Centrumgemeenteregeling samenwerking I&IT Hengelo (marked ontwerp)

Gemmgemeememgeängsamenwerkmg-mengëecentrumgemeenteregeling

samenwerking

Hengelo -De colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten

Haaksbergen, Oldenzaal, Borne en

Hengelo en het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam SWB Midden Twente (hierna gezamenlijk te noemen: deelnemers);

Overwegende dat:

de deelnemers de aan hen toevertrouwde

publieke taken uitvoeren binnen een snel veranderende

maatschappelijke omgeving;

de deelnemers daarbij gelijktijdig staan voor de opgave om belangrijke veranderingen in

dienstverlening en effectiviteit van uitvoering te realiseren; de deelnemers wensen samen te werken op het terrein van informatietechnologie keuze, lnformatiemanagement

hierna tezamen te noemen

en, naar

teneinde:

de kwaliteit van de dienstverlening te versterken; de continuïteit

van de dienstverlening te waarborgen;

de efficiency en effectiviteit van algemene en meer specialistische taken te vergroten; de colleges van burgemeester en wethouders hebben van hun gemeenteraden daartoe de vereiste hebben-gekregen;

toestemmingen

de colleges van de gemeenten

Hengelo en Oldenzaal in februari 2013 in het Convenant

Samenwerking ICT de intentie hebben uitgesproken om vorm en inhoud te geven aan de reeds bestaande samenwerking en teneinde uiteindelijk ICT-infrastructuur voor deelnemende gemeenten

te realiseren waarbij de uitvoering van taken en bevoegdheden die daarvoor nodig zijn

worden geconcentreerd en middelen en personeel geïntegreerd bij de gemeente

Hengelo;

-in 2013 ervaringen zijn opgedaan met de samenwerking tussen deelnemende gemeenten

en dat zij

van mening zijn dat de samenwerking verder geformaliseerd kan worden waarbij zij als uitgangspunten

hebben dat er

organisatie komt en

ICT-infrastructuur; gewenst is die slagvaardig en flexibel is, dienstverlenend, waarbij een duurzame zakelijke relatie tot stand wordt gebracht met borging van continuïteit. Door de deelnemende gemeenten is daarom gekozen voor het treffen van een lichte gemeenschappelijke regeling, zijnde een centrumgemeenteregeling en wel per 1ju|i 2014; voor de samenwerking op het gebied van ICT een organisatievorm

dat het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam SWB Midden Twente op 25 november 2016 de wens heeft uitgesproken te willen toetreden tot de centrumgemeenteregeling en daarvoor toestemming

heeft gekregen van het algemeen bestuur welke toetreding daarna is gerealiseerd;

dat het college van de gemeente Haaksbergen op 15 juni 2021 de wens heeft uitgesproken te willen toetreden tot de centrumgemeenteregeling en daarvoor toestemming heeft gekregen van de raad van de gemeente Haaksbergen; dat het college van degemeente Borne op 1 april 2025 de wens heeft uitgesproken te willen gekregen toetreden tot de centrumgemeenteregeling en daarvoor toestemming heeft van de raad van de gemeente Borne; dat de reikwijdte van de regeling per 1 januari 2026 is uitgebreid met informatiemanagement; dat daarvoor een wijziging nodig is van de bestaande regeling waarvoor de colleges van burgemeester en wethouders en het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam instemming hebben gevraagd en gekregen van hun gemeenteraden resp. hun algemeen bestuur; er sprake is van een gemeenschappelijke regeling zonder openbaar lichaam en zonder gemeenschappelijk orgaan; 8 vierde lid, 9 eerste lid, 10 eerste lid, en 26 van de Wet gemeenschappelijke de artikelen regelingen zijn van toepassing op een lichte gemeenschappelijke regeling.

