Bijlage I - besluitenlijst agendacommissie 31-01-2024

Besluitenlijst vergadering agendacommissie 31 januari 2024

Voorzitter Leden aanwezig

de heer R.G. Welten de heer P.M. ten Voorde (CDA), de heer W.R.A. Uuldriks (NH), mevrouw G.J. Costeris-Wevers (TeamDAP, vanaf 19:00 uur) , de heer B.W.A. Woortman (VVD), de heer T.J.H. Looman (PvdA) en mevrouw A.E.M. Janssen (D66)

Afwezig Griffier Locatie Tijdstip Vertrouwelijkheid

de heer R. Meinen collegekamer 18:45 uur openbaar Actiepunten in rood

1

Opening en vaststellen agenda De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.

2

Vaststellen besluitenlijst van de vergadering 20-12-2023 De besluitenlijst wordt ongewijzigd vastgesteld.

3

Ingekomen stukken en mededelingen Er zijn geen aanvullende mededelingen.

3a

Datum auditcommissie verplaatsen naar 13 juni Eerder is een bijeenkomst gepland om op woensdag 12 juni a.s. de jaarstukken van de gemeente te bespreken tijdens een vergadering van de auditcommissie . De voorzitter van de auditcommissie heeft verzocht om deze vergadering te verzetten naar donderdag 13 juni. Deze avond is gereserveerd als eventuele uitloopdatum voor de gecombineerde commissievergadering van dinsdag 11 juni. De agendacommissie stemt in met het verzoek. De griffier neemt de aangepaste datum op met de leden van de auditcommissie.

3b

Presidia inplannen De agendacommissie heeft eerder besloten de agendacommissievergaderingen voorafgaand aan de raadsvergaderingen in te plannen. De (niet-openbare) presidiumvergaderingen vervielen daarmee omdat er onvoldoende tijd beschikbaar is om ook deze vergaderingen te laten plaatsvinden voorafgaand aan de raadsvergaderingen. De leden van de agendacommissie zijn van mening dat viermaal per jaar een presidiumvergadering ingepland kan worden. Dat zou dan idealiter zijn op 1

maandagavond voorafgaand aan de fractievergaderingen. Zaken die dan besproken kunnen worden zijn bijvoorbeeld de hernieuwing van het vergaderreglement, het voorbereiden van de evaluatie van de raadsafspraken, hoe de raad omgaat met herhaaldelijk terugkerende insprekers en andere zaken aangaande het dagelijks functioneren van de raad maar waar de agendacommissievergaderingen zich niet voor lenen.

3c

Werkbezoek aan Wijkracht maandag 1 juli Wijkracht ontvangt de raad van Haaksbergen graag voor een werkbezoek op maandag 1 juli in De Kappen. Deze datum was al ingeroosterd voor een themabijeenkomst. Het behelst dus geen extra datum. De agendacommissie gaat akkoord met de voorgestelde datum.

3d

Debattraining woensdag 20 maart, voorzitterstraining dinsdag 21 mei Met de raad is i.h.k.v. "De gemeenteraad Ster(ker) in Ontwikkeling" een trainingsprogramma afgesproken. Het voorstel is om woensdagavond 20 maart een debattraining te doen voor de gehele raad. De agendacommissie vindt het belangrijk om te investeren in de kwaliteit van de raad en stemt in met het voorstel. Daarnaast wordt voorgesteld om voorzitters van de raad(scommissies) een voorzitterstraining aan te bieden. Dat kan plaatsvinden op dinsdag 21 mei. De voorzitter stelt voor om de training aan te bieden aan:   

de plaatsvervangend raadsvoorzitter; de (plaatsvervangend) commissievoorzitters; overige geïnteresseerden vanuit de raad.

De griffier zal een raadsbrede uitvraag doen om te inventariseren welke raadsleden geïnteresseerd zijn in het volgen van de voorzitterstraining. Mevrouw Janssen vraagt of het de bedoeling is dat er daarna gerouleerd gaat worden de diverse aspirerend commissievoorzitters. De heer Uuldriks heeft er geen bezwaar tegen als zijn commissievoorzitterschap een keer overgenomen wordt. 3e

Integriteitstraining dinsdag 2 april De agendacommissie stemt in met het voorstel om deze training aan de raad aan te bieden op dinsdag 2 april a.s.

3f

Gesprek (delegatie) raad met Rekenkamer(commissie) In 2023 is gepoogd om een nieuwe voorzitter van de Rekenkamer(commissie) te werven. Dat heeft destijds geen geschikte kandidaten opgeleverd. De huidige Rekenkamercommissieleden hebben recent een brief gestuurd aan de raad waarin voorgesteld wordt dat één van hun huidige leden door de raad benoemd wordt als voorzitter. Daarnaast is eerder afgesproken dat raad en Rekenkamer met elkaar nader in gesprek zouden treden over de werkwijze van de Rekenkamer en het “rendement” van de door hen opgeleverde rapporten. 2

