bijlage brief provincie IBT 2021
Tekst van het document
GEMEENTE `llßlAziflitilt;HER;(Éitfliil Provincie
.za/amy,
Postbus 10078
g APRm
Ontvangot
soon GB zwolle
oss 499 ss 99
Telefoon
Ainhiet PAZ
"fe bewaren
Fax 088 118 86 71
Nlmli. leent;
overijssel.nl
postb us@overijssel
Kopie aan: Aan het college van Burgemeester
van de gemeente Postbus 102
Overijssel
Luttenbergstraatz
toom?
Doournentnr.: .in
nl
KVK 51045329
en Wethouders
IBAN NL4E RABO 0397 3411 21
Haaksbergen
7480 AC Haaksbergen
Inlichtingen
bij
Pol 038 499 94 13
telefoon
wjm.po|@overijssel.nl
Datum
Kenmerk
Bijlagen
06.04.2021
202110093019
2
Totaalbeeld Interbestuurlijk
Onderwerp:
Geacht
Uw brief
Uw kenmerk
Toezicht 2021
college,
onze rol als interbestuurlijk
Vanuit
van uw gemeente. in Overijssel
gemeenten
toezichthouder
In onze vergadering
wij u hierbij
sturen
het totaalbeeld
interbestuurlijk
van 6 april 2021 hebben we de totaalbeelden
toezicht
2021 van alle
vastgesteld.
Context Provinciaal
is een wettelijke taak, maar wij willen deze taak zoveel mogelijk vanuit partnerschap met de oppakken. Dit sluit aan bij de uitgangspunten in de bestuursovereenkomsten IBT (2012) en ook bij
toezicht
gemeenten
de actielijnen
van het landelijke traject Agenda Toekomst van het Toezicht Het IBT brengt risico's en in kaart, waarover wij met gemeenten in gesprek gaan. Zo willen wij samen met u werken aan een goede kwaliteit van het openbaar bestuur, ieder vanuit onze eigen rol. verbeterpunten
Corona heeft het afgelopen jaar een grote invloed op het openbaar bestuur gehad. Wij nemen waar dat overheden een snelle en flexibele omschakeling naar digitale taakuitvoering hebben gemaakt. Deze nieuwe werkelijkheid hebben wij zo veel mogelijk meegenomen in de beoordeling. Het totaalbeeld
uit zes domeinen: financiën, Wabo (Wet algemene bepalingen ordening), informatiehuisvesting statushouders en archiefbeheer, monumenten. Voor financiën gaat het om provinciaal toezicht op de begroting, en voor de andere domeinen om provinciaal toezicht op de uitvoering van gemeentelijke medebewindstaken. IBT is opgebouwd
omgevingsrecht),
Wro (Wet ruimtelijke
Basis voor de toetsing is het IBT kader, dat jaarlijks na afstemming met de gemeenten door ons wordt Dit kader en de totaalbeelden zijn te vinden op onze provinciale website: lllnterbestuurll'lt toezicht per gemeente lïinovincie Uveri saai."
geactualiseerd.
In het totaalbeeld besproken.
leest u per domein wat de uitkomsten
In het kader van de voorbereiding
plaatsgevonden
met uw gemeentelijke
We hebben achtergrondinformatie
l
Zie daarvoor:
Datum
van de toetsing
van het totaalbeeld
zijn.
De teksten zijn (ambtelijk)
IBT voor 2021 heeft ook afstemming
IBT coördinator.
bijgevoegd
over onze werkwijze
https:f/www,overijssel.nl/bestuur/kwaliteit-openbaarabestuur
en ontwikkelingen
interbestugrlijkçtoazicht-benoemeente
verzondlnq
provincie
oil irri. 2021
op de domeinen.
vorijssel
Totaalbeeld
Interbestuuriijk
Ons beeld
over
Toezicht 2021
uw gemeente
De kleur van het totaalbeeld van uw gemeente
is dit jaar rood.
Voor het domein Wabo geldt dat op basis van de uitgevoerde
toetsing van IBT, de onderlinge samenhang van de documenten en de voortgangsgesprekken, het kleurbeeld voor uw gemeente, rood is. Uw gemeente heeft het afgelopen jaar onder het rode toezichtregime een verbetertraject ingezet. Daaruit blijkt, dat er meerdere jaren nodig zijn, om toe te groeien naar een organisatie en uitvoering die ln control is op dit domein. Op de domeinen Financiën, Wro en Archief kleurt uw gemeente Voor het domein Financiën
geldt dat uw gemeente
oranje.
2020 onder preventief
toezicht staat. Voor het herstel een meerjarig herstelplan opgesteld. Wij zien dat uw gemeente het negatieve eigen vermogen binnen enkele jaren zal aanzuiveren en dat er momenteel sprake is van structureel en reëel evenwicht in de begroting. Wij zien echter ook dat het herstel nog broos is en de financiële positie kwetsbaar. van de financiële
positie
heeft uw gemeente
Op het domein Wro is de kleur oranje
illegale situaties
krijgen,
prioriteit
Het domein
vanaf
en strijdigheden
en welke capaciteit
omdat het VTH-programrna worden (actief, piepsysteem
toegekend
opgespoord
2021 geen inzicht geeft in hoe welke thema's en/of gebieden
hierop wordt ingezet.
Archief staat onder druk door personeeiswisselingen.
Er zijn meerdere aandachtspunten die een aanpak vereisen om de basis op orde te krijgen. Het niet op orde hebben van de basis vormt risioo's voor de voorgenomen outsourcing van het informatie- en archiefbeheer naar de gemeente Hengelo. planmatige
Op de domeinen
gestelde
Huisvesting
Statushouders
en Monumenten
voldoet uw gemeente
aan de in het IBT kader
criteria.
Gesprekken
De kleuren hebben met name een signaalfunctie. Op de domeinen die rood of oranje kleuren zien wij risico's waarop in onze ogen actie nodig is en waarover wij, in aansluiting op het kader IBT, het gesprek willen voeren met de gemeente.
