Aanbiedingsbrief Hengelo wijziging gemeenschappelijke regeling
Tekst van het document
GEMEENTEHAAKSBERGEN
Gemeente
Hengelo
_D-opumentnr.: D OntvangSt Datum
3.13 2 l SEP2023
Haaksbergen het college van POSlIbuS102 7480 AC Haaksbergen
Gemeente
Hengelo
Gemeente
na
Te bewaren
ArchiefPAZ
Mm
Postbus 18 7550 AA Hengelo
reeks
Kopie aan:
Datum 19 september
Uw kenmerk
Zaaknummer 3624352
Onderwerp Wijziging gemeenschappelijke regeling, opvragen zienswijze
VERZUNBEN 20 SEP.2023
Geacht college,
ICT Hengelo waarvan uw college deelnemer is, regeling Samenwerking De gemeenschappelijke regelingen dient te worden gewijzigd als gevolg van de wijziging van de Wet gemeenschappelijke (Hierna
De wijziging van de Wgr is ingegeven door de wet "Versterken van de democratische legitimatie regelingen" die per 1 juli 2022 van kracht is geworden. Doelstelling van van gemeenschappelijke van de gemeenteraad te versterken.Dit doet de wet door de positie van de is de positie deze wet en controle te versterken. Verder krijgt de raad meer inspraak bij het raad bij besluitvorming regelingen en bij het treffen van besluiten. treffen van gemeenschappelijke krijgen ervan met de Wgr geldt een Voor het wijzigen van de regeling en het in overeenstemming van twee jaren. Dit betekent dat de regeling dient te zijn aangepast per 1 juli overgangstermijn 2024.
wordt voorgesteld om een aantal bepalingen Om invulling te geven aan de wetswijziging voegen aan de regeling. In onderstaande tabel wordt aangegeven wat het betreft. Onderwerp
10, 5 en 6
In regeling
10, lid 7
In regeling
17, lid 2 en lid 3
In regeling opnemen van uitgebreide informatieplicht van bestuur aan raden en de Wijze waarop deze wordt
11a
verstrekt In regeling opnemen een bepaling ten aanzien van evaluatie
opnemen
bepaling
zienswijzemogelijkheid
Artikel
toe te
in regeling
Verwerkt
Artikel Wgr
3
raad Artikel 4
opnemen bepaling over inspraak
Artikel
5
Artikel
14
Door deze wijzigingen aan te brengen voldoet de regeling (weer) aan de wet. De wijzigingen met medewerkers van uw gemeente. tot stand gekomen in afstemming
zijn
vorm doordat de raad in een vroegtijdig van de positie van de raad krijgt op de inhoud van de regeling. De raad kan uitoefenen invloed het wijzigingsproces van stadium wordt door de wet in de gelegenheid gesteld om een zienswijze te geven op de gewijzigde regeling. Wij verzoeken uw college daarom bijgaande conceptversie aan uw raad toe te zenden voor het indienen van een zienswijze. De versterking
Vermeld
altijd
2023
het zaaknummer
als u contact
opneemt
met de gemeente. E-mailadres
Bezoekadres
van der
Burgemeester
Dussenplein
1
gemeente©hengelo ni Telefoonnummer 14-074
Bladnummer 2
Graag ontvangen
wij een reactie op dit verzoek
Zaaknummer 3624352
Uw kenmerk
om zienswijze
van uw raad uiterlijk
op 15
november
Met vriendelijke groet, en wethouders Burgemeester de secretaris,
De heer
Eshuis
Bijlagen:
1
Vermeld
altijd
het zaaknummer
van Hengelo, de burgemeester,
De heer
als u contact
opneemt
Schelberg
met
de gemeente.
