Groningen - ACV versie d.d. 17.06.2021.pdf
Tekst van het document
Samenwerking Vooruitkijken
Kwaliteit paragrafen is goed, ruimte voor verdere verbetering informatiewaarde aanwezig
Wij hebben vastgesteld of alle verplichte informatie in de paragrafen is opgenomen. Daarnaast hebben wij de informatiewaarde van de paragrafen beoordeeld. Klik hier voor een nadere toelichting.
Jaarverslag voldoet aan eisen BBV
In het BBV zijn diverse eisen opgenomen voor de vorm en inhoud van het jaarverslag. Wij hebben vastgesteld dat uw jaarverslag voldoet aan het BBV.
11 11
Bijlagen
Accountantsverslag | Aanbiedingsbrief Kernboodschappen Conclusie controle Uitkomsten 2020 Jaarverslag Informatiewaarde Financiële positie Covid-19
Interne beheersing
Samenwerking
Informatiewaarde jaarverslag De kwaliteitsaspecten van het jaarverslag liggen in lijn met voorgaande jaren. Het verslag is voldoende leesbaar en concreet. De organisatie heeft in 2021 verder gewerkt aan het ‘Verbetertraject van de begroting 2022 en verder’ om de informatiewaarde en kwaliteit van stuurindicatoren te verhogen. Eerdere observaties en aanbevelingen worden door de gemeente Groningen via dit verbetertraject opgepakt:
Observatie
Opvolging in begroting 2022
Het maken van een expliciete koppeling met de doelstellingen vanuit het collegeprogramma
Het college en de raad werken aan de opzet en integratie van de doelstellingen en de programma’s. Hiermee wordt een betere relatie gelegd tussen de doelen, indicatoren, activiteiten en financiële middelen.
De doelstellingen in het jaarverslag zijn veelal als een beschrijving van activiteiten weergegeven en minder in effecten en prestaties
In de P&C-cyclus nieuwe stijl worden bij de doelstellingen in het collegeprogramma belangrijke indicatoren gedefinieerd. De indicatoren worden meer ‘SMART’ geformuleerd waardoor ook de resultaten (effecten) ten opzichte van vorig jaar kunnen worden gemeten.
Het sturen op hoofdlijnen en het terugdringen van het aantal indicatoren
Per programma en doelstelling benoemen het college en de raad een set effect- en prestatie-indicatoren die een adequaat beeld geven van de beoogde maatschappelijke effecten en te behalen prestaties. Belangrijkste doelstelling hierbij is het aanbrengen van prioritering en focus op doelen die ertoe doen (en de effecten).
Een directere koppeling aanbrengen tussen de inhoudelijke realisatie en de financiële afwijking tussen begroting en realisatie
In de huidige P&C-cyclus wordt eerst de inhoudelijke realisatie en vervolgens de financiële realisatie beschreven. Wij adviseren de effecten/realisatie ook in euro’s per indicator te omschrijven, zodat deze koppeling meer zichtbaar wordt. De gemeente Groningen is van plan te onderzoeken of dit voor de begroting 2023 kan worden gerealiseerd.
Vooruitkijken
11I
Bijlagen
Accountantsverslag | Aanbiedingsbrief Kernboodschappen Conclusie controle
Kwaliteit van de paragrafen De paragrafen voldoen aan de vereisten uit het BBV. Onderstaand een aantal aanbevelingen om de informatiewaarde te vergroten:
Uitkomsten 2020
•
Jaarverslag Informatiewaarde Financiële positie Covid-19
Interne beheersing
•
Samenwerking Vooruitkijken
•
•
De paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing geeft een uitgebreide toelichting bij de opgenomen risico’s en het proces van risicobeheersing en kwaliteitsverbetering. Conform eerdere jaren adviseren we het college de toelichting op de risico’s meer to the point te formuleren en te prioriteren (en/of figuren te gebruiken). Met de huidige teksten is het voor de lezer lastig om de kernboodschap eruit te halen ten behoeve van de sturing. Control is (na het afsluitingsproces) afhankelijk van de input van de directies; we bevelen u aan dit proces voor/tijdens de afsluiting op te starten en de aansturing van de directies aan te scherpen. In de paragraaf verbonden partijen kan de informatiewaarde nog verder toenemen door een korte beschrijving op te nemen van de belangrijkste ontwikkelingen in 2020 en de gevolgen voor het risicoprofiel, het weerstandsvermogen en/of de bijdrage. Wij adviseren om in de paragraaf bedrijfsvoering informatie op te nemen over de interne beheersing en rechtmatigheidscontroles (bijvoorbeeld stappen naar rechtmatigheidsverantwoording en de onrechtmatigheden voor 2020 en acties ter opvolging). De paragraaf lokale heffingen voldoet aan de BBV-eisen. Voor 2021 is de nieuwe notitie lokale heffingen van de commissie BBV van toepassing. We zullen in het najaar de gevolgen (financieel en voor de toelichting) met Groningen in kaart brengen.
•
De paragraaf integraal gebiedsgericht werken is conform vorig jaar duidelijker in structuur (doelstelling en resultaten totaal en per gebied/wijk). De informatiewaarde kan verder toenemen door activiteiten korter/bondiger te formuleren en door het toevoegen van (effect)indicatoren.
Oordeel per paragraaf Paragraaf
Oordeel
Oordeel
2020
2019
Integraal gebiedsgericht werken
Voldoende
Voldoende
Duurzaamheid
Voldoende
Voldoende
Lokale heffingen
Goed
Goed
Voldoende
Voldoende
Financiering
Goed
Goed
Grondbeleid
Goed
Goed
Onderhoud kapitaalgoederen
Goed
Goed
Verbonden partijen
Goed
Goed
Voldoende
Voldoende
Weerstandsvermogen en risicobeheersing
Bedrijfsvoering
11II
Bijlagen
Accountantsverslag | Aanbiedingsbrief Kernboodschappen
De financiële positie is kwetsbaar
Conclusie controle
Informatiewaarde
De financiële positie, het weerstandsvermogen en de risicobeheersing en de impact van Covid-19 vormen drie thema’s die de specifieke aandacht hebben van de gemeenteraad van Groningen. Dit is ook het thema geweest van de kennissessie die we op 10 maart 2021 voor de raad hebben georganiseerd. Kernpunten uit deze sessie bestonden uit het beoordelen van de financiële positie op hoofdlijnen langs de onderwerpen die op de pagina’s in dit verslag onder het hoofdstuk financiële positie zijn uitgewerkt.
Financiële positie
Weerstandsvermogen is nagenoeg gelijk aan het voorgaande jaar
Uitkomsten 2020 Jaarverslag
Covid-19
Interne beheersing
Samenwerking Vooruitkijken
Bijlagen
€ 11.025
2019
€ 10.419 € 12.337
2020
De weerstandscapaciteit bestaat uit de beschikbare reserves om risico’s te kunnen opvangen. Voor de jaarstukken 2020 bestaat de weerstandscapaciteit uit een totale inschatting van €117,7 miljoen (2019: €104,2 miljoen) aan risico’s ten opzichte van een aanwezige weerstandscapaciteit van €123,4 miljoen (2019: €110,2 miljoen). Overeenkomstig het voorgaande boekjaar hebben de belangrijkste risico’s betrekking op uw grondexploitaties en de sturing op verbonden partijen die gronden ontwikkelen (€80 miljoen). In het kader van het speerpunt van de gemeenteraad hebben we specifieke werkzaamheden voor de totstandkoming van deze risico-inschatting verricht.
€ 11.773
€ 10.883
begroting 2021
€ 11.740
Weerstandscapaciteit (x €10.000)
Risico's (x €10.000)
Voor het sociaal domein identificeert de gemeente Groningen een structureel risico van €10,7 miljoen (2019: €6 miljoen). De stijging van het risico wordt onder meer veroorzaakt door een verwachte toename in de zorgbehoefte (specifiek voor jeugd) als gevolg van Covid-19.
Uitgaande van de begroting 2021 bedraagt de weerstandscapaciteit €108,8 miljoen. Dit is onvoldoende om de geïdentificeerde risico’s van €117,4 miljoen op te vangen. Zowel de raad als het college hebben hier voldoende aandacht voor. In het kader van de begroting 2022 is het belangrijk om hier expliciet aandacht aan te besteden.
In de meerjarenbegrotingen zijn ook nog niet de (langetermijn)effecten van de coronacrisis (zie blog Martine Koedijk) en de herijking van het gemeentefonds verwerkt. In de begroting 2021 heeft de gemeente Groningen een incidenteel risico voor Covid-19 van €6,3 miljoen opgenomen. Aan de hand van de effecten van Covid-19 op het resultaat 2020 heeft de gemeente Groningen dit risico voor 2021 naar €3,2 miljoen bijgesteld.
