Bijlage 9 - Raadsinformatiebrief Het Patronaat Epen [U.25.03158]

Postbus 56 • 6270 AB Gulpen Willem Vliegenstraat 12 • 6271 DA Gulpen Telefoon 14 043 info@gulpen-wittem.nl www.gulpen-wittem.nl

De gemeenteraad Gulpen-Wittem Postbus 56 6271 AB Gulpen

Uw brief van

:

Uw kenmerk Ons kenmerk

: :

Dossiercode Bijlagen

: Raadsinformatiebrief Het Patronaat Epen : 3302 : 2

Verzonden

: 03-07-2025

Onderwerp

U.25.03158 *U.25.03158*

Geachte raadsleden, Middels deze raadsinformatiebrief willen wij u voor het zomerreces informeren over de actuele stand van zaken rondom de gemeenschapsvoorziening ‘Het Patronaat’ in Epen. Tijdens het verloop van het proces is gebleken dat de wens om in september van dit jaar het voorstel in de raad te behandelen te ambitieus is gebleken. Om tot een gedegen en met name een gedragen voorstel te komen is er extra tijd benodigd. Hieraan ligt een combinatie van factoren ten grondslag. Deze zullen wij in deze raadsinformatiebrief nader toelichten. Ook willen wij u graag informeren dat het stichtingsbestuur (hierna: bestuur) geen bezwaar heeft tegen deze vertraging gezien de lopende gesprekken. Om een goed beeld over de situatie op dit moment te schetsen willen wij u allereerst informeren over de gevoerde gesprekken met het bestuur/bouwteam, vanaf het moment van de dialoogsessie op 20 maart jl. Op deze avond bent u geïnformeerd over het traject tot aan deze avond. Vervolgens zullen wij een beeld geven van de overige factoren die ervoor zorgen dat behandeling van een voorstel in september te ambitieus is gebleken. Tot slot willen wij u een update geven met betrekking tot het leefbaarheidsfonds van de Provincie Limburg en de gesprekken met de toekomstige praktijkhouder. Tijdslijn gesprekken met het bestuur van Het Patronaat: 

Tijdens de dialoogsessie met uw gemeenteraad op 20 maart jl. bent u zoals aangegeven geïnformeerd over de stand van zaken destijds. Het was ook diezelfde dag dat de concept tekeningen voor de nieuwe situatie met het bestuur van Het Patronaat zijn gedeeld en besproken. Hierbij is het bestuur in de gelegenheid gesteld om eventuele ‘zienswijzen’ hierop aan te geven.



Deze reactie vanuit het bestuur hebben wij op 2 april mogen ontvangen, waarbij deze als input diende voor de afspraak met ditzelfde bestuur op 7 april. De aangedragen punten vanuit het bestuur lagen met name in het feit dat de ‘hoeskamer’ op niveau souterrain zou verdwijnen en het bestuur opslagruimte miste voor diverse verenigingen, danwel de ingetekende maatvoering voor deze verenigingen aan de magere kant vond. Hierbij ontstond een verschil van inzicht over hoe de ingetekende meters te interpreteren. Waarbij door de gemeente met name het multifunctionele karakter van diverse ruimten, zoals wachtruimte gezondheidscentrum aangehaald werden.



Om een vervolg te geven aan de aangedragen wensen en bedenkingen vanuit het bestuur is er vervolgens op 16 april gesproken met het bestuur, ambtelijke afvaardiging en de betrokken bouwkundig tekenaar. Hierbij is door het bestuur de wens uitgesproken het souterrain naar de voorzijde uit te bouwen, onder het bestaande bordes. Dit zou extra opslagruimte betekenen en zou ook het vochtprobleem aan de bordes zijde kunnen verhelpen. Door het bestuur werd tevens aangegeven zelf inspanningen te willen verrichten om de meerkosten van deze ‘uitbouw ondergronds’ te bekostigen.



In vervolg hierop is door het bouwteam (bouwkundig tekenaar/Bremen Bouwadviseurs/beleidsmedewerker accommodaties) op 17 april deze optie doorgenomen en besloten ook deze variant verder uit te werken, zowel uitgetekend maar ook doorgerekend op meerkosten voor het project. Deze variant is vanaf dat moment aangemerkt als ‘Variant B’ verbouwing Het Patronaat. Deze tekening treft u als bijlage bij deze RIB aan. De reeds eerder getekende variant – die aan uw raad is gepresenteerd op 20 maart – is vanaf dat moment aangemerkt als ‘Variant A’ en eveneens als bijlage toegevoegd.



