Bijlage Ontwerp-regeling Gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum Groninger Archieven.pdf

Ontwerp-regeling

Gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum ‘Groninger Archieven’

Groninger Archieven O

Ontwerp gemeenschappelijke regeling

Ontwerp-regeling Gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum ‘Groninger Archieven’

Intitulé Gedeputeerde staten van de provincie Groningen en het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Groningen,

overwegende dat: - met ingang van 1 juli 2022 de Wet gemeenschappelijke regelingen is gewijzigd; met ingang van 1 januari 2027 de Archiefwet 2026 in werking treedt en de Archiefwet 1995 wordt ingetrokken; - de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap bij besluit van 10 december 2025, kenmerk 54055714 (Stcrt. 2025, nr. 44040), kenbaar heeft gemaakt dat op de datum waarop de Archiefwet 2026 in werking treedt, het Rijk uittreedt uit de gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum ‘Groninger Archieven’ en het besluit van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen van 24 mei 2016, kenmerk 921411 (Stcrt. 2016, nr.

34070) wordt ingetrokken, - gedeputeerde staten van de provincie Groningen hebben aangegeven toe te willen treden tot de gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum ‘Groninger Archieven’, - het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Groningen heeft ingestemd met het toetreden van gedeputeerde staten van de provincie Groningen tot de gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum ‘Groninger Archieven’, - met instelling van het openbaar lichaam Regionaal Historisch Centrum ‘Groninger Archieven’, wordt voorzien in een decentrale archiefdienst van de provincie Groningen en van de gemeente Groningen; - gedeputeerde staten van de provincie Groningen en het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Groningen het van publiek belang achten dat er een regionaal centrum bestaat dat primair fungeert als bewaarplaats voor historische informatiedragers van en over Groningen, en dat daarnaast optreedt als kennis- en expertisecentrum dat deze bronnen beheert en toegankelijk maakt voor een breed publiek.

gelet op:

2

Groninger Archieven O

Ontwerp gemeenschappelijke regeling

het bepaalde in de Wet gemeenschappelijke regelingen, de Archiefwet 2026, de Provinciewet, de Gemeentewet en de Algemene wet bestuursrecht;

besluiten: de gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum ‘Groninger Archieven’ als volgt te wijzigen:

HOOFDSTUK 1 ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1 Begripsbepalingen In deze gemeenschappelijke regeling wordt verstaan onder: - collecties: de verzameling historische schriftelijke en elektronische bescheiden in de meest ruime zin des woords, boeken en beeldmateriaal, niet zijnde documenten, opgemaakt of ontvangen door het verantwoordelijke overheidsorgaan, bedoeld in artikel 1.1 van de Archiefwet 2026, en die naar hun aard verband houden met de publieke taak van dat overheidsorgaan of ingevolge artikel 9.4 van de Archiefwet 2026 voor blijvende bewaring zijn opgenomen door een decentrale archiefdienst; - college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Groningen; - decentrale archiefdienst: decentrale archiefdienst als bedoeld in artikel 6.2, eerste lid, van de Archiefwet 2026; - deelnemers: gedeputeerde staten en het college; - derden: ieder verantwoordelijk overheidsorgaan, bedoeld in artikel 1.1 van de Archiefwet 2026, niet zijnde de deelnemers, alsmede organen van privaatrechtelijke rechtspersonen; - document: document als bedoeld in artikel 1.1 van de Archiefwet 2026; - directeur: de directeur, als bedoeld in paragraaf 5.1 van de regeling, die tevens de bestuurder in de zin van de Wet op de ondernemingsraden is.

- gedeputeerde staten: gedeputeerde staten van de provincie Groningen; - gemeente: de gemeente Groningen; - jaarstukken: de jaarrekening en het jaarverslag; - provinciale staten: provinciale staten van de provincie Groningen; - provincie: de provincie Groningen; - raad: de raad van de gemeente Groningen; - regeling: de gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum ‘Groninger Archieven’.

3

Groninger Archieven O

Ontwerp gemeenschappelijke regeling

Artikel 2 Rechtsvorm en bestuursorganen 1. Er is een openbaar lichaam als bedoeld in artikel 8, eerste lid, in samenhang met artikel 52, eerste lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen, genaamd Regionaal Historisch Centrum ‘Groninger Archieven’. 2. Het Regionaal Historisch Centrum ‘Groninger Archieven’ is gevestigd te Groningen. 3. Het bestuur van het Regionaal Historisch Centrum ‘Groninger Archieven’ bestaat uit: a. het algemeen bestuur; b. het dagelijks bestuur; c. de voorzitter.

Artikel 3 Doel/Belang 1. De regeling is getroffen met het doel: a. uitvoering te geven aan de taken van de deelnemers ingevolge de Archiefwet 2026; b. de belangen van de deelnemers bij alle aangelegenheden betreffende de documenten en collecties, die berusten in de decentrale archiefdienst van de provincie onderscheidenlijk de decentrale archiefdienst van de gemeente, in gezamenlijkheid te behartigen; c. het adviseren, delen en bevorderen van kennis en expertise van de deelnemers over het duurzaam toegankelijk maken van informatie, het ter beschikking stellen van documenten en collecties, en het aanbieden van de daartoe benodigde faciliteiten; d. de functie van regionaal kennis- en informatiecentrum te vervullen op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis van Groningen als cultureel erfgoed door het opbouwen en beheren van een zo breed mogelijke collectie (lokaal en regionaal) historische bronnen en collecties welke op een zo actief mogelijke wijze beschikbaar worden gesteld voor een breed publiek; e. het stimuleren van lokale en regionale geschiedbeoefening en het daartoe aanleggen, beheren en bewaren van een zo compleet mogelijke collectie op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis van Groningen. 2.

De regeling is mede getroffen met het doel om op verzoek van één of beide deelnemers of derden producten en diensten te leveren ten aanzien van het beheer van documenten en collecties, met dien verstande dat het Regionaal Historisch Centrum Groninger Archieven ten minste tachtig procent van zijn werkzaamheden voor de deelnemers verricht. 3. Het leveren van producten en diensten door het Regionaal Historisch Centrum ‘Groninger Archieven’ aan één of beide deelnemers, geschiedt op basis van een opdracht. 4. Het leveren van producten en diensten door het Regionaal Historisch Centrum ‘Groninger Archieven’ aan derden geschiedt op basis van een dienstverleningsovereenkomst. 5. Het Regionaal Historisch Centrum ‘Groninger Archieven’ voert bij de behartiging van de belangen, bedoeld in het eerste lid, het informatie- en archiefbeleid van de deelnemers mede uit door het doen van voorstellen, geven van adviezen, opstellen van kaderstellende richtlijnen en handreikingen.