12
Accountantsverslag | Aanbiedingsbrief Kernboodschappen
De kengetallen van de gemeente Groningen moeten onder de aandacht blijven
Conclusie controle Uitkomsten 2020 Jaarverslag Informatiewaarde Financiële positie Covid-19
Interne beheersing
Samenwerking Vooruitkijken
Het BBV schrijft voor dat enkele financiële kengetallen verplicht worden toegelicht in uw jaarverslag. Wij hebben deze kengetallen over 2020 vergeleken met het voorgaande verslagjaar, en met het landelijke gemiddelde van alle gemeenten met inwoners tussen de 150.000 en 250.000.
Gemeente Groningen
150.000– 250.000**
2020
2019
2020*
2019
8%
9%
25%
27%
Grondexploitaties
5,4%
7%
11%
13%
Structurele exploitatieruimte
3,5%
1%
-0,6%
1,1%
Nettoschuldquote
142%
148%
84%
77%
Uw solvabiliteitsratio is in vergelijking met het landelijk gemiddelde laag en ten opzichte van het verslagjaar 2019 gedaald. De solvabiliteit geeft aan in welke mate de gemeente aan de financiële verplichtingen kan voldoen. De lage ratio wordt hoofdzakelijk veroorzaakt door een omvangrijke positie van langlopende schulden die zijn aangetrokken voor de infrastructurele projecten en de grondexploitaties. Het is belangrijk de solvabiliteit in relatie te zien tot de geschatte risico’s en het weerstandsvermogen. Dit blijft een belangrijk aandachtspunt voor de gemeente Groningen.
Solvabiliteit
Nettoschuldquote gecorrigeerd
106%
111%
72%
66%
Overeenkomstig eerdere jaren heeft de gemeente Groningen ten opzichte van het landelijk gemiddelde een hoge nettoschuldquote. Dit wordt veroorzaakt doordat de gemeente in veel grote projecten heeft geïnvesteerd. bijvoorbeeld ruim €61 miljoen in diverse grondexploitaties per 31 december 2020. De nettoschuldquote is lager dan de begroting 2020 (159%). Dit komt doordat investeringen zijn uitgesteld, en daarmee ook het aantrekken van langlopende leningen (circa €87 miljoen). Uitgaande van de meerjarenbegroting 2021–2024 blijft de nettoschuldquote van de gemeente Groningen circa 160%.
Belastingcapaciteit
116%
109%
102%
100%
Het bovenstaande is ook zichtbaar in het kengetal grondexploitaties, die de verhouding tussen de boekwaarde grondexploitatie en de gemeentelijke baten weergeeft. Voor de gemeente Groningen ligt dit kengetal lager dan het landelijke gemiddelde. Echter, in de tabel staat het kengetal grondexploitaties exclusief Meerstad (omdat dit een verbonden partij betreft). Het kengetal inclusief Meerstad is 35,3% en dit is hoger dan het landelijk gemiddelde.
Bijlagen
Kengetallen
* Op basis van de begroting 2020 voor gemeenten met inwoners 150.000– 250.000 ** Bron: https://findo.nl/jive
Uw structurele exploitatieruimte geeft weer in hoeverre de structurele baten de structurele lasten dekken. In de begroting 2020 is uitgegaan van een kengetal van 0,2%. De werkelijke structurele lasten zijn €46 miljoen lager dan begroot en de structurele baten zijn €9 miljoen lager dan begroot. Als gevolg van Covid-19 zijn er meer incidentele baten en lasten geweest ten opzichte van de begroting, dit heeft een positief effect op de structurele exploitatieruimte.
12I
Accountantsverslag | Aanbiedingsbrief Kernboodschappen
Het voorspellend vermogen kan worden verbeterd (1/2)
Conclusie controle Uitkomsten 2020 Jaarverslag Informatiewaarde Financiële positie Covid-19
Interne beheersing
Samenwerking Vooruitkijken
In de grafiek hiernaast is voor de jaren 2018 tot en met 2020 een vergelijking gemaakt tussen het begrote resultaat (begroting na wijziging) en het gerealiseerde resultaat voor reservemutaties. Er is een ontwikkeling te zien, waarbij de gemeente consistent een voorzichtig (fors) negatief resultaat begroot en uiteindelijk het verslagjaar afsluit met een positiever resultaat. Het jaar 2020 is hierbij een opvallend jaar. In de begroting na wijziging begrootte de gemeente een negatief resultaat van €60 miljoen (voor reservemutaties) en uiteindelijk is er een positief resultaat van €6,7 miljoen (voor reservemutaties) gerealiseerd. In het boekjaar 2020 heeft de gemeente Groningen een nadeel van circa €12,6 miljoen ondervonden als gevolg van de uitbraak van Covid-19. Dit bestaat enerzijds uit extra lasten die zijn gemaakt en anderzijds uit omzetderving, zoals lagere parkeeropbrengsten. De gemeente Groningen heeft vanuit het Rijk een compensatie van €22,4 miljoen ontvangen, waardoor een positief resultaat van €9,7 miljoen in het boekjaar 2020 ontstaat. Dit positieve resultaat wordt hoofdzakelijk veroorzaakt doordat de compensatie voor maatschappelijke opvang van €4,9 miljoen en de uitkering in de decembercirculaire van €3,8 miljoen in het boekjaar 2021 worden besteed.
In de grafiek hiernaast maken wij onderscheid tussen het gerealiseerde saldo van baten en lasten in het boekjaar 2020 met én zonder de effecten van Covid-19. Uit het beeld over de afgelopen jaren kan worden geconcludeerd dat het voorspellend vermogen van de gemeente moet worden verbeterd. Uiteraard moet hierbij de kanttekening worden gemaakt dat het boekjaar 2020 een ‘bijzonder’ jaar is geweest als gevolg van Covid-19 (inclusief de financiële effecten hiervan). Door het college en de organisatie is de impact van Covid-19 als belangrijk speerpunt benoemd. Inmiddels zijn hiervoor ook de eerste acties geformuleerd. Het is belangrijk dat hierbij zowel wordt gekeken naar middelen die kunnen helpen (systeem, trainingen), maar ook naar de culturele kant (waarom wordt aan de voorkant ingeschat? waarom tussentijds niet bijgesteld?).
Bijlagen
Voorspellend vermogen van Groningen (x € miljoen)
20
2018
2019
2020
(20) (40) (60) (80) Saldo van baten & lasten (werkelijk) Saldo van baten & lasten (begroot) Saldo van baten & lasten (werkelijk exclusief Covid-19)
12II
Accountantsverslag | Aanbiedingsbrief Kernboodschappen
Het voorspellend vermogen kan worden verbeterd (2/2)
Conclusie controle Uitkomsten 2020 Jaarverslag Informatiewaarde Financiële positie
De gemeente Groningen heeft een positief resultaat gerealiseerd Het saldo van de baten en lasten (voor mutaties reserves) uit de jaarrekening 2020 komt op een resultaat van €6,7 miljoen positief (na reserves €59,9 miljoen). De primitieve begroting ging uit van een saldo van €22 miljoen negatief en in de begroting na wijziging is het verwachte saldo naar €60 miljoen negatief bijgesteld. De belangrijkste verschillen tussen de begroting ten opzichte van de realisatie zijn: •
Covid-19
Interne beheersing
Samenwerking Vooruitkijken
Bijlagen
In het programma Werk en Inkomen wordt een positief resultaat van €11,9 miljoen (voor bestemming) behaald onder andere door voordelen rondom het Sociale Werkvoorzieningsschap (een extra vergoeding voor SW en Nieuw Beschut van €2,2 miljoen). Daarnaast heeft de gemeente Groningen een voordeel in 2020 gerealiseerd door het eerder verantwoorden van de ESF-subsidie van €1,4 miljoen en een vergoeding van het Rijk voor de uitvoeringskosten Tozo van €1,2 miljoen.
•
In het programma Economie en Werkgelegenheid heeft de gemeente Groningen een positief resultaat van €10,1 miljoen (voor bestemming) gerealiseerd dat hoofdzakelijk wordt veroorzaakt door een voordeel van €8,5 miljoen rondom grondzaken en een voordeel van €1,6 miljoen door het vrijvallen van kapitaallasten vanwege het uitstellen van investeringen.
