Bijlage IV - Evaluatierapportage raadsafspraak participatie

HAAKSBERGEN Raadsinformatiebrief

Aan de gemeenteraad

Uw kenmerk Uw datum Behandeld door Telefoonnummer

18~04~2024 Sigrid Binksma 81 04 78 80

Zaaknummer Kenmerk Bijlagen Datum

Q 2

.93.213 AJM

00,07

Onderwerp: Evaluatierapportage raadsafspraak participatie

Geachte gemeenteraad,

lVlet deze raadsinformatiebrief informeren Wij uw raad over de (nadere) evaluatie van de raadsafspraken op het thema 'participatie' met als doel uw raad in de gelegenheid te brengen de inzichten uit deze evaluatie te betrekken bij het verder optimaliseren van deze raadsafspraken. Aanleiding Deze raadsperiode wilt uw raad vaart maken met enkele dossiers, de verhouding tussen raad en college en tussen fracties onderling verbeteren en zo de discussie in de raad laten gaan over hoofdlijnen en politieke verschillen. Daarom hebben de raadsfracties op 16 mei 2022 raadsafspraken (link raadsafspraken) geformuleerd op acht ondenNerpen. heeft uw raad in een openbare bijeenkomst de raadsafspraken Op maandag 15 april geëvalueerd. ln de voorbereiding op deze bijeenkomst heeft uw voorzitter het college en de ambtelijke organisatie verzocht, op verzoek van de heren Goudt en Van der Kolk, met een eerste analyse te komen over de mate waarin de raadsafspraken concreet niet behaald zijn. gerealiseerd zijn, deze thans in uitvoering zijn en waar deze Daarnaast is ook aangegeven of er, en zo ja welke, relevante (toekomstige) ontwikkelingen te venNachten zijn aangaande deze acht thema's. ln de evaluatiebijeenkomst heeft uw raad aangegeven nader met elkaar in gesprek te willen gaan over de raadsafspraak 'participatie' in het seniorenconvent.

Evaluatierappo/tage raadsafspraak evaluatie ln de voorbereiding op de evaluatiebijeenkomst van de raadsafspraken heeft onze adviseur inwonersbetrokkenheid onafhankelijk individuele gesprekken gevoerd met 16 De adviseur inwonersbetrokkenheid heeft de inzichten uit deze raadsleden (van de gesprekken tezamen met haar ervaringen uit afgeronde en lopende participatietrajecten en gesprekken en evaluatiemomenten met inwoners samengevoegd in een 'evaluatierapportage raadsafspraak participatie'. Door een misverstand is deze evaluatierapportage niet als stuk in voorbereiding op de raadsbijeenkomst van 15 april toegestuurd. Wij zien in deze rapportage relevante bevindingen over 'participatie' die voor uw raad interessant kunnen zijn in het verder

Gemeentehuis Haaksbergen 573 45 67, Fax: Postbus 102 7480 AC, Blankenburgerstraat 28 7481 EB Haaksbergen, Tel: gemeente@haaksbergen.nl www.haaksbergen.nl Kijk voor openingstijden en het maken van een afspraak op www.haaksbergen.nl IBAN NL56 BNGH 028.50.03.194

572 80 75

optimaliseren van de raadsafspraken rondom dit thema. Wij sturen uW raad daarom in bijlage bij deze brief de evaluatierapportage alsnog toe. Bovendien zien Wij deze evaluatierapportage als een belangrijk fundament in opmaat naar een participatieverordening in het kader van de Wet versterking participatie op decentraal niveau. Wij Willen uW raad graag faciliteren om als raad daarin met elkaar tot afspraken te komen. Vervolg ln de evaluatierapportage geeft de adviseur inwonersbetrokkenheid aanbevelingen mee en worden vragen gesteld over de doorontwikkeling van participatie. Wij stellen u voor deze aanbevelingen en vragen te betrekken bij het gesprek dat u in het seniorenconvent voert. Hoogachtend, burgemeester en Wethouders,

Toet gemeentesecretaris

Bijlagen: Evaluatierapportage

RG. Welten burgemeester

raadsafspraak participatie (maart 2024)

Evaluatierapportage Raadsafspraak

Participatie

Samen Haaksbergen Denk mee

doe mee

Woord vooraf

3

Tot slot

4

Evaluatie ls ons participatiebeleid

5

van 2022 nog actueel is?

5

Stand van zaken op de uitvoering van de actiepunten uit de raadsafspraken 2022-2023.

6

Participatie-instrumenten

8

Statistieken Samen Haaksbergen van 1 mei 2023 tot en met 1 maart 2024

10

vormen van participatie

11

Hoe kijken raadsleden naar participatie?

12

Verschil in behoefte als raadslid in participatievorming:

12

Gedeelde opvattingen:

13

Aanbevelingen:

13

Aannbevelingen aan de raad:

13

aanbevelingen voor de organisatie:

14

Evaluatievragen

15

Kansenkaart

16

Uitdaagrecht voorbeelden en informatie:

17

WOORD

VOORAF

Uitdagingen van participatie

ln deze notitie beschouwen we hoe we in Haaksbergen de afgelopen jaren vorm en inhoud hebben gegeven aan participatie. We hebben weergegeven wat goed gaat. En wat beter kan en hebben een kansenkaart ontwikkeld. We mogen onze successen vieren en we leren van onze ervaringen. Want zoals zoveel in het leven is participatie mensenwerk. Tegelijkertijd is maatwerk. Voor succesvolle participatie is geen kant en klaar recept. Beelden participatie en verwachtingen kunnen verschillen. Afhankelijk van de context waarin we het participatie instrument inzetten, verschillen de beelden en verwachtingen. Daarom is er voor succesvolle participatie geen kant en klaar recept. Het is een voortdurende zoektocht naar de juiste afbakening, de juiste doelgroep, de juiste middelen en de juiste momenten. ln de raadsafspraken 2022-2026 is in de inleiding het volgende opgenomen 'Beleid moet vanuit het gemeentehuis en meer vanuit de minder worden opgesteld/geschreven samenleving (inwoners/bedrijven/instellingen).' Tevens is als prestatie opgenomen dat we de raadsafspraken evalueren en waar nodig verbeteren, vernieuwen of intensiveren.

