Brief auditcommissie aan raad m.b.t. Jaarstukken 2025

Gemeenteraad Haaksbergen Postbus 102 7480AC HAAKSBERGEN

Uw kenmerk : Uw datum : Behandeld door : R. Meinen Telefoonnummer : (053) 573 45 67

Zaaknummer Kenmerk Bijlagen Datum

:::: 18-6-2026

Onderwerp: Advies auditcommissie over Jaarstukken 2026, brief in afschrift naar college

Geachte leden van de raad, Zoals u weet legt het college jaarlijks verantwoording af over de financiële resultaten van de gemeente in het afgelopen jaar. Het is gebruikelijk dat de auditcommissie, waarin alle raadsfracties zijn vertegenwoordigd, een advies uitbrengt aan de gemeenteraad met daarin eventuele bijzonderheden, opmerkingen en wensen aangaande de jaarstukken die de raad tijdens de behandeling daarvan kenbaar kan maken aan het college. Middels deze brief brengt de auditcommissie van de gemeenteraad Haaksbergen haar advies uit over de jaarstukken 2025. Proces in aanloop naar dit advies Vermeldenswaardig is dat dit de eerste jaarrekening is die (na de aanbestedingsprocedure van 2025) door onze nieuwe accountant Flyth is gecontroleerd. Dat betekent ook dat het controleproces dit jaar wat bijzonder van aard was. Processen en werkwijzen moet immer zo’n eerste keer goed op elkaar afgestemd worden, en ook een gedeelde historische context ontbreekt nog. Dat kost logischerwijs meer tijd en energie dan wanneer een accountant al jaren “kind aan huis” is. Extra complicerende factor was daarbij dat de periode tussen afronding van de aanbesteding een het einde opstarten van de jaarrekeningcontrole relatief kort was waardoor de feitelijke controlewerkzaamheden later gestart zijn dan wenselijk.

Desondanks verheugt het de auditcommissie om zowel van de ambtelijke organisatie als van de accountant te hebben mogen vernemen dat de samenwerking door beide partijen als positief en constructief werd ervaren. De auditcommissie heeft derhalve veel vertrouwen in een verdere constructieve samenwerking in de toekomst. Op 13 januari heeft de auditcommissie, in aanwezigheid van de accountant, het controleprotocol en het normenkader t.b.v. de jaarrekeningcontrole besproken. De raad heeft beiden vervolgens op 28 januari vastgesteld. Op 23 februari heeft de auditcommissie de boardletter en het controleplan van de accountant ontvangen.

Gemeentehuis Haaksbergen Postbus 102 7480 AC, Blankenburgerstraat 28 7481 EB Haaksbergen, Tel: (053) 573 45 67, Fax: (053) 572 80 75 www.haaksbergen.nl gemeente@haaksbergen.nl Kijk voor openingstijden en het maken van een afspraak op www.haaksbergen.nl IBAN NL56 BNGH 028.50.03.194

Op 2 juni ontving de raad (en de auditcommissie) de voorlopige jaarstukken van het college. Op 10 juni ontving de auditcommissie een nieuwe versie van de jaarrekening. Op 12 juni heef de raad deze geactualiseerde versie van de definitieve jaarstukken over 2025 ontvangen, met daarin een positief resultaat van € 5.181.000 en waarin melding gemaakt wordt van een onrechtmatigheidspercentage van 3,5% van de totale lasten. Op 10 juni heeft de auditcommissie het concept-accountantsverslag over de jaarstukken 2025 ontvangen. De accountant heeft daarin aangegeven voornemens te zijn een goedkeurende controleverklaring voor de getrouwheid te verstrekken. Het verslag is op 11 juni tijdens de vergadering van de auditcommissie met de accountant besproken. Daarnaast zijn de leden van de auditcommissie in staat gesteld schriftelijk technische vragen te stellen. Tot slot is de opzet en inhoud van deze brief besproken in de auditcommissie. Derde versie jaarrekening Op 18 juni ontving de auditcommissie bericht dat het college wederom een gewijzigde versie van de jaarstukken én het bijbehorende raadsvoorstel aan de raad aan wenste te bieden. De auditcommissie is verbolgen over het feit dat dit voorstel te elfder ure aan de raad is toegezonden. Op deze wijze is een gedegen voorbereiding en analyse van een complex en omvangrijk stuk welhaast onmogelijk.

Het goed uitoefenen van de controlerende taak van de raad komt hiermee serieus in het geding. Evenwel ziet de auditcommissie zich gesteld voor de juridische realiteit dat de gemeente vóór 15 juli de vastgestelde jaarrekening aan het college van gedeputeerde staten dient te zenden. De auditcommissie heeft geconstateerd dat, afgezien van aantal technisch-redactionele wijzigingen er ook een politiek-bestuurlijke relevante wijziging is doorgevoerd. Dit behelst het feit dat er in eerdere versies van de jaarrekening gewag werd gemaakt van een rechtmatigheidsfout van ca. € 200.000 inzake het verstrekken van subsidies. Dit bedrag telde mee in het bepalen van de verantwoordingsgrens. In de versie van 10 juni was er sprake van onrechtmatigheidsfouten ten bedrage van € 2.945.150. Hiermee kwam de onrechtmatigheid op 3,5%. De raad heeft een grens van 2% gesteld, wat een bedrag van maximaal € 1.705.000 inhoudt. In de versie van 18 juni was er naar het oordeel van de accountant formeel geen sprake meer van een rechtmatigheidsfout inzake subsidies die zou moeten meetellen voor de verantwoordingsgrens. Daarmee kwam het totaal op € 2.744.000, waar een 2%-grens van € 1.697.000 werd gehanteerd. Daarmee komt de onrechtmatigheid uiteindelijk uit op 3,2%

