advies auditcommissie 13 juni 2022
Tekst van het document
De leden van de raad
Uw kenmerk : Uw datum : Behandeld door : Telefoonnummer :
Zaaknummer Kenmerk Bijlagen Datum
: : : : 13 juni 2022
Onderwerp: advies auditcommissie jaarstukken 2021
Geachte leden, Middels deze brief brengt de auditcommissie “in oprichting” haar advies uit over de jaarstukken 2021. De jaarstukken 2021 betreffen de verantwoording over de uitvoering van de laatste begroting van de vorige raadsperiode. Bij het schrijven van deze brief zijn de coalitieonderhandelingen nog in volle gang en is er nog geen nieuwe coalitie/nieuw college gevormd. Om deze reden is er formeel nog geen nieuwe auditcommissie benoemd. Om toch op de huidige weg door te gaan, is in de agendacommissie van 20 april 2022 besloten dat alle fracties een partij/fractielid af kunnen vaardigen voor het gesprek met de accountant, het stellen van technische vragen rond de jaarrekening en het formuleren van een advies aan de raad. Proces Op 8 februari 2022 heeft de voormalige auditcommissie een digitale vergadering gehad waarin onder andere de interimcontrole besproken is. Op 24 mei 2022 heeft de gemeenteraad de jaarstukken ontvangen samen met een raadsinformatiebrief over de beperkende verklaring rechtmatigheid. Op 1 juni 2022 heeft de auditcommissie het concept accountantsverslag ontvangen en op 7 juni 2022 heeft de auditcommissie in een voorlopige nieuwe samenstelling haar vergadering gehouden. Gelukkig weer in fysieke vorm. Alle fracties waren vertegenwoordigd. Hierbij is ook het oordeel van de accountant – dat altijd uit twee aspecten bestaat – besproken.
Het eerste aspect betreft de getrouwheid van de cijfers: met andere woorden het vraagstuk of de cijfers in de jaarrekening een goed beeld van de werkelijkheid geven. Op dit aspect geeft de accountant een goedkeurende verklaring af. Het tweede aspect betreft de rechtmatigheid van de uitgaven: met andere woorden het vraagstuk of het college zich bij het doen van de uitgaven aan de (wettelijke) afspraken en procedures heeft gehouden. Voor het laatstgenoemde aspect geeft de accountant net als de afgelopen 2 jaren een verklaring met beperkingen af, dit zullen wij verder op in dit advies nader toelichten.
Gemeentehuis Haaksbergen Postbus 102 7480 AC, Blankenburgerstraat 28 7481 EB Haaksbergen, Tel: (053) 573 45 67, Fax: (053) 572 80 75 www.haaksbergen.nl gemeente@haaksbergen.nl Kijk voor openingstijden en het maken van een afspraak op www.haaksbergen.nl IBAN NL56 BNGH 028.50.03.194
Technische vragen Overeenkomstig de in 2019 gemaakte afspraken worden de technische vragen rond de jaarrekening en het accountantsverslag behandeld in de auditcommissie. Accountantsverslag Tijdens de vergadering zijn er diverse technische vragen gesteld over het ontwerpaccountantsverslag. De accountant heeft daarbij uitgelegd dat de verklaring met beperking te maken heeft met de rechtmatigheid van inkoop en aanbesteden. Het grootste deel van de onrechtmatige transacties heeft te maken met externe inhuur (735.000 euro) de rest betreft een aantal inkoop- en aanbestedingstrajecten (349.000 euro). Geconstateerd is dat 175.000 euro van de onrechtmatigheid m.b.t. inhuur ook doorloopt in 2022. Ook heeft de accountant aangegeven dat de financiële positie van Haaksbergen door het positieve jaarrekeningresultaat sterk verbeterd is. Dit positieve resultaat heeft hij in de jaren dat hij in Haaksbergen controlewerkzaamheden uitvoert nog niet eerder meegemaakt. Waakzaamheid is wel geboden. De accountant wijst daarbij onder andere op de forse prijsstijgingen op diverse onderdelen die de laatste maanden al plaatsgevonden hebben, maar ook op de onzekerheden rond de (herverdeling van) het gemeentefonds. Wat zeker het vermelden waard is, is dat, ondanks capaciteitsproblemen, de kwaliteit van de financiële huishouding steeds verder verbetert. De accountant heeft hier waardering voor.