Uw uitgangspunten ln de raadsafspraken over participatie heeft u als fracties afgesproken een belangrijke plek voor participatie door inwoners in te ruimen, met de volgende door u benoemde uitgangspunten: o Begrijpelijke en toegankelijke communicatie: begrijpelijke taal is toegankelijke taal. o om meer en tijdiger met de Het begeleiden en faciliteren van de gemeenteraad Die kan door de adviseur plaatsvinden begeleiding te gaan. in samenleving gesprek door externe hulp. inwoners betrokkenheid en/of Maar het belang van participatie moet ook helder worden gemaakt in de rest van de organisatie en daarom vraagt de raad aan het college aan te geven hoe participatie organisatie breed in de uitvoering van taken wordt betrokken. Dit alles vereist een helder aanspreekpunt voor de raad. ln het nieuwe college zal daarom een portefeuillehouder participatie moeten worden aangewezen, bijvoorbeeld de burgemeester. o De raad wil ook de werkgeverscommissie betrekken bij het versterken van de rol van de raad op dit punt. Bij het ontwikkelen van betere participatie in Haaksbergen kunnen een of meer pilots van dienst zijn op een terrein waar beleid nog echt opgebouwd of geactualiseerd moet worden.

o De raad heeft behoefte aan een eenduidige manier om met elkaar te bespreken op welk niveau participatie in een specifiek geval moet plaatsvinden (dat kan immers verschillen per dossier) en vraagt het college daarom binnen de pilots hiervoor een heldere terminologie te ontwikkelen.

Het nut van participatie Of het initiatief van een project nu bij de gemeente of bij de samenleving ligt, we trekken hierin samen op. Het gemeentebestuur functioneert in dienst van en midden in de lokale samenleving. Participatie is daarin een verbindend instrument. We zien participatie als een productieve kracht. Onze gezamenlijke inzichten, kennis en kunde dragen bij aan een optimaal eindresultaat. Daarnaast helpt participatie de democratische processen. Met behulp van inwoners helderheid over soms tegenstrijdige belangen. Dat participatie ontstaat bij bestuur is alleen maar goed, omdat zo duidelijk wordt op welke gronden en overwegingen de raad of het college besluiten baseert. Dat maakt het besturen van een gemeente meteen ook lastig en complex. We zijn ervan overtuigd dat goede participatie leidt tot betere, meer afgewogen besluitvorming.

De keerzijde: de participatie paradox We hebben ook oog voor de participatie paradox. Een verschijningsvorm van die paradox is de teleurstelling die participatie ook kan opleveren. Namelijk als inwoners hun inbreng niet of slechts gedeeltelijk terugvinden in het uiteindelijk genomen besluit. Er Wordt dan soms gauw en luidruchtig geroepen dat het gemeentebestuur geen boodschap heeft aan de opbrengst van de participatie. Hier is het gemeentebestuur in de afgelopen jaren lerende in, hoe om te gaan met de uitkomsten van participatie. De input van participatie wordt steeds beter gewogen, maar kent ook nog lessen. Raad en college hebben de opdracht om bij het nemen van hun besluit álle aspecten en álle belangen tegen elkaar af te wegen. Soms is de speelruimte voor veranderingen en bijstelling van de plannen minder groot dan inwoners wensen. Participeren is je laten horen bij het gemeentebestuur, met je mening, je kijk op de zaak, je argumenten. Hoe meer hoe beter, wat mij betreft. Maar dat is niet automatisch hetzelfde als je zin krijgen. Deze evaluatie geeft ons inzicht in de verschillende dilemma's die aan participatie zijn verbonden. Zoals de ruimte voor inbreng van inwoners versus het primaat van politiek en bestuur.

Geleerde lessen De evaluatie heeft ons ook geleerd hoe belangrijk het is om aan het begin van het participatieproces helderheid te scheppen over wederzijdse venNachtingen, het verloop van het proces, de informatie-uitwisseling, de kaders waarbinnen de participatie plaatsvindt, de instrumenten waarmee geparticipeerd wordt en ieders rol in dit proces. Het moet voor alle deelnemers duidelijk zijn of het gaat om informeren, raadplegen, adviseren, coproduceren of meebeslissen. Dit blijft wel een proces met vallen en opstaan. We hebben ook ervaren dat de term 'participeren' op zich al verwachtingen schept. Vraag die We ons stellen is, of informeren bijvoorbeeld wel een vorm van participatie is. Tenslotte is dit eenzijdig, en wellicht kan deze trede 'informeren' zich beter beperken tot een informatiebrief of bijeenkomst in plaats van een participatievorm. Tevens hebben we ervaren dat groepen in weerstand participatie aangrijpen om actie te voeren. Het kan nodig zijn om een participatietraject onderweg aan te passen en te kiezen voor een andere vorm van inwonersbetrokkenheid in plaats van stug door te gaan met de afgesproken route. Als dit in alle openheid en in gesprek plaatsvindt, kan dit bijdragen aan een betere verhouding met de samenleving.

TOT SLOT Voor de totstandkoming van deze evaluatie hebben we gesprekken, uitvragen en interviews met onze inwoners en met u als raadsleden. Ook hebben we geleerd van de gevoerd participatietrajecten die we afgelopen jaar hebben afgerond of die nog plaatsvinden. Er vonden vele gesprekken plaats, ervaringen zijn gedeeld, perspectieven zijn gehoord en aanbevelingen zijn meegegeven. Dit helpt ons de participatie-instrumenten te verbeteren. Deze evaluatie nodigt uit om met participatie bezig te blijven, te leren van de opgedane ervaringen en samen met inwoners en ondernemers aan de slag te gaan om dit instrument te optimaliseren en nog beter in te zetten. Wetgeving op dit terrein, zoals “de Omgevingswet' en de Wet versterking participatie op decentraal niveau', vormen extra stimulansen hiervoor. Het besef dat onze samenleving voortdurend aan verandering onderhevig is en hier onze participatie op in te richten helpt ons om in verbinding te staan met onze samenleving.. Genoeg uitdagingen dus.

