advies jaarstukken 2020 auditcommissie

De raad van de gemeente Haaksbergen

Uw kenmerk : Uw datum : Behandeld door : Telefoonnummer :

Zaaknummer Kenmerk Bijlagen Datum

: : : : 7 juni 2021

Onderwerp: Advies jaarstukken 2020

Geachte leden, Middels deze brief wil de auditcommissie haar advies uitbrengen over de jaarstukken 2020. Proces Anders dan in 2020 (over de jaarrekening 2019) is sprake geweest van een regulier proces richting de behandeling van de jaarstukken in commissie en raad. Bij de jaarstukken 2019 was sprake van het ontbreken van een interim controle, geen gesprek met de accountant voorafgaand aan de jaarrekening controle en een uitgestelde planning van de oplevering van stukken. Bij de behandeling van de jaarstukken 2020 hebben geen afwijkingen in het vooraf afgesproken proces plaatsgevonden. De auditcommissie is het afgelopen jaar 3 keer (digitaal) bijeengeweest. Op 19 januari 2021 heeft de auditcommissie o.a. het gesprek met de accountant voorbereid en is op haar verzoek een presentatie gegeven over de nieuwe rechtmatigheidsverklaring vanaf 2021. Op 9 februari 2021 is onder andere met de accountant gesproken over de bevindingen bij de interim controle en de mogelijke effecten van verandering in de rechtmatigheidsverklaring. Tevens zijn aan de accountant de volgende aandachtspunten meegegeven bij de controle van de jaarstukken: -

Aanbevelingen (verbeterpunten) accountant n.a.v. jaarrekening 2019 Treasury en financieringsbeleid Waardering van voorzieningen

De jaarstukken zijn ontvangen op 19 mei 2021. Het concept accountantsverslag ontving de auditcommissie op 25 mei 2021 en bevatte slechts enkele taal en typefouten ten opzichte van het definitieve accountantsverslag dat op 3 juni 2021 aan uw raad gezonden is. Op 1 juni 2021 heeft de auditcommissie, bestaande uit een vertegenwoordiging van alle fracties, een gesprek gehad over de jaarstukken met de accountant. Ook zijn op deze avond de technische vragen besproken met de verschillende ambtenaren. In verband met de huidige Covid-19 maatregelen, heeft ook deze vergadering digitaal plaatsgevonden. Gemeentehuis Haaksbergen Postbus 102 7480 AC, Blankenburgerstraat 28 7481 EB Haaksbergen, Tel: (053) 573 45 67, Fax: (053) 572 80 75 www.haaksbergen.nl gemeente@haaksbergen.nl Kijk voor openingstijden en het maken van een afspraak op www.haaksbergen.nl IBAN NL56 BNGH 028.50.03.194

Technische vragen In de vergadering van de auditcommissie op 1 juni 2021 hebben alle fracties de ruimte gekregen technische vragen te stellen aan de ambtelijke organisatie. Daar is ook ruim gebruik van gemaakt. Er zijn diverse vragen gesteld op het gebied van: -

Ruimte: BTW op riolering, voorziening sanering gemeentewerf, afrekening Nedvang, Omgevingswet, snippergroen, kosten afval/PMD Sociaal Domein: aantal bijstandsgerechtigden, vroegtijdig schoolverlaten, GGD, WSW, Geëscaleerde zorg Financiën en bedrijfsvoering: urentoerekening, kredietenlijst, paragraaf bedrijfsvoering.

