Bijlage I - Eindvoorstel voor aanpassing vergaderreglement 01-11-2025

Raadswerk Haaksbergen verder geoptimaliseerd Eindvoorstel voor aanpassing vergaderreglement en andere spelregels

v. 01-11-2025

Eindvoorstel Raadswerk Haaksbergen verder geoptimaliseerd

Inhoud 1. Inleiding ............................................................................................................................................... 3 1. Wijzigingsvoorstellen ........................................................................................................................... 4 1a. Eén burgercommissielid voor fracties met twee of meer raadsleden;.............................................. 4 1b. Twee burgercommissieleden voor eenpersoonsfracties;.................................................................. 5 1c. Inspreektermijn naar één inspraaktermijn van 5 minuten ................................................................ 6 1d. Inspreken vreemd aan de agenda beperken tot éénmaal per cyclus ............................................... 7 1e. Inspreken vreemd aan de agenda over onderwerpen waar de raad invloed op heeft ..................... 8 1f. De rondvraag wordt afgeschaft .......................................................................................................... 8 1g. Er wordt een maximum aantal interrupties toegelaten .................................................................... 9 1h. Interrupties op interrupties worden toegestaan............................................................................. 10

2

Eindvoorstel Raadswerk Haaksbergen verder geoptimaliseerd

1. Inleiding De aanpassing/update van het vergaderreglement is een langgekoesterde wens van de gemeenteraad van Haaksbergen. Op 28 augustus 2024 is aan de fractievoorzitters het Discussiedocument Raadswerk Haaksbergen verder geoptimaliseerd - “voorstellen voor aanpassing vergaderreglement en andere spelregels” aangeboden. Daarin stonden een aantal deelvoorstellen om de regels en afspraken rondom de raadswerkzaamheden verder te optimaliseren en te verduidelijken. De fracties hebben tot 28 februari 2025 de tijd gehad om met een reactie op de in totaal dertien deelvoorstellen te komen. De fracties van CDA, Nieuw Haaksbergen, TeamDAP, PvdA en D66 hebben een reactie gegeven op de voorstellen. Dat heeft geleid tot het in mei 2025 aangeleverde Conclusiedocument. In het conclusiedocument werd per deelvoorstel beschreven welke wijzigingen in hoofdlijnen op steun van welke raadsfracties konden rekenen. De fracties hebben dit document tijdens het seniorenconvent van 15 september 2025 met elkaar besproken. Doel van dit overleg was het destilleren van het beeld van welke deelvoorstellen op een meerderheid konden rekenen, en hoe deze deelvoorstellen precies ingevuld zouden moeten worden, teneinde deze daarna te kunnen verwerken in een concreet raadsvoorstel.

Hoewel alle fracties een constructieve grondhouding hebben getoond ten opzichte van de doorontwikkeling van vergaderorde, ontstond er geen unaniem gedragen beeld van hoe die vergaderorde er op de korte termijn uit zou moeten gaan zien. Een enkele fractie zag de herijking van de vergaderorde liever betrokken bij een toekomstige, bredere discussie over het al dan niet algeheel wijzigen van het vergaderstelsel (in de vorm van de invoering van het zogeheten BOB-model). Voorts is bij sommige deelvoorstellen onhelder of deze langs meerdere wijzen van telling kunnen rekenen op een meerderheid. Hiermee wordt bedoeld dat fracties verschillende meningen hebben over wat een meerderheid is: gaat het over een meerderheid van het aantal fracties (3 + 1) of gaat het over een meerderheid van het aantal raadsleden dat die fracties vertegenwoordigen (10 +). Tot slot moeten sommige deelvoorstellen verder gepreciseerd worden, omdat fracties daarbij verschillende (elkaar uitsluitende) kanttekeningen hebben gezet. Gelet op voornoemde situatie, heeft de burgemeester geconcludeerd dat hij en de griffier een concreet raadsvoorstel zullen voorleggen aan het seniorenconvent. Daarbij is door hen gekozen om slechts die voorstellen op te nemen die zówel geteld op basis van het aantal fracties áls op basis van het aantal zetels dat die fracties thans hebben, een meerderheid vertegenwoordigen.

Waar dat nog nodig was worden de deelvoorstellen nader ingevuld op basis van een advies. Dat is met name van toepassing bij de keuze voor het aantal mogelijke raadscommissieleden.