Als laatste is het vanwege een wetswijziging ook noodzakelijk de verordening aangaande de Rekenkamercommissie te updaten en in lijn te brengen met de huidige regelgeving. Dit heeft nauwe raakvlakken met de werkwijze, organisatie en wensen van de raad bij het toekomstig functioneren van de Rekenkamer. Deze drie onderdelen dienen in samenhang met elkaar besproken te worden. De griffier stelt voor om de met een delegatie van de raad in gesprek te treden met de leden van de Rekenkamer. Een gesprek met een delegatie van de raad zal namelijk waarschijnlijk een meer gestroomlijnde dialoog opleveren dan een onderhoud met de raad als geheel. Deze afvaardiging zou kunnen bestaan uit minimaal één persoon per fractie, maar het is natuurlijk niet verplicht om een afgevaardigde te leveren. Mevrouw Janssen vraagt of het toegestaan is dat een niet-raadslid afgevaardigd wordt. De overige leden van de agendacommissie vinden dit niet wenselijk. De leden van de agendacommissie stemmen in met het voorstel om met een soortement werkgroep de toekomstige Rekenkamer verder vorm te geven. Eerder waren de heer Looman en de heer Ebeling namens de raad al betrokken bij de werving van een voorzitter, het ligt in de rede dat zij (opnieuw) een leidende rol in deze werkgroep krijgen. De griffier inventariseert bij de fracties welke raadsleden belangstelling hebben voor deze werkgroep. 3g

2-jaarlijks bezoek van de Gemeenteraad aan Park Scholtenhagen Er is een verzoek binnengekomen van de stichting Groot Scholtenhagen voor het tweejaarlijkse bezoek van de gemeenteraad aan Park Scholtenhagen. Dit gebeurt normaliter op een zaterdagochtend in mei. De agendacommissie geeft aan dat zaterdagochtend 25 mei een mogelijkheid is. De griffie koppelt dit terug aan de organisatie.

4

Ontwerpagenda’s vergaderingen De heer Looman vraagt zich af wat er gebeurt als de commissievergaderingen van 13 en/of 14 februari niet op tijd kunnen worden afgerond. De griffier antwoordt dat 15 februari de reservedatum is voor deze commissievergaderingen. Dat is inmiddels ook de datum geworden voor de ingelaste raadsvergadering over het al dan niet bestendigen van de vestiging van het voorkeursrecht op een aantal percelen aan de randen van Haaksbergen (Wvg). De heer Uuldriks merkt op dat het belangrijk is dat op 15 februari wel een besluit genomen wordt over het voorkeursrecht, omdat dit anders van rechtswege verloopt (er geldt een fatale termijn van maximaal drie maanden). De heer Looman ziet de commissie Ruimte mogelijk uitlopen, vanwege de vele visiestukken die daar nu op staan. De heer Meinen merkt op dat het gaat om de participatieplannen om te komen tot die diverse visies, nog niet om de visies an sich. De heer Woortman onderschrijft dat. De heer Ten Voorde vindt het desalniettemin onhandig dat het college een drietal van dergelijke (mogelijk minder urgente) participatieplannen aanbiedt, terwijl het tegelijkertijd ook een zeer prangend en maatschappelijk ingrijpend onderwerp (Wvg) agendeert. Dat is een voorzienbaar probleem, wat voorkomen kan worden als er een realistische planning wordt gehanteerd.

De voorzitter kan zich dat gevoelen van de agendacommissie wel indenken. Hij is bereid dit signaal over te brengen naar het college. Afgesproken wordt dat via de griffier 3

gevraagd wordt aan het college om kritisch te beschouwen of en zo ja welke van de vier andere onderwerpen die nu aangemeld zijn voor de commissie Ruimte van 14 februari, doorgeschoven kunnen worden naar een latere datum. Het gaat om de onderwerpen:    

Raadsvoorstel Vaststelling bestemmingsplan “Haaksbergen Dorp partiële herziening Dr Arienstraat 9 en ong.” Raadsvoorstel Participatieplan omgevingsvisie Raadsvoorstel Participatieplan duurzaamheidsvisie Raadsvoorstel Participatieplan Grondstoffenplan

De agendacommissie ziet met name aangaande de drie participatieplannen niet de dringende urgentie om deze tijdens de aankomende commissievergadering te moeten behandelen, maar laat zich daarover graag adviseren door het college. De heer Looman zou graag zien dat als de agenda voor de commissie Ruimte ongewijzigd moet blijven, vooraf al de afspraak gemaakt wordt dat de minder dringende onderwerpen dan sowieso een maand doorschuiven, en dat de commissievergadering van 14 februari die niet verder afgerond wordt. De heren Uuldriks en Woortman zijn het daar mee eens. De agendacommissie stelt de agenda’s ongewijzigd vast, in afwachting van de reactie van het college op de agenda van de commissie Ruimte. De heer Uuldriks meldt dat hij afwezig bij de raadsvergadering van 28 februari. De heer Ten Voorde is op 14 februari afwezig. De heer Looman zal nog laten weten of hij de 14e februari het voorzitterschap kan overnemen. 5

Rondvraag De heer Ten Voorde heeft het verzoek uit zijn fractie gekregen om te vragen of er iPad-pennen verstrekt kunnen worden. De griffier neemt dit verzoek op met de organisatie en koppelt dit terug aan de fractievoorzitters.

6

Sluiting De voorzitter sluit de vergadering om 19:15 uur.

4