2b1 Programma 0 Bestuur en ondersteuning - Technisch Beraad begroting

Technisch Beraad begroting 2026-2028 Datum: 07-10-2025 Programma 0 Bestuur en ondersteuning Tanja Janssen, D66 (vragen Thij Looman, PvdA) 1. Vraag: Regeling woon-/werkverkeer Graag een specificatie waarom een structureel bedrag van 250K en uitgegaan wordt van een formatie van 155 fte die niet allemaal buiten Haaksbergen wonen. Daar kunnen minimaal 168.000 km woon-/werkverkeer voor worden afgelegd. Even afgezonderd de inzet van het IKB. Antwoord: Per 1 januari 2026 zijn gemeenten verplicht een regeling vast te stellen voor de vergoeding van reiskosten woon-werkverkeer, zoals opgenomen in artikel 3.22 van de cao Gemeenten 2025–2027. Deze verplichting vloeit voort uit het cao-akkoord tussen de VNG, vakbonden en overige betrokken partijen. De regeling moet lokaal worden vormgegeven, met ruimte voor differentiatie naar type vervoer en afstand. De cao schrijft expliciet voor dat gemeenten een lokale regeling moeten vaststellen voor de vergoeding van woon-werkverkeer en dat deze regeling niet uitsluitend mag bestaan uit fiscale uitruil via het Individueel Keuze Budget (IKB). In de praktijk kiezen gemeenten in de regio Twente voor verschillende benaderingen. Stedelijke gemeenten (100.000+ inwoners) lijken de volgende regeling te gaan hanteren: een vergoeding van € 0,23 per kilometer voor fiets- en loopverkeer, een 100% OV-vergoeding en fiscale uitruil van autoreizen via het IKB.

Een aantal plattelandsgemeenten lijken voor een andere regeling te kiezen, namelijk: een uniforme vergoeding van € 0,23 per kilometer, ongeacht het vervoersmiddel. Het hanteren van een concurrerende en aantrekkelijke regeling is van belang voor het werkgeverschap en de werving en binding van personeel. Daarnaast draagt een uniforme en eenvoudige regeling bij aan efficiënt gebruik van de beschikbare capaciteit, doordat er geen extra (structurele) administratieve of organisatorische inzet benodigd is. Het structurele bedrag van € 250.000 is gebaseerd op het huidige personeelsbestand per september 2025 en betreft op een berekening op persoonsniveau. Deze berekening is als volgt: • aantal werkdagen per week waarop medewerker op kantoor werkzaam is; • aantal kilometers van het woonadres naar het gemeentehuis (retour); • aantal werkzame weken per jaar; • vermenigvuldigt met € 0,23 per kilometer. Hoewel in de vraagstelling wordt gerefereerd aan het aantal fte (155), is het daadwerkelijke aantal medewerkers van belang voor de berekening, aangezien niet alle medewerkers voor 1 fte werkzaam zijn. Op basis van deze uitgangspunten kan een totaal van circa € 250.000 aan structurele kosten voor woon-werkverkeer worden verantwoord.

Door de regeling op deze wijze vorm te geven, blijft de gemeente Haaksbergen compliant met cao-verplichtingen en behoudt zij een aantrekkelijke positie op de arbeidsmarkt. 2. Vraag: Verzoek om een overzicht van aantal ambtenaren per woonplaats. Dit is niet privacygevoelig maar wel relevant voor 250K structureel voor kosten woon-/werkverkeer. Antwoord: Voor de berekening van het structurele bedrag van € 250.000 voor woon-werkverkeer is uitgegaan van het volledige personeelsbestand (per september 2025), zoals toegelicht in de beantwoording op de vorige vraag. Daar staan de variabelen waarmee de berekening is opgesteld.