Sigrid Binksma Adviseur inwonersbetrokkenheid Maart 2024

EVALUATIE

Maatschappelijke en politieke context en politieke context Waarin we participatie inzetten, ln de huidige maatschappelijke beschouwen we ontwikkelingen als individualisering, het mondiger worden van de burger, de meer zichtbare polarisatie, de ontwikkeling op digitale media en de kansen en bedreigingen hiervan als behoefte van de samenleving om zich gehoord en gezien te voelen. Vragen over hoe gaan we om met het vertrouwen van de inwoner, de kennis van de inwoner en de informatiebehoefte van de inwoner zijn kernvragen binnen de verschillende vormen van participatie en het maakt de praktijk niet altijd eenvoudiger. Waar je als lokale overheid juist “noaberschap' nastreeft en met 'goede' intenties in gesprek gaat, stuiten we menigmaal vooral op emoties. Verklaarbare emoties, vaak ingegeven door verandering van toekomstplannen of te denken en te ervaren en onzekerheid. Hoe zorgen we er dan wel voor meer vanuit het Eén minder uit de tegenstelling maatschappij en lokale overheid. We zijn tenslotte samen samenleving, waar de gemeente Haaksbergen als dienstverlener en handhaver optreedt, maar er vooral is voor het welzijn en welbevinden van de gezamenlijke samenleving. Dit wordt niet altijd zo ervaren en is een kwestie van een lange adem, waaruit we vanuit vertrouwen geven alleen vertrouwen krijgen.

Het ruimte bieden aan diverse vormen van inspraak in de lokale democratie als onderdeel participatie is daarin een verbindend instrument. We zien participatie als een productieve kracht.

lS ONS PARTICIPATIEBELEID Participatienota

VAN 2022 NOG ACTUEEL

lS?

Haaksbergen

zou moeten worden Wij, de ambtelijke organisatie, vinden dat de participatienota geactualiseerd. De maatschappelijke en politieke context is een bewegend geheel. Dit maakt dat de beleidsnota de maatschappelijke en politieke context juist wat stabiliteit moet bieden. ln de huidige nota wordt in hoofdstuk 4 een hoofdstuk gewijd aan uitvoerende aspecten, met data, die in ons perspectief beter tot hun rechtkomen met een tweejaarlijkse update van een uitvoeringsplan Participatie. Een participatienota komt meer tot zijn recht door alleen kader stellende beleidsafspraken.

Daarnaast is de Omgevingswet 1 januari 2024 is ingevoerd. De huidige nota verwijst nog naar de komende wetgeving, bovendien hebben we de nodige ontwikkelingen en plannen al ingevoerd en die vinden nu geen plek in deze nota. Ook ervaren we in 2024 hoe om te gaan met de Omgevingswet en waar we ook met onze participatie tegenaan kunnen lopen. een handreiking gemaakt ten behoeve van initiatiefnemers voor een Aanvullend is omgevingsplan of omgevingsontwikkeling, die meer aanvullend ingaat op participatie binnen de Omgevingswet. Handreiking participatie omgevingswet Verder hebben we de nodige ontwikkelingen doorgemaakt, zoals het optuigen van participatie door middel van samenhaakbergennl, een digitaal participatieplatform. Wij hebben ontdekt wat uw wensen zijn als het gaat om participatieplannen die aan uw worden voorgelegd. We hebben geleerd -wat u terug wilt lezen en werken toe naar een format participatieplannen Haaksbergen gemeente gemeente Haaksbergen. Basisformat participatieplan

Verder komt uit gesprekken en ervaringen naar voren, dat de participatieladder op trede 1 informeren) de meningen verdeeld zijn. Hierom is het ook verstandig duiding te geven of u

informeren als participatie ziet, of dat het op een andere wijze als informatie zou moeten worden benoemd. Dit aandachtspunt, staat nog open voor debat.

in samenhang met En als laatste punt, hebben we voor participatie Haaksbergen een huisstijl ontwikkeld, zodat alles omtrent participatie voor de samenhaaksbergenhl toekomst ook visueel herkenbaar wordt. De behoefte om de huidige participatienota te actualiseren en in deze huisstijl vorm te geven ervaren wij ook.

De geactualiseerde participatienota vraagt om een helder en makkelijk leesbaar document, waar inwoners en initiatiefnemers prettig doorheen lezen en ze antwoorden geven over hoe het bij de gemeente Haaksbergen werkt. Hierom streven wij ernaar u in het najaar van 2024 een geactualiseerde participatienota Haaksbergen ter besluitvorming aan te dragen.

STAND VAN ZAKEN OP DE UITVOERING 2022-2023. RAADSAFSPRAKEN

VAN

DE ACTlEPUNTEN

UlT

DE

participatie: Raadsafspraken is in 2023 ingezet om de participatie organisatie breed inwonersbetrokkenheid De functionaris het vastgestelde en om vroegtijdig bij initiatieven/plannen (beter) te organiseren participatiebeleid uit te voeren. Deze functionaris vormt ook het aanspreekpunt voor de raad en richt zich niet enkel op participatie bij initiatieven (plannen en beleid) van de gemeente, maar ook vanuit de samenleving zelf. ln mei 2023 is het digitale platform Samen Haaksbergen gelanceerd, waarbij inwoners ook digitaal mee kunnen doen en zelf initiatieven kunnen aandragen. Op diverse beleidsterreinen is er meer aandacht aan de voorkant gekomen voor het meedenken en meedoen van inwoners! instellingen en ondernemers. De samenleving Naast vaker betrokken beleidsontwikkeling. en eerder bij wordt steeds inwonersbijeenkomsten, zijn op diverse beleidsterreinen inwoners opgezocht en gevraagd om hun mening en inbreng. ln 2023 is er zelfs gestart met een burgerberaad omtrent de visieontwikkeling op dienstverlening, deze zal in 2024 tot een afronding komen.

De raad is door het vaststellen van diverse participatieplannen en tussentijdse informerende raadsbrieven, meer betrokken bij de vraag, waarover en waarvoor en hoe wil je met de inwoner in gesprek en welke doelgroep wil je betrokken krijgen. ln 2024 zal conform de raadsafspraken een evaluatie op participatie breed plaatsvinden in de raad. ln 2023 is de burgerpeiling, waar staatje gemeente opnieuw uitgezet, begin 2024 zullen we de resultaten weten en deze kunnen vergelijken met afgelopen jaren en andere gemeenten. en toegankelijke wijze Dit vereist onder meer dat de gemeente op een begrijpelijke communiceert: begrijpelijke taal is toegankelijke taal. o De ervaring is dat dit niet voldoende is gerealiseerd. Dit heeft verschillende redenen. Bij technische ontwikkelingen, is het soms lastig om een formulering te vinden die toegankelijk en begrijpelijk is die niet afdoet aan de context of betekenis. De ontwikkeling intern om meer van buiten naar binnen te denken, te schrijven in B1 taalniveau staat in de kinderschoenen. (Zie ook uitkomsten visie op dienstverlening en uitvoeringsplan dienstverlening). Bij externe inhuur van adviseurs is dit een blijvend aandachtspunt. Deze raadsafspraak vraagt terecht de komende periode meer aandacht en dient beter tot uitvoering te komen. Deze raadsafspraak

is nog niet gerealiseerd.

