Beleidsnota vastgoed Haaksbergen 2024

Vastgoedbeleid 2024 Gemeente Haaksbergen

Inhoud 1.

INLEIDING

2

2. 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6

HUISVESTING IN DE GEMEENTE HAAKSBERGEN Huisvesting algemeen Huisvesting in de gemeente Haaksbergen Een actieve rol Een passieve rol Een faciliterende rol Geen rol

3 3 3 5 5 6 6

3. VASTGOEDBELEID 3.1 Dynamisch onderhoud en verbeterbeleid 3.1.1 Onderhoud of investering? 3.1.2 Sturen op budget: conditieniveau en risico versus prioriteiten 3.2 Huurprijsbeleid 3.2.1 Huureenheden 3.2.2 Eigenaar / gebruikerverdeling 3.2.3 Leegstand 3.2.4 Gebruiker specifieke investeringen 3.3 Eigendom/aan- en verkoopbeleid 3.4 Financieel beleid

7 7 7 8 9 10 10 10 10 10 11

Bijlage BIJLAGE 1 BIJLAGE 2

Zo rekenen wij aan vastgoed Kruisjeslijst standaard huurder-gemeente

-1-

1.

INLEIDING

Op 22 december 2010 heeft de gemeenteraad het huidige vastgoedbeleid vastgesteld. Het huidige beleid is daarmee 14 jaar oud. Wettelijke kaders vragen om aanpassingen. Ook het verzoek van de accountant dringt aan tot actualisatie. Dit vastgoedbeleid zal daarom voor nu een minimale actualisatie krijgen. In 2025 wordt het vastgoedbeleid geheel vernieuwd en verder geactualiseerd. In dit vastgoedbeleid staan verschillende beleidskaders rondom vastgoed.

-2-

2.

HUISVESTING IN DE GEMEENTE HAAKSBERGEN

2.1

Huisvesting algemeen

In algemene zin blijkt dat: de maatschappelijke behoefte naar huisvesting vaak groter is dan datgene wat een gemeente kan/wil aanbieden; eigendom van vastgoed niet per definitie een doel van een gemeente is; een gemeente, met de huisvesting, beleidsdoelen kan nastreven zonder dat eigendom van vastgoed noodzaak is, bijvoorbeeld door het inzetten van mogelijkheden in het kader van de ruimtelijke ordening. Het gevolg van bovenstaande is dat niet alle maatschappelijke initiatieven door een gemeente zullen worden gehuisvest.

2.2

Huisvesting in de gemeente Haaksbergen

D gemeente kan op vier manieren een rol spelen bij een huisvestingsvraag van een organisatie. De gemeente kan: een actieve rol op zich nemen; een faciliterende rol op zich nemen; een passieve rol op zich nemen; geen rol spelen in het aanbieden van huisvesting. Hieronder worden de verschillende rollen nader toegelicht. Op basis van de beoordeling van de situatie kan onze rolinvulling in goede banen worden geleid. Wij stellen dat in geen geval de gemeente zich laat verplichten huisvesting aan te bieden. In figuur 1 is het processchema opgenomen dat weergeeft wanneer welke rol van toepassing is. In het processchema worden geen huurders uitgesloten of huisvesting gegarandeerd maar het helpt ons om onze rol te beargumenteren.

-3-

Huisvestingsvraag

Ja

Geen rol

Nee

Beschikbare

Maatschappelijke

Nee Faciliterende rol

huisvesting

behoefte?

Ja

Ja

Passieve rol (marktconforme

Financiële

huur)

Nee

ondersteuning

Ja - vastgoedvoorraad - bezettingspercentage

Inventarisatie passende

- functionele beoordeling

huisvesting

- MJOP Ja

Beschikbare huisvesting

Nee

Ontwikkelen/ aanpassen/ huren/ aankopen van huisvesting

Ja

Huurprijsbeleid

Opstellen huurovereenkomst

Ja

Einde

Figuur 1. Stroomschema rolbepaling bij een huisvestingsvraag.

