A4-2.Definitief besluit m.b.t. Stichting de Overijsselse Ombudsman

Blad 1 van 5

Aan de bij Stichting de Overijsselse Ombudsman aangesloten gemeenten en samenwerkingsverbanden t.a.v. het College van Burgemeester en Wethouders, het bestuur / de bestuurder en ter informatie aan de klachtcoördinator van betreffende deelnemende organisatie

Ons kenmerk 4-2023

Contactpersoon G.L. Struik

Datum 9 augustus 2023

Bijlage(n) 1

Onderwerp Definitief besluit m.b.t. Stichting de Overijsselse Ombudsman

Geachte mijnheer / mevrouw, Op 18 juli jl. ontving u van ons een brief waarin u kon lezen dat wij op 12 juli 2023 een voorgenomen besluit namen aangaande de toekomst van Stichting de Overijsselse Ombudsman. In genoemde brief werd eveneens aangekondigd dat ons bestuur er naar streeft om in augustus 2023 een definitief besluit te nemen. Op woensdag 9 augustus jl. namen wij een definitief besluit. Definitief besluit d.d. 9 augustus 2023 Concreet betekent ons besluit dat de regionale externe klachtrechtvoorziening van Stichting de Overijsselse Ombudsman beëindigd wordt per 1-1-2024, met dien verstande dat wij ons inzetten voor een goede, warme en vloeiende overdracht naar de Nationale ombudsman. In de overdracht zal oog zijn voor nabijheid én continuering van de deelnemersoverleggen in Overijssel. In deze overleggen staan ontmoeting tussen klachtfunctionarissen én van en met elkaar leren centraal. Inhoudelijke overwegingen Het bestuur heeft dit besluit genomen op basis van het rapport ‘Toekomstgerichte evaluatie Overijsselse Ombudsman’ (WagenaarHoes, d.d. 24 april 2023) waarin een drietal scenario’s is uitgewerkt. De aanleiding voor genoemde evaluatie hebben wij in de afgelopen periode met u gecommuniceerd en staat nogmaals kort beschreven in bijlage 1.

Tegelijkertijd heeft het bestuur in haar afweging meegenomen de signalen van de deelnemers die aanwezig waren tijdens de bijeenkomst in Nijverdal op 30 maart 2023, het gesprek met de leden van de commissie van de Overijsselse Ombudsman op 9 mei jl. en de reacties / signalen van de bij Stichting de Overijsselse Ombudsman aangesloten deelnemers naar aanleiding van verschillende e-mails van ons bestuur aan u.

Postbus 140, 8100 AC Raalte | Telefoon (0572) 352 687 | info@overijsselseombudsman.nl | www.overijsselseombudsman.nl IBAN NL29 RABO 0130 4387 31 | KVK 05067412

Blad 2 van 5

Concreet betreft het hier de e-mails d.d. 22 mei (uitnodiging voor een gesprek met bestuurders van aangesloten deelnemers op 12 juli), d.d. 6 juli waarin wordt aangekondigd dat het betreffende gesprek vanwege nagenoeg geen bestuurlijke afvaardiging geannuleerd wordt en d.d. 18 juli waarin het voorgenomen besluit wordt aangekondigd. Consequentie besluit Consequentie van ons besluit is dat de aangesloten gemeenten en gemeenschappelijke regelingen, ú, per 1 januari 2024 voor de externe klachtbehandeling vallen onder de bevoegdheid van de Nationale ombudsman. Ten aanzien van de formele vereisten Over het melden van het oprichten en opheffen van een eigen voorziening Artikel 1a van de Wet Nationale ombudsman bepaalt onder andere dat deze wet van toepassing is op bestuursorganen van provincies, gemeenten, openbare lichamen, waterschappen en gemeenschappelijke regelingen, tenzij voor die bestuursorganen een eigen voorziening voor de behandeling van verzoekschriften is ingesteld. Voor gemeenten gelden daarvoor de bepalingen in artikel 81p van de Gemeentewet en voor gemeenschappelijke regelingen de relevante bepalingen in de Wet gemeenschappelijke regelingen. De Overijsselse Ombudsman is een voorziening op grond van artikel 81p van de Gemeentewet.