Tot slot
Een belangrijk
uitgangspunt van het interbestuurlijk toezicht is versterking van de horizontale verantwoording uw college en de gemeenteraad. Vanuit die gedachte vragen wij u om uw gemeenteraad in kennis te stellen van het totaalbeeld van uw gemeente. Wij informeren Provinciale Staten over de totaalbeelden en plaatsen de totaalbeelden op onze website. Het staat u uiteraard vrij om zelf over dit totaalbeeld IBT te
tussen
communiceren.
willen wij nog graag uw aandacht vragen voor het traject waarbij wij samen met de VNG Overijssel de bestuursovereenkomsten IBT uit 2012 evalueren. Dit traject wordt getrokken door de heer Arie van Eck (secretaris van de gemeente Rijssen-Holten) en vindt plaats in overleg met de ambtelijke IBT-coördinatoren van alle gemeenten. Ter afsluiting
pagina
2
provincie
Totaalbeeid Interhestuuriijk
Een belangrijke
vervolgvraag
die reden organiseren
bestuurlijke
Toezicht 2021
in dit traject
portefeuillehouders
IBT. Een gerichte
Gedeputeerde
Staten van Overijssel,
voorzitter,
Heidema
secretaris,
Pagina
3
is hoe bestuurlijk
wij samen met de VNG Overijssel
tegen
op 10 mei
uitnodiging
het Overijsselse
IBT wordt aangekeken
een bestuurlijke
voor deze bijeenkomst
Versteeg
prevlmie
bijeenkomst
is inmiddels
en om
voor de
verzonden.
Totaalbeeld
Interbestuurlijk
Financiën
Motivering
Toezicht
Haaksbergen
Archief
2021
Huisvesting
statushouciers
Mmumenten
totaalbeeld
Algemeen Provinciaal toezicht is een wettelijke taak, maar de provincie wii deze taak zoveel mogelijk vanuit partnerschap met de gemeenten oppakken. Dit sluit aan bij de uitgangspunten in de Overijsselse bestuursovereenkomsten IBT (2012) en ook bij de uitgangspunten van het landelijke traject Toekomst van het Toezicht. Samen werken provincie en gemeente aan een goede kwaliteit van het openbaar bestuur, ieder vanuit zijn eigen rol. Het totaalbeeld IBT is opgebouwd uit zes domeinen: Financiën, Wabo (Wet algemene bepalingen omgevingsrecht), Wro (Wet ruimtelijke ordening), Informatiearchiefbeheer, Huisvesting statushouders en Monumenten. Voor Financiën gaat het om provinciaal toezicht op de begroting, en voor de andere domeinen om medebewindstaken. provinciaal toezicht op de uitvoering van gemeentelijke
Basis voor de toetsing is het IBT kader, dat na afstemming met gemeenten in november 2019 door GS is vastgesteld. In het voorliggende totaalbeeld staan per domein de uitkomsten van de toetsing. De uitkomsten op de afzonderlijke domeinen vormen input voor het integrale totaalbeeld. Naar verwachting treedt de Omgevingswet op 1 januari 2022 in werking. Met de Omgevingswet wil de overheid de regels voor ruimtelijke ontwikkeling vereenvoudigen en samenvoegen en dit raakt daarom de IBT-domeinen Wabo, Wro en Monumenten. Zowel gemeenten als provincie bereiden zich voor op de invoering van de Wet en in 2021 gaan we eveneens bezien wat het effect van de Wet is op het IBT toetsingskader. Corona heeft het afgelopen jaar een grote invloed op het openbaar bestuur gehad. Overheden hebben een snelle en flexibele omschakeling naar digitale taakuitvoering gemaakt. Deze nieuwe werkelijkheid is zo veel mogelijk meegenomen in de beoordeling.
Beeld van de gemeente: kleur blijft rood De kleur van het totaalbeeld is dit jaar rood. In de voorgaande jaren was het totaalbeeld rood (2020) en groen (2019) Rode kleuring op het domein Wabo Voor het domein Wabo geldt dat op basis van de uitgevoerde toetsing van IBT, de onderlinge samenhang van de documenten en de voortgangsgesprekken, het kieurbeeld voor Haaksbergen, rood is. De gemeente heeft het afgelopen jaar onder het rode toezichtregime een verbetertraject ingezet. Daaruit blijkt, dat er meerdere jaren nodig zijn, om toe te groeien naar een organisatie en uitvoering die in control is op dit domein. Oranje kleur-ing op de domeinen Financiën, Wro en Archief Voor het domein Financiën geldt dat de gemeente vanaf 2020 onder preventief toezicht staat. Voor het herstel van de financiële positie heeft de gemeente een meerjarig herstelplan opgesteld. Wij zien dat de gemeente het negatieve eigen vermogen binnen enkele jaren zal aanzuiveren en dat er momenteel sprake is van structureel en reëel evenwicht in de begroting. Wij zien echter ook dat het herstel nog broos is en de financiële positie
kwetsbaar. Op het domein Wro is de kleur oranje toegekend omdat het VTH-programma illegale situaties en strijdigheden opgespoord worden (actief, piepsysteem prioriteit krijgen, en welke capaciteit hierop wordt ingezet.
2021 geen inzicht geeft in hoe welke thema's en/of gebieden
Het domein Archief staat onder druk door personeelswisselingen. die een Er zijn meerdere aandachtspunten planmatige aanpak vereisen om de basis op orde te krijgen. Het niet op orde hebben van de basis vormt risico's voor de voorgenomen outsourcing van het informatie- en archiefbeheer naar de gemeente Hengelo.
Groene kleuring op de domeinen Huisvesting Statushouder en Monumenten Voor deze domeinen geldt dat de gemeente voldoet aan de in het kader gestelde criteria.
Over het domein huisvesting statushouders willen we hier in ziJn algemeenheid w|Jzen op de verhoging van de in de taakstelling voor 2021, die het komende jaar op gemeenten af komt en die zal worden meegewogen naar voigende totaalbeelden voor 2022. Daar willen we het komende jaar in afstemming met de gemeenten kijken. Dat geldt ook voor de achterstanden waar gemeenten mee worden geconfronteerd.
Gesprekken De kleuren hebben met name een signaalfunctie. Op een domein dat rood of oranje kleurt ziet de provincie risico's waarop in haar ogen actie nodig is en waarover de provincie, in aansluiting op het kader IBT, het gesprek wil voeren met de gemeente.
Domein
Beoordeling
Financiën
Beoordeling De begroting 2022-2024
en onderbouwing
door
GS
Beeld
Toezichtregirne
Toezichtregime:
Oranie
De geraamde
uitgaven
2021 en de meerjarenramingen en reëel in Zijn structureel
evenwicht.
inkomsten zijn structureel reëel in evenwicht.
