2024-A7-1.Bestuursopdracht netwerkgemeente

Pagina 1 van 3

Bestuurlijk opdrachtformulier (BOF) Gemeente Haaksbergen 0 Algemene gegevens Projectnaam Bestuurlijk opdrachtgever Ambtelijk opdrachtgever Projectleider Indieningsdatum

Netwerkgemeente Rob Welten Chiel Mensink --16 januari 2024

1 Inhoudelijke aspecten 1.1 Oorzaak De gemeente Haaksbergen werkt aan de ambitie om een toekomstbestendige, zelfstandige gemeente te worden. In opdracht van de gemeenteraad en in medeopdracht van de provincie Overijssel is onderzocht welk organisatiemodel het beste past bij de gemeente Haaksbergen en haar ambitie. Daartoe is het rapport ‘Een toekomstbestendig en zelfstandig Haaksbergen’ van 28 maart 2019 opgesteld (rapport Rijnconsult). Rijnconsult beveelt daarin aan ‘de netwerkgemeente’ als organisatiemodel te kiezen om invulling te geven aan de ambitie van Haaksbergen. Daarnaast beveelt Rijnconsult aan om een besturingsfilosofie op te stellen die past bij de nieuwe setting, waarin helder wordt gemarkeerd wie welke rol heeft en welk gedrag daar bij hoort. Deze besturingsfilosofie ‘regelt’ de verhoudingen tussen raad, college, ambtelijke organisatie en omgeving. De aanbevelingen zijn in het besluit van 25 september 2019 door de gemeenteraad omarmd (link raadsbesluit). Daarmee is de keuze voor het organisatiemodel ‘netwerkgemeente’ vastgesteld en de opdracht om tot een besturingsfilosofie te komen gegeven. De kwetsbaarheden van de ambtelijke organisatie in samenhang met de steeds complexere en omvangrijke opgaven pleiten voor visie en grip op het model netwerkgemeente en de ontwikkeling daarvan.

1.2. Aanleiding De aanleiding voor het uitvoeren van dit project ligt in het meerjarig programma ‘Haaksbergen Ster(ker) in Ontwikkeling’. In dit programma is de uitwerking van het organisatiemodel netwerkgemeente ondergebracht. Dit programma kent een doorlooptijd van zes jaren (2020-2026). Medio 2023 heeft een tussenevaluatie (achterwaarts vooruit) van het meerjarig programma plaatsgevonden. In deze tussenevaluatie is gekeken naar de behaalde resultaten tot dusver en is uitgesproken waar de komende drie jaren de focus moet liggen. De eerste drie jaren heeft primair de focus gelegen op het op orde brengen van de basis. Voor de komende drie jaren is uitgesproken om primair de focus te leggen op de uitwerking van het organisatiemodel netwerkgemeente. Deze bestuursopdracht met bijbehorend voorstel is een reactie op deze focus. Tegelijkertijd zien we ook in de praktijk aanleidingen en zelfs noodzaken om grip te hebben en houden op het netwerk van samenwerkingen. In de bijlage is een uitgewerkt voorstel toegevoegd. De aanbevelingen uit dit voorstel vormen de basis voor de voorliggende bestuursopdracht.

1.3 Doelstelling Dit project heeft het volgende doel voor ogen: Visie en grip op de uitwerking van het organisatiemodel netwerkgemeente (in huidige opzet en in toekomstige ontwikkeling) ten einde de taken en dienstverlening aan de samenleving optimaal te kunnen uitvoeren.

Dit project is onderdeel van het programma ‘Haaksbergen Ster(ker) in Ontwikkeling’. Het realiseren van dit doel draagt bij aan het programmadoel ‘herstel van vertrouwen en verbinding met de samenleving om effectief en efficiënt de Haaksbergse samenleving te bedienen/faciliteren op basis van wettelijke plichten, behoeften en wensen’.

1.4 Resultaat Om het doel te bereiken worden de volgende projectresultaten na uitvoering van het project opgeleverd: 1) Actuele nota verbonden partijen. 2) Overzicht en analyse van alle huidige samenwerkingsverbanden. 3) Positionering van het netwerk van samenwerkingen in de P&C-documentatie. 4) Voorstel tot inrichting van het accounthouderschap. 5) Actueel afwegingskader ‘zelf doen, samen doen of uitbesteden’. Ad1 De nota verbonden partijen dateert uit 2016. Op basis van de financiële verordening wordt eens per acht jaar deze ‘nota verbonden partijen’ vastgesteld. In 2024 ontstaat daarmee de behoefte om deze nota te actualiseren. Met dit project geven wij uitvoering aan deze bepaling in de verordening en maken tevens van de situatie gebruik om deze ‘nota verbonden partijen’ te voorzien van een bredere scope. In de geactualiseerde nota gaan we ons niet enkel richten op de verbonden partijen, maar ook op alle andere samenwerkingsverbanden in het kader van netwerkgemeente. In deze nota wordt ook een beschreven visie ondergebracht op het model ‘netwerkgemeente’ waarin ook de uitgangspunten en governance (samenhang tussen sturen, beheersen, verantwoorden en toezicht) zijn opgenomen.

