorganisatie: de onderdelen van de organisatie van de gemeente Hengelo, waaraan de

uitvoering van de in deze regeling beschreven taken en bevoegdheden organisatorisch is toegekend. Artikel 2 Voorwerp van de Overeenkomst en wijzigingen 1. Haaksbergen geeft aan Hengelo opdracht tot het verlenen van Diensten overeenkomstig het in de Overeenkomst bepaalde, welke opdracht hierbij door Hengelo wordt aanvaard. Hengelo zal haar dienstverlening onder haar eigen verantwoordelijkheid en met behulp van haar Dienstverleningsorganisatie verrichten. 2. Beide Partijen zijn bevoegd schriftelijke voorstellen te doen tot wijziging van de Overeenkomst en de Bijlagen. De wederpartij dient uiterlijk binnen twee maanden na ontvangst van het voorstel tot wijziging schriftelijk te reageren. Artikel 3 IT Producten en diensten van Hengelo 1. De producten en diensten die Hengelo levert, staan beschreven in de PDC. De PDC is de basis voor de dienstverlening, beschrijft de inhoud en bijbehorende normen ervan en schetst de criteria voor hardware verstrekking. De PDC kan op verzoek van één van de partijen worden aangepast, indien de andere hiermee instemt. 2. Een Producten- en dienstencatalogus (PDC) maakt onlosmakelijk onderdeel uit van deze Dienstverleningsovereenkomst (DVO), daar waar teksten in deze documenten niet eensluidend zijn, geldt de DVO; 3. Haaksbergen blijft zelf uitvoering geven aan: a. Functioneel beheer van de in Haaksbergen in gebruik zijnde applicaties; b.

Informatiebeleid en –ondersteuning; c. Eigen Informatiebeveiligingsbeleid en bewustwording op dit gebied. Informatieveiligheid vanuit de IT-kant is onderdeel van de (standaard) ITdienstverlening van Hengelo. De BIO is hierbij uitgangspunt van handelen. d. Functionele inrichting, uitrol en ondersteuning van applicatiesoftware; en e. Projectleiding/management van Haaksbergse I-projecten Verwerven van applicatiesoftware en het betalen van incidentele en structurele lasten applicatiesoftware. De lasten voor kantoorautomiseringsproducten vallen binnen de geboden dienstverlening Artikel 4 Belangen en verantwoordelijkheden van Haaksbergen en Hengelo 1. De primaire activiteiten van de ambtelijke organisatie van Haaksbergen zijn per organisatieonderdeel verschillend, maar bij alle organisatieonderdelen is het van belang dat het werk ongestoord kan worden uitgevoerd. Hengelo erkent deze behoefte en zal daar de producten en diensten voor leveren. 2. Haaksbergen stelt als kader dat: a. de continuïteit van haar activiteiten gewaarborgd wordt; b. de IT-dienstverlening tijdig en doelmatig aangeboden wordt; c. de IT-dienstverlening voldoet aan het kwaliteitsniveau zoals beschreven in de PDC. 3. Hengelo stelt als kader dat: a. Haaksbergse medewerkers beschikken over voldoende basiskennis van het gebruik van automatiseringsmiddelen en kantoorautomatisering; b.

tijdig en duidelijk wordt aangegeven door Haaksbergen welke diensten verlangd worden, zodat daar op kan worden ingespeeld. 4. De IT-infrastructuur van Hengelo is uitgangspunt; 5. De ontwikkelrichting voor het IT-deel van Haaksbergen valt onder de verantwoordelijkheid van Hengelo. De ontwikkelrichting zal in afstemming met Haaksbergen door Hengelo worden ingezet. 6. De ontwikkelrichting voor het Informatiemanagement-deel van Haaksbergen valt onder de verantwoordelijkheid van Haaksbergen. 7. Aanschaf van nieuwe applicatiesoftware door Haaksbergen en door Haaksbergen gewenste uitbreidingen van de IT zullen: a. als onderdeel van de p&c-cyclus in Haaksbergen worden meegenomen; b. door Hengelo voorafgaand aan de feitelijke uitbreiding technisch getoetst worden op inpasbaarheid in de IT-infrastructuur;

c.