Op basis van deze berekening is het bedrag van € 250.000 tot stand gekomen, waarbij dus rekening is gehouden met het feit dat niet alle medewerkers buiten Haaksbergen wonen. Publicatie van individuele woonplaatsen wordt niet wenselijk geacht, aangezien sommige ambtenaren als enige in een specifieke woonplaats wonen. Hierdoor kan achterhaald worden om welke medewerker het gaat, wat vanuit privacyoverwegingen niet verantwoord is. 3. Vraag: Hoe meten we of de investeringen in de ambtelijke organisatie ook daadwerkelijk resultaat oplevert? Antwoord: Op 9 juli heeft uw raad de motie “Prestatieafspraken bij investering ambtelijke organisatie” aangenomen, waarin is verzocht inzichtelijk te maken hoe de effecten van de investeringen in de ambtelijke organisatie worden gemeten. In reactie op deze motie zijn voorgestelde KPI’s (kritieke prestatie-indicatoren) opgesteld en met de raad gedeeld. Deze zijn nader toegelicht in de raadsinformatiebrief van 14 oktober. De voorgestelde KPI’s richten zich onder meer op ziekteverzuim, medewerkerstevredenheid, verloop en overuren. Aan de hand van deze indicatoren wordt periodiek inzicht geboden in de ontwikkeling van de organisatie en de effecten van de gedane investeringen. Bart Mentink, VVD 4.

Vraag: Bedrijfsvoering: bij de tabel “Prestatie indicatoren” staat dat Haaksbergen 14,5% van het geld van de begroting uitgeeft aan overheadkosten en het gemiddelde van de referentiegemeenten is 11,5%. Waarom is dit in Haaksbergen hoger? Antwoord: Het percentage van 14,5% aan overheadkosten in Haaksbergen ligt hoger dan het gemiddelde van de referentiegemeenten (11,5%). Dit percentage is berekend conform de landelijke voorschriften uit het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). Daarbij worden alle kosten meegenomen die verband houden met de sturing en ondersteuning van medewerkers in het primaire proces. Het gaat onder meer om personeelskosten van ondersteunende afdelingen (zoals financiën, HR, juridische zaken en communicatie), kosten voor huisvesting, ICT en overige bedrijfsvoeringskosten. Het berekende percentage is sterk afhankelijk van de wijze waarop gemeenten deze kosten toerekenen. Sommige gemeenten boeken ondersteunende functies of onderdelen daarvan deels toe aan het primaire proces, terwijl Haaksbergen deze kosten volledig onder overhead verantwoordt. Dit verschil in kostentoerekening heeft daardoor een directe invloed op de hoogte van het percentage en bemoeilijkt een volledig eenduidige vergelijking tussen gemeenten. Daarnaast spelen twee structurele factoren een rol. 1.

Kleinschaligheid van de organisatie: als relatief kleine gemeente beschikt Haaksbergen over een vaste set ondersteunende functies, die noodzakelijk zijn voor een goed functionerende bedrijfsvoering. Omdat deze vaste lasten over een beperkte formatie worden verdeeld, valt het aandeel overhead per fte procentueel hoger uit. 2. Breedte van taken en dienstverlening: Haaksbergen voert, net als grotere gemeenten, het volledige takenpakket uit dat vanuit wet- en regelgeving is opgedragen. De uitvoering daarvan vraagt vergelijkbare ondersteuningscapaciteit, maar bij een kleinere organisatie leidt dit tot een hogere relatieve overhead. Samengevat wordt het hogere overheadpercentage vooral verklaard door verschillen in kostentoerekening en schaalgrootte en is dit niet per definitie een indicatie van inefficiëntie. Tegelijkertijd is het een waardevol signaal om de huidige wijze van kostentoerekening nader te bezien en te beoordelen of deze nog optimaal aansluit.

