Besluit versterken en toekomst bestendigen van de bedrijfsvoering

Advies/Besluit

college

Datum vergadering: 15 juni 2021 Portefeuille(houder): Openbare orde en Veiligheid en Bestuur; burgemeester mr. drs. R.G. Welten Programma/Paragraaf: 0 Programma Bestuur en ondersteuning Onderwerp: Versterken en toekomst bestendigen van de bedrijfsvoering Samenvatting besluit Wij hebben gekozen voor het versterken van de bedrijfsvoering met het oog op de ambitie om een toekomstbestendige en zelfstandige netwerkgemeente te worden. Gedurende een traject is gewerkt aan een businesscase bedrijfsvoering bestaande uit twee scenario’s: 1) uitplaatsing van de bedrijfsvoering naar de gemeente Hengelo en 2) in eigen huis versterken van de bedrijfsvoering (terugvalscenario). Het besluit betreft de keuze om de totaalaanbieding van Hengelo voor de uitvoering van de bedrijfsvoering van Haaksbergen niet te accepteren omdat de uitgangspunten dit niet mogelijk maken. Voor het onderdeel IT-infrastructuur (inclusief beheer) wordt de samenwerking met de gemeente Hengelo per 1 januari 2022 tot stand gebracht. Op het onderdeel informatiemanagement wordt nader onderzoek verricht. Voor de onderdelen communicatie, financiën, personeel & organisatie, juridische zaken, facilitaire dienst, inkoop en receptie & callcenter wordt vooralsnog de bedrijfsvoering in huis versterkt. Dit besluit zegt ‘nee’ tegen de aanbieding, maar ‘ja’ tegen samenwerking op de bedrijfsvoering met de gemeente Hengelo.

Besluit: Preventief toezicht is niet van toepassing. 1. De totaalaanbieding van Hengelo met betrekking tot de uitvoering van de bedrijfsvoering voor Haaksbergen op dit moment in deze omvang niet te kunnen accepteren. 2. De samenwerking met Hengelo tot stand te brengen op 1 januari 2022 voor het bedrijfsvoeringonderdeel IT-infrastructuur (inclusief beheer) en daartoe: ▪ voor 2022 incidenteel € 75.000,- en richtinggevend € 622.000,- en vanaf 2023 € 806.000,- extra structurele middelen opnemen in de kadernota; ▪ een transitieplan opstellen samen met Hengelo, als onderdeel van de transitiefase, met daarin een nadere uitwerking van de personele uitplaatsing, de juridische constructie, de kosten en voorwaarden; ▪ in een separaat besluit samen met Hengelo te besluiten over het transitieplan. 3. Het bedrijfsvoeringonderdeel informatiemanagement projectmatig onderzoeken en versterken en daartoe: ▪ een PM-post op te nemen in de kadernota; ▪ onderzoek doen naar mogelijkheden om informatiemanagement te versterken door projectmatig alle opties te verkennen. 4. Vooralsnog in eigen huis versterken van de bedrijfsvoeringonderdelen ‘financiën’, ‘facilitair’ en ‘personeel en organisatie’ en daartoe richtinggevend € 141.000,- structurele kosten op te nemen in de kadernota. 5.

De bedrijfsvoering op de onderdelen ‘inkoop’, ‘receptie en callcenter’, ‘communicatie’ en ‘juridische zaken’ vooralsnog niet met nieuwe investeringen te versterken. 6. Raad voor te stellen: ▪ kennis te nemen van dit collegebesluit; Pagina 1 van 9

▪

bereidheid uitspreken om het financieel kader voor het versterken van de bedrijfsvoering te verruimen. 7. De gemeentesecretaris/directeur opdracht te geven de processen, werkwijzen en dienstverlening (verder) te optimaliseren in het kader van de organisatieontwikkeling met in het bijzonder aandacht voor rolvermenging en aantrekken en vasthouden van medewerkers voor wat betreft de bedrijfsvoering die achterblijft. 8. Raadsinformatiebrief vast te stellen en daarmee de raad te informeren. 9. De OR, de medewerkers en het college van Hengelo te informeren. 10. Gemeentesecretaris/directeur opdragen in overleg te treden met Hengelo om samen afspraken overeen te komen voor het vervolgproces van de samenwerking op de IT-infrastructuur (inclusief beheer), bij voorkeur in de komende 2-4 weken. 11. Op dit besluit een embargo te leggen tot 15 juni 2021, 12:00 uur.