door Hengelo beschouwd worden als functionele wijziging en als zodanig in het tarief verwerkt worden na goedkeuring door beide partijen van deze tariefaanpassing. 8. Hengelose apparatuur in de gemeentelijke locaties van Haaksbergen zal onderdeel uitmaken van de verzekeringspolis van de gemeente Haaksbergen. Hengelo levert hiervoor de benodigde informatie aan, zodra Haaksbergen hierom vraagt en Haaksbergen levert het bewijs dat verzekering heeft plaatsgevonden. Artikel 5 Duur van de Overeenkomst en beëindiging 1. De Overeenkomst gaat in op <datum>. De overeenkomst eindigt bij uittreding of bij opheffing van de Centrumgemeenteregeling. 2. Indien één der Partijen, ondanks behoorlijke schriftelijk ingebrekestelling door de andere partij, toerekenbaar tekortschiet in de nakoming van haar verplichtingen uit hoofde van de Overeenkomst, wordt de in gebreke zijnde partij bij sommatie door de andere partij alsnog binnen een naar de aard van dat verzuim redelijke termijn in de gelegenheid gesteld om aan haar verplichtingen te voldoen. Indien de in verzuim zijnde partij ook binnen genoemde redelijke termijn niet aan haar verplichtingen voldoet, is de andere partij bevoegd deze Overeenkomst te ontbinden. 3.

Indien deze Overeenkomst door een oorzaak als bedoeld in artikel 5.2 eindigt, zullen Partijen zich maximaal inspannen om te bewerkstelligen dat de dienstverlening per de datum van beëindiging, door Haaksbergen zelf, dan wel door een door Haaksbergen aangewezen derde, kan worden voortgezet. Hierbij is leidend dat klanten geen significante last mogen ondervinden van het opzeggen van de Overeenkomst. Indien de onderhavige Overeenkomst eindigt door uittreding van Haaksbergen, zullen alle kosten voor Hengelo, die verband houden met de migratie van de (verwerking van de) gegevens van Hengelo naar Haaksbergen of naar een door Haaksbergen aangewezen derde, door Haaksbergen worden vergoed, tenzij dat naar aanleiding van de oorzaak van de uittreding rederlijkwijs niet verwacht mag worden. 4. Verplichtingen die naar hun aard bestemd zijn om ook na beëindiging van de Overeenkomst voort te duren, blijven na ontbinding van deze Overeenkomst bestaan. Tot deze verplichtingen behoort onder meer de verplichting tot geheimhouding. Artikel 6 Financiën 1. Het jaarlijks tarief is ingaande <datum> vastgesteld op €xx,- voor het vaste deel, voor het variabel deel gelden tarieven van €xx,- per IT-werkplek, €xx,- per laptop, €xx,- per tablet en €xx,- per smartphone. 2. Op <datum> wordt gestart met het werkelijke aantal van xx IT-werkplekken, xx laptops, xx tablets en xx smartphones. 3.

Het aantal IT-werkplekken wordt eens per jaar vastgesteld, de groei of krimp van het aantal werkplekken kan jaarlijks met maximaal 5% wijzigen. 4. Facturering gebeurt jaarlijks in 4 termijnen, te weten 25% van het tarief aan het eind van elk kwartaal op basis van het aantal vastgestelde werkplekken van het jaar daarvoor, de 4e termijn geldt als eindafrekening van het betreffende jaar op basis van het in dat jaar vastgestelde aantal werkplekken. 5. De factuur wordt verhoogd met het geldende btw-percentage. 6. Indien zich een fluctuatie van meer dan 25% van het aantal IT-werkplekken voordoet, worden hiervoor nieuwe afspraken gemaakt op basis van een open calculatie. 7. Onder een IT-werkplek wordt verstaan: a. een IT-werkplek omvat een device, inclusief besturingssysteem (bijvoorbeeld Windows 10), generieke software t.b.v. antivirus en kantoorautomatisering; b. mobiele apparatuur als smartphones en tablets worden niet beschouwd als ITwerkplek. 8. In het structurele tarief is inbegrepen: a. IT-werkplek, incl. generieke licenties (Microsoft, antivirus); b. Centrale IT Infrastructuur (servers, dataopslag); c. Netwerkkosten (internet, bestaande glasvezelverbinding Regioring, bestaande verbindingen tussen locaties); d. Aanbieden thuiswerkomgeving; e. Computeruitwijkvoorziening; f. Installatiewerkzaamheden nieuwe (applicatie)software; g. IT Dienstverlening (Servicedesk); h.