Ook vragen ze het college de raad daarbij te faciliteren. De raad wil begeleid worden in de rol van meer en tijdiger met de samenleving in gesprek te gaan. Die begeleiding kan plaatsvinden door de (nieuwe) medewerker participatie enlof door externe hulp. o De ervaring is dat hierin goede stappen zijn gezet, maar dat het een continu proces is op hoe we in gesprek gaan en welke raad informatiebehoefte er is. Op 1 november 2022 is de adviseur inwonersbetrokkenheid aangesteld. Op 6 maart 2023 heeft u raad een bijeenkomst gehad in de raadszaal waarbij u de handreiking participatie voor u als raad heeft ontvangen en besproken. ln diverse participatietrajecten bent u actief uitgenodigd deel te nemen aan het traject in diverse rollen, die u als raadslid kent. Met participatieplannen in raadscommissies en raadsvergaderingen bent u regelmatig aan de voorkant gevraagd om het participatietraject en de trede vast te stellen. Voor het burgerberaad dienstverlening bent u gevraagd deel te nemen, een aantal hebben daar gebruik van gemaakt. Voor de omgevingsvisie hebben we u aangereikt deze als pilot te beschouwen. Deze raadsafspraak loopt.

Maar het belang van participatie moet ook helder worden gemaakt in de rest van de organisatie en daarom vraagt de raad aan het college aan te geven hoe participatie breed in de uitvoering van taken wordt betrokken. Dit alles vereist een organisatie voor de raad. ln het nieuwe een helder aanspreekpunt zal daarom college worden moeten de bijvoorbeeld aangewezen, participatie portefeuillehouder burgemeester. o

De ervaring is dat aan de voorkant wordt aangegeven welke portefeuillehouder aanspreekpunt is voor de participatie op het betreffende onderwerp

o

Wethouder van Zwanenburg is in de portefeuilleverdeling als 'projectwethouder inwonersparticipatie'.

o

Welten ziet op basis van de gemeentewet toe op een goede Burgemeester afstemming tussen degenen die bij de voorbereiding, vaststelling en uitvoering zijn betrokken. Daarnaast is de burgemeester vanuit zijn overkoepelende rol (voorzitter raad en college) een betrokken bestuurder op het algemeen belang. ln de portefeuilleverdelíng van het college is burgemeester Welten aangewezen als 'coördinator participatie'. Deze raadsafspraak loopt.

van het college aangewezen

De raad wil ook de werkgeverscommissie betrekken bij het versterken van de rol van de raad op dit punt. Bij het ontwikkelen van betere participatie in Haaksbergen kunnen een of of meer pilots van dienst zijn op een terrein waar beleid nog echt opgebouwd moet worden. geactualiseerd o De ervaring is dat u vanuit de werkgeverscommissie met de griffier in gesprek gaat over welke rol hij kan vervullen in relatie tot participatie. Denk daarbij aan advisering van de raad en hoe u als raad gefaciliteerd wilt worden, in bijvoorbeeld de omgang met Inwoners petities en terugkoppeling naar inwoners Het samen opstellen van een participatieverordening Trainingsbehoefte van de raad in het participatie o De ervaring is dat u in uw agendacommissie aangeeft welke rol u qua tijdsinvestering kan doen bij aangedragen pilot ontwikkelingen. Omgevingsvisie heeft u gevraagd om twee datum opties, deze zijn voorgelegd en is op geageerd voor deelname van raadsleden Deze raadsafspraak maakt een begin.

De raad heeft behoefte aan een eenduidige manier om met elkaar te bespreken op welk niveau participatie in een specifiek geval moet plaatsvinden (dat kan immers verschillen per dossier) en vraagt het college daarom binnen de pilots hiervoor een heldere te ontwikkelen. terminologie o De ervaring is dat we dit steeds meer ontwikkelen Participatieplannen worden u ter vaststelling voorgelegd in de raadscommissies en raadsvergaderingen. Format van welke vragen beantwoord moeten zijn in een participatieplan, zodat u als raad kunnen beoordelen krijgt steeds meer 1 lijn. We maken met deze evaluatie een vervolgstap in de doorontwikkelíng van participatie in betrokkenheid met u als raad. Deze raadsafspraak

loopt.

PARTICIPATlE-INSTRUMENTEN We onderscheiden de verschillende huidige participatie-instrumenten die de gemeente inzet om inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties te betrekken bij (de uitvoering van) gemeentelijk beleid en projecten. Groepsbijeenkomsten

Wijkschouw

Ronde tafel gesprekken

Er op uit met een groep inwoners Vragenlijsten lnformatiebrieven Persberichten Burgerberaad interventie gesprekken na klachten

Op gesprek bij mensen thuis Interviews op straat Bijeenkomsten op thema Digitale consultatie Wijkbijeenkomsten

Meedenken op praktische oplossingen Meedenken, adviseren op beleidsterreinen Zelf een idee aandragen Ontmoetingen Werkbezoeken Congres 1 op 1 gesprekken

De beschouwing van de participatie-instrumenten heeft geleid tot een aantal aanbevelingen; Dat er bij ieder participatietraject goed moet gewogen worden wat de intensiteit van de betrokkenheid is, zodatje goed kan afwegen of het geschikt is om het in grote groepen te doen of dat het beter kan worden gefaseerd in meerdere kleinere groepsmomenten. o Dat bij bouwprojecten in de wijk, klein en groot, de wijkraden eerder geïnformeerd moeten worden dan de gehele wijk. Zodat ze mee kunnen denken in de vorm van communicatie en participatie. Dit helpt om de betrokkenheid te stimuleren en constructiever vorm te geven. o Dat interviews op straat heel effectief kunnen zijn om meer mensen te spreken dan je in eerste instantie dacht, maar dat je dit wel met meerdere medewerkers moet doen en dat je het van tevoren moet aankondigen waarje staat en hoe laat in de lokale media. o Dat digitale consultatie altijd en en is. Het is een bijdrage aan het geheel, een aanvulling. En en betekent dat het naast op pad gaan of in gesprek gaan of de wijkbijeenkomsten af gaan is. o Dat bij grotere maatschappelijke ontwikkelingen, je een team nodig hebt voor de uitvoering is het van de participatie. Naast de beieidsadviseur en adviseur inwonersbetrokkenheid, van belang dat er vanaf stap 1 een communicatieadviseur is betrokken en betrokken blijft.

