1 Notitie Optisport verlenging exploitatie De Wilder

Notitie verlenging exploitatie De Wilder 1. Inleiding Optisport Haaksbergen b.v. is sinds 1 mei 2015 eigenaar en exploitant van zwembad De Wilder in Haaksbergen. Tussen de gemeente Haaksbergen en Optisport is een beheer- en exploitatieovereenkomst gesloten voor een periode van 10 jaar met de mogelijkheid tot verlenging met telkens 5 jaar. In verband met de te voeren discussies over de toekomst van De Wilder en/of een nieuwe gemeentelijke zwembadvoorziening, heeft de gemeente Haaksbergen het voornemen om de exploitatieovereenkomst met Optisport met twee jaar te verlengen, derhalve tot 30 april 2027. Optisport is bereid de exploitatie van De Wilder voort te zetten onder de voorwaarde dat er een “open boek” regeling wordt gehanteerd, waarbij de financiële risico’s voor rekening komen van de gemeente. Wij verwachten namelijk niet binnen de huidige kaders en randvoorwaarden een rendabele exploitatie te kunnen realiseren, omdat:  de exploitatie van De Wilder de afgelopen jaren – soms sterk – verliesgevend is geweest;  de (recreatieve) bezoekersaantallen na de Corona periode achterblijven;  de ontwikkelingen in de energiemarkt hebben geleid tot hogere energielasten;  de mogelijkheid dat het zwembad gaat sluiten zonder dat vervanging plaatsvindt een sterk negatief effect heeft op de bezoekersaantallen en exploitatie, met name in het laatste jaar van de exploitatie.

Hoewel Optisport een exploitant is die ook bij financiële tegenvallers haar afspraken nakomt en zorgdraagt voor continuïteit, is het niet verantwoord om onder de huidige voorwaarden de overeenkomst te verlengen. Vandaar dat wij de open boek regeling hebben voorgesteld. In de volgende paragraaf gaan wij daar nader op in.

2. Toelichting “open boek regeling” In de nu geldende risicodragende exploitatie komt het exploitatieresultaat ten goede of ten laste van Optisport. Bij een open boek regeling geldt dat het financiële risico van de exploitatie rust bij de gemeente. Door Optisport wordt uiteraard gestreefd naar het behalen van de vooraf vastgestelde begroting. In paragraaf 3 gaan wij nader in op de begroting. Een open boek regeling betekent tevens dat er een verschuiving plaats vindt met betrekking tot ‘risico’ en ‘zeggenschap’. In de risicodragende exploitatie tot op heden waren de risico’s voor Optisport en daarmee was onze zeggenschap op de exploitatie relatief groot. De maatschappelijke voorwaarden waaronder geëxploiteerd moest worden zijn destijds in 2015 voorafgaand aan de exploitatie vastgelegd, evenals de commerciële vrijheid. Voor de verlengingsperiode geldt dat de gemeente meer vinger aan de pols kan houden dan voorheen het geval is geweest. Dat kan vormgeven worden aan de hand van een managementrapportage en -overleg per kwartaal of eventueel per maand.

Notitie verlenging

Een open boek regeling maakt het tevens voor de gemeente eenvoudiger besluiten door te voeren met betrekking tot bijvoorbeeld openstelling, tariefstelling, investeringen in energiebesparende maatregelen en uitvoering van onderhoud. Met name wanneer sluiting van het zwembad een reëel scenario is, zijn op het gebied van onderhoud substantiële besparingen te realiseren. De open boek regeling betekent dat Optisport haar exploitatie continueert en derhalve haar expertise zal blijven inzetten voor de exploitatie van De Wilder. Dat betekent:  continuïteit en stabiliteit voor het personeel;  continuïteit van management en bedrijfsleiding;  continuïteit van zwemactiviteiten voor de inwoners en verenigingen van Haaksbergen;  voortzetting van promotie, reclame en acties;  continuïteit, garanties en waarborging van veiligheid, waaronder met betrekking tot het Keurmerk Veilig & Schoon;  dienstverlening inzake dagelijks onderhoud, gebouwbeheer en dergelijke.