5. Vraag Externe inhuur: deze is lager dan in de begroting van vorig jaar en lager dan bij de referentiegemeenten. Wordt er verwacht dat dit in toekomst verder omlaag gaat? En wat doet Haaksbergen hiervoor naar de toekomst toe? Antwoord: Het klopt dat het inhuurpercentage in 2025 fors lager ligt dan het inhuurpercentage van 2024 en tevens lager is als bij referentiegemeenten. Waar in voorgaande jaren het inhuurpercentage boven de 20% lag (in 2024 23,2%), komt de huidige prognose voor 2025 uit op circa 18%. Deze daling is het resultaat van gerichte sturing op formatie, bezetting en capaciteitsinzet. Zo is de afgelopen periode nadrukkelijk ingezet op het structureel invullen van moeilijk te vervullen functies, het verbeteren van de personeelsplanning en het beter afstemmen van de inzet van tijdelijke krachten op de behoefte binnen de organisatie. Daarnaast is kritisch gekeken naar de duur en noodzaak van lopende inhuurcontracten, wat heeft geleid tot een efficiëntere inzet van beschikbare middelen. Voor de toekomst blijft het streven het inhuurpercentage verder te stabiliseren op een verantwoord niveau, passend bij de omvang en opgaven van de organisatie. Wij blijven daarbij voortdurend de juiste afweging maken tussen structurele formatie en tijdelijke inhuur.

Bij tijdelijke pieken in werkdruk, specialistische kennisbehoefte of projectmatige werkzaamheden kan inhuur noodzakelijk blijven om de continuïteit van de dienstverlening te waarborgen. Tegelijkertijd wordt, waar mogelijk, gekozen voor het tijdelijk in dienst nemen van medewerkers. Hierbij wordt continu de afweging gemaakt tussen inhuur of tijdelijk dienstverband, mede gezien het feit dat de gemeente eigenrisicodrager is voor de WWlasten. Door deze integrale benadering van bezetting, capaciteit en formatieplanning blijft de organisatie wendbaar, terwijl de afhankelijkheid van externe inhuur verder wordt teruggedrongen.

Freek Ebelink VVD 6. Vraag : WOO: “We zijn met onze informatie nog niet zo ver dat we kunnen voldoen aan de eisen van de WOO. “ Wat betekent dit qua risico’s? Antwoord Passieve openbaarmaking Op grond van de Wet open overheid (Woo) dienen wij Woo-verzoeken (passieve openbaarmaking) binnen een wettelijke termijn van vier weken af te handelen. Deze termijn kunnen wij eenmalig verlengen met twee weken. Hoewel de gemeente stappen zet om de informatiehuishouding verder te verbeteren, blijft de uitvoering van de Woo in de praktijk complex en tijdsintensief. Wij streven ernaar om verzoeken binnen de wettelijke termijn te behandelen, maar erkennen dat dit bij omvangrijke en complexe verzoeken niet altijd haalbaar is. Naast de uitdaging van het terugvinden van de juiste informatie vergt ook de zorgvuldige toetsing en voorbereiding van documenten, waaronder het beoordelen van uitzonderingsgronden en het waarborgen van privacy, veel tijd. Op 8 juli 2025 hebben wij besloten om voor omvangrijke en complexe verzoeken een gedragslijn te hanteren. Dit betekent dat wij in die gevallen in overleg treden met de verzoeker over de prioritering, afbakening en een redelijke verlenging van de beslistermijn waarbij; i. in geval van instemming door verzoeker met verlenging van de beslistermijn de wettelijke beslistermijn op het verzoek wordt opgeschort; ii.

in geval van geen instemming door verzoeker met verlenging van de beslistermijn eenzijdig door ons een beslistermijn wordt vastgesteld, gebaseerd op een inschatting van de benodigde tijd voor een zorgvuldige afhandeling Ervaring leert dat veel verzoekers bereid zijn in te stemmen met een verlenging van de beslistermijn, omdat zij belang hechten aan een volledige en correcte afhandeling van hun verzoek. Desondanks bestaat het risico dat de verzoeker de gemeente in gebreke stelt wanneer de wettelijke termijn wordt overschreden. Dit kan leiden tot een dwangsom of in uitzonderlijke gevallen een beroepsprocedure bij de rechter. In de praktijk betekent dit dat we geen onnodige risico’s nemen door te haasten, maar juist streven naar volledige, correcte en zorgvuldig getoetste besluitvorming. Actieve openbaarmaking In het kader van de actieve openbaarmaking hebben wij eveneens verplichtingen. De Woo schrijft voor dat overheden gefaseerd zeventien categorieën van overheidsinformatie actief openbaar maken. Deze verplichting wordt stapsgewijs ingevoerd. Het Rijk bepaalt periodiek welke categorieën informatie openbaar moeten worden gemaakt en binnen welke termijn. Tot op heden voldoen wij aan de gestelde eisen. Voor de categorieën die nog volgen, is het van belang dat onze informatiehuishouding op orde is. Dit vindt plaats met de implementatie van het nieuwe zaaksysteem.

