Bijlage III - Conclusiedocument Voorstellen van wijziging vergaderorde 01-05-2025

conclusiedocument

Raadswerk Haaksbergen verder geoptimaliseerd reacties van fracties voor aanpassing vergaderreglement en andere spelregels

v. 01-05-2025

Conclusiedocument Raadswerk Haaksbergen verder geoptimaliseerd

Inhoud 1. Inleiding ............................................................................................................................................... 3 2. Reactie per fractie op voorstellen voor aanpassing van de vergaderorde .......................................... 4 2.1 Fracties kunnen gebruik maken van burgercommissieleden ............................................................ 4 2.2 De voorzitter van de raadscommissie bepaalt de commissieagenda, niet de agendacommissie ..... 5 2.3 Daadwerkelijke verhouding in de raad moeten bepalend zijn voor de agenda ................................ 5 2.4 Uniformeren van inspreektijden naar maximaal 5 minuten ............................................................. 6 2.5 Inspraak aan het begin van de raads- of commissie-agenda ............................................................ 6 2.6 Opheffen beperking inspreken over geagendeerd onderwerp tijdens raadsvergadering ................ 6 2.7 Per raadscyclus slechts één keer inspreken over hetzelfde onderwerp ............................................ 7 2.8 Inspraak moet gaan over iets waar de gemeenteraad invloed op heeft ........................................... 7 2.9 De rondvraag moet afgeschaft worden .............................................................................................

8 2.10 Rondvraag-vragen moeten een urgent en politiek karakter hebben .............................................. 8 2.11 Er moeten maximum spreektijden komen voor raad en college .................................................... 8 2.12 Er moet een maximaal aantal interrupties per onderwerp worden toegestaan ............................ 9 2.13 Interrupties-op-interrupties moeten toegestaan worden............................................................... 9 2.14 Vrije inbreng per fractie................................................................................................................. 10 3. Hoe kunnen aanpassingen worden doorgevoerd? ............................................................................ 11 3.1 Fracties kunnen gebruik maken van burgercommissieleden .......................................................... 11 3.2 De voorzitter van de raadscommissie bepaalt de commissieagenda, niet de agendacommissie ... 11 3.4 Uniformeren van inspreektijden naar maximaal 5 minuten ........................................................... 11 3.7 Per raadscyclus slechts één keer inspreken over hetzelfde onderwerp .......................................... 12 3.8 Inspraak moet gaan over iets waar de gemeenteraad invloed op heeft .........................................

12 3.9 De rondvraag moet afgeschaft worden ........................................................................................... 13 3.12 Er moet een maximaal aantal interrupties per onderwerp worden toegestaan .......................... 13 3.13 Interrupties-op-interrupties moeten toegestaan worden............................................................. 13

2

Conclusiedocument Raadswerk Haaksbergen verder geoptimaliseerd

1. Inleiding De aanpassing/update van het vergaderreglement is een langgekoesterde wens van de gemeenteraad van Haaksbergen. Op 28 augustus 2024 is aan de fractievoorzitters het Discussiedocument Raadswerk Haaksbergen verder geoptimaliseerd - “voorstellen voor aanpassing vergaderreglement en andere spelregels1” aangeboden. Daarin stonden een aantal voorstellen om de regels en afspraken rondom de raadswerkzaamheden verder te optimaliseren en te verduidelijken. Tijdens het seniorenconvent van 16 september 2024 is besloten dat het discussiedocument en de daarin opgenomen voorstellen a.d.h.v. een invulmatrix in de fracties besproken zou worden. Doel van de invulmatrix was om op een overzichtelijke manier helder te krijgen over welke voorstellen overeenstemming bestond tussen de fracties, over welke voorstellen dat niet het geval was, en welke randvoorwaarden en finetuning de fracties daarbij eventueel wensen toe te passen. De fracties hebben tot 28 februari 2025 de tijd gehad om met een reactie op de in totaal dertien voorstellen te komen. De fracties van CDA, Nieuw Haaksbergen, TeamDAP, PvdA en D66 hebben het beschikbaar gestelde format ingevuld. Dat heeft geleid tot een ingevulde overzichtsmatrix2. De resultaten van deze exercitie treft u aan in dit Conclusiedocument. De korte samenvatting van de resultaten is als volgt: Van de 13 voorstellen: • • • • •

Is er bij 1 voorstel unanimiteit om de bestaande werkwijze aan te passen Is er bij 1 voorstel unanimiteit om de bestaande werkwijze niet aan te passen; Is er bij 7 voorstellen een meerderheid om de bestaande werkwijze aan te passen; Is er bij 3 voorstellen een meerderheid om de bestaande werkwijze niet aan te passen; Is bij 1 voorstel niet duidelijk of er wel of geen meerderheid bestaat om de werkwijze aan te passen.

