A3-2.KPI-rapportage Haaksbergen (overgebrachte archieven)

KPI-vraag overgebrachte archiefbescheiden (O)

Antwoord (ja/deels/nee/ Deelvragen n.v.t.)

Toelichting op antwoord KPI-vraag- of deelvragen

ARCHIEFRUIMTEN, APPLICATIES, ARCHIEFBEWAARPLAATSEN EN E-DEPOTS

Archiefbewaarplaats (voor analoge informatie) Is door het college als archiefzorgdrager een eigen gemeentelijke, een intergemeentelijke of een buiten de gemeente gelegen archiefbewaarplaats aangewezen waarvan is vastgesteld dat deze aan alle in de Archiefbesluit- en regeling en genoemde eisen voldoen?

nee

Zo ja, welke?

Archiefbewaarplaats in het gemeentehuis is aangewezen, maar voldoet niet aan de wettelijke eisen. Totaalbeeld is daarom negatief.

Aw , 31, 33.2 en 34 Ab art. 13 Ar art. 27-46, 57 en 59

Gaat het om een gemeentelijke, een intergemeentelijke of een buiten de gemeente gelegen archiefbewaarplaats? Geef voor elke archiefbewaarplaats aan of deze aan de eisen voldoet.

Gemeentelijke

VNG model aanwijzings-en benoemingsbesluiten.

Zo nee, aan welke eisen niet?

Daarvoor is een grondig inspectierapport nodig, maar duidelijk is dat in ieder geval een klimaatbeheersingssysteem nodig is.

Checkliststs van de Permanente commissie bouwzaken archiefinspecteurs

Gebruikt het college deze archiefbewaarplaats t.b.v. de te bewaren overgebrachte archiefbescheiden?

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

Voldoet niet

ja

1

E-depot Beschikt de gemeente over een eigen gemeentelijk, een intergemeentelijk of een buiten de gemeente gelegen e-depot voor de bewaring van digitale archiefbescheiden dat aan de eisen op basis van de Archiefregeling voldoet? Aw art. 21.1 Ab art. 13 Coral Trust

nee

Zo ja, welke?

Gaat het om een gemeentelijke, een intergemeentelijke of een buiten de gemeente gelegen e-depot? Geef voor het e-depot aan of dit aan de eisen voldoet. Zo nee, aan welke eisen niet?

Nestor Seal

Is het e-Depot gecertificeerd en zo ja hoe?

ED3, Eisen Duurzaam Digitaal Depot

E-depot is een niet-wettelijke benaming voor de digitale archiefbewaarplaats, dat is een voorziening voor opslag, beheer en beschikbaarstelling van permanent te bewaren digitale archiefbescheiden. Hierin kunnen ook langer te bewaren, maar op termijn vernietigbare, archiefbescheiden worden bewaard. Een e-depot bestaat niet per se uit één voorziening bij een archiefdienst, maar kan ook uit verschillende omgevingen of applicaties bij archiefdienst en/of archiefvormer bestaan. Geef in dat geval aan hoe opslag en beheer per omgeving zijn geregeld en, in het geval van overgebracht archief, hoe de beschikbaarstelling is geregeld. De getroffen / nog te treffen beveiligingsmaatregelen wat betreft digitale informatie in e-depot(s) worden hier niet bevraagd, want behoren tot het domein van informatiebeveiliging op grond van de BIO. Voor meer informatie over certificering van e-depots, zie de website daarover van het Netwerk Digitaal erfgoed (NDE), https://wegwijzercertificering.nl/nl/ Gebruikt het college dit e-depot t.b.v. de te bewaren archiefbescheiden. Aw art. 21.1 Ab art. 13

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

nee

Wie heeft geconstateerd dat het aan de eisen voldoet? En wanneer?

2

Interne kwaliteitszorg en toezicht

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

3

Archieforganisatie/kwaliteitszorg/benchmark Is er door de gemeente een (gemeentelijke of regionale) archiefinstelling aangewezen ten behoeve van de uitvoering van het beheer van de archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats? AW art. 31 Werkt de archieforganisatie op basis van een kwaliteitszorgsysteem?

nee

nee

Het cluster DIV is daarvoor aangewezen.

Zo ja, om welk kwalitietszorgsysteem gaat het?

Let op: Een archieforganisatie moet daarnaast, net als een gemeente, beschikken over een kwaliteitssysteem voor het beheer van archiefbescheiden (zie KPI 2.1 op basis van Ar art. 16). Doet de archieforganisatie mee aan landelijke benchmarking? Kwaliteitsmonitor Dienstverlening Archieven KVAN/BRAIN

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

nee

4

Verslag beheer archiefbewaarplaats Brengt de gemeentearchivaris regelmatig verslag uit aan het college als archiefzorgdrager van de wijze waarop het beheer van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden uitoefent en zijn bevindingen daarbij? Aw art. 32.1

nee

Zo ja, is dit een verslag op basis van de voorliggende archief-KPI's? Als dit niet het geval is, leg uit welke facetten het inspectieverslag wel aan de orde stelt.

Wat wordt gedaan om de inhoud van het verslag bij het college onder de aandacht te krijgen? VNG model archiefverordening Wordt voldaan aan de wettelijk bepaalde regelmaat waarmee het verslag moet worden uitgebracht? Regelmatig betekent periodiek conform de Archiefverordening. In de modelverordening is jaarlijks of tweejaarlijks opgenomen.

