Begeleidende brief begroting 2024 (GBT)

Postadres Postbus 845 7550 AV Hengelo Bezoekadres Demmersweg 140 7556 BN Hengelo gbtwente.nl/contact

Raden van de deelnemende gemeenten GBTwente Raadsgriffies

Datum 5-4-2023

Uw kenmerk

IBAN NL72BNGH0285141228 t.n.v. GBTwente

Ons kenmerk DB2023014

Behandeld door Mw. mr. K. van der Ent

Onderwerp Ontwerp begroting 2024 en jaarstukken 2022 GBTwente

Geachte raadsleden, Op grond van artikel 34b van de Wet gemeenschappelijke regelingen zendt GBTwente vóór 30 april van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, de algemene financiële en beleidsmatige kaders en de jaarrekening aan de raden van de deelnemende gemeenten. Met de financials (in afstemming met de raadsgriffies) van de deelnemende gemeenten is afgesproken dat de GR-en voor 8 april deze stukken aanleveren aan de deelnemende gemeenten. U treft deze stukken aan in de bijlagen. Ontwerp begroting Vandaag op 8 april 2023 heeft het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling Gemeentelijk Belastingkantoor Twente ingestemd met de ontwerp begroting 2024 en het meerjarenperspectief 2025-2027. De ontwerp begroting 2024 is conform het advies van de kerngroep Financiën van de deelnemende gemeenten opgesteld. De uitgangspunten zijn vermeld in de ontwerp begroting. De totale begrote lasten bedragen € 14.630.290 en de begrote baten bedragen € 14.634.742 De begroting laat voor de mutaties in de reserves een overschot zien van € 4.452. Er is € 4.888 van de winst op de FUO-opdrachten verdisconteerd in de bijdrage van de gemeenten die deelnemen aan de gemeenschappelijke regeling. De begrote lasten voor mutaties in de reserve stijgen van € 13.359.424 in 2023 naar € 14.630.290 in 2024, een toename van € 1.270.866.

Hiervan wordt € 653.343 veroorzaakt door de prijsindexatie en € 603.551 door loonindexatie (revisie naar aanleiding van CAO-uitkomsten en loonindexatie 2024), dus een totale prijs-/loonindexatie van € 1.256.894. De resterende toename van € 13.972 wordt verklaard door onderstaande mutaties in combinatie met mutaties in begrote formatie.

Toelichting op de voornaamste posten: Loonindexatie; (conform advies kerngroep ‘Verbonden partijen’) Er is een loonindexatie van 10% toegepast waarbij als uitgangspunt de werkelijke salarissom van 2022 vermeerderd met de vacature- en ontwikkelruimte is genomen. Prijsindexatie; (conform advies kerngroep ‘Verbonden partijen’) Er is een prijsindexatie van 12,7% toegepast op de materiele kosten. Structurele doorwerkingen vanuit Bestuursrapportages 2022; In de vastgestelde Bestuursrapportages 2022 zijn reeds een aantal structurele wijzigingen gemeld die nog niet in de begroting 2023-2026 waren opgenomen en dus ook niet in deze begroting 2024-2027. Het gaat hier om de volgende zaken; • Deelname aan het IT Platform Twente: (€ 21.000 N); Dit is een waardevolle samenwerking op IT gebied tussen diverse Twentse gemeenten en samenwerkingsverbanden waarin ook GBTwente als deelnemer op relevante onderdelen in participeert. • Nieuwe telefoonapplicatie: (€ 25.000 N); In augustus 2022 is een passende eigentijdse telefoonapplicatie in gebruik genomen. Het onderdeel telefonie was in de nieuwe DVO met de gemeente Enschede geschrapt. • Digitaal informatiebeheer inclusief archiefbeheer: (€ 20.000 N); In de herziene archiefwet zijn er afspraken gemaakt over digitaal informatiebeheer inclusief archiefbeheer waar organisaties aan moeten voldoen.

Het gaat hierbij over alle overheidsinformatie en het bewaren ervan op een duurzaam toegankelijke manier. • Cybersecurity: (€ 20.000 N); Het opvolgen van de aanbevelingen vanuit de cybersecurity-scan zijn leidt tot structureel extra onderhoudskosten op onze IT omgeving. Dit resulteert in een robuuste bescherming tegen de meest generieke cybersecurity-dreigingen die gericht zijn op de vertrouwelijkheid en integriteit van IT-systemen. • Porti: (€ 50.000 V); De postverzending zal in 2023 opnieuw worden aanbesteed. Op basis van de huidige werkelijke kosten en toenemende digitalisering wordt hier echter een inkoopvoordeel verwacht. • Taxatieverslag Nieuwe Stijl: (€ 6.000 N); Vanuit de Waarderingskamer wordt gewerkt aan een nieuw taxatieverslag dat beter aansluit bij de informatiebehoefte van de inwoner en meer transparantie biedt. Dit zorgt echter voor jaarlijks extra onderhoudskosten. • Samenwerkingsketen BAG/WOZ: (€ 27.600 V); Dit betreft de voordelige effecten voor de deelnemende gemeenten als gevolg van de samenwerkingsketen BAG/WOZ; • Omzetting externe formatie ondersteuning HR: (€ 20.000 V); De formatie voor ondersteuning HR is in 2022 met 0,33 fte uitgebreid ten gunste van het inhuurbudget.

