2024-A35-1.Besluit intentieovereenkomst samenwerking informatiemanagement gemeente Hengelo

Advies/Besluit

college

Datum vergadering: 26 maart 2024 Portefeuille(houder): Openbare orde en Veiligheid en Bestuur; burgemeester mr. drs. R.G. Welten Programma/Paragraaf: 0 Programma Bestuur en ondersteuning Onderwerp: Intentieovereenkomst samenwerking informatiemanagement gemeente Hengelo Samenvatting besluit Als onderdeel van het meerjarig programma ‘Haaksbergen Ster(ker) in Ontwikkeling’ werken we onder andere aan het versterken van de bedrijfsvoering om een efficiënte, effectieve en dienstverlenende lokale overheid te zijn. Op de informatietechnologie (IT) kennen we een samenwerking met de gemeente Hengelo. Het informatiemanagement (IM) van de gemeente Haaksbergen vraagt om versterking. Mede gelet op de technologische ontwikkeling en de omvang van de gemeente Haaksbergen is onafhankelijk geadviseerd om op het domein van informatiemanagement eveneens een samenwerking te zoeken met als voorkeurspartner de gemeente Hengelo. In afstemming met de gemeente Hengelo willen we gezamenlijk een intentieovereenkomst aangaan. Deze intentieovereenkomst heeft ten doel een structurele samenwerking aan te gaan op een gezamenlijk nader te bepalen scope van informatiemanagement. Op basis van de intentieovereenkomst worden aan de hand van thema’s pilots uitgevoerd. Deze pilots geven inzicht in OF en HOE een samenwerking op IM vormgegeven kan worden. Wij besluiten deze intentieovereenkomst aan te gaan.

Besluit: 1. De bijgevoegde ‘Intentieovereenkomst betreffende samenwerking op informatiemanagement tussen de gemeente Haaksbergen en Hengelo’ aangaan, met als essentie:  een structurele samenwerking aan te gaan op een gezamenlijk nader te bepalen scope van informatiemanagement;  deze samenwerking te onderzoeken aan de hand van een aantal thema’s waar pilots op uitgevoerd gaan worden, te weten: - toepassing gezamenlijke architectuurprincipes; - applicatieharmonisatie van bestaand en toekomstig applicatielandschap, waarbij de 1ste pilot bestaat uit een onderzoek naar een gezamenlijk zaaksysteem; - contractmanagement; - kennisdeling; - gezamenlijk portfolio governance;  dat beide gemeenten hun eigen kosten en tijdsinzet dragen verband houdende met deze intentieovereenkomst en de uitvoering hiervan. 2. De bijgevoegde raadsinformatiebrief vaststellen, waarmee we de gemeenteraad informeren over het proces en de inhoud met betrekking tot de samenwerking op het informatiemanagement.

Openbaar / Niet-openbaar: Maak een keuze Openbaar Embargo tot: Kies Datum Pagina 1 van 5

Personele zaak, niet actief openbaar Niet openbaar/ geheim (onder besluit motiveren) Aldus besloten Paraaf gemeentesecretaris:

Indien afwijkend besloten:

Besluit en argumenten

Pagina 2 van 5

Inleiding / aanleiding De gemeente Haaksbergen heeft de ambitie zich te ontwikkelen tot toekomstbestendige, zelfstandige netwerkgemeente. Om deze ambitie te realiseren is het meerjarig programma ‘Haaksbergen Ster(ker) in Ontwikkeling’ opgezet. Onderdeel van dit programma is het versterken van de bedrijfsvoering van de gemeente Haaksbergen. In de jaren 2019 en 2020 is een businesscase bedrijfsvoering opgesteld met als doel te onderzoeken of de gehele bedrijfsvoering van de gemeente Haaksbergen aan de gemeente Hengelo kan worden uitbesteed. Op 15 juni 2021 hebben wij besloten (link besluit), mede op basis van het advies van Hiemstra & de Vries, dat uitplaatsing van de gehele bedrijfsvoering voor Haaksbergen financieel een stap te ver gaat. In datzelfde besluit hebben wij besloten op informatietechnologie (IT) de samenwerking met Hengelo vorm te geven en nader onderzoek te verrichten naar het versterken van informatiemanagement (IM) op basis van de afweging ‘zelf doen, samen doen of uitbesteden’. Op 16 november 2021 (link besluit) hebben wij de bestuurlijke onderzoeksopdracht vastgesteld voor het uitvoeren van dit onderzoek naar het versterken van IM van de gemeente Haaksbergen. Bureau Thorbecke heeft de opdracht gekregen het onderzoek uit te voeren.