De huidige capaciteit voor de uitvoering van de Woo is beperkt. Momenteel is er een Woocoördinator beschikbaar voor 18 uur per week, wat onvoldoende is om structureel aan alle verplichtingen te voldoen. Daarom is besloten om vanaf 1 november 2025 een Woomedewerker aan te stellen voor 24 uur per week. Door de inzet van de Woo-medewerker op de passieve openbaarmaking, wordt de Woo-coördinator in staat gesteld om verdere stappen te zetten in de actieve openbaarmaking. 7. Vraag Zaaksysteem: wat is verschil tussen de inwoner centraal of de zaak centraal? Dit heeft alles met dienstverlening te maken.

Wat in een zaak staat is een abstractie van de werkelijkheid. De heer Ebelink uit zorgen dat er inconsistentie ontstaat tussen wat een inwoner beweert en wat er in het zaaksysteem staat. Dit zou kunnen leiden tot onbegrip richting de inwoner. Antwoord In onze werkwijze staat de inwoner centraal. Dat betekent dat we uitgaan van de behoefte of vraag van de inwoner, en dat we onze processen en systemen zo inrichten dat deze vraag zo goed mogelijk wordt beantwoord. Een zaak is een middel om deze klantvraag te ondersteunen. Het is een abstractie van de werkelijkheid waarin we alle relevante informatie rondom een aanvraag, melding of verzoek vastleggen. Dit doen we om de voortgang te kunnen volgen, de kwaliteit van de afhandeling te borgen en transparantie te bieden richting de inwoner. In het kader van de AVG heeft de inwoner bovendien recht op inzage in wat er over hem of haar is vastgelegd. ‘Zaakgericht werken’ is in dit kader een interne werkwijze die integraliteit bevordert. Door alle informatie rondom een klantvraag in één zaak of dossier te bundelen, kunnen we efficiënter samenwerken, voldoen aan wet- en regelgeving, en de inwoner beter van dienst zijn. Het helpt ons om klantgericht te werken, zoals verwoord in onze visie op dienstverlening. Samenvattend: • De inwoner staat centraal: de dienstverlening is gericht op het beantwoorden van zijn of haar vraag.

• De zaak ondersteunt deze klantvraag: het is een hulpmiddel om informatie correct, volledig en transparant vast te leggen. • Zaakgericht werken is een middel, geen doel op zich: het helpt ons om de inwoner centraal te stellen en de dienstverlening te verbeteren.

Frans Winkelhuis en Esther Diepenmaat (CDA) 8. Vraag Moet het informatiemanagement-verhaal niet eerst op orde zijn voordat Hengelo hierin iets gaat betekenen? Antwoord De gemeente Haaksbergen heeft onderzoek laten uitvoeren naar het versterken van het informatiemanagement (link rapport, link raadsinformatiebrief). Uit dit onderzoek is gebleken dat een samenwerking op informatiemanagement (IM) noodzakelijk is voor het robuust naar de toekomst toe organiseren van de informatievoorziening van de gemeente Haaksbergen. De gemeente Hengelo is benaderd voor deze samenwerking. Daarvoor is een intentieovereenkomst (link overeenkomst, link raadsinformatiebrief) opgesteld om een samenwerking op IM te onderzoeken. Dit onderzoek kost tijd. Daarom is besloten om in de tussentijd niet stil te staan en dus een tweesporenbeleid te voeren. Enerzijds onderzoeken we en zetten we stappen in een potentiële samenwerking IM met de gemeente Hengelo. Daarover wordt u later nader geïnformeerd. Anderzijds werken wij intern om de basis op orde te krijgen. Onze verwachting is dat Hengelo een zogenaamd ‘volwassenheidsniveau’ van ons gaat vragen alvorens zij de samenwerking formaliseren. Om die reden werken we in parallelle sporen die elkaar versterken.