3. Exploitatiebegroting In de bijlage bij deze notitie hebben wij een exploitatiebegroting voor De Wilder bijgevoegd voor de periode van 1 januari 2025 tot en met 30 april 2027. Dit betreft een indicatieve begroting gebaseerd op de voorlopige resultaten van 2023. Daarbij maken wij onderscheid in twee scenario’s: a) handhaving van een zwembadvoorziening in Haaksbergen na 1 mei 2027; b) sluiting van zwembad De Wilder per 1 mei 2027 zonder vervangende nieuwbouw. Wanneer het scenario zich voordoet dat De Wilder gaat sluiten én er geen vervangende nieuwbouw plaatsvindt, moet rekening worden gehouden met de volgende ontwikkelingen:  bezoekers stoppen met zwemmen of gaan elders zwemmen. In het laatste jaar worden dan geen abonnementen en meerbadenkaarten afgenomen. Dit is het sterkst merkbaar bij de zwemlessen, omdat ouders in principe de keuze maken voor een zwembad, waar hun kind zwemles kan blijven volgen tot het diploma is behaald;  een afname van bezoekers leidt ook tot lagere horecaopbrengsten;  personeel gaat vanwege de eindigheid van de exploitatie vroegtijdig op zoek naar een nieuwe baan. Dat kan betekenen dat op enig moment een tekort aan capaciteit ontstaat en activiteiten niet kunnen worden aangeboden;  personeel dat tot het einde in dienst blijft, moeten wij ontslaan. Hiermee gaan transitiekosten gepaard.

In de begroting hebben wij hier nog geen rekening mee gehouden;  de voorgenomen sluiting van het zwembad betekent dat groot- en vervangingsonderhoud niet of nauwelijks uitgevoerd hoeft te worden. Dit betekent een besparing op onderhoudskosten. Omdat De Wilder nog minimaal tot 1 mei 2027 operationeel blijft, ontkomen wij er echter niet aan om bepaalde onderhoudswerkzaamheden uit te voeren om de continuïteit te kunnen waarborgen en eventuele grotere risico’s te voorkomen.

Notitie verlenging

Voor beide scenario’s geldt dat het financieel risico bij de gemeente ligt. In dit kader zijn wij bereid om een korting te geven op de administratie- en beheerfee van Optisport. In 2023 verstrekte de gemeente Haaksbergen een exploitatiebijdrage van circa € 428.000. Vanaf 2025 moet rekening worden gehouden met een exploitatiebijdrage van circa € 605.000. Indien de gemeente het besluit neemt om het zwembad te sluiten zonder vervangende nieuwbouw, dan loopt het exploitatietekort naar verwachting verder op tot ruim € 735.000 in 2026. Uiteraard zullen wij samen met de gemeente vinger aan de pols houden om het exploitatietekort zo beperkt mogelijk te houden.

4. Vervolgproces Om eventuele onduidelijkheden en discussies te voorkomen stellen wij voor de open boek regeling in te laten gaan op 1 januari 2025. Dan is een volledig boekjaar afgerond en kunnen wij een duidelijke splitsing maken tussen risicodragende exploitatie en open boek regeling. Bij wederzijds akkoord over het verlengen van de samenwerking op basis van een open boek regeling, wordt aan de bestaande overeenkomsten een addendum toegevoegd. In het addendum is onder meer vastgelegd dat:  geen sprake meer is van exploitatie voor eigen rekening en risico van Optisport maar van een open boek regeling;  de verlenging twee kalenderjaren betreft met een opzegtermijn van 6 maanden en een optie tot verlenging van telkenmale één kalenderjaar;  de exploitatiebijdrage wordt voortgezet;  een eventueel positief of negatief exploitatieresultaat wordt verrekend met de gemeente Haaksbergen;  Optisport en de gemeente maandelijks de voortgang van de bedrijfsresultaten en –activiteiten bespreken. De gemeente is zoals eerder aangegeven gerechtigd wijzigingen aan te brengen in bijvoorbeeld de maatschappelijke randvoorwaarden en tarieven, al dan niet op voorspraak of advies van Optisport. Te allen tijde is gewaarborgd dat Optisport haar dienstverlening voortzet conform de kwaliteit zoals die bekend is en verwacht mag worden.