Duidelijk is dat bij vrijwel alle voorstellen waarvoor een meerderheid bestaat om de werkwijze aan te passen, dit nog verdere fijnafstemming vraagt. In hoofdstuk 3 is opgenomen hoe de voorstellen waarvoor een meerderheid bestaat om de werkwijze aan te passen, doorgevoerd zouden kunnen worden. Ik stel u voor e.e.a. binnen de kaders van het seniorenconvent met elkaar te bespreken en nader te preciseren, alvorens u (bij unanimiteit of meerderheid) de griffie opdracht geeft om een raadsvoorstel uit te werken.

Met vriendelijke groet, Uw griffier.

1

Bijlage I - Discussiedocument Raadswerk Haaksbergen verder geoptimaliseerd

2 Bijlage II - Overzichtsmatrix reactie fracties

3

Conclusiedocument Raadswerk Haaksbergen verder geoptimaliseerd

2. Reactie per fractie op voorstellen voor aanpassing van de vergaderorde In dit hoofdstuk worden op hoofdlijnen de reacties van de fracties op een dertiental voorstellen weergegeven, inclusief beknopt eventueel de daarbij gegeven toelichting. Bij het bepalen of er een (duidelijke) meerderheid voor een bepaald voorstel (of juist niet) is, wordt de fractiegrootte aangehouden. Dit omdat bij het t.z.t. (eventueel) besluiten over het aanpassen van het reglement van orde de meeste stemmen gelden. Daarbij wordt voor het gemak uitgegaan van fractiediscipline. 2.1 Fracties kunnen gebruik maken van burgercommissieleden fractie CDA Nieuw Haaksbergen TeamDAP PvdA

standpunt tegen voor

verkorte toelichting éénmansfracties één burgercommissielid één en tweemansfracties één burgercommissielid

voor voor

D66

voor

maximaal drie burgercommissieleden éénmansfracties twee burgercommissieleden meermansfracties één burgercommissielid alle fracties burgercommissieleden, afhankelijk van het aantal raadsleden

Conclusie Er is unanimiteit onder de fracties dat er met burgercommissieleden gewerkt mag worden. Het CDA stelt tegen burgercommissieleden te zijn, maar staat in de toelichting eenmansfracties wel burgercommissieleden toe. CDA, Nieuw Haaksbergen, PvdA en D66 stellen het aantal burgercommissieleden afhankelijk van het aantal raadsleden. TeamDAP lijkt dat niet te doen. CDA is het “strengst” in het aantal burgercommissieleden, D66 heeft hier geen maximum in bepaald.

4

Conclusiedocument Raadswerk Haaksbergen verder geoptimaliseerd

2.2 De voorzitter van de raadscommissie bepaalt de commissieagenda, niet de agendacommissie fractie CDA Nieuw Haaksbergen TeamDAP PvdA D66

standpunt voor voor tegen tegen tegen

verkorte toelichting niet wenselijk bij roulerende voorzitters kleine agendacommissie van voorzitter raad + voorzitters raadscommissies hoort niet bij één persoon te liggen agendacommissie is democratischer niet logisch omdat voorzitterschap rouleert

Conclusie Er is geen unanimiteit voor het voorstel dat de voorzitter(s) de voorlopige commissieagenda’s gaan bepalen. CDA en Nieuw Haaksbergen zijn voor, TeamDAP, PvdA en D66 zijn tegen. Het CDA lijkt niet voor het voorstel te zijn als er gekozen zou worden voor roulerend voorzitterschap. Nieuw Haaksbergen ziet liever een “kleine agendacommissie”, bestaande uit de voorzitter van de raad (burgemeester) en de (vaste) voorzitters van de raadscommissies. Bij de fractie van D66 lijkt het idee te leven dat is afgesproken dat het commissievoorzitterschap rouleert. Er is een (kleine) meerderheid voor om de werkwijze aan te passen.