3

Eindvoorstel Raadswerk Haaksbergen verder geoptimaliseerd

1. Wijzigingsvoorstellen 1a. Eén burgercommissielid voor fracties met twee of meer raadsleden Een vanuit de historie heikel punt is het werken met zogeheten burgercommissieleden. Deze burgercommissieleden zijn géén verkozen raadslid, maar kunnen raadsleden assisteren bij het raadswerk, door bijvoorbeeld deel te nemen aan commissievergaderingen of themabijeenkomsten. Burgercommissieleden worden soms ook wel fractievolgers, fractievertegenwoordigers of burgerleden genoemd. Commissieleden (niet-zijnde raadsleden) ontvangen een (vrijwilligers)vergoeding voor hun werkzaamheden, die gemiddeld ongeveer 10% bedraagt van de vergoeding van het raadswerk. We stellen voor dat raadsfracties met twee of meer raadsleden, maximaal één zogeheten burgercommissielid mogen benoemen. Dit burgercommissielid kan dan namens de betreffende fractie aanwezig zijn bij raadscommissievergaderingen, technische beraden en themabijeenkomsten. Een burgercommissielid kan, net zoals een raadslid, in slechts één commissie tegelijkertijd benoemd worden. Een burgercommissielid kan, eveneens net zoals een raadslid, een ander lid van diens/dier fractie vervangen bij een commissievergadering waarvan hij/zij zelf geen lid is. Het is niet verplicht om een burgercommissielid te benoemen. Vanzelfsprekend heeft het burgercommissielid geen stemrecht in de gemeenteraad.

Een burgercommissielid kan slechts een fractie vertegenwoordigen, wanneer die fractie een vertegenwoordiger in de gemeenteraad kent; dat betekent dat wanneer een burgercommissielid om wat voor reden dan ook, niet meer kan spreken voor de fractie waarvoor hij/zij eerder benoemd was, het commissielidmaatschap automatisch vervalt. In de huidige regels is bepaald dat een burgercommissielid slechts benoemd kan worden indien deze persoon tijdens de laatste raadsverkiezingen op de lijst van de desbetreffende partij heeft gestaan. Dat is echter geen wettelijk vereiste, maar een lokale eis om enige democratische legitimatie te waarborgen. Verordening op de raadscommissies Haaksbergen (8.19a) WAS WORDT Artikel 4 Samenstelling en benoeming Artikel 4 Samenstelling en benoeming commissievoorzitter commissievoorzitter 1. Een raadscommissie bestaat uit raadsleden. Voor fracties die uit één lid bestaan bestaat de mogelijkheid om maximaal één niet-raadslid als commissielid en plaatsvervangend commissielid af te vaardigen, met dien verstande dat dit niet-raadslid voorkomt op de kandidatenlijst van de desbetreffende partij, zoals ingediend bij de laatste verkiezingen van de raad. De artikelen 10, 11, 12 en 13 van de wet zijn van

1. Een raadscommissie bestaat uit raadsleden. 2. Voor fracties die uit meer dan één raadslid bestaan, bestaat de mogelijkheid om maximaal één nietraadslid als commissielid af te vaardigen, met dien verstande dat dit niet-raadslid voorkomt op de kandidatenlijst van de desbetreffende partij, zoals ingediend bij de laatste verkiezingen van de raad.

4

Eindvoorstel Raadswerk Haaksbergen verder geoptimaliseerd

overeenkomstige toepassing op een commissielid dat geen raadslid is.

4. Het lidmaatschap van commissieleden, benoemd op voordracht van een fractie die niet langer vertegenwoordigd is in de raad, vervalt van rechtswege. 5. De artikelen 10, 11, 12 en 13 van de wet zijn van overeenkomstige toepassing op een commissielid dat geen raadslid is.

