Aanbiedingsbrief tot wijziging Centrumregeling Samenwerking ICT Hengelo (toestemming)

GEMEENTE HAAKSBERGEN zaaimr.: Documentnr.:

13/ D

Gemeente

Flo

Hang elo

APR,2024

ontvangst Datum

ArchiefPAZ

zbygrt

Te bewaren Num. reeks

Postbus 18 7550 AA Hengelo

Haaksbergen het college van B&W Postbus 102 7480 AC Haaksbergen

Gemeente

Onderwerp Wijziging gemeenschappelijke regeling ICT Hengelo

Hengelo

Gemeente

Kopie aan:

Uw kenmerk

Zaaknummer

Datum 2 april 2024

3721659

VERZilNliiÉN 3 APR,ZGZ/i m

Geachte college,

ICT Hengelo waarvan Samenwerking regeling Centrumgemeenteregeling De gemeenschappelijke uw college deelnemer is, dient te worden gewijzigd als gevolg van de wijziging van de Wet hebben wij vorig Een concept van deze wijziging regelingen (Hierna gemeenschappelijke in te brengen. en hen verzocht om ter zake zienswijzen jaar aan de deelnemers toegezonden Wij vragen u nu een besluit te nemen over het wijzigen nodig van uw raad. toestemming

van de regeling.

Hiervoor

heeft u

Proces Ten gevolge

regelingen, dit met het oog op het van de wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen en daarmee het versterken van de positie van de raad bij gemeenschappelijke ICT Hengelo verbeteren van het democratische proces, is de regeling Centrumgemeenteregeling tegen het licht gehouden. Dit heeft geleid tot een aantal voorstellen tot aanpassing van de welke door het college van zijn vastgelegd in een conceptregeling regeling. Deze aanpassingen is aan de deelnemers voorgelegd met De conceptregeling Hengelo in oktober 2023 is vastgesteld. het verzoek om zienswijzen op te vragen bij de raden dan wel het algemeen bestuur. Het kunnen in de Wgr. van de nieuwe wettelijke voorzieningen indienen van zienswijzen in dit geval is

ingediend. Deze een zienswijze van Haaksbergen is er alleen door de gemeenteraad Vervolgens en wel in die zin dat artikel 5 zoals die in de heeft geleid tot aanpassing van de conceptregeling, was opgenomen, in zijn geheel is komen te vervallen. De volgende artikelen zijn conceptversie daarop vernummerd. Reden voor het laten vallen van artikel 5-concept is, dat wat hierin staat op van de regeling en artikel de keper beschouwd al is voorzien in artikel 10 (voorheen ll-concept) om dat niet nog eens separaat te regelen. Ook Dan is het gebruikelijk 169 van de Gemeentewet. zijn er enkele kleine redactionele aanpassingen aangebracht. Voor het overige is de zijn ambtelijk doorgesproken ongewijzigd gebleven. De redactionele aanpassingen conceptregeling over. Om die reden kan er nu een definitief besluit over de regeling en daar is overeenstemming

worden voorgelegd. Voorliggend

besluit

Wij vragen u nu een besluit te nemen over het (definitief) wijzigen nodig van uw raad. wijzigen van de regeling heeft u toestemming

Vermeld

altijd

het zaaknummer

als u contact

opneemt

met

van de regeling.

Voor het

de gemeente.

Bezoekadres

E-mailadres

van der Burgemeester Dussenplein 1

gemeente@henge|o.n| Telefoonnummer 14-074

Bladnummer

Zaaknummer 3721659

2

Uw kenmerk

Vervolg Als alle deelnemers hetzelfde hebben besloten over de wijziging, is de gemeenschappelijke gewijzigd. Als de besluiten van de deelnemers bekend zijn gemaakt, wordt de gewijzigde gepubliceerd en treedt deze in werking. Vanaf dat moment geldt de gewijzigde regeling.

van u een besluit ontvangen Wij verzoeken u om te bevorderen dat wij voor 1 juni volgt dat u als deelnemer instemt met het wijzigen van de regeling.

Met vriendelijke groet, en wethouders Burgemeester de secretaris,

De heer

Eshuis

Bijlagen:

1

Vermeld

altijd

het zaaknummer

regeling regeling

waaruit

van Hengelo, de burgemeester,

De heer

als u contact

opneemt

Schelberg

met

de gemeente.

