2025-O9 Advies aan raad m.b.t. Financiële verordening en Controleprotocol 2024

gemeenteraad Haaksbergen t.a.v. griffie Postbus 102 7480AC HAAKSBERGEN

Uw kenmerk : Uw datum : Behandeld door : Telefoonnummer :

R. Meinen (053) 573 45 67

Zaaknummer :Kenmerk :Bijlagen : Datum : 22-1-2025

Onderwerp: Advies auditcommissie m.b.t. Financiële verordening en Controlplan 2024

Geachte leden van uw raad, leden van de agendacommissie, Uw agendacommissie heeft ons als auditcommissie op 20 november jl. verzocht om een advies over de raadsvoorstellen die gaan over de vaststelling van de geactualiseerde Financiële verordening en het Controlplan 2024. Deze voorstellen zijn u aangeboden door het college en bevatten een aantal belangrijke “spelregels” op het gebied van de gemeentefinanciën en de controle daarop. Vanzelfsprekend adviseren wij u hier graag over. De auditcommissie heeft beide voorstellen besproken tijdens haar vergadering van 20 januari, en heeft hierover constructief overleg gevoerd met een aantal betrokken ambtelijk medewerkers. Mede op basis van dat gesprek treft u hieronder ons advies over beide voorstellen aan.

Advies over de Financiële verordening Het college stelt in het raadsvoorstel dat er “geen wezenlijke wijzigingen zijn doorgevoerd”. De auditcommissie is van mening dat de voorliggende Financiële verordening op een aantal punten wel wezenlijke wijzigingen bevat. Dit gaat onder andere over gewijzigde wet- en regeling op het gebied van de rechtmatigheidsverklaring waar de gemeente nu zelf voor verantwoordelijk is. Dit behelst de (nieuwe) artikelen 10 tot en met 13. De auditcommissie is overtuigd geraakt van de noodzaak om deze onderdelen thans te wijzigen. Door wijziging van deze artikelen ontstaat helderheid over de geldende regels omtrent de rechtmatigheidsverantwoording. Er worden echter ook een aantal wijzigingen voorgesteld die hierop geen betrekking hebben. Ons is onvoldoende duidelijk gemaakt waarom deze wijzigingen op dit moment noodzakelijk zijn en wat hiervan precies de effecten zijn. Het gaat daarbij bijvoorbeeld om het wijzigen van rentetoerekening, kostprijsbepaling en andere wijzigingen. Ons is tijdens het gesprek duidelijk geworden dat deze wijzigingen zijn overgenomen uit de VNG-modelverordening.

Gemeentehuis Haaksbergen Postbus 102 7480 AC, Blankenburgerstraat 28 7481 EB Haaksbergen, Tel: (053) 573 45 67, Fax: (053) 572 80 75 www.haaksbergen.nl gemeente@haaksbergen.nl Kijk voor openingstijden en het maken van een afspraak op www.haaksbergen.nl IBAN NL56 BNGH 028.50.03.194

De huidige Financiële verordening is in 2016 nauwgezet opgesteld op basis van de specifieke Haaksbergse situatie. Dit maatwerk wordt teniet gedaan doordat voorgesteld wordt de modelverordening onverkort over te nemen. Hoewel de auditcommissie op zich vertrouwen heeft in de kwaliteit van een dergelijk model, is het onduidelijk wat hiervan precies de gevolgen zijn voor Haaksbergen. De auditcommissie beoordeelt dit als onwenselijk en risicovol. Voor de commissie wegen ook een tweetal procedurele omissies mee in dit oordeel. Het was in Haaksbergen gebruikelijk dat de raad (daarbij vertegenwoordigd door de auditcommissie) op actieve wijze mee kon denken bij het opstellen/veranderen van bepalingen in de financiële verordening. De Financiële verordening bevat immers belangrijke bepalingen op het gebied van gemeentefinanciën en is voor de raad als zodanig onontbeerlijk als handvat bij het uitvoeren van zijn taak op het gebied van (financiële) kaderstelling en controle. Het ligt derhalve dan ook op het pad van het college om bij een herijking de raad actief te bevragen, te betrekken en te ondersteunen. Bovendien ontbreekt ook een gedegen evaluatie van het college op basis van art. 25 van de huidige Financiële verordening. De auditcommissie is van mening dat een dergelijke evaluatie noodzakelijk is bij het voorstellen van dergelijke (mogelijk) ingrijpende wijzigingen.