2. De raad bepaalt het maximaal aantal commissieleden per fractie.

6. De raad bepaalt het maximaal aantal commissieleden per fractie.

3. De raad benoemt de commissieleden op voordracht van de fracties.

7. De raad benoemt de commissieleden op voordracht van de fracties.

4. Bij verhindering kan een lid van een raadscommissie worden vervangen door een ander lid van zijn fractie.

8. Bij verhindering kan een lid van een raadscommissie worden vervangen door een ander lid van zijn fractie.

5. De raad benoemt de commissievoorzitters en hun plaatsvervangers.

9. De raad benoemt de commissievoorzitters en hun plaatsvervangers.

1b. Twee burgercommissieleden voor eenpersoonsfracties Op dit moment biedt het reglement van orde de mogelijkheid voor eenpersoonsfracties om één burgercommissielid (niet-zijnde raadslid) af te vaardigen. Onzes inziens heeft de raad met deze mogelijkheid erkend dat eenpersoonsfracties kwetsbaarder zijn dan meerpersoonsfracties. Als meerpersoonsfracties versterkt worden door het toestaan van één raadscommissielid, verdient het aanbeveling om de rechten van eenpersoonsfracties navenant mee te versterken. Het ligt daarom in de rede om de bestaande mogelijkheid voor de (op dit moment hypothetische) eenpersoonsfracties uit te breiden naar twee burgercommissieleden. Verordening op de raadscommissies Haaksbergen (8.19a) WAS WORDT Artikel 4 Samenstelling en benoeming Artikel 4 Samenstelling en benoeming commissievoorzitter commissievoorzitter 1. Een raadscommissie bestaat uit raadsleden. Voor fracties die uit één lid bestaan bestaat de mogelijkheid om maximaal één niet-raadslid als commissielid en plaatsvervangend commissielid af te vaardigen, met dien verstande dat dit niet-raadslid voorkomt op de kandidatenlijst van de desbetreffende partij, zoals ingediend bij de laatste

1. Een raadscommissie bestaat uit raadsleden. 3. Voor fracties die uit één raadslid bestaan, bestaat de mogelijkheid om maximaal twee niet-raadsleden als commissielid af te vaardigen, met dien verstande dat deze niet-raadsleden voorkomen op de kandidatenlijst van de desbetreffende partij, zoals ingediend bij de laatste verkiezingen van de raad. 5

Eindvoorstel Raadswerk Haaksbergen verder geoptimaliseerd

verkiezingen van de raad. De artikelen 10, 11, 12 en 13 van de wet zijn van overeenkomstige toepassing op een commissielid dat geen raadslid is.

1c. Inspreektermijn naar één inspraaktermijn van 5 minuten In Haaksbergen kan eenieder gebruik maken van het inspreekrecht. Er worden op dit moment verschillende spelregels voor het inspreekrecht gehanteerd: Inspreken tijdens: commissievergadering

over: een onderwerp dat geagendeerd is

raadsvergadering

een onderwerp dat niet geagendeerd is het toelichten van een reeds ingediende zienswijze op een bestemmingsplan een onderwerp dat niet geagendeerd is

maximale spreektijd 2 x 5 minuten, in twee termijnen 5 minuten, in één termijn 10 minuten, in één termijn 5 minuten, in één termijn

Zoals te zien is heeft een inspreker in de commissievergadering bij geagendeerde onderwerpen twee termijnen, net als de commissieleden en het college. De gedachtegang daarbij is dat de inspreker kan reageren op hetgeen door het college en de raadscommissie ingebracht. Wij adviseren om deze inspreektermijnen te uniformeren naar maximaal 5 minuten in één termijn. Verder adviseren wij om de deadline voor het aanmelden voor het inspreken te uniformeren naar 24 uur voor aanvang van de vergadering. Verordening op de raadscommissies Haaksbergen (8.19a) WAS WORDT Artikel 13 Spreekrecht burgers Artikel 13 Spreekrecht burgers 2. Degene die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit ten minste 15 minuten voor aanvang van de vergadering aan de commissiegriffier onder vermelding van zijn naam en het onderwerp waarover hij het woord wenst te voeren.

2. Degene die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit ten minste 24 uur voor aanvang van de vergadering aan de commissiegriffier onder vermelding van zijn naam en het onderwerp waarover hij het woord wenst te voeren.

5. De commissievoorzitter geeft bij de behandeling van het in het tweede lid bedoelde onderwerp, dat voorkomt op de agenda, in eerste en tweede termijn eerst het woord aan degenen die zich als inspreker hebben aangemeld. De commissievoorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding.

5. De commissievoorzitter geeft bij de behandeling van het in het tweede lid bedoelde onderwerp, dat voorkomt op de agenda, in eerste termijn eerst het woord aan degenen die zich als inspreker hebben aangemeld. De commissievoorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding.

6. Elke inspreker krijgt in eerste en tweede termijn maximaal vijf minuten het woord. De commissievoorzitter kan in bijzondere gevallen afwijken van de maximale lengte van de spreektijd.

6. Elke inspreker als bedoeld in het vijfde lid krijgt maximaal vijf minuten het woord. De commissievoorzitter kan in bijzondere gevallen afwijken van de maximale lengte van de spreektijd. 6

Eindvoorstel Raadswerk Haaksbergen verder geoptimaliseerd

Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad (8.21a) WAS WORDT Artikel 22 Spreekrecht burgers Artikel 22 Spreekrecht burgers 2. Degene die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit voor 12.00 uur op de dag van de raadsvergadering aan de griffier onder vermelding van zijn naam en het onderwerp waarover hij het woord wenst te voeren.

