2024-B62 Beantwoording Toezeggingen (5x) Eersteberap 2024 gecombineerde commissie 11-6-2024

x

College van burgemeester en wethouders Burgemeester Schriftelijke vragen raadsleden x Artikel 41 (vragen) Artikel 43 (inlichtingen) Mondelinge vragenronde raadsvergadering Vragensteller : diverse leden gecombineerde commissie Datum : 11 juni 2024 Onderwerp: Eerste berap 2024 Het college heeft tijdens de behandeling van de Eerste bestuursrapportage 2024 in de gecombineerde commissievergadering op 11 juni toezeggingen gedaan. Hierbij ontvangt u de reactie op een vijftal toezeggingen.

In te vullen door PAZ Zaaknr. : Z Verzenddatum :

Behandeld: Datum : Antwoord :

Inkomend doc. nr. Uitgaand doc. nr.

D

Schriftelijke beantwoording diverse medewerkers 21 juni 2024 Vraag 1: Wethouder Van Zwanenburg zegt toe om de raad voorafgaand aan de raadsvergadering te informeren over het totaalbedrag, het begrote indexatiebedrag en het werkelijke indexatiebedrag aangaande de maatschappelijke en vrouwenopvang zodat de raad zich een beeld kan vormen over relatieve grootte van het nadeel van € 21.000; Antwoord: De financiële druk voor sociale werkorganisaties neemt verder toe als gevolg van prijsstijgingen (huur en energie) en specifiek door het recent gesloten cao-akkoord Sociaal werk.

Vraag 2: Wethouder Van Zwanenburg zegt toe om de raad voorafgaand aan de raadsvergadering te informeren over het nadeel van € 200.000 aangaande de woonvoorzieningen en vervoersvoorzieningen, of dit in de afgelopen drie jaar is opgelopen, vanaf wanneer de trend van hogere vragen naar woon- en vervoersvoorzieningen en dubbele vergrijzing van de bevolking zichtbaar werd, en of en hoe dit (toen) verwerkt is in P&C-documenten;

Antwoord:

Woonvoorzieningen en vervoersvoorzieningen In de programmabegroting 2022 en 2023 was er geen aanleiding om het budget aan te passen anders dan de prijsindexatie en een reguliere volumestijging van 2%. Bij de opstelling van de eindejaarsrapportage 2023, is een forse stijging in de verstrekkingen van woonvoorzieningen en vervoersvoorzieningen geconstateerd. Voor de woonvoorzieningen werd deze stijging met name veroorzaakt door een drietal grote woonvoorzieningen die goed waren voor een kostenstijging van € 197.000. De aanvragen zijn eind augustus, september en in december bekend gemaakt. Hierop is in de eindejaarrapportage het budget incidenteel met € 130.000 bijgeraamd voor 2024. In de laatste paar maanden (oktober t/m december) is een stijging waargenomen in het aantal aanvragen voor trapliften, waardoor de lasten met € 110.000 hoger uitvielen dan begroot. Dit is gerapporteerd in de jaarrekening 2023. De stijging van de lasten is dus met name in de laatste paar maanden (augustus t/m december 2023) zichtbaar geworden. Terugkijkend naar 2023 was er vanaf begin 2023 al een stijging in de vraag naar vervoersvoorzieningen zichtbaar. Hierop had in de eerste bestuursrapportage 2023 een bijstelling kunnen plaatsvinden.

Echter is besloten om dit niet voor te stellen, aangezien bij het opstellen van de 1e bestuursrapportage de gegevens over de eerste drie maanden 2023 beschikbaar waren en er onzekerheid bestond of dit gedurende het jaar zou doorzetten. In de eindejaarsrapportage hebben wij wel de budgetten bijgeraamd met € 34.000. Echter is deze bijraming incidenteel verwerkt en niet structureel. In de laatste maanden, oktober tot en met december, heeft de stijging van de vraag naar vervoersvoorzieningen zich doorgezet. Hierdoor hebben wij een nadeel moeten presenteren ter grootte van € 49.000 ten opzichte van de begroting in de jaarrekening 2023. De begroting 2024 is opgesteld op basis van de toen bekende gegevens (t/m halverwege augustus 2024). De trend liet toen zien dat geen bijstelling nodig was anders dan reguliere volumestijging en prijsindexatie. Op basis van deze gegevens is voor 2024 het begrote bedrag voor woonvoorzieningen op € 153.000 en voor vervoersvoorzieningen op € 209.000 gesteld. De werkelijke kosten over 2023 bedroegen voor woonvoorzieningen € 427.000 en voor vervoersvoorzieningen € 220.000.