Context De gemeente staat vanaf 2020 onder preventief toezicht. Voor het herstel van de financiële positie heeft de gemeente een meerjarig herstelpian opgesteld. Wij zien dat de gemeente het negatieve eigen vermogen binnen enkele jaren zal aanzuiveren en dat er momenteel sprake is van structureel en reëel evenwicht in de begroting. Wij zien echter ook dat het herstel nog broos is en de financiële positie kwetsbaar. beoordeling Toelichting Wij hebben uw begroting 2021 beoordeeld en geconstateerd dat: o u taakstellingen heeft verwerkt in uw begroting. Wij rekenen er op dat u deze taakstellingen zult realiseren u u om het ¿nanciële evenwicht te behouden de opbrengst van de
n
o
v
onroerendezaakbelastingen in 2021 heeft verhoogd met 13% en 22% voor resp. woningen en niet-woningen; uw gemeente in het vastgestelde begrotingsbeeld geen rekening heeft gehouden met de mogelijke effecten van Covid-19. 0m mogelijke tegenvallers op de korte termijn te
kunnen opvangen heeft u wel de mogelijke effecten daarvan als risico in de paragraaf weerstandsvermogen opgenomen; het sociaal domein (opnieuw) uw aandacht vraagt vanwege oplopende kosten. U heeft concrete maatregelen vastgesteld om die kosten neerwaarts bij te stellen; de herijking van het gemeentefonds vanaf 2023) een rol (naar verwachting gaat spelen. In uw begroting zien wij dat de mogelijke structurele effecten daarvan wordt afgedekt door het opnemen van een structurele stelpost van E 250.000 in 2022 oplopend tot E 400.000 in 2024;
u gebruik maakt van de mogelijkheid om voor de jaren 2023 en 2024 een stelpost "Uitkomst ondenoek jeugdzorg" op te nemen. De stelpost is opgenomen in het structurele beeld van de gemeente. Het opnemen van de stelpost brengt een risico met zich mee omdat de extra middelen niet structureel zijn opgenomen in het gemeentefonds; de actualiteit van het beheerplan Wegen niet op orde is. Actuele beheerplannen om de realiteit van de zijn noodzakelijk ramingen zoals deze zijn opgenomen in de begroting te kunnen beoordelen; u in 2021 start met een om de algemene spaarprogramma reserve weer op het vereiste peil te
bre¿gen;
en en
Uit
is nog niet meeljarenbegroting aannemelijk dat dit evenwicht behouden blijft, of, De geraamde structurele uitgaven en inkomsten zijn niet in evenwicht. Uit de meerjarenbegroting is aannemelijk dat dit evenwicht wordt hersteld, en/of, of meer Er is sprake van bestuurlijk relevante onderwerpen die de financiële positie substantieel nadelig kunnen beinvloeden. Hierbij kan gedacht worden aan de jaarrekening, het weerstandsvermogen, de grondexploitatie of andere onderwerpen.
toezicht.' gemiddeld Intensiteit o Begroting vergt geen goedkeuring. o
Verdiepingsvragen rondom financiële meerjarige problematiek.
o
Intensivering
bestuurlijk
ambtelijk contact
en x per
jaar). Monitoren
o
van herstelmaatregelen/begrotings wijzigingen. Het zijn van sparringpartner.
o
Themaonderzoeken.
o
Onderzoek met programmarekening accountantsverslag. Opvragen nota's financiële deelonderwerpen positie.
o
o
Domein
Beoordeling
r
en onderbouwing
door
GS
Beeld
Toezichtregime
U geen reservering heeft opgenomen voor de uitplaatsing, dan wel de verbetering van de bedrijfsvoering. U dient er rekening mee te houden dat dit aanzienlijke brengen.
Wabo
kosten met zich mee zal
Beoordeling 2021 Op basis van de uitgevoerde toetsing van IBT op het domein Wabo, de onderlinge samenhang
Toezichtregime:
van de documenten
onvoldoende
en de
is het kleurbeeld voor voortgangsgesprekken, Haaksbergen, rood. Haaksbergen heeft het afgelopen jaar een verbetertraject ingezet. Daaruit blijkt, dat er meerdere jaren nodig Zijn, om toe te groeien naar een organisatie en uitvoering die in control is op dit domein.
vorig jaar Verbeterpunten Haaksbergen is in 2020 gestart met een verbetertraject. en Op basis van ambtelijke bestuurlijke afspraken is er recent een vernieuwd meerjarige verbeteragenda vastgesteld. De organisatorische inbedding en beleidsontwikkeling heeft vertraging opgelopen, omdat de benodigde menskracht nog niet intern is ingevuld. Via externe inhuur zijn er al wel stappen
gezet.
Rapportage en evaluatie Het jaarverslag 2019 is niet tijdig vastgesteld. 2019 geeft gedeeltelijk inzicht Het jaarverslag in de uitgevoerde activiteiten, maar gaat beperkt in over het realiseren van de gestelde doelen. De verzamelde gegevens uit het jaarverslag zijn meegenomen naar het uitvoeringsprogramma 2021.
Beleidskader Het VTH-beleid van Haaksbergen uit 2015 is verouderd en de monitoring en sturing zeer beperkt. De gemeente verwacht in 2021 op basis var*l de ambities nieuw beleid vorm te geven en vast te stellen. De risicoanalyse wordt in regionaal verband opgepakt. Verwacht wordt dat de tool in de loop van 2021 gereed is. Het doel is dat de risicoanalyse wordt opgenomen in het VTH-beleidspian en de basis voor het 2022. uitvoeringprogramma j
Uitvoeringsprogramma 2021 is tijdig Het uitvoeringsprogramma 2021 In het uitvoeringsprogramma heeft de gemeente inzicht gegeven in welke
vastgesteld.
activiteiten zij in 2021 wil gaan uitvoeren op basis van 'net verouderde beleid. Uit het uitvoeringsprogramma 2021 blijkt nog onvoldoende hoe de activiteiten voortvloeien uit en bijdragen aan het realiseren van de doelen. Ook is niet inzichtelijk of voldaan wordt aan de Verordening kwaliteit. Corona wordt beperkt In het uitvoeringsprogramma rekening gehouden met de effecten van de Haaksbergen gaat dit corona-pandemie. monitoren en indien nodig bijsturen. Indien
Uitvoering
Rood
en/of handhaving
Niet sluitende beleids- en uitvoeringscyclus. Een of meer stappen ontbreken volledig.