besluiten: vast te stellen de centrumgemeenteregeling

samenwerking

Hengelo ide

Artikel 1 Algemene bepalingen Deze regeling verstaat onder: regeling: de centrumgemeenteregeling

lGlHengelo; samenwerkingM deelnemer: een aan deze regeling deelnemend college of dagelijks bestuur; college: college van burgemeester en wethouders;

bestuurlijk deelnemers;

overleg:

het periodiek

overleg tussen de portefeuillehouders

I&IT

iet van de

plaats met de Periodiek vindt er individuele afstemming portefeuillehoudersoverleg: van de deelnemers en de uitvoeringsorganisatie; afzonderlijke portefeuillehouders

dagelijks bestuur: het dagelijks bestuur van een deelnemende gemeenschappelijke regeling; deelnemende gemeente: de gemeente van een deelnemend college; deelnemend openbaar lichaam: het deelnemende openbaar lichaam van een deelnemend dagelijks bestuur; de gemeente Hengelo; centrumgemeente: raad: gemeenteraad van een deelnemende gemeente; algemeen bestuur: algemeen bestuur van een deelnemende gemeenschappelijke regeling; de onderdelen van de organisatie van de gemeente Hengelo, waaraan de uitvoeringsorganisatie: de deze van regeling beschreven taken en bevoegdheden organisatorisch is toegekend, in uitvoering

uitvoerende bevoegdheden: de bevoegdheden als genoemd in artikel 2 van deze regeling; en de de overeenkomst tussen de centrumgemeente ge) dienstverleningsovereenkomst: deelnemende gemeente of het openbaar lichaam waarin afspraken zijn vastgelegd over de prijs en kwaliteit van de te leveren diensten en producten. en onder wordt in de regeling verstaan informatietechnologie informatiemanagement

Artikel 2 Doel, taken, bevoegdheden en reikwijdte

van de regeling

De regeling heeft tot doel om de gemeenschappelijke belangen van de deelnemers te behartigen op het gebied vanM De behartiging van de in dit artikel bedoelde belangen omvat het (ondersteunen bij het) ontwikkelen en voorbereiden van beleid op het gebied van lGT-l&_|Talsmede het uitvoeren van het

beheer en de advisering op het gebied voert mede namens de overige deelnemers de taken uit De organisatie van de centrumgemeente en oefent de bevoegdheden uit die noodzakelijk zijn om de in lid 1 en lid 2 beschreven belangen te behartigen voor zover de hiermee verband houdende en ten laste van de overige deelnemers opgestelde begroting die komende kosten vallen binnen de daartoe door de centrumgemeente deer-elegemeenêeraden-van-de-gemeenten onderdeel uitmaakt van de

beleidsbegroting om de financiële kaders vast te stellen en de bevoegdheid De beleidsbepalende bevoegdheden

blijven berusten bij de afzonderlijke raden en colleges van de deelnemende gemeenten respectievelijk algemeen bestuur en dagelijks van het deelnemende openbaar lichaam, ieder voor zover het hun bevoegdheden betreft. Ter uitwerking van lid 3 maken de deelnemers binnen de kaders van deze regeling nadere afspraken over de te verrichten taken en uit te oefenen bevoegdheden en de daarbij behorende kwaliteitseisen. Deze afspraken worden opgenomen in eenl&_|T lG'F-dienstverleningsovereenkomst. De deelnemers kunnen deze afspraken bij eensluidend besluit wijzigen.

De samenwerking is mede gericht op:

het standaardiseren

J:CJP-infrastructuuren Programmatuur;

het creëren en in standhouden van

technische infrastructuur van de deelnemers; en

het ondersteunen van gebruikers vanuit een centrale l-beheerorganisatie;

het verlenen van diensten om het gebied van IM, waaronder in grote liinen wordt verstaan het vertalen van de informatiebehoeften naar passende informatievoorzieningen. Artikel 3 Zienswijze Bij besluiten met een aanzienlijk financieel belang, politiek gevoelige besluiten of bij beleidsmatige