Werkzaamheden conform PDC. 9. De tarieven worden jaarlijks geïndiceerd op basis van xx <aan te passen: de IMOC (Prijs overheidsconsumptie, netto materieel>.

10. Het tarief wordt maximaal een keer per jaar aangepast en tariefwijzigingen gaan in overleg en met aanleiding. Artikel 7 Periodiek overleg, managementinformatie, verantwoordingsplicht 1. De portefeuillehouders IT komen eens per jaar in overleg bijeen. Op de agenda van dit overleg staan in ieder geval de volgende onderwerpen: - de algemene gang van zaken rond de samenwerking - de jaarlijkse rapportage - de dienstverleningsovereenkomst. 2. Eens per kwartaal vindt overleg plaats tussen de teammanager IT-bedrijf van de gemeente Hengelo en de teammanager concernondersteuning van de gemeente Haaksbergen. 3. De deelnemers hebben een medewerker binnen hun organisatie, die als accounthouder optreedt voor de samenwerking. De accounthouder van Hengelo is het vaste aanspreekpunt voor het managementteam van Haaksbergen om inhoudelijke vragen of ontwikkelingen op het gebied van IT te bespreken. De accounthouder van Haaksbergen is het vaste aanspreekpunt voor Hengelo om inhoudelijke vragen of ontwikkelingen op het gebied van IT te bespreken. 4. De accounthouders bereiden gezamenlijk het kwartaaloverleg tussen teammanagers en het jaarlijks overleg van de portefeuillehouders voor. 5. Eens per kwartaal vindt overleg plaats tussen de CISO’s van Haaksbergen en Hengelo. De accounthouder kan hierbij aanschuiven. 6. De actuele afspraken zijn vastgelegd in het document PDC.

Gelet op het dynamische karakter van de uitvoering kan de PDC in de loop van een jaar bijgesteld worden. Mutaties in de PDC worden aangebracht na schriftelijke instemming van beide gemeenten. 7. Hengelo zal met betrekking tot de door haar ingevolge deze Overeenkomst te verrichten werkzaamheden, informatie aanleveren die Haaksbergen in staat stelt om te voldoen aan zijn wettelijke verantwoordingsplicht. Artikel 8 Aansprakelijkheden, risico’s en overmacht 1. Indien een Partij schade lijdt als gevolg van een toerekenbare tekortkoming van de andere Partij in de nakoming van haar verplichtingen, is de schadelijdende Partij verplicht om zo spoedig mogelijk na ontdekking van deze schade hiervan schriftelijk melding te doen aan de andere Partij. 2. Partijen verplichten zich in het geval van een toerekenbare tekortkoming maatregelen te treffen die de tekortkoming opheffen. 3. De aansprakelijkheid van Hengelo jegens Haaksbergen voor schade, die het gevolg is van een toerekenbare tekortkoming van Hengelo in de nakoming van op haar ingevolge deze Overeenkomst rustende verplichtingen, is per kalenderjaar beperkt tot maximaal 50% van het bedrag van de voor het betreffende kalenderjaar tussen Partijen overeengekomen vergoeding voor door Hengelo te verrichten werkzaamheden. 4.

Van overmacht in de zin van artikel 6:75 van het Burgerlijk Wetboek van deze Overeenkomst is in het kader van deze Overeenkomst in ieder geval sprake van: a. Calamiteiten, zoals brand, ernstige wateroverlast (blusschade, overstroming) e.a.; b. Ernstige schade als gevolg van kwade opzet van derden (verlies van cruciale gegevensbestanden); c. Verduistering, braak, vernietiging door derden e.a.; d. Ernstige netwerkstoringen, softwarecrash; e. Wanprestatie door derden waar Partijen afhankelijk van zijn. Artikel 9 Archief Haaksbergen draagt het beheer van de archiefbescheiden voor zover het de reikwijdte van de overeenkomst betreft op aan Hengelo, onverminderd de verantwoordelijkheid van het college van Haaksbergen als zorgdrager op basis van de Archiefwet 1995 of diens opvolgers. Haaksbergen draagt er zorg voor dat haar arrchiefverordening en andere van toepassing zijnde regelgeving het beheer van de archiefbescheiden door Hengelo mogelijk maken. Haaksbergen stuurt aangepaste verordening zo spoedig mogelijk na vaststelling door de raad aan Hengelo toe.stuurt zij na vaststelling door 1. Het archief bij Haaksbergen, dat betrekking heeft op de taken uit hoofde van de regeling en deze overeenkomst, wordt op het moment van inwerkingtreding van deze overeenkomst afgesloten. Vanaf dat moment begint Hengelo met het vormen van een nieuw digitaal archief.