In alle ontwikkelingen rondom IM die wij intern uitvoeren/oppakken, zoeken we afstemming met Hengelo zodat onze inzet niet leidt tot een mogelijke desinvestering in de toekomst. 9. Vraag Bestemmingsreserve Verbouwing Archief; zijn we ver achter? Hoe moet dit worden geïnterpreteerd? Antwoord In het kader van de Archiefwet worden er steeds strengere eisen gesteld aan de inrichting en het beheer van archiefbewaarplaatsen. Om blijvend te voldoen aan deze wettelijke eisen zijn investeringen noodzakelijk in de bestaande archiefruimte. Om een mogelijke verbouwing zorgvuldig en toekomstgericht te kunnen voorbereiden, werd de provinciale archiefinspectie uitgenodigd om mee te denken over de (on)mogelijkheden van de huidige bewaarplaats. Op 8 oktober heeft de inspectie, samen met ambtelijke medewerkers, een inspectiebezoek gebracht aan de archiefruimte. De bevindingen en aanbevelingen van dit bezoek worden momenteel schriftelijk uitgewerkt door de archiefinspectie en aan ons toegezonden. Zodra deze rapportage is ontvangen, zullen wij op basis daarvan een plan van aanpak opstellen voor een eventuele verbouwing van de archiefbewaarplaats. Dit plan zal gericht zijn op het waarborgen van de duurzaamheid, veiligheid en wettelijke conformiteit van de archiefbewaarplaats.

Het is goed om te benadrukken dat wij hierin niet uniek zijn: ook andere gemeenten worstelen met de steeds strengere eisen die aan archiefbewaarplaatsen worden gesteld. Dit onderstreept het belang van een zorgvuldige en goed onderbouwde aanpak. 10. Vraag Wachtgelden: 60.000 verhoogd incidenteel. Klopt dat wel? Antwoord De verhoging van de post wachtgelden met €60.000 is incidenteel en gebaseerd op een actualisatie van de bestaande verplichtingen. De wachtgeldverplichtingen voor (voormalige) bestuurders worden extern geadministreerd en voorafgaand aan ieder begrotingsjaar geraamd. Door een foutieve raming en aanlevering van gegevens is er geen rekening gehouden met een deel van de verplichtingen die doorlopen in 2026. Dit is nu gecorrigeerd en vandaar het incidentele karakter. Daarnaast geldt dat in 2026 nieuwe gemeenteraadsverkiezingen plaatsvinden. Na deze verkiezingen zal opnieuw worden beoordeeld hoe groot de toekomstige

wachtgeldverplichtingen (APPA) zijn, zodat de raming tijdig kan worden aangepast aan de actuele situatie. 11. Vraag Graag een toelichting op voormalig personeel (pag. 77 paragraaf bedrijfsvoering) Antwoord De post voormalig personeel betreft een structurele begrotingspost waaruit lasten worden betaald die samenhangen met medewerkers die niet langer in dienst zijn van de gemeente. Omdat de gemeente Haaksbergen eigenrisicodrager is voor de Werkloosheidswet (WW), worden de WW-lasten van voormalige medewerkers rechtstreeks door de gemeente gedragen. Naast WW-lasten vallen ook andere verplichtingen onder deze post, zoals transitievergoedingen bij beëindiging van dienstverbanden en eventuele frictiekosten die voortvloeien uit organisatieveranderingen of samenwerkingstrajecten, bijvoorbeeld met Twente Milieu. Deze kosten worden centraal geraamd en verantwoord, om te voorkomen dat zij drukken op de exploitatie van afzonderlijke organisatieonderdelen of beleidsprogramma’s. De hoogte van de post voormalig personeel kan per jaar fluctueren, afhankelijk van de uitstroom van medewerkers en de duur van de verplichtingen die hieruit voortvloeien.