De opgemaakte tekening ‘Variant B’ is op 1 mei aan het bestuur toegezonden, dit als voorbereiding op het gesprek op 8 mei tussen het bestuur en een ambtelijke afvaardiging. Tijdens dit gesprek is de toegezonden ‘Variant B’ met het bestuur besproken. Hierbij zijn door het bestuur nog enkele gewenste wijzigingen aangegeven, waarbij dit in te passen wijzigingen betrof zonder meerkosten voor het project. Ook is op deze datum nog een optie door het bestuur aangegeven de kelder nog verder uit te kunnen breiden.



De vervolgafspraak op 2 juni tussen het bouwteam en het bestuur van Het Patronaat. Tijdens dit overleg zijn de varianten A & B nogmaals doorgesproken. Ook is door het bouwteam aan het bestuur een doorkijk gegeven over de bouwkundige en installatie technische aanpassingen die meegenomen worden in de renovatie van Het Patronaat. Dit inclusief de inhaalslag om de bestaande gebreken in het pand te verhelpen. Waarbij door het bestuur nog een aantal aandachtspunten (o.a. akoestiek zaal) en de ‘stijfheid’ van de 1e verdiepingsvloer zijn meegegeven aan het bouwteam.

2/5

Tijdens het laatste overleg op 2 juni is ook door het bestuur (nogmaals) aangegeven dat er binnen de verenigingen in Epen nog zorgen leven over het feit dat het laatste café in het dorp mogelijk op termijn verdwijnt. Met de verenigingen en het bestuur was er op 5 juni een afspraak ingepland om de plannen nogmaals te bespreken. Enkele verenigingen hebben een alternatieve indeling voor de begane grond aangeleverd via het bestuur. Men pleit voor een aanbouw aan de zijkant inclusief liftinstallatie en het geheel wijzigen van de indeling op de begane grond. Hierbij zou de bestaande aanbouw opgehoogd dienen te worden. Dit voorstel is wat de gemeente betreft niet realistisch, dit gezien de (te verwachten) extra kosten door o.a. forse constructieve ingrepen. Tevens is hiervoor ook het advies van de monumentencommissie noodzakelijk. Deze hebben in een eerder stadium reeds aangegeven dat een aanbouw niet passend is en hieraan geen medewerking wordt verleend. Ook is Het Patronaat een gemeenschapsvoorziening en betreft het geen horeca voorziening waarvoor een café gedeelte benodigd is. Op verzoek van het bestuur zal een ambtelijk en bestuurlijke afvaardiging dit in een gesprek nog toelichten aan deze partijen. Deze optie is door de gemeente ook gedurende het proces tot aan dit moment altijd als optie aangegeven. Deze afspraak zal zo spoedig mogelijk plaatsvinden.

Ook zijn op basis van de bovengenoemde gesprekken de Varianten A en B op 16 juni jl. met de portefeuillehouder besproken, waarbij het ambtelijk advies wordt gevolgd, om een raadsvoorstel te komen waarbij Variant B aan de gemeenteraad wordt voorgesteld. Hierbij in acht genomen dat de meerkosten die hieruit voortvloeien door het bestuur gedragen worden, dit middels zelfwerkzaamheid danwel subsidie aanvragen. De gemeente zal ambtelijk bij de subsidiewerving waar nodig faciliteren/ondersteunen. Het bestuur heeft op 18 juni aangegeven gezamenlijk verder te willen werken aan deze variant. Externe factoren in relatie tot afwijking doorlooptijd proces: De gemeente heeft zoals bekend Bremen Bouwadviseurs ingeschakeld als externe partij om het proces rondom de planvorming te begeleiden. Onderstaand is door Bremen Bouwadviseurs aangegeven welke externe factoren, buiten invloed van het bouwteam, voor vertraging hebben gezorgd. 

De uitgangspunten zijn meermaals gewijzigd door Variant B toe te voegen. Gehanteerde uitgangspunten zijn op onderdelen meermaals aangepast. Hierdoor is er nog geen definitief schetsontwerp. Zienswijzen van verenigingen wijzigen en de omvang van wensen namen, waardoor de voortgang vertraagt en er steeds aanpassingen of alternatieven wenselijk waren.



Het meenemen van een alternatief ontwerp met uitbouw (optie B) vergt extra werk van ontwerpende partijen en aanvullend benodigde (grond) onderzoeken die voor enkel Variant A niet noodzakelijk waren en daardoor later zijn uitgezet.