•
In het programma Onderwijs wordt het positieve resultaat van €4,5 miljoen (voor bestemming) hoofdzakelijk veroorzaakt enerzijds door de verkoop van twee panden die niet was begroot en anderzijds het verschuiven van de realisatie investeringsprojecten rondom onderwijshuisvesting naar volgend jaar.
•
In het programma Welzijn, gezondheid en zorg is een positief resultaat van €6,8 miljoen (voor bestemming) gerealiseerd. In het hoofdstuk Sociaal Domein worden de belangrijkste verschillen nader uitgewerkt.
•
Het programma Wonen realiseert een positief resultaat van €16,8 miljoen (voor bestemming). De belangrijkste oorzaken voor dit resultaat zijn de hogere baten voor bouwleges van €6,8 miljoen, een voordelig resultaat van €3,1 miljoen rondom grondzaken, een lumpsumvergoeding aardbevingen van het Rijk van €0,8 miljoen en een incidentele vergoeding van het Rijk voor het project ‘proeftuin aardgasvrije wijken’ van €1,2 miljoen.
4% 3% 2% 1% 0% -1% -2% -3% -4% -5% -6% 2019
2020
% verschil lasten werkelijk/begroting % verschil baten werkelijk/begroting
12III
Accountantsverslag | Aanbiedingsbrief Kernboodschappen
De (financiële) impact van Covid-19 op de gemeente Groningen (1/2)
Conclusie controle Uitkomsten 2020 Jaarverslag Informatiewaarde Financiële positie Covid-19
Interne beheersing
Samenwerking Vooruitkijken
Aan het begin van 2020 hadden we veelal nog niet gehoord van Covid-19. In een paar maanden tijd leidde het tot een wereldwijde pandemie. Het virus heeft een onvoorstelbare impact op het openbare leven en op het persoonlijke leven van velen. Van economie tot veiligheid en van cultuur tot het welzijn van inwoners zelf. Voor het bevorderen van de (interne) monitoring en de informatievoorziening aan de raad heeft de organisatie periodieke financiële analyses opgesteld. Hierin zijn de financiële effecten als gevolg van Covid-19, die ten laste van de gemeentelijke rekening komen zonder tegemoetkoming van het Rijk, nader uitgewerkt. Periodiek is een dergelijke rapportage met de raad gedeeld.
Gemeente Groningen heeft aandacht voor de gemeentebrede risico’s en de effecten van Covid-19 In de zomerperiode 2020 hebben wij een ‘praatplaat’ met de gemeente gedeeld en in het najaar 2020 een ‘actieplan’. Beide hadden tot doel de gemeente Groningen handvatten te geven om nader te analyseren op welke domeinen een potentieel (materieel) risico in het kader van getrouwheid en rechtmatigheid bestond. Dit ter voorkoming van eventuele fouten en onzekerheden in de jaarrekeningcontrole. De directie Financiën heeft aan de hand van deze documenten en diverse (interne en externe) kennissessies/bronnen de risico’s van Covid-19 op de (financiële) verantwoording 2020 in kaart gebracht. Hiermee heeft de organisatie voldoende inzicht in de risico’s en tijdig risicobeperkende maatregelen per proces kunnen nemen.
In de jaarstukken is een specifieke paragraaf met de impact van Covid19 ingericht In vergelijking met de jaarstukken van vorig jaar is vooral, zoals verwacht, de impact van Covid-19 op de gemeente Groningen sterk aanwezig.
Bijlagen
Vanuit de commissie BADO (gemeenten, VNG, accountants en het Rijk) is aanbevolen om een Covid-19-paragraaf op te nemen waarin de belangrijkste risico’s, beheersingsmaatregelen en impact worden beschreven. De gemeente Groningen heeft deze aanbeveling overgenomen. We hebben vastgesteld dat de inhoud van de Covid-19-paragraaf in lijn ligt met de overkoepelende risicoanalyse van de gemeente Groningen en de tussentijdse rapportages voor de raad.
De financiële impact van Covid-19 is fors, maar tegenover deze kosten staan voor een deel (te) ontvangen compensaties vanuit het Rijk De totale nadelige financiële impact van Covid-19 voor de gemeente Groningen wordt geschat op €12,6 miljoen. Dit bedrag betreft een inschatting van de extra lasten en gederfde baten ten opzichte van de begroting na wijziging die aan Covid19 kunnen worden toegerekend. Tegenover deze lasten staan voor een deel de ontvangen compensaties vanuit het Rijk. Het betreft bijvoorbeeld compensatie voor de Tozo-regeling (€2,2 miljoen), maar ook middelen voor de uitvoering van diverse maatregelenpakketten via de algemene uitkering voor een bedrag van €18,8 miljoen. Van de ontvangen en niet-bestede middelen resteert €9,7 miljoen dat beschikbaar blijft in de algemene reserve, omdat de besteding ervan in 2021 plaatsvindt of omdat het college nog niet zeker is hoe de bijdragen precies worden afgerekend.
Er resteren uiteraard onzekerheden en risico’s Op basis van eerdere compensaties concludeert het college dat het kabinet er in deze overbruggingsfase alles aan doet om de gevolgen van de coronacrisis voor gemeenten zoveel mogelijk te compenseren. Het risico op die onderdelen is daarmee vooralsnog beperkt. Dat neemt niet weg dat er een risico bestaat dat deze steun een keer ophoudt dan wel (veel) minder wordt. 13 Onduidelijk is ook hoe tijdelijk de verslechtering zal zijn.
Accountantsverslag | Aanbiedingsbrief Kernboodschappen Conclusie controle Uitkomsten 2020 Jaarverslag Informatiewaarde
De (financiële) impact van Covid-19 op de gemeente Groningen (2/2) Complimenten voor de ambtelijke organisatie In het afgelopen jaar heeft de gemeente Groningen ‘wendbaarheid’ getoond door binnen korte tijd processen in te richten (bijvoorbeeld de Tozo). Ook heeft het college de financiële impact overzichtelijk in kaart weten te brengen in de ingestelde paragraaf.
Financiële positie Covid-19
Interne beheersing
Samenwerking Vooruitkijken
Een toelichting op de ingezette acties rondom Covid-19 op de verschillende domeinen In de voornoemde praatplaat en het actieplan hebben we een aantal domeinen geformuleerd met potentiële impact. Hieronder geven we kort inzicht in de desbetreffende domeinen: •
Prestatielevering bij uitgaande subsidies – Afhankelijk van de omvang van een subsidie wordt veelal een subsidie verleend onder de voorwaarde van een activiteitenplan. Als bepaalde activiteiten stil hebben gestaan (zoals een bibliotheek of een sportvereniging), dan zijn prestaties (deels) niet geleverd. Uit de jaarrekeningcontrole blijkt dat twee partijen minder productie hebben geleverd dan hetgeen in de subsidieaanvraag was opgegeven (o.a. als gevolg van Covid-19). De gemeente Groningen gaat een bedrag van €785.000 terugvorderen. Deze terugvordering is adequaat in de jaarrekening verwerkt.
•
Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandige ondernemers (Tozo) –We hebben een procesbespreking gehouden waarin de ambtelijke organisatie van de gemeente Groningen ons hebben meegenomen in de stappen die de gemeente heeft gezet om snel, maar ook getrouw en rechtmatig Tozo-uitkeringen te verstrekken. De ontvangen vergoeding voor de uitvoeringskosten voor Tozo voor 2020 en 2021 dienen verantwoord te worden in 2020 volgens wet-en regelgeving.
•
Prestatielevering bij zorginstellingen – Bepaalde takken van zorg (zoals hulp bij huishouden en dagopvang), zijn maandenlang dicht geweest. Ook zijn gevallen bekend waarbij zorgleveranciers niet welkom waren vanwege het risico van verspreidingsgevaar. In deze gevallen is zorg (deels) niet geleverd, maar wél doorbetaald. Vanuit onze controle zijn geen afwijkingen boven de rapporteringstolerantie gebleken.
•
Prestatielevering bij reguliere inkopen – Bij bepaalde ‘typen’ inkoop zijn prestaties niet of in mindere mate geleverd ten opzichte van de contractuele afspraken. Voorbeelden zijn beveiliging, catering en schoonmaak. De gemeente Groningen heeft dit nader inzichtelijk gemaakt. Vanuit onze controle zijn geen afwijkingen boven de rapporteringstolerantie gebleken.
•
Interne beheersing – In relatie tot het nieuwe (thuis)werken ontstonden er wel praktische problemen, maar niet met significante impact op de jaarrekeningcontrole. Het gebruik van ITmiddelen vanuit huis kan risicovol zijn. Bijvoorbeeld omdat het wifi-netwerk van thuiswerkers storingen vertoont en waardoor zij genoodzaakt zijn om informatie, waaronder ook privacygevoelige informatie, naar hun privéadres te mailen. Dit krijgt de aandacht binnen de gemeente Groningen.