Bezoekadres
E-mailadres van der
Burgemeester
Dussenple'n
1
gemeente@hengelo.n|
Telefoonnummer 14-074
Conceptversie centrumgemeenteregeling
samenwerking
ICT Hengelo (versie 16.523)
De colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Haaksbergen, Oldenzaal en Hengelo en het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam SWB Midden Twente (hierna gezamenlijk te noemen: deelnemers);
Overwegende dat:
de deelnemers de aan hen toevertrouwde
publieke taken uitvoeren binnen een snel veranderende
maatschappelijke omgeving;
de deelnemers daarbij gelijktijdig staan voor de opgave om belangrijke veranderingen in dienstverlening en effectiviteit van uitvoering te realiseren; de deelnemers wensen samen te werken op het terrein van ICT teneinde: de kwaliteit van de dienstverlening te versterken; de continuïteit van de dienstverlening te waarborgen; de efficiency en effectiviteit van algemene en meer specialistische taken te vergroten; de colleges van burgemeester en wethouders hebben van hun gemeenteraden toestemmingen hebben gekregen; de colleges van de gemeenten Samenwerking
daartoe de vereiste
Hengelo en Oldenzaal in februari 2013 in het Convenant
ICT de intentie hebben uitgesproken om vorm en inhoud te geven aan de reeds
bestaande samenwerking en teneinde uiteindelijk ICT-infrastructuur voor deelnemende te realiseren waarbij de uitvoering van taken en bevoegdheden die daarvoor nodig zijn
gemeenten
worden geconcentreerd
en middelen en personeel geintegreerd
bij de gemeente
Hengelo;
-in 2013 ervaringen zijn opgedaan met de samenwerking tussen deelnemende gemeenten van mening zijn dat de samenwerking verder geformaliseerd kan worden waarbij zij als uitgangspunten
hebben dat er
organisatie
komt en
en dat zij
ICT-infrastructuur;
voor de samenwerking op het gebied van ICT een organisatievorm
gewenst is die slagvaardig en flexibel is, dienstverlenend, waarbij een duurzame zakelijke relatie tot stand wordt gebracht met borging van continuïteit. Door de deelnemende gemeenten is daarom gekozen voor het treffen van
een lichte gemeenschappelijke
regeling, zijnde een centrumgemeenteregeling
en wel per 1 juli 2014;
dat het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam SWB Midden Twente op 25 november 2016 de wens heeft uitgesproken te willen toetreden tot de centrumgemeenteregeling en daarvoor toestemming heeft gekregen van het algemeen bestuur welke toetreding daarna is gerealiseerd; dat het college van de gemeente
Haaksbergen op 15 juni 2021 de wens heeft uitgesproken te willen
toetreden tot de centrumgemeenteregeling van de gemeente
en daarvoor toestemming
heeft gekregen van de raad
Haaksbergen;
dat daarvoor een wijziging nodig is van de bestaande regeling waarvoor de colleges van burgemeester en wethouders en het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam instemming hebben gevraagd en gekregen van hun gemeenteraden resp. hun algemeen bestuur; er sprake is van een gemeenschappelijke
regeling zonder openbaar lichaam en zonder
gemeenschappelijk orgaan; de artikelen 8 vierde lid, 9 eerste lid, 10 eerste lid, en 26 van de Wet gemeenschappelijke regelingen zijn van toepassing op een lichte gemeenschappelijke regeling.
b e s l u i ten vast te stellen 'de Centrumgemeenteregeling
Artikel 1 Algemene bepalingen
samenwerking ICT Hengelo'
onder:
Deze regeling verstaat
regeling: de centrumgemeenteregeling
samenwerking ICT Hengelo;
deelnemer: een aan deze regeling deelnemend college of dagelijks bestuur; college: college van burgmeester en wethouders; dagelijks bestuur: het dagelijks bestuur van een gemeenschappelijke regeling;
deelnemende gemeente:
de gemeente
van een deelnemend college;
deelnemend openbaar lichaam: het deelnemende openbaar lichaam van een deelnemend dagelijks bestuur;
de gemeente
centrumgemeente:
Hengelo;
raad: gemeenteraad van een deelnemende gemeente; algemeen bestuur: algemeen bestuur van een deelnemende gemeenschappelijke regeling; uitvoeringsorganisatie:
de onderdelen van de organisatie van de gemeente
Hengelo, waaraan de
uitvoering van de in deze regeling beschreven taken en bevoegdheden organisatorisch is toegekend;
secretarissenoverleg: gemeenten
het periodiek overleg tussen de gemeentesecretarissen
en de secretaris van de deelnemende gemeenschappelijke
van de deelnemende
regeling;
uitvoerende bevoegdheden: de bevoegdheden als genoemd in artikel 2 van deze regeling; en de dienstverleningsovereenkomst: de overeenkomst tussen de centrumgemeente deelnemende gemeente
of het openbaar lichaam waarin afspraken zijn vastgelegd over de prijs en
kwaliteit van de te leveren diensten en producten. Artikel 2 Doel, taken, bevoegdheden en reikwijdte
van de regeling
De regeling heeft tot doel om de gemeenschappelijke belangen van de deelnemers te behartigen
op het gebied van lnformatie- en communicatietechnologie De behartiging van de in dit artikel bedoelde belangen omvat
het (ondersteunen
bij het)
ontwikkelen en voorbereiden van beleid op het gebied van ICT alsmede het uitvoeren van het beheer en de advisering op het gebied van lCT. De organisatie van de centrumgemeente
voert
mede namens de overige deelnemers de taken uit
en oefent de bevoegdheden uit die noodzakelijk zijn om de in lid 1 en lid 2 beschreven belangen te behartigen voor zover de hiermee verband houdende en ten laste van de overige deelnemers
komende kosten vallen binnen de daartoe door de gemeenteraden en Oldenzaal en het algemeen bestuur vastgestelde begroting.