4

Groninger Archieven O

Ontwerp gemeenschappelijke regeling

Artikel 4 Taken en bevoegdheden 1. Ter verwezenlijking van het bepaalde in artikel 3 en met inachtneming van hetgeen hierover in deze regeling, de Wet gemeenschappelijke regelingen en de Archiefwet 2026 is bepaald, zijn aan het Regionaal Historisch Centrum ‘Groninger Archieven’ de navolgende taken en bevoegdheden van gedeputeerde staten onderscheidenlijk het college overgedragen: a. de beheertaken, te onderscheiden in het behouden, bewerken en benutten van de documenten die berusten bij de in artikel 3, eerste lid, onder b, bedoelde decentrale archiefdiensten; b. de taken en bevoegdheden, bedoeld in de artikelen 6.2, eerste lid en 6.3, tweede lid, 7.1 derde lid, 7.6 eerste lid, 8.5 derde lid, 9.4 eerste en derde lid van de Archiefwet 2026; c. Het algemeen bestuur wijst de archivaris van de deelnemers aan als bedoeld in artikel 6.3, tweede lid, van de Archiefwet 2026. 2. Het Regionaal Historisch Centrum ‘Groninger Archieven’ kan adviseren en voorstellen doen aan de deelnemers over de taken en bevoegdheden, die worden uitgevoerd ingevolge de artikelen 2.2 eerste en tweede lid, 4.3, 4.4, 5.1 eerste lid, 5.3, 5.4, 5.5 eerste, tweede en derde lid, 5.6, 7.2, 7.5 en 10.4, derde lid van de Archiefwet 2026. 3.

Het Regionaal Historisch Centrum ‘Groninger Archieven’ kan ook andere door één of beide deelnemers opgedragen taken die verband houden met de behartiging van de belangen, bedoeld in artikel 3, eerste en tweede lid, verrichten. 4. De deelnemers kunnen gezamenlijk met het Regionaal Historisch Centrum ‘Groninger Archieven’ beleidsregels vaststellen over de wijze waarop invulling wordt gegeven aan de in het eerste lid genoemde taken. 5.De deelnemers kunnen gezamenlijk algemene aanwijzingen geven omtrent de wijze waarop het Regionaal Historisch Centrum ‘Groninger Archieven’ de belangen, bedoeld in artikel 3, eerste en tweede lid, behartigt.

HOOFDSTUK 2 HET BESTUUR § 2.1 Het algemeen bestuur

Artikel 5 Samenstelling en zittingsduur 1. Het algemeen bestuur bestaat uit vier leden. 2. Gedeputeerde staten onderscheidenlijk het college wijzen uit hun midden twee leden en twee plaatsvervangende leden aan. 3. In geval van verhindering of ontstentenis van een lid, wordt deze vervangen door het plaatsvervangend lid van dezelfde deelnemer. Hetgeen in de regeling is bepaald ten aanzien van een lid van het algemeen bestuur is van overeenkomstige toepassing op het plaatsvervangend lid, tenzij de regeling anders bepaalt. 4. Het lidmaatschap van het algemeen bestuur eindigt:

5

Groninger Archieven O

Ontwerp gemeenschappelijke regeling

a. van rechtswege op het tijdstip waarop de zittingsperiode van het lid van de betreffende deelnemer afloopt; b. bij tussentijdse beëindiging van het lidmaatschap van het bestuursorgaan dat het betreffende lid heeft aangewezen; c. op de datum waarop de regeling wordt beëindigd. 5. Indien tussentijds een zetel van een lid vacant wordt, wijst het bestuursorgaan dat het lid heeft aangewezen, zo spoedig mogelijk een nieuw lid aan. 6. Een lid van het algemeen bestuur kan te allen tijde ontslag nemen. Van dit ontslag stelt hij de voorzitter van het algemeen bestuur en het bestuursorgaan dat hem heeft aangewezen, schriftelijk op de hoogte.

Artikel 6 Vergaderingen 1. Op het houden en de orde van de vergaderingen is artikel 22, eerste lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen van toepassing. 2. Het algemeen bestuur vergadert ten minste tweemaal per jaar en zo dikwijls als het bestuur dit nodig oordeelt of tenminste twee leden dit schriftelijk, onder opgave van de te behandelen onderwerpen, verzoeken. 3. De vergaderingen van het algemeen bestuur zijn openbaar. 4. De deuren worden gesloten wanneer één lid daarom verzoekt of de voorzitter het nodig oordeelt. Het algemeen bestuur beslist vervolgens of met gesloten deuren zal worden vergaderd. 5. Ten aanzien van het verhandelde in een besloten vergadering is artikel 23 van de Wet gemeenschappelijke regelingen van overeenkomstige toepassing. 6. In een besloten vergadering kan niet worden beraadslaagd of worden besloten over: a. de vaststelling en wijziging van de begroting en de vaststelling van de rekening; b. het toetreden tot en het uittreden uit de regeling; c. het wijzigen en beëindigen van de regeling. 7. Het algemeen bestuur stelt, met inachtneming van het eerste tot en met zesde lid, een reglement van orde voor zijn vergaderingen vast.

Artikel 7 Stemverhouding en besluitvorming 1. Ieder lid heeft één stem. 2. Het algemeen bestuur besluit bij meerderheid van het aantal uitgebrachte stemmen, tenzij in de regeling anders is bepaald. 3. In de vergadering van het algemeen bestuur kan slechts worden beraadslaagd of besloten, indien ten minste drie van het aantal zitting hebbende leden aanwezig zijn.

6

Groninger Archieven O

Ontwerp gemeenschappelijke regeling

4. De artikelen 16, 17, 19, 20, 22, 26 en 28 tot en met 33 van de Provinciewet, voor zover daarvan bij de Provinciewet niet is afgeweken, op het houden en de orde van de vergaderingen van het algemeen bestuur van overeenkomstige toepassing. 5. Het algemeen bestuur stelt, met inachtneming van het eerste tot en met vierde lid, een reglement van orde voor zijn vergaderingen vast.