2

Communicatie m.b.t. de jaarrekening De accountant heeft aangegeven dat het niet wenselijk is dat, voordat hun controle definitief is afgerond, er actief gecommuniceerd wordt over de financiële resultaten van de gemeente. De accountant heeft geconstateerd dat het college op 9 juni in de lokale media en op de eigen kanalen actief een vrij definitief beeld schetst van de resultaten waarbij ook een link toegevoegd was naar een nog niet afgeronde versie van de jaarstukken. Op dat moment was de controle nog bezig, de resultaten nog onzeker en daarmee niet definitief. Mede in het licht van de last-minute correcties van het college, schragen de leden van de auditcommissie deze opmerking en verzoeken het college hier in de toekomst terughoudender en zorgvuldiger mee om te gaan. Inhoud en oordeel accountantsverslag Wij nemen in dit advies geen integrale samenvatting op van het accountantsverslag. Wel benoemen wij enkele van de belangrijkste bevindingen van de accountant: •

Er wordt een goedkeurende controleverklaring over de getrouwheid van de cijfers in de jaarrekening als geheel gegeven;

•

Het rechtmatigheidsoordeel van de accountant zou onder de oude regels afkeurend zijn geweest vanwege het overschrijden van de 2%-grens die Haaksbergen hanteert voor het toegestane percentage rechtmatigheidsfouten;

Rechtmatigheid

norm 2%

2020 n.v.t.

2021 n.v.t

2022 n.v.t.

2023 2,61%

2024 3,6%

2025 3,2%

Het totaalbedrag aan rechtmatigheidsfouten bedroeg € 2.945.150, waar dat maximaal € 1.705.000 had mogen zijn om binnen de door de raad gestelde rapporteringsgrens van 2% te blijven;

1

•

De geconstateerde onzekerheden bedragen € 858.000 en betreffen het sociaal domein (was in 2024 € 669.000 betreffende sociaal domein en zoutwinning);

•

Het boekjaar 2025 is afgesloten met (wederom) een (fors) positief resultaat van € 5,2 mln. In 2024 was dit € 4,3 mln. Bij de Eindejaarsrapportage 2025 werd nog een voordeel van € 3,9 mln. gemeld;

•

De weerstandscapaciteit is afgenomen van € 25,1 mln. in 2024 naar € 23,6 mln. in 2025. De ratio van de weerstandscapaciteit is gedaald van 5,0 naar 4,9, nog ruim voldoende om de ingeschatte risico’s af te dekken. Een ratio van 4,9 betekent dat de gemeente 4,9 keer zo veel vermogen heeft om risico’s af te dekken die zich redelijkerwijs voor zouden kunnen doen. De door de raad vastgestelde streefratio bedraagt 2,0, de ondergrens is gesteld op 1,4;

In 2023 werd een grens van 3% gehanteerd.

3

•

De accountant constateert een drietal belangrijke aandachtspunten; o

Het verder finetunen van de verdeling van de staat van baten en lasten naar de diverse processen in de Verbijzonderde Interne Controle (VIC). Met andere woorden: het verbeteren van de rechtmatigheidsprocedures.

o

Het beter borgen van het proces rondom subsidieverstrekkingen om onrechtmatigheden te voorkomen;

o

Aandacht voor de inwerkingtreding en betekenis van de Cyberbeveiligingswet en NIS2-regelgeving.

Aanbevelingen en opmerkingen van de auditcommissie De auditcommissie heeft naar aanleiding van de jaarrekening, het accountantsverslag en het gesprek hierover met de accountant een aantal vragen, adviezen en opmerkingen opgesteld, waarvan wij ons kunnen indenken dat uw raad het college hierop attent maakt: 1. De auditcommissie adviseert de raad om het college er opnieuw op te wijzen voortvarend aan de slag te gaan met het voldoen aan de nieuwe Cyberbeveiligingswet voortvloeiend uit de Europese Network and Information Security Directive (NIS2). De accountant en auditcommissie hebben hier eerder aandacht voor gevraagd, en er wordt tot op heden onvoldoende voortgang op dit dossier waargenomen; 2. De auditcommissie is van mening dat het college meer dan bijzondere aandacht zou moeten hebben voor het op orde brengen van de werkwijzen en processen rondom de rechtmatigheid van inkoop. In 2025 is er voor ruim € 1,14 mln. ingekocht, waarbij het college zich niet aan de (eigen) regels gehouden heeft. Daar heeft het college de raad weliswaar tijdig over geïnformeerd, maar dat maakt deze inkoopprocedures niet rechtmatig; 3.