van de gemeenten
Haaksbergen
De beleidsbepalende bevoegdheden en de bevoegdheid om de financiële kaders vast te stellen
blijven berusten bij de afzonderlijke
raden en colleges van de deelnemende gemeenten
respectievelijk algemeen bestuur en dagelijks van het deelnemende openbaar lichaam, ieder voor
zover het hun bevoegdheden betreft. Ter uitwerking van lid 3 maken de deelnemers binnen de kaders van deze regeling nadere afspraken over de te verrichten taken en uit te oefenen bevoegdheden en de daarbij behorende kwaliteitseisen. Deze afspraken worden opgenomen in een lCT-dienstverleningsovereenkomst. deelnemers kunnen deze afspraken bij eensluidend besluit wijzigen. De samenwerking
De
is mede gericht op:
het standaardiseren van ICT-infrastructuur en Programmatuur; het creëren en in standhouden van
technische infrastructuur van de deelnemers; en
het ondersteunen van gebruikers vanuit een centrale lCT-beheerorganisatie. Artikel 3 Zienswijze Bij besluiten met een aanzienlijk financieel belang, politiek gevoelige besluiten of bij beleidsmatige
keuzes, besluit het portefeuillehoudersoverleg
of college van de gemeente
Hengelo of, hoe en
wanneer de raden dan wel het algemeen bestuur van de deelnemers in het besluitvormingsproces betrokken worden.
Indien het portefeuiielhoudersoverleg of college van de gemeente Hengelo besluit dat de raden danwel het algemeen bestuur van de deelnemers in het besluitvormingsproces om zienswijzen worden gevraagd, dan is op de zienswijzeprocedure artikel 35 eerste tot en met vierde lid van de Wgr van overeenkomstige toepassing met dien verstande dat de termijn acht weken bedraagt. Onverminderd het bepaalde in lid worden de raden dan wel het algemeen bestuur van de
deelnemers in de gelegenheid gesteld op besluiten van het college van B&W van de gemeente Hengelo voorafgaand zienswijzen naar voren te brengen als een meerderheid van de raden plus het algemeen bestuur van de deelnemers hierom verzoekt. Artikel 4 Inspraak Bij de totstandkoming
van beleid kan aan ingezetenen van de deelnemende gemeenten en belanghebbenden inspraak worden verleend. In dat geval zal de lnspraakverordening van de gemeente Hengelo (of de toekomstige participatieverordening van de gemeente Hengelo) van toepassing zijn.
Artikel 5 Informatie en verantwoording Een verzoek om inlichtingen wordt schriftelijk ingediend bij het college. Het betreffende bestuursorgaan geeft de raden of het algemeen bestuur van de deelnemers door
een of meer leden van die raden dan wel het algemeen bestuur gevraagde inlichtingen:
binnen
maand na ontvangst van het verzoek en overeenkomstig het reglement van orde van de raad van de gemeente in strijd is met het openbaar belang.
Hengelo voor zover dit niet
Het college van de gemeente
Hengelo geeft de raad van zijn gemeente mondeling of schriftelijk de door een of meer leden van een van de raden dan wel het dagelijks bestuur of het algemeen bestuur van de deelnemers de gevraagde inlichtingen, op de in de gemeente
Hengelo gebruikelijke wijze. Inlichtingen als bedoeld in artikel 17, tweede lid van de Wgr, wordt mondeling, schriftelijk of digitaal verstrekt.
Artikel 6 Personeel De uitvoeringsorganisatie
bestaat uit een front- en een backoffice.
De uitvoeringsorganisatie
wordt ingericht overeenkomstig
de organisatie ICT Hengelo.
De medewerkers die belast zijn met de uitvoering van de ICT taken zijn in dienst van en zijn
werkzaam onder verantwoordelijkheid
van het college van de centrumgemeente.
Artikel 7 Dienstverleningsovereenkomst De werkzaamheden die de uitvoeringsorganisatie een dienstverleningsovereenkomst
uitvoeringsorganisatie
uitvoert zijn nader omschreven en vastgelegd in met een deelnemer die de deelnemer en de
gezamenlijk overeenkomen.
