Besluit Functionaris Gegevensbescherming

Advies/Besluit

college

Datum vergadering: 23 november 2021 Portefeuille(houder): Openbare orde en Veiligheid en Bestuur; burgemeester mr. drs. R.G. Welten Programma/Paragraaf: 0 Programma Bestuur en ondersteuning Onderwerp: Functionaris Gegevensbescherming Samenvatting besluit Instemmen met het advies de heer Legtenberg aan te wijzen als FG en opdracht te geven tot een plan van aanpak te komen. Een en ander met inachtneming van het onderzoek naar de bedrijfsvoering op het gebied van informatiemanagement.

Besluit: Preventief toezicht is niet van toepassing. het college en de burgemeester, ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft, besluiten: met inachtneming van het onderzoek naar de bedrijfsvoering op het gebied van informatiemanagement: 1. de heer L. Legtenberg aan te wijzen als Functionaris Gegevensbescherming (FG) als bedoeld in artikel 37 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming; 2. de FG opdracht te geven tot het maken van een plan van aanpak om te voldoen aan de AVG, 3. de raad voor te stellen de heer L. Legtenberg aan te wijzen als Functionaris Gegevensbescherming (FG), voor zover het de bevoegdheden van de raad betreft.

Openbaar / Niet-openbaar: Maak een keuze Openbaar Embargo tot: Kies Datum Personele zaak, niet actief openbaar Niet openbaar/ geheim (onder besluit motiveren) Aldus besloten Paraaf gemeentesecretaris:

Indien afwijkend besloten: Besluit en argumenten

Pagina 1 van 3

Inleiding / aanleiding Organisaties moeten de persoonsgegevens die ze verwerken goed beveiligen. Zo worden datalekken voorkomen. Volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: AVG) moeten organisaties hiervoor ‘passende technische en organisatorische maatregelen’ nemen door gegevens te beveiligen. In Nederland is de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) de toezichthouder. De AP houdt toezicht op de naleving van de wettelijke regels voor bescherming van persoonsgegevens. Met dit voorstel wordt er een nieuwe FG aangewezen en opdracht gegeven tot een plan van aanpak te komen om te voldoen aan de AVG. Het instemmingsrecht van de OR is van toepassing op de taken van de FG. Dit betekent dat het plan van aanpak voor vaststelling langs de OR moet. Belangrijk is dat dit in samenspraak gaat met het onderzoek naar het versterken van het Informatiemanagement, waarvan privacy een onderdeel is. Daarnaast wordt de raad voorgesteld ook een FG aan te wijzen. Tevens wordt de raad uitgenodigd voor een online sessie om meer toelichting te geven over de huidige stand van zaken met betrekking tot de AVG. Relatie met financieel herstelplan/businesscase bedrijfsvoering De organisatie was voornemens om als onderdeel van de uitplaatsing van bedrijfsvoering ook privacy te beleggen bij Hengelo.

Doordat het uiteindelijke resultaat van de businesscase heeft geleid tot alleen het uitplaatsen van IT is er nog geen concrete invulling gegeven aan de invulling van Privacy. Bestuurlijk / wettelijk kader Algemene verordening gegevensbescherming, artikel 37 (AVG) Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) Argumenten 1.1 Met het aanwijzen van een tijdelijke FG wordt deze rol neergelegd bij een medewerker met de juiste achtergrond Op dit moment blijkt dat er onvoldoende capaciteit is bij de Functionaris Gegevensbescherming (FG). Deze rol is momenteel belegd bij het team inwonerscontacten, maar de FG is niet formeel aangewezen. Ook heeft de FG onvoldoende juridische achtergrond en inhoudelijke kennis om hier goede invulling aan te geven. We gaan onderzoek doen naar het versterken van het Informatiemanagement, waarin alle mogelijke opties worden verkend (zelf doen, samendoen of uitbesteden). Afhankelijk van dit onderzoek wordt de FG structureel ingevuld. In de tussentijd wordt deze rol door de nieuwe juridische adviseur ingevuld, die per 1 november is aangenomen. 2.1

Met het opstellen van een plan van aanpak worden er stappen gedaan om te voldoen aan de AVG. De organisatie is verantwoordelijk voor de bescherming van de gegevens van onze burgers. Deze horen adequaat en goed beveiligd te worden. Met een plan van aanpak wordt er gestart met de implementatie van de AVG en neemt de kans op datalekken en daarmee de kans op imago- en reputatieschade af. Ook is het zetten van stappen belangrijk in relatie tot de toezichthoudende en sanctionerende rol van de Autoriteit Persoonsgegevens. Het plan van aanpak moet afgestemd worden op het onderzoek naar informatiemanagement. Voor dat onderzoek stelden wij als uitgangspunt dat het een oplossing moet aanreiken voor het op orde brengen van het privacyvraagstuk. 3.1

De raad voor te stellen een FG aan te stellen is belangrijk om te voldoen aan de wet- en regelgeving De raad is een zelfstandig bestuursorgaan en hoort volgens de wetgeving een functionaris Gegevensbescherming te hebben. Met dit voorstel wordt hier gehoor aan gegeven. Verder is het goed dat de raad op de hoogte wordt gehouden van de situatie binnen Haaksbergen op het gebied van privacy en daarmee het voldoen aan de AVG. Wij nodigen de raad dan ook graag uit voor een online sessie om het gesprek over de AVG te voeren en aan te geven wat de huidige stand van zaken is en wat er gedaan moet worden om aan de AVG te voldoen.

Pagina 2 van 3

Risico’s Doordat de organisatie aangeeft dat er een nieuwe FG komt en een plan van aanpak opgesteld gaat worden om te voldoen aan de AVG, kan er indirect afgeleid worden dat de organisatie achter loopt ten op zichtte van waar het had willen staan. Mogelijk dat de Autoriteit Persoonsgegevens hierdoor het toezicht op de organisatie verzwaard. Vervolgproces en uitvoeringsaspecten In het raadsvoorstel wordt de mogelijkheid aan de gemeenteraad geboden om in een informatieve sessie een toelichting te geven. In overleg met de griffier zal een datum gepland worden voor een informatieve sessie met de gemeenteraad. De FG zal in de toekomst de portefeuillehouder op de hoogte houden van de ontwikkelingen binnen dit thema. Daarnaast zal de FG met een plan van aanpak komen om te gaan voldoen aan de AVG.

Bijlagen: - Raadsvoorstel

Pagina 3 van 3