Het tweede en derde lid van artikel 81p Gemeentewet bepalen dat een ombudsman of ombudscommissie slechts per 1 januari van enig jaar kan worden ingesteld of opgeheven. Indien de raad hiertoe besluit, zendt hij het besluit tot instelling of opheffing aan de Nationale ombudsman vóór 1 juli van het jaar voorafgaand aan het jaar waarin de instelling ingaat. Hieruit zou de conclusie getrokken kunnen worden dat besluitvorming in augustus 2023 te laat is om de Nationale ombudsman te informeren. Kort na de invoering van de Wet extern klachtrecht (waarbij de ombudsvoorzieningen voor de decentrale overheden werden verplicht) werd echter al geconstateerd dat een strikt hanteren van dit artikel ongewenste effecten kan hebben. De Nationale ombudsman is van rechtswege de bevoegde ombudsvoorziening voor de provincies, gemeenten, openbare lichamen, waterschappen en gemeenschappelijke regelingen, tenzij een eigen voorziening is ingesteld. Provincies, waterschappen en openbare lichamen hebben geen gebruik gemaakt van die mogelijkheid. Een kwart van de gemeenten wel, terwijl gemeenschappelijke regelingen geen eigen voorziening kunnen instellen maar dienen aan te sluiten bij één van de ombudsvoorzieningen van de deelnemers aan de regeling.

Zodra een ombudsvoorziening ophoudt te bestaan en er feitelijk geen voorziening meer is, wordt niet meer voldaan aan het bepaalde in artikel 1a van de Wet Nationale ombudsman. En is de Nationale ombudsman de bevoegde ombudsvoorziening, ongeacht of dit voor 1 juli is gemeld of niet.

Blad 3 van 5

Het is niet noodzakelijk dat de raden van de afzonderlijke gemeenten, of besturen van de gemeenschappelijke regelingen, een besluit nemen over aansluiting bij de Nationale ombudsman. Bij het opheffen van Stichting de Overijsselse Ombudsman vallen de gemeenten (en gemeenschappelijke regelingen) van rechtswege onder de bevoegdheid van de Nationale ombudsman. Een dergelijk besluit is wel noodzakelijk indien één of meer gemeenten alsnog kiezen voor de oprichting van een eigen ombudsvoorziening (ombudsman of ombudscommissie), zoals bedoeld in artikel 81p van de Gemeentewet. Indien dit het geval is verneemt de Nationale ombudsman dat graag uiterlijk 1 december 2023 van u. Bij een overgang van alle gemeenten naar de Nationale ombudsman vallen de bij Stichting Overijsselse ombudsman aangesloten gemeenschappelijke regelingen ook van rechtswege onder de bevoegdheid van de Nationale ombudsman. Dit kan alleen anders zijn, indien één of meerdere thans bij Stichting de Overijsselse Ombudsman aangesloten gemeenten alsnog kiezen voor de oprichting van een eigen ombudsvoorziening. Indien de gemeenschappelijke regeling wil aansluiten bij die nieuwe ombudsvoorziening, dient zij daartoe een besluit te nemen en dat de Nationale ombudsman mee te delen. Indien dit het geval is verneemt de Nationale ombudsman dat graag uiterlijk 1 december 2023 van u.

Over de verschuldigde vergoeding aan de Nationale ombudsman Provincies, gemeenten, openbare lichamen, waterschappen en gemeenschappelijke regelingen zijn een vergoeding verschuldigd ter dekking van de kosten die zijn verbonden aan de behandeling van klachten door de Nationale ombudsman. Het Vergoedingenbesluit Wet Nationale ombudsman 2006 regelt die vergoedingen. De verschuldigde vergoeding wordt jaarlijks (in juli/augustus) bij ministeriële regeling aangepast. Het voor 2023 door gemeenten verschuldigde bedrag is nu nog niet bekend, maar bedroeg in 2022 € 0,2414 per inwoner per jaar. Gemeenschappelijke regelingen zijn formeel ook een vergoeding verschuldigd, maar dit bedrag wordt door de Nationale ombudsman niet in rekening gebracht indien het klachten betreft van inwoners van een gemeente die bij de Nationale ombudsman is aangesloten (en waaraan al een bedrag per inwoner in rekening wordt gebracht). Kosten die zijn verbonden aan klachtbehandeling door de Nationale ombudsman hebben niet alleen betrekking op de klachtbehandeling zelf, maar ook op de organisatie van bijeenkomsten voor klachtbehandelaren en contactpersonen, voor workshops en lezingen, voor het in stand houden van De Raadbaak (het online platform voor klachtbehandelaren) etc. Al deze activiteiten worden gefinancierd vanuit de bijdrage per inwoner per jaar.