Het resultaat van dit onderzoek (link onderzoeksrapport) is in essentie de aanbeveling om op het domein IM de samenwerking te zoeken met als voorkeurspartner de gemeente Hengelo. Op 11 april 2023 hebben wij besloten een samenwerkingsverzoek in te dienen bij de gemeente Hengelo om de samenwerking op IM aan te gaan (link besluit en link brief samenwerkingsverzoek). In het najaar van 2023 hebben wij van Hengelo een positieve reactie ontvangen op het samenwerkingsverzoek. Dat is aanleiding om tot een gezamenlijke intentieovereenkomst te komen om de structurele samenwerking op IM te onderzoeken. Het voorstel tot het aangaan van deze intentieovereenkomst wordt gelijktijdig aan beide colleges (Haaksbergen en Hengelo) ter behandeling aangeboden op 26 maart 2024. Bestuurlijk / wettelijk kader - Gemeentewet, bevoegdheden college, artikel 160 - Gemeentewet, bevoegdheid burgemeester, artikel 171 - Raadsbesluit 27 mei 2020: vaststelling meerjarig programma ‘Haaksbergen Ster(ker) in Ontwikkeling’ waar het versterken van de bedrijfsvoering onderdeel van is (link besluit). - Collegebesluit 15 juni 2021: versterken en toekomst bestendigen van de bedrijfsvoering (link besluit). - Collegebesluit 16 november 2021: onderzoek versterken informatiemanagement (opdracht en randvoorwaarden) (link besluit).

- Informatienota college 20 december 2022: onderzoeksrapport versterken van het informatiemanagement (link informatienota). - Collegebesluit 11 april 2023: besluit versterken informatiemanagement door samen te werken, samenwerkingsverzoek gemeente Hengelo (link besluit, link brief samenwerkingsverzoek) Argumenten 1.1. De intentieovereenkomst geeft uitwerking aan het reeds genomen besluit het informatiemanagement te versterken door samen te werken In 2021 hebben wij een bestuurlijke onderzoeksopdracht vastgesteld om onderzoek te verrichten naar het versterken van IM op basis van de afweging ‘zelf doen, samen doen of uitbesteden’. In de bestuurlijke onderzoeksopdracht is de gemeente Hengelo als ‘first preferred partner’ (voorkeurspartner) aangewezen om IM in een samenwerking of uitbesteding vorm te geven. Deze voorkeur is ingegeven om IM en de reeds in een samenwerking met Hengelo vormgegeven informatietechnologie in één hand te krijgen en te houden. Het resultaat van het uitgevoerde (onafhankelijk) onderzoek is het advies IM te versterken door samen te werken op het domein IM met als voorkeurspartner de gemeente Hengelo. Op 11 april 2023 hebben wij besloten deze samenwerking met de gemeente Hengelo op IM te verkennen, daartoe een samenwerkingsverzoek in te dienen en bij bereidheid van Hengelo een intentieovereenkomst aan te gaan. Pagina 3 van 5

In het najaar van 2023 hebben wij een positieve reactie van de gemeente Hengelo ontvangen op het samenwerkingsverzoek. Met dit besluit geven wij uitvoering aan het besluit gezamenlijk met Hengelo een intentieovereenkomst aan te gaan. 1.2.