Deze vragen zijn daar waar mogelijk mondeling beantwoord en waar dit niet mogelijk bleek is de raad schriftelijk van antwoord voorzien. Bevindingen van de accountant op hoofdlijnen. Rechtmatigheid De accountant constateert verbeteringen in de planning en control cyclus binnen de organisatie. Daar waar in 2019 sprake was van getrouwheidsfouten in de jaarrekening, is dit over 2020 niet het geval. Daar waar sprake was van ruim 1 miljoen aan fouten en voor bijna 3 miljoen aan onzekerheden op het gebied van rechtmatigheid, is over 2020 voor 1,2 miljoen aan rechtmatigheidsfouten geconstateerd en voor ruim 7 ton aan onzekerheden. Waarbij opgemerkt is dat in alle gevallen de prestatie wel geleverd is. Omdat de rechtmatigheidsproblematiek medio 2020 in alle omvang aan het licht kwam en de accountant ook constateert dat er ook bewuste keuzes gemaakt zijn door het college om niet te kiezen voor het corrigeren van rechtmatigheidsfouten bij aanbesteding van personeel, maar deze uit het oogpunt van continuïteit in stand te houden, is de accountant van mening dat de verklaring van de rechtmatigheidsfouten plausibel is. De accountant verwacht dat de verbeterslag in 2021 gecontinueerd wordt en een verklaring zonder beperkingen mogelijk moet zijn. Ten opzichte van andere gemeenten heeft de accountant aangegeven dat een verklaring met beperking geen uitzondering is.

De accountant toetst ook gemeenten waarbij zelfs een afkeurende verklaring van toepassing is maar ook gemeenten waarbij er geen beperking van toepassing is. Weerstandsvermogen en algemene reserve. Het financiële resultaat is positief waardoor een stap gezet wordt in het verbeteren van het weerstandsvermogen. Herstel lijkt ingezet. Het weerstandsvermogen is nog steeds onvoldoende. Wat betreft het weerstandsvermogen is door de raad van Haaksbergen in het verleden gekozen om geen stille reserves mee te nemen in de beoordeling. Deze stille reserves zijn in de vorm van onder andere aandelen, gebouwen en kunstobjecten wel aanwezig binnen de gemeente. Het resultaat van 325.000 euro is het resultaat na het besluit om de voorziening “sanering gemeentewerf” in een bestemmingsreserve te doteren. Dit is een bevoegdheid van de raad.

2

Risico’s Naast de in het accountantsrapport genoemde aandachtspunten, heeft de accountant ook aandacht gevraag voor de implicaties van het mogelijke onderbrengen van de bedrijfsvoering bij de gemeente Hengelo. Vanuit zijn eigen ervaringen geeft de accountant aan dat dit in sommige gevallen geleid heeft tot minder aandacht voor de planning & controlewerkzaamheden. Bij de beweging om bedrijfsvoering naar Hengelo is dit naar mening van de accountant een risico. Adviezen auditcommissie: Op basis van de eerdergenoemde punten heeft de auditcommissie een gesprek gevoerd over haar adviezen richting raad. De auditcommissie heeft daarbij geconcludeerd dat een deel van de eerdere adviezen over de jaarrekening 2019 overgenomen zijn, daar waar het om trendinformatie gaat en deels met betrekking de extra aandacht voor rechtmatigheid. Daar waar het afspraken over actieve informatieverstrekking betreft moet de auditcommissie concluderen dat hier nog geen wezenlijke veranderingen geconstateerd zijn. De adviezen die de auditcommissie aan de raad mee wil geven zijn de volgende: Houd een vinger aan de pols met betrekking tot rechtmatigheid Hoewel er verbeteringen gesignaleerd norm 2018 2019 2020 zijn op het gebied van rechtmatigheid, Fout getrouwheid 1% 0,0% 0,1% 0,0% heeft dit nog niet geleid tot het voldoen Onzekerheden getrouwheid 3% 1,0% 1,3% 1,2% aan de norm. (Zie inzet).