Naar aanleiding van bovenstaande hebben wij in de eerste bestuursrapportage 2024 voorgesteld om het budget voor woonvoorzieningen met € 141.000 naar € 294.000 en voor het budget vervoersvoorzieningen met € 29.000 naar € 237.000, gezien de trend die we in de laatste maanden van 2023 zagen. Hiermee hebben wij bewust de incidentele hoge woonvoorzieningen groot € 197.000 niet meegenomen, omdat dit anders een vertekend beeld geeft. Onderhoudskosten In het verlengde van een hogere vraag naar hulpmiddelen, is de verwachting dat daarmee ook de onderhoudskosten zullen toenemen. Daarom is in de 1e bestuursrapportage voorgesteld om dit budget met € 23.000 te verhogen.

De overige mutaties € 6.000 zijn bijstellingen van het budgetten voor de verstrekkingen van rolstoelen en het doen van een klanttevredenheidsrapportage. Bij de verstrekkingen van rolstoelen is geen verhoogde vraag geconstateerd. Overige kosten De overige kosten 2021 zijn fors hoger dan de jaren 2022 en 2023. Dit heeft voornamelijk te maken met de afwaardering van de hulpmiddelen i.v.m. met de overgang van het gemeentelijk depot naar een landelijk depot. Deze afwaardering is gerapporteerd in de eindejaarsrapportage 2021. Vraag 3: Burgemeester Welten zegt toe om de raad voorafgaand aan de raadsvergadering te informeren over het begrote budget voor de verkiezingen, wat de werkelijke kosten (en de meerjarige overschrijdingen) zijn geweest en waarom dergelijke overschrijdingen niet verwerkt zijn in de Begroting 2024; Antwoord: Het verkiezingsbudget dat opgenomen is in de begroting bedraagt ad € 34.000 euro. Tot aan de coronatijd was dit bedrag dekkend. Vanaf de coronaperiode zijn de prijzen voor papier, software, opleiding en catering fors gestegen. Bovendien zijn de presentiegelden voor stembureauleden vanaf deze periode ook ten laste gebracht van het verkiezingsbudget.

Aan de raad wordt voorgesteld bij de behandeling van de eerste bestuursrapportage het verkiezingsbudget 2024 aan te vullen met een bedrag van 21.000 euro en dit bedrag vanaf 2025 structureel op te nemen in de begroting. Door een afstemmingsfout tussen de vakafdeling en de afdeling financiën is per abuis het extra bedrag voor de verkiezingen niet eerder in de begroting opgenomen. Vraag 4: Burgemeester Welten zegt toe om de raad zo spoedig mogelijk, schriftelijk of bij het eerstkomende organisatieontwikkelingsvoortgangsgesprek met de raad, nader te informeren over het ziekteverzuim in het algemeen: a. De achterliggende reden van het ziekteverzuim (is dit bijvoorbeeld werkgerelateerd of niet); b. De kans op een jaarlijks terugkerende overschrijding van het ziektevervangingsbudget; c. En de maatregelen welke genomen worden om de (ervaren) werkdruk terug te dringen.

Antwoord: Voordat bovengenoemde vragen worden beantwoord lijkt het ons verstandig om een totaal beeld/inzicht te geven in het verzuim van gemeente Haakbergen. Deze data zullen we vergelijken met landelijke data en data van vergelijkbare gemeenten. De beantwoording van bovenstaande vragen volgt middels data vanuit de A&O personeelsmonitor en ons eigen verzuimdashboard.

