Bijlage III - Verslag overleg Rekenkamercommissie 25-09-2024

Verslag van het overleg met de rekenkamercommissie 25-09-2024

Datum Aanvang Locatie Voorzitter Griffie Vertrouwelijkheid

Woensdag 25 september 2024 19:30 uur commissiekamer M3.02 (derde etage) dhr. R.G. Welten dhr. R. Meinen (griffier) mw. P. Hobbenschot (griffiemedewerker) besloten

leden van de rekenkamercommissie dhr. A. Titsing / dhr. M.C. Ligtenbarg / mw. E. Odenthal leden van de raad

mw. Diepenmaat-van den Hoff (vanaf 19:45 uur), mw. Mekking-Veenstra, mw. Costeris-Wevers, dhr. Ebeling, dhr. Looman. Actiepunten in rood

1

Opening en vaststelling agenda De voorzitter heet de aanwezigen welkom en in het bijzonder de leden van de rekenkamercommissie.

2

Vaststelling verslag vorige vergadering 27-05-2024 Het verslag van de vergadering wordt ongewijzigd vastgesteld.

3

Bespreken organisatorische invulling rekenkamer De griffier licht toe dat er t.b.v. organisatorische invulling een keuzeoverzicht is gemaakt. Dit om aan te geven op welke onderdelen er keuzes te maken zijn bij de doorontwikkeling van de rekenkamercommissie naar de rekenkamer, mede ingegeven door de nieuwe wetgeving. De raadsleden hebben dit overzicht onderling besproken, zodat al voorafgaand aan het gesprek helder is wat de wensen van de raad hieromtrent zijn. Op een tweetal onderdelen konden de raadsleden nog niet tot overeenstemming komen. De voorzitter loopt de diverse keuzes langs: Keuze 1: Lokaal of samenwerken? De voorzitter geeft aan dat de voorkeur van de raad uitgaat naar een lokale samenwerking. De heer Ebeling vindt het belangrijk om te melden dat dit regionale samenwerking ook niet uit moet sluiten. Mevrouw Odenthal vult aan dat dit ook nu al gebeurt. Mevrouw Costeris vindt het belangrijk dat de rekenkamer er vooral voor de Haaksbergse samenleving is. De heer Looman vindt dat de omvang van Haaksbergen en de uitdagingen waar de gemeente voor staat, een eigen rekenkamer verdient.

1

Keuze 2: Rekenkamermodel De voorzitter benoemt dat de raad een voorkeur heeft voor het voorzittersmodel, waarbij twee leden en één voorzitter de lokale rekenkamer bemensen. De heer Looman vult aan dat een directeursmodel als te kwetsbaar beschouwd wordt. Drie leden geeft een mooie balans tussen effectiviteit en continuïteit. Mevrouw Costeris vindt het prettig dat meer leden ook meer kennis en ervaring met zich meebrengen. Mevrouw Odenthal onderschrijft dat met een voorbeeld uit de praktijk. De heer Titsing weet dat bij een directeursmodel deze taak regelmatig wordt “uitbesteed” aan een groter bureau, waarmee ook daar de kwetsbaarheid minder groot wordt. De meeste gemeenten kiezen echter alsnog voor een voorzittersmodel. Keuze 3: Wie voert het onderzoek uit? De heer Welten benoemt dat de raadsleden hier verschillend tegenaan kijken. Er zijn twee opties mogelijk: 1. de rekenkamer(leden) voeren zélf de inhoudelijke onderzoeken uit; 2. een extern onderzoeksbureau voert de onderzoeken uit waarbij de rekenkamer de onderzoeksopdracht formuleert en het bureau aanstuurt. De heer Looman benoemt het voordeel van optie 1 dat er veel direct contact mogelijk is tussen de rekenkamer en de gemeentelijke organisatie. Nadeel daarvan is dat je afhankelijk bent van de capaciteit en kwaliteit van de leden van de rekenkamer. In Haaksbergen is hierover niet te klagen geweest.

Op sommige domeinen kan niet altijd alle kennis aanwezig zijn, waardoor het wat kwetsbaarder is als daar onderzoek naar gedaan wordt. In Twente zijn veel rekenkamers daarom zo georganiseerd dat externe bureaus de daadwerkelijke onderzoeken uitvoeren. Mevrouw Odenthal benoemt dat de kwaliteit van het begeleiden van een extern bureau bepalend is voor de kwaliteit van het onderzoek. Het zou de kwetsbaarheid een stuk verminderen, anderzijds is te beargumenteren dat het zelf uitvoeren van onderzoek, mits je rekenkamerleden hebt die dat kunnen, een stuk minder kostbaar is. De ervaring van mevrouw Odenthal is dat je zo € 50.000 kwijt bent voor een gedegen onderzoek. De heer Looman riposteert dat dergelijke bedragen gelden voor bovenregionale opdrachten en hij verwacht dat een lokaal onderzoek minder kostbaar hoeft te zijn. De heer Titsing is ook voorzitter van de rekenkamer Raalte en in die hoedanigheid heeft hij de ervaring dat leden van de rekenkamer alsnog veel tijd kwijt zijn aan het begeleiden van extern onderzoek, en dat de ondergrens voor een lokaal onderzoek dan toch nog minimaal € 20.000 aan onderzoekskosten bedraagt. Hij ziet dat er dan wel eens beknibbeld moet worden op inhoudelijk legitieme vragen die niet gesteld kunnen worden om maar binnen het budget te blijven. Dat probleem speelt minder wanneer de rekenkamer zélf onderzoek doet.