Artikel 8 Taken en bevoegdheden 1. Het algemeen bestuur staat aan het hoofd van het Regionaal Historisch Centrum ‘Groninger Archieven’. 2. Aan het algemeen bestuur komen ter uitvoering van het aan het Regionaal Historisch Centrum ‘Groninger Archieven’ toegekende doel en belang, alle bevoegdheden toe die niet krachtens de regeling aan een ander bestuursorgaan van het Regionaal Historisch Centrum ‘Groninger Archieven’ zijn opgedragen. 3. Het algemeen bestuur is in elk geval belast met en bevoegd tot: a. het vaststellen van het meerjarenbeleidsplan en de meerjarenbegroting; b. het vaststellen van de kadernota; c. het vaststellen en wijzigen van de begroting; d. het vaststellen van het jaarverslag; e. het opstellen van voorwaarden voor toetreden tot, uittreden uit en opheffing van de regeling. 4. Aan de bevoegdheden van het algemeen bestuur worden geen beperkingen opgelegd ingevolge artikel 31 van de Wet gemeenschappelijke regelingen, mits het totaal van de aangegane verplichtingen binnen de vastgestelde begroting valt. Voor het aangaan van verplichtingen door het algemeen bestuur buiten de goedgekeurde begroting geldt de procedure van artikel 26. 5.

Het algemeen bestuur besluit slechts tot oprichting van en de deelneming in stichtingen, maatschappen, vennootschappen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen, indien dat in het bijzonder aangewezen moet worden geacht voor de behartiging van het daarmee te dienen belang. Het besluit wordt niet genomen dan nadat provinciale staten onderscheidenlijk de raad in de gelegenheid zijn gesteld hun wensen en bedenkingen ter kennis van het algemeen bestuur te brengen. Het besluit wordt genomen bij unanimiteit. 6. Het algemeen bestuur stelt de regels omtrent de kosten, bedoeld in artikel 7.1, derde lid, van de Archiefwet 2027, vast. 7. Het algemeen bestuur beslist, in het kader van het doel en belang van de regeling, op verzoeken van één of meer deelnemers en/of derden tot het leveren van producten en diensten met betrekking tot het beheer van archiefbescheiden en collecties als bedoeld in artikel 3, derde en vierde lid.

7

Groninger Archieven O

Ontwerp gemeenschappelijke regeling

8. Het algemeen bestuur beslist op verzoeken van derden, bedoeld in het zevende lid, in volgorde waarin deze worden gedaan. 9. Een besluit van het dagelijks bestuur en één of beide deelnemers over het uitvoeren van een opdracht regelt in ieder geval de wijze van kostenberekening en de overige voorwaarden alsmede de financiële gevolgen ingeval van wijziging en beëindiging van de opdracht. 10. Een besluit tot het aangaan van een dienstverleningsovereenkomst met een derde regelt in ieder geval de wijze van kostenberekening en de overige voorwaarden alsmede de financiële gevolgen ingeval van wijziging en beëindiging van de dienstverleningsovereenkomst.

Artikel 9 Inlichtingen en verantwoording 1. Een lid van het algemeen bestuur verstrekt zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen vier weken, aan het bestuursorgaan dat hem heeft aangewezen onderscheidenlijk aan het betreffende vertegenwoordigend orgaan de door één of meer leden van het bestuursorgaan onderscheidenlijk het vertegenwoordigend orgaan gevraagde inlichtingen. 2. Het algemeen bestuur verstrekt aan provinciale staten onderscheidenlijk de raad de gevraagde inlichtingen die zij nodig hebben voor de uitoefening van hun taken. 3. Op de wijze waarop het verstrekken van de inlichtingen als bedoeld in het tweede lid, plaatsvindt, zijn de reglementen van orde van provinciale staten onderscheidenlijk de raad van overeenkomstige toepassing. 4. Een lid van het algemeen bestuur kan door het bestuursorgaan dat hem heeft aangewezen, dan wel door het betreffende vertegenwoordigend orgaan ter verantwoording worden geroepen voor het door hem in het algemeen bestuur gevoerde bestuur.

Artikel 10 Ontslag Een lid van het algemeen bestuur kan door het bestuursorgaan dat hem heeft aangewezen ontslag worden verleend, indien deze niet langer het vertrouwen van het bestuursorgaan bezit.

§ 2.2 Het dagelijks bestuur

Artikel 11 Samenstelling en zittingsduur 1. Het dagelijks bestuur bestaat uit de voorzitter en twee andere leden. De voorzitter en één van de andere leden van het dagelijks bestuur worden door en uit het midden van het algemeen bestuur aangewezen. De voorzitter en het betreffende lid van het dagelijks bestuur zijn lid van het algemeen bestuur.

8

Groninger Archieven O

Ontwerp gemeenschappelijke regeling

2. Het algemeen bestuur wijst tevens het andere lid van het dagelijks bestuur aan, die afkomstig is van buiten de kring van het algemeen bestuur. Het betreffende lid is geen lid van en heeft geen stemrecht in het algemeen bestuur. 3. De leden van het dagelijks bestuur worden aangewezen in de eerste vergadering van het algemeen bestuur in nieuwe samenstelling. Zij treden af op de dag van aftreden van de leden van het algemeen bestuur. 4. Het lidmaatschap van het dagelijks bestuur eindigt van rechtswege, zodra men ophoudt lid te zijn van het algemeen bestuur of indien de termijn van aanwijzing van het lid van buiten de kring van het algemeen bestuur eindigt. Totdat in de opvolging is voorzien, blijven de leden in functie. 5. Een lid van het dagelijks bestuur kan te allen tijde ontslag nemen. Hij doet hiervan schriftelijk mededeling aan het algemeen bestuur.

Artikel 12 Stemverhouding en besluitvorming 1. Elk lid van het dagelijks bestuur heeft één stem. 2. Besluiten worden genomen bij meerderheid van stemmen, tenzij in de regeling anders is bepaald. In de vergadering van het dagelijks bestuur kan slechts worden beraadslaagd of besloten, indien ten minste twee van het aantal zitting hebbende leden, die beide deelnemers vertegenwoordigen, aanwezig zijn. 3. Indien het vereiste aantal leden als bedoeld in het tweede lid, niet tegenwoordig is, belegt de voorzitter opnieuw een vergadering.