-4-

2.3

Een actieve rol

De gemeente kan een organisatie financieel ondersteunen door deze te subsidiëren. In aanvulling daarop kan ook besloten worden daadwerkelijk huisvesting aan te bieden. In dat geval is er sprake van een van een actieve rol. Alleen in de actieve rol gaat de gemeente over tot het aanbieden van huisvesting. Bruikbaar als referentie bij besluitvorming is de definitie van maatschappelijk vastgoed: “Vastgoed in de portefeuille van de gemeente dat gebruikt wordt voor de huisvesting van maatschappelijke functies die voorzien in een maatschappelijke behoefte en financieel worden ondersteund door de gemeente.” Deze definitie geeft de twee belangrijkste aspecten van maatschappelijk vastgoed weer. Er dient sprake te zijn van een gemotiveerde maatschappelijke behoefte en de behoefte wordt financieel ondersteund door de gemeente. In het geval van een actieve rol zullen we huisvesting tegen een kostprijsdekkende huur aanbieden.

2.4

Een passieve rol

Wij hebben de mogelijkheid een initiatief te betrekken in huisvestingsplannen van organisaties die door ons worden ondersteund. Aanvullend aan de ondersteunde initiatieven kunnen we dit passend (efficiënt) vinden. Een voorbeeld hiervan is het realiseren van een kinderdagverblijf in een schoolgebouw. Hierbij houden we rekening met: de visie “welke functies wil je in een wijk”; de sociale wijkprofielen; de vraag/behoefte uit de wijk; functie en programmering passen bij andere gebruikers van de ondersteunde voorziening. Bij leegstand in de gebouwenportefeuille (gebouwen en/of ruimten) kunnen we de beschikbare ruimte aan vragende partijen aanbieden. Voldoet de organisatie met een huisvestingsbehoefte niet aan de criteria maatschappelijk onderbouwde behoefte dan kunnen we besluiten de ruimte toch aan deze organisatie aan te bieden. Ook in dit geval is sprake van een passieve rol ten aanzien van de huisvestingsvraag. In alle bovenstaande gevallen zal een marktconforme, doch minimaal kostendekkend, huurprijs worden gevraagd.

-5-

2.5

Een faciliterende rol

De gemeente hecht waarde aan maatschappelijke activiteiten die worden ontplooid in de gemeente. Bepaalde activiteiten kunnen op enig moment worden opgepakt door marktpartijen. Als een organisatie een locatie voor een activiteit heeft gevonden kan worden meegedacht over de mogelijkheden die in het kader van de ruimtelijke ordening bestaan die plannen te realiseren. De gemeente biedt hier zelf geen huisvesting aan.

2.6

Geen rol

Wij kunnen besluiten geen rol te spelen in het huisvestingsproces van een organisatie.

-6-

3.

VASTGOEDBELEID

Het vastgoedbeleid is onderverdeeld in meerdere rubrieken: Dynamisch onderhoud en verbeterbeleid; Huurprijsbeleid; Eigendom/Aan- en verkoopbeleid; Financieel beleid.

3.1

Dynamisch onderhoud en verbeterbeleid

Rondom het vastgoed- en onderhoudsbeleid hanteren wij begrippen als “zakelijk, transparant, sober en doelmatig, of beperkte middelen” als uitgangspunt voor beleid. Het onderhoud moet bijdragen aan de doelstellingen van de organisatie, zoals; het bevorderen van een positieve beleving bij bezoek aan het gebouw; het bevorderen van een comfortabele werkomgeving; het bijdragen aan het imago wat de organisatie wil uitstralen; het voorkomen van waardedaling of achterstallig onderhoud. Om het onderhoud efficiënt en doelgericht uit te kunnen voeren is het noodzakelijk dat we duidelijkheid verschaffen over de te behalen doelen en de kaders waarbinnen beslissingen over het onderhoud moeten worden genomen. Tot slot geven we in het onderhoudsbeleid weer hoe moet worden gereageerd op wensen van gebruikers en/of huurders.