Voordeel is wel dat je hardere deadlines kunt afspreken met een onderzoeksbureau. Binnen de rekenkamer is ook wel nagedacht over een hybride model, bijvoorbeeld door het inzetten van een stagiair/afstudeerder van een hogeschool. Mevrouw Odenthal geeft aan dat de leden van de rekenkamer met beide modellen kunnen leven. De heer Looman oppert om de komende periode bij wijze van pilot eens een onderzoek extern weg te zetten en een ander onderwerp zelf te onderzoeken. De raad krijgt dan meer beeld bij het verschil tussen de twee 2

methoden. En hoe dit de raad en de rekenkamer dan bevalt. Daarmee krijgt de raad ook wat inzicht in de bijbehorende kosten. De heer Ebeling zou dan wel de voorkeur hebben dat de rekenkamer zelf met een voorstel mag komen voor de onderwerpen waarbij de twee verschillende methoden geprobeerd worden. Mevrouw Costeris is het daar mee eens en wil niet dat dit teveel afgekaderd wordt door de politiek. Men heeft de vrijheid om zelf een inschatting te maken wat passend is, ook v.w.b. het inzetten van bijv. een student. Mocht dit het budget raken, dan kan de rekenkamer zich weer melden bij de raad. De heer Looman onderschrijft dat de raad zich niet met de inhoud wil bemoeien, maar dat de raad wel iets mag vinden van de processen hoe te komen tot een gedegen onderzoek. Hij wil dus wel inzetten op het versterken van de relatie tussen raad en rekenkamer. De voorzitter vat samen dat er geen eenduidige voorkeur bij de raad leeft voor de ene of de andere werkwijze, en dat de rekenkamer de vrijheid krijgt om zelf af te wegen welke onderwerpen geschikt zijn voor de ene of de andere methode. Als er financiële consequenties buiten de bestaande budgetten zijn, komt de rekenkamer terug bij de raad. De heer Titsing vindt het van belang te benadrukken dat de rekenkamer er is om de controlerende taak van de raad te ondersteunen en te versterken.

De autonomie die de rekenkamer van de raad krijgt wordt gewaardeerd. De rekenkamer is daarmee uiteraard ook bereid om na te denken over het experimenteren met een andere werkwijze.

Keuze 4: Hoe vaak kan (voor een periode van 6 jaar) worden herbenoemd? De heer Welten geeft aan dat de voorkeur bij de raad uitging naar een éénmalige herbenoeming, wat dus betekent dat één persoon in totaal 12 jaar lid mag zijn van de rekenkamer. Mevrouw Odenthal bevestigt dat dat ook de voorkeur van de leden van de rekenkamer heeft. De heer Looman vindt het waarborgen van de continuïteit wel belangrijk. Mevrouw Odenthal benoemt hiertoe de mogelijkheid van een rooster van aan- en aftreden. De heer Titsing brengt in herinnering dat mevrouw Odenthal haar werkzaamheden als lid van de rekenkamer graag op enige termijn wil beëindigen. Dat moment kan ook slim gebruikt worden om verschillen te laten ontstaan in de zittingsduur van de leden zodat er niet op één moment plotseling een continuïteitsprobleem ontstaat. Keuze 5: Klankbordgroep vanuit de raad De voorzitter benoemt dat er vanuit de raad verschillend gedacht wordt over het al dan niet instellen van een formele klankbordgroep. Mevrouw Odenthal vraagt zich af wat een dergelijke klankbordgroep periodiek verwacht te bespreken met de rekenkamer, anders dan de contacten die nu al lopen tussen raad en rekenkamer. Dergelijke gesprekken moeten wel een duidelijk doel dienen.

