2024-A35-2.Intentieovereenkomst samenwerking IM Haaksbergen-Hengelo versie 1 0 d d 4-3-2024

Intentieovereenkomst betreffende samenwerking op Informatiemanagement tussen de gemeenten Haaksbergen en Hengelo.

Ondergetekenden: 1. De publiekrechtelijke rechtspersoon de gemeente Hengelo, gevestigd te Hengelo, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door mevrouw J.M.M. Freriksen, wethouder, hierbij handelende ter uitvoering van het besluit van het college van burgemeester en wethouders van <datum>, hierna te noemen: “Hengelo”; en 2. de publiekrechtelijke rechtspersoon de gemeente Haaksbergen, gevestigd te Haaksbergen, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer mr. drs. R.G. Welten, burgemeester, hierbij handelende ter uitvoering van het besluit van het college van burgemeester en wethouders van <datum>, hierna te noemen: “Haaksbergen”; Hengelo en Haaksbergen hierna tezamen te noemen “Partijen”;

overwegende dat: -

-

Haaksbergen en Hengelo samenwerken op het gebied van ICT in de gemeenschappelijke regeling Samenwerking ICT Hengelo; het college van Haaksbergen op 15 juni 2021 en 16 november 2021 heeft besloten onderzoek te laten uitvoeren naar informatiemanagement in de gemeente Haaksbergen; het college van Haaksbergen op 12 december 2022 een adviesrapport van Thorbecke heeft ontvangen; het advies mede tot strekking heeft informatiemanagement op onderdelen te organiseren in de vorm van samenwerking; Haaksbergen op 12 april 2023 het college van Hengelo heeft verzocht een samenwerking op het gebied van informatiemanagement te verkennen; Hengelo nadien onderzoek heeft laten uitvoeren naar de toekomstbestendigheid van de I&ITfunctie; het college van Hengelo op 12 december 2023 het verzoek van het college van Haaksbergen heeft beantwoord, waarbij het college aangeeft een verkenning uit te willen voeren naar een structurele samenwerking op het gebied van informatiemanagement door op thema’s pilots uit te willen voeren; partijen de gezamenlijke intentie uitspreken om het aangaan van een structurele samenwerking op de gehele informatiemanagement te willen onderzoeken, aan de hand van een aantal pilots. Zij willen deze intentie vastleggen in onderhavige overeenkomst.

komen overeen:

Artikel 1 Definities In deze overeenkomst wordt verstaan onder: bestuurlijk overleg:

overleg tussen de portefeuillehouders van Partijen;

informatiemanagement:

het proces dat zorgt voor de vertaling van de informatiebehoeften (die uit de verschillende werk- en bedrijfsprocessen van een organisatie ontstaan) naar de informatievoorziening die deze processen optimaal ondersteunt. De informatievoorziening van een organisatie is het geheel van mensen, middelen en maatregelen, gericht op de informatiebehoefte van die organisatie;

opdrachtgever:

de stuurgroep is de opdrachtgever.

pilot:

een samenwerking op een thema, waarmee wordt beoogd structurele samenwerking plaats te laten vinden;

portefeuillehouder:

een lid van het college dat informatiemanagement als bestuurlijk aandachtsgebied heeft.

Artikel 2 Doel en uitvoering 1. 2.

Partijen hebben de intentie om een structurele samenwerking aan te gaan op door een Partijen gezamenlijk te bepalen scope van informatiemanagement. Ter verkenning van deze mogelijke structurele samenwerking voeren partijen pilots uit. Deze pilots zien op de volgende thema's: a. toepassing gezamenlijke architectuurprincipes; b. applicatieharmonisatie van bestaand en toekomstig applicatielandschap, waarbij de 1e pilot bestaat uit een onderzoek naar een gezamenlijk zaaksysteem; c. contractmanagement; d. kennisdeling; e. gezamenlijke portfolio governance.