1. Archiefbescheiden worden door Haaksbergen aan Hengelo ter beschikking gesteld, voor zover dit voor de taken van belang is. Hierbij gelden de algemene regels voor het in gebruik geven van dossiers. 2. Met betrekking tot vernietiging van archiefbescheiden, waarvan Haaksbergen zorgdrager is, zal Hengelo alleen actie ondernemen, in samenspraak met Haaksbergen. 3. Bij beëindiging van deze overeenkomst overleggen partijen over de wijze en het moment van terugbezorging door Hengelo van de ter beschikking gestelde archiefbescheiden. 4. De archiefbescheiden zullen door Hengelo uitsluitend worden gebruikt voor het doel zoals geformuleerd in de regeling en deze overeenkomst. 5. Hengelo stelt op verzoek van Haaksbergen de archiefbescheiden voor raadpleging beschikbaar. 6. Haaksbergen behoudt de archiefzorg voor de archiefbescheiden die in het kader van de regeling en deze overeenkomst door Hengelo worden beheerd. Artikel 10 Beveiliging en Geheimhouding 1. Hengelo zal geheimhouding betrachten ten aanzien van de gegevens die samenhangen met de Dienstverlening en aan geen ander dan Haaksbergen gegevens beschikbaar stellen of openbaar maken, behoudens het geval dat wettelijke regels Hengelo tot beschikbaarstelling of openbaarmaking van gegevens aan een derde verplichten. 2.

Hengelo verstrekt gegevens aan relaties van Haaksbergen met wie Haaksbergen is overeengekomen dat gegevens in het kader van de betreffende relatie beschikbaar worden gesteld en beschikbaarstelling ook wettelijk toegelaten is. 3. Verstrekking van gegevens die betrekking hebben op Haaksbergen, het personeel of de klanten aan derden kan uitsluitend na instemming van Haaksbergen. Communicatie naar de pers en/of communicatie met een politiek gevoelige inhoud vindt plaats door Haaksbergen, tenzij in specifieke gevallen anders is overeengekomen. 4. Hengelo zorgt voor een fysieke en organisatorische beveiliging van de centrale computersystemen en de daarop opgeslagen data. De medewerkers van Hengelo hebben gezien de aard van hun functie toegang tot alle gegevens die op het computersysteem zijn opgeslagen. Zij zullen geen misbruik maken van deze mogelijkheid en slechts inhoudelijke gegevens inzien ais dat strikt noodzakelijk is om het (systeem-) beheer te kunnen uitvoeren. De medewerkers van Hengelo zullen te allen tijde geheimhouding in acht nemen wat betreft de gegevens die zij zien. 5. De gebruikers dienen zorgvuldig met autorisatiegegevens (waaronder gebruikersnaam en wachtwoord) om te gaan. Dit geldt tevens voor het gebruik van mobiele informatiedragers. 6.

Partijen stellen een verwerkersovereenkomst op conform template van de VNG.De gemeente kan een externe audit, waaronder een penetratietest, laten uitvoeren om te controleren dat aan beveiligingseisen die van toepassing zijn wordt voldaan. 7. Gemeente Hengelo laat jaarlijks een pentest uitvoeren van de IT infrastructuur waarin onder andere de externe- en interne infrastructuur (endpoints) van de systemen van de gemeente Haaksbergen onderdeel zijn van de test. De scope wordt jaarlijks in overleg met de gemeente Haaksbergen besproken. De kosten die samenhangen met de ondersteuning en uitvoering van de pentest zijn voor onderdeel van de geboden dienstverlening. 8. Gemeente Hengelo rapporteert jaarlijks over de mate waarin zij de BIO heeft geïmplementeerd en geeft inzicht in de roadmap. De gemeente Hengelo voorziet Haaksbergen jaarlijks van een In Control Statement, zodat Haaksbergen dit mee kan nemen in de verantwoording richting onder andere accountant. 9. De gangbare principes rondom Security & Privacy by design zijn uitgangspunt voor de ontwikkeling en inrichting van ICT architectuur, software en systemen. 10. Onderdeel van de dienstverlening is dat de gemeente Hengelo op verzoek informatie aanlevert die nodig is voor onder andere Data protection impact assessments (DPIA) en (IT) Risk assessments en ENSIA. 11.