Bezoekadres

E-mailadres van der

Burgemeester

Dussenplem

1

gemeente@henge|o.n|

Telefoonnummer 14-074

Conceptversie centrumgemeenteregeling

samenwerking

ICT Hengelo (versie 18.124)

Haaksbergen, Oldenzaal en Hengelo en het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam SWB Midden Twente (hierna gezamenlijk De colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten

te noemen: deelnemers);

Overwegende dat:

de deelnemers de aan hen toevertrouwde publieke taken uitvoeren binnen een snel veranderende maatschappelijke omgeving; de deelnemers daarbij gelijktijdig staan voor de opgave om belangrijke veranderingen

dienstverlening

in

en effectiviteit van uitvoering te realiseren;

de deelnemers wensen samen te werken op het terrein van ICT teneinde: de kwaliteit van de dienstverlening te versterken; de continuïteit van de dienstverlening te waarborgen; de efficiency en effectiviteit van algemene en meer specialistische taken te vergroten; de colleges van burgemeester en wethouders hebben van hun gemeenteraden daartoe de vereiste hebben gekregen; de colleges van de gemeenten Hengelo en Oldenzaal in februari 2013 in het Convenant Samenwerking ICT de intentie hebben uitgesproken om vorm en inhoud te geven aan de reeds ICT-infrastructuur voor deelnemende bestaande samenwerking en teneinde uiteindelijk

toestemmingen

gemeenten

te realiseren waarbij de uitvoering van taken en bevoegdheden die daarvoor nodig zijn

worden geconcentreerd en middelen en personeel geïntegreerd bij de gemeente Hengelo; -in 2013 ervaringen zijn opgedaan met de samenwerking tussen deelnemende gemeenten en dat zij van mening zijn dat de samenwerking verder geformaliseerd kan worden waarbij zij als uitgangspunten

hebben dat er

organisatie

komt en

ICT-infrastructuur;

voor de samenwerking op het gebied van ICT een organisatievorm

gewenst

is die slagvaardig en

flexibel is, dienstverlenend, waarbij een duurzame zakelijke relatie tot stand wordt gebracht met borging van continuïteit. Door de deelnemende gemeenten is daarom gekozen voor het treffen van een lichte gemeenschappelijke regeling, zijnde een centrumgemeenteregeling en wel per 1 juli 2014; dat het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam SWB Midden Twente op 25 november 2016 de wens heeft uitgesproken te willen toetreden tot de centrumgemeenteregeling en daarvoor toestemming heeft gekregen van het algemeen bestuur welke toetreding daarna is gerealiseerd; dat het college van de gemeente Haaksbergen op 15 juni 2021 de wens heeft uitgesproken te willen

toetreden tot de centrumgemeenteregeling en daarvoor toestemming heeft gekregen van de raad van de gemeente Haaksbergen; dat daarvoor een wijziging nodig is van de bestaande regeling waarvoor de colleges van burgemeester en wethouders en het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam instemming hebben

gevraagd en gekregen van hun gemeenteraden resp. hun algemeen bestuur; er sprake is van een gemeenschappelijke regeling zonder openbaar lichaam en zonder

gemeenschappelijk orgaan; 8 vierde lid, 9 eerste lid, 10 eerste lid, en 26 van de Wet gemeenschappelijke de artikelen regelingen zijn van toepassing op een lichte gemeenschappelijke regeling. b e s I u i ten vast te stellen 'de Centrumgemeenteregeling

Artikel 1 Algemene bepalingen

samenwerking ICT Hengelo'

Deze regeling verstaat onder:

regeling: de centrumgemeenteregeling

samenwerking ICT Hengelo; deelnemer: een aan deze regeling deelnemend college of dagelijks bestuur; college: college van burgemeester en wethouders; bestuurlijk overleg: het periodiek overleg tussen de portefeuillehouders ict van de deelnemers; portefeuillehoudersoverleg: Periodiek vindt er individuele afstemming plaats met de afzonderlijke portefeuillehouders van de deelnemers en de uitvoeringsorganisatie; dagelijks bestuur: het dagelijks bestuur van een gemeenschappelijke regeling;

deelnemende gemeente: de gemeente van een deelnemend college; deelnemend openbaar lichaam: het deelnemende openbaar lichaam van een deelnemend dagelijks bestuur; centrumgemeente: de gemeente Hengelo; raad: gemeenteraad

van een deelnemende gemeente;

algemeen bestuur: algemeen bestuur van een deelnemende gemeenschappelijke

regeling; de onderdelen van de organisatie van de gemeente Hengelo, waaraan de uitvoering van de in deze regeling beschreven taken en bevoegdheden organisatorisch is toegekend; secretarissenoverleg: het periodiek overleg tussen de gemeentesecretarissen van de deelnemende gemeenten en de secretaris van de deelnemende gemeenschappelijke regeling;

uitvoeringsorganisatie:

bevoegdheden: de bevoegdheden als genoemd in artikel 2 van deze regeling; dienstverleningsovereenkomst: de overeenkomst tussen de centrumgemeente en de deelnemende gemeente of het openbaar lichaam waarin afspraken zijn vastgelegd over de prijs en kwaliteit van de te leveren diensten en producten. uitvoerende