Covid-19 heeft niet geleid tot onrechtmatigheden of bevindingen ten aanzien van getrouwheid Gedurende de afgelopen maanden hebben we met de organisatie gesproken over de gevolgen van Covid-19 op de jaarrekening(controle). Wij concluderen dat de gemeente Groningen tijdig toereikende acties heeft ingezet ter voorkoming van fouten en onzekerheden. In dit kader hebben wij dan ook geen onrechtmatigheden of bevindingen in relatie tot getrouwheid boven de rapporteringstolerantie van €475.000 geconstateerd.
13I 13I
Bijlagen
Accountantsverslag | Aanbiedingsbrief Kernboodschappen
Kwaliteit van uw interne beheersing
Conclusie controle Uitkomsten 2020 Jaarverslag Interne beheersing Fraude en wet- en regelgeving IT-omgeving
Wij hebben geen nieuwe significante tekortkomingen in de interne beheersing geconstateerd na het uitbrengen van de rapportage interim-bevindingen 2020 Voor zover wij bevindingen hebben in de controle met betrekking tot de betrouwbaarheid en continuïteit van uw geautomatiseerde gegevensverwerking, melden wij die. Wij hebben er geen specifiek onderzoek naar gedaan. Bij onze controle is in dit opzicht niets naar voren gekomen (met uitzondering van de al gedeelde bevindingen rondom IT in de rapportage interim-bevindingen 2020).
Data-analyse
Samenwerking
.
Vooruitkijken
14
Bijlagen
Accountantsverslag | Aanbiedingsbrief Kernboodschappen
Fraude, omkoping en corruptie en naleving van wet- en regelgeving
Conclusie controle Uitkomsten 2020
Verantwoordelijkheden van het college en het management
Uitgevoerde controlewerkzaamheden in het kader van fraude
Jaarverslag
De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en opsporen van fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving berust bij degenen die belast zijn met het bestuur van de gemeente (het college) en het management.
Op basis van onze frauderisicobeoordeling hebben wij de volgende controlewerkzaamheden uitgevoerd: • Het uitvoeren van een risicoanalyse per proces waarin de drie kenmerken van fraude: rationalisatie, druk en gelegenheid zijn afgezet tegen de kans en de impact. • Frauderisico’s besproken met de auditcommissie, de controller, de directie, de afdeling Financiën en het team Auditing. • We hebben beoordeeld of nevenfuncties van het college aanleiding gaven tot een verhoogd risico. • We hebben beoordeeld of er signalen zijn voor een verhoogd risico op fraude vanuit notulen, persberichten en andere (openbare) publicaties. • Wij hebben ongebruikelijke boekingen (boekingen buiten het normale proces om) in uw administratie gecontroleerd. • Inzake het risico op een niet-zakelijke transactie bij grondverkopen is een uitgebreide steekproef verricht op onder meer de verwachte versus de werkelijke grondprijzen, functiescheiding bij de transacties, naleving normenkader en mandaat en totstandkoming grondprijzen. We hebben hierbij geen bijzonderheden geïdentificeerd. • In het kader van onvoorspelbaarheid in de controle hebben wij specifieke werkzaamheden op de onkostendeclaraties van de concerncontroller en de concerndirectie verricht. • Daarnaast hebben wij getoetst of de Europese aanbestedingen voldoen aan de procedure en de aanwezigheid van functiescheiding.
• Ook hebben we vastgesteld of als er sprake is van meerwerk en of de reguliere functiescheidingen gehandhaafd blijven.
Interne beheersing Fraude en wet- en regelgeving IT-omgeving Data-analyse
Samenwerking Vooruitkijken
Als uw accountant is het onze verantwoordelijkheid om onze controle te plannen en uit te voeren om redelijke zekerheid te krijgen dat de jaarrekening als geheel geen materiële onjuistheden bevat, of die nu worden veroorzaakt door fraude of door fouten, rekening houdend met het toepasselijke wettelijke en regelgevende kader. Door de inherente beperkingen van een controle is het risico onvermijdelijk dat sommige materiële onjuistheden in de jaarrekening onopgemerkt blijven. Een beschrijving van onze doelstelling in dit verband vindt u hier.
Geen aanwijzingen voor fraude Tijdens de controle van de jaarrekening 2020 zijn geen aanwijzingen van fraude onder onze aandacht gekomen.
Geen gevallen van niet-naleving van wet- en regelgeving onder onze aandacht gekomen Tijdens de controle van de jaarrekening 2020 zijn geen gevallen van nietnaleving van wet- en regelgeving onder onze aandacht gekomen.
Uit bovenstaande werkzaamheden zijn geen bijzonderheden voortgekomen.
Bijlagen
15
Accountantsverslag | Aanbiedingsbrief Kernboodschappen
Ontwikkelingen op IT-gebied
Conclusie controle Uitkomsten 2020
Samenwerking Fujitsu blijft moeizaam en migratie van systemen is verder vertraagd
Jaarverslag
In onze interim-rapportage hebben wij een update gegeven over de samenwerking met Fujitsu. Op basis van recentere gesprekken met de directeur Informatie & Services (I&S) hebben wij vastgesteld dat er in de afgelopen maanden nog geen verbetering is opgetreden in de samenwerking met Fujitsu en dat de zorgen ten aanzien van continuïteit en kwaliteit van de dienstverlening en informatiebeveiliging toenemen. Er staat momenteel nog een groot aantal changes open en de migratie van de applicaties naar de Fujitsu-omgeving is verder vertraagd naar waarschijnlijk eind dit jaar. Er is veel onderling contact met de leverancier over onder meer de afspraken en de voortgang. In samenwerking met een externe partij wordt de strategie herijkt en zal een beoordeling worden uitgevoerd van de technische infrastructuur en de beheerprocessen.
Interne beheersing Fraude en wet- en regelgeving IT-omgeving Data-analyse
Samenwerking
Geplande wijzigingen in het applicatielandschap
Vooruitkijken
De komende jaren zal een aantal grote wijzigingen plaatsvinden in het applicatielandschap van de gemeente Groningen. Op korte termijn wordt bijvoorbeeld het systeem bij Burgerzaken vervangen en worden de Suites binnen het Sociale Domein gefaseerd vervangen door een cloudoplossing van een nieuwe leverancier. Wij benadrukken het belang van betrouwbare en aantoonbare dataconversies. Omdat voor het sociaal domein een cloudoplossing van toepassing is, adviseren wij om voldoende aandacht te besteden aan de beheersingsmaatregelen die bij de leverancier zijn belegd, bijvoorbeeld door het periodiek toetsen van een derdenverklaring (zoals een ISAE 3402 type II-verklaring). Wij benadrukken de impact die deze vervangingen ook zullen hebben op uw gehele (IT-)organisatie en op de processen van de gemeente.
Bijlagen
In combinatie met de moeizame samenwerking met Fujitsu en de toenemende zorgen rondom continuïteit en informatiebeveiliging zoals uiteengezet in de vorige paragraaf is het van belang hier voldoende oog voor te hebben en hier bij projecten rekening mee te houden voor wat betreft de besluitvorming, de prioritering en de beschikbare middelen.
Aandachtspunt in toegangsbeveiliging financieel pakket We hebben vastgesteld dat er na de interim-rapportage geen significante incidenten hebben plaatsgevonden op het gebied van informatiebeveiliging en privacy met een impact op de jaarrekeningcontrole. Wel hebben we het volgende aandachtspunt geïdentificeerd inzake de ITomgeving van de financiële administratie: Als gevolg van een update verwerkt door de leverancier zijn er in het najaar 2020 19 accounts toegevoegd aan de financiële administratie (DaFinci). Het betreft accounts met uitgebreide rechten die niet op verzoek van Groningen zijn toegevoegd of door Groningen zijn geïdentificeerd. De desbetreffende accounts zijn door de leverancier toegevoegd in 2021 als onderdeel van uitgevoerde werkzaamheden rondom het doorvoeren van een update. Wij hebben door aanvullende werkzaamheden vastgesteld dat met deze accounts geen boekingen zijn verricht met betrekking tot 2020 en dat deze accounts inmiddels zijn verwijderd. We bevelen de gemeente aan om naast zichtbare periodieke controles op uitgebreide rechten (en overige wijzigingen) ook specifiek controles uit te voeren op en/of afspraken te maken met de leverancier over resultaten van updates. 16
Accountantsverslag | Aanbiedingsbrief Kernboodschappen
Data-analyse in de controle krijgt meer vorm! vorm
Conclusie controle Uitkomsten 2020 Jaarverslag Interne beheersing Fraude en wet- en regelgeving
Data-analyse van personeelskosten via HRI
HRI data-analyseresultaten
Gedurende de jaarrekeningcontrole van 2020 hebben we een integrale controle op de personeelslasten verricht. HRI is een data-analysetool die inzicht geeft in de juiste inrichting van de salarisadministratie. Zo kunnen wij in één oogopslag vaststellen of de sociale lasten en premies juist zijn afgedragen over het boekjaar en de controle insteken op risico’s. Hiernaast is een overzicht opgenomen van de uitkomsten van deze controle op de personeelskosten voor ambtenaren. Uit deze controle blijken geen bevindingen groter dan de rapporteringstolerantie.