Artikel 13 Vergaderingen 1. Het dagelijks bestuur vergadert zo dikwijls als één of meer leden dit nodig oordelen, waarbij artikel 12, tweede lid van toepassing is. 2. Vergaderingen van het dagelijks bestuur zijn besloten. 3. Het dagelijks bestuur stelt een reglement van orde voor zijn vergaderingen vast.

Artikel 14 Taken en bevoegdheden Het dagelijks bestuur is in ieder geval belast met: a. het voeren van het dagelijks bestuur van het Regionaal Historisch Centrum ‘Groninger Archieven’; b. het voorbereiden en uitvoeren van besluiten van het algemeen bestuur; c. het vaststellen van regels met betrekking tot de ambtelijke organisatie van het Regionaal Historisch Centrum ‘Groninger Archieven’; d. besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen van het Regionaal Historisch Centrum ‘Groninger Archieven’, met uitzondering van privaatrechtelijke rechtshandelingen als bedoeld in artikel 8, vijfde lid;

9

Groninger Archieven O

Ontwerp gemeenschappelijke regeling

e. besluiten namens het Regionaal Historisch Centrum ‘Groninger Archieven’, het dagelijks bestuur of het algemeen bestuur rechtsgedingen, bezwaarprocedures of administratief beroepsprocedures te voeren of handelingen ter voorbereiding daarop te verrichten, tenzij het algemeen bestuur, voor zover het dit het algemeen bestuur aangaat, in voorkomende gevallen anders beslist; f. het nemen van alle conservatoire maatregelen zowel in als buiten rechte en het doen van alles wat nodig is ter voorkoming van verjaring van recht of bezit; g. het beheer van de activa en passiva van het Regionaal Historisch Centrum ‘Groninger Archieven’.

Artikel 15 Inlichtingen en verantwoording 1. Het dagelijks bestuur geeft het algemeen bestuur alle inlichtingen die het algemeen bestuur voor de uitoefening van zijn taak nodig heeft. 2. De leden van het dagelijks bestuur zijn, tezamen en ieder afzonderlijk, aan het algemeen bestuur verantwoording verschuldigd voor het door het dagelijks bestuur gevoerde bestuur. Artikel 16 Ontslag 1. Een lid van het dagelijks bestuur kan door het algemeen bestuur worden ontslagen, als dit lid niet meer het vertrouwen van het algemeen bestuur bezit, met inachtneming van artikel 7, vijfde lid. De artikelen 49 en 50 van de Provinciewet onderscheidenlijk de artikelen 49 en 50 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing. Op het ontslagbesluit is artikel 4:8 van de Algemene wet bestuursrecht niet van toepassing. 2. Tegen het ontslag als bedoeld in het eerste lid is geen beroep mogelijk ingevolge artikel 7:1, eerste lid, onder g, van de Algemene wet bestuursrecht in samenhang met de Regeling rechtstreeks beroep en artikel 16, vierde lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen.

Artikel 17 Vergoeding 1. Het algemeen bestuur kan besluiten dat de leden van het algemeen bestuur of het dagelijks bestuur, voor zover zij niet de functie vervullen van commissaris van de Koning of gedeputeerde van de provincie onderscheidenlijk burgemeester of wethouder van de gemeente of als ambtenaar in dienst werkzaam zijn bij een van de deelnemers, een vergoeding ontvangen voor hun werkzaamheden ten behoeve van het Regionaal Historisch Centrum ‘Groninger Archieven’. 2. De leden van de besturen, bedoeld in het eerste lid, ontvangen een tegemoetkoming in de kosten, waartoe worden gerekend reis- en verblijfkosten ten behoeve van het bijwonen van de vergaderingen van het algemeen bestuur. 3. De vergoeding en tegemoetkoming, als bedoeld in het eerste en tweede lid, worden door het algemeen bestuur vastgesteld.

10

Groninger Archieven O

Ontwerp gemeenschappelijke regeling

§ 2.3 De voorzitter

Artikel 18 De voorzitter 1. De voorzitter wordt door en uit het algemeen bestuur aangewezen. De aanwijzing vindt plaats in de eerste vergadering van iedere zittingsperiode van het algemeen bestuur. 2. De voorzitter van het algemeen bestuur is tevens voorzitter van het dagelijks bestuur. 3. Het overige lid van het dagelijks bestuur als bedoeld in artikel 11, eerste lid, wordt aangewezen als plaatsvervangend voorzitter.

Artikel 19 Taken en bevoegdheden 1. De voorzitter is belast met de leiding van de vergaderingen van het algemeen bestuur en van het dagelijks bestuur. 2. De voorzitter tekent de stukken die van het algemeen bestuur of het dagelijks bestuur uitgaan, tenzij hij aan de directeur het tekenen van bepaalde stukken heeft opgedragen. 3. De voorzitter vertegenwoordigt het Regionaal Historisch Centrum ‘Groninger Archieven’ in en buiten rechte. De vertegenwoordiging kan hij opdragen aan een door hem schriftelijk aan te wijzen gevolmachtigde.

Artikel 20 Inlichtingen en verantwoording 1. De voorzitter is aan het algemeen bestuur verantwoording verschuldigd voor het door hem gevoerde bestuur. 2. Hij geeft het algemeen bestuur mondeling of schriftelijk de door één of meer leden gevraagde inlichtingen.

HOOFDSTUK 3 FINANCIËLE BEPALINGEN

Artikel 21 Bijdragen deelnemers 1. Het algemeen bestuur stelt een bijdrageverordening vast, waarin in elk geval de hoogte en de wijze waarop de provincie onderscheidenlijk de gemeente financieel bijdragen aan de middelen voor instandhouding van het Regionaal Historisch Centrum ‘Groninger Archieven’ worden geregeld. De bijdrage van de provincie onderscheidenlijk van de gemeente vindt plaats op basis van een systematiek die is opgenomen in de bijdrageverordening. 2. Ingeval van wijziging van de regeling wordt waar nodig de systematiek, bedoeld in het eerste lid, opnieuw vastgesteld.

