Advies auditcommissie 19 juni 2023

De leden van de raad

Uw kenmerk : Uw datum : Behandeld door : Telefoonnummer :

Zaaknummer Kenmerk Bijlagen Datum

: : : : 19 juni 2023

Onderwerp: advies auditcommissie jaarstukken 2022

Geachte leden, Middels deze brief brengt de auditcommissie van de gemeente Haaksbergen haar advies uit over de jaarstukken 2022. Op 6 februari 2023 heeft de auditcommissie een vergadering gehad waarin onder andere de interimcontrole besproken is. Op 31 mei 2023 hebben de auditcommissie en de gemeenteraad de jaarstukken ontvangen. Op 6 juni 2023 heeft de gemeenteraad gewijzigde jaarstukken ontvangen tezamen met een memo en het concept accountantsverslag. De wijzigingen in de herziene jaarrekening hebben, conform uitgelegd in de memo, geen effecten op de inhoudelijke en financiële verantwoording. De wijzigingen betreffen sec technische wijzigingen in de SISA bijlage (de verantwoording van gemeenten naar rijksoverheid m.b.t. subsidies). Op 14 juni 2023 heeft de auditcommissie haar vergadering gehouden. Helaas waren, door omstandigheden, niet alle fracties vertegenwoordigd. In de vergadering is de concept accountantsverklaring besproken. Ook is de gelegenheid geboden de technische vragen rond de jaarrekening te stellen. Tot slot is de opzet van deze brief besproken in de commissie. Accountantsverslag Voor het eerst in 3 jaar kent de Norm 2019 2020 2021 2022 gemeente Haaksbergen een Fout getrouwheid 1% 0,1% 0,0% 0,1% 0,0% goedkeurende verklaring zonder Onzekerheid getrouwheid 3% 1,3% 1,2% 0,6% 0,5% beperkingen.

De getrouwheid van de Fout rechtmatigheid 1% 1,8% 1,9% 1,7% 0,8% cijfers is licht verbeterd en de Onzekerheid rechtmatigheidscijfers zijn weer binnen rechtmatigheid 3% 4,9% 1,2% 0,5% 0,5% de norm gekomen. De accountant ziet daarbij duidelijke verbetering. De effecten van het aantrekken van een medewerker voor de aanpak van rechtmatigheid is daarbij zichtbaar. Ook is de vermogenspositie van de gemeente door het positieve jaarrekeningresultaat sterk verbeterd. Zowel de algemene

Gemeentehuis Haaksbergen Postbus 102 7480 AC, Blankenburgerstraat 28 7481 EB Haaksbergen, Tel: (053) 573 45 67, Fax: (053) 572 80 75 www.haaksbergen.nl gemeente@haaksbergen.nl Kijk voor openingstijden en het maken van een afspraak op www.haaksbergen.nl IBAN NL56 BNGH 028.50.03.194

reserve als de solvabiliteit (verhouding tussen eigen vermogen gerelateerd aan de schulden) zijn fors gestegen. Technische vragen. Tijdens de bijeenkomst van de auditcommissie zijn veel technische vragen gesteld. De meeste vragen zijn direct beantwoord door de medewerker(s) van het team Financiën. Daar waar het beleidsinhoudelijke vragen betrof, zijn deze genoteerd en worden deze in aanloop naar de raadsvergadering z.s.m. beantwoord. Bij de beantwoording van de vragen zijn door de auditcommissie twee technische fouten ontdekt in de jaarstukken. Op pagina 132 is in de tabel voor gewaarborgde geldleningen de toevoeging x €1.000 blijven staan. Gezien de omvang van de bedragen is het voor iedere lezer duidelijk dat deze er niet had moeten staan. De ontdekte fout op pagina 59 is iets complexer. Op pagina 59 wordt uitgelegd dat vanaf 2022 een nieuwe rekensystematiek gehanteerd wordt voor de gemiddelde woonlasten. Door echter voor 2020 en 2021 de cijfers volgens de oude systematiek te vergelijken met de cijfers volgens de nieuwe systematiek, heeft de vergelijking nauwelijks informatieve waarde. De auditcommissie heeft bij deze fouten geconstateerd dat deze geen substantieel effect hebben op de feitelijke cijfers of beleidsinhoudelijke verantwoording. Een erratum is, naar mening van de commissieleden, niet nodig.

Adviezen Voordat ingegaan wordt op een beperkt aantal adviezen, wil de auditcommissie u in overweging geven het college te complimenteren met het goedkeurende oordeel van de accountant voor niet alleen het onderdeel getrouwheid maar ook voor het onderdeel rechtmatigheid. Daarnaast is de auditcommissie blij met de actieve informatieverstrekking van het college aan commissie en raad rond de opvolging van adviezen van zowel de accountant als de auditcommissie. De auditcommissie ziet dit graag gecontinueerd. Tegelijkertijd wil de auditcommissie u nog enkele (nieuwe) adviezen meegeven richting behandeling van de jaarstukken in uw raad. Dit betreft de rechtmatigheid en de planning van nota’s. Rechtmatigheid. Hoewel de jaarrekening een goedkeurende verklaring op het gebied van rechtmatigheid krijgt, blijft naar mening van de commissie, aandacht geboden. Nu de aanbesteding van personeel meer in grip lijkt te zijn vraagt de auditcommissie om blijvende aandacht met name rond de rechtmatigheid van aanbestedingen. U kun overwegen het college hier tussentijds over te laten rapporteren bijvoorbeeld bij een bestuursrapportage. Nota’s Ook vraag de auditcommissie u het college te blijven aanspreken op het actualiseren van de verschillende nota’s rond de kapitaalgoederen. Het actualiseren van de nota’s kan mogelijk financiële gevolgen hebben.

De accountant heeft daarbij specifiek aandacht gevraagd voor de onderhoudsplanning van gebouwen. Om de werkdruk te verlagen en het actualiseren van beleidsnota’s geen “zoek en vervang” acties te laten zijn, is eerder besloten de uiterste actualisatietermijn te verlengen naar 10 jaar. Dat ontneemt het college niet de mogelijkheid om nota’s eerder te actualiseren als de situatie daar om vraagt. Het college heeft u aangegeven in het eerste kwartaal van 2023 een lange termijnplanning van nota’s te presenteren. Dit is echter nog net gebeurd. U zou het college hierop aan kunnen spreken.

2

Tot slot Wij hopen u hiermee wederom van een bruikbaar document te hebben voorzien ter voorbereiding op de behandeling van de jaarstukken. Indien gewenst zijn wij natuurlijk weer bereid verdere toelichting te geven tijdens de gecombineerde commissie.

Met vriendelijke groet, Namens de auditcommissie, Thij Looman Voorzitter

3