Openbaar / Niet-openbaar: Maak een keuze Openbaar Embargo tot: 15-6-2021 Personele zaak, niet actief openbaar Niet openbaar/ geheim (onder besluit motiveren) Aldus besloten Paraaf gemeentesecretaris: Indien afwijkend besloten: Besluit en argumenten

Pagina 2 van 9

Inleiding / aanleiding De gemeente Haaksbergen heeft de ambitie om zich te ontwikkelen tot toekomstbestendige, zelfstandige netwerkgemeente. Deze ambitie is ontstaan uit het beeld dat naar voren is gekomen van een kwetsbare organisatie, die de basis niet op orde heeft. In 2017 is een koers bepaald voor bestuur en organisatie richting toekomstbestendige, zelfstandige regiegemeente met daarbij een (her)inrichting van de ambtelijke organisatie. Op weg naar de vormgeving van de regiegemeente als organisatiemodel zijn stappen gezet. Zo is een afwegingskader (link afwegingskader) opgesteld en door de raad vastgesteld. Dit afwegingskader is een hulpmiddel om een keuze te maken om gemeentelijke taken ‘zelf te doen, samen te doen of uit te besteden’. Wij hebben de opdracht van de raad ontvangen om de mogelijkheden te verkennen om bovengenoemde ambitie waar te maken door onder meer samenwerking met private en bestuurlijke partners. Rijnconsult is gevraagd hier onderzoek naar te doen met als doel inzicht te geven in de wijze waarop de gemeente Haaksbergen toekomstbestendig en zelfstandig de wettelijke opgaven en de toekomstvisie 2030 kan realiseren.

In dit onderzoek (link Rijnconsultrapport) heeft Rijnconsult zich tevens gericht op de vraag: welk organisatiemodel past hier het beste bij? Het onderzoek van Rijnconsult, opgeleverd in maart 2019, concludeert dat de regiegemeente voor Haaksbergen uiteindelijk geen goed scenario is. De netwerkgemeente lijkt het best passende scenario om de kwetsbaarheden in de organisatie duurzaam op te lossen. Om dit organisatiemodel vorm te geven adviseert Rijconsult om onder andere de volgende aanbeveling ten uitvoer te brengen: Versterk de bedrijfsvoering door deze grotendeels te beleggen bij Enschede of Hengelo. Rijnconsult adviseert om met voorrang te onderzoeken met Enschede en Hengelo op welke wijze de bedrijfsvoering grotendeels zou kunnen worden overgenomen, mede gebaseerd op het afwegingskader. Hiermee wordt het mogelijk om de ‘ruggengraat’ van de organisatie sterk te verstevigen en zo taken die inwoners, bedrijven en maatschappelijke organisaties direct raken de komende jaren in huis te houden. In september 2019 heeft de raad de aanbevelingen van Rijnconsult omarmd en ons de opdracht gegeven de aanbevelingen uit te voeren. De uitwerking en -voering van deze aanbevelingen hebben geleid tot het opstellen van het meerjarig programma ‘Haaksbergen ster(ker) in ontwikkeling’.

In navolging op het besluit van de raad in september hebben wij in november 2019 de bestuursopdracht vastgesteld welke vervolgens in december 2019 voor wensen en bedenkingen in de raad is behandeld. Hierin spreken wij het voornemen uit om in afstemming met Enschede en Hengelo een businesscase op te (laten) stellen over het uitbesteden van de bedrijfsvoering aan Enschede of Hengelo. In deze businesscase wordt ook expliciet het terugvalscenario ‘in eigen huis versterken’ inzichtelijk gemaakt. Deze bestuursopdracht (link bestuursopdracht) geeft onder andere een beschrijving van de opdracht, het doel, de kaders, scope van uitplaatsing en de uitgangspunten. De opdracht is na een gezamenlijke selectieprocedure met Enschede en Hengelo voor uitvoering bij Hiemstra & de Vries neergelegd. Deze opdracht luidt: Stel een businesscase op die zoveel mogelijk recht doet aan de kaders/uitgangspunten en waarmee het college in staat gesteld wordt gemotiveerd en onderbouwd te besluiten: of en zo ja welke onderdelen horend tot de bedrijfsvoering uitbesteed worden aan Enschede of Hengelo, onder welke voorwaarden en kosten. Op basis van deze bestuursopdracht is uitvoering gegeven aan een proces in twee fasen. Hiermee geven we invulling aan een volgende stap in het afwegingskader ‘zelf doen, samen doen of uitbesteden’.

