Brief auditcommissie aan raad m.b.t. Jaarstukken 2024

Gemeenteraad Haaksbergen Postbus 102 7480AC HAAKSBERGEN

Uw kenmerk : Uw datum : Behandeld door : R. Meinen Telefoonnummer : (053) 573 45 67

Zaaknummer Kenmerk Bijlagen Datum

:::: 11-6-2025

Onderwerp: Advies auditcommissie over Jaarstukken 2024, brief in afschrift naar college

Geachte leden van de raad, Zoals u weet legt het college jaarlijks verantwoording af over de financiële resultaten van de gemeente in het afgelopen jaar. Het is gebruikelijk dat de auditcommissie, waarin alle raadsfracties zijn vertegenwoordigd, een advies uitbrengt aan de gemeenteraad met daarin eventuele bijzonderheden, opmerkingen en wensen aangaande de jaarstukken die de raad tijdens de behandeling daarvan kenbaar kan maken aan het college. Middels deze brief brengt de auditcommissie van de gemeenteraad Haaksbergen haar advies uit over de jaarstukken 2024. Proces in aanloop naar dit advies Op 8 april heeft de auditcommissie, in aanwezigheid van de accountant, de boardletter 2025 besproken. Op 4 juni heeft het college uw raad de jaarstukken over 2024 doen toekomen, met daarin een positief resultaat van € 4.333.000 en waarin melding gemaakt wordt van een onrechtmatigheidspercentage van 3,6%. Op 10 juni is het concept-accountantsverslag over de jaarstukken 2024 in de auditcommissie met de accountant doorgenomen. Daarnaast zijn de leden van de auditcommissie in staat gesteld schriftelijk technische vragen te stellen. Tot slot is de opzet en inhoud van deze brief besproken in de commissie. Inhoud en oordeel accountantsverslag Wij nemen in dit advies geen integrale samenvatting op van het accountantsverslag.

Wel benoemen wij enkele van de belangrijkste bevindingen van de accountant: •

Er wordt een goedkeurende controleverklaring over de getrouwheid van de cijfers in de jaarrekening als geheel gegeven;

•

Het rechtmatigheidsoordeel van de accountant is afkeurend vanwege het overschrijden van de 3%-grens die Haaksbergen hanteert voor het toegestane percentage rechtmatigheidsfouten;

Gemeentehuis Haaksbergen Postbus 102 7480 AC, Blankenburgerstraat 28 7481 EB Haaksbergen, Tel: (053) 573 45 67, Fax: (053) 572 80 75 www.haaksbergen.nl gemeente@haaksbergen.nl Kijk voor openingstijden en het maken van een afspraak op www.haaksbergen.nl IBAN NL56 BNGH 028.50.03.194

Fout getrouwheid Onzekerheid getrouwheid Rechtmatigheid

Norm 1%

2020 0,0%

2021 0,1%

2022 0,0%

2023 0,0%

2024 0,0%

3% 3%

1,2% n.v.t.

0,6% n.v.t

0,5% n.v.t.

0,5% 2,6%

0,8% 3,6%

Het totaalbedrag aan rechtmatigheidsfouten bedroeg € 3.002.219, waar dat maximaal € 2.507.010 had mogen zijn om binnen de grens van 3% te blijven; •

De afwijking blijft zowel voor fouten als voor onzekerheden binnen de verantwoordingsgrenzen van respectievelijk 1 en 3 procent. De geconstateerde getrouwheidfouten betreffen € 0 (2023; € 0) en € 669.00 onzekerheden inzake het sociaal domein en zoutwinning (2023; € 318.000 grondexploitaties en zorg in natura);

•

Het boekjaar 2024 is afgesloten met (wederom) een (fors) positief resultaat van € 4,3 mln. In 2023 was dit € 4,9 mln.;

•

De weerstandscapaciteit is toegenomen van € 20,4 mln. in 2023 naar € 25,1 mln. in 2024. De ratio van de weerstandscapaciteit is gedaald van 5,3 naar 5,0, nog ruim voldoende om de ingeschatte risico’s af te dekken. De streefwaarde bedraagt 2,0;

•

De accountant constateert dat de gemeente Haaksbergen nog stappen heeft te zetten op het gebied van de interne beheersing; de algemene interne administratie en nieuwe ontwikkelingen op IT-gebied ter zake van nieuwe (cybersecurity)wetgeving en de zogeheten NIS2-regelgeving moeten versterkt worden;

•

Vanwege de voorheen gehanteerde systematiek van het werken met een “verzamelkrediet” voor het onderhoud en aanleggen van riolering is geen verband (meer) aan te tonen tussen het voormalige rioleringsplan en de voorheen gedane investeringen op projectniveau.