2.3 Daadwerkelijke verhouding in de raad moeten bepalend zijn voor de agenda fractie CDA Nieuw Haaksbergen TeamDAP PvdA D66

standpunt voor tegen tegen tegen

verkorte toelichting logisch dat verhoudingen in de raad, ook verhoudingen voor agenda bepalen agenda staat los van politieke verhoudingen alleen als de stemmen staken afspiegelingsprincipe

Conclusie Er is geen unanimiteit of voor het bepalen van de agenda (wel/niet agenderen bepaald voorstel) de daadwerkelijke verhoudingen in de raad leidend moeten zijn. Het CDA heeft deze vraag niet ingevuld. Nieuw Haaksbergen is voor. TeamDAP, PvdA en D66 zijn tegen. De PvdA lijkt op te merken wél voor het principe van daadwerkelijke verhoudingen te zijn in het geval de stemmen staken. D66 is tegen, maar merkt op “afspiegelingsprincipe”. Wat daarmee bedoeld wordt is niet helemaal helder. Er is geen meerderheid om de werkwijze aan te passen.

5

Conclusiedocument Raadswerk Haaksbergen verder geoptimaliseerd

2.4 Uniformeren van inspreektijden naar maximaal 5 minuten fractie CDA Nieuw Haaksbergen TeamDAP PvdA D66

standpunt voor voor

verkorte toelichting huidige stelsel is onlogisch

tegen voor voor

2 x 5 minuten in twee termijnen uniformeren is duidelijker na een jaar evalueren of dit goed werkt

Conclusie Er is geen unanimiteit voor het uniformeren van de inspraakduur naar 5 minuten voor alle gevallen. De fracties van CDA, Nieuw Haaksbergen, PvdA en D66 zijn daar wel voor. TeamDAP is tegen. Er is een duidelijke meerderheid om het stelsel van inspraak aan te passen.

2.5 Inspraak aan het begin van de raads- of commissie-agenda fractie CDA Nieuw Haaksbergen TeamDAP PvdA D66

standpunt tegen voor

verkorte toelichting prettig voor de insprekers

tegen voor

naar eigen keus in te vullen door insprekers rol van de agendacommissie service naar insprekers

Conclusie Er is geen unanimiteit of duidelijke meerderheid voor het verplaatsen van alle inspraak naar het begin van de vergaderagenda. CDA en PvdA zijn tegen, Nieuw Haaksbergen en D66 zijn voor, wat resulteert in stakende stemmen. TeamDAP heeft deze vraag niet ingevuld, maar lijkt gebaseerd op de toelichting tegen het voorstel te zijn omdat zij de insprekers zelf willen laten kiezen op welk moment zij wensen in te spreken.

2.6 Opheffen beperking inspreken over geagendeerd onderwerp tijdens raadsvergadering fractie CDA Nieuw Haaksbergen TeamDAP

standpunt tegen tegen

PvdA D66

tegen tegen

tegen

verkorte toelichting dat kan in de commissie en verlicht de druk op de raadsvegadering kan in de commissievergadering en rechtstreeks bij de fracties kan in de commissievergadering -

Conclusie Er is unanimiteit over het voorstel: geen van de fracties wil deze regel aanpassen. 6

Conclusiedocument Raadswerk Haaksbergen verder geoptimaliseerd

2.7 Per raadscyclus slechts één keer inspreken over hetzelfde onderwerp fractie CDA Nieuw Haaksbergen TeamDAP

standpunt voor voor

PvdA D66

tegen voor

tegen

verkorte toelichting geldt alleen voor een niet-geagendeerd onderwerp. “Met cyclus wordt bedoeld één jaar?” er kunnen nieuwe inzichten ontstaan waardoor vaker inspreken wenselijk kan zijn scherpere afspraken maken over het inspraakquotum bij nieuwe ontwikkelingen moet die mogelijkheid wel bestaan

Conclusie Er is geen unanimiteit maar wel een meerderheid voor het aanpassen van de regel. TeamDAP en D66 hanteren dezelfde argumentatie, maar lijken uit te komen op een ander standpunt. Nieuw Haaksbergen vraagt om een definitie van “raadscyclus”. PvdA is tegen maar wil aanvullende afspraken maken.