van de gemeente Hengelo of, hoe en wanneer keuzes, besluit het bestuurlijk overleg ofhitcollege de raden dan wel het algemeen bestuur van de deelnemers in het besluitvormingsproces betrokken

worden. Indien het bestuurlijk overleg of hitcollege

van de gemeente

Hengelo besluit dat de raden dan

wel het algemeen bestuur van de deelnemers in het besluitvormingsproces om zienswijzen worden gevraagd, dan is op de zienswijzeprocedure artikel 35 eerste tot en met vierde lid van de Wgr van overeenkomstige toepassing met dien verstande dat de termijn acht weken bedraagt. Onverminderd het bepaalde in lid

worden de raden dan wel het algemeen bestuur van de

deelnemers in de gelegenheid gesteld op besluiten van het college van B&W van de gemeente Hengelo voorafgaand zienswijzen naar voren te brengen als een meerderheid van de raden plus het

algemeen bestuur van de deelnemers hierom verzoekt. Artikel 4 Inspraak Bij de totstandkoming

van beleid kan aan ingezetenen van de deelnemende gemeenten

en

belanghebbenden inspraak worden verleend. ln dat geval zal de inspraakregeling van de deelnemer leidend zijn. Artikel 5 Personeel De uitvoeringsorganisatie

bestaat uit een front- en een backoffice.

De uitvoeringsorganisatie

wordt ingericht overeenkomstig de organisatieM

lGT-Hengelo.

De medewerkers die belast zijn met de uitvoering van de Jft;T-|&_|Ttaken zijn in dienst van en zijn

werkzaam onder verantwoordelijkheid

van het college van de centrumgemeente.

Artikel 6 Dienstverleningsovereenkomst De werkzaamheden die de uitvoeringsorganisatie

op grond van artikel

lid 6 kan uitvoeren voor de deelnemer ui-t-veeFt-zijn nader omschreven en vastgelegd in een dienstverleningsovereenkomst met een deelnemer die de deelnemer en de centrumgemeenteuitveeringserganisatie gezamenlijk overeenkomen. Aan de DVO is een producten- en dienstencatalogus gehechtI met dien verstande dat lM-producten en -diensten alleen kunnen worden afgenomen tegelijk met ITgroducten en I

-diensten. De DVO wordt jaarlijks voor 1 december geactualiseerd.

Op basis van de DVO wordt door de leiding van de uitvoeringsorganisatie managementrapportage

jaarlijks een

uitgebracht, die ter vaststelling wordt voorgelegd aan de deelnemers.

Artikel 7 Communicatie en afstemming De deelnemers hechten aan een zorgvuldige communicatie

werking van deze gemeenschappelijke

lGF-aspecten gedurende de

overM

regeling. Daartoe dienen de volgende afstemmingmomenten:

Het bestuurlijk overleg_ l&lT lGT-komt minimaal eens perjaar

voorbereid door de

Dit overleg zal worden bijeen. g vannedeuitvoeringsorganisatie

die daarbij ook aanwezig

lswwea?mfheeewdegvmm?eemearßsewen-adwseerthen-eveede

aan-de-eFde-z-ijnde-erieleewerpenf Op de agenda van dit overleg staan in ieder geval de volgende onderwerpen:

de algemene gang van zaken rond de samenwerking; de jaarlijkse rapportage; de dienstverleningsovereenkomst. Er vindt periodiek

overleg

plaats tussen de leiding van de uitvoeringsorganisatie

afzonderliikeportefeuillehouders

en de

van de deelnemers. ln dit overleg worden actualiteiten besproken

en college- en raadsaangelegenheden

dan wel

en ab-aangelegenheden

met de

voorbesproken

portefeuillehouder. De leiding van de uitvoeringsorganisatie

van de qemeente

Henqelo

overleqt

eens Der kwartaal

De deelnemers wijzen een medewerker binnen hun organisatie aan als accounthouder voor de

samenwerking. De accounthouder van de gemeente managementteams

Hengelo

het vaste aanspreekpunt voor de

van de deelnemers om inhoudelijke vragen of ontwikkelingen

op het gebied van

l&_the bespreken.