Ad2 We maken een overzicht van hoe het netwerk van samenwerkingen er nu uitziet door alle samenwerkingsverbanden in overzicht te brengen en te inventariseren welke hiaten en tegenstrijdigheden waar te nemen zijn door de samenwerkingen te spiegelen aan de actuele nota verbonden partijen (resultaat 1). Ad3 We geven het netwerk van samenwerkingen (niet enkel zijnde verbonden partijen) een permanente en waardige positie in de P&C-documenten (bijvoorbeeld in de verplichte paragraaf verbonden partijen) waarin verantwoording, (beleids)doelen, financieel benodigde middelen en sturing expliciet aandacht krijgen. De vorm waarin deze positie plaatsvindt is onderdeel van de totstandkoming van dit resultaat en vraagt nauwe bestuurlijke betrokkenheid en afstemming. De positionering zal voor het eerst worden doorgevoerd in de begroting 2025 en het meerjarenperspectief 2026-2028. Ad4 We maken een concreet voorstel over de inrichting van het accounthouderschap van de gemeente Haaksbergen vanuit de netwerkgedachte en gericht op het gehele netwerk van samenwerkingen. In dit voorstel betrekken we nadrukkelijk de rol van accounthouderschap in de ambtelijke organisatie waarbij de geactualiseerde nota verbonden partijen (resultaat 2) als (beleids)kader dient. In dit voorstel nemen we concrete maatregelen op om het accounthouderschap in de praktijk aan te laten sluiten op de visie op netwerkgemeente.

Deze maatregelen zien onder andere toe op houding, gedrag, benodigde proceswijzigingen en eventueel andere maatregelen gericht op een juiste ambtelijke inrichting van de uitvoering. Ad5 Het huidige afwegingskader ‘zelf doen, samen doen of uitbesteden’ is in 2016 door de raad vastgesteld. Naar oordeel van Rijnconsult ontbreekt in het afwegingskader een inhoudelijke koers. Mede om die reden heeft de raad het college de opdracht gegeven (link raadsbesluit) om tot herziening van het afwegingskader over te gaan. Dit resultaat heeft voor ogen om tot actualisatie (herziening) van het afwegingskader uit 2016 en bij de actualisatie de toevoeging van een inhoudelijke koers te betrekken. Met dit resultaat geven we uitvoering aan de raadsopdracht. Deze koers dient te bevatten: welke soort taken we zelf in huis willen houden, bij welke taken we gaan samenwerken en welke taken we willen uitbesteden.

2

Dit project is afgerond na oplevering van de genoemde resultaten. Een duidelijke positionering van de resultaten in de lijnorganisatie is cruciaal voor het realiseren van de (beoogde) effecten van dit project (het projectdoel). Dit is een directie/MT verantwoordelijkheid.

1.5 Bestuurlijke uitgangspunten Bestuurlijk worden op voorhand de volgende uitgangspunten meegegeven: 1. Uitgangspunt is en blijft dat het ontwikkelen van een netwerkorganisatie een middel is met als doel publieke meerwaarde te realiseren door samen met anderen beter, slimmer en sneller maatschappelijke doelen te bereiken. 2. Uitgangspunt is dat voor in de totstandkoming van resultaten 1 en 5 bestuurlijk én politieke betrokkenheid wordt geborgd in de uitvoering. Specifiek voor resultaat 2, 3 en 4 geldt dat bestuurlijke betrokkenheid geborgd wordt in de uitvoering. Voor alle resultaten geldt gedurende de uitvoering van het project een informatieplicht op doel en voortgang naar bestuur én politiek. 3. Uitgangspunt is dat de inzichten uit paragraaf 4.5 en 4.6 van het Rijnconsult-rapport (link document) worden betrokken in de actualisatie (herziening) van het afwegingskader ‘zelf doen, samen doen of uitbesteden’. Waar nodig kunnen deze inzichten bijgesteld worden op basis van actualiteit en/of andere ontwikkelingen.

1.6 Planning en einddatum Onderstaand een globale planning voor de doorlooptijd van de uitvoering van dit project. In de planning is rekening gehouden met benodigde doorlooptijd voor adequate bestuurlijke én politieke betrokkenheid en afstemming (gelet op bestuurlijk uitgangspunt 2). De doorlooptijd is tot eind 2024. DEC 2023

JAN 2024

FEB 2024

MRT 2024

APR 2024

MEI 2024

JUN 2024

JUL 2024

AUG 2024

SPT 2024

OKT 2024

NOV 2024

DEC 2024

* OF Actualisering nota verbonden partijen (resultaat 1) Overzicht en analyse van alle huidige samenwerkingsverbanden (resultaat 2) Positionering van het netwerk van samenwerkingen in de P&Cdocumentatie (resultaat 3)

BG GR

Voorstel inrichting accounthouderschap (resultaat 4) Actualiseren afwegingskader (resultaat 5)

* BG GR

= opdrachtformulering (OF), zowel bestuurlijk als ambtelijk = behandeling begroting in de gemeenteraad (inclusief verwerking resultaat 3)

Een meer detailleerde planning voor de uitvoering van het project zal worden opgenomen in de ambtelijke projectopdracht. Deze planning zal ook worden voorzien van een eventuele fasering gebaseerd op de resultaten met bijbehorende ureninschatting.

Bijlage – Voorstel besturingsfilosofie netwerkgemeente Haaksbergen (06-11-2023)

3