IT-omgeving Data-analyse
Samenwerking Vooruitkijken
Risicogerichte beoordeling van boekingen door inzet Halo Tijdens de jaarrekeningcontrole 2020 hebben wij de data-analysetool Halo for Journals ingezet. Hierbij ontvangen wij een export van de financiële administratie vanuit Dafinci. Met behulp van deze tool kunnen wij de boekingen en financiële resultaten nader analyseren en visualiseren. Dit draagt bij aan een meer risicogerichte jaarrekeningcontrole. Wij hebben onder andere de volgende analyses uitgevoerd: • het verkrijgen van inzicht in boekingen die leiden tot het verschuiven van resultaten tussen verschillende grondexploitaties, bijvoorbeeld tussen verlieslatende en winstgevende grondexploitaties; • het doornemen van (handmatige) boekingen tussen de verschillende programma’s in de exploitatierekening om begrotingswijzigingen te identificeren; • het beoordelen van boekingen die door ‘admin-accounts’ zijn gemaakt. Uit de bovenstaande werkzaamheden blijken geen bevindingen. 17
Bijlagen
Accountantsverslag | Aanbiedingsbrief Kernboodschappen
Onze samenwerking
Conclusie controle Uitkomsten 2020 Jaarverslag Interne beheersing Samenwerking Vooruitkijken
Bijlagen
De samenwerking tussen Groningen en PwC verloopt plezierig
Een aantal specifieke functies zijn in 2020 versterkt
De samenwerking tussen de gemeente Groningen en het controleteam van PwC is in het afgelopen jaar goed verlopen. In deze huidige tijd van digitaal samenwerken is er een constructieve en plezierige samenwerking met de organisatie, waaronder het kwaliteitsteam, team Auditing, de directie Stadsontwikkeling en de directie DMO. Dit heeft er mede aan bijgedragen dat bevindingen vroegtijdig zijn afgestemd en dat er minder inefficiënties zijn dan vorig jaar. Op specifieke en complexe dossiers zoals materiële vaste activa, aanbestedingen, omgevingsvergunningen en verstrekte subsidies valt de basis-oplevering nog te verbeteren.
In ons accountantsverslag 2019 hebben wij in het kader van ‘zeg wat je ziet’ een aantal observaties gedeeld met als doel de organisatie te versterken. De belangrijkste observatie is dat de organisatie op specifieke functies (o.a. de afdeling Inkoop en aanbestedingen, het team Planning, control en beleid en de afdeling Omgevingsvergunningen) kwetsbaar is.
Hieronder delen wij een aantal van onze beelden: • De oplevering bij aanvang van de jaarrekeningcontrole is verbeterd ten opzichte van vorige jaren (zowel in kwalitatieve als in kwantitatieve zin). De wijze waarop de lijst op te leveren stukken vooraf is besproken (verwachtingen afstemmen) heeft zijn vruchten afgeworpen. Voor het komend jaar kunnen wij de verwachtingen omtrent deze verzoeken onderling meer op elkaar aan laten sluiten, waardoor het aantal vervolgvragen zal verminderen, bijvoorbeeld bij de materiële vaste activa en de belastingopbrengsten. • Met name het kwaliteitsteam heeft het afgelopen jaar meer gestuurd op het gebruik van Connect. De functionaliteiten worden goed benut waardoor inzicht bestaat in de openstaande vragen. • De onderlinge rolverdeling tussen team Auditing en het kwaliteitsteam is verbeterd (duidelijk voor welke vraag welke lijn benaderd moet worden). • Er bestaan korte communicatielijnen tussen het team Auditing, het kwaliteitsteam en PwC. Wij weten elkaar goed te vinden en ook de periodieke, geplande overlegmomenten hebben hier positief aan bijgedragen. Zo wisten wij van elkaar wat de status van de controle en de oplevering is.
Op het gebied van aanbestedingen zien wij dat uw organisatie nog kwetsbaar 200 200en is. De gemeente is grotendeels200 afhankelijk 200 van een functionaris Inkoop met name een medewerker van team Auditing. De controle op aanbestedingen is in een kort tijdsbestek in 2021 vormgegeven. Dit heeft veel druk veroorzaakt. Wij adviseren een concrete achtervang in te richten en 200 200 200 200 meer spreiding over het jaar in deze controles aan te brengen. Wij zien dat de kwetsbaarheid van de tweede lijn is afgenomen. Dit komt 200 en beleid. 200 onder andere door uitbreiding 200 van het team200 Planning, control De effecten hiervan waren merkbaar tijdens de jaarrekeningcontrole, bijvoorbeeld doordat vragen door verschillende medewerkers werden beantwoord, de verantwoordelijkheden binnen (per 600 het team 600 600 jaarrekeningpost) duidelijk waren verdeeld en in de periodieke statusbijeenkomsten alle betrokkenen op de hoogte waren van de actuele thema’s en ontwikkelingen (in de jaarrekeningcontrole). Een positieve ontwikkeling ten opzichte van de jaarrekeningcontrole 2019. Voor het boekjaar 2021 adviseren wij u te onderzoeken voor welke jaarrekeningposten de verantwoordelijkheid vanuit de tweede lijn naar de eerste lijn kan worden verplaatst, bijvoorbeeld voor de voorzieningen en de overlopende activa en passiva. 18
Accountantsverslag | Aanbiedingsbrief Kernboodschappen
Gemeente Groningen heeft in team Auditing geïnvesteerd
Conclusie controle Uitkomsten 2020 Jaarverslag Interne beheersing Samenwerking Vooruitkijken
Een terugblik op het afgelopen jaar
Vooruitkijken naar de jaarrekeningcontrole 2021
In het kader van ‘zeg wat je ziet’ hebben wij in het accountantsverslag 2019 onze observaties met u gedeeld. Graag blikken wij met u terug op deze observaties en de rol van team Auditing in de jaarrekeningcontrole 2020.
Begin dit jaar hebben de werksessies voor de startnotitie 2021 plaatsgevonden. Als onderdeel hiervan hebben we gesproken over de omvang van de werkzaamheden van team Auditing. Wij ervaarden hierbij een focus op efficiëntie en het afschalen van de werkzaamheden van team Auditing, bijvoorbeeld geen controles op niet-materiële jaarrekeningposten. Het is belangrijk dat de controles die de komende jaren niet door team Auditing worden uitgevoerd, elders 200 in de organisatie 200 200 200 worden belegd bijvoorbeeld in de eerste of tweede lijn. Wij adviseren u hiervoor aandacht te hebben om te voorkomen dat controlewerkzaamheden niet (tijdig) worden uitgevoerd.
De gemeente Groningen heeft nieuwe medewerkers binnen team Auditing aangetrokken. De achtergrond van deze nieuwe medewerkers qua opleiding/werkervaring past binnen de ambitie van team Auditing op de lange termijn (verbreding en verdieping van team Auditing). We hebben gemerkt dat team Auditing tijd en aandacht heeft besteed aan een nieuwe rol- en werkverdeling. Per jaarrekeningpost zijn diverse teams samengesteld met daarin uitvoerende en reviewende medewerkers. Hierdoor is de kennisdeling binnen de afdeling (en daarmee de kwetsbaarheid ten opzichte van het vorige jaar) verbeterd. Wel merken wij op dat de risicovolle posten en complexe casussen, bijvoorbeeld de Tozo en aanbestedingen, veelal bij dezelfde collega’s zijn belegd. Dit zorgt voor een relatief hoge werkdruk bij een select aantal medewerkers binnen het team Auditing en hierdoor loopt de gemeente Groningen het risico dat de werkzaamheden niet met de gewenste kwaliteit en diepgang worden uitgevoerd. Wij adviseren hier het komende jaar bij het opstellen van de rol- en werkverdeling rekening mee te houden. Ten aanzien van de kwaliteit en tijdigheid van de interne controles constateren wij wisselende beelden. Voor een aantal jaarrekeningposten, bijvoorbeeld huuropbrengsten en inkopen, zijn wederom stappen in kwaliteit en tijdigheid gezet.