11

Groninger Archieven O

Ontwerp gemeenschappelijke regeling

3. De deelnemers dragen er zorg voor dat het Regionaal Historisch Centrum ‘Groninger Archieven’ te allen tijde beschikt over voldoende middelen om aan zijn verplichtingen te voldoen voor uitvoering van de regeling. 4. De bijdragen van de provincie onderscheidenlijk de gemeente, worden jaarlijks aangepast op basis van de begroting van het Regionaal Historisch Centrum ‘Groninger Archieven’ voor het komende begrotingsjaar. Het Regionaal Historisch Centrum ‘Groninger Archieven’ heeft recht op het indexatiepercentage dat wordt toegepast door de gemeente. 5. Bij de jaarstukken stelt het algemeen bestuur de definitieve bijdrage, bedoeld in het eerste lid, van de provincie onderscheidenlijk de gemeente vast. 6. Het Regionaal Historisch Centrum ‘Groninger Archieven’ brengt de kosten, bedoeld in de artikelen 7.1, derde lid en 8.5, derde lid, van de Archiefwet 2027 in rekening volgens de regels die het algemeen bestuur ingevolge artikel 7.1, vierde lid, van de Archiefwet 2027 daaromtrent vaststelt.

Artikel 22 Beleidsplan en meerjarenbegroting 1. Het dagelijks bestuur stelt eenmaal per vier jaar een vierjarig beleidsplan en een meerjarenbegroting op. 2. Het dagelijks bestuur zendt het ontwerp-beleidsplan en de ontwerp-meerjarenbegroting aan het algemeen bestuur. Het algemeen bestuur stelt deze vast. Dertien weken voorafgaand aan de periode waarop het beleidsplan en de meerjarenbegroting betrekking hebben, worden deze toegezonden aan de deelnemers en aan provinciale staten en de raad.

Artikel 23 Financiële en beleidsmatige kaders 1. Het algemeen bestuur stelt bij unanimiteit uiterlijk in februari van het jaar waarin de ontwerp-begroting wordt opgesteld de algemene financiële en beleidsmatige kaders voor de ontwerp-begroting vast. 2. De algemene financiële en beleidsmatige kaders hebben in ieder geval betrekking op: a. de beleidsvoornemens voor het Regionaal Historisch Centrum ‘Groninger Archieven’ voor het verslagjaar; b. de kosten van loon- en prijscompensatie. 3. Het dagelijks bestuur zendt uiterlijk 30 april van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, de algemene financiële en beleidsmatige kaders aan provinciale staten en aan de raad.

Artikel 24 Ontwerp-begroting 1. Het dagelijks bestuur zendt de ontwerp-begroting twaalf weken voordat zij aan het algemeen bestuur wordt aangeboden, toe aan provinciale staten en aan de raad. De ontwerp-begroting gaat vergezeld van een meerjarenraming voor ten minste drie op het begrotingsjaar volgende jaren.

12

Groninger Archieven O

Ontwerp gemeenschappelijke regeling

2. Bij het opstellen van de ontwerp-begroting neemt het dagelijks bestuur het informatieen archiefbeleid, bedoeld in artikel 3, vijfde lid, en de algemene aanwijzingen, bedoeld in artikel 4, vijfde lid, in acht. 3. In de toelichting op de ontwerp-begroting worden de aard en de omvang van de voorgenomen activiteiten beschreven. Daarbij wordt aangegeven welke belangen en resultaten het Regionaal Historisch Centrum ‘Groninger Archieven’ met de activiteiten nastreeft, op welke wijze de activiteiten zullen worden uitgevoerd en voor welke doelgroepen zij zijn bestemd. 4. De ontwerp-begroting wordt door de zorg van de deelnemers voor een ieder ter inzage gelegd en, tegen betaling van de kosten, algemeen verkrijgbaar gesteld. Van de terinzagelegging en de verkrijgbaarstelling geschiedt openbare kennisgeving door de deelnemers. 5. Provinciale staten onderscheidenlijk de raad kunnen binnen twaalf weken na ontvangst bij het dagelijks bestuur hun zienswijze over de ontwerp-begroting naar voren brengen. Het dagelijks bestuur voegt de commentaren waarin deze zienswijze is vervat bij de ontwerp-begroting, zoals deze aan het algemeen bestuur wordt aangeboden. 6.

Het dagelijks bestuur stelt provinciale staten en de raad voorafgaande aan het vaststellen van de begroting schriftelijk en gemotiveerd in kennis van zijn oordeel over de zienswijze, bedoeld in het vijfde lid, alsmede van de eventuele conclusies die het daaraan verbindt.

Artikel 25 Vaststelling begroting 1. Het algemeen bestuur stelt de begroting vast in het jaar voorafgaande aan dat waarvoor zij dient. De begroting wordt vastgesteld bij unanimiteit. 2. Het dagelijks bestuur zendt de begroting binnen twee weken na de vaststelling, doch in ieder geval vóór 15 september van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, aan de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. 3. Nadat deze is vastgesteld, zendt het algemeen bestuur de begroting aan provinciale staten onderscheidenlijk de raad, die ter zake bij de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties hun zienswijze naar voren kunnen brengen.

Artikel 26 Begrotingswijzigingen 1. De directeur adviseert het dagelijks bestuur over tussentijdse begrotingswijzigingen. 2. Het dagelijks bestuur zendt voorgenomen wijzigingen van de begroting toe aan provinciale staten en aan de raad. Artikel 24, eerste, vijfde en zesde lid zijn van overeenkomstige toepassing. 3. Het dagelijks bestuur kan afwijken van het bepaalde in het eerste lid indien: a. de wijzigingen van de begroting geen mutaties brengen in de bijdragen bedoeld in artikel 21, eerste lid; b. het totaal aan (budget)mutaties minder dan drie procent van de totale begrotingsomvang (baten) bedraagt.

