2024-B66 Brief reactie advies auditcommissie over de jaarstukken 2023

Gemeenteraad Haaksbergen Postbus 102 7480AC HAAKSBERGEN

Uw kenmerk : Uw datum : 24-6-2024 Behandeld door : E. Bos Telefoonnummer : (053) 573 45 67

Zaaknummer Kenmerk Bijlagen Datum

: : : : 3-7-2024

Onderwerp: Reactie advies auditcommissie over de jaarstukken 2023

Geachte leden van de raad, Uw raad heeft van de auditcommissie advies ontvangen over de jaarstukken 2023. De auditcommissie heeft een negental aanbevelingen dan wel opmerkingen over de jaarstukken geplaatst. In uw commissievergadering van 27 juni jl. hebben wij toegezegd u van een reactie op het advies te voorzien. Onderstaand treft u cursief de aanbevelingen/opmerkingen van de auditcommissie, voorzien van onze reactie: 1. De auditcommissie ziet in volgende jaarrekeningen graag een sluitende verklaring van met betrekking tot lasten en baten terug. Nu wordt slechts een eindsaldo per taakveld gepresenteerd. De commissie is van mening dat niet bij alle taakvelden een navolgbare verklaring gegeven wordt. Reactie: wij zullen dit meenemen in de verdere optimalisatie van de P&Cdocumenten, zoals besproken op 22 mei jl. 2. De auditcommissie ziet in de komende jaarstukken (en andere P&C-documenten waarop dit betrekking heeft) graag een eenduidig en helder tabellarisch onderscheid tussen incidentele en structurele afwijkingen. Reactie: wij zullen dit meenemen in de verdere optimalisatie van de P&Cdocumenten, zoals besproken op 22 mei jl. 3. De auditcommissie zou in volgende jaarrekeningen in het overzicht van verstrekte leningen graag de startdatum van de betreffende leningen terugzien. Reactie: wij zullen dit opnemen in de volgende jaarrekeningen. 4.

De auditcommissie zou in volgende jaarrekeningen graag totaaltellingen toegevoegd zien aan de kredietenlijst. Reactie: wij zullen dit opnemen in de volgende jaarrekeningen. 5. De auditcommissie zou volgende jaren graag een verdieping aangaande de grondexploitaties opgenomen zien. De informatievoorziening in de jaarrekening hierover wordt als zeer summier ervaren. Reactie: Wij gaan graag met de Auditcommissie in overleg over welke behoefte er precies is en op welke wijze wij daarin kunnen voorzien. Wij zullen de Auditcommissie vragen dit onderwerp te agenderen. Gemeentehuis Haaksbergen Postbus 102 7480 AC, Blankenburgerstraat 28 7481 EB Haaksbergen, Tel: (053) 573 45 67, Fax: (053) 572 80 75 www.haaksbergen.nl gemeente@haaksbergen.nl Kijk voor openingstijden en het maken van een afspraak op www.haaksbergen.nl IBAN NL56 BNGH 028.50.03.194

6. De accountant wijst bij herhaling op ontbrekende beheerplannen voor de gemeentelijke panden en het rioleringsplan. De auditcommissie vindt dat dit hiaat zo spoedig mogelijk verholpen moet worden en ziet de bijbehorende voorzieningen graag geactualiseerd. Reactie: In de vergadering van de raad in oktober 2024 zullen beide beheerplannen ter vaststelling worden aangeboden. 7. Ditzelfde geldt voor de actualisatie van de voorziening gepensioneerden, waarvan bij herhaling door de accountant wordt aangeraden deze door een deskundige te laten uitvoeren. De auditcommissie is het eens met deze oproep. Reactie: Wij hebben acties uitgezet om de gevraagde controle door een deskundige externe partij voor de jaarstukken 2024 te laten uitvoeren. 8. De auditcommissie adviseert dat in komende jaarrekeningen (en andere P&C) documenten waarop dit betrekking heeft) expliciet ingegaan wordt op de gevolgen die voortkomen uit het aangaan van dienstverleningsovereenkomsten (DVO’s) met de gemeenten Hengelo en Wierden en op de (eventuele) specifieke risico’s die daaruit voortvloeien. Meer specifiek heeft de auditcommissie in een eerder stadium gevraagd hoe de risico’s voortvloeiend uit het door de gemeente Wierden laten uitvoeren van de salarisadministratie zijn afgedekt.

Daarop kwam het antwoord dat in de dienstverleningsovereenkomst is opgenomen dat de gemeente Wierden “aansprakelijk is voor opzettelijk foutief handelen”. De auditcommissie zou ook graag weten wat het handelingskader is bij onopzettelijk foutief handelen. Is de gemeente Wierden dan risicodrager, of de gemeente Haaksbergen? Reactie: Wij zullen in de risicoparagrafen van de P&C documenten meer specifiek aandacht besteden aan de risico’s uit de DVO’s met samenwerkingspartners. Ten aanzien van ICT geldt bijvoorbeeld dat de risicoparagraaf in 2022 is bijgesteld met inachtneming van de samenwerking met Hengelo. Voor wat betreft de samenwerking met Wierden op het gebied van salarisadministratie geldt dat Haaksbergen risicodragend is ten aanzien van schade die Haaksbergen lijdt, indien geen sprake is van opzettelijk foutief handelen. Het benodigde weerstandsvermogen is in de jaarstukken berekend op € 3.884.000. Mocht bijvoorbeeld het risico van een cyberaanval zich voordoen, is het gevolg € 4.000.000 terwijl we voor dit risico maar 10% van dit bedrag aan benodigd weerstandsvermogen hebben opgenomen. De buffers zullen bij een ratio van 1 in zijn geheel dienen te worden ingezet. Om deze reden wordt met een minimale ratio van 2 gerekend. Dat wil zeggen dat de buffers minimaal tweemaal zo hoog dienen te zijn dan het benodigd weerstandsvermogen.

Een groot deel van de algemene reserve is daarmee in die zin beklemd. 9. Opmerkenswaardig vindt de commissie het feit dat 79% van de voor 2022 verstrekte subsidies, in 2023 nog niet is vastgesteld. De auditcommissie ziet in toekomstige jaarrekeningen graag een overzicht opgenomen van de toegekende en verstrekte subsidies, aan welke subsidienemers deze zijn verstrekt, alsmede daarbij vermeld of de subsidienemer verplicht is tot het verstrekken van een accountantsverklaring (wat het geval is bij subsidies welke een bedrag € 75.000 of meer belopen) en of dat ook daadwerkelijk gebeurd is. Reactie: Wij staan welwillend tegenover het opstellen van een overzicht van verstrekte subsidies. Onze Algemene subsidieverordening onderscheidt verschillende type subsidies. Wij treden graag met de auditcommissie in overleg of

2

de behoefte aan overzicht voor iedere subsidie bestaat, of uitsluitend voor subsidies met een af te spreken drempelwaarde.

Hoogachtend, Burgemeester en wethouders,

dr. R. Toet gemeentesecretaris

drs. J.H. Scholten loco burgemeester

3