Daar waar het inkoop en aanbesteding betreft, is sprake Rechtmatigheidsfout 1% 0,0% 1,8% 1,9% van een lichte verslechtering van de Rechtmatigheidsonzekerheid 3% 1,0% 4,9% 1,2% situatie. Mede in het licht van de veranderingen op het gebied van de rechtmatigheidsverklaring adviseert de auditcommissie met het college duidelijke en realistische afspraken te maken over het daadwerkelijk geïmplementeerd hebben van de verbeteracties. U kunt met uw college de afspraak maken dat de inkoop en aanbestedingen in 2021 wel binnen de tolerantiegrenzen liggen. Mocht het college op het gebied van personele inhuur andere keuzes willen maken, zou u afspraken kunnen maken hier vooraf over geïnformeerd te worden en uw zienswijze kenbaar te laten maken. Maak met het college heldere afspraken over de actieve informatieplicht en de relevante informatiebehoefte waar het gaat om majeure ontwikkelingen Bij de behandeling van de jaarstukken bleek dat implementatie van verbetermaatregelen met betrekking tot inkoop en aanbesteding per december 2020 ingevoerd zijn. Ook werd bekend dat het college bewuste keuzes gemaakt heeft om continuïteit van personeel prioriteit te geven boven de rechtmatigheidsregels. Tot slot bleek dat in de jaarrekening 2020 grote financiële verschuivingen plaatsgevonden hebben op basis van urentoerekening.

Deze verschuivingen vinden zowel tussen programma’s plaats als tussen de reguliere begroting en projectmiddelen. Dit raakt het budgetrecht van de raad. De auditcommissie adviseert u dan ook heldere afspraken te maken over het informeren van raad/auditcommissie wanneer majeure ontwikkelingen plaatsvinden binnen de planning en control cyclus. Dit vraagt ook heldere afstemming over wederzijdse verwachtingen. Maak afspraken over het verantwoorden van uren Om diverse activiteiten uit te voeren en doelen te behalen, wordt ambtelijke capaciteit ingezet. Een groot deel van de gemeentelijke begroting betreft dan ook ambtelijke inzet.

3

Deze inzet wordt uiteindelijk verantwoord op de verschillende taakvelden. Het verantwoorden van de kosten op de juiste plaats kan op verschillende manieren. In de auditcommissie is daarover kort gesproken. De accountant heeft naar aanleiding van een aanvullende vraag het volgende geduid: ”Tijdschrijven in de vorm van een sluitende urenregistratie doen maar heel weinig gemeenten. Het komt er meestal op neer dat er globale inschattingen plaatsvinden waar de tijd aan besteed wordt, en dat betekent dat dat het niet "op het laatste uurtje aankomt". Dat is vaak voor de interne sturing ook meer dan voldoende. In enkele gevallen, bijvoorbeeld als een subsidiegever dat in het kader van een project van de gemeente vraagt, schrijven de betreffende medewerkers tijdelijk uren, om zo de eigen uurkosten goed te kunnen onderbouwen. Dit soort subsidie is de laatste jaren bij jullie niet aan de orde.” Omdat in de jaarrekening diverse verschillen ontstaan zijn op het gebied van ureninzet en deze het beeld van de jaarrekening onduidelijker maakt, zou u het college kunnen vragen hier meer inzicht in te geven. Het opnemen van de gebruikte systematiek en een integraal overzicht van de effecten in de paragraaf bedrijfsvoering zou hier een mogelijkheid voor zijn.

Actualiseer de nota weerstandsvermogen en risicobeheersing Ons weerstandvermogen wordt bepaald door de afweging van risico’s in relatie tot onze reserves. De afspraken hierover zijn vastgelegd in de nota risicomanagement en weerstandsvermogen. Conform de Financiële verordening stelt de raad deze een maal per 4 jaar vast. De auditcommissie adviseert de huidige nota te actualiseren en met de raad het gesprek aan te gaan over de actualiteit van de huidige systematiek. Middels dit uitgebreide advies hoopt de auditcommissie u wederom van een werkbaar advies voorzien te hebben en wenst zij u succes met de politieke behandeling van de jaarstukken 2020.

Met vriendelijke groet, Namens de Auditcommissie, Thij Looman Voorzitter

4