Artikel 8 Financiële bepalingen Er wordt een vast en variabel tarief vastgesteld tussen de deelnemers.

dienstverleningsovereenkomst.

Dit wordt vastgelegd in de

Daarbij worden onder meer afspraken gemaakt over

tariefaanpassingen, betalingstermijnen,

facturering, btw-percentages, indexatie, de jaarlijkse

vaststelling van het aantal werkplekken.

Artikel 9 Archief Het college van de centrumgemeente

is belast met de zorg voor en het toezicht op de bewaring en

het beheer van de archiefbescheiden voor zover het het lT-deel de-reikwijdte-van deze regeling

betreft. De Archiefverordening

gemeente

Hengelo is hierbij leidend.

De deelnemers

van de archiefbescheiden voor zover het de reikwijdte van de overeenkomst betreft op aan de gemeente

Hengelo, onverminderd de verantwoordelijkheid

d_eelnemer

van

debevoegde organen van de

liehaam-als-zergelnager-op Arehlefvvet-íQQåef-diens basis van de vigerende archiefregelgeving. epvelgerse Voor de bewaring van de gggrond van de vigerende

archiefregelgeving

aRikel-l-Z-van-de

ArehiefweHQQS-over te brengen bescheiden wijst het college van de centrumgemeente

een

Bewaarplaats, als bedoeld in deze wet, aan.

deelnemers dragen er zorg

voor dat de Archiefverordening

en andere van toepassing zijnde regelgeving het beheer van de

archiefbescheiden door de gemeente Hengelo mogelijk maken. Nadere afspraken over het archief- en informatiebeheer worden vastgelegd in de dienstverleningsovereenkomst.

Artikel 10 Informatie en verantwoording Indien een of meer leden van de deelnemers, hun raden resp. algemeen bestuur, schriftelijk inlichtingen vraagt, waarvan het belang niet in strijd is met het openbaar belang, dan geeft het college van de centrumgemeente

deze inlichtingen binnen zes weken aan het betreffende

bestuursorgaan. Het college van de centrumgemeente

brengt voor 1 maart verslag uit aan de deelnemers over de in het voorafgaande jaar van zijn uitvoerende

wijze waarop het samenwerkingsverband

bevoegdheden gebruik heeft gemaakt. De deelnemers leggen het verslag ter vaststelling voor aan de

raden in hun gemeente

dan wel het algemeen bestuur. Het verslag maakt deel uit van de

afzonderlijke jaarrekeningen van de deelnemers. De centrumgemeente

verantwoordingsplichten

draagt namens de deelnemers zorg voor informatie- en jegens derden.

Artikel 11 Toetreding, uittreding, wijziging en opheffing Toetreding tot de regeling door derden behoeft de goedkeuring van de deelnemers, ieder voor zover het hun eigen bevoegdheden betreft. Een deelnemer kan uittreden uit de regeling.

Gedurende vierjaren

na de datum van toetreding tot de regeling het niet mogelijk is om uit de

regeling te treden. Voor uittreding uit de regeling wordt een opzegtermijn van tenminste

jaar in acht genomen.

Uittreding vindt plaats aan het einde van het kalenderjaar. Een deelnemer die uit de regeling wenst te treden maakt, na verkregen toestemming

van de

gemeenteraad resp. het algemeen bestuur, zijn voornemen tot uittreding bij aangetekend schrijven

kenbaar aan de centrumgemeente

en de overige deelnemers.

De financiële en personele gevolgen van uittreding, waaronder mede moet worden begrepen de

daardoor ontstane

wachtgeldverplichtingen,

komen voor rekening van de uittredende deelnemer.