3.1.1 Onderhoud of investering? Onder onderhoud verstaan wij alle activiteiten die worden ondernomen om het gebouw in stand te houden. Onderscheid wordt daarbij gemaakt naar preventief, correctief en planmatig onderhoud. Ook periodieke keuringen en inspecties rekenen wij tot het onderhoud. Een deel van het uit te voeren onderhoud zullen we opnemen in onderhoudscontracten met aannemers. De kosten van het onderhoud maken wij inzichtelijk door middel van een meerjarenplanning. Het gemiddelde van de onderhoudskosten voor het preventief onderhoud en het correctief onderhoud nemen wij op in de exploitatiebegroting. Voor de kosten van planmatig onderhoud is de voorziening groot onderhoud ingesteld. Op basis van de meerjarenplanningen bepalen we mede de huurprijs voor de gebruiker. Het is essentieel om een strikte scheiding te maken tussen planmatig onderhoud en investeringen. Bij planmatig onderhoud gaat het om één op één vervangingen. Dit impliceert dat in geval van planmatig onderhoud er geen sprake is van verbetering of functiewijziging. Zo geeft onze meerjaren onderhoudsbegroting bijvoorbeeld wel de kosten voor vervanging van de dakbedekking weer, maar niet de extra kosten voor het aanbrengen van isolatie.

Een besluit om bij vervanging van de dakbedekking ook (extra) isolatie aan te brengen moet worden gezien als een investering, waarover een beslissing moet worden genomen op grond van rentabiliteit of beleid. Veelal is het doel

-7-

van een investering de verbetering van het gebouw. De investeringsbeslissing hoort te liggen bij ons gemeentebestuur of de gebruiker en de beslissing zal leiden tot aanpassing van de exploitatiebegroting en/of de huur. Een voorbeeld van een investering is het vervangen van een deur door een tourniquet. De eigenaar van een gebouw zal zijn investering willen terugverdienen door een verhoging van de huur. De gebruiker zal daarom ook met het voorstel voor vervanging van de entree moeten instemmen; wil ik een tourniquet met de bijbehorende extra kosten? De investeringsbeslissing kan ook alleen bij ons als gemeente liggen, bijvoorbeeld wanneer wordt gevonden dat de investering bijdraagt aan de uitstraling van de omgeving of het imago van onze gemeente. Dit kan ertoe leiden dat u als bestuur besluit de kosten hiervoor te willen dragen. Ook zijn er investeringen waarbij de gebruiker zijn huurverhoging kan terugverdienen; bijvoorbeeld bij vervanging van enkel door dubbelglas. Door het vervangen van het glas zal de gebruiker een lagere energierekening hebben. Het uitgangspunt bij vervangingen in het planmatig onderhoud is dus het vervangen door bijvoorbeeld een gelijkwaardige installatie waarbij geen extra functionaliteiten toegevoegd worden. Veelal wordt hier “soepel” mee om gegaan.

Zo is het vaak niet meer mogelijk een kapotte ketel te vervangen door een nieuwe met vergelijkbare specificaties. Strikt genomen zouden we de kosten voor de toegenomen functionaliteit echter als investering moeten aanmerken.

3.1.2 Sturen op budget: conditieniveau en risico versus prioriteiten Voor onze gebouwen stellen we het gewenste onderhoudsniveau (gewenste conditiescore) vast. De landelijke norm NEN-2767 kent een verdeling in zes technische/bouwkundige onderhoudsniveaus. Dit onderhoudsniveau bepaalt de hoogte van de onderhoudskosten, hoe hoger het niveau hoe hoger de kosten. Hierbij kan gedifferentieerd worden binnen de vastgoedportefeuille én binnen één gebouw.