3/5



Er is voor gekozen om op basis van duurzaamheidsadviezen het gebouw fors te verduurzamen en voor een all electric (fossiel vrije/emissie loze)oplossing te kiezen. Het verkrijgen van de juiste input over beschikbare en contractuele vermogens (hoeveel Ampere, bijv. 3x50) vormt een risico voor de daadwerkelijke uitvoering van het gekozen concept omdat de gewenste controleberekeningen niet (tijdig) uitgevoerd konden worden. Inmiddels is deze info achterhaald en een eerste scan maakt dat het beschikbare vermogen een risico is voor de uiteindelijke uitvoering en correct gebruik van de ontworpen installaties. Een verzwaring van de aansluiting zal waarschijnlijk wenselijk zijn en hier zit een risico vanuit de zogenoemde netcongestie en nog beschikbare vermogens bij Enexis. Dit traject zal in gang worden gezet om zeker te weten dat wij hier achteraf niet tegen problemen aanlopen. Ook dit traject zorgt voor een vertraging in de planning.



De huidige markt is drukbezet. De betrokken adviseurs en nog te betrekken adviseurs zitten erg krap in hun tijd waardoor offertes achter blijven en gewenste onderzoeken (bouwfysisch en constructief) langer op zich laten wachten. Hierdoor is nog niet alle benodigde informatie verzameld om tot de juiste uitvoeringsdocumenten te komen.



De impact van de maatschappelijke zorgfunctie (een volwaardige huisartsenpraktijk) dient goed meegenomen te worden in de verder uit te werken documenten. Deze invulling vergt gedetailleerde uitwerking en afstemming. Ook de impact op de uit te voeren werkzaamheden vergt extra controle en afstemming met adviseurs. Zo is de draagkracht, brandcompartimentering en de akoestische eisen van de vloer hierdoor ook een belangrijk item. Dit wordt allemaal onderzocht maar zeker de geluidsoverlast tussen de deze ruimten (zaal en huisartsenpraktijk) vergt de juiste aandacht. In de huidige situatie is overlast bij gelijktijdig gebruik namelijk niet uit te sluiten. Dit is overigens met de betreffende praktijkhouder reeds besproken in het voortraject om tot overeenstemming te komen.

Op 1 juli is er een afspraak met het bouwteam om op basis van de inmiddels definitieve keuze voor Variant B (instemming bestuur op 18 juni) om nog voor de zomervakantie periode een concrete (hernieuwde) planning op te stellen en het schetsontwerp definitief te maken. Behandeling in september is hierbij zoals aangegeven niet meer realistisch. Doelstelling blijft echter onverkort om nog in 2025 het dossier in de gemeenteraad van Gulpen-Wittem te behandelen.

4/5

Leefbaarheidsfonds Provincie Limburg: Tijdens de dialoogsessie in maart jl. met uw gemeenteraad is gesproken over het Leefbaarheidsfonds van de Provincie Limburg. Op dat moment werd in dit kader enkel een (eventuele) bijdrage aan Het Durpshoes in Nijswiller besproken en leek een bijdrage aan renovatie van Het Patronaat niet mogelijk. Inmiddels heeft er meermaals aanvullend (voor)overleg met de Provincie Limburg plaatsgevonden. Uit deze gesprekken is gebleken dat ook een bijdrage voor Het Patronaat kansrijk is. Hierin zal het bestuur de aanvraag dienen te verzorgen, dit is ook mogelijk op het moment dat de gemeente Gulpen-Wittem eigenaar van het gebouw blijft na de renovatie. De gemeente zal zoals eerder in deze raadsinformatiebrief reeds aangegeven ondersteunen in het aanvraagproces van ook deze subsidie. Stand van zaken huisartsenpraktijk met apotheekfunctie: De gesprekken met de praktijkhouder verlopen voorspoedig. Inmiddels is er een concept ontwerp voor de 1e en 2e verdieping besproken en wordt momenteel verder uitgediept. Ook is de te hanteren huurprijs onafhankelijk door een taxateur bepaald. Op basis hiervan is er prijsovereenstemming over de te hanteren huurprijs bereikt. Momenteel wordt er gewerkt aan het vastleggen van de afspraken in een intentie overeenkomst die bij een positief raadsbesluit omgezet wordt naar een huurovereenkomst.

De praktijkhouder zal ook actief meegenomen worden in de verdere planontwikkeling van Het Patronaat. Tot slot: Samengevat, de combinatie bouwteam en bestuur heeft reeds goede stappen gezet in een constructieve samenwerking om tot een gedegen raadsvoorstel te komen. De komende periode zullen zowel bouwteam als bestuur zich verder inzetten om tot dit raadsvoorstel te komen. De extra tijd die nu wordt genomen zal op lange termijn een positief effect hebben op Het Patronaat en daarmee een positief effect voor de dorpskern Epen.

Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders Gulpen-Wittem, de secretaris, de burgemeester,

dhr. R.H.M. Sluijsmans

mw. ing. N.H.C. Ramaekers-Rutjens

5/5

Doorsende B-B (1:50)

verhoging

verhoging

Doorsende C-C (1:50)

Doorsende A-A (1:50) mk 1500mm

GO

2100mm

Enrtree/Gardorobe 13.9 m

1500mm

H=2988mm

46.9 m

P=0000

Overloop 6.7 m

Houten Spant

1029+P

GO

-330mm Trappenhuis

B-B

P2

2100mm COP

1500mm

P3

1500mm

2100mm

P4

Lift

Houten Spant

H=3686mm

Houten Spant

Podium

Houten Spant

Bijeenkomstfunctie 1 137.2 m

Toilet 2 2.5 m Houten Spant

Kantoor/Kantine VG=44 m GO=56 m

bmi

Pantry

2100mm

P2

2100mm

Alternatief plek goederenlift

Opslag 10 m Bar

Vouwwand

Gang 3 12.9 m

kp.

mk Rolluik

Bordes Bar 16.2 m

Bijeenkomstfunctie 2 36.6 m

MIVA Toilet 3.3 m

H=2748mm

Bar

H=2748mm Keuken 12.5 m

1500mm

P=0000

P=0000

Dames Toilet 9.1 m

Berging/Opslag 7.5 m

Heren Toilet 7.6 m

2e Verdieping Nieuw A-A

C-C

A-A

Begane Grond Nieuw

C-C

GO

verhoging

verhoging

Berging Carnaval 5m

verhoging ?

1500mm 2100mm

Berging 5 6.6 m

P=0000

P=0000

H=3064mm

464+P

190+P

Machinekast

H=1871mm

Multifunctionele spreekkamer/Wachtkamer 20.8 m

Gang 2 6m

Balkon

H=2218mm Podium

Verkeersruimte 36.5 m

Kamer 2 18.3 m Houten Spant

CV Omkleedruimte 10 m

Verkeersruimte/Wachtruimte 19 m

Kamer 3 12 m

Kamer 1 13.5 m H=2696mm

Verkeersruimte 22.7 m

Houten Spant

H=2245mm

Toilet 1 2.3 m

Houten Spant

H=2245mm

Techniek 6m

H=2962mm

Houten Spant

Opslag Kerst Geuldal 8.8 m

103

Berging

Opslag Schutterij 24 m

Vast glas 103

Kamer 5 8m

P2

Opslag Heemkunde 11 m

H=3022mm

H=2245mm

Balie 10 m

45-P

Kamer 4 13.5 m

Kamer 6 16 m

P2

P4 P3

P=0000

Lift

P3

COP

Opslag Carnaval 15.8 m

COP

P2

Lift

Opslag Harmonie 37.5 m H=2218mm

P4

P2

P=0000 H=2949mm Apotheek 22m

Alternatief plek goederenlift

2100mm

Opdrachtgever: Gemeente Gulpen-Wittem Patronaatsplein 1 6285 AB Epen

1500mm

Boekenkast 4

H=2240mm

H=2245mm

P=0000

P=0000

H=2245mm P=0000

Boekenkast 14

Boekenkast 15

Boekenkast 3

Boekenkast 2

Boekenkast 1

Tijdschriften

Boekenkast 1

Boekenkast 5

Boekenkast 13

Boekenkast 12

verrijdbaar Boekenkast 1

kap stok

Boekenkast 4

Boekenkast 18 Boekenkast 19 Boekenkast 20

Boekenkast 3

Boekenkast 5

Boekenkast 10

Boekenkast 9

Boekenkast 8

57.8 m

Bureau met onderkast en bureaustoel

Boekenkast 7

Bibliotheek

Voorraad/Drank opslag 27.8 m

Gang 1/Opslag 11.4 m

Boekenkast 6

dr. Rek

11.7 m

Boekenkast 6

Ruimte Harmonie

Boekenkast 2

Toilet 2.6 m

Boekenkast 11 Boekenkast 1

kast kast 1 2

Thema tafel

mk

Boekenkast 16

Titel tekening:

C-C

Kelder Nieuw

Interne verbouwing Patronaat

Nieuwe Toestand Optie A Getekend door:

SG

Projectcode:

2024_114

Tekening formaat:

A0

Schaal:

1:100

Projectfase: Ontwerp

Boekenkast 17

1e Verdieping Nieuw A-A

Projectomschrijving::

A-A

C-C

Maten in het werk controleren!!!!