Resumerend adviseert de auditcommissie aan uw raad(scommissie) om het voorliggende voorstel met verwijzing naar bovenstaande argumenten terug te sturen naar het college. Opmerkingen van uw raad(scommissie) aan het college zouden kunnen bestaan uit: 1. Het doen toekomen van een nieuw voorstel, waarin artikel 10 tot en met 13 (over de rechtmatigheidheidsverklaring) conform huidig voorstel toegevoegd worden aan de bestaande verordening; 2. De overige bepalingen in de huidige Financiële verordening inhoudelijk ongewijzigd worden gelaten; 3. Er een gedegen evaluatie en proces wordt gefaciliteerd op basis waarvan uw raad (op advies van het college) al dan niet besluit andere mogelijke aanpassingen door te voeren. Vanzelfsprekend vervullen wij als auditcommissie bij deze laatste stap met graagte een adviesrol.

Advies over het Controleprotocol 2024 De auditcommissie heeft ten aanzien van het Controleprotocol geen inhoudelijke bijzonderheden geconstateerd. Het Controleprotocol verwijst voor wat betreft de reikwijdte van de accountantscontrole in art. 5 naar het door de raad op 18 december 2024 vastgestelde Normenkader.

2

In dit reeds vastgestelde Normenkader wordt gewag gemaakt van: •

De Financiële verordening als ware deze conform voorstel van het college op 18 december 2024 door de raad vastgesteld;

•

Het Controleprotocol 2024 als ware deze conform voorstel van het college eveneens op 18 december 2024 vastgesteld.

Duidelijk moge zijn dat dit niet het geval is. Bovendien wordt in het Normenkader verwezen naar twee financiële verordeningen (de verordening zoals vastgesteld op 21-12-2016 en voornoemde (concept)verordening). Er kan uiteraard maar één verordening tegelijkertijd geldig zijn. De auditcommissie geeft ter overweging aan de raad(scommissie) mee dat het mogelijk verstandig is om het college, vanwege de tekstuele en inhoudelijke samenhang tussen de drie documenten (Financiële verordening, Controleprotocol én Normenkader), te verzoeken deze op een juiste wijze op elkaar af te stemmen en in gezamenlijkheid opnieuw aan te bieden.

Planning Onlangs ontving uw agendacommissie een brief waarin het college uw raad opriep om voor eind maart te besluiten over de Financiële verordening en het Controleprotocol 2024. Gelet op de inhoud van ons advies, en de door het college geuite wens adviseren wij om voornoemde twee voorstellen te agenderen voor de raadscyclus van februari (raadscommissievergadering van 4 februari) en om dit advies daarbij te betrekken. Een afschrift van deze brief doen wij om die reden dan ook toekomen aan uw agendacommissie. E.e.a. betekent dat het college tot en met 18 februari gelegenheid heeft om (de raadscommissie gehoord hebbende en mocht het daartoe over wensen te gaan) gewijzigde voorstellen aan te bieden voor de raadscyclus van maart. Mocht het college, op voorspraak van uw raad, onze eerder genoemde opmerkingen overnemen, dan zien wij als auditcommissie geen beletselen voor uw raad om deze aangepaste voorstellen conform vast te stellen. Vanzelfsprekend zijn wij tot een nadere toelichting bereid. Namens de leden van de auditcommissie,

T.J.H. Looman voorzitter

3