Ook is de volgende structurele budgettair neutrale ontwikkeling vanuit 2022 in deze begroting verwerkt; • Uitbreiding Frontoffice-taken gemeente Almelo; Per 1 december 2022 zijn de Frontoffice-taken voor de gemeente Almelo uitgebreid.

Borging solide en efficiënte Bedrijfsvoering: • Licentiekosten koppeling BRP/GBA/VOA: (€ 20.000 N); Het betreft hier nieuwe koppelingen waarmee rechtstreeks aangesloten kan worden op de landelijke voorzieningen. De oude koppelingen worden door de leverancier niet meer onderhouden en zijn verouderd. • Aanvulling Taxatieverslag Nieuwe Stijl: (€ 6.000 N); Naast extra onderhoudskosten zijn er ook nog diverse API-koppelingen noodzakelijk om digitaal te kunnen communiceren met de relevantie applicaties. • Wegvallen vergoeding personeel vanwege pensionering: (€ 7.000 N) • Luchtfoto’s: (€ 46.000 V); In 2022 zijn de contracten bij Cyclomedia voor het maken van luchtfoto’s omgezet in derdenlicenties waardoor vervolgens meegelift kan worden op de basiscontracten van deelnemende gemeenten. Dit zorgt voor een structurele besparing; • Beveiligd mailen: (€ 7.500 N); In het kader van informatiebeveiliging is het noodzakelijk om beveiligd te kunnen mailen. • Afschaling uitbesteding deurwaarderswerkzaamheden: (€ 75.000 V); In 2023 is de formatie met 1 fte deurwaarder uitgebreid. Het budget voor uitbestede werkzaamheden voor deurwaardersactiviteiten is daarop aangepast. De begroting laat voor de mutaties in de reserves een overschot zien van € 4.452. GBTwente is voornemens om dit overschot aan de reserve toe te voegen.

Indien bij de vaststelling van de jaarrekening 2024 blijkt dat de reserve maximaal is gevuld, kan het Algemeen Bestuur besluiten het overschot terug te laten vloeien naar de deelnemende gemeenten, dan wel in te zetten voor tariefsverlaging. De gemeentelijke bijdrage wijzigt als volgt ten opzichte van de primitieve begroting 2023:

Gemeente Enschede Gemeente Hengelo Gemeeente Borne Gemeente Losser Gemeente Haaksbergen Gemeente Almelo Gemeente Oldenzaal Gemeente Twenterand Gemeente Lochem Gemeente Hof van Twente Gemeente Berkelland Gemeente Bronckhorst

Mutatie € 319.880,00 € 208.549,00 € 45.180,00 € 54.177,00 € 63.292,00 € 185.245,00 € 89.290,00 € 84.167,00 € 2.055,00 € 2.269,00 € 97.119,00 € 86.142,00

Voor de meerjaren ontwikkeling van de gemeentelijke bijdrage wordt verwezen naar het Meerjarenperspectief 2025-2027, dat integraal onderdeel uitmaakt van de begroting. Conform artikel 24 lid 1 Gemeenschappelijke Regeling ligt de bevoegdheid tot vaststelling van de begroting bij het algemeen bestuur.

Vervolg De gemeenteraden kunnen over dit stuk hun zienswijze voor 29 juni a.s. naar voren brengen aan het dagelijks bestuur. De eventuele zienswijzen worden toegevoegd aan de ontwerp begroting 2024 en Meerjarenbegroting en vervolgens aangeboden aan het algemeen bestuur. Zonder zienswijzen stelt het algemeen bestuur de stukken in haar vergadering van 12 juli a.s. vast waarna deze binnen twee weken naar Gedeputeerde Staten worden verzonden. Jaarrekening 2022 Conform artikel 26 van de Gemeenschappelijke Regeling Gemeentelijk Belastingkantoor Twente worden de jaarstukken met de accountantsverklaring en een verslag van de bevindingen van de accountant ter vaststelling door het dagelijks bestuur voorgelegd aan het algemeen bestuur ter verkrijging van décharge. Het algemeen bestuur heeft de jaarstukken en de resultaatbestemming op 5 april 2023 vastgesteld. Het jaarresultaat over 2022 laat een positief saldo van € 206.593,46 zien. In onderstaande tabel is het resultaat van GBTwente weergegeven:

Het positieve resultaat wordt op hoofdlijnen veroorzaakt door: - Voordeel op loonkosten vanwege het niet kunnen invullen van de vacature tactisch manager; - Voordeel op personeel van derden doordat de pilot informatiebeschikking is gestopt; - Voordeel op opleidingskosten doordat het MD-traject niet in 2022 is opgestart kon worden; - Voordeel op de kosten voor de invoering van het nieuwe taxatieverslag. Een deel van de werkzaamheden wordt in 2023 uitgevoerd; - Voordeel op advieskosten vanwege het niet kunnen vinden van een informatiespecialist/recordmanager in het kader van de archiefwet. De eenmalige uitkering conform CAO kon opgevangen worden binnen de vacatureruimte in de begroting. De bestemmingsreserve ‘jaarresultaten’ van GBTwente mag 5% van het begrotingstotaal zijn. Op dit moment bevat de reserve € 549.393,06. Na vaststelling van de resultaatbestemming is de reserve maximaal gevuld en bevat € 649.119,54. De in 2015 ‘herijkte beleidsregels inzake reserves en voorzieningen’ bieden de mogelijkheid om een aparte bestemmingsreserve te vormen voor specifieke doelen. Wij stellen voor om voor het restant van het positieve resultaat van € 106.866,98 zo’n bestemmingsreserve te vormen.

In de bestuursrapportages 2022 is namelijk aangegeven dat een aantal zaken vanaf 2022 opgepakt moesten worden. Om verschillende redenen hebben we hiermee geen start kunnen maken en zal dit doorgeschoven worden naar 2023 evenals het oppakken van autonome ontwikkelingen vanuit de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording. Hiermee is bij het opstellen van de begroting 2023 in februari 2022 geen rekening gehouden. Daarom stellen wij het algemeen bestuur voor om het resterende resultaat ad € 106.866,98 te bestemmen voor onderstaande doelen: - Er zijn landelijke afspraken gemaakt over digitaal informatiebeheer inclusief archiefbeheer. Het gaat hierbij over alle overheidsinformatie en het bewaren ervan op een duurzaam toegankelijke manier. Om dit op de juiste wijze invulling te kunnen geven zal advies ingewonnen moeten worden en stappen gezet worden voor het vergroten van de digitoegankelijkheid; - Om ook uitvoering te kunnen geven aan het archiefbeheer hebben we een informatiespecialist/recordmanager nodig. In de huidige arbeidsmarkt is het in 2022 niet gelukt om hier invulling aan te geven. Inmiddels hebben we een externe aan kunnen trekken die ons verder kan helpen op het gebied van archiefbeheer; - In de zomer van 2022 zijn de vacatures voor de werving van twee tactische managers uitgezet.

Na invulling van de vacatures zou gestart worden met het MD-traject voor het nieuwe managementteam. Per 1 december 2022 is één van beide functies ingevuld en in 2023 wordt de tweede functie ingevuld, waarna het MD-traject opgestart kan worden; - Vanuit de Waarderingskamer is gevraagd te werken aan een taxatieverslag nieuwe stijl, dat beter aansluit bij de informatiebehoefte van de inwoner en meer transparantie biedt. Ook wordt de vindbaarheid van het taxatieverslag voor de inwoner vergroot. De ontwikkeling heeft vertraging opgelopen en loop nog door tot in januari 2023; - In het laatste kwartaal van 2022 is de wetgeving aangenomen waarmee wordt geregeld dat het dagelijks bestuur per ingang van boekjaar 2023 een rechtmatigheidsverantwoording af moet leggen aan het algemeen bestuur. Voor implementatie van deze nieuwe wetgeving en optimalisatie van het (verbijzonderde) interne controle plan is ondersteuning nodig. Mocht u over de ingezonden stukken nog vragen hebben, dan zijn wij uiteraard bereid om deze toe te (komen) lichten. Met vriendelijke groet,

………………………………………………….. Mevrouw E. Zinkweg-Ankone Voorzitter Gemeentelijk Belastingkantoor Twente.

Bijlagen: 1. Voorstel algemeen bestuur jaarstukken 2022 en resultaatbestemming 2022 2. Jaarstukken 2022 inclusief accountantsverklaring 3. Accountantsverslag jaarstukken 2022 4. Ontwerp begroting 2024 en meerjarenperspectief 205-2027