Artikel 2 Doel, taken, bevoegdheden

en reikwijdte

van de regeling

De regeling heeft tot doel om de gemeenschappelijke

belangen van de deelnemers te behartigen

op het gebied van lnformatie- en communicatietechnologie De behartiging van de in dit artikel bedoelde belangen omvat het (ondersteunen bij het) ontwikkelen en voorbereiden van beleid op het gebied van ICT alsmede het uitvoeren van het beheer en de advisering op het gebied van ICT.

De organisatie

van de centrumgemeente voert mede namens de overige deelnemers de taken uit en oefent de bevoegdheden uit die noodzakelijk zijn om de in lid l en lid 2 beschreven belangen te behartigen voor zover de hiermee verband houdende en ten laste van de overige deelnemers

komende kosten vallen binnen de daartoe door de gemeenteraden

van de gemeenten

Haaksbergen

en Oldenzaal en het algemeen bestuur vastgestelde begroting. De beleidsbepalende bevoegdheden en de bevoegdheid om de financiële kaders vast te stellen

blijven berusten bij de afzonderlijke respectievelijk

raden en colleges van de deelnemende gemeenten

algemeen bestuur en dagelijks van het deelnemende openbaar lichaam, ieder voor

zover het hun bevoegdheden betreft. Ter uitwerking

van lid 3 maken de deelnemers binnen de kaders van deze regeling nadere

afspraken over de te verrichten taken en uit te oefenen bevoegdheden en de daarbij behorende kwaliteitseisen. Deze afspraken worden opgenomen in een ICT-dienstverleningsovereenkomst. De deelnemers kunnen deze afspraken bij eensluidend besluit wijzigen. De samenwerking is mede gericht op: het standaardiseren van ICT-infrastructuur en Programmatuur; het creëren en in standhouden van technische infrastructuur van de deelnemers; en het ondersteunen van gebruikers vanuit een centrale ICT-beheerorganisatie.

Artikel 3 Zienswijze

Bij besluiten met een aanzienlijk financieel belang, politiek gevoelige besluiten of bij beleidsmatige keuzes, besluit het bestuurlijk overleg of college van de gemeente Hengelo of, hoe en wanneer de

raden dan wel het algemeen bestuur van de deelnemers in het besluitvormingsproces

betrokken

worden.

Indien het bestuurlijk overleg of college van de gemeente Hengelo besluit dat de raden danwel het algemeen bestuur van de deelnemers in het besluitvormingsproces om zienswijzen worden gevraagd, dan is op de zienswijzeprocedure artikel 35 eerste tot en met vierde lid van de Wgr van overeenkomstige toepassing met dien verstande dat de termijn acht weken bedraagt. Onverminderd het bepaalde in lid worden de raden dan wel het algemeen bestuur van de deelnemers in de gelegenheid gesteld op besluiten van het college van B&W van de gemeente Hengelo voorafgaand zienswijzen naar voren te brengen als een meerderheid van de raden plus het algemeen bestuur van de deelnemers hierom verzoekt.

Artikel 4 Inspraak Bij de totstandkoming van beleid kan aan ingezetenen van de deelnemende gemeenten en belanghebbenden inspraak worden verleend. ln dat geval zal de inspraakregeling van de deelnemer van toepassing zijn.

Artikel 5 kan in zijn geheel weg. Wordt integraal in voorzien in de Gemeentewet oud) van de regeling.

en in artikel 10 (11

Artikel 5 Personeel bestaat uit een front- en een backoffice. wordt ingericht overeenkomstig de organisatie ICT Hengelo. De medewerkers die belast zijn met de uitvoering van de ICT taken zijn in dienst van en zijn De uitvoeringsorganisatie De uitvoeringsorganisatie

werkzaam onder verantwoordelijkheid

van het college van de centrumgemeente.

Artikel 6 Dienstverleningsovereenkomst De werkzaamheden die de uitvoeringsorganisatie

een dienstverleningsovereenkomst

uitvoert zijn nader omschreven en vastgelegd in

met een deelnemer die de deelnemer en de

gezamenlijk overeenkomen. Aan de DVO is een producten- en De DVO wordtjaarlijks voor 1 december geactualiseerd. dienstencatalogus gehecht. Op basis van de DVO wordt door de leiding van de uitvoeringsorganisatie jaarlijks een uitvoeringsorganisatie

managementrapportage

uitgebracht, die ter vaststelling wordt voorgelegd aan de deelnemers.