TERBESCHIKKINGSTELLING VAN NAAR ARCHIEFBEWAARPLAATS OVERGEBRACHTE ARCHIEFBESCHEIDEN Hoofdvraag: Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet? Beschikbaarheid originelen en dubbelen Zijn de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden berustende archiefbescheiden voor eenieder kosteloos te raadplegen? Aw art. 14, 17 en 19 Kan eenieder al dan niet op eigen kosten afbeeldingen, afschriften en bewerkingen van de archiefbescheiden (laten) maken? Heeft het college als archiefzorgdrager regels opgesteld over de genoemde kosten? Gemw art. 229 Is in de regels over kosten rekening gehouden met de bepalingen daarover in de Wet hergebruik Overheidsinformatie (Who)? Who art. 9

ja

Alleen voor papieren archiefbescheiden

ja

Alleen voor papieren archiefbescheiden

ja

Alleen voor papieren archiefbescheiden

nee

Zo ja, op welke wijze?

In beginsel mogen voor levering van alle digitaal aanwezige, niet beperkt openbare, informatie ten hoogste de marginale kosten van vermeniguldiging, verstrekking en verspreiding in rekening worden gebracht.

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

5

Beperking openbaarheid na overbrenging. In beginsel zijn archiefbescheiden openbaar op het moment van overbrenging, binnen de wettelijke overbrengingstermijn. Heeft het college als archiefzorgdrager de beperking van de openbaarheid van bepaalde archiefbescheiden na overbrenging schriftelijk gemotiveerd op basis van artikel 15 van de Archiefwet?

nee

Zo nee, bij welke overbrenging(en) niet?

Bij alle overbrengingen

Aw art. 15-15a en 16 Ab art. 9.3 en 10 VNG Handreiking Beperkt waar het moet De beperkingsgronden zijn: eerbiediging persoonlijke levenssfeer; belang van de Staat of zijn bondgenoten; voorkomen van onevenredige bevoor- of benadeling van betrokken natuurlijke of rechtspersonen dan wel van derden. Heeft het college als archiefzorgdrager tevoren advies ingewonnen van de beheerder van de archiefbewaarplaats? Aw art. 15-15a en 16 Ab art. 9.3 en 10 Heeft het college als archiefzorgdrager bij de beperking van de openbaarheid rekening gehouden met de bepalingen in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)?

nee

Zo nee, bij welke overbrenging(en) niet?

Bij alle overbrengingen

nee

AVG art. 89 UAVG art. 22 ev. Adviesrapporten van KVANBRAIN over privacybescherming Weten of vergeten? Handreiking voor het toepassen van de Algemene verordening gegevensbescherming in samenhang met de Archiefwet in de dagelijkse praktijk van het informatiebeheer bij de overheid

Heeft het college als archiefzorgdrager voldoende rekening gehouden met artikel 15a van de Archiefwet die de beperking van de openbaarheid van archiefbescheiden inzake milieuinformatie inperkt? Aw art. 15-15a en 16 Ab art. 9.3 en 10 Hebben het college als archiefzorgdrager en de beheerder van de archiefbewaarplaats het besluit tot de beperking aan de openbaarheid van bepaalde overgebrachte archiefbescheiden opgenomen in de verklaring van overbrenging?

nee

Zo nee, bij welke overbrenging(en) niet?

nee

Zo nee, bij welke overbrenging(en) niet?

ja

Zijn er bescheiden waarvan de openbaarheid langer dan 75 jaar zijn beperkt?

Ja

Zo ja, is daaroor een machtigng aangevraagd?

Nee

Aw art. 15-15a en 16 Ab art. 9.3 en 10

Beperking openbaarheid na 75 jaar Heeft het college als archiefzorgdrager voor de archiefbescheiden die ouder zijn dan 75 jaar en die het toch niet openbaar wil maken een machtiging tot opschorting van openbaarmaking aangevraagd en ontvangen van gedeputeerde staten? Aw art. 15 VNG Handreiking Beperkt waar het moet

Afwijzing raadpleging of gebruik Heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats regels geformuleerd omtrent afwijzing van raadpleging of gebruik van de archiefbescheiden wegens de slechte materiële toestand ervan of de onveiligheid van de verzoeker? Aw art. 17 Dit moet zijn opgenomen in het klanten- of bezoekersreglement.

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

nee

6

In geval er verzoeken tot levering van informatie op grond van de Wet hergebruik werd geweigerd, is die weigering dan gemotiveerd? Heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats de afwijzing van een verzoek tot levering van informatie op grond van de Wet hergebruik Overheidsinformatie (Who) gemotiveerd

nee

Is dit wel/niet voorgevallen?

Nee

n.v.t.

Is dit wel/niet voorgevallen?

Nee

nee

Is dit wel/niet voorgevallen?

Nee

Who art. 3-4

Uitleningen aan overheidsorgaan en deskundige instelling Voldoet de beheerder van de archiefbewaarplaats aan zijn wettelijke verplichting om de overgebrachte archiefbescheiden voor bepaalde tijd uit te lenen aan het archiefvormende overheidsorgaan? Aw art. 3, 18 en 19 Heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats inhoudelijke en financiële voorwaarden geformuleerd waaraan de uitlening van archiefbescheiden aan deskundige externe instellingen is verbonden?

nee

Dit moet zijn opgenomen in het klanten- of bezoekersreglement.

Regulering fysiek bezoek en gebruik Is er een reglement voor het fysieke bezoek en gebruik van de publieksruimte bij de archiefbewaarplaats? Aw art. 14 en 17

nee

Dit moet zijn opgenomen in het klanten- of bezoekersreglement. Om welk handvest gaat het?

Zo ja, maakt de archieforganisatie daarbij gebruik van een kwaliteitshandvest?

Regulering digitaal bezoek en gebruik Beschikt de archieforganisatie over een digitale frontoffice met tenminste een toegang tot de collectie (registratie) en het bezoek- en gebruiksreglement?

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

nee

7