De managementrapportage van de pentest wordt jaarlijks binnen twee maand na uitvoering opgeleverd aan de gemeente Haaksbergen en besproken in het reguliere CISO overleg. 12. Hengelo rapporteert per kwartaal op hoofdlijnen de beveiligingsincidenten en verstoringen in relatie tot IT dienstverlening en infrastructuur (Excel). De rapportage omvat op hoofdlijnen: systeem/dienst, oorzaak, genomen actie, datum, classificatie op basis van IBD classificatieschema, vervolgacties en eventuele beheersmaatregel om herhaling te voorkomen. 13. Hengelo rapporteert maandelijks op de door medewerkers van Haaksbergen gemelde (beveiligings)incidenten bij de servicedesk van Hengelo. Dit zijn o.a. phishingmeldingen en (potentiële) beveiligingsincidenten&datalekken en soortgelijke zaken. Beveiligingsincidenten&datalekken worden direct doorgezet richting een nader af te stemmen centraal punt Haaksbergen.

14. Hengelo voert jaarlijks een uitwijk test met behulp van een restore vanuit de backups van Haaksbergen. De scope dient nader afgestemd te worden maar bevat minimaal de informatiesystemen die naar zijn gekomen tijdens Business Impact Analyse van de kritieke processen waaronder minimaal: a. telefonie burgerzaken/calamiteitendienst, BAG, iBurgerzaken, GWS/Suite, fileserver, key2finance (en onderliggende systemen). 15. Hengelo stelt voor de start van de beheerfase een (concept) ICT crisisplan op waarin, met inachtneming de belangen van Haaksbergen, de continuïteit en mandaat beschreven staan ten aanzien van onverwachte ICT calamiteiten (hack, brand etc). Haaksbergen wil hier graag bij ondersteunen en indien gewenst kan Haaksbergen de eigen stukken als startpunt aanleveren. 16. Hengelo stelt voor de start van de beheerfase een (concept) incidenten response procedure op waarin, met inachtneming de belangen van Haaksbergen, minimaal de escalatiepaden beschreven staat voor informatiebeveiligingsincidenten die van belang zijn voor (de CISO van) Haakbergen. Haaksbergen wil hier graag bij ondersteunen en indien gewenst kan Haaksbergen de eigen stukken als startpunt aanleveren. Artikel 11 Overdracht rechten en verplichtingen; Haaksbergen zorgt zo nodig zelf voor beëindiging van de overeenkomsten, die ze heeft en het onderwerp van deze samenwerking betreffen.

Artikel 12 Algemeen 1. Kennisgevingen die Partijen op grond van deze Overeenkomst aan elkaar zullen doen, vinden schriftelijk plaats tenzij in deze Overeenkomst uitdrukkelijk anders is bepaald. Anders dan in de Overeenkomst aangegeven gevallen hebben mondelinge mededelingen, toezeggingen, of afspraken geen rechtskracht, tenzij deze schriftelijk zijn bevestigd. 2. De Bijlagen, zoals deze door beide Partijen zijn ondertekend, zijn integraal onderdeel van deze Overeenkomst. Indien de bijlagen worden aangepast, worden ondertekend en voorzien van een datum, dan zijn deze aanpassingen bindend voor beide Partijen en maken onderdeel uit van deze Overeenkomst. Artikel 13 Bijlagen Deze overeenkomst bevat de volgende bijlagen: 1. PDC, versie 1.0 2. Verwerkersovereenkomst 3. Aldus overeengekomen Haaksbergen, <datum> Hengelo, <datum> Gemeente Haaksbergen Gemeente Hengelo De burgemeester, De burgemeester, De heer mr. drs. R.G. Welten De heer drs. S.W.J.G. Schelberg