uit de big-8
Eén of meerjaren oranje en onvolledig zicht op verbetering. Intensiteit toezicht: hoog Ambtelijk gesprek c bevindingen beoordeling en handhaving: uitvoering 1 2 keer per jaar. Bestuurlijk overleg en o afspraken. Voortgangsgesprek: o 1 3 keer per jaar. Dossieronderzoek: indien specifieke omstandigheden daar aanleiding toe geven, als onder rode gemeenten toezichtregime vallen of als er gerede twijfel is dat gemaakte afspraken/gestelde doelen niet worden gehaald (steekproef). Interventie: fase 3 en c verder volgens bestuurlijke interventieladder (van het landelijke beleidskader indeplaatsstelling bij taakverwaarlozing)
Domein
Beoordeling
en onderbouwing
door
GS
Beeld
Toezichtregime
gedurende het jaar taken niet worden uitgevoerd dienen hiervan de consequenties vooraf voorgelegd te worden aan het college.
Omgevingswet
en Wet
kwaliteitsburging
bouwen van de Omgevingswet en bouwen is uitgesteld tot 2022. Uit het uitvoeringsprogramma blijkt dat Haaksbergen onvoldoende menskracht heeft om op tijd de Omgevingswet en ka te kunnen Inmiddels is implementeren en uitvoeren. besloten om geld en mankracht beschikbaar te stellen om uitvoering te geven aan de wetswijzigingen die per 1 januari 2022 van kracht zullen zijn. De inwerkingtreding
de Wet kwaliteitsborging
Verbeterpunten Voor 2021 heeft Haaksbergen de volgende verbeterpunten: Geef inzicht in de beleidsambities op VTH-
gebied, maak daarin realistische keuzes, maak de risico's inzichtelijk. Realiseer ¿nanciën en menskracht voor de vastgestelde beleidsoptie. Zorg voor een goede sturing op het en verbeterplan en inzicht op de voortgang bijsturingsmogelijkheden. Stel in 2021 een actueele beleid met bijbehorende strategieën vast dat voldoet aan de wettelijke eisen. Stel in 2021 een jaarverslag op over het jaar 2020 dat voldoet aan de wettelijke eisen. Stel in 2021 een geactualiseerde risicoanalyse*(Wabe-breed) vast. Laat in het jaarverslag 2020 zien of voldaan wordt aan de vastgestelde VTH en neem het kwaliteitsverordening mee in het uitvoeringsprogramma 2022. Stel voor 1 januari 2022 een uitvoeringsprogramma op die voldoet aan de wettelijke eisen. Werk verder uit hoe de activiteiten van de omgevingsdienst koppelen aan en bijdragen aan het realiseren van de beleidsdoelen. 10. Zorg voor een tijdige implementatie van de Omgevingswet en de ka.
Wro
Totaal: oranje De gemeente Haaksbergen scoort positief op twee van de drie criteria van het domein Wro. De score op het nalevingstoezicht is `oranje' vanwege het ontbreken van inzicht in hoe illegale situaties en strijdigheden opgespoord worden, welke thema's en/of gebieden prioriteit krijgen, en welke capaciteit hierop wordt ingezet. Hierdoor wordt de eindbeoordeling `oranje'. Op dit moment zet de gemeente Haaksbergen de eerste goede stappen nalevingstoezicht en als deze volgend jaar doorwerken in het uitvoeringsprogramma komt een `groene' score weer in beeld.
T
zih
ime:
rne
Vaststelling en actualisatie structuurvisíes en bestemmingsplannen: zijn niet of o structuurvisies gedeeltelijk niet actueel en/of zijn niet o bestemmingsplannen of gedeeltelijk niet actueel en de gemeente heeft niet aangetoond dat de beschikbare Capaciteit ingezet wordt voor de voorbereiding op het omgevingsplan en/of o niet alle bestemmingsplannen, uitwerkingsplannen en wijzigingsplannen passen in de
Domein
Beeld
Beoordeling
en onderbouwing
OmgevingsDe gemeente Structuurvisie
groen en Structuurvisies: Haaksbergen heeft in 2014 de vastgesteld.
door GS
Onder een actuele Structuurvisie verstaan een visie die niet ouder is dan 10 jaar.
wij
Bestemmingsplannen: groen beschikt over De gemeente Haaksbergen voor haar gehele actuele bestemmingsplannen gemeentelijke grondgebied, waarin rekening is gehouden met de provinciale belangen.
Toezicht en handhaving: Het toezicht en handhaving
oranje op de naleving van
ruimtelijke plannen, buiten de toezicht en handhaving in het kader van vergunningverlening, krijgt in de gemeente Haaksbergen geen aandacht in het VTH2021 is tijdig programma. Het VTH-programma vastgesteld en tijdig toegestuurd aan de raad en GS.
Toezichtregime gemeentelijke structuurvisie en afwijkingen zijn niet voldoende gemotiveerd en/of van e bij de vaststelling wordt bestemmingsplannen niet in alle gevallen relevante wet- en regelgeving in acht genomen On voldoende inzicht in nalevingstoezicht heeft niet tijdig e de gemeente het door de raad geziene jaarlijkse programma toezicht en handhaving aan GS gestuurd en/of heeft niet tijdig a de gemeente het door de raad geziene jaarverslag van toezicht en handhaving aan GS toegestuurd en/of e
Op dit moment zet de gemeente Haaksbergen de eerste goede stappen nalevingstoezicht en als deze volgend jaar doorwerken in het uitvoeringsprogramma komt een `groene' score weer in beeld.
CI
2021 geeft echter geen Het VTH-programrna inzicht in. hoe illegale situaties en strijdigheden opgespoord worden (actief, piepsysteem welke thema's en/of gebieden prioriteit krijgen, en welke capaciteit hierop wordt ingezet.
doelen en normen voor toezicht en handhaving zijn niet alle behaald. Er is geen goede en actuele verantwoording van de risico's. Er geen sprake van een consistent programma met voldoende operationele doelen. Afwijkingen zijn niet begrijpelijk geformuleerd en/ol= de gemeente heeft te weinig capaciteit beschikbaar voor toezicht en handhaving.
toezicht: gemiddeld Ambtelijk contact: maatwerk ambtelijk verzoek Interventie: om toelichting op vraagpunten. Als onduidelijkheid blijft: opschaiing via Overijssels opschalingsmodel en bestuurlijk overleg afhankelijk van uitkomst daarvan toezichtregime rood
Intensiteit cy
a c
Archief
Algemeen Het beeld van de gemeente Haaksbergen is gebaseerd op het op 8 oktober 2019 afgelegde inspectiebezoek en verkregen informatie per mail van 10 oktober 2019. Over 2020 is of aanvullende informatie geen rapportage ontvangen, waarmee de informatie over 2019 uitgangspunt is voor dit oordeel. In 2021 zal opnieuw een inspectiebezoek plaatsvinden.