Fase 1 is afgerond en heeft in juli 2020 geleid tot een keuze voor Hengelo op basis van een advies van Hiemstra & de Vries over de partnerkeuze. Fase 2 is in september 2020 van start gegaan met als beoogt resultaat een businesscase bedrijfsvoering. Als basis voor deze tweede fase dienen de gezamenlijk vastgestelde projectopdracht van Haaksbergen en Hengelo met nadere kaderstelling, uitgangspunten en randvoorwaarden (link gezamenlijke opdracht) én de uitvraag van Haaksbergen aan Hengelo.

Pagina 3 van 9

Vanaf september 2020 heeft ambtelijk en bestuurlijk een intensief proces plaatsgevonden om de businesscase vorm te geven. Dit heeft in maart 2021 geleid tot de ambtelijke inontvangstneming van de aanbieding van Hengelo voor de uitvoering van de bedrijfsvoering van Haaksbergen door Hengelo. Deze aanbieding is door Hiemstra & de Vries getoetst op navolgbaarheid, uitlegbaarheid en of de aanbieding aansluit op de bestuursopdracht, de gezamenlijke projectopdracht en de uitvraag van Haaksbergen. Daarnaast heeft Hiemstra & de Vries uitwerking gegeven aan het terugvalscenario ‘in eigen huis versterken’. Het proces van Hiemstra & de Vries resulteerde in een advies over de wijze om tot versterking van de bedrijfsvoering over te gaan. Hiemstra & de Vries heeft daarbij gebruikgemaakt van het beoordelingskader dat door ons is vastgesteld in juni 2020 (link beoordelingskader). Dit kader bevat criteria waarop de aanbieding van Hengelo is beoordeeld. De aanbieding van Hengelo (inclusief bijlagen) en het rapport van Hiemstra & de Vries, vormen de basis voor onze afweging en het besluit om de bedrijfsvoering van Haaksbergen toekomstbestendig te versterken. Voorliggend besluit realiseert daarmee het beoogde doel zoals omschreven in de bestuursopdracht.

Relatie met financieel herstelplan Het versterken van de bedrijfsvoering is onderdeel van het meerjarig programma ‘Haaksbergen ster(ker) in ontwikkeling’. Het versterken van de bedrijfsvoering dient kwetsbaarheden in de organisatie op te lossen en de basis verder op orde te brengen ten einde de samenleving, bestuur en raad toekomstbestendig en constant te bedienen. Het versterken van de bedrijfsvoering vraagt financiële impulsen. In de afwegingen van het besluit is rekening gehouden met het financieel herstelplan en de financiële situatie van Haaksbergen. De benodigde extra financiële middelen worden in het proces van de kadernota meegenomen in de integrale afweging. Bestuurlijk / wettelijk kader - Gemeentewet, bevoegdheden college, artikel 160. - Raadsbesluit 25 september 2019: onder meer intentie uitgesproken de bedrijfsvoering grotendeels onder te brengen bij Enschede of Hengelo (link besluit). - Collegebesluit 26 november 2019: voornemen om in afstemming met Enschede en Hengelo een businesscase op te (laten) stellen (link besluit). - Raadsbesluit 18 december 2019: nadere kaderstelling voor opstellen businesscase (link besluit). - Collegebesluit 3 maart 2020: opdrachtgunning aan Hiemstra & de Vries (link besluit).