Aan de DVO is een producten- en
dienstencatalogus gehecht. De DVO wordt jaarlijks voor 1 december geactualiseerd. Op basis van de DVO wordt door de leiding van de uitvoeringsorganisatie managementrapportage
jaarlijks een uitgebracht, die ter vaststelling wordt voorgelegd aan de deelnemers.
Artikel 8 Communicatie
en afstemming.
De deelnemers hechten aan een zorgvuldige communicatie over ICT-aspecten gedurende de werking van deze gemeenschappelijke regeling. Daartoe dienen de volgende afstemmingmomenten: De portefeuillehouders
ICT komen minimaal eens perjaar in overleg bijeen. Dit overleg zal Worden
voorbereid door de secretarissen van de deelnemers die zich bij die voorbereiding kunnen laten ondersteunen door de accounthouders van de deelnemers. De leiding van de uitvoeringsorganisatie is aanwezig bij het overleg van de secretarissen en adviseert hen over de aan de orde zijnde onderwerpen. Op de agenda van dit overleg staan in ieder geval de volgende onderwerpen: de algemene gang van zaken rond de samenwerking;
de jaarlijkse rapportage; de dienstverleningsovereenkomst. Eens per kwartaal vindt overleg plaats tussen de teammanager
IT-bedrijf van de gemeente
ITHengelo en de teamleider Informatie van de gemeente Oldenzaal, idem tussen de teammanager van het deelnemend Informatievoorziening bedrijf van de gemeente Hengelo en de adviseur lT-bedrijf van de gemeente Hengelo en de teammanager openbaar lichaam en tussen teammanager
concern ondersteuning
van de gemeente
Haaksbergen.
De deelnemers wijzen een medewerker binnen hun organisatie aan als accounthouder voor de
samenwerking.
De accounthouder van de gemeente
managementteams
Hengelo is het vaste aanspreekpunt voor de
van de deelnemers om inhoudelijke vragen of ontwikkelingen
op het gebied van
ICT te bespreken.
Artikel 9 Financiële bepalingen Er wordt een vast en variabel tarief vastgesteld tussen de deelnemers. Dit wordt vastgelegd in de dienstverleningsovereenkomst. Daarbij worden onder meer afspraken gemaakt over
tariefaanpassingen,
betalingstermijnen,
facturering,
btw-percentages,
indexatie, de jaarlijkse
vaststelling van het aantal werkplekken.
Artikel 10 Archief is belast met de zorg voor en het toezicht op de bewaring en het beheer van de archiefbescheiden voor zover het de reikwijdte van deze regeling betreft. De Het college van de centrumgemeente
Archiefverordening
gemeente
Hengelo is hierbij leidend.
De gemeenten Haaksbergen en Oldenzaal en het openbaar lichaam dragen het beheer van de archiefbescheiden voor zover het de reikwijdte van de overeenkomst betreft op aan de gemeente
Hengelo, onverminderd de verantwoordelijkheid van de colleges van Haaksbergen en Oldenzaal en het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam als zorgdrager op basis van de Archiefwet 1995 of diens opvolgers. Voor de bewaring van de grond van artikel 12 van de Archiefwet 1995 over te brengen bescheiden een Bewaarplaats, als bedoeld in deze wet, aan. wijst het college van de centrumgemeente
Haaksbergen en Oldenzaal en het openbaar lichaam dragen er zorg voor dat de en andere van toepassing zijnde regelgeving het beheer van de Archiefverordening De gemeenten
archiefbescheiden door de gemeente Hengelo mogelijk maken. Nadere afspraken over het archief- en informatiebeheer worden vastgelegd in de dienstverleningsovereenkomst. Artikel 11 Informatie en verantwoording Indien een of meer leden van de deelnemers, hun raden resp. algemeen bestuur, schriftelijk inlichtingen vraagt, waarvan het belang niet in strijd is met het openbaar belang, dan geeft het college van de centrumgemeente
deze inlichtingen binnen zes weken aan het betreffende
bestuursorgaan. Het college van de centrumgemeente wijze Waarop
het samenwerkingsverband
brengt voor 1 maart verslag uit aan de deelnemers over de in het voorafgaande jaar van zijn uitvoerende
bevoegdheden gebruik heeft gemaakt. De deelnemers leggen het verslag ter vaststelling voor aan de raden in hun gemeente dan wel het algemeen bestuur. Het verslag maakt deel uit van de
afzonderlijke jaarrekeningen van de deelnemers. De centrumgemeente
verantwoordingsplichten
draagt namens de deelnemers zorg voor informatie- en jegens derden.
Artikel 12 Toetreding, uittreding,
wijziging en opheffing
Toetreding tot de regeling door derden behoeft de goedkeuring van de deelnemers, ieder voor zover het hun eigen bevoegdheden betreft.
