2024-C110 Brief auditcommissie aan raad m.b.t. Jaarstukken 2023

Gemeenteraad Haaksbergen Postbus 102 7480AC HAAKSBERGEN

Uw kenmerk : Uw datum : Behandeld door : R. Meinen Telefoonnummer : (053) 573 45 67

Zaaknummer Kenmerk Bijlagen Datum

:::: 12-6-2024

Onderwerp: Advies auditcommissie over Jaarstukken 2023, brief in afschrift naar college

Geachte leden van de raad, Zoals u weet legt het college jaarlijks verantwoording af over de financiële resultaten van de gemeente in het afgelopen jaar. Het is gebruikelijk dat de auditcommissie, waarin alle raadsfracties zijn vertegenwoordigd, een advies uitbrengt aan de gemeenteraad met daarin eventuele bijzonderheden, opmerkingen en wensen aangaande de jaarrekening die de raad tijdens de behandeling van de jaarstukken kenbaar kan maken aan het college. Middels deze brief brengt de auditcommissie van de gemeente Haaksbergen haar advies uit over de jaarstukken 2023. Op 5 maart heeft de auditcommissie, ondersteund door de accountant de managementletter 2023 besproken alsmede de raadsinformatiebrief aangaande de opvolging van de bestaande aanbevelingen van de auditcommissie. Op 13 juni is het accountantsverslag besproken en zijn de fracties in de gelegenheid gesteld de technische vragen rond de jaarrekening te stellen. De leden van de auditcommissie hebben diverse vragen gesteld, welke ter vergadering of na afloop schriftelijk zijn beantwoord. Tot slot is de opzet en inhoud van deze brief besproken in de commissie. Inhoud accountantsverslag Het voert te ver om in deze brief een integrale samenvatting van het accountantsverslag te geven. Desalniettemin nemen we de belangrijkste bevindingen van de accountant hier wel op: 

De accountant verstrekt een goedkeurende controleverklaring over de getrouwheid van de cijfers in de jaarrekening als geheel en de rechtmatigheid inzake de besteding van de specifieke uitkeringen;



Het boekjaar 2023 is afgesloten met een positief resultaat van € 4,9 mln. Het eigen vermogen en de solvabiliteit zijn gestegen t.o.v. 2022. De weerstandscapaciteit is ruim voldoende om de ingeschatte risico’s af te dekken;

Gemeentehuis Haaksbergen Postbus 102 7480 AC, Blankenburgerstraat 28 7481 EB Haaksbergen, Tel: (053) 573 45 67, Fax: (053) 572 80 75 www.haaksbergen.nl gemeente@haaksbergen.nl Kijk voor openingstijden en het maken van een afspraak op www.haaksbergen.nl IBAN NL56 BNGH 028.50.03.194



De totale onrechtmatigheid blijft zowel voor fouten als voor onzekerheden binnen de verantwoordingsgrenzen van respectievelijk 1 en 3 procent:

Fout getrouwheid Onzekerheid getrouwheid

Norm 1% 3%

2020 0,0% 1,2%

2021 0,1% 0,6%

2022 0,0% 0,5%

2023 0,0% 0,5%

De geconstateerde getrouwheidfouten betreffen € 0 (2022; € 550.000 in aanbestedingsfouten) en € 318.00 onzekerheid met grondexploitaties en zorg in natura (2022; € 362.000 zorg in natura); 

De accountant constateert dat de gemeente Haaksbergen nog geen frauderisico-analyse heeft. De accountant verwacht op dit gebied voor het boekjaar 2024 een verbetering van de beschrijving van de frauderisico’s;



De accountant wijst op het niet-afgeven van (niet wettelijk verplichtte) beschikkingen bij de zogeheten derdeverwijzingen bij jeugdzorg terwijl de Haaksbergse verordening dit wel voorschrijft;



De accountant vraagt opnieuw om een deskundige in te schakelen ten behoeve van het berekenen van een herijking van de pensioenvoorziening van gepensioneerden;



De accountant wijst de gemeente er op dat het beheerplan gemeentelijke panden en het rioleringsplan verouderd zijn en geüpdatet moeten worden inclusief waar nodig het bijstellen van de hiervoor getroffen voorzieningen.