Artikel 7 Communicatie

en afstemming.

De deelnemers hechten aan een zorgvuldige communicatie

over ICT-aspecten gedurende de

werking van deze gemeenschappelijke

regeling. Daartoe dienen de volgende afstemmingmomenten: Het bestuurlijk overleg ICT komt minimaal eens perjaar bijeen. Dit overleg zal worden voorbereid

door de secretarissen van de deelnemers die zich bij die voorbereiding kunnen laten ondersteunen door de accounthouders van de deelnemers. De leiding van de uitvoeringsorganisatie is aanwezig bij het overleg van de secretarissen en adviseert hen over de aan de orde zijnde onderwerpen. Op de agenda van dit overleg staan in ieder geval de volgende onderwerpen: de algemene gang van zaken rond de samenwerking; de jaarlijkse rapportage; de dienstverleningsovereenkomst. Eens per kwartaal vindt overleg plaats tussen de teammanager

lT-bedrijf van de gemeente

Hengelo en de teamleider Informatie van de gemeente

Oldenzaal, idem tussen de teammanager ITvan het deelnemend openbaar lichaam en tussen teammanager lT-bedrijf van de gemeente Hengelo en de teammanager concern ondersteuning van de gemeente Haaksbergen. De deelnemers wijzen een medewerker binnen hun organisatie aan als accounthouder voor de samenwerking. De accounthouder van de gemeente Hengelo is het vaste aanspreekpunt voor de van de deelnemers om inhoudelijke vragen of ontwikkelingen op het gebied van managementteams ICT te bespreken. bedrijf van de gemeente

Hengelo en de adviseur Informatievoorziening

Artikel 8 Financiële bepalingen Er wordt een vast en variabel tarief vastgesteld tussen de deelnemers. Dit wordt vastgelegd in de dienstverleningsovereenkomst. Daarbij worden onder meer afspraken gemaakt over

tariefaanpassingen, betalingstermijnen, facturering, btw-percentages, indexatie, de jaarlijkse vaststelling van het aantal werkplekken.

Artikel 9 Archief Het college van de centrumgemeente

is belast met de zorg voor en het toezicht op de bewaring en

het beheer van de archiefbescheiden voor zover het de reikwijdte van deze regeling betreft. De Archiefverordening gemeente Hengelo is hierbij leidend. De gemeenten

Haaksbergen en Oldenzaal en het openbaar lichaam dragen het beheer van de archiefbescheiden voor zover het de reikwijdte van de overeenkomst betreft op aan de gemeente Hengelo, onverminderd

de verantwoordelijkheid van de colleges van Haaksbergen en Oldenzaal en het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam als zorgdrager op basis van de Archiefwet 1995 of diens opvolgers. Voor de bewaring van de grond van artikel 12 van de Archiefwet 1995 over te brengen bescheiden wijst het college van de centrumgemeente De gemeenten

een Bewaarplaats, als bedoeld in deze wet, aan.

Haaksbergen en Oldenzaal en het openbaar lichaam dragen er zorg voor dat de

Archiefverordening

en andere van toepassing zijnde regelgeving het beheer van de

archiefbescheiden door de gemeente Hengelo mogelijk maken. Nadere afspraken over het archief- en informatiebeheer worden vastgelegd in de dienstverleningsovereenkomst. Artikel 10 Informatie

en verantwoording

Indien een of meer leden van de deelnemers, hun raden resp. algemeen bestuur, schriftelijk inlichtingen vraagt, waarvan het belang niet in strijd is met het openbaar belang, dan geeft het

college van de centrumgemeente

deze inlichtingen binnen zes weken aan het betreffende

bestuursorgaan. Het college van de centrumgemeente wijze waarop het samenwerkingsverband

brengt voor 1 maart verslag uit aan de deelnemers over de in het voorafgaande jaar van zijn uitvoerende

bevoegdheden gebruik heeft gemaakt. De deelnemers leggen het verslag ter vaststelling voor aan de

raden in hun gemeente

dan wel het algemeen bestuur. Het verslag maakt deel uit van de

afzonderlijke jaarrekeningen van de deelnemers. De centrumgemeente

verantwoordingsplichten

Artikel 11 Toetreding,

draagt namens de deelnemers zorg voor informatie- en jegens derden. uittreding,

wijziging en opheffing

Toetreding tot de regeling door derden behoeft de goedkeuring van de deelnemers, ieder voor zover het hun eigen bevoegdheden betreft.