In onderstaand figuur ziet u het ziekteverzuimpercentage van gemeente Haaksbergen t.o.v. vergelijkbare gemeenten (vergelijkbare gemeenten zijn gemeenten met 20.000 – 50.000 inwoners). Hierin ziet u heel duidelijk dat het ziekteverzuimpercentage lager ligt dan het gemiddelde ziekteverzuimpercentage van vergelijkbare gemeenten (sinds het bijhouden vanaf 2021).

Onderstaand figuur schetst een beeld van de opbouw van het ziekteverzuimpercentage uitgesplitst in kort, middellang, lang en extra lang. Kort verzuim: verzuim dat maximaal 7 kalenderdagen duurt Middellang verzuim: verzuim dat 8 tot en met 42 kalenderdagen duurt Lang verzuim: verzuim dat 43 tot en met 365 kalenderdagen duurt Extra lang verzuim: verzuim dat 366 kalenderdagen of langer duurt

In bovenstaand figuur constateren wij geen bijzonderheden t.o.v. vergelijkbare gemeenten. Vraag 4a: De achterliggende reden van het ziekteverzuim (is dit bijvoorbeeld werk gerelateerd of niet) De belangrijkste oorzaken van kort of middellang verzuim waren in 2023 voornamelijk griepklachten. In de opbouw van het ziekteverzuim zie je terug dat 1,1% uit kort en middellang verzuim bestaat (respectievelijk 0,6% en 0,5%). De belangrijkste oorzaak van lang of extra lang verzuim waren in 2023, volgens bedrijfsartsen van onze Bedrijfspoli, werkdruk en stress (66%). In 2022 stonden fysieke en fysiologische aandoeningen nog op dezelfde hoogte als werkdruk en stress, maar deze staan nu met 64% als oorzaak op de tweede plek. Corona-

gerelateerde zaken worden steeds minder benoemd als oorzaak van lang of extra lang durend verzuim (A&O fonds gemeenten: personeelsmonitor 2023). In de opbouw van het ziekteverzuim zie je terug dat 4,6% uit lang en extra lang verzuim bestaat (respectievelijk 3,2% en 1,4%) Vraag 4b: De kans op een jaarlijks terugkerende overschrijding van het ziektevervangingsbudget Uitgangspunt is om binnen de door de raad beschikbaar gestelde middelen tot ziektevervanging te blijven. Indien deze middelen onvoldoende blijken, dan is het een afweging om tot overschrijding van dit budget over te gaan óf om niet tot vervanging van ziekte over te gaan. In het laatste geval kan dit tot consequentie hebben dat bepaalde taken niet, niet tijdig of onvoldoende in kwaliteit uitgevoerd kunnen worden. Het bestaande ziektevervangingsbudget (€ 200.000) tezamen met het gevraagde ziektevervangingsbudget (€300.000) in deze Berap, bedraagt plusminus 3,5% van de totale loonsom. Figuur 1 laat duidelijk zien dat het ziekteverzuimpercentage van vergelijkbare gemeenten stijgt sinds 2020. Alhoewel Haaksbergen onder het gemiddelde ziekteverzuimpercentage van vergelijkbare gemeenten zit, zien wij ook een stijging vanaf 2020. Van 4,4% (in 2021) tot 5,7% (in 2023). We streven naar een stabilisatie van het verzuim rond de 5% in de aankomende jaren door maatregelen die we gaan nemen in het kader van vitaliteit en werkdruk.