Een steeds terugkerend thema dat in den brede aandacht behoeft is het verbeteren van werkprocessen, onder andere door het verzakelijken van de processen en systemen, het adequater verankeren van controlemechanismen en toepassen van fraudepreventiemaatregelen doorheen de diverse gemeentelijke processen. Er zou bijvoorbeeld meer gewerkt kunnen worden met gestandaardiseerde formulieren, er zou bij betalingen altijd sprake moeten zijn van een “vier-ogenprincipe”. Geen impliciete afspraken, maar concrete regels en traceerbare werkwijzen. Prestatieleveringen waarbij daadwerkelijk gecontroleerd wordt of er geleverd is, in plaats van dat dat onverwijld aangenomen wordt. Specifiek beleid gericht op misbruik & oneigenlijk gebruik ontbreekt in de gemeente Haaksbergen, en zou ontwikkeld moeten worden. Ditzelfde geldt voor het systematisch inbedden van waarborgen bij subsidies, waarbij in 2025 voor ruim € 200.000 aan subsidiegelden onrechtmatig zijn verstrekt, welke door de accountant om formele redenen aangemerkt zijn als getrouwheidsfout. Daarmee is dit geen onderdeel van de rechtmatigheidsverantwoording, maar dit doet niet af aan het feit dat de subsidies feitelijk onrechtmatig zijn verstrekt.

4

Deze wens van de auditcommissie is echter geen teken van wantrouwen in de organisatie, maar is vooral bedoeld om als raad te kunnen garanderen dat maatschappelijke middelen rechtmatig en doeltreffend worden uitgegeven, om daarover transparant te kunnen rapporteren en om de gemeentelijke organisatie toekomstbestendig te houden. Hoewel de auditcommissie zich realiseert dat dit een veelomvattende wens is, en dit niet van de ene op de andere dag geregeld is, adviseert de auditcommissie de raad toch om het college dringend aan te sporen hier met gezwinde spoed systemisch beleid op te ontwikkelingen en uit te gaan rollen in de organisatie. Haaksbergenaren moeten er immers op kunnen rekenen dat hun gemeente rechtmatig, transparant en doelmatig omgaat met publieke middelen. 4. Voornoemde aandachtspunten zijn niet nieuw; ze zijn in min of meer gelijke vorm de afgelopen jaren bij herhaling naar voren gebracht door de accountant en de auditcommissie. Het borgen en uitrollen van aanbevelingen blijkt echter geen sinecure. Enerzijds wordt dat veroorzaakt door de beperkte ambtelijke capaciteit en de ambtelijke wisselingen, maar anderzijds wellicht ook door een informele cultuur van “ons kent ons” en “het komt wel in orde”. Bestuurlijke prioriteitstelling is daarbij onontbeerlijk. 5. De auditcommissie verwondert zich over het feit dat de gemeente € 1,5 mln.

heeft bijgedragen aan de bouw van school Het Palet, maar omdat de school geen gedetailleerde verantwoording aanlevert over die bouw, de gemeente een rijksbijdrage van € 270.000 misloopt. Geadviseerd wordt een poging te doen om in overleg te treden met het ministerie om dit bedrag alsnog te kunnen ontvangen. Ook adviseert de auditcommissie de raad om het college te verzoeken dit te evalueren en afspraken te maken over hoe een dergelijke gemiste kans in de toekomst zich niet opnieuw voordoet; 6. De auditcommissie maakt zich gerede zorgen over het niet voldoen aan de door de raad vastgestelde rechtmatigheidsgrens van 2%. Voor het tweede jaar op rij voldoet het college niet aan de door de raad gestelde grenswaarde. Het feit dat de raad op de hoogte is gebracht van de onrechtmatigheden, maakt niet dat ze rechtmatig zijn of het onderliggende probleem daarmee opgelost is. De auditcommissie adviseert de raad om het college kritisch te bevragen over de redenen die hieraan ten grondslag liggen, welke beheersmaatregelen dit aangaande te treffen zijn en het college op te dragen die maatregelen te effectueren. De auditcommissie beveelt de raad aan om over bovenstaande aandachtspunten in gesprek te treden met het college.

5

Tot slot De auditcommissie spreekt haar dank uit aan de ambtelijke organisatie die wederom een leesbare jaarrekening heeft geconstrueerd en zich richting de auditcommissie ook steeds constructief en ondersteunend heeft opgesteld. De auditcommissie vraagt tegelijkertijd zorg en aandacht van het college en de organisatie in de procesgang rondom het in de toekomst tijdig aanleveren van de definitieve stukken. De auditcommissie is van oordeel dat er geen financieel-technische beletselen zijn om de jaarrekening 2025 vast te stellen. De politieke beoordeling van de jaarrekening laat de auditcommissie uiteraard over aan uw raad, de bestemming van het resultaat incluis. Vanzelfsprekend zijn wij bereid om een verdere toelichting te geven tijdens de raadsvergadering van 23 juni. Namens de leden van de auditcommissie,

T.J.H. Looman voorzitter a.i.

6