A3-3.Verbeterplan informatie- en archiefbeheer
Tekst van het document
VERBETERPLAN INFORMATIEHUISHOUDING v1.0, d.d. 15 september 2023 NR KPI Omschrijving probleem (knelpunt)
Risico Prio Omschrijving eindresultaat (oplossing)
Aanpak op hoofdlijnen
1.1 De archiefverordening voldoet niet aan het geldende VNG-model.
Middel
2
Actuele, door gemeenteraad vastgestelde archiefverordening die voldoet aan het geldende VNG-model.
• Voorbereiden van conceptvoorstel Q4 2023 Q1 2024 voor college. • Conceptvoorstel voor advies voorleggen aan SIO, juridische zaken en concerncontrol. • Besluit college conceptvoorstel voor te leggen aan de raad.
X
De verordening past niet meer bij de heersende wetgevingsleer en sluit niet meer aan bij de bestaande modelregeling van de VNG.
1.2 Het Besluit Informatiebheer voldoet niet aan het geldende VNG-model.
Middel
2
Actueel, door college vastgesteld besluit dat voldoet aan het geldende VNG-model.
• Voorbereiden van conceptvoorstel voor college. • Conceptvoorstel voor advies voorleggen aan SIO, juridische zaken en concerncontrol. • Conceptvoorstel voorleggen aan het college
Q4 2023 Q1 2024
X
Het besluit past niet meer bij de heersende wetgevingsleer en sluit niet meer aan bij de bestaande modelregeling van de VNG.
1.3 Er is geen Strategisch Informatieoverleg (SIO) ingesteld.
Hoog
1
Door het college van B&W, volgens de geldende archiefwet- en -regelgeving, ingesteld en ingericht Strategisch Informatieoverleg met een breed werkterrein (zie toelichting).
• Voorbereiden van conceptvoorstel voor college. • Zitting nemen van interne deskundigen in het SIO.
Q4 2023 Q4 2023
par 6.2
De Archiefwet 1995 schrijft een permanent SIO niet voor, maar raadt deze wel sterk aan. In deVNG-handreiking wordt geadviseerd om een 'breed' SIO in te richten, waardoor alle aspecten van de informatiehuishouding, zoals archivering, privacy, veiligheid en ICT geïntegreerd kunnen worden besproken. Dit gremium kan dan afgewogen voorstellen doen.
1.5 Er is geen adequaat overzicht van de gemeenschappelijke regelingen en samenwerkingsverbanden.
Hoog
2
Er bestaat een beheerd overzicht, waarin is • Aanwijzen van functionaris/team die opgenomen welke afspraken er op het gebied het overzicht beheert. van informatiehuishouding zijn gemaakt. • Opstellen van overzicht op basis van door het management aangedragen informatie.. • Aanpassen van regelingen en overeenkomsten, zodat de informatiehuishouding geregeld is.
Q2 2024 Q4 2024
X
2.1 Onvoldoende middelen beschikbaar hebben voor het beheer.
Hoog
1
De gemeente heeft voldoende middelen, • Aantrekken van een Q4 2023 Q4 2024 zodat de acties uit dit verbeterplan binnen de informatiemanager, die ook de gestelde termijnen kunnen worden uitgevoerd informatiehuishouding als taakgebied en de situatie daarna aan wet- en regelgeving krijgt. blijft voldoen. • Meerjarig budget beschikbaar stellen om incidentele verbeteracties door externen te laten doen. • Aantrekken van nieuwe medewerkers, waardoor er aandacht gegeven kan worden aan een blijvende, goede inrichting van de informatiehuishouding.
X
Op dit moment zijn mensen en middelen (ver) onvoldoende om de informatiehuishouding op orde te krijgen. Het digitale informatiebeheer is niet in control en er dient een omslag in het denken van medewerkers en management plaats te vinden. Daarvoor zijn - naast de inzet voor een goed digitaal informatiebeheer - extra mensen nodig, structureel en incidenteel. De vacature informatiemanager is reeds gesteld en zal hopelijk in Q4 2023 kunnen worden ingevuld. Tevens zijn er zoveel (tijdelijke) acties uit te voeren, dat het verstandig is om extern in te huren; waarvoor eenmalig budget nodig is. Structurele uitnreiding kan dan de borging vormen van alle acties van dit verbeterplan.
2.4 Er bestaat onvoldoende toezicht op het beheer (zie ook 4.3).
Hoog
1
De gemeente voert het toezicht op de • Aanstellen van een toezichthouder Q4 2023 Q3 2024 informatiehuishouding zodanig uit, dat er (eventueel samen met andere voortdurende verbeteracties worden verricht. gemeenten), die o.a. het toezicht op de informatiehuishouding gaat doen. Zie ook 4.3.
X
De situatie dat de gemeentesecretaris - door het ontbreken van een gemeentearchivaris - zelf toezicht moet houden op het informatiebeheer (waar de gemeentesecretaris ook eindverantwoordelijk voor is) dient beëindigd te worden. Het benoemen van een interne toezichthouder lost dat probleem op en is onderdeel van het inrichten van een kwaliteitssysteem. Zie ook 4.3
1.