13

Groninger Archieven O

Ontwerp gemeenschappelijke regeling

4. Er kan geen begrotingswijziging opgevoerd worden voor activiteiten die niet passen binnen het vastgestelde beleid. 5. Het algemeen bestuur stelt de wijziging van de begroting vast. Besluiten tot wijziging van de begroting kunnen tot uiterlijk het eind van het betreffende begrotingsjaar worden genomen. 6. Het dagelijks bestuur zendt de begrotingswijziging binnen vier weken na de vaststelling aan de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

Artikel 27 Voorlopige jaarrekening 1. Het dagelijks bestuur zendt vóór 30 april van het jaar na het jaar waarvoor de jaarrekening dient, een voorlopige jaarrekening aan provinciale staten en aan de raad. De voorlopige jaarrekening gaat vergezeld van een verklaring omtrent de getrouwheid en de rechtmatigheid, afgegeven door een accountant als bedoeld in artikel 393 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. 2. Het algemeen bestuur draagt er zorg voor dat medewerking wordt verleend aan door of namens de accountant(s) van de provincie onderscheidenlijk de gemeente in te stellen onderzoeken naar de door de accountant, bedoeld in het eerste lid, verrichte (controle)werkzaamheden. 3. Het algemeen bestuur brengt jaarlijks vóór 15 april aan provinciale staten onderscheidenlijk aan de raad een inhoudelijk verslag uit van de werkzaamheden, het gevoerde beleid in het algemeen en de doelmatigheid en doeltreffendheid van zijn werkzaamheden en werkwijze in het bijzonder in het afgelopen kalenderjaar.

Artikel 28 Jaarstukken 1. Het dagelijks bestuur zendt de jaarstukken binnen twee weken na de vaststelling, doch in ieder geval vóór 15 juli van het jaar volgende op het jaar waarop de jaarstukken betrekking hebben, aan de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. 2. Het algemeen bestuur stelt de jaarstukken vast in het jaar volgende op het jaar waarop deze betrekking heeft. 3. Het algemeen bestuur stelt de in het eerste lid bedoelde stukken algemeen verkrijgbaar voor 15 juli van het jaar volgende op het jaar waarop de jaarstukken betrekking hebben.

Artikel 29 Reservevorming 1. Een batig saldo kan worden bestemd voor vorming van of toevoeging aan de algemene reserve, of kan worden uitbetaald. De hoogte van deze algemene reserve wordt bepaald door het algemeen bestuur, gehoord provinciale staten onderscheidenlijk de raad. Voor zover een batig saldo niet wordt aangewend voor de algemene reserve wordt het saldo naar rato van de jaarlijkse bijdrage uitgekeerd aan de provincie onderscheidenlijk de gemeente

14

Groninger Archieven O

Ontwerp gemeenschappelijke regeling

2. De algemene reserve in enig jaar bedraagt niet meer dan tien procent van de gezamenlijke bijdragen van de provincie, de gemeente, de bijdrage van eventuele derden en de specifieke uitkering van het rijk van dat jaar. 3. Het algemeen bestuur kan op voorstel van het dagelijks bestuur besluiten tot het vormen van bestemmingsreserves.

Artikel 30 Financiële nadelen 1. De deelnemers dragen gezamenlijk verantwoordelijkheid voor het financiële beheer en de continuïteit van het Regionaal Historisch Centrum ‘Groninger Archieven’. Indien zich financiële nadelen voordoen, worden deze opgevangen op basis van de volgende uitgangspunten: a. alle financiële verplichtingen worden uitgevoerd binnen de vastgestelde kaders van artikelen 31 en 32 en de vastgestelde begroting. Financiële nadelen worden in eerste instantie binnen de vastgestelde begroting opgevangen door herschikking van middelen, dan wel door verrekening met het eigen vermogen van het Regionaal Historisch Centrum ‘Groninger Archieven’, waarbij rechtmatigheid en doelmatigheid vooropstaan; b. het algemeen bestuur stelt jaarlijks het benodigde weerstandsvermogen vast op basis van een actuele risicoanalyse; c. indien het weerstandsvermogen ontoereikend is, stelt het dagelijks bestuur een plan van aanpak op tot herstel van het weerstandsvermogen. Het algemeen bestuur stelt het plan van aanpak vast. Uiteindelijk kan dit leiden tot een aanvullende bijdrage van de deelnemers, naar rato van de verdeelsleutel als bedoeld in artikel 21, eerste lid. 2. Ingeval van structurele financiële nadelen wordt een herstelplan opgesteld door het dagelijks bestuur, inclusief maatregelen voor kostenbeheersing en eventuele herprioritering van taken.

Het herstelplan wordt vastgesteld door het algemeen bestuur. 3. Indien financiële nadelen structureel van aard blijken, wordt de regeling geëvalueerd en zo nodig aangepast met inachtneming van artikel 48. Artikel 31 Regels financiële administratie 1. Het algemeen bestuur stelt in een financiële verordening regels vast met betrekking tot de organisatie van de financiële administratie en van het kasbeheer en de boekhouding van het Regionaal Historisch Centrum ‘Groninger Archieven’. Bij deze regels wordt bepaald welk personeel van het Regionaal Historisch Centrum ‘Groninger Archieven’ met het doen van ontvangsten en betalingen wordt belast. 2. Het algemeen bestuur stelt regels vast met betrekking tot de controle op de financiële administratie en het kasbeheer.

Artikel 32 Regels financieel en materieel beheer Het algemeen bestuur stelt, op voorstel van het dagelijks bestuur, na advies van de directeur, regels vast over het financieel en materieel beheer, over de inrichting van de begroting, het financieel verslag, jaarverslag en aandachtspunten voor de accountants-

15

Groninger Archieven O

Ontwerp gemeenschappelijke regeling

controle.

HOOFDSTUK 4 DIRECTEUR EN HET PERSONEEL § 4.1 Directeur

Artikel 33 Aanstelling Het dagelijks bestuur is bevoegd te besluiten tot het aangaan, wijzigen, schorsen en beëindigen van een arbeidsovereenkomst met de directeur.

Artikel 34 Instructie en vervanging 1. Het dagelijks bestuur stelt voor de directeur een instructie vast. 2. Het dagelijks bestuur regelt de vervanging van de directeur.

Artikel 35 Taken en bevoegdheden 1. Aan het hoofd van de organisatie van het Regionaal Historisch Centrum ‘Groninger Archieven’ staat de directeur. 2. De directeur is verantwoordelijk voor de dagelijkse leiding van het Regionaal Historisch Centrum ‘Groninger Archieven’. 3. De directeur staat het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de voorzitter bij de uitoefening van hun taak terzijde. Hij is in de vergaderingen van het algemeen en dagelijks bestuur aanwezig en heeft daarin een adviserende stem. 4. Met inachtneming van artikel 19, tweede lid, worden alle stukken, die van het algemeen of het dagelijks bestuur uitgaan, door de directeur medeondertekend. 5. De directeur is bevoegd om binnen de kaders van de (meerjaren)begroting de organisatie zo in te richten en de bedrijfsvoering zo vorm te geven dat de in het (meerjaren)beleidsplan vastgestelde doelstellingen worden gerealiseerd. 6. De directeur is verantwoordelijk voor uitvoering van de beleids- en begrotingscyclus en organisatieontwikkeling.