Wat is de meerwaarde van een geformaliseerde klankbordgroep? De heer Welten proeft bij de raad de wens om over-en-weer wat frequenter en dieper te communiceren over processen en lopende onderzoeken, dan in het verleden soms het geval was. De gevoelde afstand en mogelijk daaruit voortvloeiend onbegrip van de afgelopen periode kan daarmee zo veel mogelijk 3

voorkomen worden, is de overweging. De VNG geeft dit in de modelverordening ook als optie aan. De heer Looman noemt als voordelen dat er meer gevoel kan ontstaan bij bijvoorbeeld de voortgang van de rapportages, en ook het kennis nemen van eventuele belemmeringen die de rekenkamer ervaart, bijvoorbeeld in het verkrijgen van informatie langs ambtelijke weg (de heer Looman noemt “de situatie met Hengelo” als voorbeeld). Dat scheelt ook schriftelijk communiceren met elkaar. Dat duurt langer, en is bovendien minder persoonlijk. De heer Ebeling oppert dat ook de griffie een rol hierin kan vervullen. Mevrouw Costeris vraagt zich af of de extra energie die hierin gestoken moet worden door beide kanten echt van toegevoegde waarde is. Anderzijds snapt zij ook het standpunt van de heer Looman wel dat het contact directer wordt als de raad met een klankbordgroep gaat werken. Mevrouw Odenthal benoemt dat er standaard een aantal vaste contactmomenten zijn: sowieso met het aanbieden van het jaarverslag en bij het presenteren van een onderzoeksrapport. De heer Titsing ziet verschillen in het land. In Raalte gebeurt dat vrij frequent in kleiner comité (voorzitter rekenkamer, voorzitter “rekeningencommissie” en griffier), en daarnaast is er eens per jaar contact tussen de gehele rekeningencommissie en de rekenkamerleden. Mevrouw Costeris vindt dat ook een mooie vorm.

De griffier vraagt of met de rekeningencommissie bedoelt wordt wat in Haaksbergen de auditcommissie heet. De heer Titsing merkt op dat de regionale samenwerking met andere rekenkamers veel tijd kost. Het is goed om dat soort zaken met een soortement van klankbordgroep met de raadsleden te delen. Hij is er voorstander van om hiertoe wel een overlegvorm in het leven te roepen. Mevrouw Odenthal benoemt naar aanleiding van de onderzoeksresultaten dat de raad heeft gevraagd aan de rekenkamer om meer samenwerking te zoeken met andere regionale rekenkamers. Dat is ook gebeurd. In februari werd het gezamenlijke rapport over het ODT gepresenteerd. Voor die presentatie waren alle wethouders, gemeenteraden en Provinciale Staten uitgenodigd, maar de Haaksbergse opkomst was teleurstellend. Alleen twee leden van de rekenkamer waren aanwezig. Datzelfde geldt min of meer voor de quickscan naar de verbonden partijen. Zij vraagt zich af hoe dat kan, als in het verleden wel de vraag werd gesteld aan de rekenkamer om meer te gaan samenwerken. Als dat dan gedaan wordt, lijkt dit niet op het netvlies van de raadsleden te staan. Mevrouw Diepenmaat antwoordt dat de raad toen zelf een aangelegenheid had. De heer Looman vindt het mede daarom wenselijk om in gesprekken als deze van gedachten te blijven wisselen. Hijzelf is daartoe wel bereid.

De heer Welten vat samen dat er een wens is voor het onderhouden van informele contacten, die dan gaan over processen, niet over de inhoud. Het in het leven roepen van een separate, formele klankbordgroep lijkt niet op brede steun te kunnen rekenen. De suggestie om bij een bestaande raadscommissie aan te sluiten, bijvoorbeeld bij de auditcommissie of voor frequentere informele contacten die te onderhouden met diens voorzitter, wordt breed gedragen. De heer Titsing zou er wel waarde aan hechten om eens per jaar met een bredere commissie, zoals bijvoorbeeld de auditcommissie, te kunnen spreken over de voortgang, onderzoeksvragen en belemmeringen. 4

Keuze 6: Vergoeding voor de rekenkamerleden De voorzitter concludeert dat de raad kiest voor aansluiting bij de bedragen genoemd in het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers voorzien van een vermenigvuldigingsfactor (2x voor de leden, 2,5x voor de voorzitter). De griffier licht toe dat hiervoor gekozen is zodat de bedragen niet jaarlijks via de gemeentelijke verordening geïndexeerd hoeven te worden, maar dat dit automatisch meeloopt met de landelijke indexatie. Dat scheelt het jaarlijks updaten van de verordening. De heer Titsing benoemt de keuze om de rekenkamerleden per vergadering of bijvoorbeeld per maand een bepaald bedrag te vergoeden.

Keuze 7: Totaal budget rekenkamer De voorzitter benoemt dat de raad van mening is dat het huidige budget van de rekenkamer voldoende zou moeten zijn, waarbij de mogelijkheid voor de rekenkamer wel bestaat om op incidentele basis extra budget te vragen bij de raad, bijvoorbeeld voor het doen van (extra) onderzoek. Mevrouw Odenthal benoemt dat de rekenkamer zich de afgelopen jaren door de bank genomen redelijk goed heeft kunnen redden met het beschikbare budget, maar dat er een paar keer is verzocht om overschotten een jaar te mogen overhevelen omdat verwacht werd dat er in dat nieuwe jaar extra kosten gemaakt zouden worden. Dat is toen gehonoreerd, waarmee dit in de tijd bezien steeds budgetneutraal is geweest. In de jaren waarin de rekenkamer budget over hield en geen extra kosten voorzien werden werd het overschot teruggegeven. De heer Looman vindt dat als de rekenkamer zich meldt voor incidentele of structurele extra middelen, de raad daar ook serieus naar zal kijken. De heer Titsing vindt het totaalbedrag dat Haaksbergen ter beschikking stelt in ieder geval een redelijk bedrag voor een gemeente van deze omvang. Dit sluit aan bij het bedrag van ca. €1 per inwoner dat gemeenten gemiddeld beschikbaar stellen voor het uitoefenen van de rekenkamertaken. Keuze 8: Ambtelijke ondersteuning/secretariaat t.b.v.