Dat hier in de projectfinanciering altijd ruimte voor zal moeten gemaakt. Dat het meenemen van inwoners in elke stap in een proces steeds meer wordt gezien als meenNaarde in de organisatie. Niet alleen aan de voor en achterzijde van het traject, maar o

dat beleidsmedewerkers ervaren dat het helpt in het traject tussentijdse updates te geven. Vaker en meer communiceren en contact houden draagt bij aan de verstandshoudingen. Dat het nadenken over de setting qua ruimte, inrichting en sfeer van een bijeenkomst in de voorbereiding weleens wordt onderschat, en dat daar meer aandacht voor moet komen. Als je actief wil participeren om goed op te halen, heb je tijd nodig. Als je van tevoren al weet, dat het qua tijdspad lastig wordt, kan je er beter niet aan beginnen. Hiermee doe je het proces, de inwoner, de betrokkenheid en de kwaliteit te kort. Dat het burgerberaad een prachtig instrument is, wel heel tijdsintensief. Als je dit inzet, heeft het zeker een meerwaarde, maar alleen inzetten als je ook echt de deelnemers bijdrage qua tijd en inzet en betrokkenheid op waarde schat. Dit is geen instrument waar je niets of nauwelijks iets met de uitkomsten kan gaan doen. Dus ook realiseren dat als je dit inzet, datje het borgt en in communicatie blijft. Alle participatie instrumenten kennen hun meerwaarde, vaak is het en en inzetten het beste. De persoonlijke benadering is altijd van belang. Waar weerstand groter is dan de mogelijkheid tot dialoog, is het van belang om in integraliteit over de weerstand het gesprek te voeren.

ls er dan nog sprake van participatie? Ook het participatiebeleid stelt niet voor niets: “Open houding: Goede samenwerking komt tegenover participatie van zowel van twee kanten. Een positieve grondhouding is voorwaardelijk.” ln onze samenleving als gemeentelijke organisatie/bestuur/raad afwegingen denk dat we dus ook moeten leren benoemen, als iets niet werkt en wellicht alleen maar het vertrouwen tussen samenleving en lokaal bestuur schaadt. Hier kunnen we vanuit de organisatie, maar ook bestuurlijk wellicht vaker stil bijstaan, zonder daar verwijten aan te verbinden. Liever zouden we dan zien dat we tussentijds bijsturen en in dialoog kunnen met u als raad, zodat het bijdraagt aan een beter proces.

STATISTIEKEN 2024

SAMEN

HAAKSBERGEN

VAN 1 ME12023

TOT EN MET 1 MAART

Statistieken 2023-05-01-2024-03-01

V

Paginaweergaven (13685)

'19,13 ,1913 119131913: :191,5 :1,073 '1913 191: 191: 36,'1103?

10,13

Meest bekeken pagina's V

l

f

v

l

šrèegïnanaam Deel jouw idee

V

V

`vl?i'et-:rgf?iven

f

v

3.496

2 Denk mee over de inrichting straat de Brink

810

3 iedereen een boom

740

4 Speel

en ontmoetingsplekken

712

5 Vragenlijst over thema: Veiligheid

668

6 Op de markt om met iedereen in gesprek te kunnen over veiligheid, wees welkom!

584

7 Concept beleidsnota Wlndenergie

574

8 Denk mee over de inrichting openbare ruimte rondom het marktplan

538

9 Bruto Twents Geluk

522

10 Vragenlijst over dienstverlening van de gemeente Haaksbergen

522

VORMEN

VAN PARTICIPATIE

Er zijn verschillende soorten participatietrajecten. Het abstractieniveau verschilt per project, soms gaat het om een visie op beleid, soms gaat het om de inrichting van een speeltuintje. We onderscheiden de volgende vormen van participatie. Informeren: verstrekken van informatie. Bijvoorbeeld: Wegwerkzaamheden, groenonderhoud, bekendmakingen (vergunningen) Raadplegen: vragen wat men ervan vindt Adviseren: vragen hoe men vindt datje iets zou moeten doen Coproduceren: samen tot een resultaat komen 5 Meebeslissen: samen een besluit nemen

DE PART'UPAT'E LADDER Zellragie Betrokkenen krijgen binnen voorafgeslelde kadersde regie over de oplossing ol aanpak

5

Bullxun Betrokkenen nemen de besluiten, gemeenlc neemt besluit over

4

Coproduceren De gemeente en betrekkenen weken gezamelijk oplossingen

Deze vormen van participeren Worden ook wel weergegeven in de zogenoemde participatieladder.

3

Adviseren

2

Raadplegen

Betrokkenen adviseren over aanpak en oplossingen

Betrokkenen zijn gesprekspartners

inwommmman

Deze vorm suggereert: hoe hoger op de ladder, hoe meer participatie, en hoe beter het participatieproces.

Eenzíjdlge communicatie vanull de gemeente

De metafoor van de ladder doet echter geen recht aan de complexiteit in de praktijk, waarin een mix aan vormen wordt ingezet, met als leidraad de behoefte van de deelnemers. Het is hoe dan ook belangrijk om aan het begin van een participatieproces met alle betrokkenen te bespreken welke vorm van participatie in dat proces beoogd wordt. Dit kan teleurstellingen 'aan het einde van de rit' voorkomen.