5. Aanbestedingsrechtelijke aspecten Hoewel verlenging onderdeel is van de oorspronkelijke beheer- en exploitatieovereenkomst en conform artikel 19 de mogelijkheid bestaat om ten behoeve van het algemeen belang wijzigingen overeen te komen en vast te leggen, is het ons inziens ook goed om het aanbestedingsrecht in acht te nemen. In dat kader kan de gemeente Haaksbergen de opdracht wijzigen zonder nieuwe Europese aanbestedingsprocedure als sprake is van:

Notitie verlenging

  



aanvullende werken, diensten of leveringen van de oorspronkelijke opdrachtnemer, indien deze noodzakelijk zijn geworden, en ze niet in de oorspronkelijke aanbestedingsstukken waren opgenomen, en een verandering van opdrachtnemer niet mogelijk is om economische of technische redenen, en de verandering tot aanzienlijk ongemak of aanzienlijke kostenstijgingen zou leiden voor de gemeente, en de prijs van de aanvullingen niet hoger is dan 50% van de waarde van de oorspronkelijke opdracht.

Het gaat hierbij met name om gevallen waarbij de gemeente door aanvulling door een andere opdrachtnemer genoodzaakt zou zijn om materieel, werken of diensten met andere technische kenmerken aan te kopen en daarbij incompatibiliteit of buitensporige technische problemen zouden ontstaan bij het functioneren en het onderhoud van het materieel, de werken of diensten, die in het kader van de oorspronkelijke overheidsopdracht zijn aangekocht. Indien er sprake is van meerdere opeenvolgende wijzigingen geldt deze beperking voor elke afzonderlijke wijziging. Cumulatief mogen de wijzigingen dus wel hoger zijn dan 50% van de waarde van de oorspronkelijke opdracht. Het is echter niet toegestaan om dergelijke opeenvolgende wijzigingen te gebruiken om toepassing van een Europese aanbestedingsprocedure te omzeilen. (Bron: www.pianoo.nl)

Notitie verlenging

BIJLAGE INDICATIEVE EXPLOITATIEBEGROTING Onderstaande bedragen zijn in Euro en exclusief BTW. scenario periode

A HANDHAVING 2025 e.v.

B SLUITING 2025

2026

t/m april '27

recreatief doelgroepen instructie verenigingen/groepen scholen opbrengsten horeca overige opbrengsten TOTAAL OPBRENGSTEN

325.000 85.000 250.000 36.000 1.000 190.000 10.000 897.000

325.000 85.000 250.000 36.000 1.000 190.000 10.000 897.000

275.000 60.000 150.000 30.000 1.000 150.000 10.000 676.000

60.000 15.000 25.000 10.000 35.000 2.500 147.500

inkoop horeca inkoop overig BRUTOWINST

55.000 13.000 829.000

55.000 13.000 829.000

44.000 10.000 622.000

10.000 2.500 135.000

personeel energie, water en chemicaliën onderhoud administratie en beheer huur, erfpacht belastingen verzekeringen kantoorkosten schoonmaakkosten automatiseringskosten overige kosten marketing en communicatie afschrijvingen TOTAAL KOSTEN

710.000 350.000 150.000 85.000 2.671 25.000 23.000 15.000 12.000 7.500 18.000 12.000 25.000 1.435.171

710.000 350.000 150.000 85.000 2.671 25.000 23.000 15.000 12.000 7.500 18.000 12.000 25.000 1.435.171

685.000 350.000 100.000 85.000 2.671 25.000 23.000 15.000 12.000 7.500 18.000 12.000 25.000 1.360.171

230.000 116.667 33.333 33.000 890 8.333 7.667 5.000 4.000 2.500 6.000 4.000 8.333 459.724

RESULTAAT

606.171-

606.171-

738.171-

324.724-

Notitie verlenging