Artikel 36 Verantwooring De directeur is verantwoording schuldig aan het dagelijks bestuur.

§ 4.2 Personeel Artikel 37 Overige personeel 1. Het Regionaal Historisch Centrum ‘Groninger Archieven’ heeft personeel in dienst.

16

Groninger Archieven O

Ontwerp gemeenschappelijke regeling

2. Het personeel wordt in dienst genomen, geschorst of ontslagen door het dagelijks bestuur. 3. Het dagelijks bestuur kan het in dienst nemen, schorsen en ontslaan van het personeel mandateren aan de directeur.

Artikel 38 Rechtspositie 1. Het dagelijks bestuur stelt de rechtspositie- en arbeidsvoorwaardenregeling vast. 2. Het dagelijks bestuur volgt bij de vaststelling van de regelingen, bedoeld in het eerste lid, zoveel mogelijk de rechtspositieregeling van de gemeente. 3. Een regeling die afwijkt van de in het tweede lid bedoelde rechtspositieregeling, behoeft de instemming van de regionale vakbondsbestuurders. 4. De directeur is bevoegd tot uitvoering van de arbeidsvoorwaardenregeling binnen het door het dagelijks bestuur vastgestelde kader.

HOOFDSTUK 5 TOETREDING, WIJZIGING, UITTREDING, OPHEFFIING

Artikel 39 Toetreding 1. Toetreding tot de regeling kan geschieden bij gelijkluidende besluiten van de deelnemers en van de toe te treden bestuursorganen. 2. Besluiten als bedoeld in het eerste lid vereisen toestemming van provinciale staten onderscheidenlijk van de raad. De toestemming kan slechts worden onthouden wegens strijd met het recht of het algemeen belang. 3. Toetreding tot de regeling geschiedt op 1 januari van enig kalenderjaar.

Artikel 40 Wijziging 1. De regeling kan worden gewijzigd bij gelijkluidende besluiten van de deelnemers. 2. Indien het algemeen bestuur wijziging van de regeling wenselijk acht, doet het een daartoe strekkend voorstel aan de deelnemers. 3. De deelnemers gaan niet over tot wijziging van de regeling dan na verkregen toestemming van provinciale staten onderscheidenlijk van de raad. De toestemming kan slechts worden onthouden wegens strijd met het recht of het algemeen belang.

Artikel 41 Uittreding 1. De deelnemer die uit de regeling wenst uit te treden, zendt, na de toestemming bedoeld in het tweede lid, een daartoe strekkend besluit aan het algemeen bestuur. De procedure voor uittreding vangt aan de dag nadat het algemeen bestuur het besluit heeft ontvangen.

17

Groninger Archieven O

Ontwerp gemeenschappelijke regeling

2. Besluiten bedoeld in het eerste lid vereisen toestemming van provinciale staten onderscheidenlijk van de raad. De toestemming kan slechts worden onthouden wegens strijd met het recht of het algemeen belang. 3. Het algemeen bestuur inventariseert de gevolgen van uittreding. De wijze waarop met deze gevolgen kan of moeten worden omgegaan en de voorwaarden voor uittreding en legt de (financiële) verplichtingen en de overige gevolgen van de uittreding worden vastgelegd in het concept-uittredingsplan. 4. Uittreding uit de regeling geschiedt per 1 januari van enig jaar, waarbij een opzegtermijn van tenminste één jaar in acht wordt genomen, tenzij de deelnemers een andere opzegtermijn overeenkomen.

Artikel 42 Procedure voor vaststelling uittredingsplan 1. Het uittredingsplan bepaalt de berekening van de financiële gevolgen van de uittreding. 2. Het uittredingsplan bevat een voorlopige berekening van de financiële gevolgen van de uittreding te betalen door de uittredende deelnemer, hierna te noemen de voorlopige uittreedsom. 3. Met het oog op het bepalen van de inhoud van het uittredingsplan wijst het bestuur een onafhankelijke externe deskundige aan die in opdracht van het bestuur het conceptuittredingsplan voorbereidt. De kosten voor het inschakelen van een onafhankelijke externe deskundige komen voor rekening van de uittredende deelnemer. 4. Het algemeen bestuur wijst de onafhankelijke externe deskundige aan op basis van een gezamenlijke voordracht van de uittredende deelnemer en de secretaris. Indien geen overeenstemming kan worden bereikt over een gezamenlijke voordracht, wijst het bestuur de onafhankelijke externe deskundige aan op basis van een bindende voordracht van een selectiecommissie bestaande uit drie leden van het algemeen bestuur, waaronder in ieder geval een vertegenwoordiger in het algemeen bestuur van de uittredende deelnemer. 5. Ten minste twaalf maanden voorafgaand aan het moment van uittreding stelt het algemeen bestuur het uittredingsplan en de voorlopige uittreedsom vast.

Het algemeen bestuur baseert de berekening van de voorlopige uittreedsom op de systematiek als bedoeld in het eerste lid en op de jaarrekening van het meest recent verstreken begrotingsjaar. 6. Uiterlijk zes maanden na het moment van uittreding stelt het algemeen bestuur de definitieve uittreedsom vast. Het algemeen bestuur baseert de berekening van de definitieve uittreedsom op de systematiek als bedoeld in artikel 43 en op de jaarrekening van het begrotingsjaar direct voorafgaand aan het moment van uittreding. 7. Bij de voorbereiding van het concept uittredingsplan biedt het algemeen bestuur de uittredende deelnemer de keuze tussen een betaling van de uittreedsom in een aantal termijnen of voor betaling van de uittreedsom in een keer. In het uittredingsplan bepaalt het algemeen bestuur conform de voorkeur van de uittredende deelnemer of de uittredende deelnemer de uittreedsom in een daarbij te bepalen aantal termijnen of in een keer dient te betalen.