rekenkamer De voorzitter geeft aan dat de voorkeur van de raadsafvaardiging is dat de ondersteuning van de rekenkamer ingevuld wordt door de griffie, daarmee de onafhankelijkheid van de gemeentelijke organisatie en college verder waarborgend. De heer Ebeling vraagt of dat een capaciteitsprobleem voor de griffie betekent. De heer Meinen antwoordt dat de raad heeft besloten om de capaciteit voor de griffie uit te breiden, en dat in de vacaturetekst voor de griffiemedewerker ook is aangegeven dat een deel(tje) van de taken zal bestaan uit het operationeel ondersteunen van de rekenkamer. Die ondersteuning lag in het verleden bij het bestuurssecretariaat. De wet verbiedt echter dat ambtenaren die werkzaam zijn voor het college, óók werkzaam zijn voor de rekenkamer. Het is wel toegestaan dat een ambtenaar werkzaam op de griffie deze operationele en faciliterende taken op zicht neemt. 5

Daaraan gerelateerd benoemt mevrouw Odenthal dat er vanuit de samenwerkende Twentse rekenkamers een verzoek is gekomen welke gemeente zowel het voorzitterschap als de ambtelijke ondersteuning van dat informele samenwerkingsverband (waar ook Haaksbergen deel van uit maakt) op zich wil nemen. De heer Titsing licht verder toe dat in Twents verband is afgesproken dat het ambtelijk ondersteunen van de onderzoeken die de Twentse rekenkamers samen laten uitvoeren (denk bijv. aan de regionale quick-scan verbonden partijen) eens per twee jaar wordt gerouleerd. De gemeente Almelo heeft deze taak de afgelopen jaren op zich genomen en wil deze nu overdragen. De gemeente Hengelo en Enschede hebben deze taak eerder uitgevoerd. Mevrouw Odenthal vult aan dat de Haaksbergse rekenkamer al richting de regionale collega’s heeft laten doorschemeren dat zowel het op zich nemen van het voorzitterschap als het leveren van het ambtelijk secretariaat voor een gemeente van de grootte van Haaksbergen met de huidige bezetting op dit moment niet realistisch is. Mevrouw Odenthal vindt wel dat de kleinere gemeenten (en dus Haaksbergen) dit niet tot in de eeuwigheid kunnen blijven zeggen. De heer Welten vraagt zich af of er wel een vergoeding tegenover de werkzaamheden staat. Mevrouw Odenthal geeft aan dat dat volgens haar niet het geval is en de kosten gedragen worden door de gastgemeente.

De heer Looman vindt dit een voorbeeld waarbij de rekenkamer terug moet komen naar de raad om het gesprek daarover te voeren, mochten regionale verwachtingen richting Haaksbergen (komen te) liggen.

4

Hoe het “rendement” van de rekenkamer(rapporten) verder te verhogen? De heer Looman heeft in het verleden gezien dat rapporten van de rekenkamer tijdens de raadsvergadering als hamerstuk werden afgedaan. Daarmee kreeg dat rapport niet de aandacht die het verdiende, en leidde dat begrijpelijkerwijs tot enige frustratie bij de leden van de rekenkamer. Anderzijds kan hij zich ook voorstellen dat een raadsvergadering soms niet het geëigende moment is om op een constructieve manier een gedegen inhoudelijk gesprek te voeren met de rekenkamer. Hij zou graag zien hoe e.e.a. wel de aandacht krijgt die het verdient. De heer Looman benoemt drie aandachtspunten waarom e.e.a. wat stroef is verlopen de afgelopen jaren: 1. De laatste inhoudelijke rapporten (over het Marktplan en het Kulturhus/De Kappen) leverden een discussie op over waar- en onwaarheden. De raad vond iets van de kwaliteit van het rapport. Dat is niet goed opgelost. Daar hebben raad en rekenkamer elkaar niet goed verstaan; 2. De impact van de coronatijd moet niet onderschat worden. Onderling contact was lastig; 3. Het al dan niet overnemen van aanbevelingen. De raad kán aanbevelingen overnemen, maar de raad kán er ook bewust voor kiezen aanbevelingen niet over te nemen. Wellicht moet de raad explicieter uitspreken wanneer en waarom een aanbeveling wel of niet overgenomen wordt.