- Raadsbesluit 27 mei 2020: vaststelling meerjarig programma ‘Haaksbergen ster(ker) in ontwikkeling’ waar het versterken van de bedrijfsvoering onderdeel van is (link besluit). - Collegebesluit 23 juni 2020: vaststelling beoordelingskader en besluit om vóór de zomer een keuze te willen maken om met één van de partnergemeenten (Enschede of Hengelo) de uitbesteding van de bedrijfsvoering verder te onderzoeken (link besluit). - Collegebesluit 7 juli 2020: besluit principekeuze om met Hengelo de businesscase nader uit te werken (link besluit). - Collegebesluit 6 oktober 2020: vaststelling gezamenlijke projectopdracht fase 2 (link besluit). Provincie Besluit Gedeputeerde Staten van Overijssel d.d. 15 december 2020, het verlengen van preventief toezicht met 1 jaar. Argumenten Preventief toezicht 1.1 De financiële gevolgen van dit besluit worden opgenomen en afgewogen in de kadernota De benodigde financiële middelen als gevolg van dit besluit zijn bedoeld om kwetsbaarheden in de ambtelijke organisatie op te lossen en de basis verder op orde te brengen. Deze middelen zullen in de kadernota opgenomen worden voor zover bestaande begrotingsbudgetten niet voorzien. Zo zorgen we ervoor dat de extra benodigde financiële middelen onderdeel vormen van een integrale afweging. Het besluit heeft voor het begrotingsjaar 2021 geen financiële gevolgen.

Pagina 4 van 9

Overige argumenten 1.1 De financiële middelen zijn onvoldoende toereikend voor een volledige acceptatie van het aanbod van Hengelo gelet op de financiële situatie van Haaksbergen en de bestuursopdracht De totale uitplaatsing naar Hengelo, op basis van de totaalaanbieding, vraagt een forse incidentele en structurele investering. De incidentele investering bedraagt € 5.254.700,- en is bedoeld om maatregelen te treffen om de bedrijfsvoering van Haaksbergen op het niveau van Hengelo te krijgen. Deze werkzaamheden zijn als totaalbegroting opgesteld en zullen op basis van werkelijkheid worden afgerekend. De structurele kosten komen uit op € 6.435.000,-. In de bestuursopdracht is het huidige budget (circa € 4.700.000,-) als uitgangspunt opgenomen met als streven daar in beginsel binnen te blijven, berekend voor een periode van 6 tot 8 jaar. De structurele investering vraagt daarmee een extra investering ten opzichte van de huidige bedrijfsvoeringkosten van circa € 1.700.000,-. Ondanks ons besef dat het versterken van de bedrijfsvoering mogelijk zal leiden tot een kostenverhoging, is de kostenverhoging dusdanig substantieel dat wij moeten vaststellen dat de aanbieding niet past binnen de kaders van de bestuursopdracht. Bovendien laat een toets aan de financiële mogelijkheden zien dat dergelijke investeringen de doelen van het financieel herstelplan in de weg staan.

Het is niet mogelijk om een structureel reëel begrotingsevenwicht te realiseren en over uiterlijk zes jaar over voldoende weerstandsvermogen te beschikken. Daarom constateren we dat de gevraagde investeringen voor de gehele uitplaatsing van de bedrijfsvoering naar Hengelo financieel niet haalbaar zijn. Een volledige uitplaatsing van de bedrijfsvoering naar Hengelo is daarmee financieel op dit moment en in deze omvang een stap te ver, ondanks de wens om de samenwerking vorm te geven. 1.2 Gezamenlijk met Hengelo vinden we het belangrijk om deze fase af te ronden met respect voor de wederzijdse uitganspunten Duidelijk is dat wij, binnen de financiële uitgangspunten van de bestuursopdracht, nu niet in kunnen gaan op de totaalaanbieding van Hengelo. Uitgangspunt van Hengelo is dat de aanbieding een totaalconcept betreft waar in principe ‘ja’ of ‘nee’ op geantwoord moet worden. Gelet op ons financieel uitgangspunt en het uitgangspunt van Hengelo constateren we samen dat het niet mogelijk is voor Haaksbergen om de aanbieding te accepteren. Wij vinden het belangrijk om duidelijk en zorgvuldig te communiceren richting Hengelo over onze positie en de afwegingen, die er op dit moment toe leiden om niet in te gaan op de totaalaanbieding ondanks wederzijdse uitspraak dat een samenwerking van beide partijen wenselijk is.