Artikel 3 Uitgangspunten en (financiële) randvoorwaarden 1. Partijen investeren in een goede samenwerkingsrelatie. 2. De projectorganisatie bestaat in elk geval uit een stuurgroep en een projectgroep. De projectorganisatie blijft gedurende het hele project van kracht tot het moment van het opleveren van de eindrapportage. dan wel het eerder beëindigen van het traject.. 3. De stuurgroep bestaat uit het hoofd Informatie & IT / CIO van Hengelo, de afgevaardigde van Haaksbergen, de afgevaardigde van Hengelo, de projectleider en overige door partijen in overeenstemming aan te wijzen vertegenwoordigers. Een overzicht van de totale projectorganisatie wordt vastgesteld in een plan van aanpak 4. Partijen dragen de eigen kosten en tijdsinzet verband houdende met deze intentieovereenkomst en de uitvoering hiervan. De kosten en honoraria van eventuele externe medewerkers komen voor rekening van de partij waarvoor de externe medewerkers werkzaamheden verrichten, tenzij Partijen gezamenlijk tot het betrekken van externe medewerkers besluiten. Artikel 4 Opdracht en resultaat 1. De projectgroep heeft tot opdracht om onder eindverantwoordelijkheid van de stuurgroep een gezamenlijk onderzoek uit te voeren OF en HOE we structureel op het gebied van informatiemanagement aan de hand van vijf thema’s kunnen samenwerken.

De invulling daarvan is deels onderzoekend/analyserend en deels door inhoudelijk op het thema met elkaar in de praktijk er daadwerkelijk invulling aan te geven. De mate en verhouding waarin is afhankelijk van het thema. 2. Per pilot wordt door de projectgroep een opdracht, een planning en een (deel)rapportage opgesteld, die ter fiattering aan de stuurgroep wordt voorgelegd; 3. Na afronding van alle pilots stelt de stuurgroep een eindrapportage op dat inzicht biedt in de pilots afzonderlijk en in samenhang bezien. De eindrapportage ziet op de hoofdvraag hoe -en onder welke scope en voorwaarden- structurele samenwerking mogelijk is. Artikel 5 Planning 1. Partijen streven ernaar om een eindrapportage vóór 1 januari 2025 gereed te hebben voor bestuurlijk overleg. 2. Partijen delen dat kwaliteit boven snelheid moet gaan, waardoor een planning tot bijstelling kan leiden. Artikel 6 Communicatie Communicatie over de uitvoering van deze overeenkomst, waaronder werkzaamheden, voortgang en/of resultaten van de projectorganisatie vindt zoveel als mogelijk in gezamenlijkheid plaats.

Artikel 7 Geschillen 1. Geschillen – daaronder begrepen die welke door slechts één der Partijen als zodanig worden beschouwd – bij de uitvoering en/of de interpretatie van deze intentieovereenkomst worden, zo mogelijk, door Partijen gezamenlijk in onderling overleg in de stuurgroep tot een oplossing gebracht. Mochten Partijen ter uitvoering van deze overeenkomst over een onderwerp in de stuurgroep niet tot overeenstemming geraken, vindt bestuurlijk overleg plaats. Artikel 8 Duur 1. Deze overeenkomst gaat in na ondertekening en eindigt van rechtswege nadat de eindrapportage aan de afzonderlijke colleges is voorgelegd. Partijen maken voorafgaand aan deze besluitvorming afspraken over de opvolging van deze overeenkomst. 2. Deze overeenkomst kan tussentijds schriftelijk worden opgezegd. De opzeggende Partij stelt 14 dagen voorafgaande aan beoogde opzegging de andere Partij gemotiveerd in kennis van haar voornemen tot opzegging. 3. In geval van opzegging krachtens dit artikel heeft geen der Partijen recht op enigerlei schadevergoeding en draagt ieder der Partijen de tot dan toe gemaakte kosten. Artikel 9 Wijzigingen en afwijkingen 1. Deze overeenkomst kan met voorafgaande schriftelijke toestemming van Partijen worden gewijzigd. 2. Bij het opstellen of de uitvoering van een opdracht voor een pilot kunnen Partijen afwijkende afspraken maken.

Daartoe is voorafgaande schriftelijke toestemming door beide colleges benodigd. Aldus overeengekomen, Haaksbergen, <datum>

Hengelo, <datum>

Gemeente Haaksbergen

Gemeente Hengelo

De burgemeester,

De wethouder,

De heer mr. drs. R.G. Welten

Mevrouw J.M.M. Freriksen