De auditcommissie deelt deze waardering. Technische vragen Door alle fracties zijn vragen gesteld over de jaarstukken zelf. In hoofdlijnen betrof het voornamelijk de onderwerpen: Indicatoren en de duiding daarvan Coronagelden Waarderingen; Voorzieningen (gebouwen) en ontroerende zaken (Oude) kredieten (met name voor het Gemeentelijk Riolerings-Plan en ICT), De leesbaarheid en begrijpelijkheid van de toelichtingen Enkele vragen worden nog schriftelijk beantwoord. Advies Op basis van het gesprek in de vergadering van de auditcommissie, aansluitend op de behandeling van de technische vragen, wil de auditcommissie de raad de volgende aandachtspunten meegeven bij de behandeling van de jaarrekening in de commissieen raadsvergadering. Vraag aandacht voor de opvolging van de eerdere adviezen van de auditcommissie Hoewel de adviezen van de auditcommissie tot op heden op een positieve en constructieve manier ontvangen zijn door het college, moet met enige teleurstelling geconstateerd worden dat aan de opvolging van de vorige adviezen door het college maar beperkt invulling gegeven is. De vorige adviezen bevatten de volgende concrete aanbevelingen: - Houd een vinger aan de pols met betrekking tot rechtmatigheid (2020); Geef extra aandacht aan de rechtmatigheid van de uitgaven. Een actieve informatievoorziening over de stand van zaken zou hier onderdeel van kunnen uitmaken (2019).
- Maak met het college heldere afspraken over actieve informatieplicht en relevante informatiebehoefte waar het gaat om majeure ontwikkelingen.
2
-
Maak afspraken over het verantwoorden van uren; Het opnemen van de gebruikte systematiek en een integraal overzicht in de paragraaf bedrijfsvoering zou daarbij een mogelijkheid zijn. Actualiseer de nota weerstandsvermogen en risicobeheersing.
De auditcommissie constateert dat op onderdelen aandacht gegeven is aan de adviezen. Tot concrete acties en/of afspraken hebben deze adviezen nog niet geleid. Oorspronkelijk zou de rechtmatigheidsverantwoording in 2021 verschuiven van accountant naar college. Dit is uitgesteld naar het verslagjaar 2022. Gezien het verschil van inzicht over de rechtmatigheid tussen accountant en ambtelijke organisatie (zie raadsinformatiebrief) en de verklaring met beperking van de accountant, is het maken en bewaken van scherpe afspraken naar de mening van de auditcommissie van groot belang. Geadviseerd wordt om het college te verzoeken de opvolging van de adviezen van de auditcommissie (kort) inzichtelijk te maken in de documenten van de planning en control cyclus. Al was dit maar met korte statusinformatie. Daarbij adviseren we u met name rond rechtmatigheid nog scherpere afspraken te maken en te controleren of deze afspraken daadwerkelijk tot verbetering leiden Aanvullend aan de eerdere adviezen wil de auditcommissie ingaan op een 3-tal nieuwe onderwerpen waarover u afspraken zou kunnen maken met het college. Aandacht voor prijsstijging bij de opzet van de begroting De accountant heeft gewezen op het risico van de forse prijsstijgingen in het huidige en ook de toekomstige jaren.