We geven hiermee invulling aan de aanbeveling van Hiemstra & de Vries om in gezamenlijkheid te concluderen dat op basis van de totaalaanbieding met de gekozen uitgangspunten geen overeenstemming mogelijk is. 2.1 Uitbesteding van de IT-infrastructuur lost kritische kwetsbaarheden toekomstbestendig op De noodzaak om de bedrijfsvoering te versterken blijft aanwezig. Daarbij concludeert Hiemstra & de Vries dat het in huis versterken van de bedrijfsvoering de kwetsbaarheid op informatietechnologie (IT) niet wegneemt. Onder IT-infrastructuur (inclusief beheer) wordt in essentie verstaan de ‘harde’ IT: ITwerkplek, werkplekinfrastructuur (digitaal en vast), technische ICT-infrastructuur (netwerk, servers, dataopslag en verbindingen), telecommunicatiefaciliteiten, locatieonafhankelijk werken, softwaredistributie, IT-beleid, IT-hulpmiddelen, technische informatiebeveiliging en technisch applicatiebeheer. De technologische ontwikkelingen gaan erg snel en de verwevenheid van bedrijfsvoeringprocessen en IT wordt complexer en risicovoller. In de optiek van Hiemstra & de Vries wordt het steeds lastiger voor kleinere gemeenten om de IT robuust te organiseren. De beoordeling van Hiemstra & de Vries (zie bijlage III) laat zien dat Hengelo in staat is deze kwetsbaarheden robuust op te lossen.

Bovendien stelt Hiemstra & de Vries dat uitbesteding naar Hengelo past binnen de bredere ambitie van Haaksbergen om zich te ontwikkelen tot een zelfstandige netwerkgemeente. Het versterken van de IT vraagt om investeringen. Deze kosten bedragen richtinggevend structureel € 2.000.000,-, waarvan een deel uit bestaande begrotingsbudgetten gedekt kan worden. Daardoor is een extra structurele investering nodig van € 622.000,- in 2022 en € 806.000,- vanaf 2023. Deze kosten zijn ook nodig indien wij het in huis wensen te versterken. Daarnaast zijn incidentele kosten nodig van € 75.000,ten behoeve van de migratie. Omdat in huis versterken niet tot een robuuste oplossing van de kwetsbaarheden leidt, vinden wij het wenselijk en noodzakelijk deze samenwerking tot stand te brengen en de daarmee gepaard gaande investeringen te maken. Hiermee voorkomen we voortdurende (kritische) kwetsbaarheden. Hiermee zeggen wij ‘nee’ op de totaalaanbieding van Hengelo en ‘ja’ op de Pagina 5 van 9

samenwerking. Een eerste toets laat zien dat deze investeringen financieel haalbaar zijn en in het proces van de kadernota integraal afgewogen kunnen worden. 2.2 Samenwerking op de IT-infrastructuur is een goede kans in het versterken van het ambtelijk vertrouwen Hiemstra & de Vries concludeert in hun rapportage dat een zwaarwegende reden om niet zonder meer gebruik te maken van de Hengelose aanbieding is dat het ambtelijk proces tot nu toe niet heeft geleid tot een stevig ambtelijk fundament van vertrouwen. Wij zien dit als een duidelijk signaal dat aandacht verdient. In bestuurlijk en ambtelijke gesprekken met Hengelo is gezamenlijk geconstateerd dat wij dit oordeel deels herkennen, maar dat voor beide gemeenten zowel bestuurlijk als ambtelijk een basisvertrouwen aanwezig is. Dit basisvertrouwen achten beide gemeenten afdoende om de samenwerking vorm te geven. Juist een samenwerking op de IT-infrastructuur (inclusief beheer) zien beide gemeenten als een goede kans om het ambtelijk vertrouwen te versterken. Een samenwerking op IT betreft hoofdzakelijk een technologische samenwerking en daarmee een prima vertrekpunt voor het verkennen en verder uitbreiden van het vertrouwen. Het oordeel van Hiemstra & de Vries met betrekking tot het ambtelijk vertrouwen nemen we serieus, maar wordt niet gezien als een onoverbrugbaar knelpunt.

2.3 Samenwerking met Hengelo op de IT-infrastructuur sluit aan op bewezen samenwerking De gemeente Hengelo kent op het onderdeel IT-infrastructuur (inclusief beheer) een samenwerking met de gemeente Oldenzaal. Uit ambtelijk verkennende gesprekken blijkt dat deze samenwerking door beide samenwerkingspartners als prettig en goed ervaren wordt. Deze bestaande samenwerking maakt dat een dergelijke samenwerking met onze bedrijfsvoering snel te effectueren is omdat veel informatie en documentatie voorhanden is. Zo kunnen we op relatief korte termijn de kwetsbaarheden op het gebied van IT oplossen. 2.4 Een transitieplan is nodig om de samenwerking zorgvuldig te effectueren De totaalaanbieding van Hengelo gaat uit van een totaalconcept. De keuze voor het uitplaatsen van een onderdeel van dit totaal vraagt om een herziene afbakening, inzicht in transitiemaatregelen, concretisering van de kosten en de fasering daarvan en vraagt om aangepaste documenten met betrekking tot de personele uitplaatsing en de juridische samenwerkingsovereenkomsten (gemeenschappelijke regeling, mandaatbesluit en dienstverleningsovereenkomst). Als startdatum voor de samenwerking kiezen we 1 januari 2022, zodat er tijd is om zorgvuldig met Hengelo tot dit transitieplan te komen. Dit stelt ons in staat om in een separaat besluit de afhechting van de samenwerking concreet te besluiten.