Aanbevelingen en opmerkingen van de auditcommissie De auditcommissie heeft naar aanleiding van de jaarrekening, het accountantsverslag en het gesprek hierover met de accountant een aantal vragen, adviezen en opmerkingen opgesteld, waarvan wij ons kunnen indenken dat u het college hierop attent maakt: 1. De auditcommissie vindt het belangrijk dat het college de onzekerheid over de geleverde zorg in het sociaal domein verder terugdringt. Er is voor bijna € 0,6 mln. aan onzekerheid over geleverde zorg. Dat wil niet automatisch zeggen dat er daarmee geen of onjuiste zorg is geleverd, maar wel dat dit niet op de juiste wijze verantwoord kon worden. Het verdient aanbeveling dat het college serieus werk maakt van het toezien op een juiste verantwoording, dit adequaat monitort, hierop handhaaft en de raad periodiek over informeert;

2

2. De accountant constateert dat voor de uitvoering van het oude Gemeentelijk Rioleringsplan 2017-2020 (GRP) tot en met 2023 kosten voor projecten op meerdere kredieten zijn geboekt. Daardoor is niet af te grenzen wat de investeringen per project zijn geweest. Er is op deze investeringen nooit afgeschreven terwijl een deel van de projecten al in gebruik was. Omdat er geen verband meer is te achterhalen moet er op de gehele aanschafwaarde worden afgeschreven. Er is geen herleidbare aansluiting te maken tussen het oude GRP en het nieuwe Water- en Rioleringsplan 2025-2030 (WRP). Aangezien er zeer lange looptijden gelden voor investeringen van de projecten uit het nieuwe WRP adviseert de auditcommissie de raad om het college te verzoeken vanaf heden elk jaar, bij de begroting en bij de jaarrekening, een investeringsoverzicht respectievelijk realisatieoverzicht per project te voegen. Hieruit dient ten minste de investering en de jaarlast per separaat project genoemd in het WRP (zie p.69) te blijken, voor dat jaar en de jaren die nog volgen; 3. De auditcommissie vraagt hernieuwde aandacht voor de borging van kwaliteit van de gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsprocedures. Hoewel het de auditcommissie positief stemt dat de gemeente Haaksbergen hierin relatief weinig fouten maakt, is een overschrijding van € 200.000 toch nog significant genoeg om hier te benoemen; 4.

De auditcommissie adviseert de raad om het college er op te wijzen voortvarend aan de slag te gaan met het voldoen aan de nieuwe Cyberbeveiligingswet voortvloeiend uit de Europese Network and Information Security Directive (NIS2) en uitrol van de bijbehorende Baseline Informatiebeveiliging Overheidstandaard (BIO2); 5. Mede in het licht van de ravijnjaren adviseert de auditcommissie de raad om er bij het college op aan te dringen dat (financiële) sturingsinformatie actueel, betrouwbaar en frequent beschikbaar is. Zowel als sturingsinformatie voor het college zélf, als ten behoeve van de kaderstellende en controlerende taak van de gemeenteraad. Het overschakelen naar meer geautomatiseerde beheersmaatregelen (in plaats van tijdrovende handmatige controles) zou daarbij prioriteit moeten hebben. Dit advies past bij de uitdrukkelijke wens van de auditcommissie om de p&cdocumenten verder te optimaliseren, waarover wij u bij brief van 22 januari adviseerden om bij het college te benadrukken dat het in het belang van college én van de raad is om de voorgestelde verbeteringen door te voeren; 6. De auditcommissie maakt zich zorgen over het niet voldoen aan de door de raad vastgestelde rechtmatigheidsgrens van 3%.

De auditcommissie adviseert de raad om het college kritisch te bevragen over de redenen die hieraan ten grondslag liggen, welke beheersmaatregelen dit aangaande te treffen zijn en het college op te dragen die maatregelen te effectueren. In dat kader wenst de auditcommissie processueel op te merken dat het op het pad van het college had gelegen om de raad, de door het college op 3 juni vastgestelde rechtmatigheidsrapportage toe te zenden.

3

Hoewel dit document weliswaar enkele (door het college vastgestelde) op de uitvoering gerichte beheersmaatregelen bevat, zou het in het licht van de controlerende taak van de raad wenselijk zijn geweest de raad daarover actief te informeren. Dit zodat de raad al beter op de hoogte was geweest welke acties het college denkt in te zetten om toekomstige overschrijdingen te voorkomen. De auditcommissie beveelt de raad aan om over bovenstaande aandachtspunten in gesprek te treden met het college. Tot slot De auditcommissie spreekt nadrukkelijk haar dank uit aan de ambtelijke organisatie die wederom een leesbare jaarrekening heeft geconstrueerd en zich richting de auditcommissie ook steeds constructief en ondersteunend heeft opgesteld. De auditcommissie is van oordeel dat er geen financieel-technische beletselen zijn om de jaarrekening 2024 vast te stellen. De politieke beoordeling van de jaarrekening laat de auditcommissie uiteraard over aan uw raad, de bestemming van het resultaat incluis. Voorts zijn wij uiteraard bereid om een verdere toelichting te geven tijdens de gecombineerde commissievergadering van 18 juni. Namens de leden van de auditcommissie,

G.J. Costeris-Wevers plv. voorzitter

E.J. Diepenmaat-van den Hoff lid

4