2.
Start
Geplande realisatie
Voortgang in % 25 - 50 - 75 - 100
Maatregel rspport Thorbecke
Eventueel korte toelichting of status voortgang
Lokale regelingen
Mensen en middelen
3.
Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot
3.1 De archiefruimte en archiefbewaarplaats 3.2 voldoen niet aan de eisen, die gesteld zijn in de geldende archiefwet- en -regelgeving.
Hoog
2
Een door een expert geaccordeerde inrichting • Inspectierapport maken maken van van de archiefruimte en -bewaarplaats, die geconstateerde afwijkingen. voldoet aan de geldende archiefwet- en • Overleggen met Facalitaire Zaken regelgeving. over te nemen maatregelen. • Voorstel voor en besluit van college en raad • Uitvoering en controle werkzaamheden.
3.3 Er is geen beschikking over een e-depot (zie ook 6.3).
Hoog
1
3.4 In rampen- en calamiteitenplannen is 3.5 onvoldoende rekening gehouden met de papieren archiefbescheiden.
Middel
4.1 De gemeente beschikt niet over een kwaliteitssysteem met toetsbare eisen.
4.3 Er ontbreekt een gekwalificeerde gemeentearchivaris.
4.
5.
Q4 2023 Q4 2024
X
De gemeente heeft zich aan de geldende wet- en regelgeving te houden. Het aanpassen van de archiefbewaarplaats (voor de overgedragen te bewaren archiefbescheiden) en de archiefruimte (voor de nietovergebrachte archiefbescheiden) is daarom noodzaak. Het provinciale IBT Totaalbeeld 2023 stelt niet duidelijk wat het provinciale oordeel is over de archiefbewaarplaats. Gezien de toestand van de kelderruimte zal het formele oordeel van de provincie niet afwijken van het oordeel op basis van de nu vastgestelde KPI-formulieren.
Een door het college van B&W aangewezen e-depot, dat voldoet aan de geldende archiefwet- en -regelgeving.
• Onderzoek naar aansluiting bij Q4 2023 Q4 2024 bestaand initiatief in de regio, dan wel in de provincie. • Maken van een concept-voorstel voor college. • Besluit college aanwijzing e-depot.
X
Een e-depot is nodig om de digitaal te bewaren informatie duurzaam toegankelijk te houden. Zie ook 6.3.
2
In het gemeentelijke rampen- en calamiteitenplan is opgenomen hoe er gehandeld dient te worden met de papieren archiefbescheiden.
• Onderzoek naar gebruimaking van Q1 2024 Q3 2024 bestaande plannen in de regio, dan wel in de provincie. • maken van een concept-voorstel voor college. • Besluit college aanpassing rampenen calamiteitenplan.
X
De snelste oplossing is een bestaand plan van een andere gemeente omwerken naar de Haaksbergse omstandigheden.
Middel
2
Een door het college vastgesteld kwaliteitssysteem, waarin beschreven staat waar verantwoordelijkheden zijn belegd, hoe taken dienen te worden uitgevoerd om een vooraf bepaalde kwaliteit te bereiken zodat regelmatig interne toetsing en evaluatie mogelijk is.
• Ontwikkelen van en laten vaststellen door college van plan van aanpak kwaliteitssysteem. • Uitvoeren plan van aanpak, inrichten, controleren en toetsen stappen/fases. • Implementeren kwaliteitssysteem. • Monitoren kwaliteitssysteem.
6.4.2
Zolang er geen informatiebeheerplan is (zie 5.1), is het moeilijk een kwaliteitssysteem te ontwikkelen, omdat het onduidelijk is op welke processen dit systeem moet worden toegepast en vooral hoe het moet worden toegepast. Kwaliteit is echter een essentieel onderdeel van een goede informatiehuishouding en zodra de eerste overzichten van risico 5.1 in kaart zijn gebracht, dient voor die processen een kwaliteitssysteem te worden ingericht, dat zich naderhand naar alle processen kan uitbreiden. Daarbij kan gebruikt gemaakt worden van het landelijk ontwikkelde Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden (KIDO).
Hoog
1
Het college heeft een archivaris aangesteld.
• Onderzoek naar de benodigde fte voor Q4 2023 Q4 2024 een archivaris. • Partners zoeken die eveneens een archivaris (in deeltijd) willen aanstellen. • De archivaris door het college laten benoemen.
X
De nieuwe Archiefwet, die waarschijnlijk volgend jaar wordt aangenomen, kent de verplichting voor decentrale overheden om een archivaris te benoemen. Het nu al benoemen van een archivaris zal echter meteen een gunstig effect hebben, al was het maar dat het toezicht op het (eigen) beheer door de gemeentesecretaris overgaat naar de archivaris, waardoor een onafhankelijke rol verzekerd is. Tevens wordt met de aanstelling van een archivaris de strategische en tactische kwaliteit van de archiefkennis vergroot. Er is, gezien de problemen die de organisatie kent, geen reden om met deze aanstelling te wachten.