3.1 Onderzoek stelt ons in staat om een robuuste oplossing te zoeken voor informatiemanagement De totaalaanbieding van Hengelo gaat uit van een totaalconcept (zie ook argument 2.4). Informatiemanagement kent een nauwe verbondenheid met alle bedrijfsvoeringonderdelen. Onder informatiemanagement wordt in essentie verstaan: informatiebeleid, ontwikkeling bedrijfs- en informatiearchitecturen, databeheer en data gedreven sturing, GIS-data, functioneel beheer, informatiebeheer, postregistratie en -verzorging, archief (digitaal/analoog) en zaakgericht werken. Samenwerking op het onderdeel van informatiemanagement, zonder de gehele bedrijfsvoering uit te plaatsen naar Hengelo, ziet Hengelo gelet op het bovenstaande als niet mogelijk. In tegenstelling tot IT heeft Hengelo geen standaard propositie om informatiemanagement aan te bieden. Echter, zoals aangegeven onder argument 2.1, blijft er een noodzaak om de bedrijfsvoering te versterken. Voor het onderdeel informatiemanagement concludeert Hiemstra & de Vries dat samenwerking in de vorm van uitbesteding op termijn onvermijdelijk lijkt. Ook hier zijn kleine gemeenten kwetsbaar en is het lastig om in de toekomst dit in eigen huis op voldoende niveau te organiseren. Het volledig in huis versterken van informatiemanagement lijkt daarmee geen duurzame oplossing voor de kwetsbaarheden te zijn.

Gegeven de conclusie van Hiemstra & de Vries, het standpunt van Hengelo en gelet op de huidige (kritische) kwetsbaarheden achten wij het noodzakelijk om nader onderzoek te verrichten naar de mogelijkheden om kwetsbaarheden op informatiemanagement robuust op te lossen. Wij zien dit onderzoek als een opportune kans om zicht te krijgen op de kwetsbaarheden, de mogelijkheden tot samenwerking en de mogelijkheden om in eigen huis te versterken. Dit onderzoek willen we op basis van projectmatig werken oppakken. Dat stelt ons in staat een concreet herstelplan op te stellen voor het Pagina 6 van 9

domein archief dat een oranje score kent in het kader van het Interbestuurlijk Toezicht (IBT) van de provincie Overijssel. Zo worden wij in staat gesteld om diverse mogelijkheden voor het versterken van informatiemanagement af te wegen en concrete kwetsbaarheden aan te pakken. 4.1 Het robuust organiseren van de bedrijfsvoeringonderdelen ‘financiën’, ‘facilitair’ en ‘personeel en organisatie’ is mogelijk voor een gemeente met de omvang van Haaksbergen Hiemstra & de Vries concludeert in hun rapportage dat een gemeente in de omvang van Haaksbergen de bedrijfsvoering (behalve IT en informatiemanagement) robuust kan organiseren. Om de kwetsbaarheden (zie rapport van Hiemstra & de Vries in bijlage III) te reduceren is structureel voldoende capaciteit nodig. Hier zijn investeringen voor nodig. Deze investering betreft structureel € 141.000,- extra welke we opvoeren in de kadernota. In het oordeel van Hiemstra & de Vries voor het organiseren van voldoende capaciteit is gebruikgemaakt van een onlangs door Berenschot uitgevoerde benchmark. Hieruit blijkt dat op de onderdelen ‘facilitair’ en ‘personeel en organisatie’ een ondercapaciteit bestaat. De extra capaciteit voor financiën is nodig voor de rechtmatigheidsverantwoording die een verantwoordelijkheid van ons wordt.