Voor andere jaarrekeningposten, bijvoorbeeld verstrekte subsidies, materiële vaste activa en de grondexploitaties, blijft er ruimte voor verbetering. De basis is op orde en bevat de gewenste diepgang, maar op het moment dat de complexiteit toeneemt, kan de diepgang van de geformuleerde conclusies worden verbeterd, bijvoorbeeld bij de bovenwijkse voorzieningen in de grondexploitaties of het terugvorderingsrisico van de verstrekte subsidies.
Bijlagen
200
200
200
200
Een andere belangrijke ontwikkeling binnen team Auditing is het vertrek van de IT-auditor uit team Auditing. Deze functie wordt niet met een nieuwe IT-auditor ingevuld, maar een van de huidige medewerkers gaat 200 200 200 200 starten met een opleiding tot IT-auditor. In het kader van de ambitie naar een meer digitale organisatie en een datagedreven controle is het belangrijk dat Groningen investeert in het kennisniveau van uw 600 Wij adviseren 600 600 medewerkers op het gebied van IT (en IT-audit). hiervoor aandacht te hebben om ervoor te zorgen dat het uitvoeren van de IT-audit niet naar de achtergrond verdwijnt of de uitvoering niet de gewenste kwaliteit heeft.
18I
Accountantsverslag | Aanbiedingsbrief Kernboodschappen
Het monitoren van de voortgang van de rechtmatigheidsverantwoording blijft essentieel
Conclusie controle Uitkomsten 2020 Jaarverslag Interne beheersing Samenwerking Vooruitkijken
Hoewel de wettelijke kaders nog niet definitief zijn, moet het college over 2021 een rechtmatigheidsverantwoording afgeven, als onderdeel van de jaarstukken. Op dit moment constateren we dat de rechtmatigheidsverantwoording zich voornamelijk in de planvormingsfase bevindt. Het is nu essentieel te waarborgen dat het plan uitgevoerd wordt. Hierbij is het van belang dat de rollen en verantwoordelijkheden van een ieder duidelijk zijn. Op dit moment rapporteert team Auditing (on)rechtmatigheden over de desbetreffende periodes zoals geconstateerd bij de interne controles en over de opvolging van bevindingen. Dit is een goede basis om tot een rechtmatigheidsverantwoording te komen. Dit zou betekenen dat de gemeente Groningen hiervoor bij de aanvang in 2021 nog vooral steunt op de derde lijn volgens het drielijnenmodel. Inmiddels is er een plan van aanpak opgesteld voor de implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording. De gemeente Groningen heeft in dit plan de doelstelling uitgewerkt om de beheersing controleerbaar in de primaire processen (eerste lijn) en tweede lijn (Control) verder te ontwikkelen (verantwoordelijkheid directies). Het uitwerken van het normenkader (volledigheid normen en het uitwerken van de toetsingskaders) is op dit moment onderhanden.
In het plan van aanpak is een verantwoordingsgrens van 2,5% voorgesteld waarbij er mogelijk in latere jaren een lager percentage wordt vastgesteld. De raad moet een grens vaststellen tussen de 0%–3%. Het vaststellen van de verantwoordingsgrens door de raad heeft nog niet plaatsgevonden en staat voor het najaar 2021 op de agenda (tezamen met andere onderwerpen in relatie tot de implementatie van de verantwoording). We bevelen u aan om de effecten voor de keuze voor 0%–3% (op bijvoorbeeld de 2020 resultaten interne controle) uit te werken zodat de raad een weloverwogen keuze kan maken.
Bijlagen
Er is in het plan al ingegaan op de rollen en verantwoordelijkheden tussen de drie lijnen. We hebben aanbevolen om het plan van aanpak op de volgende onderdelen nog verder te concretiseren: • Hoe ziet de verdere uitwerking van het plan van aanpak eruit en wie heeft welke rol in de voorbereidingen? Is er een coördinerende rol van team Auditing of zijn de directies aan zet waarbij team Auditing om ondersteuning kan worden gevraagd? • Hoe worden de directies voorbereid op de verklaring dat de afdelingen aantoonbaar rechtmatig hebben gehandeld (zichtbare checks and balances). • Zijn de directies ook verantwoordelijk voor borging van bijvoorbeeld het M&O-criterium en wordt hierover tussentijds gerapporteerd? Het M&Ocriterium lijkt nu nog onvoldoende geconcretiseerd. • Welke lijn heeft welke verantwoordelijkheid ten aanzien van gemeentebrede processen (zoals inkoop en aanbestedingen) en het vaststellen van de volledigheid van het normenkader/toetsingskader? • Wat is de rol van de tweede lijn/Concerncontrol-SSC? Projectfase
Uitvoering
Status
1: Voorbereiding en plan van aanpak
2020 (Q2–Q3)
Gereed
2: Benodigde besluitvorming
2021 (Q1/Q2)
Onderhanden
3: Inrichten normenkader en werkprogramma
2020 (Q4)/2021 (Q1)
Onderhanden
4: Uitvoering controles en tussentijdse informatie
2021 Q2–2022 Q1
Nog niet gestart
5: Opstellen rechtmatigheidsverantwoording
2022 (Q2)
Onderhanden 19
Accountantsverslag | Aanbiedingsbrief Kernboodschappen
Bijlagen
Conclusie controle Uitkomsten 2020 Jaarverslag Interne beheersing Samenwerking Vooruitkijken
Wij hebben in onze controle specifieke werkzaamheden verricht om een oordeel te kunnen geven over de SiSa-bijlage. Hiertoe hebben we geen bevindingen te rapporteren. Daarna staan we stil bij onze controle van de WNTverantwoording en de ontwikkelingen op dat gebied. Vervolgens hebben wij de materialiteit die we hebben gehanteerd bij de controle van de jaarrekening van Groningen weergegeven en de daaraan gerelateerde reikwijdte van de controle.
Als PwC vinden wij het van belang om u te laten zien op welke wijze wij de belangrijkste voorwaarden en aandachtspunten van de controle hebben gerapporteerd. Deze hebben we opgenomen in de tabel onder communicatie. Tot slot staan we stil bij de verantwoordelijkheden met betrekking tot de jaarrekening voor het college, de gemeenteraad en ons als externe accountant.
Bijlagen SiSa
WNT Materialiteit Reikwijdte Communicatie Verantwoordelijkheden
20
Accountantsverslag | Aanbiedingsbrief Kernboodschappen
Geen bevindingen in de SiSa-bijlage
Conclusie controle Uitkomsten 2020 Jaarverslag Interne beheersing Samenwerking Vooruitkijken
Wij hebben in onze controle specifieke werkzaamheden verricht om een oordeel te kunnen geven over de getrouwheid en rechtmatigheid van de financiële verantwoordingsinformatie in de SiSa-bijlage bij de jaarrekening 2020. Voor de bevindingen uit onze controle gelden op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (‘BADO’) zwaardere rapporteringtoleranties dan voor andere onderdelen van de reguliere jaarrekening. De rapporteringstolerantie is per specifieke uitkering: • €12.500 indien de omvangsbasis kleiner dan of gelijk is aan €125.000; • 10% indien de omvangsbasis groter dan €125.000 en kleiner dan of gelijk is aan €1.000.000; • €125.000 indien de omvangsbasis groter is dan €1.000.000. De rapporteringstolerantie heeft geen consequenties voor de omvang en aard van de controle van specifieke uitkeringen. In de volgende tabel hebben wij onze bevindingen per regeling/uitkering opgenomen conform de nota Verwachtingen accountantscontrole SiSa 2020. M&O-beleid bij Tozo-regeling
Bijlagen
SiSa
WNT Materialiteit Reikwijdte Communicatie Verantwoordelijkheden
Binnen de gemeente Groningen zijn in algemene zin procedures aanwezig om misbruik en oneigenlijk gebruik te detecteren. De gemeente Groningen heeft als onderdeel van het interne controleplan specifiek beleid voor misbruik en oneigenlijk gebruik bij Tozo-uitkeringen opgesteld. Dit bestaat uit verschillende werkzaamheden, zoals controles bij het toekennen van uitkeringen, het opvolgen van signalen van het Inlichtingenbureau en het opvolgen van signalen van het fraudemeldpunt. Deze procedures zijn in opzet adequaat. Volgens het interne controleplan gaat de gemeente Groningen de bovenstaande procedures in het boekjaar 2021 uitvoeren. Dit is volgens het landelijke protocol toegestaan. In het boekjaar 2021 gaan wij het bestaan en de werking van de procedures vaststellen. Tot op het moment van het afgeven van onze controleverklaring waren er nog geen specifieke werkzaamheden hierop uitgevoerd.