2.8 Inspraak moet gaan over iets waar de gemeenteraad invloed op heeft fractie CDA Nieuw Haaksbergen TeamDAP

standpunt voor voor

verkorte toelichting meer dan logisch

tegen

PvdA D66

voor voor

bij bijv. zoutwinning mag een inwoner dan niet inspreken omdat vergunning niet door Haaksbergen wordt verleend moet een onderwerp zijn waarop raad enige invloed heeft moet een voor Haaksbergen relevant onderwerp zijn

Conclusie Er is geen unanimiteit maar wel een duidelijke meerderheid voor het aanpassen van de regel.

7

Conclusiedocument Raadswerk Haaksbergen verder geoptimaliseerd

2.9 De rondvraag moet afgeschaft worden fractie CDA Nieuw Haaksbergen

standpunt tegen voor

TeamDAP

voor

PvdA D66

voor voor

verkorte toelichting termijn indienen mondelinge vragenronde oprekken naar woensdag 09:00 uur. Krijgt raadscommissie ook een mondelinge vragenronde? termijn indienen mondelinge vragenronde oprekken naar dinsdag 23:59 uur. Er moet in twee termijnen over gediscussieerd kunnen worden vragenronde moet intact gehouden worden vragenronde behouden, wel evalueren

Conclusie Er is geen unanimiteit maar wel een duidelijke meerderheid voor het aanpassen van de regel. Nieuw Haaksbergen vraagt of ook de commissievergaderingen de mogelijkheid van een mondelinge vragenronde krijgen. TeamDAP wil debat/interrupties toestaan tijdens vragenronde, dat is nu niet het geval.

2.10 Rondvraag-vragen moeten een urgent en politiek karakter hebben fractie CDA Nieuw Haaksbergen TeamDAP PvdA D66

standpunt tegen voor tegen n.v.t. n.v.t.

verkorte toelichting indien rondvraag in stand blijft is de vraag wie dit beoordeelt rondvraag moet afgeschaft worden rondvraag moet afgeschaft worden

Conclusie Gelet op de conclusie bij vraag #2.10 is het de vraag of de beantwoording hiervan nog relevant is. Als de rondvraag in stand blijft, vinden de fractie van CDA en TeamDAP het niet nodig deze in te perken. Nieuw Haaksbergen zou dat wel graag zien. De fracties van de PvdA en D66 achtten deze vraag niet meer van toepassing. Er is geen meerderheid voor het hanteren van bepaalde eisen bij rondvraagvragen.

2.11 Er moeten maximum spreektijden komen voor raad en college fractie CDA Nieuw Haaksbergen

standpunt tegen voor

TeamDAP

tegen

PvdA

tegen

D66

voor

verkorte toelichting spreektijden zorgen voor een ordelijke vergadering. Bij de begroting werkt het ook. Er kunnen ook vooraf spreektijden afgesproken worden raadsfracties max. 10 minuten in eerste termijn, tweede termijn vrij. College moet puntiger antwoord geven agendacommissie kan uitzondering maken waarin wel spreektijden gelden spreektijden per agendapunt 8

Conclusiedocument Raadswerk Haaksbergen verder geoptimaliseerd

Conclusie Er is geen unanimiteit. Onhelder is of er een kleine meerderheid voor spreektijden is. TeamDAP geeft aan tegen spreektijden te zijn, maar doet wel een voorstel wat de spreektijden verder inperkt dan nu het geval is.

