1. Centrumgemeenteregeling samenwerking I&IT Hengelo (unmarked ontwerp)

Centrumgemeenteregeling

samenwerking

I&IT Hengelo

De colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten

Haaksbergen, Oldenzaal, Borne en Hengelo en het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam SWB Midden Twente (hierna gezamenlijk te noemen: deelnemers);

Overwegende dat:

de deelnemers de aan hen toevertrouwde

publieke taken uitvoeren binnen een snel veranderende

maatschappelijke omgeving;

de deelnemers daarbij gelijktijdig staan voor de opgave om belangrijke veranderingen in dienstverlening en effectiviteit van uitvoering te realiseren;

de deelnemers wensen samen te werken op het terrein van informatietechnologie

keuze, Informatiemanagement

en, naar

hierna tezamen te noemen I&IT teneinde:

de kwaliteit van de dienstverlening te versterken; de continuïteit van de dienstverlening te waarborgen; de efficiency en effectiviteit van algemene en meer specialistische taken te vergroten; de colleges van burgemeester en wethouders hebben van hun gemeenteraden daartoe de vereiste toestemmingen

gekregen;

de colleges van de gemeenten

Hengelo en Oldenzaal in februari 2013 in het Convenant

Samenwerking ICT de intentie hebben uitgesproken om vorm en inhoud te geven aan de reeds

bestaande samenwerking en teneinde uiteindelijk gemeenten

ICT-infrastructuur voor deelnemende te realiseren waarbij de uitvoering van taken en bevoegdheden die daarvoor nodig zijn

worden geconcentreerd en middelen en personeel geïntegreerd bij de gemeente Hengelo; -in 2013 ervaringen zijn opgedaan met de samenwerking tussen deelnemende gemeenten en dat zij van mening zijn dat de samenwerking verder geformaliseerd kan worden waarbij zij als uitgangspunten

hebben dat er

organisatie komt en

ICT-infrastructuur;

voor de samenwerking op het gebied van ICT een organisatievorm

gewenst

is die slagvaardig en

flexibel is, dienstverlenend, waarbij een duurzame zakelijke relatie tot stand wordt gebracht met borging van continuïteit.

Door de deelnemende

gemeenten

is daarom gekozen voor het treffen van

een lichte gemeenschappelijke

regeling, zijnde een centrumgemeenteregeling en wel per 1 juli 2014; dat het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam SWB Midden Twente op 25 november 2016 de wens heeft uitgesproken te willen toetreden tot de centrumgemeenteregeling en daarvoor

heeft gekregen van het algemeen bestuur welke toetreding daarna is gerealiseerd; dat het college van de gemeente Haaksbergen op 15 juni 2021 de wens heeft uitgesproken te willen toetreden tot de centrumgemeenteregeling en daarvoor toestemming heeft gekregen van de raad van de gemeente Haaksbergen; dat het college van de gemeente Borne op 1 april 2025 de wens heeft uitgesproken te willen toetreden tot de centrumgemeenteregeling en daarvoor toestemming heeft gekregen van de raad van de gemeente Borne; dat de reikwijdte van de regeling per 1 januari 2026 is uitgebreid met informatiemanagement; dat daarvoor een wijziging nodig is van de bestaande regeling waarvoor de colleges van burgemeester en wethouders en het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam instemming hebben gevraagd en gekregen van hun gemeenteraden resp. hun algemeen bestuur; er sprake is van een gemeenschappelijke regeling zonder openbaar lichaam en zonder gemeenschappelijk orgaan; 8 vierde lid, 9 eerste lid, 10 eerste lid, en 26 van de Wet gemeenschappelijke de artikelen regelingen zijn van toepassing op een lichte gemeenschappelijke regeling. toestemming

b e s l u i ten vast te stellen de centrumgemeenteregeling

samenwerking

l&lT Hengelo

Artikel 1 Algemene bepalingen Deze regeling verstaat

onder:

regeling: de centrumgemeenteregeling samenwerking l&lT Hengelo; deelnemer: een aan deze regeling deelnemend college of dagelijks bestuur; college: college van burgemeester en wethouders; l&IT bestuurlijk overleg: het periodiek overleg tussen de portefeuillehouders deelnemers;

van de

Periodiek vindt er individuele afstemming portefeuillehoudersoverleg: plaats met de afzonderlijke van de deelnemers en de uitvoeringsorganisatie; portefeuillehouders