21
Accountantsverslag | Aanbiedingsbrief Kernboodschappen Nr
Naam specifieke uitkering
Fout of onzekerheid
Financiële omvang in euro’s
Toelichting fout/onzekerheid
Conclusie controle Uitkomsten 2020
B1
Regeling specifieke uitkering gemeentelijke hulp gedupeerden toeslagenproblematiek
N.v.t
N.v.t
Niet van toepassing
Jaarverslag
C1
Regeling specifieke uitkering Reductie Energiegebruik
N.v.t
N.v.t
Niet van toepassing
C10
Tijdelijk besluit specifieke uitkering verbetering digitale dienstverlening
N.v.t
N.v.t
Niet van toepassing
C27
Derde tranche in verband met de uitvoering van het Nationaal Programma Groningen
N.v.t
N.v.t
Niet van toepassing
C30
Specifieke uitkering proeftuinen aardgasvrije wijken
N.v.t
N.v.t
Niet van toepassing
C31
Regeling vaststelling regels verstrekken eenmalige specifieke uitkering aan gemeenten huisvesting kwetsbare doelgroepen
N.v.t
N.v.t
Niet van toepassing
C34B
Bijdrage Scholenprogramma (SiSa tussen medeoverheden)
N.v.t
N.v.t
Niet van toepassing
C35
Specifieke uitkering aardbevingsgerelateerde inzet gemeente Groningen
N.v.t
N.v.t
Niet van toepassing
C37 (was F5)
Specifieke uitkering Batch 1588
N.v.t
N.v.t
Niet van toepassing
Interne beheersing Samenwerking Vooruitkijken
Bijlagen SiSa
WNT Materialiteit Reikwijdte Communicatie Verantwoordelijkheden
21I
Accountantsverslag | Aanbiedingsbrief Kernboodschappen Nr
Naam specifieke uitkering
Fout of onzekerheid
Financiële omvang in euro’s
Toelichting fout/onzekerheid
D1
Regionale meld- en coördinatiecentra voortijdig schoolverlaten
N.v.t
N.v.t
Niet van toepassing
D1A
Regionale maatregelen voortijdig schoolverlaten 2016–2021
N.v.t
N.v.t
Niet van toepassing
D8
Onderwijsachterstandenbeleid 2019–2022 (OAB)
N.v.t
N.v.t
Niet van toepassing
D10
Volwasseneducatie
N.v.t
N.v.t
Niet van toepassing
D11
Regeling specifiek uitkering extra financiële middelen RMC-functie
N.v.t
N.v.t
Niet van toepassing
D12
Regeling regionale aanpak voortijdig schoolverlaten 2020–2024
N.v.t
N.v.t
Niet van toepassing
D12A
Regeling regionale aanpak voortijdig schoolverlaten 2020–2024
N.v.t
N.v.t
Niet van toepassing
E3
Subsidieregeling sanering verkeerslawaai
N.v.t
N.v.t
Niet van toepassing
E20
Regeling stimulering verkeersveiligheidsmaatregelen 2020–2021
N.v.t
N.v.t
Niet van toepassing
Conclusie controle Uitkomsten 2020 Jaarverslag Interne beheersing Samenwerking Vooruitkijken
Bijlagen SiSa
WNT Materialiteit Reikwijdte Communicatie Verantwoordelijkheden
21II
Accountantsverslag | Aanbiedingsbrief Kernboodschappen
Nr
Naam specifieke uitkering
Fout of onzekerheid
Financiële omvang in euro’s
Toelichting fout/onzekerheid
Conclusie controle Uitkomsten 2020
G4
Tozo 1_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet en geen identificatie DigiD in combinatie met BRP of Suwinet
N.v.t.
N.v.t.
Niet van toepassing
Jaarverslag
G4
Tozo 1_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet, maar wel identificatie DigiD in combinatie met BRP of Suwinet
N.v.t.
N.v.t.
Niet van toepassing
G4
Tozo 1_fundamentele rechtmatigheidseisen exclusief identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet
N.v.t.
N.v.t.
Niet van toepassing
G4
Tozo 1_belangrijke rechtmatigheidseisen (toepassing artikel 21, lid 3 Besluit 17 april)
N.v.t.
N.v.t.
Niet van toepassing
G4
Tozo 2_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet en geen identificatie DigiD in combinatie met BRP of Suwinet
N.v.t.
N.v.t.
Niet van toepassing
G4
Tozo 2_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet, maar wel identificatie DigiD in combinatie met BRP of Suwinet
N.v.t.
N.v.t.
Niet van toepassing
G4
Tozo 2, exclusief identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet
N.v.t.
N.v.t.
Niet van toepassing
G4
Tozo 3_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet en geen identificatie DigiD in combinatie met BRP of Suwinet
N.v.t.
N.v.t.
Niet van toepassing
G4
Tozo 3_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet, maar wel identificatie DigiD in combinatie met BRP of Suwinet
N.v.t.
N.v.t.
Niet van toepassing
G4
Tozo 3, exclusief identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet
N.v.t.
N.v.t.
Niet van toepassing
G4
Omvang vorderingen levensonderhoud (jaar T) Tozo 1 (i.v.m. verstrekte voorschotten op Tozo-aanvragen levensonderhoud die zijn ingediend vóór 22 april 2020)
N.v.t.
N.v.t.
Niet van toepassing
Interne beheersing Samenwerking Vooruitkijken
Bijlagen SiSa
WNT Materialiteit Reikwijdte Communicatie Verantwoordelijkheden
21II
Accountantsverslag | Aanbiedingsbrief Kernboodschappen Nr
Naam specifieke uitkering
Fout of onzekerheid
Financiële omvang in euro’s
Toelichting fout/onzekerheid
E21
Specifieke uitkering circulaire ambachtscentra
N.v.t
N.v.t
Niet van toepassing
E26
Eenmalige uitkering spoorse doorsnijdingen
N.v.t
N.v.t
Niet van toepassing
E38
Specifieke uitkering veilig, doelmatig en duurzaam gebruik verkeersinfrastructuur
N.v.t
N.v.t
Niet van toepassing
G2
Gebundelde uitkering op grond van artikel 69 Participatiewet_gemeentedeel 2020
N.v.t
N.v.t
Niet van toepassing
G3
Besluit bijstandverlening zelfstandigen 2004 (uitsluitend kapitaalverstrekking) _gemeentedeel 2020
N.v.t
N.v.t
Niet van toepassing
H1
Ministeriële regeling heroïnebehandeling
N.v.t
N.v.t
Niet van toepassing
H4
Regeling specifieke uitkering stimulering sport
N.v.t
N.v.t
Niet van toepassing
H7
Regeling specifieke uitkering aanpak huiselijk geweld en kindermishandeling
N.v.t
N.v.t
Niet van toepassing
SiSa
H8
Regeling Sportakkoord 2020–2022
N.v.t
N.v.t
Niet van toepassing
WNT
H9
Regeling specifieke uitkering opzet expertisecentra jeugdhulp 2020
N.v.t
N.v.t
Niet van toepassing
Conclusie controle Uitkomsten 2020 Jaarverslag Interne beheersing Samenwerking Vooruitkijken
Bijlagen
Materialiteit Reikwijdte Communicatie Verantwoordelijkheden
21III
Accountantsverslag | Aanbiedingsbrief Kernboodschappen Nr
Naam specifieke uitkering
Fout of onzekerheid
Financiële omvang in euro’s
Toelichting fout/onzekerheid
Conclusie controle Uitkomsten 2020
H10
Regeling specifieke uitkering vastgoedtransitie gesloten jeugdhulp 2020
N.v.t
N.v.t
Niet van toepassing
Jaarverslag
L5
Regiodeals 3e tranche
N.v.t
N.v.t
Niet van toepassing
GRO2C
Verkeer en vervoer Groningen
N.v.t
N.v.t
Niet van toepassing
GRO7C
Nationaal Programma Groningen
N.v.t
N.v.t
Niet van toepassing
Samenwerking
GRO8C
Leefbaarheid Groningen
N.v.t
N.v.t
Niet van toepassing
Vooruitkijken
GRO11C
Regiofonds
N.v.t
N.v.t
Niet van toepassing
GRO21C
Regiospecifiek pakket (RSP)
N.v.t
N.v.t
Niet van toepassing
Interne beheersing
Bijlagen
De strekking van de verklaring bij de jaarrekening (inclusief de SiSa-bijlage) is goedkeurend inzake de getrouwheid en rechtmatigheid.