Interne kwaliteitszorg en toezicht
Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden
Q3 2024 Q2 2025
5.1 De gemeente beschikt niet over een volledig overzicht van de te beheren archiefbescheiden.
Hoog
1
Een door de gemeentesecretaris vastgesteld en door de beheereenheid onderhouden, actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van archiefbescheiden en de daaraan gekoppelde en uit te voeren beheerafspraken.
• Inventariseren van de processen met bijbehoren verblijfplaats archiefbescheiden, vakapplicaties en media . • Koppelen van uitvoerbare beheerafspraken aan archiefbescheiden. • Maken van alternatieve beheerafspraken bij niet te realiseren koppeling. • Uitvoeren van beheerafspraken.
Q4 2023 Q4 2025
par 6.4.2
Het informatiebeheerplan omvat een beschrijving van alle processen met de daaraan gerelateerde archiefeisen en voorschriften, zoals bewaartermijnen. Omdat meerdere disciplines (zoals bijv. gegevensbescherming, gegevensbeveiliging, kwaliteitsbeheer) zich ook baseren op de processen is het aan te raden het informatiebeheerplan zo op te stellen dat deze disciplines van hetzelfde overzicht gebruik kunnen maken. Als dit te moeizaam gaat, dient de invakshoek van DIV leidend te worden bij het inrichten van het informatiebeheerplan gezien de toestand van de informatiehuishouding en gezien het feit dat een dergelijk overzicht een archiefwettelijk voorschrift is..
5.2 Er bestaat geen vastgesteld Hoog metadataschema, waardoor niet geborgd is dat archiefbescheiden terug te vinden zijn en qua context interpreteerbaar zijn en blijven.
2
Een door het college van B&W vastgesteld en door DIV onderhouden, actueel, compleet en logisch samenhangend metadataschema en de daaraan gekoppelde en uit te voeren beheerafspraken.
• Door DIV inventariseren van het vereiste metadataschema, waarbij gebruik gemaakgt wordt van het landelijk beschikbaar model (TMLO, resp. MDTO). • Koppelen van het metadataschema aan alle te bewaren informatie. • Uitvoeren van beheerafspraken.
Q4 2024 Q2 2025
par 6.4.2
Metadata zijn nie allleen essentieel om informatie te kunnen vinden, maar ook om de gevonden informatie in zijn context te kunnen begrijpen. Bewaartermijnen zijn ook onderdeel van het metadataschema, waarmee de voorgeschreven vernietiging en bewaring van informatie kan worden beheerd.
6.
Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden
6.3 In vakapplicaties wordt de selectielijst niet toegepast, waardoor er geen bewaartermijnen aan de informatie worden gekoppeld. Daarmee loopt de gemeente het risico, dat informatie te vroeg of te laat wordt vernietigd, evenals de vernietging van wettelijk voorgescrheven te bewaren informatie.
Hoog
1
Alle informatie wordt, ongeacht waar het wordt opgeslagen, voorzien van de vereiste archiefwettelijke voorwaarden, zoals bewaartermijnen.
• In het onderzoek naar het e-depot (zie Q4 2023 Q4 2024 3.3) wordt nadrukkelijk gekeken naar de mogelijkheid van een pre-depot.
X
In het onderzoek naar een juiste oplossing dient de optie betrokken te worden van een pré-depot, waarin alle te vernietigen en te bewaren maar nog niet overgedragen informatie kan worden opgeslagen. Dat zou het probleem van het ontbreken van de archiefwaardigheid van zaaksystemen en vakapplicaties kunnen oplossen. De daarin opgenomen informatie wordt dan in het pre-depot volgens geldende normen opgeslagen en kan vanuit het pre-depot t.z.t. worden vernietigd, dan wel overgedragen naar het e-depot. Ook kan de raadpleging van daaruit plaatsvinden.
6.3 De gemeente beschikt niet over een hotspotmonitor.
Middel
3
Een door het SIO geaccordeerde en het • DIV maakt iedere twee jaar na Q2 2024 Q4 2024 college van B&W vastgestelde consultatie van de organisatie en hotspotmonitor waarin gebeurtenissen en externe deskundigen een voorstel voor kwesties in de samenleving zijn benoemd, hotspots voor het SIO. die grote invloed hebben uitgeoefend op de • Advies van het SIO voor het college activiteiten van de gemeente en waardoor de over de hotspots. neerslag ervan voor blijvende bewaring in • Hotspotmonitor wordt vastgesteld door aanmerking komt. het college.
X
Door het vaststellen van een hotpsotmonitor wordt het mogelijk om informatie, die eigenlijk (op termijn) vernietigd zou moeten worden, toch te bewaren. Soms Landelijk wordt landelijk een hotspot voorgesteld, zoals de opvang van de Oekraïnse vluchtelingen en Covid-19. Er zijn natuurlijk ook lokale hotspots te benoemen. Er is voor de vaststelling van de monitor een handreiking van de VNG beschikbaar.