Datum:

11-03-2025

Revisie datum:

13-03-2025

Revisie datum:

01-05-2025

Revisie datum:

Blad nummer:

002

Bestrating 50mm Hardstenen afdekplaat v.z.v. waterhol Tegeldragers PVC dakbedekking 150mm Cellenbeton Afschot Pir isolatie RC 4.7 210mm Breedplaatvloer conf. opg. constructeur Steenstrips

Monolitisch afwerken betonvloer 300mm betonwand conf. opg. constructeur 100mm XPS isolatie RC 3.7 Noppenfolie

50mm Luchtspouw 150mm Betonblok conf. opg. const. Monolitisch afwerken betonvloer 250mm betonvloer conf. opg. constructeur Folie 100mm XPS isolatie RC 3.7 Folie Verdicht zandpakket

verhoging

Stalen Kimplaat

Terras 93 m

mk 1500mm

Doorsende D-D (1:50)

GO

2100mm

Enrtree/Gardorobe 13.9 m

1500mm

H=2988mm

46.9 m

P=0000

Overloop 6.7 m

Houten Spant

1029+P

GO

-330mm Trappenhuis

B-B

P2

2100mm COP

1500mm

P3

1500mm

2100mm

P4

Lift

Houten Spant

H=3686mm

Houten Spant

Podium

Houten Spant

Bijeenkomstfunctie 1 137.2 m

Toilet 2 2.5 m Houten Spant

Kantoor/Kantine VG=44 m GO=56 m

bmi

Pantry

2100mm

P2

2100mm 1500mm

Alternatief plek goederenlift

Opslag 10 m Bar

Vouwwand

Gang 3 12.9 m

kp.

mk Rolluik

Bordes Bar 16.2 m

P=0000

Keuken 12.5 m

MIVA Toilet 3.3 m

H=2748mm

Bar

H=2748mm

Bijeenkomstfunctie 2 36.6 m

P=0000

Dames Toilet 9.1 m

Berging/Opslag 7.5 m

Heren Toilet 7.6 m

2e Verdieping Nieuw D-D

Begane Grond Nieuw

17 m

17 m 193-P

193-P

Opslagruimte 4 18 m

27 m 193-P

193-P

Verkeersruimte 8.8 m

verhoging

H=1871mm

Yoga

Zangkoor

8m

6m

464+P

GO

Berging Jongeren Vereniging Berging 5 6.6 m

5m

Techniek 6m

H=2962mm Toilet 1 2.3 m

CV

Verkeersruimte 38.6 m H=2245mm Gang 2 6m

Podium

Verkeersruimte/Wachtruimte 19 m

Kamer 3 12 m

Kamer 1 13.5 m H=2696mm

Verkeersruimte 22.7 m

103

Machinekast

190+P

Kamer 2 18.3 m

Multifunctionele spreekkamer/Wachtkamer 20.8 m

Balkon

H=3064mm

P=0000

1500mm 2100mm

Houten Spant

verhoging

Houten Spant

verhoging

Houten Spant

verhoging

verhoging

Houten Spant

193-P

verhoging

Optie B = uitbreiding Kelder

Opslagruimte 3

Opslagruimte 2 Opslagruimte 1

D-D

Vast glas 103

Kamer 5 8m

17.1 m

H=3022mm

P=0000

H=2245mm

45-P

Lift

Balie 10 m

Kamer 4 13.5 m

Kamer 6 16 m

P2

Opslag Carnaval 24.5 m

P3

COP

P2

Bibliotheek 2

COP

P2

P4 P3

Lift

Bibliotheek 1 58.3 m H=2218mm

P4

P2

mk

P=0000 H=2949mm Alternatief plek goederenlift

Apotheek 22m

2100mm 1500mm

Opdrachtgever: Gemeente Gulpen-Wittem Patronaatsplein 1 6285 AB Epen

Toilet 2.6 m

Gang 1/Opslag 11.4 m H=2245mm

Projectomschrijving::

Interne verbouwing Patronaat

Voorraad/Drank opslag 27.8 m H=2245mm P=0000

Titel tekening:

Doorloop 11.7 m

P=0000 Hoeskamer 57 m

Nieuwe Toestand Optie B Getekend door:

SG

Projectcode:

2024_114

Tekening formaat:

A0

Schaal:

1:100

Projectfase: Ontwerp

1e Verdieping Nieuw D-D

Kelder Nieuw

D-D

Datum:

01-05-2025

Revisie datum:

03-07-2025

Revisie datum:

Maten in het werk controleren!!!!

Revisie datum:

Blad nummer:

003