SiSa
WNT Materialiteit Reikwijdte Communicatie Verantwoordelijkheden
21IV
Accountantsverslag | Aanbiedingsbrief Kernboodschappen
De bezoldiging van uw topfunctionarissen is juist verantwoord in de WNT-bijlage
Conclusie controle Uitkomsten 2020 Jaarverslag Interne beheersing
Controlebevindingen WNT-verantwoording 2020
WNT wijzigt in 2021 nauwelijks
Als onderdeel van onze controle hebben wij de naleving van de Wet normering topinkomens (‘WNT’) gecontroleerd. Uit onze controle blijken geen bevindingen. Op grond van de wet zijn de griffier en de gemeentesecretaris aangewezen als topfunctionaris. Hun bezoldiging is juist verantwoord in de bijlage WNT in uw jaarstukken.
In 2021 verandert er voor de WNT nagenoeg niets ten opzichte van 2020. Wel zijn de bedragen geïndexeerd op basis van de loonontwikkeling in de sector overheid.
Wilt u meer weten over de WNT? Kijkt u dan op: https://www.topinkomens.nl.
In de verantwoording van ‘Overige functionarissen (op functie) vervalt met ingang van 2021 de verplichte vermelding van de omvang van het dienstverband (van ‘datum’ tot ‘datum’).
Samenwerking Bijlage WNT
Vooruitkijken
Bijlagen
SiSa WNT
Materialiteit Reikwijdte Communicatie Verantwoordelijkheden
U hebt drie topfunctionarissen verantwoord in de jaarrekening 2020. Dit betreffen de gemeentesecretaris, de griffier (tot 1 april 2020) en de nieuwe griffier (vanaf 1 april 2020). Alle topfunctionarissen zijn in loondienst. Gedurende het jaar hebben er, buiten hetgeen hierboven is weergegeven, geen overige wijzigingen in topfunctionarissen plaatsgevonden U heeft in 2020 geen ontslagvergoedingen boven de WNT-grens uitgekeerd
•
De wettelijke maximale bezoldiging voor topfunctionarissen is aangepast van €201.000 in 2020 naar €209.000 in 2021.
De controleverklaring bevat een paragraaf inzake overige aangelegenheden over de anticumulatiebepaling WNT Sinds 2018 gelden specifieke WNT-regels voor de samenloop van uitvoerende topfuncties bij verschillende WNT-instellingen (‘anticumulatieregeling’). Deze regeling bepaalt dat het totaal van de bezoldigingen van meerdere uitvoerende topfuncties bij meerdere WNT-rechtspersonen of WNT-instellingen, niet hoger mag zijn dan het van toepassing zijnde algemene wettelijke bezoldigingsmaximum (2020: €201.000). In overeenstemming met het Controleprotocol WNT 2020 hebben wij geen controle uitgevoerd op de naleving van deze anticumulatiebepalingen. Dit hebben wij in onze controleverklaring bij de jaarrekening van de gemeente Groningen in een paragraaf inzake overige aangelegenheden tot uitdrukking gebracht. 22
Accountantsverslag | Aanbiedingsbrief Kernboodschappen
De materialiteit is gedurende de controle toegenomen
Conclusie controle Uitkomsten 2020 Jaarverslag Interne beheersing Samenwerking Vooruitkijken
Bijlagen
SiSa WNT Materialiteit
Reikwijdte Communicatie Verantwoordelijkheden
Ontwikkeling van de materialiteit
De gehanteerde materialiteit is €11,3 miljoen De reikwijdte van onze controle wordt beïnvloed door het toepassen van materialiteit. Het begrip ‘materieel’ wordt toegelicht in de paragraaf ‘Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening’ in onze controleverklaring. Afwijkingen worden als materieel beschouwd wanneer redelijkerwijs kan worden verwacht dat ze, elk afzonderlijk of in totaal, gevolgen kunnen hebben voor de economische beslissingen die gebruikers op grond van de jaarrekening nemen. In het BADO zijn de goedkeuringstoleranties bepaald die de accountant ten behoeve van de oordeelsvorming over de jaarrekening van de gemeente hanteert. De grondslag voor het bepalen van deze toleranties betreft de totale werkelijke kosten van de gemeente, inclusief de toevoegingen aan de bestemmingsreserves. Materialiteit bepaalt de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en het effect van vastgestelde afwijkingen op onze verklaring. In het controleplan hebben wij een materialiteit vastgesteld van €10,8 miljoen. Materialiteit wordt echter geactualiseerd op basis van de feitelijke financiële gegevens en wijzigingen in uw organisatie en omgeving gedurende het hele jaar.
Aangezien de werkelijke lasten, inclusief dotaties aan de bestemmingsreserves, hoger zijn dan in de begroting op basis waarvan wij onze initiële materialiteit hebben berekend, heeft er op basis van de wettelijke uitgangspunten een verhoging plaatsgevonden naar €11,3 miljoen. De stijging van de materialiteit wordt vooral veroorzaakt door een toename van de lasten met €35 miljoen ten opzichte van de primitieve begroting en een toename van de toevoegingen aan de reserves van €8 miljoen. De stijging van de lasten wordt voor circa €30 miljoen veroorzaakt door extra uitkeringen voor levensonderhoud, de Tozo.
€40.000.000 €35.000.000 €30.000.000 €25.000.000 €20.000.000 €15.000.000 €10.000.000 €5.000.000 €Begroting Fouten
Jaarrekening Onzekerheden
23
Accountantsverslag | Aanbiedingsbrief Kernboodschappen Conclusie controle
Reikwijdte van onze controle
Uitkomsten 2020
De reikwijdte van de controle is zo ontworpen dat er voldoende controle-informatie wordt verkregen met betrekking tot uw jaarrekening, ter ondersteuning van een kwalitatieve controle. In het controleplan hebben wij afspraken met u gemaakt over de reikwijdte van de controle. De controlerisico’s zijn ten opzichte van het controleplan niet gewijzigd.
Jaarverslag
Onderstaand hebben wij een samenvatting opgenomen. Jaarstukken gemeente Groningen
Interne beheersing Samenwerking Vooruitkijken Jaarverslag
Bijlagen
Programmaverantwoording
Jaarrekening
Paragrafen
SiSa WNT Materialiteit
Van deze onderdelen van het jaarverslag stellen wij, op basis van onze kennis over de jaarrekening, vast dat deze aansluiten met de jaarrekening
Balans + toelichting
Programmarekening + toelichting
WNT-bijlage
SiSa-bijlage
Bijlage taakvelden
Onze controleverklaring bij de jaarrekening heeft betrekking op deze onderdelen.
Reikwijdte
Communicatie Verantwoordelijkheden
24
Accountantsverslag | Aanbiedingsbrief Kernboodschappen
Onze onafhankelijkheid is gewaarborgd
Conclusie controle Uitkomsten 2020
Geen bevindingen te melden rondom onafhankelijkheid
Jaarverslag
Wij hebben onze naleving van externe normen en ons wereldwijde onafhankelijkheidsbeleid met betrekking tot onze dienstverlening in 2020 bewaakt en bevestigen dat wij aan deze onafhankelijkheidsvereisten hebben voldaan en voldoen.
Interne beheersing Samenwerking Vooruitkijken
Gedurende het jaar hebben wij de volgende extra opdrachten verricht op verzoek van de raad en het college van de gemeente Groningen die niet tot de controlediensten behoren: • inzet CMP voor Tozo-proces (data-analysetool); • detachering PwC-belastingadviseur (laatste periode overeenkomst 2019) en beperkte omvang btw-advisering 2020.
Overzicht van de bestede uren door het controleteam
Bijlagen
SiSa WNT
In overeenstemming met de maatregelen die zijn beschreven in het rapport ‘In het publiek belang’ geven wij hieronder een overzicht van de uren die we hebben besteed aan de controle van het lopende jaar van de gemeente Groningen.
Totaal geplande uren
Totaal feitelijke uren
%
%
Senior director
200
6
195
5
(Senior) manager
700
20
810
21
Overige medewerkers
2.600
74
2.895
74
Totaal
3.500
100
3.900
100
De cijfers hiernaast zijn op basis van de werkelijke uren. De meeruren ten opzichte van de planning hebben grotendeels betrekking op de overeengekomen werkzaamheden in de honorariumbrief 2020 inzake o.a. Covid-19, Tozo en de aanvullende SiSa-regelingen.