Dit heeft niet alleen effect op het opstellen van de nieuwe begroting en het meerjarenperspectief maar ook op de daaraan gekoppelde kostenposten zoals subsidies, kosten voor verbonden partijen en kredieten. Daar waar kleine prijsstijgingen op te vangen waren binnen de reguliere begrotingen of door het beperkt snijden in de uitgaven, zijn de huidige prijsstijgingen voor energie, brandstof en grondstof niet meer in de bedrijfsvoering op te lossen. Daar waar sprake is van oude kredieten (sommigen opgesteld met een prijspeil uit 2014) kan dit in de uitvoering tot grote overschrijdingen of ontoereikend budget leiden. Binnen het GRP zijn de openstaande kredieten opgelopen tot circa 6,3 miljoen. Om problemen in de toekomst te voorkomen adviseren wij om het college te verzoeken bij het opstellen van de begroting 2023 en het daarbij behorende meerjarenperspectief expliciet aandacht te besteden aan verwerking van prijsstijging bij eigen uitgaven, subsidies, verbonden partijen en (openstaande) kredieten. Actualiseren voorziening onderhoud gebouwen. De accountant adviseert de voorziening onderhoud gebouwen te actualiseren. Op basis van het advies van de commissie BBV moeten minimaal elke 5 jaar de voorzieningen geactualiseerd worden. De actualisatie van de voorziening wegen heeft in 2021 plaatsgevonden en geleid tot structureel hogeren kosten.
Het valt niet uit te sluiten dat de actualisatie van de voorziening onderhoud gebouwen ook tot hogere kosten leidt (mede in het licht van de bij het vorige punt genoemde prijsstijgingen). Om niet alleen tijdig de effecten van de actualisatie mee te nemen maar ook de keuzemogelijkheden wordt geadviseerd afspraken te maken over de planning van de actualisatie en dit mede in het licht van een periodiek (minimaal een maal per 10 jaar) op te stellen onderhoudsplan gebouwen.
3
Actualisatie Nota’s Uiterlijk In een eerder advies is, Financiële verordening: Planning Vastgesteld actualiseren mede in het licht van het Artikel 16 per 4 jaar lage weerstandsvermogen Weerstandsvermogen & een nota weerstandsvermogen en risicobeheersing risicobeheersing 2017 2021 van de gemeente Artikel 19 Verbonden per 8 jaar Haaksbergen aandacht partijen een nota verbonden partijen vast. 2016 2022 gevraagd voor de per 2 jaar actualisering van de nota Artikel 20.2 Grondbeleid een evaluatie nota grondbeleid* 2012 * Artikel 10 Reserves en per 4 jaar weerstandsvermogen en voorzieningen een nota reserves en voorzieningen 2012 2016 risicobeheersing. Onder Artikel 17 Onderhoud per 10 jaar andere de bepaling van de kapitaalgoederen een onderhoudsplan openbare ruimte 2012 2022 per 10 jaar minimale omvang van de een rioleringsplan 2016 2026 algemene reserve en de per 10 jaar omgang met risico’s een onderhoudsplan gebouwen 2010 2020 maken onderdeel uit van * er heeft nog geen formele evaluatie van het grondbeleid plaatsgevonden de nota. Bij actualisatie van deze nota kan de raad haar politieke afwegingen maken en gebruik maken van haar kaderstellende rol. Helaas heeft actualisatie niet plaatsgevonden. Ook andere nota’s (zie inzet) zijn niet meer actueel of moeten in de komende periode geactualiseerd worden.
Actualisatie van deze strategische documenten kost tijd en ambtelijke capaciteit. Geadviseerd wordt om het college te vragen om een realistische meerjarenplanning op te stellen van de actualisatie van deze nota’s en deze aan u voor te leggen. Vervolgens kun u dan een politieke afweging maken welke nota’s de hoogste prioriteit hebben. Wij hopen u hiermee van een bruikbaar advies te hebben voorzien bij de behandeling van de jaarrekening 2021 en zijn graag bereid om desgewenst een verdere toelichting te geven.
Met vriendelijke groet, Namens de auditcommissie, Thij Looman Voorzitter
4