Brief auditcommissie aan raad inzake aanwijzing accountant

gemeenteraad Haaksbergen t.a.v. griffie Postbus 102 7480AC HAAKSBERGEN

Uw kenmerk : Uw datum : Behandeld door : Telefoonnummer :

R. Meinen (053) 573 45 67

Zaaknummer : Kenmerk: Bijlagen : Datum : 20-10-2025

Onderwerp: Advies auditcommissie inzake aanwijzing Flynth als accountant voor uw raad

Geachte leden van de raad, Zoals u wellicht weet is de raad wettelijk verantwoordelijk voor het aanstellen van een accountant ten behoeve van (o.a.) de controle van de gemeentelijke jaarrekening en het uitvoeren van diverse andere controles. Het contract met onze huidige accountant, Eshuis Accountants & Adviseurs (rechtsopvolger van de HofsteengeZeemanGroep) is na het boekjaar 2024 afgelopen en kan niet meer verlengd worden. Voor het boekjaar 2025 (en daarna) is het dus noodzakelijk om de accountancydiensten opnieuw aan te besteden. Ingevolge art. 2 sub b van de Verordening auditcommissie Haaksbergen heeft u de auditcommissie belast met het adviseren over de selectie van de accountant na afloop van het huidige contract. In de auditcommissie zijn leden van alle politieke geledingen vertegenwoordigd. In deze brief leest u ons advies aan u inzake de aanwijzing van een nieuwe accountant, en verantwoorden wij ons over het proces dat daarbij gevolgd is. Afloop van het vorige contract Bij besluit van uw raad van 18 december 2024 heeft u Eshuis Accountants aangewezen als accountant van de gemeente Haaksbergen ingevolge art. 213 lid 2 Gemeentewet. Dit was het laatste jaar dat er nog een contract met Eshuis gesloten kon worden, mede gelet op het aantal keer dat er op grond van het oorspronkelijk in 2016 gesloten contract verlengingen konden plaatsvinden.

De totale opdrachtwaarde zou bij verdere verlengingen immers boven het wettelijk maximumbedrag van € 221.0001 komen te liggen. U kreeg toen derhalve het advies om een aanbesteding vanaf het boekjaar 2025 te laten uitvoeren door de auditcommissie. De auditcommissie heeft deze opdracht met graagte aangenomen.

1 Dit is het maximumbedrag voor leveringen en diensten voor de decentrale overheid waarbij niet (opnieuw) aanbesteed

hoeft te worden, e.e.a. ingevolge art. 4 sub c van Richtlijn 2014/24/EU Gemeentehuis Haaksbergen Postbus 102 7480 AC, Blankenburgerstraat 28 7481 EB Haaksbergen, Tel: (053) 573 45 67, Fax: (053) 572 80 75 www.haaksbergen.nl gemeente@haaksbergen.nl Kijk voor openingstijden en het maken van een afspraak op www.haaksbergen.nl IBAN NL56 BNGH 028.50.03.194

Start van de aanbestedingsprocedure De auditcommissie heeft op 8 april en 10 juni de te volgen aanbestedingsprocedure ijn haar vergadering geagendeerd. Hierbij heeft de auditcommissie ondersteuning gehad van een gemeentelijk inkoopadviseur. Op 10 juni heeft de auditcommissie de aanbestedingsstrategie en het zogeheten Programma van Eisen vastgesteld. Daarin was ook opgenomen dat de opdracht gegund zou worden aan de inschrijving met de beste prijs-kwaliteitsverhouding. Daarbij zou de prijs voor 30% en de kwaliteit voor 70% als gunningcriterium meewegen in het eindoordeel. Doel van de aanbesteding was om na het zomerreces een accountant te kunnen contracteren voor een periode van vier jaar. De auditcommissie vond het daarbij wenselijk om ook de mogelijkheid te hebben van een verlenging met drie keer één jaar, dus in totaal maximaal zeven boekjaren (2025 - 2031). Verder heeft de auditcommissie bepaald dat, naast dat geïnteresseerde aanbieders uiteraard moesten voldoen aan een aantal schriftelijke en wettelijke (kwaliteits)vereisten, zij een pitch moesten verzorgen en deelnemen aan een interview met een afvaardiging van de auditcommissie. Namens de auditcommissie waren de heren Looman, Mentink en Belshof (als vervanger van mevrouw Costeris) lid van deze selectiecommissie. Vanuit de ambtelijke organisatie was de concerncontroller lid.