Een deelnemer kan uittreden uit de regeling.

Gedurende vierjaren

na de datum van toetreding

tot de regeling het niet mogelijk is om uit de

regeling te treden. Voor uittreding uit de regeling wordt een opzegtermijn

van tenminste

jaar in acht genomen.

Uittreding vindt plaats aan het einde van het kalenderjaar. Een deelnemer die uit de regeling wenst te treden maakt, na verkregen toestemming

van de

gemeenteraad resp. het algemeen bestuur, zijn voornemen tot uittreding bij aangetekend schrijven

kenbaar aan de centrumgemeente

en de overige deelnemers.

De financiële en personele gevolgen van uittreding, waaronder mede moet worden begrepen de

daardoor ontstane

wachtgeldverplichtingen,

komen voor rekening van de uittredende deelnemer.

Voor de vaststelling van de financiële gevolgen van uittreding als bedoeld in het vorige lidl wordt

voorafgaande aan die uittreding door de deelnemers gezamenlijk advies gevraagd aan een onafhankelijke

externe

deskundige. Het advies van deze deskundige is voor de deelnemers bindend.

De kosten voor het inschakelen van de deskundige zijn voor rekening van de uittredende deelnemer. Deze regeling kan worden gewijzigd, dan wel worden opgeheven na een daartoe strekkend gelijkluidend besluit van de raden resp. het algemeen bestuur en de colleges resp. dagelijks bestuur betreft. van de deelnemers, ieder voor zover het hun eigen verantwoordelijkheid 10. Een besluit tot opheffing van de regeling gaat vergezeld van een liquidatieplan, vast te stellen door de raden resp. algemeen bestuur van de deelnemers. Het liquidatieplan voorziet in de verplichting van de deelnemers tot deelneming in de financiële gevolgen van de opheffing, in de gevolgen voor het personeel en in de gevolgen van het door de deelnemers wederom zelfstandig

uitvoeren van de regelgeving als vermeld in artikel 2 van deze regeling, alsmede in de gevolgen voor

het archief. 11. Het college van de centrumgemeente

is belast met de voorbereiding

en uitvoering van de

liquidatie.

Artikel 12 Geschillen Over geschillen tussen de deelnemers onderling omtrent

de toepassing, in de ruimste zin, van deze

regeling wordt beslist door de bevoegde rechter. Het verzoek aan de rechter vindt niet plaats dan nadat de deelnemers zich tot het uiterste hebben inspannen het geschil in onderling overleg op te lossen.

lVlocht een voor deelnemers bevredigende oplossing niet binnen drie maanden na aanvang van het in het tweede lid bedoelde overleg zijn gevonden, dan wordt voorafgaande aan het nemen van een besluit omtrent het geschil, het geschil ter advisering voorgelegd aan een door betreffende

deelnemers samengestelde geschillencommissie bestaande uit drie personen, waarvan elke

deelnemer er

heeft aangewezen en beide aangewezenen gezamenlijk een derde. Hert advies van

de commissie is bindend.

Artikel 13 Evaluatie Het college van de gemeente

Hengelo evalueert in afstemming met het bestuurlijk overleg de

regeling met de raden en het algemeen bestuur van de deelnemers en brengt hierover, uiterlijk een maand voorafgaande aan het eind van elke zittingsperiode van de gemeenteraden, aan de college en

de raden en het dagelijks en het algemeen bestuur van de deelnemers verslag uit vergezeld van conclusies en aanbevelingen. Het college van de gemeente Hengelo legt de onderzoeksvraagstelling voor de uit te voeren evaluatie, om zienswijzen voor aan de colleges en de raden en het dagelijks en het algemeen bestuur van de deelnemers. Artikel 35 eerste tot en met vierde lid van de wet zijn van overeenkomstige toepassing met dien verstande dat de termijn acht weken bedraagt. Het college van de gemeente Hengelo stelt de onderzoeksvraagstelling vast. Artikel 14 Slotbepalingen Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 juli 2024. Het college van de centrumgemeente

draagt zorgt resp. het dagelijks bestuur van de deelnemers

dragen op de gebruikelijke wijze zorg voor bekendmaking van de regeling. Deze regeling kan worden aangehaald als 'de Centrumgemeenteregeling

Hengelo'.

Aldus vastgesteld door: Het college van B&W van Haaksbergen

de secretaris,

de burgemeester,

Het college van B&W van Hengelo de secretaris,

de burgemeester,

Het college van B&W van Oldenzaal op

de secretaris,

de burgemeester,

Het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam SWB Midden Twente op

de secretaris,

de voorzitter,

samenwerking

ICT