Portefeuille

Niveau 1 (Uitstekend)

Maatschappelijk Commercieel Eigen huisvesting

Niveau 2 (Goed)

Niveau 3 (Redelijk)

Niveau 4 (Matig)

Niveau 5 (Slecht)

Niveau 6 (zeer slecht)

X X X

Figuur 2. Conditieniveau

In figuur 2 is opgenomen wat onze lijn is ten aanzien van het onderhoud van de gemeentelijke eigendommen per type vastgoed. Op basis van dit conditieniveau beschikken we voor alle gemeentelijke panden die we in eigendom willen behouden over een actueel meerjarenonderhoudsplanning. De

-8-

meerjarenonderhoudsplanning wordt jaarlijks geactualiseerd. Op basis van de onderhoudsplanning en visuele inspectie wordt jaarlijks bepaald welke werkzaamheden in het betreffende jaar worden uitgevoerd en welke werkzaamheden kunnen worden doorgeschoven naar latere jaren. Voor de verdere uitwerking van het onderhoud beschikken wij over een actueel beheersplan, waarin financiële kaders voor het onderhoud van de gemeentelijke panden wordt beschreven.

3.2

Huurprijsbeleid

Voor het bepalen van de huurprijs zijn in principe 2 huurprijzen voorhanden: de marktconforme huur en de kostprijsdekkende huur, zie figuur 3.

Gebouw Strategisch, specifiek, of geen marktpotentie Marktpotentie

Organisaties Vanuit de Buiten de beleidsverantwoordelijkheid beleidsverantwoordelijkheid Huur: Huur: kostprijsdekkend kostprijsdekkend Huur: Huur: kostprijsdekkend Markthuur

Figuur 3. Huurprijsbeleid.

Voor het bepalen van de kostprijsdekkende huurprijs sluiten wij aan bij de handreiking die is opgesteld door de Raad voor Onroerende zaken (ROZ) van oktober 2008. De uitgangspunten voor de bepaling van de huurprijs worden berekend door de volgende onderdelen vast te stellen: 1. Kapitaalslasten 2. BTW-plichtige huurder? ja/nee 3. Exploitatiekosten  Vaste lasten  Onderhoudskosten  Beheerskosten  Managementkosten  Overige kosten  Servicekosten De huurprijsmethodiek houdt rekening met de kosten van huisvesting, de risico’s en prijsverhogingen. De gekozen uitgangspunten zijn gebaseerd op referenties bij andere gemeenten in Nederland. Voor het bepalen van de huurprijs gaan wij uit van de beschikbare informatie van het betreffende pand of landelijke referentiecijfers (als wij zelf niet over informatie beschikken). In bijlage 1 is de huurmethodiek nader uitgewerkt.

-9-

3.2.1 Huureenheden Doordat in een gebouw sprake kan zijn van verschillende huurders zal zowel een objectraming als een huurprijs per verhuureenheid worden opgesteld. Dit moet ook omdat per huurder een verschil kan bestaan op het terugvragen van BTW op een investering en de te vragen huurprijs, kostprijsdekkend of marktconform.

3.2.2 Eigenaar / gebruiker verdeling De huurmethodiek en uiteindelijke huurprijs zijn gebaseerd op de verdeling van de verantwoordelijkheid tussen eigenaar en gebruiker. Voor het opstellen van de huurovereenkomsten wordt gebruik gemaakt van de standaard huurcontracten van de ROZ. Daarmee wordt gerealiseerd dat de afspraken in de huurovereenkomst overeenstemmen met de uit te voeren werkzaamheden en daarmee wordt werkelijk een kostprijsdekkende huur bepaald. Verder wordt aan de huurovereenkomst een ‘kruisjeslijst’ gehecht waarop de verdeling van de verantwoordelijkheden staat aangegeven. Een voorbeeld van deze ‘kruisjeslijst’ is opgenomen als bijlage 2 bij dit rapport.

3.2.3 Leegstand Leegstand in het gebouw leidt nu direct tot kosten voor ons als gemeente. Er wordt namelijk uitgegaan van een kostprijsdekkende huur op objectniveau. Als een huurder slechts een deel van een gebouw kan huren dan moet bekeken worden of het overige deel van het gebouw nog te verhuren is. Zo niet dan kiezen wij ervoor de leegstand voor rekening van de huurder te laten komen.