Er is een voorbeeld waarbij de raad nog ter vergadering een advies van de rekenkamer naast zich neerlegde. Het college dient verantwoording af te leggen aan de raad in de opvolging van sommige aanbevelingen. Het is aan de raad om het college daar aan 6

te houden of niet. De toon vanuit de rekenkameradviezen werd soms niet als ter lering ervaren, maar als belerend. Hij vindt het zonde elkaar dan te verliezen. De heer Titsing reageert dat het voor zijn tijd was dat er onderzoeken waren waarover inhoudelijke discussie ontstond. Wat de rekenkamer merkt is dat het college soms bepaalde aanbevelingen niet overneemt. De raad neemt de aanbevelingen dan wél over. De rekenkamer gaat er dan vanuit dat de raad het college in ieder geval bevraagt over het niet-overnemen, en mogelijks zelfs corrigeert en daar naar handelt. In het concrete geval werden aangenomen aanbevelingen zelfs letterlijk één agendapunt later weer “overboord gegooid”. Hij vraagt zich af of dat een consistente lijn is. Hij onderschrijft wel het standpunt van de heer Looman dat het aan de raad is om aanbevelingen al dan niet over te nemen, maar dat er dan vervolgens wel congruent gehandeld moet worden. Als dat niet gebeurt, frustreert dat. Het is niet de bedoeling dat de rekenkamer belerend over komt: de rekenkamer is geen “afrekenkamer”. De heer Titsing meent dat in de nieuwe verordening de griffie een lijst dient bij te houden van de aanbevelingen en de voortgang van de rekenkameronderzoeken periodiek behandeld moet worden.

De heer Looman antwoordt dat er in de P&Cdocumenten ooit een lijst van aanbevelingen werd bijgehouden, maar dat die verdwenen is een poging die documenten korter te maken. Hij mist een mogelijkheid voor een gedegen inhoudelijk gesprek over de aanbevelingen; vaak worden ze als één bulkbesluit vastgesteld en wordt overgegaan tot de orde van de dag. De heer Ebeling onderschrijft het standpunt van de heer Looman in die zin dat hij ook bemerkt dat de raad het rapport als geheel vaststelt, en niet de individuele adviezen. Wellicht moet elk advies een afzonderlijk dictumpunt in het voorstel worden zodat er meer nadruk op komt te liggen. Mevrouw Costeris vindt het een politieke verantwoordelijkheid om wanneer de raad besluit tot een bepaalde keuze, die keuze ook wordt opgevolgd. Zij wil dat ook graag beter geborgd zien, bijvoorbeeld via een soort “to-do-list”. Die hand mag de raad wel in eigen boezem steken. Mevrouw Costeris en de heer Ebeling vinden dat die to-do-list van het college moet zijn, maar dat de raad wel een controlerende rol daarbij heeft. De heer Titsing leest het betreffende artikel uit de verordening voor: “Het college zendt de raad jaarlijks een overzicht van de aan het college gedane voorstellen van de rekenkamer, vergezeld van zijn standpunt daaromtrent en van de wijze waarop aan de voorstellen vervolg is gegeven.” Er ligt dus een actieve rol bij het college.

Dat ondervangt al een deel van problematiek. De heer Looman herhaalt zijn opmerking over dat de raad bewuster besluiten moet nemen over de aanbevelingen. Wellicht moet dat inderdaad in het dictum beter uitgesplitst worden. Het blijft een politieke verantwoordelijkheid om al dan niet het college te controleren. De heer Titsing geeft aan dat de rekenkamer graag bijdraagt aan deze controlerende rol van de raad. Mevrouw Diepenmaat zou de jaarlijkse verantwoording graag zien terugkeren. Zij ziet echter ook dat de rapporten van de rekenkamer weer extra werk betekenen 7

voor de organisatie. Het komt er bij. De waan van de dag gaat dan soms voor. Een realistische tijdsplanning zou daarbij helpend zijn. Mevrouw Costeris vindt het een kwestie van politieke prioriteitstelling. De heer Looman vindt dat er wel het scherpe gesprek gevoerd kan worden over capaciteit. Daartoe is het wel nodig dat de aanbevelingen concreet en toetsbaar geformuleerd te zijn. De heer Titsing ziet wel kansen voor de rekenkamer om dergelijke aanbevelingen te verSMARTen. Mevrouw Costeris vindt dat de raad de rekenkamer serieus moet nemen en iets met de inspanningen moet doen. Het kan niet aan de kant gelegd worden als er andere prioriteiten blijken te zijn. Het kan niet zo zijn dat zaken doorgeschoven worden. De heer Looman vindt het wenselijk om de voortgangslijst weer ergens te verankeren. Daarmee kan de raad het gesprek voeren met het college. Het college moet daarbij ook de vrijheid hebben om voorstellen te doen en daarover met de raad in gesprek te gaan. Mevrouw Costeris vindt dat de raad beslist wat prioriteit heeft. De heer Looman vindt dat er wel een realistisch gesprek moet kunnen plaatsvinden, het kan soms zijn dat zaken minder prioriteit hebben en doorgeschoven moeten worden. De heer Ebeling vraagt zich af hoe vaak de lijst met aanbevelingen door de raad besproken wordt. Is dat eens per jaar of vaker? De heer Looman geeft aan dat dat eenmaal per jaar was.