5.1 Er is geen aanleiding en noodzaak voor financiële investeringen De onlangs uitgevoerde benchmark door Berenschot alsmede de uitwerking van het ‘scenario in eigen huis versterken’ van Hiemstra & de Vries (zei bijlage III) geven geen aanleiding voor financiële investeringen om zodoende kwetsbaarheden weg te nemen. De huidige kwetsbaarheden in deze bedrijfsvoeringonderdelen kunnen beheersbaar gemaakt worden met beslispunt 7 (zie argumentatie hierna). 6.1 De bestemde begrotingsbudgetten en kredieten in de begroting van 2021 zijn onvoldoende toereikend om de bedrijfsvoering te versterken Onze bestuursopdracht benoemt een toekomstbestendige organisatie die structureel minimaal voldoende presteert. Dit is voor Hiemstra & de Vries het kader geweest voor hun analyses en hun advies (opgenomen in bijlage III). Zij concluderen dat het toekomstbestendig maken van de bedrijfsvoering niet mogelijk is binnen de huidige financiële budgetten. Niet in het scenario van volledig uitbesteden aan Hengelo, maar ook niet in het scenario van volledig in huis versterken. Het is daarmee niet mogelijk om gedurende 6 tot 8 jaar binnen de daarvoor bestemde begrotingsbudgetten en kredieten in de begroting van 2021 te blijven zoals als uitgangspunt is opgenomen in de bestuursopdracht.

In lijn met het oordeel van Hiemstra & de Vries zien wij de versterking van de bedrijfsvoering als nodig en urgent en stellen een verruiming van het financieel kader voor. Zo geven we invulling aan de aanbeveling van Hiemstra & de Vries om in gesprek te gaan met de raad over de financiële kaders en brengen we onze raad in positie. 7.1 Bestaande kwetsbaarheden vragen een oplossing in de interne organisatie met expliciet aandacht voor rolvermenging en aantrekken en vasthouden van medewerkers Bij niet uitbesteden van de gehele bedrijfsvoering blijven bepaalde kwetsbaarheden bestaan die niet met een investering in middelen of capaciteit opgelost kunnen worden. Hiemstra & de Vries (zie bijlage III) ziet kwetsbaarheden op rolvermenging (medewerkers bedrijfsvoering die gaten dichtlopen in het primaire proces) en het aantrekken en vasthouden van juiste medewerkers. Volgens Hiemstra & de Vries is voor relatief kleine gemeenten een continu aandachtspunt om jonge talenten en ervaren krachten aan te trekken en vast te houden. Momenteel wordt uitvoering gegeven aan een proces om de organisatie te ontwikkelen. Wij zien dit proces als een uitgelezen kans om deze kwetsbaarheden aan te pakken en te groeien naar een toekomstbestendige en wendbare organisatie.

8.1 Voor een goed samenspel is het belangrijk dat de raad tijdig geïnformeerd is en betrokken raakt bij het proces gelet op de rol van de raad Voor een goed samenspel is informatie over inhoud en proces nodig. De raad heeft een belangrijke rol in dit proces omdat de benodigde financiële middelen niet binnen de (financiële) kaders van de raad blijven (zie argument 6.1). Het is wenselijk – in de aanloop naar het meerjarenperspectief procesafspraken te maken.

Pagina 7 van 9

9.1 Voor een goed samenspel vinden we het belangrijk dat medewerkers, de OR en het college van Hengelo tijdig en als eerste na besluitvorming geïnformeerd worden De uitplaatsing van een onderdeel van de bedrijfsvoering heeft directe (persoonlijke) gevolgen voor de medewerkers van onze bedrijfsvoering. De medewerkers en de OR dienen daarom goed geïnformeerd te worden over de gemaakte keuzes en de gevolgen van die keuzes. Het proces in aanloop naar dit besluit is een intensief samenwerkingsproces geweest tussen de gemeenten Hengelo en Haaksbergen. Wij hechten daarom belang aan een tijdige en uit de eerste lijn georganiseerde communicatie over dit besluit. Zo zorgen we ervoor dat medewerkers, de OR en de gemeente Hengelo zorgvuldig betrokken blijven bij de stappen in het proces en daarover als betrokkenen als eerste geïnformeerd worden. Zie ook ‘vervolgproces’. 10.1 Het realiseren van de uitplaatsing is complex en ingrijpend voor beide gemeenten; daarbij past dat betrokken partijen vooraf in onderling overleg heldere afspraken maken Het uitplaatsen van de IT-infrastructuur (inclusief beheer) is een complexe opgave met ingrijpende gevolgen voor de organisaties en medewerkers van beide gemeenten. Een dergelijk proces verdient zorgvuldigheid. Heldere afspraken maken zien wij daarom als een belangrijke basis voor de uitvoering van de volgende fase.