3.2.4 Gebruiker specifieke investeringen Investeringen ten behoeve van de huurder die op verzoek worden uitgevoerd door de verhuurder kunnen wij optioneel met een opslag in de huurprijs verwerken. De terugverdientijd van de investering wordt daarbij afgestemd op de duur van het huurcontract.

3.3

Eigendom/aan- en verkoopbeleid

Dat wij een rol spelen in het aanbieden van huisvesting betekent niet dat we bezit nastreven. Wij kunnen er voor kiezen om geen gemeentelijk bezit te houden, bijvoorbeeld na oplevering van een gebouw het gebouw te verkopen. Wij kennen geen uitgesproken koers voor ons vastgoedbezit. Per situatie zal daarom worden afgewogen of eigendom wenselijk is op basis van de financiële voor- en nadelen en de beheersing van de risico’s die we met het vastgoedeigendom lopen, dit kunnen ook beleidsrisico’s zijn.

- 10 -

Als redenen om vastgoed te bezitten worden genoemd: Wenselijk of noodzakelijk: Het bezit is geïntegreerd in het beleidsproces (door bezit heeft de gemeente regie over welzijnsvastgoed) Aanpassingen voor het gebruik zijn eenvoudiger bij eigendom (gemeentehuis) Een wettelijke taak verplicht de gemeente hiertoe (onderwijshuisvesting) Voordeel: Beperking van het huurrisico, voor marktpartijen is het huisvesten van nietdraagkrachtige partijen een groot huurrisico. Dit huurrisico kan de gemeente beïnvloeden vanwege de subsidierelatie. Hierdoor kan het voor de gemeente voordeliger zijn om eigen vastgoed te verhuren, dan om huurgaranties af te geven. De markt voor specialistische gebouwen kan onvoldoende ontwikkeld zijn (er is onvoldoende aanbod van marktpartijen om op risico te bouwen) De posities die wij kunnen innemen ten aanzien van vastgoedbezit zijn weergegeven in figuur 4. Optie

Dominant motief

Vastgoedloze gemeente Helder en transparant Zuinige gemeente Kostenbesparing Ondernemende gemeente Slagkracht Accommoderende Inhoudelijke sturing gemeente Figuur 4. Positie Vastgoedbezit

3.4

Marktaandeel sociaal vastgoed Nul Beperkt Belangrijke speler Marktleider

Financieel beleid

Met de invoering van de kostprijsdekkende huur gaan we meerjarige afspraken aan met de gebruikers van gebouwen. Wij verplichten ons hiermee meerjarig aan een bepaald kwaliteitsniveau. De gekozen methodiek kan op objectniveau en portefeuilleniveau tijdelijk leiden tot een tekort. De dekking voor de totale uitgaven aan vastgoed komen voor rekening van de vragers naar huisvesting en is bij het sluiten van de huurcontracten zichtbaar gemaakt en wordt opgenomen in de begroting. De vastgoedportefeuille kan in één jaar of over meerdere jaren een overschot aan inkomsten genereren. Dit overschot komt ten goede aan de eventuele benodigde bestemmingsreserve. Voor de financiering van onze gemeentelijke leningen wordt gewerkt met lineaire afschrijving/aflossing. De bekostiging van vastgoedleningen vindt vaak op annuïteitenbasis plaats. Dit leidt tot een betere verdeling van de kosten van huisvesting en de gevraagde huurvergoeding. Wij zullen voor de vastgoedleningen een annuïtaire financiering aanvragen omdat dit leidt tot een beter verloop van de huurinkomsten ten opzichte van de uitgaven van de financiering. Het doel van onze gemeentelijke vastgoedportefeuille is deze kostendekkend te verhuren aan doelgroepen van beleid.

- 11 -

Als sprake is van een structureel overschot of tekort dienen de lopende afspraken hierop te worden bijgesteld. Voor de huurmethodiek wordt gewerkt met een huurherzieningstermijn van 5 jaar.

- 12 -