De heer Ebeling vindt dat niet vaak genoeg. Mevrouw Odenthal geeft aan dat de rekenkamer het liefst zou zien dat wanneer er een beleidsonderwerp aan de orde is, en er bijbehorende aanbevelingen van de rekenkamer zijn die daarop van toepassing (kunnen) zijn, die aanbevelingen bij de beleidsvorming betrokken worden. De heer Ebeling is daar ook voorstander van maar vraagt zich af hoe dat in te regelen is. De griffier stelt voor om dit bij wijze van experiment te proberen bij een concreet rapport dat raakt aan een concreet onderwerp dat op de agenda van de raad komt te staan. Te denken valt bijvoorbeeld aan het marktplan. Dit wordt lastiger als het rapport van de rekenkamer algemener van karakter is, bijvoorbeeld als het gaat om bijvoorbeeld een algemener rekenkameronderzoek naar de werking van regionale samenwerkingsverbanden. Dat rapport zou je bij veel raadsvoorstellen kunnen betrekken en dan verliest het wellicht ook zijn kracht. De heer Looman noemt het rioleringsplan als mogelijk voorbeeld. De heer Meinen is voorstander van “hoe concreter, hoe beter”. De heer Looman merkt op dat ook de gemeentelijke website actueler moet zijn, daarop staan niet alle rapportages actueel weergegeven. De heer Meinen riposteert dat sinds het zomerreces deze site weer actueel gemaakt is; alle rapporten zijn nu openbaar terug te vinden.

Het was inderdaad wel nodig om hierop een inhaalslag te maken. Mevrouw Diepenmaat vraagt zich wel af hoe e.e.a. in de praktijk zou werken. Bij het vaststellen van een bestemmingsplan zou een rekenkamerrapport wel als achtergrondinformatie kunnen werken. Zij echter vooral vindt dat aanbevelingen die betrekking hebben op bestemmingsplannen vooral meegenomen moet worden tijdens de beleidsvormende fase. Ze vreest dat de discussie over een bestemmingsplan vertroebeld raakt als pas dan weer een rapport op tafel komt. Mevrouw Costeris vindt het niet erg als de aanbevelingen uit een rekenkamerrapport om politieke redenen niet gelegen komen. Mevrouw Diepenmaat vindt dat algemene aanbevelingen niet altijd op een concreet besluit gelegd kunnen worden. 8

De heer Looman vindt dat als het college een aanbeveling overneemt, het college in voorstellen ook zichtbaar moet maken dat het die aanbeveling heeft betrokken bij de beleidsvorming. Het is vervolgens aan de raad om daar op te toetsen. Bijvoorbeeld bij het rioleringsplan kan het college aangeven hoe aanbevelingen betrokken zijn bij het opstellen daarvan. Mevrouw Odenthal snapt dat niet alle onderzoeken zich lenen voor een dergelijke incorporatie, maar vindt dat er ook voldoende onderzoeken zijn die voldoende concrete aanbevelingen bevatten om wél bij beleidsvorming te betrekken. Zij noemt als voorbeeld de hoogte van het weerstandsvermogen. De heer Titsing herhaalt het punt van mevrouw Odenthal en benoemt een niet-geactualiseerde weerstandsnota. De heer Ligtenbarg vult aan dat de beleidsinhoudelijk betrokken ambtelijk adviseurs betrokken worden bij het onderzoek. Zij worden bijvoorbeeld geïnterviewd door de rekenkamer. Je zou mogen verwachten van beleidsadviseurs dat zij de aanbevelingen en rekenkamerrapporten moeten kennen die relevant voor hun beleidsveld zijn en dat zij deze serieus betrekken bij beleidsvorming als deze worden overgenomen. Mevrouw Odenthal merkt op dat er ook altijd een vast contactpersoon voor de rekenkamer was die de organisatie in ging met de rapporten en de aanbevelingen, maar deze is de laatste periode frequent gewisseld.