Over de afwikkeling van bij de Overijsselse ombudsman lopende dossiers Ons bestuur gaat in overleg met de Overijsselse Ombudsman en de Nationale ombudsman om afspraken te maken over het zoveel als mogelijk afhandelen van klachten door de Overijsselse Ombudsman vóór 1 januari 2024. In dit gezamenlijk overleg zullen wij kijken naar welke acties daarvoor noodzakelijk of gewenst zijn. De Overijsselse Ombudsman is en blijft de bevoegde

Blad 4 van 5

ombudsinstantie voor de behandeling van klachten die tot en met 31 december 2023 bij hem worden ingediend. Vanaf 1 januari 2024 is dat de Nationale ombudsman. Dat betekent dat gemeenten en gemeenschappelijke regelingen vanaf nu bij afhandeling van een klacht de indiener erop moeten attenderen dat, indien hij/zij niet tevreden is met die afdoening, binnen een jaar een klacht (verzoek tot onderzoek) kan worden ingediend bij de ombudsman. Indien het verzoek wordt ingediend vóór 1 januari 2024 moet dat gebeuren bij de Overijsselse Ombudsman en vanaf 1 januari 2024 bij de Nationale ombudsman. De commissie van de Overijsselse Ombudsman streeft er naar de klachten zoveel als mogelijk af te handelen vóór 1 januari 2024. Wellicht dat nog een korte periode in 2024 nodig is om de klachten af te handelen die in de laatste weken van 2023 worden ingediend. Eén en ander zal plaatsvinden voor het formele besluit tot ontbinding van Stichting de Overijsselse Ombudsman in het voorjaar van 2024. Over de invulling van nabijheid Relatiebeheerders Een aantal medewerkers van de Nationale ombudsman zijn zogeheten relatiebeheerders. Dit is georganiseerd per provincie. Afgesproken is per augustus 2023 een drietal medewerkers aan te wijzen als 'relatiebeheerders Overijssel', zodat zij betrokken kunnen worden bij het begeleiden van de overgang.

Tevens zullen zij gevraagd worden 'nabijheid' van de Nationale ombudsman in Overijssel verder uit te werken en daaraan concrete acties te verbinden. Regiobijeenkomst in november 2023 Jaarlijks organiseert de Nationale ombudsman bijeenkomsten in de regio voor klachtbehandelaren en contactpersonen. Voorgesteld wordt deze in november aanstaande te organiseren voor de gemeenten en gemeenschappelijke regelingen die per 1 januari 2024 over komen naar de Nationale ombudsman. Een uitnodiging volgt t.z.t. Ombudstour Twee maal jaarlijks bezoekt de Nationale ombudsman, samen met een team medewerkers een provincie in Nederland, de zogeheten Ombudstour. Afgesproken is in het najaar van 2024 de provincie Overijssel in het kader van deze activiteit te bezoeken. Vragen? Heeft u na het lezen van deze brief een inhoudelijk vraag. Voel u vrij om te bellen met de bestuursvoorzitter van Stichting de Overijsselse Ombudsman, Sander Schelberg. Sander is bereikbaar op 06 - 260 784 36. Ook kunt u bellen met de voorzitter van de Overijsselse Ombudsman, Piet Jansen. Piet is vanaf 28 augustus bereikbaar op 06 - 502 360 15. Hoogachtend, Namens het bestuur van Stichting de Overijsselse Ombudsman, drs. S.W.J.G. Schelberg, voorzitter

Blad 5 van 5

Bijlage 1

Aanleiding Toekomstgericht evalueren d.d. 1 november 2022 Na twintig jaar is het een goed moment om de Overijsselse Ombudsman tegen het licht te houden. Zijn de keuzes van 20 jaar geleden nog steeds de keuzes en is de gekozen invulling nog steeds de meest passende. Hoe verlopen aansturing en verantwoording, hoe denken stakeholders uit deelnemende gemeenten en samenwerkingsverbanden over de OO en wat is hun waardering. Is heroverweging of bijstelling nodig en wat zijn dan toekomstbestendige scenario’s. De huidige voorzitter en vicevoorzitter zullen in het komende jaar hun functie afronden, ook daardoor is het een goed moment naar de toekomst, de invulling en vormgeving van de ombudsfunctie in Overijssel te kijken. Daarvoor wordt een onafhankelijk en gezaghebbend onderzoeker gevraagd onderzoek te doen en met een verslag van bevindingen, conclusies en aanbevelingen te komen. De evaluatie geeft een terugblik op de wijze waarop in de afgelopen vijf jaar invulling aan het ambt van ombudsman is gegeven met als insteek een blik vooruit op de vervulling van het ambt in de voorliggende periode. Het gaat om een zodanige evaluatie dat goed onderbouwde en verantwoorde conclusies en aanbevelingen kunnen worden getrokken voor de toekomst van de ombudsfunctie in Overijssel.