Een deelnemer kan uittreden uit de regeling.
Gedurende vierjaren
na de datum van toetreding tot de regeling het niet mogelijk is om uit de
regeling te treden. Voor uittreding uit de regeling wordt een opzegtermijn
van tenminste
jaar in acht genomen.
Uittreding vindt plaats aan het einde van het kalenderjaar. Een deelnemer die uit de regeling wenst te treden maakt, na verkregen toestemming van de gemeenteraad resp. het algemeen bestuur, zijn voornemen tot uittreding bij aangetekend schrijven
kenbaar aan de centrumgemeente en de overige deelnemers. De financiële en personele gevolgen van uittreding, waaronder mede moet worden begrepen de daardoor ontstane wachtgeldverplichtingen, komen voor rekening van de uittredende deelnemer. Voor de vaststelling van de financiële gevolgen van uittreding als bedoeld in het vorige lid, wordt voorafgaande aan die uittreding door de deelnemers gezamenlijk advies gevraagd aan een onafhankelijke externe deskundige. Het advies van deze deskundige is voor de deelnemers bindend. De kosten voor het inschakelen van de deskundige zijn voor rekening van de uittredende deelnemer. Deze regeling kan worden gewijzigd, dan wel worden opgeheven na een daartoe strekkend gelijkluidend besluit van de raden resp. het algemeen bestuur en de colleges resp. dagelijks bestuur van de deelnemers, ieder voor zover het hun eigen verantwoordelijkheid betreft. 10. Een besluit tot opheffing van de regeling gaat vergezeld van een liquidatieplan, vast te stellen door de raden resp. algemeen bestuur van de deelnemers. Het liquidatieplan voorziet in de verplichting van de deelnemers tot deelneming in de financiële gevolgen van de opheffing, in de gevolgen voor het personeel en in de gevolgen van het door de deelnemers wederom zelfstandig uitvoeren van de regelgeving als vermeld in artikel 2 van deze regeling, alsmede in de gevolgen voor het archief. 11.
Het college van de centrumgemeente is belast met de voorbereiding en uitvoering van de liquidatie. Artikel 13 Geschillen Over geschillen tussen de deelnemers onderling omtrent
de toepassing, in de ruimste zin, van deze
regeling wordt beslist door de bevoegde rechter. Het verzoek aan de rechter vindt niet plaats dan nadat de deelnemers zich tot het uiterste hebben inspannen het geschil in onderling overleg op te lossen.
Mocht een voor deelnemers bevredigende oplossing niet binnen drie maanden na aanvang van het in het tweede lid bedoelde overleg zijn gevonden, dan wordt voorafgaande aan het nemen van een besluit omtrent het geschil, het geschil ter advisering voorgelegd aan een door betreffende deelnemers samengestelde geschillencommissie bestaande uit drie personen, waarvan elke
deelnemer er
heeft aangewezen en beide aangewezenen gezamenlijk een derde. Hert advies van
de commissie is bindend.
Artikel 14 Evaluatie Hengelo evalueert in afstemming met het de regeling met de raden en het algemeen bestuur van de deelnemers en
Het college van de gemeente
portefeuillehoudersoverleg brengt hierover, uiterlijk een maand voorafgaande aan het eind van elke zittingsperiode van de gemeenteraden, aan de college en de raden en het dagelijks en het algemeen bestuur van de
deelnemers verslag uit vergezeld van conclusies en aanbevelingen. Het college van de gemeente Hengelo legt de onderzoeksvraagstelling voor de uit te voeren evaluatie, om zienswijzen voor aan de colleges en de raden en het dagelijks en het algemeen bestuur van de deelnemers. Artikel 35 eerste tot en met vierde lid van de wet zijn van overeenkomstige toepassing met dien verstande dat de termijn acht weken bedraagt. Het college van de gemeente Hengelo stelt de onderzoeksvraagstelling vast.
Artikel 15 Slotbepalingen Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 juli 2024. draagt zorgt resp. het dagelijks bestuur van de deelnemers Het college van de centrumgemeente
dragen op de gebruikelijke wijze zorg voor bekendmaking van de regeling. Deze regeling kan worden aangehaald als 'de Centrumgemeenteregeling samenwerking ICT
Hengelo'. Aldus vastgesteld door: Het college van B&W van Haaksbergen
de secretaris,
de burgemeester,
Het college van B&W van Hengelo
de secretaris,
de burgemeester,
Het college van B&W van Oldenzaal op
de secretaris,
de burgemeester,
Het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam SWB Midden Twente
de secretaris,
de voorzitter,