2. Degene die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit ten minste 24 uur voor aanvang van de vergadering aan de griffier onder vermelding van zijn naam en het onderwerp waarover hij het woord wenst te voeren.

1d. Inspreken vreemd aan de agenda beperken tot éénmaal per cyclus De bepalingen omtrent het Haaksbergse stelsel van inspraak zijn op dit moment zo, dat het mogelijk is om over één onderwerp tweemaal in te spreken in één raadscyclus, mits dat onderwerp vreemd is aan de agenda van de raadsvergadering. Dit heeft tot gevolg dat de raad(scommissie) in de afgelopen periode een aantal keer insprekers over onderwerpen heeft gehad, waarbij het de vraag was of deze (herhaalde) oproepen effectief en efficiënt waren. Het voorstel is derhalve om uit te sluiten dat het mogelijk is om in de raadsvergadering nogmaals in te spreken over een onderwerp dat vreemd is aan de agenda.

Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad (8.21a) WAS WORDT Artikel 22 Spreekrecht burgers Artikel 22 Spreekrecht burgers 1. Burgers kunnen in een vergadering het woord voeren over onderwerpen die niet geagendeerd zijn.

1. Burgers kunnen in een vergadering het woord voeren over onderwerpen die niet geagendeerd zijn en waarover niet reeds in de voorafgaande commissievergadering is ingesproken door de inspreker.

7

Eindvoorstel Raadswerk Haaksbergen verder geoptimaliseerd

1e. Inspreken vreemd aan de agenda over onderwerpen waar de raad invloed op heeft Op dit moment legt het reglement van orde geen beperkingen op aan wie er inspreekt; er hoeft geen relatie met een onderwerp of zelfs ook maar met de gemeente Haaksbergen te worden aangetoond. Dat betekent dat iedereen (elke inwoner van Nederland), met eender welk onderwerp spreektijd kan krijgen bij de gemeenteraad van Haaksbergen. Dat kan ook gaan over onderwerpen waar de gemeenteraad van Haaksbergen helemaal niet over gaat of geen invloed op kan uitoefenen. Dat is niet effectief en niet efficiënt. Verordening op de raadscommissies Haaksbergen (8.19a) WAS WORDT Artikel 13 Spreekrecht burgers Artikel 13 Spreekrecht burgers 1. Burgers kunnen in een vergadering het woord voeren over onderwerpen die geagendeerd en niet geagendeerd zijn.

1. Burgers kunnen in een vergadering het woord voeren over onderwerpen die geagendeerd en niet geagendeerd zijn en welke redelijkerwijs vallen binnen de directe invloedssfeer van de gemeenteraad van Haaksbergen. De commissievoorzitter bepaalt of de inspreker wordt toegelaten.

Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad (8.21a) WAS WORDT Artikel 22 Spreekrecht burgers Artikel 22 Spreekrecht burgers 1. Burgers kunnen in een vergadering het woord voeren over onderwerpen die niet geagendeerd zijn.

1. Burgers kunnen in een vergadering het woord voeren over onderwerpen die niet geagendeerd zijn, waarover niet reeds in de voorafgaande commissievergadering is ingesproken door de inspreker en welke redelijkerwijs vallen binnen de directe invloedssfeer van de gemeenteraad van Haaksbergen. De voorzitter bepaalt of de inspreker wordt toegelaten.

1f. De rondvraag wordt afgeschaft In de raadsvergadering is er sprake van een mondelinge vragenronde en een rondvraag. Tijdens de commissievergadering is er alleen sprake van een rondvraag. Het huidige reglement van orde kent alleen een “vragenronde” tijdens de raadsvergadering. Wie daar gebruik van wil maken kan dit tot uiterlijk een dag van tevoren aangeven en schriftelijk kenbaar maken wat zijn/haar precieze vraag is. Dit zodat het college en andere fracties zich kunnen voorbereiden op de vraagstelling. De rondvraag lijkt daarentegen uit gewoonte te zijn ontstaan en kent geen vormvereisten. Vragen mogen nog ter vergadering spontaan worden bedacht en gesteld. De rondvraag van de commissie- en raadsvergadering wordt daarmee met enige regelmaat gebruikt voor het stellen van vragen die passender zouden zijn in de mondelinge vragenronde of anders schriftelijk gesteld zouden kunnen worden. Niet alle vragen ingebracht tijdens de rondvraag lijken even urgent of van politieke importantie te zijn. Regelmatig moeten deze vragen schriftelijk door het college beantwoord worden, waardoor ook een eventueel politiek beoogd effect nagenoeg nihil is.