Dilemma's bij participatie Het eerste dilemma is dat van de participatieve democratie tegenover de representatieve democratie. De participatieve democratie wordt gevormd door participatieprocessen waar De representatieve democratie wordt gevormd door het inwoners aan meedoen. ons het bestaande uit college en geval gemeentebestuur staatsrechtelijke bestel, in over voor van burgers dan de ruimte het primaat dilemma Het inbreng gemeenteraad. gaat van de politiek. Een tweede dilemma is de vraag of je bij participatie wil werken met vaste groepen wijkraden) of juist met ad~hoc deelnemers aan participatieprocessen. Het (burgerpanel voordeel van vaste groepen is dat er een zekere bekendheid met participatie en de inhoudelijke materie ontstaat. Het nadeel is dat er een soort leemlaag van “usual suspects" ontstaat. Het voordeel van ad hoc- deelnemers kan juist een frisse blik zijn, maar wel een grotere tijdsinvestering vragen vanwege onbekendheid met participatie. Het derde dilemma is de participatie-paradox. De mate van tevredenheid over participatie komt niet overeen met de tijdsinvestering van deelnemers, bestuur en organisatie. Er blijven deelnemers ontevreden als zij hun inbreng niet of slechts gedeeltelijk terugvinden in het uiteindelijk genomen besluit, ook of vooral als zij veel tijd en energie hebben gestoken in het participatieproces.

HOE KIJKEN

RAADSLEDEN

NAAR PARTICIPATIE?

Wat je precies onder participatie verstaat, hangt vaak af van het doel dat je ermee wilt bereiken. Dat kan verschillen per initiatiefnemer (ofdit nu de gemeente is, een bewonersgroep, een corporatie of andere partij) en per vraagstuk. Bovendien kunnen de motieven van de initiatiefnemer anders zijn dan die van de participanten, zo kwam naar voren uit de verkenning die adviseur inwonersbetrokkenheid uitvoerde naar de rol en ervaringen van raadsleden bij participatie. het bewonersperspectief. het perspectief van de initiatiefnemer Twee perspectieven Alle raadsleden hebben aandacht voor participatie, elk op een eigen manier. Het blijkt dat het begrip participatie niet volstaat om goed inzicht te geven in de (gewenste) betrokkenheid van bewoners. Dat komt doordat het begrip participatie uitgaat van het perspectief van de initiatiefnemer. Dit is een belangrijk aandachtspunt voor raadsleden. Zij stellen de kaders voor participatie, vertegenwoordigen bewoners en willen weten of voldoende bewoners hebben kunnen meepraten over de plannen.

Wanneer de raad betrokkenheid vanuit het bewonersperspectief bekijkt, wordt duidelijk hoe een wijk participatie beleeft. En kan de raad inschatten wat realistische verwachtingen zijn van bewoners. Dan wordt het mogelijk om te beoordelen welke mate van participatie haalbaar is.

ln het doorvragen komt uit dat de intensiteit of de mate van bewonersbetrokkenheid bij het betreffende ondenNerp niet altijd aan de voorkant al kan worden ingeschat. Het ene onderwerp is het andere niet. De duiding van waarom participeren, wordt niet altijd gevraagd. Wel de vorm, de wijze op en de trede zijn vaak onderwerp van debat. Echter de vraag vooraf, is het wijs of zinvol om actief te participeren het betreffende ondeniverp? Of kan het soms beter zijn om vanuit alleen de inhoud besluitvorming te doen? Draagt de participatie bij aan de verbinding tussen samenleving en lokaal bestuur? En welke verwachtingen zijn er dan vanuit de raad omtrent de participatie. Door hier meer inzicht in te krijgen en te geven, kan de beoordeling over de mate van participatie en de haalbaarheid ervan verduidelijken. Ook kan de gemeenteraad met dit perspectief beoordelen of de bewonersbetrokkenheid voldoende is (geweest) om het participatieproces succesvol te noemen.

VERSCHIL

IN BEHOEFTE

ALS RAADSLID

lN PARTIClPATlEVORMING:

zijn voor iedereen even De rollen, kader stellend, controlerend en vertegenwoordigend, waardevol. Wel zit er een verschil van inzicht en behoefte, waar de kern rol ligt binnen de vormgeving van participatie. Vanuit verschillende raadsleden worden suggesties gedaan om hier duiding op voorhand over te genereren en daardoor meer in het kader stellende rol binnen de participatie te komen; o Een verscherping van het kader met verduidelijken vragen of participatie nodig is en/ of in welke mate o Een werkgroep vanuit alle fracties die aangeeft ofer wel of niet participatie nodig is in welke mate alvorens er een participatieplan wordt geformuleerd ter besluitvorming o een klein Voordat er een participatieplan wordt voorgelegd voor besluitvorming verkennend vooronderzoek laten doen door adviseur inwonersbetrokkenheid over de intensiteit van het betreffende onden/verp, door een soort van buurtonderzoek of mee te nemen in het sentiment en het opgehaalde omgevingsonderzoek

participatievoorstel.

Vanuit andere raadsleden worden juist suggesties gedaan om meer in de controlerende rol te zitten en minder in het kader stellende rol binnen de participatie; Minder participatieplannen maar drie hoofdlijnen op thema van het domein in kwestie, in de vorm van een jaarplan per domein waar wel of niet participatieplannen om moeten worden voorgelegd. o Meer gewoon gaan participeren zonder dat de raad het participatieplan vaststelt en bij de besluitvorming van het betreffende beleid een participatieverslag, waarin benoemd staat hoe er is geparticipeerd en welke dilemma's er naar voren komen en welke suggesties voor oplossingen er door de bewoners/ instellingen/ ondernemers zijn aangedragen toevoegen als bijlage. Meer samenhang in de participatietrajeoten met elkaar, eenhoofdlijn nemen en diverse andere trajecten samenvoegen onder die hoofdlijn.