2.12 Er moet een maximaal aantal interrupties per onderwerp worden toegestaan fractie CDA Nieuw Haaksbergen TeamDAP

standpunt tegen voor

PvdA

voor

D66

voor

tegen

verkorte toelichting per fractie per onderwerp een maximaal aantal interrupties interrupties dienen de democratie en helpen om tot een goed besluit te komen moet gekoppeld worden aan een x-aantal interrupties op een collegelid of aan een fractie na een jaar evalueren

Conclusie Er is geen unanimiteit, er is wel een meerderheid voor het hanteren van een maximaal interrupties per onderwerp. Een voorstel zou kunnen zijn: •

maximaal 5 interrupties per fractie per agendapunt (op zowel college als raad)

2.13 Interrupties-op-interrupties moeten toegestaan worden fractie CDA Nieuw Haaksbergen TeamDAP PvdA D66

standpunt voor tegen voor voor tegen

verkorte toelichting er ontstaat chaos als dit wordt toegestaan, is niet te volgen voor de inwoner de interruptie moet gaan over het agendapunt “maximaal één keer” -

Conclusie Er is geen unanimiteit, er is wel een meerderheid voor het toestaan van interrupties-op-interrupties. De fractie van de PvdA stelt voor om dit “maximaal één keer” toe te staan. Niet helder is of de fractie daarmee bedoelt dat er per fractie eenmaal per onderwerp een interruptie-op-interruptie geplaatst mag worden, dat er per fractie eenmaal per lopende interruptie geïnterrumpeerd mag worden óf dat er in het geheel slechts door één andere fractie een interruptie op een lopende interruptie geplaatst mag worden.

9

Conclusiedocument Raadswerk Haaksbergen verder geoptimaliseerd

2.14 Vrije inbreng per fractie fractie CDA Nieuw Haaksbergen TeamDAP PvdA D66

Vrije inbreng - Maximaal één woordvoerder per fractie per onderwerp - Stemmen met stemkastjes - Interruptie kan alleen geplaatst worden aan interruptiemicrofoon - Gedetailleerde/uitgebreide vragen vóór de commissie schriftelijk inbrengen (zodat een adequaat antwoord volgt)

10

Conclusiedocument Raadswerk Haaksbergen verder geoptimaliseerd

3. Hoe kunnen aanpassingen worden doorgevoerd? Nu helder is voor welke voorstellen (ten minste) een meerderheid bestaat of lijkt te bestaan, is het opportuun om aan te geven op welke wijze deze voorstellen doorgevoerd kunnen worden. Voor een aantal voorstellen geldt dat eerst helder moet zijn wat de precieze invulling wordt van de aanpassing.

3.1 Fracties kunnen gebruik maken van burgercommissieleden Er is geen duidelijke lijn te ontwaren voor een bepaald aantal raadscommissieleden voor een bepaalde fractiegrootte. Een compromis zou kunnen zijn: • •

bij 3 of meer raadsleden - 1 commissielid bij 1 of 2 raadsleden - 2 commissieleden

Het burgerlidmaatschap moet verder verankerd worden in art. 4 lid 1 van de Verordening op de raadscommissies Haaksbergen (8.19a). Dat artikel zou als volgt gewijzigd kunnen worden: 1. Een raadscommissie bestaat uit raadsleden. Voor fracties die uit één of twee leden bestaan, bestaat de mogelijkheid om maximaal twee niet-raadsleden als commissielid en plaatsvervangend commissielid af te vaardigen. Voor fracties die uit drie of meer leden bestaan, bestaat de mogelijkheid om maximaal één niet-raadslid als commissielid en plaatsvervangend commissielid af te vaardigen.

3.2 De voorzitter van de raadscommissie bepaalt de commissieagenda, niet de agendacommissie De taak van de agendacommissie komt te vervallen waar het betreft de commissieagenda. Dit moet gewijzigd worden in art. 3 van het Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad (8.21a).

3.4 Uniformeren van inspreektijden naar maximaal 5 minuten Het spreekrecht van burgers is vastgelegd in art. 13 van de Verordening op de raadscommissies Haaksbergen (8.19a). De leden 3, 4, 5 en 6 dienen als volgt te worden aangepast: 4. VERVALT 5. De commissievoorzitter geeft bij de behandeling van het in het tweede lid bedoelde onderwerp, dat voorkomt op de agenda, in eerste en tweede termijn eerst het woord aan degenen die zich als inspreker hebben aangemeld. De commissievoorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding. 6. Elke inspreker krijgt in eerste en tweede termijn maximaal vijf minuten het woord. De commissievoorzitter kan in bijzondere gevallen afwijken van de maximale lengte van de spreektijd. 11

Conclusiedocument Raadswerk Haaksbergen verder geoptimaliseerd

3.7 Per raadscyclus slechts één keer inspreken over hetzelfde onderwerp Dit vereist een aangepast artikel in zowel het Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad (8.21a) als in de Verordening op de raadscommissies Haaksbergen (8.19a). Artikel 22 lid 1 van het Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad (8.21a) kan komen te luiden: 1.