8

Eindvoorstel Raadswerk Haaksbergen verder geoptimaliseerd

Omdat de huidige rondvraag zowel voor de raads- als voor de commissievergadering geen juridische grond kent, is het niet nodig om hierover iets te wijzigen in de relevante regelingen. Het is voldoende om te besluiten dat de rondvraag wordt afgeschaft. 1g. Er wordt een maximum aantal interrupties toegelaten Een interruptie is een verduidelijkende vraag tijdens de inbreng van een spreker, zijnde een ander raads(commissie)lid of een lid van het college. Geplaatste interrupties zijn niet bedoeld om het eigen standpunt nogmaals toe te lichten of een hernieuwde kans te krijgen uit de doeken te doen waarom het eigen standpunt verschilt van dat van de spreker. Daartoe dienen immers de bijdragen in eerste en tweede termijn. In Haaksbergen zijn interrupties op dit moment alleen toegestaan in de tweede termijn van sprekers, maar niet beperkt tot een maximum aantal. Een overdaad aan interrupties komt de effectiviteit en efficiëntie van de vergadering niet ten goede, met name niet wanneer interrupties feitelijk neerkomen op het herhaaldelijk stellen van dezelfde vraag of het herhalen van het eigen standpunt. Bovendien maakt dit de vergadering er niet overzichtelijker op voor toehoorders. Het verdient daarom aanbeveling om het aantal interrupties te beperken tot een aantal interrupties dat daadwerkelijk nodig is om het standpunt van een andere spreker te verhelderen (het college incluis).

Dit dwingt raadsleden om zorgvuldig om te gaan met hun interrupties en keuzes te maken in welke zaken zij daadwerkelijk van zo’n groot belang achten dat men er een (relatief) schaarse interruptie aan wil wijden. Het voorstel is om het aantal te plaatsen interrupties per raadslid, per onderwerp, te beperkten tot maximaal 5. Dat zijn alle interrupties die door een raadslid in de tweede termijn geplaatst kunnen worden, zowel richting het college als de overige raadsleden. Verordening op de raadscommissies Haaksbergen (8.19a) WAS WORDT Artikel 11 Aantal spreektermijnen Artikel 11 Aantal spreektermijnen 6. In de tweede termijn worden maximaal vijf interrupties in de vorm van verduidelijkende vragen per agendapunt per interrumperend commissielid toegestaan.

Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad (8.21a) WAS WORDT Artikel 12 Aantal spreektermijnen Artikel 12 Aantal spreektermijnen 7. In de tweede termijn worden maximaal vijf interrupties in de vorm van verduidelijkende vragen per agendapunt per interrumperend raadslid toegestaan.

9

Eindvoorstel Raadswerk Haaksbergen verder geoptimaliseerd

1h. Interrupties op interrupties worden toegestaan In de commissie- en raadsvergaderingen worden met enige regelmaat “interrupties-op-interrupties” geplaatst. Dat betekent dat een persoon (2) die een eerste spreker (1) in diens termijn interrumpeert, zélf geïnterrumpeerd wordt door een derde persoon (3). Vaak gebeurt dit omdat de derde persoon het niet eens is met de interruptie van de tweede persoon of het standpunt van de tweede persoon (nogmaals) wil bestrijden. Daarmee wordt de termijn van de eerste spreker als het ware gekaapt ten faveure van het debat tussen de tweede en derde persoon. De huidige vergaderreglementen bevatten op dit moment enerzijds geen bepalingen om deze debatfiguur te voorkomen, maar ook niet om dit toe te staan. Er is een meerderheid voor om dit wel expliciet toe te staan. Dit kan verankerd worden in de betreffende reglementen.

Verordening op de raadscommissies Haaksbergen (8.19a) WAS WORDT Artikel 11 Aantal spreektermijnen Artikel 11 Aantal spreektermijnen 7. In de tweede termijn is het toegestaan om een interruptie te plaatsen op een voorafgaande interruptie.

Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad (8.21a) WAS WORDT Artikel 12 Aantal spreektermijnen Artikel 12 Aantal spreektermijnen 8. In de tweede termijn is het toegestaan om een interruptie te plaatsen op een voorafgaande interruptie.

10