Voor de vaststelling van de financiële gevolgen van uittreding als bedoeld in het vorige lid, wordt

voorafgaande aan die uittreding door de deelnemers gezamenlijk advies gevraagd aan een onafhankelijke externe deskundige. Het advies van deze deskundige is voor de deelnemers bindend. De kosten voor het inschakelen van de deskundige zijn voor rekening van de uittredende deelnemer. Deze regeling kan worden gewijzigd, dan wel worden opgeheven na een daartoe strekkend

gelijkluidend besluit van de raden resp. het algemeen bestuur en de colleges resp. dagelijks bestuur van de deelnemers, ieder voor zover het hun eigen verantwoordelijkheid

betreft.

10. Een besluit tot opheffing van de regeling gaat vergezeld van een liquidatieplan, vast te stellen door de raden resp. algemeen bestuur van de deelnemers. Het liquidatieplan voorziet in de verplichting van de deelnemers tot deelneming in de financiële gevolgen van de opheffing, in de

gevolgen voor het personeel en in de gevolgen van het door de deelnemers wederom zelfstandig uitvoeren van de regelgeving als vermeld in artikel 2 van deze regeling, alsmede in de gevolgen voor

het archief. 11. Het college van de centrumgemeente

liquidatie.

Artikel 12 Geschillen

is belast met de voorbereiding en uitvoering van de

Over geschillen tussen de deelnemers onderling omtrent

de toepassing, in de ruimste zin, van deze

regeling wordt beslist door de bevoegde rechter. Het verzoek aan de rechter vindt niet plaats dan nadat de deelnemers zich tot het uiterste hebben

inspannen het geschil in onderling overleg op te lossen. Mocht een voor deelnemers bevredigende oplossing niet binnen drie maanden na aanvang van

het in het tweede lid bedoelde overleg zijn gevonden, dan wordt voorafgaande aan het nemen van een besluit omtrent het geschil, het geschil ter advisering voorgelegd aan een door betreffende deelnemers samengestelde geschillencommissie bestaande uit drie personen, waarvan elke

heeft aangewezen en beide aangewezenen deelnemer er de commissie is bindend.

gezamenlijk een derde. Hert advies van

Artikel 13 Evaluatie Het college van de gemeente

Hengelo evalueert in afstemming met het bestuurlijk overleg de

regeling met de raden en het algemeen bestuur van de deelnemers en brengt hierover, uiterlijk een

maand voorafgaande aan het eind van elke zittingsperiode van de gemeenteraden, aan de college en de raden en het dagelijks en het algemeen bestuur van de deelnemers verslag uit vergezeld van

conclusies en aanbevelingen. Het college van de gemeente Hengelo legt de onderzoeksvraagstelling voor de uit te voeren evaluatie, om zienswijzen voor aan de colleges en de raden en het dagelijks en het algemeen bestuur van de deelnemers. Artikel 35 eerste tot en met vierde lid van de wet zijn van overeenkomstige toepassing met dien verstande dat de termijn acht weken bedraagt. Het college van de gemeente

Hengelo stelt de onderzoeksvraagstelling

vast.

Artikel 14 Slotbepalingen Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 M124 samenwerking

van de Centrumgemeenteregeling

Het college van de centrumgemeente

onder geliiktiidige

intrekking

ICT Hengelo.

draagt zorgt resp. het dagelijks bestuur van de deelnemers

dragen op de gebruikelijke wijze zorg voor bekendmaking van de regeling. Deze regeling kan worden aangehaald als 'de Centrumgemeenteregeling

Hengelo'.

Aldus vastgesteld door: Het college van B&W van Borne op

de secretaris,

de burgemeester,

Het college van B&W van Haaksbergen

de secretaris,

de burgemeester,

Het college van B&W van Hengelo op

de secretaris,

de burgemeester,

samenwerkingM-lêlï

Het college van B&W van Oldenzaal op

de secretaris,

de burgemeester,

Het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam SWB Midden Twente op

de secretaris,

de voorzitter,