Aanbevelingen en opmerkingen van de auditcommissie De auditcommissie heeft naar aanleiding van de jaarrekening, het accountantsverslag en het gesprek hierover met de accountant een aantal vragen, adviezen en opmerkingen opgesteld, waarvan wij ons kunnen indenken dat u het college hierop attent maakt: 1. De auditcommissie ziet in volgende jaarrekeningen graag een sluitende verklaring van met betrekking tot lasten en baten terug. Nu wordt slechts een eindsaldo per taakveld gepresenteerd. De commissie is van mening dat niet bij alle taakvelden een navolgbare verklaring gegeven wordt; 2. De auditcommissie ziet in de komende jaarstukken (en andere P&C-documenten waarop dit betrekking heeft) graag een eenduidig en helder tabellarisch onderscheid tussen incidentele en structurele afwijkingen; 3. De auditcommissie zou in volgende jaarrekeningen in het overzicht van verstrekte leningen graag de startdatum van de betreffende leningen terugzien; 4. De auditcommissie zou in volgende jaarrekeningen graag totaaltellingen toegevoegd zien aan de kredietenlijst; 5. De auditcommissie zou volgende jaren graag een verdieping aangaande de grondexploitaties opgenomen zien. De informatievoorziening in de jaarrekening hierover wordt als zeer summier ervaren;

2

6. De accountant wijst bij herhaling op ontbrekende beheerplannen voor de gemeentelijke panden en het rioleringsplan. De auditcommissie vindt dat dit hiaat zo spoedig mogelijk verholpen moet worden en ziet de bijbehorende voorzieningen graag geactualiseerd; 7. Ditzelfde geldt voor de actualisatie van de voorziening gepensioneerden waarvan bij herhaling door de accountant wordt aangeraden deze door een deskundige te laten uitvoeren. De auditcommissie is het eens met deze oproep; 8. De auditcommissie adviseert dat in komende jaarrekeningen (en andere P&Cdocumenten waarop dit betrekking heeft) expliciet ingegaan wordt op de gevolgen die voortkomen uit het aangaan van dienstverleningsovereenkomsten (DVO’s) met de gemeenten Hengelo en Wierden en op de (eventuele) specifieke risico’s die daaruit voortvloeien. Meer specifiek heeft de auditcommissie in een eerder stadium gevraagd hoe de risico’s voortvloeiend uit het door de gemeente Wierden laten uitvoeren van de salarisadministratie zijn afgedekt. Daarop kwam het antwoord dat in de dienstverleningsovereenkomst is opgenomen dat de gemeente Wierden “aansprakelijk is voor opzettelijk foutief handelen”. De auditcommissie zou ook graag weten wat het handelingskader is bij onopzettelijk foutief handelen. Is de gemeente Wierden dan risicodrager, of de gemeente Haaksbergen? 9.

Opmerkenswaardig vindt de commissie het feit dat 79% van de voor 2022 verstrekte subsidies, in 2023 nog niet is vastgesteld. De auditcommissie ziet in toekomstige jaarrekeningen graag een overzicht opgenomen van de toegekende en verstrekte subsidies, aan welke subsidienemers deze zijn verstrekt, alsmede daarbij vermeld of de subsidienemer verplicht is tot het verstrekken van een accountantsverklaring (wat het geval is bij subsidies welke een bedrag € 75.000 of meer belopen) en of dat ook daadwerkelijk gebeurd is. De auditcommissie beveelt de raad aan om over bovenstaande aandachtspunten in gesprek te treden met het college. Tot slot De auditcommissie complimenteert het college met een jaarrekening die financieeltechnisch ordentelijk is opgesteld, die leesbaar is en waarover de accountant geen significante op- of aanmerkingen heeft gemaakt. De auditcommissie vertrouwt er op dat het college deze complimenten ook overbrengt aan de betrokken ambtelijk medewerkers, die de auditcommissie constructief gefaciliteerd hebben in het verzorgen van een toelichting en beantwoorden van vragen. De auditcommissie is van oordeel dat de jaarrekening 2023 geen financieel-technische beletselen kent om deze vast te stellen. Voor het overige laat de auditcommissie de politieke beoordeling van de jaarrekening (en de bestemming van het resultaat) uiteraard over aan uw raad.

3

Voorts zijn wij uiteraard bereid om een verdere toelichting te geven tijdens de gecombineerde commissievergadering van 27 juni. Namens de leden van de auditcommissie,

T.J.H. Looman voorzitter

4