Hiermee zorgen we voor een goed verwachtingsmanagement en investeren we in het vertrouwen. 11.1 Het besluit vraagt zorgvuldige en eerstelijns communicatie alvorens naar buiten wordt getreden met het besluit Wij vinden het belangrijk dat onze raad, de betrokken medewerkers, de OR en de gemeente Hengelo door ons over de inhoud van het besluit geïnformeerd worden voordat deze informatie via andere kanalen de betrokkenen bereiken. Dat doet recht aan de belangen, rol en inzet van eenieder in dit proces. Een besluit onder embargo voor de bepaalde periode achten wij van belang om deze communicatie vorm te geven. Zie ook argument 9.1. Risico’s 1.1 Het huidige niveau van Hengelo is het ambitieniveau van Haaksbergen, maar beginpunt van denken voor Hengelo Hiemstra & de Vries (zie bijlage III) merkt op dat het huidige niveau van de bedrijfsvoering van Hengelo het ambitieniveau van Haaksbergen is en het beginpunt van denken van Hengelo. Hierdoor ontstaat de kans dat het ambitieniveau van Hengelo in de praktijk verder reikt dan de huidige ambities van Haaksbergen. Wij als Haaksbergen conformeren ons, bij samenwerking op de IT-infrastructuur (inclusief beheer), aan de Hengelose ambitie die in de tijd kan veranderen.

2.1 Hiemstra & de Vries concludeert dat in het ambtelijk domein beperkt vertrouwen tussen de partijen is waargenomen Zoals argument 2.2 reeds aangeeft concludeert Hiemstra & de Vries dat zij het ambtelijk fundament van vertrouwen beperkt waarnemen om een stevige samenwerkingsrelatie aan te gaan. Ondanks de bestuurlijk en ambtelijke uitspraken dat een basisvertrouwen aanwezig is en als voldoende wordt geacht voor een samenwerking, blijft dit een aandachtspunt. Vervolgproces De volgende belangrijke processtappen volgen: ▪ Dinsdag 15 juni 2021: technisch beraad businesscase bedrijfsvoering in de raad ▪ Dinsdag 22 juni 2021: commissiebehandeling businesscase bedrijfsvoering ▪ Maandag 12 juli 2021: raadsbesluit businesscase bedrijfsvoering ▪ Vanaf 13 juli 2021 of zovele eerder als mogelijk: invulling geven aan het vervolgproces

Pagina 8 van 9

Naar aanleiding van dit besluit wordt de volgende communicatie voltrokken. Communicatiemoment 15 – 18 juni

Beschrijving OR informeren over het genomen besluit en de inhoud daarvan

15 – 18 juni

Medewerkers bedrijfsvoering informeren over het genomen besluit en de inhoud daarvan

15 – 18 juni

Gehele ambtelijke organisatie informeren over het genomen besluit en de inhoud daarvan

15 – 18 juni

Informatiebrief aan college van de gemeente Hengelo Vesturen informatiebrief aan het college van Hengelo over het genomen besluit (zie bijlage VI) Raadsinformatiebrief Versturen raadsinformatiebrief (onder embargo) over het besluit en de inhoud daarvan (zie bijlage V).

15 – 18 juni

15 – 18 juni

Vertegenwoordigers provincie Overijssel informeren De provincie op de hoogte brengen van het genomen besluit en de vervolgstappen. Afspraken maken over betrokkenheid provincie bij een volgende fase.

15 juni

Gezamenlijk persbericht publiceren Hengelo en Haaksbergen een gezamenlijk persbericht publiceren in onderlinge afstemming (zie bijlage VII).

Bijlagen: Adviesrapport Hiemstra & de Vries, d.d. 02-06-2021, versie 3.3 Raadsvoorstel verruimen financieel kader versterken bedrijfsvoering Raadsinformatiebrief versterken bedrijfsvoering Informatiebrief college Hengelo Persbericht versterken bedrijfsvoering

Pagina 9 van 9