Aan de hand van de intentieovereenkomst wordt in gezamenlijkheid (Haaksbergen en Hengelo) gewerkt aan de uitvoering van pilots ter verkenning van een structurele samenwerking De intentieovereenkomst vormt een gezamenlijk vertrekpunt voor de gemeenten Haaksbergen en Hengelo om een structurele samenwerking op IM te verkennen. Vanuit het uitgangspunt ‘investeren in een goede samenwerkingsrelatie’ worden ter verkenning van de mogelijke structurele samenwerking pilots uitgevoerd. Deze pilots zien op de volgende vijf thema’s: o toepassing gezamenlijke architectuurprincipes; o applicatieharmonisatie van bestaand en toekomstig applicatielandschap, waarbij de 1ste pilot bestaat uit een onderzoek naar een gezamenlijk zaaksysteem; o contractmanagement; o kennisdeling; o gezamenlijk portfolio governance. Het gezamenlijk uitvoeren van deze pilots achten wij een geschikte wijze om tot een verkenning te komen. Het geeft inzicht in OF en HOE we structureel op het gebied van IM kunnen samenwerken. De invulling en uitwerking van de thema’s/pilots is onderzoekend/analyserend van aard en richt zich op de inhoud van het thema door er met elkaar in de praktijk invulling aan te geven. De mate en verhouding waarin is afhankelijk van het thema. Na afronding van alle pilots wordt een eindrapportage opgesteld, die inzicht biedt in de pilots afzonderlijk en in samenhang bezien.

Tevens zal deze eindrapportage antwoord geven op de vraag hoe, en onder welke scope en voorwaarden, structurele samenwerking mogelijk is. Daarmee zetten wij in gezamenlijkheid (Haaksbergen en Hengelo) een belangrijke stap in de verkenning en daarmee mogelijkheid tot een structurele samenwerking op IM. 2.1.

De bijgevoegde raadsinformatiebrief geeft uitvoering aan de toezegde periodieke update met betrekking tot de stand van zaken samenwerking informatiemanagement Frequent informeren wij de raad over de voortgang en ontwikkelingen van het meerjarig programma ‘Haaksbergen Ster(ker) in Ontwikkeling’. Het aangaan van deze intentieovereenkomst is een belangrijke mijlpaal in de ontwikkeling van de versterking van de bedrijfsvoering. Vanuit onze actieve informatieplicht informeren wij door middel van een raadsinformatiebrief de raad over het proces en de inhoud met betrekking tot de samenwerking en het versterken van IM. Risico’s De uitvoering van de intentieovereenkomst neemt geen voorziene risico’s met zich mee. Aandachtspunt blijft de capaciteit die nodig is om tot uitvoering van de pilots over te gaan. Vervolgproces en uitvoeringsaspecten - Na besluitvorming ondertekent de burgemeester, als vertegenwoordiger van de gemeente Haaksbergen, de intentieovereenkomst. - Na besluitvorming wordt de raad op basis van de raadsinformatiebrief geïnformeerd. - De programmamanager zet samen met de gemeente Hengelo een stuurgroep op en richt een projectgroep in voor de uitvoering van de intentieovereenkomst en de daarin opgenomen thema’s. Financiën In de begroting 2024 en het meerjarenperspectief is rekening gehouden met kosten voor het versterken van IM.

In de begroting 2024 zijn hiervoor de volgende bedragen door de raad beschikbaar gesteld:  Incidenteel € 400.000 voor de jaren 2024, 2025 en 2026.  Structureel € 100.000. De verwachting is dat de uitvoering van de pilots, zoals beschreven in de intentieovereenkomst, de huidig begrootte kosten niet overstijgen. Wij verwachten echter wel dat de uiteindelijke samenwerking met Hengelo op IM (bij positief besluit aan beide zijden) aanvullende (met name structurele) kosten met Pagina 4 van 5

zich meebrengt. Deze kosten zullen te zijner tijd inzichtelijk gemaakt moeten worden en bij integrale afweging aan de raad voorgelegd worden.

Bijlagen: Bijlage I – Intentieovereenkomst samenwerking IM Haaksbergen-Hengelo Bijlage II – Raadsinformatiebrief intentieovereenkomst informatiemanagement

Pagina 5 van 5