Het vitaliteitsbeleid wordt na de zomer door ons vastgesteld. Daarnaast is de HR gesprekscyclus vernieuwd, waarin aandacht voor het persoonlijk welbevinden van onze medewerkers een nadrukkelijk onderdeel uitmaakt. Wij hebben in de Berap (pagina 6) voorgesteld de structurele verhoging ter dekking van het ziekteverzuim te betrekken bij de integrale afweging voor de Kadernota 2025-2028. In de reeds vastgestelde kadernota is de structurele verhoging als latente ontwikkeling/noodzakelijkheid opgenomen. Vraag 4c: De maatregelen welke genomen worden om de (ervaren) werkdruk terug te dringen Werkdruk is een actueel HR-thema binnen gemeente Haaksbergen. Gemeente Haaksbergen neemt/heeft een aantal maatregelen genomen om de (ervaren) werkdruk terug te dringen. Ten eerste zie je in 2023 een relatief grote uitbreiding van de bezetting. In 2023 steeg de ambtelijke bezetting in fte met 16,6% t.o.v. 2022 (van 120 naar 140 fte). Ten tweede is er veel aandacht besteed en wordt er op dit moment veel aandacht besteed aan het voeren van gesprekken en coaching. Het vernieuwen van de gesprekscyclus is hier een groot onderdeel van. Het MTO (medewerkerstevredenheidsonderzoek) laat zien dat er behoefte is aan meer aandacht voor elkaar, een fijne werkomgeving en een vermindering van de werkdruk.

De gemeente Haaksbergen wil een lerende organisatie zijn zoals vastgesteld in het programma Sterker in Ontwikkeling (mei 2020). Om dit te bereiken willen leidinggevenden een ontwikkelingsgerichte leiderschapsstijl toepassen en continu met medewerkers in gesprek blijven over hun (ontwikkel)doelen. Met de vernieuwde gesprekscyclus investeren wij in een goede samenwerking. Een echt gesprek met aandacht voor elkaar. Een structurele open dialoog tussen leidinggevende en medewerker. Structureel ontstaat zo meer aandacht voor de thema’s: functioneren en presteren, gezondheid en vitaliteit en groei en

ontwikkeling. Hiermee proberen we medewerkers gezond en gelukkig aan de slag te houden. Ten derde is prioritering van werk één van de maatregelen waar meer aandacht aan besteed is. Wat kan je wegzetten in de tijd en wat kan je simpelweg niet oppakken, omdat je er geen tijd voor hebt. We bieden hiervoor ondersteunende trainingen aan onze medewerkers aan. Daarnaast is het maken van keuzes belangrijk om draagkracht en draaglast onder de medewerkers in evenwicht te houden. Deze maatregelen zie je landelijk ook veelal terug komen, negen op de tien gemeenten geven aan dat werkdruk een actueel HR-thema is (A&O fonds gemeenten: personeelsmonitor 2023). Vraag 5: Wethouder Niemans zegt toe om de raad voor de raadsvergadering te informeren over het aantal Europese en meervoudig onderhandse aanbestedingen dat gedaan is/wordt waarvoor extra ondersteuning van de inkoopadviseur noodzakelijk is; Antwoord: De coaching, opleiding en ondersteuning van de inkoopfunctionaris omvat enerzijds vakinhoudelijke begeleiding bij de regie en begeleiding van aanbestedingen en verstrekken van inkoopadviezen en anderzijds advies en ondersteuning bij de ontwikkeling van de inkoopfunctie (bijvoorbeeld het geven van presentaties met o.a. uitleg over het inkoopbeleid en het ontwikkelen en implementeren van dat beleid met bijhorende formats).

De ondersteuning van de inkoopadviseur is met name gericht op het professionaliseren van de inkoopfunctie. Hierbij ligt de nadruk op het ontwikkelen van vaardigheden en processen om een effectievere inkoopstrategie te ontwikkelen om daarmee de kwaliteit van aanbestedingen te verhogen en de risico’s te verminderen. Het betreft zowel centraal (inkoop), decentraal (afdelingen) als in samenwerkingsverband (Twentse gemeenten) aanbestedingen die worden uitgevoerd. U moet hierbij denken aan meervoudige en Europese aanbestedingen, veelal complex van aard zoals de Vervanging van de Vloedstegenbrug, Wissinkbrink groen, Vervanging Openbare Verlichting (Europees). In totaal betreft het ongeveer 20 tot 25 trajecten in 2024.

Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders,

dr. R. Toet secretaris

mr. drs. R.G. Welten burgemeester