GEDEELDE o

o

o

OPVATTINGEN:

Alle gesproken raadsleden hechten veel waarde aan inwonersbetrokkenheid bij het maken van nieuw beleid en aan eigen initiatieven vanuit de samenleving. De gedeelde visie is dat er meer aandacht moet komen voor initiatieven vanuit de samenleving, waarbij ze ook willen kijken hoe zij dat nog meer kunnen stimuleren en faciliteren. Meerdere vormen van ongenoegen omtrent participatietrajeoten. o

De communicatie met inwoners, de terugkoppeling, mail en vraag beantwoording is waar ieder raadslid zich gefrustreerd over heeft uitgesproken. Dit heeft voor de raad hoge prioriteit. Als communicatie niet loopt om welke reden dan ook frustreert dat iedere vorm van Quote van een maas/id "Zodat we allemtm/ het dit en Ondermljnt pal'thlpatle op hetzelfdekennisniveau omtrent in het VGFÉFOUWGH Van de SamenleVinQ participatie komen en de consequenties van lokaal beStUUrde verordening goed tot ons nemen".

o

De vorm van communicatie, kiezen voor persoonlijke uitleg alvorens er een zakelijke brief of mail wordt verstuurd aan een inwoner is de voorkeur die wordt uitgesproken.

o

Venivachtingsmanagement, participatie is geen 'gelijk' halen. Het is meedenken, adviseren of samen creëren. Bij het woord participatie "leeft" nog te veel de verwachting dat het 'je zin' krijgen is.

Behoefte om in gezamenlijkheid als raad, zelf de participatieverordening begeleiding van de griffier en de adviseur inwonersbetrokkenheid.

op te stellen, met

AANBEVELINGEN:

We geven een aantal aanbevelingen voor de doorontwikkeling van participatie.

AANNBEVELINGEN o

AAN DE RAAD:

Voorafgaande aan de keuze wel of niet een participatieproces aan te gaan een aantal vragen aan u zelf stellen: Wat wil je 'echt' weten van de inwoner? Waar wilt u antwoord op hebben? Draagt deze kennis die u ophaalt bij, aan u eigen beraadslaging? Gaat het om weging van belangen of gaat het om kennis halen?

Denkt u dat het bijdraagt aan meer vertrouwen tussen samenleving en bestuur als we op deze wijze met de samenleving in gesprek gaan? Kan de samenleving zelf met oplossingen komen? Of Wilt u vooraf al kaderen Waar ze wel of niet wat kunnen vinden? En in welke mate. Wat is voor u de belangrijkste meen/vaarde in het participatieproces? De aantal deelnemers, de inhoud van de opgehaalde adviezen, de betrokkenheid of het zichtbaar maken van de verschillende belangen? 7 ls er ruimte voor flexibiliteit of wilt u dat eerst voorgelegd krijgen? Kortom wees u van tevoren bewust van wat u echt wilt bereiken met het participatieproces en maak daarna de afweging of hiervoor een participatieproces nodig is, of dat u als ambassadeurs van de samenleving een andere afweging maakt. En geef zelf ook aan hoe u tijdens participatieprocessen geïnformeerd wilt worden. Dat kan per participatieproces een andere intentie kennen. Waar weerstand groter is dan de mogelijkheid tot dialoog, is het van belang om in integraliteit over de weerstand het gesprek te voeren. ls er dan nog sprake van participatie? Ook het participatiebeleid stelt niet voor niets: “Open houding: Goede samenwerking komt van twee kanten.

Een positieve grondhouding tegenover participatie van zowel is voorwaardelijk.” ln onze samenleving als gemeentelijke organisatie/bestuur/raad afwegingen denk dat we dus ook moeten leren benoemen, als iets niet werkt en wellicht alleen maar het vertrouwen tussen samenleving en lokaal bestuur schaadt. Hier kunnen we vanuit de organisatie, maar ook bestuurlijk wellicht vaker stil bijstaan, zonder daar venNijten aan te verbinden. Liever zouden we dan zien dat we tussentijds bijsturen en in dialoog kunnen met u als raad, zodat het bijdraagt aan een beter proces. Bewust omgaan met welke rol u inneemt vooraf, tijdens en nadien in een participatieproces. Wees daar open en transparant over en benoem dit ook in aanwezigheid in processen. Als u raad een participatieproces heeft aangenomen en u bent bij bijeenkomsten aanwezig, heeft u zich wel te conformeren aan het raadsbesluit. Dit is de ruggensteun voor de beleidsmedewerker die in de uitvoering op stap gaat. ln de 'Wet versterking participatie op decentraal niveau' breidt het recht op inspraak uit naar meer participatie. De implementatie van deze wet, moet nog worden meegenomen in een mogelijke herijking van het gemeentelijk en moet er een participatiebeleid participatieverordening worden opgesteld die de huidige inspraakverordening vervangt. En waar ook het uitdaagrecht een nieuwe pijler is voor de gemeente Haaksbergen.

zelf al dat deze in 2023 moest worden geëvalueerd, De beleidsnota participatie met de maken heeft deze te actualiseren en in gezamenlijkheid aanbeveling 2024 stellen. eind vast te opnieuw participatieverordening,

AANBEVELlNGEN

VOOR

DE ORGANISATIE:

Om het participatieproces goed te laten verlopen is het noodzakelijk om bij het begin van het proces de wederzijdse ven/vachtingen over het verloop van het proces helder te hebben. Daarbij hoort dat de kaders vooraf bepaald en gecommuniceerd worden. Hierbij past ook dat bij de start van het participatietraject het niveau van de participatie vastgesteld wordt en besproken wordt met alle deelnemers. Het moet voor alle deelnemers duidelijk zijn of het gaat om informeren, raadplegen, adviseren, coproduceren of meebeslissen. Het is belangrijk om van de deelnemers aan een participatieproces te weten in welke hoedanigheid ze aan een proces deelnemen. Daarom moeten we de rollen definiëren van van belangengroepen en individuele leden van platforms, vertegenwoordigers deelnemers. Om de deelnemers aan een participatieproces mee te nemen in het verloop van de besluitvorming kan de communicatie over het besluitvormingsproces verbeterd worden. Het verdient aanbeveling inzichtelijk te maken aan welke tafel of in welk overleg over de inbreng uit de participatie besloten wordt, wat er is besloten en waarom dat besloten is.

ln de 'Wet versterking participatie op decentraal niveau' breidt het recht op inspraak uit naar meer participatie. De implementatie van deze wet, moet nog worden meegenomen in een mogelijke herijking van het gemeentelijk participatiebeleid en moet er een participatieverordening worden opgesteld die de huidige inspraakverordening vervangt. En waar ook het uitdaagrecht een nieuwe pijler is voor de gemeente Haaksbergen. Om goed deel te kunnen nemen aan een participatieproces is het van belang dat de deelnemers over de juiste en dezelfde informatie kunnen beschikken. De benodigde informatie moet makkelijk te vinden zijn. Het advies is te onderzoeken of dit meegenomen kan worden met de verdere ontwikkeling van het informatiebeheer onder het programma “Haaksbergen Ster(ker) in Ontwikkeling". ln het verleden zijn afspraken gemaakt over hoe de organisatie participatietrajecten voorlegt aan de gemeenteraad en hoe de terugkoppeling van wat tijdens de participatie wordt ingebracht. Uit de evaluatie van de verschillende processen is gebleken dat participatietrajecten niet altijd op deze wijze worden uitgevoerd. Dit verdient aandacht. Dat aan de voorkant van nieuwe beleidsontwikkelingen, voordat het proces al is gestart eerder wordt betrokken bij het vanuit de inhoud, de adviseur inwonersbetrokkenheid adviseren over noodzaak en insteek van de participatieprojecten.