Verloop van de aanbestedingsprocedure Op 2 juli is het Programma van Eisen en aanverwante documentatie t.b.v. de opdracht openbaar gepubliceerd. Gegadigden konden hierover tot en met 14 juli vragen stellen. Enkele aanbieders hebben gebruik gemaakt van die mogelijkheid. Vervolgens konden gegadigden tot 18 augustus hun definitieve inschrijving indienen. Op maandag 25 augustus konden gegadigden een pitch geven van 5 minuten aan de selectiecommissie. Vervolgens hebben de leden van de selectiecommissie op 26 augustus de schriftelijke inschrijvingen individueel gescoord op de van tevoren bepaalde (sub)gunningscriteria: 1. Prijs (30% van de totale score) 2. Kwaliteit (70% van de totale score), waaronder verstaan werd: 2.1 Werkwijze 2.2 Teamsamenstelling, continuïteit en samenwerking. 2.3 Extra toegevoegde waarde Met de gegadigden heeft vervolgens op 27 augustus een interview plaatsgevonden. De pitch en het interview zijn na afloop van het interview eveneens individueel beoordeeld en gevoegd bij het totaalresultaat:

2

2.4 Pitch en interview Deze scores zijn vervolgens bij elkaar opgeteld. Hieruit ontstond een zo objectief mogelijk beeld van welke aanbieder voor de gemeente Haaksbergen de meest gunstige prijs/kwaliteit inschrijving gedaan bleek te hebben. Resultaat van de aanbestedingsprocedure Na een zorgvuldige procedure is de selectiecommissie tot het oordeel gekomen dat Flynth Audit B.V. de inschrijving met de beste prijs-kwaliteitverhouding heeft gedaan. Op 8 september is daarom de opdracht voorlopig aan Flynth gegund. Na afloop van de bezwaarperiode (waarbinnen geen bezwaren zijn ingediend) is op 1 oktober de opdracht definitief aan Flynth gegund. De auditcommissie is er tijdens het aanbestedingstraject van overtuigd geraakt dat Flynth voor de komende jaren een betrouwbare samenwerkingspartner zal blijken, en de raad op een prettige en laagdrempelige wijze zal ondersteunen bij uw (financieel) controlerende taken. Wij adviseren uw raad dan ook om Flynth aan te wijzen als de accountant voor de komende jaren. Kosten accountancydienstverlenging stijgen Ten opzichte van de contract dat in 2016 met de toenmalige Hofsteenge Zeeman Groep is afgesloten, zijn de marktomstandigheden m.b.t. accountancydienstverlenging sterk veranderd. Het controlewerk van de accountant is fors complexer en arbeidsintensiever geworden, o.a. vanwege wettelijk verplichte extra controletake zoals bijv.

de zogeheten SiSa-regelingen. Daarnaast vraagt ook de forse inflatie (in de periode 2016-2025) om een realistisch perspectief op de kosten van de accountancydienstverlening. Er deden zich, t.o.v. het primaire budget dat de raad voor de accountancydiensten beschikbaar stelde, al enkele jaren overschrijdingen voor. Dit was al van toepassing in de periode dat Eshuis de accountancydiensten verzorgde. Eerder adviseerde onze auditcommissie uw raad daarom dan ook om deze nadelen (via het college) te (laten) betrekken bij de eerste bestuursrapportage 2025 en -voor zover relevant- bij de jaarrekening 2024. Tot op heden zijn deze niet-begrote, maar wel noodzakelijke (en marktconforme) kosten niet adequaat verwerkt in de P&Cdocumenten. De nieuwe aanbesteding maakt het realistisch begroten van de accountancykosten des te prangender. De auditcommissie benadrukt daarbij nogmaals graag dat Flynth qua prijs-kwaliteit het beste aanbod heeft gedaan. Gelet op het inmiddels forse verschil tussen de begrote middelen en de noodzakelijke kosten voor de accountancydienstverlening adviseert de auditcommissie u vriendelijk doch dringend om het college aan te sporen e.e.a. op de geëigende momenten te verwerken in de betreffende P&C-documenten.

3

Vervolgproces De leden van de auditcommissie hopen uw raad met deze brief van inbreng te hebben voorzien over het proces en het resultaat van de aanbesteding, zodat u goed geïnformeerd kunt besluiten over de aanwijzing van de nieuwe accountant. Wij kijken allereerst uit naar voortvarende besluitvorming en daarna naar een constructieve samenwerking tussen de raad, auditcommissie en de accountant. Vanzelfsprekend zijn wij tot een nadere toelichting bereid. Namens de auditcommissie,

T.J.H. Looman voorzitter

4