dagelijks bestuur: het dagelijks bestuur van een deelnemende gemeenschappelijke regeling; deelnemende gemeente: de gemeente van een deelnemend college; deelnemend openbaar lichaam: het deelnemende openbaar lichaam van een deelnemend dagelijks bestuur; de gemeente Hengelo; centrumgemeente: raad: gemeenteraad van een deelnemende gemeente; algemeen bestuur: algemeen bestuur van een deelnemende gemeenschappelijke regeling; de onderdelen van de organisatie van de gemeente Hengelo, waaraan de uitvoeringsorganisatie: uitvoering van de in deze regeling beschreven taken en bevoegdheden organisatorisch is toegekend; uitvoerende bevoegdheden: de bevoegdheden als genoemd in artikel 2 van deze regeling; de overeenkomst tussen de centrumgemeente en de dienstverleningsovereenkomst: deelnemende gemeente of het openbaar lichaam waarin afspraken zijn vastgelegd over de prijs en kwaliteit van de te leveren diensten en producten. en onder l&lT wordt in de regeling verstaan informatietechnologie

informatiemanagement Artikel 2 Doel, taken, bevoegdheden

en reikwijdte

van de regeling

De regeling heeft tot doel om de gemeenschappelijke

belangen van de deelnemers te behartigen

op het gebied van De behartiging van de in dit artikel bedoelde belangen omvat het (ondersteunen bij het) ontwikkelen en voorbereiden van beleid op het gebied van l&lT alsmede het uitvoeren van het beheer en de advisering op het gebied van voert mede namens de overige deelnemers de taken uit De organisatie van de centrumgemeente en oefent de bevoegdheden uit die noodzakelijk zijn om de in lid 1 en lid 2 beschreven belangen te behartigen voor zover de hiermee verband houdende en ten laste van de overige deelnemers opgestelde begroting die komende kosten vallen binnen de daartoe door de centrumgemeente onderdeel uitmaakt van de beleidsbegroting. De beleidsbepalende bevoegdheden en de bevoegdheid om de financiële kaders vast te stellen blijven berusten bij de afzonderlijke raden en colleges van de deelnemende gemeenten respectievelijk algemeen bestuur en dagelijks van het deelnemende openbaar lichaam, ieder voor zover het hun bevoegdheden betreft. Ter uitwerking van lid 3 maken de deelnemers binnen de kaders van deze regeling nadere afspraken over de te verrichten taken en uit te oefenen bevoegdheden en de daarbij behorende De kwaliteitseisen. Deze afspraken worden opgenomen in een l&lT -dienstverleningsovereenkomst. deelnemers kunnen deze afspraken bij eensluidend besluit wijzigen. De samenwerking is mede gericht op:

het standaardiseren van lT -infrastructuur het creëren en in standhouden van

en Programmatuur;

technische infrastructuur

van de deelnemers; en

het ondersteunen van gebruikers vanuit een centrale IT -beheerorganisatie; het verlenen van diensten om het gebied van IM, waaronder in grote lijnen wordt verstaan vertalen van de informatiebehoeften

het

naar passende informatievoorzieningen.

Artikel 3 Zienswijze Bij besluiten met een aanzienlijk financieel belang, politiek gevoelige besluiten of bij beleidsmatige

keuzes, besluit het bestuurlijk overleg of het college van de gemeente Hengelo of, hoe en wanneer de raden dan wel het algemeen bestuur van de deelnemers in het besluitvormingsproces betrokken worden.

Indien het bestuurlijk overleg of het college van de gemeente Hengelo besluit dat de raden dan wel het algemeen bestuur van de deelnemers in het besluitvormingsproces om zienswijzen worden gevraagd, dan is op de zienswijzeprocedure artikel 35 eerste tot en met vierde lid van de Wgr van overeenkomstige toepassing met dien verstande dat de termijn acht weken bedraagt. Onverminderd het bepaalde in lid worden de raden dan wel het algemeen bestuur van de deelnemers in de gelegenheid gesteld op besluiten van het college van B&W van de gemeente Hengelo voorafgaand zienswijzen naar voren te brengen als een meerderheid van de raden plus het algemeen bestuur van de deelnemers hierom verzoekt. Artikel 4 Inspraak

Bij de totstandkoming

van beleid kan aan ingezetenen van de deelnemende gemeenten

en

belanghebbenden inspraak worden verleend. In dat geval zal de inspraakregeling van de deelnemer leidend zijn. Artikel 5 Personeel De uitvoeringsorganisatie

bestaat uit een front- en een backoffice.

De uitvoeringsorganisatie

wordt ingericht overeenkomstig de organisatie I&IT Hengelo.

De medewerkers die belast zijn met de uitvoering van de I&IT taken zijn in dienst van en zijn

van het college van de centrumgemeente.

werkzaam onder verantwoordelijkheid Artikel 6 Dienstverleningsovereenkomst

De werkzaamheden die de uitvoeringsorganisatie

op grond van artikel

lid 6 kan uitvoeren voor

de deelnemer, zijn nader omschreven en vastgelegd in een dienstverleningsovereenkomst een deelnemer die de deelnemer en de centrumgemeente

gezamenlijk overeenkomen.

met

Aan de DVO

is een producten- en dienstencatalogus gehecht, met dien verstande dat IM-producten en -diensten

alleen kunnen worden afgenomen tegelijk met IT-producten en -diensten De DVO wordt jaarlijks voor 1 december geactualiseerd.