Burgers kunnen in een vergadering het woord voeren over onderwerpen die niet geagendeerd zijn. Het is mogelijk om maximaal eens per jaar het woord te voeren over één bepaald onderwerp. De voorzitter bepaalt of de inspreker wordt toegelaten.

Artikel 13 lid 1 van de Verordening op de raadscommissies Haaksbergen (8.19a) kan komen te luiden: 1.

Burgers kunnen in een vergadering het woord voeren over onderwerpen die geagendeerd en niet geagendeerd zijn. Het is mogelijk om maximaal eens per jaar3 het woord te voeren over één bepaald onderwerp dat niet geagendeerd is. De commissievoorzitter bepaalt of de inspreker wordt toegelaten.

3.8 Inspraak moet gaan over iets waar de gemeenteraad invloed op heeft Dit vereist een (verder) aangepast artikel in zowel het Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad (8.21a) als in de Verordening op de raadscommissies Haaksbergen (8.19a). Artikel 22 lid 1 van het Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad (8.21a) kan komen te luiden: 1.

Burgers kunnen in een vergadering het woord voeren over onderwerpen die niet geagendeerd zijn. Het is mogelijk om maximaal eens per jaar het woord te voeren over één bepaald onderwerp. Het onderwerp van woordvoering moet redelijkerwijs binnen de invloedssfeer van de raad van de gemeente Haaksbergen liggen. De voorzitter bepaalt of de inspreker wordt toegelaten.

Artikel 13 lid 1 van de Verordening op de raadscommissies Haaksbergen (8.19a) kan komen te luiden: 1.

Burgers kunnen in een vergadering het woord voeren over onderwerpen die geagendeerd en niet geagendeerd zijn. Het is mogelijk om maximaal eens per jaar het woord te voeren over één bepaald onderwerp dat niet geagendeerd is. Het onderwerp van woordvoering moet redelijkerwijs binnen de invloedssfeer van de raad van de gemeente Haaksbergen liggen. De commissievoorzitter bepaalt of de inspreker wordt toegelaten.

3 De termijn van één jaar is hier als voorbeeld gekozen.

12

Conclusiedocument Raadswerk Haaksbergen verder geoptimaliseerd

3.9 De rondvraag moet afgeschaft worden De rondvraag is door de gewoonte ontstaan. De rondvraag vindt geen grond in de huidige regelingen. Dat betekent dat hiervoor geen aanpassing in het vergaderreglement nodig is.

3.12 Er moet een maximaal aantal interrupties per onderwerp worden toegestaan Het is mogelijk om deze afspraak formeel in zowel het Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad (8.21a) als in de Verordening op de raadscommissies Haaksbergen (8.19a) te verankeren. Het is ook mogelijk om dit met elkaar overeen te komen binnen het kader van de “ongeschreven spelregels”. Een voorbeeldbepaling t.b.v. het Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad (8.21a) zou er zo uit kunnen zien: Art. 12 lid 7 In de tweede termijn worden maximaal 5 interrupties4 per raadslid per onderwerp toegestaan. Het behelst zowel interrupties op het college als interrupties op de raad.

3.13 Interrupties-op-interrupties moeten toegestaan worden Ook hiervoor geldt dat het niet per sé nodig is om dit formeel te verankeren. Mocht die wens wel bestaan, dan kan aan de voorgaande voorbeeldbepaling worden toegevoegd: Art. 12 lid 7 In de tweede termijn worden maximaal 5 interrupties per raadslid per onderwerp toegestaan. Het behelst zowel interrupties op het college als interrupties op de raad. Het is toegestaan om te interrumperen op een interruptie.

4 Het aantal van 5 is hier als voorbeeld gekozen.

13