Oordeel Er zijn meerdere aandachtspunten vastgesteld die om een gestructureerde aanpak vragen. Dit leidt op basis van het toetsingskader tot de kleur oranje. Risico's digitaal archiefbeheer Haaksbergen heeft de ambitie om een en te worden. Omschakeling netwerkgemeente reorganisatie trekken een zware wissel op de Omdat de ICT-basis nu onder bedrijfsvoering.
Toezichtregime:
Oranje
Zorg voor en beheer van archief op enkele (niet-zwaarwegende) aspecten niet op orde
Intensiteit toezicht.' gemiddeld Frequentie algemeen inspectiebezoek: eens per jaar (met nadruk op benoemde risico's/thema's).
Jaarlijks door zorgdrager vastgestelde horizontale verslaglegging via KPI's of vergelijkbaar, ontvangen door gedeputeerde staten.
voor wel/niet zwaarwegend is of sprake is van taakverwaarlozing zoals wei/geen Criterium
Domein
Beoordeling
en onderbouwing
door
GS
hoge druk op orde moet worden gebracht, ontstaan risico's voor het infon'natiebeheer. Haaksbergen is nog niet klaar voor de overgang naar volledig duurzaam digitaal archiveren. Een substitutiebesluit is genomen voor alleen te vernietigen informatie. Dit betekent dat papier nog leidend is voor de archivering van stukken en dus digitale stukken worden geprint om te kunnen worden gearchiveerd. Ook wordt veel informatie bewaard op netwerkschijven en binnen e-mailtoepassingen, waarbij deze worden gezien als archief. Deze systemen voldoen echter niet aan de archiefwettelijke eisen van duurzame digitale toegankelijkheid. Samen met de beperkte personele capaciteit op daadwerkelijke beheersing van gei'dentificeerde risico's gaat dit wringen met de ambitie van de gemeente. Belangrijkste risico voor archiveren is de overweging om het digitale beheer door derden uit te laten voeren met ingang van 1 januari 2021. Deze datum is niet gehaald.
Gekoerst wordt op onderbrenging van bij de bedrijfsvoering inclusief informatiebeheer gemeente Hengelo. Het college van B&W van Haaksbergen dient zich te realiseren dat het ook overheidsorgaan in dit geval verantwoordelijk blijft voor de zorg en het beheer over de archivering. Hiervoor is noodzakelijk dat een en kwaliteitssysteem is digitaal beheerssysteem ingericht en digitaal de basis op orde is. Activiteiten op dit terrein zijn blijven liggen in de afgelopen jaren en vormen daarmee een informatiebeheersrisico.
Archiefbewaarplaats De archiefbewaarplaats ziet er goed verzorgd uit, maar voldoet niet geheel aan de eisen van de Archiefregeling. In dit verband is de aanwezlgheld van verwarmlngsbulzen en elementen in de ruimte problematisch, vanwege het rlslco op lekkage en het kllmaatbeheer. Daarnaast komen open verbindingen naar andere ruimtes voor, wat niet is toegestaan. Dit kan een verklaring zijn voor de voortdurende klimaatbeheersingsproblemen. De overbrenging van archieven is netjes geregeld en vindt plaaß conform de regelgeving. Kwaliteitssysteem Het DMS-systeem Decos Join is in 2018 ingericht en geïmplementeerd in de organisatie. Zaakgericht werken is nog niet organisatiebreed ingevoerd. Tenslotte is een concept geschreven voor het Kwaliteitshandboek informatiebeheer, gebaseerd op de handreiking KIDO informatiebeheer decentrale (kwaliteitssysteem overheden). Besluitvorming hierover (gepland 2020) heeft voor zover bekend nog niet
plaatsgevonden. Overig Het papieren archiefregime is op orde. De meeste achterstanden die in 2017 zijn geconstateerd zijn weggewerkt. Het Strategisch Informatie Overleg is nog niet ingericht.
Beeld
Toezichtregime
opgenomen rapportage.
in de model KPI~
Domein
Beoordeling
en onderbouwing
door
GS
Beeld
Toezichtregime
Archivering van websites is sinds 2016 ingevuld door aansluiting bij Archiefweb.eu Aandachtspunten 2020)
o I
Huisvesting statushouders
voor 2021
(ongewijzigd
Klimaatbeheer in de archiefbewaarplaats. Vervoimaking kwaliteitssysteem. Voorbereiding uitbesteding archiefbeheer door derden.
De gemeente Haaksbergen heeft voldaan aan de wettelijke taakstelling voor de tweede'helft van 2020. Dit maakt dat het kleurbeeid voor het afgelopen jaar `groen' is.
Ieder halfjaar en 1 juli
krijgen gemeenten per 1 januari door het Rijk een taakstelling opgelegd
voor het huisvesten van statushouders. De beoordeling heeft p/aatsgevondenop basis op peildatum 1 januari van de reallsatlecijfers 2021 en aanvullende informatie verstrekt door de gemeente.
Toezichtrgime:
Groen
c
Voidaanaande wettelijke
c
taakstelling, of Voor de eerste keer niet voldaan aan de wettelijke ten opzichte van taakstelling, de voorgaande ofer is taakstellingperiode
sprake van een kleine achterstand Intensiteit toezicht: laag Maandelijks monitoren voortgang. Bij 1E keer niet halen van de taakstelling ontvang een ambtelijke gemeente brief. Indien nodig, ambtelijk overleg waarbij informatie wordt opgevraagd en gevalideerd en afspraken worden gemaakt over
inlopen achterstand. Monumenten
Haaksbergen heeft de uitvraag summier beantwoord. Haaksbergen geeft aan over een actuele erfgoedverordening te beschikken (jaar onbekend) Er is niet afgeweken van advies van en hebben een de erfgoedcommissie cultuurhistorische waardenkaart
Toezightregfime:
Qrggn
Voldaan aan eisen Erfgoedwet. Monumentencommissies en o archeologisch deskundigen adequaat om advies gevraagd Nieuw vast te stellen bestemmingplannen actueel volgens Erfgoedwet. .intensiteit toezicht.' laag Ambtelijk gesprek c bevindingen beoordeling uitvoering en handhaving: maximaal 1 keer per jaar. a Dossieronderzoek: indien specifieke omstandigheden daar aanleiding toe geven (steekproef).