Op basis van de DVO wordt door de leiding van de uitvoeringsorganisatie

die ter vaststelling wordt voorgelegd aan de deelnemers.

managementrapportage

uitgebracht,

Artikel 7 Communicatie

en afstemming.

De deelnemers hechten aan een zorgvuldige communicatie

werking van deze gemeenschappelijke

over

-aspecten gedurende de

regeling. Daartoe dienen de volgende afstemmingmomenten:

Het bestuurlijk overleg I&IT komt minimaal eens perjaar

door de leiding van de uitvoeringsorganisatie,

bijeen. Dit overleg zal worden voorbereid

die daarbij ook aanwezig is

Op de agenda van dit overleg staan in ieder geval de volgende onderwerpen:

de algemene gang van zaken rond de samenwerking; de jaarlijkse rapportage;

jaarlijks een

de dienstverleningsovereenkomst. Er vindt periodiek overleg plaats tussen de leiding van de uitvoeringsorganisatie

en de

van de deelnemers. ln dit overleg worden actualiteiten besproken

afzonderlijke portefeuillehouders

en college- en raadsaangelegenheden

dan wel

en ab-aangelegenheden voorbesproken met de

portefeuillehouder. De leiding van de uitvoeringsorganisatie

van de gemeente

Hengelo

overlegt

eens per kwartaal

met de deelnemer.

De deelnemers wijzen een medewerker binnen hun organisatie aan als accounthouder voor de

samenwerking.

De accounthouder van de gemeente

managementteams

Hengelo is het vaste aanspreekpunt voor de

van de deelnemers om inhoudelijke vragen of ontwikkelingen

op het gebied van

te bespreken.

Artikel 8 Financiële bepalingen Er wordt een vast en variabel tarief vastgesteld tussen de deelnemers. Dit wordt vastgelegd in de

dienstverleningsovereenkomst. tariefaanpassingen,

Daarbij worden onder meer afspraken gemaakt over

betalingstermijnen,

facturering, btw-percentages,

indexatie, de jaarlijkse

vaststelling van het aantal werkplekken.

Artikel 9 Archief is belast met de zorg voor en het toezicht op de bewaring en Het college van de centrumgemeente het beheer van de archiefbescheiden voor zover het het lT-deel van deze regeling betreft. De Archiefverordening gemeente Hengelo is hierbij leidend. De deelnemers dragen het beheer van de archiefbescheiden voor zover het de reikwijdte van de van de overeenkomst betreft op aan de gemeente Hengelo, onverminderd de verantwoordelijkheid

bevoegde organen van de deelnemer op basis van de vigerende archiefregelgeving. Voor de bewaring van de op grond van de vigerende archiefregelgeving

bescheiden wijst het college van de centrumgemeente

over te brengen

een Bewaarplaats, als bedoeld in deze wet,

aan. De deelnemers dragen er zorg voor dat de Archiefverordening

en andere van toepassing zijnde

regelgeving het beheer van de archiefbescheiden door de gemeente

Hengelo mogelijk maken.

Nadere afspraken over het archief- en informatiebeheer worden vastgelegd in de dienstverleningsovereenkomst.

Artikel 10 Informatie

en verantwoording

Indien een of meer leden van de deelnemers, hun raden resp. algemeen bestuur, schriftelijk inlichtingen vraagt, waarvan het belang niet in strijd is met het openbaar belang, dan geeft het

college van de centrumgemeente

deze inlichtingen binnen zes weken aan het betreffende

bestuursorgaan. Het college van de centrumgemeente

wijze waarop het samenwerkingsverband

brengt voor 1 maart verslag uit aan de deelnemers over de in het voorafgaande jaar van zijn uitvoerende

bevoegdheden gebruik heeft gemaakt. De deelnemers leggen het verslag ter vaststelling voor aan de raden in hun gemeente dan wel het algemeen bestuur. Het verslag maakt deel uit van de afzonderlijke jaarrekeningen van de deelnemers. De centrumgemeente

verantwoordingsplichten

draagt namens de deelnemers zorg voor informatie- en jegens derden.

Artikel 11 Toetreding, uittreding,

wijziging en opheffing

Toetreding tot de regeling door derden behoeft de goedkeuring van de deelnemers, ieder voor zover het hun eigen bevoegdheden betreft. Een deelnemer kan uittreden uit de regeling.