De communicatie over inbreng tijdens de participatie en de besluitvorming kan beter. ln een aantal processen is met de in het verleden vastgestelde formats alle inbreng tijdens het participatieproces gedeeld met de partners en is ook uitgebreid teruggekoppeld hoe het besluitvormingsproces eruitzag en welke besluiten genomen zijn. ln andere processen is de inbreng van de participatie en wat daar mee tijdens het besluitvormingsproces is gebeurd slechts terug te lezen in de stukken die aan de gemeenteraad ter besluitvorming zijn aangeboden. Het woord “participatie' schept de indruk dat er altijd inspraak is. Het is een aanbeveling, niet altijd op voorhand te spreken over participatie, maar bij geringe inspraak, impact of weging van adviezen. Te spreken (en te schrijven) over hoe worden inwoners betrokken? zelf al dat deze in 2023 moest worden geëvalueerd, De beleidsnota participatie met de maken aanbeveling heeft deze te actualiseren en in gezamenlijkheid participatieverordening, eind 2024 opnieuw vast te stellen.

EVALUATIEVRAGEN

Naast de betrokkenheid in de advisering, uitvoering en begeleiding van participatietrajecten, losse sessies en individuele gesprekken, interviews en netwerken, gaat het om meer dan participeren. U spreekt vaak over participatie, maar het gaat om de betrokkenheid met elkaar, we hebben allemaal hetzelfde doel. Dat het in Haaksbergen fijn, wonen, leven en recreëren is. Waar mensen in welzijn en welbevinden zijn. De dialoog met elkaar, samenleving breed inclusief u als lokaal bestuur is een continu proces. ls het van belang voor u als raad om te weten dat inwonersbetrokkenheid, daarom verder gaat dan participeren.

de inzet

van

de

adviseur

Een aantal vragen aan u om vooruit te kijken; Hoe wilt u omgaan met trede 1 op de participatieladder, informeren? Hoe kunnen we de inwoner nog beter faciliteren dat zij zelf met ideeën, plannen en suggesties komen? Hoe wilt u als raad uitgedaagd worden? Hoe kunnen we de organisatie, u als raad en het college nog meer vanuit het inwonersperspectief en het algemene belang, wat er leeft en wordt ervaren tijdig en in de juiste context meegeven, laten ervaren en mee laten wegen in uw te maken keuzes? Hoe brengen we meer kennis en kunde samen uit de samenleving ten hoeve voor meer aansluiting tussen beleid, uitvoering en beleving in de samenleving? Wat hoe wilt u als raad bediend worden?

Procesvragen: Wilt u voor de zomer samen en onder begeleiding van griffier en adviseur van de inwonersbetrokkenheid een datum voor het samenstellen prikken participatieverordening? o Wilt u in het najaar samen met vast te stellen participatieverordening en actualisatie van de participatienota Haaksbergen ter besluitvorming voorgelegd krijgen? o Wilt u aanvullende raadsafspraken omtrent participatie? o

KANSENKAART

Kansen die er liggen of ontwikkelingen die kansen bieden

de Kansenkaart

Kanskaart

iig

Laat geen kansen onbenut

o

Opzetten van een burgerpanel die zichzelf aanmeldt om vaker mee te denken over Deze behoefte is uitgesproken door meerdere beleidsontwikkelingsvraagstukken. inwoners en raadsleden. o Voordeel: Interactief Betrokkenheid intrinsiek Makkelijk benaderbaar Nadeel: o Welke mandaat heeft een dergelijk burgerpanel Vaker dezelfde mensen die meedenken Goed onderhouden van het contact vraagt om continuïteit

Jongerenparticipatie bij qemeenten Voorbeelden van ionqerenparticipatie l Nederlands Jeuqdinstituut (nii.nl) o Betrokkenheid van jeugdigen stimuleren, bijvoorbeeld door middel van een kinderraad middels het onderwijs met een eigen budget en thema. Voordeel: o Meerjonge kinderen betrokken bij hun eigen leefomgeving Mooie verbinding met onderwijs en lokaal bestuur Ouders/ verzorgers betrokken omdat hun kind betrokken is. Nadeel: o Liefst wil je dat dit uit de behoefte van de samenleving ontstaat, niet dat het wordt geïnitieerd vanuit de gemeente. Begeleiding van de kinderraad vraagt om uren van de betrokken ambtenaar en/ of jeugdwerker. Goed onderhouden van het contact vraagt om continuïteit

Voorbeeld van kinderraad linkjes: o kinderraad Gemeente Wierden o Over de kinderraad en de kinderburqemeester o Kinderraad Gemeente Diemen

UITDAAGRECHT c

VOORBEELDEN

Gemeente Amsterdam

EN INFORMATIE:

Hier de link van kennisnetwerk uitdaagrecht l Voorbeelden Hier de link kennispunt lokale politieke partijen over het uitdaagrecht Uitdaaqrechtj Dossier l Kennispunt Lokale politieke partijen uitleg Wederopbloeifonds gemeente Enschede: Filmpje Uitdaagrecht

o

o

https://fb.watch/quOXchTO/ o

o

Link van Nederlandse vereniging voor raadsleden Uitdaagrecht: raadsleden l Nederlandse Vereniqinq een uitdaqinq voor inwoners Raadsleden Uitdaagrecht in cultureel erfgoed LSA-Essav-Uitdaagrecht-erfgoed.pdf

o

(lsabewonershl)

Artikel over verschillende voorbeelden Uitdaagrecht is de Eredivisie van burqerparticipatie

Stadszakenhl

voor