Bijlage
brief
over de totaalbeelden
Achtergrondinformatie
Toelichting
Overijsselse
Het totaalbeeld
IBT 2021
bij totaalbeelden
werkwijze
IBT 2021
totaalbeelden
2021 gaat over het toezichtjaar 2020. Op basis van de uitkomsten van de toetsing benoemd, die dit jaar (2021) moeten worden opgepakt.
zijn risico's
en/of verbeterpunten
Kleur domeinen Per domein hebben wij de kleuren groen, oranje of rood toegekend. Bij oranje en rood zijn er risico's en willen we de vinger meer aan de pols houden, onder andere door frequenter overleg te voeren. Voor het domein financiën geldt dat wij, in het kader van ons financieel toezicht, de gemeenten in december 2020 geïnformeerd hebben of zij in 2020 onder repressief of preventief toezicht valt. In het geval van preventief toezicht, is de score op IBT-¿nanciën rood. Bij repressíef toezicht zijn groen en oranje mogelijk. Kleur totaalbeeld Ook het totaalbeeld zelf heeft een kleur (eindkleur).Uiteraarcl is een goede uitvoering van taken op alle domeinen van belang. Om recht te doen aan de verschillen hebben we ervoor gekozen om bij het bepalen van de eindkleur de domeinen verschillend mee te laten wegen: Financiën weegt het zwaarst (gewicht omdat dit doorwerkt op alle gemeentelijke beleidsterreinen. I Wabo en Wro wegen middelzwaar (gewicht 2 per domein). Wabo, omdat dit de gezondheid en veiligheid betreft en dit domein sinds 1 oktober 2012 ook flink is uitgebreid door overdracht van de taken van de Inspectie Leefomgeving en Transport. Wro, vanwege de grote invloed op de leefomgeving en de provinciale belangen die hiermee gemoeid zijn. v Informatiearchiefbeheer, huisvesting statushouders en monumenten wegen het minst zwaar (gewicht 1 per domein).
De berekening
is als volgt:
Domeinen: Financiën Wabe Archief
uders Monumenten
Relevante
ontwikkelingen
Algemeen
Invloed corona-crisis op het IBT In deze moeilijke tijd, waarin de maatregelen om het coronavirus in te dammen het maatschappelijk functioneren steeds verder inperken, krijgt onze samenwerking op dit terrein een extra dimensie. We zien dat er veel op gemeenten af komt. Corona heeft het afgelopen jaar een grote invloed op het openbaar bestuur gehad. Overheden hebben een snelle en flexibele omschakeling naar digitale taakuitvoering gemaakt. Deze nieuwe werkelijkheid hebben wij zo veel mogelijk meegenomen in de beoordeling.
Evaluatie IBT Overijssel (werkgroeg Arie van Eck) Samen met de VNG Overijssel is de provincie een traject gestart om de bestuursovereenkomsten IBT uit 2012 te evalueren. Dit proces wordt getrokken door de heer Arie van Eck (secretaris van de gemeente RijssenHolten) en vindt plaats in overleg met de gemeenten (bestuurlijk en ambtelijk). Op 10 mei vindt hierover een bestuurlijke bijeenkomst plaats voor de bestuurlijke portefeuillehouders IBT. Volgens de huidige planning zal Arie van Eck in juli zijn bevindingen en aanbevelingen aanbieden aan beide opdrachtgevers, CdlC en de voorzitter van de VNG Overijssel. De aanbevelingen zullen worden meegenomen in de ontwikkeling van het IBT beleid voor 2022.
Agenda Toekomst Toezicht (landelijk) Voor de zomervakantie 2020 heeft de minister van BZK het Plan van Aanpak Agenda Toezicht van de Toekomst aan de Tweede Kamer toegezonden en eind 2020 is een aantal werksessies georganiseerd ter verdere uitwerking van de in het PvA opgenomen actielijnen. Vanuit de provincie Overijssel zijn we hier ook bij betrokken en proberen wat betreft de Overijsselse zoveel mogelijk aan te sluiten op deze landelijke ontwikkeling. doorontwikkeiing nieuwe Omgevingswet treedt de Omgevingswet wil de overheid op 1 januari 2022 in werking. Met de Omgevingswet Naar verwachting en samenvoegen en dit raakt daarom de ZET-domeinen de regels voor ruimtelijke ontwikkeling vereenvoudigen Zowel gemeenten als provincie bereiden zich voor op de invoering van de Wet en Wabo, Wro en Monumenten. in 2021 gaan we eveneens bezien wat het effect van de Wet is op het IBT toetsingskader. Inwerkingtreding
Wet Digitale Overheid (WDOiz van deze wet nog niet van invloed zal zijn op het komende Ook voor deze wet geldt dat de inwerkingtreding rond deze wet. Zoals het nu lijkt krijgen provincies een nieuwe IBT jaar. Er zijn nog veel onduidelijkheden van overheidsinformatie. In de Wet digitale overheid toezichtstaak op Inet terrein van de toegankelijkheid staat een expliciete opdracht aan GS, vergelijkbaar met die op de andere inhoudelijke IBT domeinen. Op dit moment loopt er vanuit BZK een pilot, waaraan ook de provincies Noord-Holland en Groningen deelnemen. Vanuit Overijssel draaien we ook mee aan deze ambtelijke pilot.