Gedurende vierjaren

na de datum van toetreding tot de regeling het niet mogelijk is om uit de

regeling te treden. Voor uittreding uit de regeling wordt een opzegtermijn

van tenminste

jaar in acht genomen.

Uittreding vindt plaats aan het einde van het kalenderjaar. Een deelnemer die uit de regeling wenst te treden maakt, na verkregen toestemming

van de

gemeenteraad resp. het algemeen bestuur, zijn voornemen tot uittreding bij aangetekend schrijven

kenbaar aan de centrumgemeente

en de overige deelnemers.

De financiële en personele gevolgen van uittreding, waaronder mede moet worden begrepen de

daardoor ontstane

wachtgeldverplichtingen,

komen voor rekening van de uittredende deelnemer.

Voor de vaststelling van de financiële gevolgen van uittreding als bedoeld in het vorige lid, wordt

voorafgaande aan die uittreding door de deelnemers gezamenlijk advies gevraagd aan een onafhankelijke externe deskundige. Het advies van deze deskundige is voor de deelnemers bindend. De kosten voor het inschakelen van de deskundige zijn voor rekening van de uittredende deelnemer.

Deze regeling kan worden gewijzigd, dan wel worden opgeheven na een daartoe strekkend

gelijkluidend besluit van de raden resp. het algemeen bestuur en de colleges resp. dagelijks bestuur van de deelnemers, ieder voor zover het hun eigen verantwoordelijkheid

betreft.

10. Een besluit tot opheffing van de regeling gaat vergezeld van een liquidatieplan, vast te stellen

door de raden resp. algemeen bestuur van de deelnemers. Het liquidatieplan voorziet in de

verplichting van de deelnemers tot deelneming in de financiële gevolgen van de opheffing, in de gevolgen voor het personeel en in de gevolgen van het door de deelnemers wederom zelfstandig uitvoeren van de regelgeving als vermeld in artikel 2 van deze regeling, alsmede in de gevolgen voor

het archief. 11. Het college van de centrumgemeente

is belast met de voorbereiding

en uitvoering van de

liquidatie.

Artikel 12 Geschillen Over geschillen tussen de deelnemers onderling omtrent

de toepassing, in de ruimste zin, van deze

regeling wordt beslist door de bevoegde rechter. Het verzoek aan de rechter vindt niet plaats dan nadat de deelnemers zich tot het uiterste hebben

inspannen het geschil in onderling overleg op te lossen.

Mocht een voor deelnemers bevredigende oplossing niet binnen drie maanden na aanvang van het in het tweede lid bedoelde overleg zijn gevonden, dan wordt voorafgaande aan het nemen van een besluit omtrent

het geschil, het geschil ter advisering voorgelegd aan een door betreffende

deelnemers samengestelde geschillencommissie bestaande uit drie personen, waarvan elke deelnemer er

heeft aangewezen en beide aangewezenen

gezamenlijk een derde. Hert advies van

de commissie is bindend. Artikel 13 Evaluatie Het college van de gemeente

Hengelo evalueert in afstemming met het bestuurlijk overleg de

regeling met de raden en het algemeen bestuur van de deelnemers en brengt hierover, uiterlijk een

maand voorafgaande aan het eind van elke zittingsperiode van de gemeenteraden, aan de college en de raden en het dagelijks en het algemeen bestuur van de deelnemers verslag uit vergezeld van conclusies en aanbevelingen. Het college van de gemeente

Hengelo legt de onderzoeksvraagstelling

voor de uit te voeren

evaluatie, om zienswijzen voor aan de colleges en de raden en het dagelijks en het algemeen bestuur

van de deelnemers. Artikel 35 eerste tot en met vierde lid van de wet zijn van overeenkomstige

toepassing met dien verstande dat de termijn acht weken bedraagt. Het college van de gemeente

Hengelo stelt de onderzoeksvraagstelling

vast.

Artikel 14 Slotbepalingen Deze regeling treedt in Werking met ingang van 1 maart 2026 onder gelijktijdige intrekking van de

Centrumgemeenteregeling

samenwerking

Het college van de centrumgemeente

ICT Hengelo.

draagt zorgt resp. het dagelijks bestuur van de deelnemers

dragen op de gebruikelijke wijze zorg voor bekendmaking van de regeling. Deze regeling kan worden aangehaald als 'de Centrumgemeenteregeling

Hengelo'.

Aldus vastgesteld door: Het college van B&W van Borne op

de secretaris,

de burgemeester,

Het college van B&W van Haaksbergen op

de secretaris,

de burgemeester,

Het college van B&W van Hengelo op

de secretaris,

de burgemeester,

Het college van B&W van Oldenzaal op

de secretaris,

de burgemeester,

Het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam SWB Midden Twente op

de secretaris,

de voorzitter,

samenwerking