Dat lijkt niet meer te gebeuren. De heer Ebeling vraagt of de voorzitter in zijn hoedanigheid als voorzitter van het college hoe het programma Haaksbergen Ster(ker) in Ontwikkeling is georganiseerd. De heer Welten antwoordt dat dit een door de raad vastgesteld meerjarig programma is om het samenspel tussen politiek, bestuur en organisatie te verbeteren. Daarin zijn projecten ondergebracht die gaan over samenwerking en processen, niet op inhoud. Het samenspel tussen raad, college en rekenkamer zou daarin wat hem betreft daarin onder kunnen worden gebracht als daartoe een keuze wordt gemaakt. De heer Welten beaamt dat er personele wisselingen zijn geweest. Volgens hem is het niet zo dat er in de organisatie of bij het bestuur “geen aandacht gewild zou worden”. E.e.a. moet wel actiever gemaakt worden. De nieuwe verordening rekenkamer zou daar een startpunt voor kunnen zijn. Daarin is opgenomen dat het college jaarlijks rapporteert over de aanbevelingen en de voortgang daarvan. Dat zou wat hem betreft ook de start van een gesprek kunnen zijn over de frequentie of het systematischer hanteren van de aanbevelingen per onderwerp. Hij denkt dat het college open staat voor dat gesprek. Het college zal daarin waarschijnlijk niet zelf de eerste stap zetten. Het moet gearticuleerd worden. De heer Looman wil graag weer een lijst van aanbevelingen hebben. Deze zat eerder in de jaarrekening.

Hij zou die lijst graag weer gerealiseerd zien, maar nu in de begroting. Dan kan er vooruit gekeken worden naar welke aanbevelingen voor welk onderwerp relevant worden, in plaats van terug te kijken en te constateren dat een relevant rapport niet betrokken is. Mevrouw Costeris is het daar mee eens. De heer Welten kan zich voorstellen dat het college bij een volgende begrotingsbehandeling daarop geattendeerd kan worden, mede gelet op het feit dat er nu een nieuwe verordening is vastgesteld. Hij noemt daarbij om e.e.a. weer in de jaarrekening te betrekken. Deze taak zal dan door het college wel belegd moeten worden bij een ambtenaar. Hij vreest dat door de vele wisselingen er niemand is die zich verantwoordelijk voelt voor deze taak. Dat is geen onwil, maar 9

eerder het niet-bewustzijn van de functie van en aanbevelingen door de rekenkamer. De griffier suggereert om, analoog aan de recent door de griffie opgetuigde digitale systematiek t.b.v. het vastleggen en borgen van toezeggingen en moties, na te denken over het inregelen van een soortgelijk systeem voor aanbevelingen. Daarin zou openbaar inzichtelijk kunnen worden opgenomen wat de aanbevelingen waren, of ze zijn overgenomen, en wie er (al dan niet) op welke termijn mee belast is. Hij is geen voorstander van extracomptabele lijsten. Het college kan op basis van die digitale registratie een overzicht draaien dat in de jaarrekening c.q. begroting wordt gevoegd, waarover het college vervolgens inhoudelijk kan rapporteren. Hij kan als dat gewenst is contact opnemen met de leverancier van het raadsinformatiesysteem. De leden van de klankbordgroep vinden dat in ieder geval de moeite van het verkennen waard.

5

Invulling vacature voorzitter/lid De heer Welten merkt op de raad begrip heeft voor de oproep van de rekenkamer om verder te gaan met de werving van een nieuw lid/voorzitter. Tegelijkertijd heeft de raad daar nog geen concrete invulling aan gegeven omdat eerst de organisatorische keuzes besproken moesten worden, alsmede de nieuwe verordening vastgesteld diende te worden. Nu deze twee zaken geregeld lijken, is het zaak verder te gaan met de opvolging van mevrouw Odenthal. De leden van de rekenkamer hebben daarbij pro-actief aangegeven dat de heer Titsing als voorzitter bereid is om mevrouw Odenthal op te volgen. Vanuit de raad is aangegeven dat dat op zich een mooi gebaar is, maar het uiteindelijk de raad is die gaat over de personele bezetting van de rekenkamer. De heer Titsing merkt op dat de raad hem heeft benoemd als voorzitter. Maar hij beaamt dat de raad er over gaat. De plek van mevrouw Odenthal zal sowieso ingevuld moeten worden, nog even los van de vraag of dat als lid of als voorzitter is. Er is destijds wel geworven, maar daar kwam geen geschikte kandidaat naar voren. De rekenkamerleden vinden het prioritair belangrijk dat er goede onderzoeker geworven wordt als lid. Iemand die het voorzitterschap beheerst is voor de rekenkamer een aanvullende kwaliteit, maar niet de belangrijkste. De heer Ebeling heeft kennis genomen van de twee concept-profielschetsen.