Inwerkingtreding
Relevante ontwikkelingen
per IBT-domein
Financiën 2021 onder het repressief Van de 25 Overijsselse gemeenten vallen 24 gemeenten voor het begrotingsjaar toezicht. De gemeente Haaksbergen staat onder preventief toezicht. u binnen Overijssel hebben ervoor gekozen om op diverse terreinen maatregelen te nemen De gemeenten om te blijven te voldoen aan de wettelijke eis van structureel en reëel evenwicht. De maatregelen hebben het verhogen van efficiency, het beperken van de onder andere betrekking op belasting verhoging uitstellen van onderhoud. Een aantal het bijstellen van ambities en het verlagen dienstverlening, maatregelen (taakstellingen) geeft reden tot zorg. De taakstellingen die verwerkt zijn in de begrotingen gehaald worden. Als dit niet het geval is dan van gemeenten zijn fors. De tijd zal leren of de taakstellingen wordt de financiële problematiek aanzienlijk vergroot. v Alle gemeenten hebben last van de negatieve effecten van het sociaal domein en Covid-19 (corona-virus). De eerste signalen Daarnaast komt er in 2023 een herziening van de verdeelsystematiek gemeentefonds. gunstig voor veel van de Overijsselse tot de verwachtingen van de herziene verdeling zijn in tegenstelling gemeenten (17 gemeenten gaan er op vooruit, 1 blijft gelijk en 7 hebben een nadeel).
De effecten van de herverdeling en Covid-19 worden door het merendeel van de Overijsselse gemeenten als een risico gezien maar zijn nog niet financieel vertaald in de begroting 2021-2024. a Al met al constateren wij dat de gemeenten in een (financieel) onzekere tijd ieven waarin het lastig manouvreren is. Alle Overijsselse gemeenten hebben of 2021 financieel in evenwicht of het tekort 2021 dit wil niet zeggen dat er geen risico's (denk aan opgenomen wordt hersteld in de meerjarenraming, gelopen worden. taakstellingen) Bovenstaande heeft tot gevolg dat de kleuring domein financien bij 15 gemeenten oranje is en bij 9 gemeenten groen. o
Wabg:
Binnen het domein Wabo spelen er diverse ontwikkelingen. Adviescommissie VTH Van Aartsen: In juni 2020 is er een adviescommissie VTH opgericht onder opdracht gekregen te leiding van Jozias van Aartsen. De commissie Van Aartsen heeft als voornaamste Van Veldhoven wil met adviseren hoe milieutoezicht en -handhaving versterkt kan worden. Staatssecretaris in het bijzonder en deskundigheid van toezichthouders, name weten hoe de onafhankelijkheid omgevingsdiensten, kan worden versterkt. Ook wil de staatssecretaris weten hoe het stelsel van kan. De commissie Van Aartsen gaat het handhaving en toezicht eenvoudiger, effectiever en transparanter huidige systeem kritisch tegen het licht houden en is gevraagd begin 2021 de eerste resultaten te kunnen Op 4 maart 2021 zijn de uitkomsten in het rapport `om de leefomgeving' aangeboden aan de presenteren. De commissie doet tien aanbevelingen orn te komen tot een toekomstvast, demissionaire staatssecretaris. VTH-stelsel. effectief, slagvaardig en toekomstgericht v staat gepland voor 1 januari 2022. De huidige van de Omgevingswet De inwerkingtreding Omgevingswet: 26 wetten, onder meer milieu, ruimtelijke ordening, natuur, water en bouwen worden teruggebracht naar wet.
Dit betekent dat er in 2021 door de gemeenten veel werk verzet moet worden op de en participatie van voorbereiding zoals aansluiting op het digitale stelsel van de Omgevingswet, belanghebbenden. is een van de uitgangspunten van de Omgevingswet. De Omgevingswet stimuleert vroegtijdige Participatie participatie om tijdig belangen, meningen en creativiteit op tafel te krijgen. De wet geeft het bevoegd de vrijheid eigen keuzes te maken voor de inrichting van het participatieproces. gezag en de initiatiefnemer Hoe gaat uw gemeente hiermee om? Wordt er beleid voor opgesteld?
o
De Omgevingswet gaat uit van het beginsel de vervuiler betaalt. Daarom heeft het bevoegd gezag de bevoegdheid om in een omgevingsvergunning voorschriften zekerheidstelling. op te nemen over ¿nanciële Met een vergunningvoorschrift over financiële zekerheid verplicht het bevoegd gezag degene die de vergunningplichtige activiteit verricht (meestal de vergunninghouder) om ¿nanciële zekerheid te stellen. Bijvoorbeeld door een verzekering of hypotheek af te sluiten. Het doel van vergunningvoorschriften over financiële zekerheid is om te borgen dat de financiële risico's voor de maatschappij zijn afgedekt. Als de vergunninghouder niet meer kan voldoen aan de in de vergunning opgenomen verplichtingen of er schade ontstaat, kan het bevoegd gezag de kosten daarvan door de gestelde financiële zekerheid verhalen. Hoe gaat uw gemeente hiermee om? Wordt hier (gezamenlijk) beleid voor opgesteld? Daarnaast zullende huidige VTH-beleidsdocumenten inclusief strategieën aangepast moeten gaan worden aan de Omgevingswet en zal de wettelijke grondslag van uw beleidsregels en verordening(en) mogelijk moeten worden herzien Wet kwaliteitsborging bouwen: Daarnaast treedt naar verwachting gelijktijdig met de Omgevingswet op 1 januari 2022 de Wet kwaliteitsborging bouwen stapsgewijs in werking.
De ka heeft als doel de bouwkwaliteit en het bouwtoezicht te verbeteren door inschakeling van private kwaliteitsborgers. Daarnaast wordt de aansprakelijkheid van aannemers ten opzichte van particulieren en professionele opdrachtgevers uitgebreid. De wet gaat gefaseerd in. Er wordt gestart met de eenvoudigere bouwprojecten daarna volgen eventueel de meer complexe bouwwerken. De gemeente blijft verantwoordelijk voor het toezicht op de bestaande bouw en omgevingsveiligheicl en blijft het bevoegd gezag. De vergunninghouder legt inhoudelijk verantwoording af aan het bevoegd gezag. Met het voorgenomen stelsel Van kwaliteitsborging zullen taken van de gemeenten komen te vervallen waardoor voor deze taken geen leges meer kunnen worden geïnd. De legeskosten zijn immers gebaseerd op maximaal 100% kostendekkendheicl. Dit kan ¿nanciële gevolgen hebben voor gemeenten en leiden tot verminderende taakuitvoeririg voor het onderdeel bouwen.
mi Evenals vorig jaar wordt ook dit jaar naar de drie onderdelen gekeken die rechtsreeks uit de wet voortvloeien: actualiteit van structuurvisies bestemmingsplannen en het toezichtsen/of omgevingsvisies, en handhavingskader. Het nalevingstoezicht wordt dit jaar strenger beoordeeld zoals vorig jaar is aangekondigd in de IBT-beelden per gemeente. Vanuit de Wro is het verplicht om nalevingstoezicht te hebben. Voor de provincie is inzicht in het nalevingstoezicht van belang omdat dit de beleidscyclus sluitend maakt. De nadruk blijft liggen op de voorkantsamenwerking. Per 1 januari 2022 treedt de Omgevingswet in werking. Gemeenten moeten uiterlijk 1 januari 2025 een omgevingsvisie hebben conform de eisen uit de Omgevingswet (drie jaar na inwerking treding Door corona is bij gemeenten Omgevingswet). wel enige vertraging opgetreden in de processen tot vaststellen van een omgevingsvisie. Veel gemeenten zijn er in geslaagd om ondanks corona hun omgevingsvisies
ter inzage te leggen.