Hij benoemt dat er vandaag is gesproken over het principe van onderzoeken extern weg te zetten. Dat zou een taak kunnen zijn van een voorzitter. Dat zou nog aan het profiel kunnen worden toegevoegd. De heer Welten meent in de woorden van de heer Titsing te hebben gehoord dat hij bedoelt dat er een vacature voor een lid zou moeten worden opgesteld waarbij het verrichten van onderzoek de kernkwaliteit is. Maar dat die vraag nu voorligt. De heer Titsing geeft aan dat hij door de raad als voorzitter benoemd is. De heer Welten concludeert daarop dat er niet meer geworven hoeft te worden voor een voorzitter, maar wel voor een (onderzoeks)lid. De heer Ebeling vraagt zich af waarom er dan ook een profiel voor een voorzitter is bijgevoegd. Mevrouw Odenthal zegt dat er nog wel een lid gevonden moet worden. De heer Meinen geeft aan dat dit in zijn beleving iets genuanceerder ligt: Voor het zomerreces heeft de klankbordgroep uitgesproken eerst de 10

organisatorische invulling van de rekenkamer te willen bespreken. Dat zou moeten gebeuren voor de eerste raadsvergadering van het nieuwe vergaderseizoen. Dat is dit overleg. Tegelijkertijd was er de wettelijke verplichting om al wel conform een formeel vastgestelde, nieuwe rekenkamerverordening te gaan werken. Die nieuwe verordening is toen vastgesteld. Ook moesten er toen leden op grond van de nieuwe verordening benoemd worden. De heer Titsing is toen als voorzitter benoemd, met die kanttekening dat de leden van de rekenkamer hebben aangegeven een eventueel andere invulling of bemensing door de raad te zullen accepteren. In de ogen van de griffier is het daarom nu aan de raad aan te geven naar welk type rekenkamerfunctionaris gezocht gaat worden om mevrouw Odenthal op te volgen: een regulier lid (al dan niet met de focus op onderzoek) of een voorzitter. Het staat de raad daarbij natuurlijk vrij om de wensen/voorkeuren van de rekenkamerleden daaromtrent, onverkort over te nemen. Voor dit overleg is het dus vooral de vraag hoe een vervolg gegeven wordt aan het proces; wil de raad er eerst nog nader over met elkaar in gesprek? Wordt de voorkeur van de rekenkamer gevolgd? Kan er direct een vacature worden uitgezet etc.? Duidelijk is dat mevrouw Odenthal haar werkzaamheden graag op een goede manier wenst over te dragen.

De raad zal dus op enig moment wel moeten kiezen in wat hij wil. De heer Looman beaamt dat. Hij vindt het fijn dat nu de organisatorische contouren redelijk duidelijk lijken te worden. Hij heeft ook de heldere behoefte aan een onderzoeker-lid gehoord vanuit de rekenkamer. Gelet op de keuze om onderzoeken nog zeker (deels) in eigen beheer te doen, is hij van mening dat de raad een vacature voor een lid-onderzoeker kan openstellen. Mocht er toevallig een ideale voorzitter reageren, dan valt nog nader te bezien of de huidige situatie in stand blijft. Hij kan zich echter wel voorstellen dat de raad, in het kader van de continuïteit het prettig vindt dat de heer Titsing voorzitter blijft. Bovendien zijn er afspraken gemaakt om met elkaar te klankborden. Mevrouw Costeris kan zich daar in vinden. De heer Titsing merkt op dat ook bij het inhuren van een onderzoeksbureau, er ook een rekenkamerlid nodig is dat goede onderzoekskwaliteiten heeft. De heer Looman beaamt dat en zou het mooi vinden dat dat goed in de vacature tot uiting komt. Hij vindt het belangrijk dat er een goede respons komt op de vacature. Hij vindt het te billijken als er enig budget gespendeerd wordt aan de werving. De voorzitter concludeert dat de klankbordgroep vanuit de raad kan instemmen met het openstellen van de vacature. Mevrouw Costeris vindt het voorzitterschap van ondergeschikt belang.

De heer Ebeling vraagt of er voorkeuren zijn aangaande de nabijheid van kandidaten. Mevrouw Odenthal vindt dat er wel enige voeling moet zijn met Twente, waarbij de reistijd een probleem gaat worden met de vergaderingen van de rekenkamer. De bijdrage moet wel effectief zijn. Liever komen kandidaten ook niet uit Haaksbergen zelf omdat dat effect kan hebben op de onafhankelijkheid. De heer Welten ziet dat dat nog niet in de huidige tekst staat. Dat zal opgenomen moeten worden. De affiniteit met Twente en het niet benoembaar zijn van inwoners van Haaksbergen staan al wel genoemd. De griffier vraagt wie er mee moet kijken bij de vacaturetekst, wie de tekst fiatteert en wie er betrokken is bij de selectie. De voorzitter kan zich voorstellen dat er wederom twee raadsleden betrokken worden bij de selectie alsmede de voorzitter van de rekenkamer. Indien nodig wil de heer Welten hier ook zelf wel een rol in vervullen. De heer Titsing merkt op dat er twee rekenkamerleden betrokken waren. 11

De heer Looman en mevrouw Costeris zijn beschikbaar voor de selectiecommissie. De griffier vraagt of de vacaturetekst door hetzelfde gremium wordt opgesteld. De voorzitter constateert dat dat zo is.

6

Rondvraag Er zijn geen punten voor de rondvraag.

7

Sluiting De voorzitter sluit de vergadering om 21:00 uur.

12