Archief: De belangrijkste ontwikkelingen op dit domein: Corona: als gevolg van de bewegingsbeperkingen door de pandemie is het maar beperkt mogelijk gebleken om inspecties op locatie uit te voeren. Ook voor 2021 ziet het er naar uit dat de inspectiebezoeken niet kunnen plaatsvinden in de frequentie zoals opgenomen in het toetsingskader. Online gesprekken met de zullen in 2021 eerder het karakter hebben van relatiebeheer in plaats van inspectie. gemeenten De informatieveiligheid van systemen vraagt steeds meer aandacht: hacking en aanvallen op overheidssystemen is in toenemende mate aan de orde en daarbij is steeds vaker ook toegang tot (digtiale en papieren) archieven in het geding. Er wordt een steeds groter beroep gedaan op de eigen verantwoordelijkheid van gemeenten voor een goede beveiliging van informatiesystemen. De nieuwe Archiefwet komt eraan: mogelijk 2022 voor het definitief wordt, maar de verwachting is dat de wet in 2021 in de Tweede Kamer/Eerste Kamer behandeld gaat worden. Belangrijke aandachtspunten: De overbrengingstermijn gaat terug van 20 naar 10 jaar. Dit betekent dat uiterlijk 2031 de eerste (digitale) archieven overgebracht moeten kunnen worden naar de archiefbewaarplaats/e-depot, tenzij zijn genomen voor 2010, dan moet het al eerder.
Dit lijkt nog ver weg, maar al vervangingsbesluiten vraagt nu al actie om over een aanpak na te gaan denken voor een e-depot voorziening. Iedere archiefbewaarplaats wordt een archiefdienst. Dus ook een archiefbewaarplaats die de gemeente in eigen beheer heeft, moet voldoen aan'de eisen van veiligheid, openbaarheid, publieksdiensten en (online) beschikbaarstelling. Diverse gemeenten in Overijssel hebben geen dienst dle op deze taken voor het beschikbaar stellen van overgebracht archief is ingericht en zullen zich hierop moeten voorbereiden door het zelf te organiseren of door zich aan te sluiten bij een bestaande archiefdienst. Iedere gemeente wordt verplicht een archivaris te benoemen (of beter gezegd: aan te wijzen in de zin van de WNRA). Over de eisen die hier aan worden gesteld is de wet nog niet duidelijk. Het toezicht op gemeenschappelijke regelingen wordt naar verwachting versterkt. Naast de Archiefwet komt ook de Wet Open Overheid eraan: het rijk streeft naar vergelijkbare terminologie in beide wetten. De Woo vereist dat de informatiehuishouding bij overheden op orde is en dal: overheden in staat zijn om voor een flink aantal categoriën van informatie, deze binnen 14 dagen na vaststelling te publiceren. Met de Woo wordt de Wet Openbaarheid van Bestuur ingetrokken.
Binnen de Wet Digitale Overheid ls het Besluit digitale toegankelijkheid overheid al in werking getreden; alle bestaande en nieuwe websites moeten inmiddels toegankelijk zijn voor mensen met een beperking en voorzien zijn van een toegankelijkheldsverklaring. Per 23 juni 2021 gaat dit ook gelden voor
Het toezicht op dit thema wordt het komende jaar nader ingevuld, maar heeft al wel de aandacht van de IBT toezichthouder informatie- en archiefbeheer. alle mobiele applicaties.
Huisvesting Corona: De afgelopen tijd hebben de coronacrisis en de bijhorende maatregelen voor belemmeringen gezorgd op het gebied van (fysieke) huisvesting van statushouders. De provincie monitort de ontwikkelingen wat betreft corona en houdt zeker rekening met effecten hiervan op het huisvesten van statushouders. Wanneer er aantoonbare redenen zijn om niet te kunnen huisvesten vanwege corona, wordt de gemeente hier niet op afgerekend. Ondanks de uitdagingen met betrekking tot corona heeft het de wettelijke taakstelling voor de tweede helft van 2020 grootste deel van de Overijsselse gemeenten weten te behalen. In een aantal gemeenten zijn er weinig woningen voor statushouders beschikbaar Beschikbare woningen: door krapte op de woningmarkt en/of effecten van corona. Het blijft een uitdaging om geschikte en vooral Binnen de provincie hebben we de subsidieregeling beschikbare woningen te vinden voor statushouders. `f|exibe|e huisvesting' voor gemeenten. Deze subsidie is opgezet voor de realisatie van tijdelijke woningen voor spoedzoekers (waaronder statushouders). Taakstelling 2021: In 2021 moeten er in Nederland 27.000 statushouders gehuisvest worden, dit is een flinke stijging ten opzichte van het vorige jaar. Ook de taakstelling voor Overijssei is flink gestegen ten aangekondigd om gemeenten te opzichte van vorig jaar.
Vanuit het Rijk zijn er ondersteuningsmaatregelen ondersteunen in 'net halen van de taakstelling. Zlgngl'i'lentel'li
Corona: Vorig jaar was het voor dit domein de eerste IBT ronde en veel gemeenten waren hierop goed voorbereid, een enkele gemeente had nog weinig of onvoldoende informatie beschikbaar. We hebben onze gespreksronde langs alle gemeenten nu bijna afgerond en hopen op goede respons voor de ronde over goed aangehaakt zijn. 2020. Voor ons is het belangrijk dat het komend jaar alle gemeenten we proberen te achterhalen in richting de Omgevingswet: zijn de ontwikkelingen Belangrijk aandachtspunt hierop. Andersom gaan we zelf hoeverre gemeenten erfgoed goed hebben betrokken bij hun voorbereiding ook na 'noe we binnen IBT kunnen meebewegen op deze ontwikkeling.