18

Groninger Archieven O

Ontwerp gemeenschappelijke regeling

Artikel 43 Te vergoeden kosten 1. De voorlopige respectievelijk de definitieve uittreedsom bestaat uitsluitend uit een vergoeding ter compensatie van frictiekosten en desintegratiekosten, onder aftrek van eventuele baten. 2. Onder frictiekosten worden verstaan alle incidentele kosten te maken door het Regionaal Historisch Centrum ‘Groninger Archieven’ die het directe gevolg van de beslissing tot uittreding van een deelnemer zijn, waaronder in ieder geval begrepen de (kosten voor) ontvlechting van de archieven en de materialen die in de kluis van het Regionaal Historisch Centrum ‘Groninger Archieven’ zijn opgeslagen. 3. Onder desintegratiekosten worden verstaan alle kosten direct dan wel toekomstig te maken dan wel te dragen door het Regionaal Historisch Centrum ‘Groninger Archieven’ die samenhangen met de afbouw van overcapaciteit in personele en materiële sfeer en andere verplichtingen, de afbouw van risico’s daarbij inbegrepen, ontstaan als direct gevolg van de uittreding. 4.

Tenzij het algemeen bestuur en de uittredende deelnemer anders overeenkomen, betaalt de deelnemer de uittreedsom in drie jaren, volgens de volgende verdeling: - het eerste jaar 70% van de uittreedsom; - het tweede jaar 20% van de uittreedsom; - het derde jaar 10% van de uittreedsom; Indien de uittredende deelnemer eerder dan drie jaren uittreedt, wordt een risico-opslag van 10% op de uittreedsom toegepast om eventueel toekomstige kosten gerelateerd aan de uittreding te ondervangen. Deze opslag vrijwaart de uittredende deelnemer van alle toekomstige kosten. 5. Het Regionaal Historisch Centrum ‘Groninger Archieven’ brengt alle frictiekosten en desintegratiekosten, onder aftrek van eventuele baten in rekening. De uittredende deelnemer is verplicht tot betaling van de definitieve uittreedsom, binnen drie maanden nadat het algemeen bestuur de definitieve uittreedsom, als bedoeld in artikel 42, zesde lid, heeft vastgesteld, tenzij in het uittredingsplan overeenkomstig artikel 42, zevende lid, anders is vastgelegd. 6.Kosten die de uittredende deelnemer maakt ter voorbereiding op of als gevolg van de beslissing tot uittreding komen voor rekening van die deelnemer. 7.De raming en berekening van de kosten voor uittreding worden gebaseerd op de feiten en omstandigheden die bekend waren op het moment van de daadwerkelijke uittreding, bedoeld in artikel 41. 8.

Het Regionaal Historisch Centrum ‘Groninger Archieven’ is gehouden redelijkerwijs al het mogelijke te doen om de uittredingskosten zo laag mogelijk te houden. Het voorgaande behoeft niet te leiden tot wijziging van overeenkomsten met en verplichtingen jegens derden die zijn aangegaan respectievelijk bepaald voorafgaand aan het tijdstip van ontvangst door het bestuur van het besluit tot uittreding van de deelnemer.

19

Groninger Archieven O

Ontwerp gemeenschappelijke regeling

Artikel 44 Verplichtingen uittreder 1. De uittredende deelnemer is gehouden zich in te spannen om de formatie van het Regionaal Historisch Centrum ‘Groninger Archieven’ die als gevolg van de uittreding boventallig is geworden met behoud van arbeidsvoorwaarden in dienst te nemen of anderszins in stand te doen houden. De waarde van de formatie die de uittredende deelnemer overneemt van het Regionaal Historisch Centrum ‘Groninger Archieven’ wordt gekapitaliseerd en in mindering gebracht op de uittreedsom. 2. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing op alle andere verplichtingen van het Regionaal Historisch Centrum ‘Groninger Archieven’ die als gevolg van de uittreding overtollig zijn geworden dan wel verminderd of beëindigd dienen te worden.

Artikel 45 Opheffing 1. De regeling kan op verzoek van één of beide deelnemers worden opgeheven. 2. Opheffing geschiedt bij gelijkluidende besluiten van de deelnemers en nadat provinciale staten onderscheidenlijk de raad in de gelegenheid zijn gesteld hun zienswijze te geven en hun toestemming hebben verleend. De toestemming kan slechts worden onthouden wegens strijd met het recht of het algemeen belang. 3. Indien het algemeen bestuur opheffing wenselijk acht, doet het een daartoe strekkend voorstel aan de deelnemers. 4. Door het algemeen bestuur wordt een liquidatieplan vastgesteld na de deelnemers te hebben gehoord en provinciale staten onderscheidenlijk de raad in de gelegenheid zijn gesteld hun wensen en bedenkingen te geven met betrekking tot de financiële en personele gevolgen van de opheffing. 5. Het liquidatieplan voorziet in de verplichting van de deelnemers tot bijdragen in de financiële gevolgen van de opheffing. 6. Het liquidatieplan voorziet ook in de gevolgen die de opheffing heeft voor het personeel en voor de door het Regionaal Historisch Centrum ‘Groninger Archieven’ en zijn bestuursorganen gevormde archieven. 7. Bij de ontbinding van het Regionaal Historisch Centrum ‘Groninger Archieven’ in verband met opheffing van de regeling of anderszins, blijft deze voortbestaan voor zover dat voor de vereffening van het vermogen noodzakelijk is.

HOOFDSTUK 6 ZIENSWIJZEN, PARTICIPATIE EN GESCHILLEN

Artikel 46 Zienswijzen 1. Behoudens hetgeen waartoe de Wet gemeenschappelijke regelingen verplicht, zullen geen besluiten van het algemeen bestuur voorafgaand aan het nemen van die besluiten voor zienswijzen aan provinciale staten onderscheidenlijk aan de raad worden toegezonden.

20

Groninger Archieven O

Ontwerp gemeenschappelijke regeling

2. In afwijking van het eerste lid kan het algemeen bestuur in voorkomende gevallen beslissen om voorafgaand aan een te nemen besluit provinciale staten onderscheidenlijk de raad in de gelegenheid te stellen om binnen twaalf weken hun zienswijze te geven. 3. Voorafgaande aan het nemen van het besluit waarover de zienswijze gegeven is stelt het dagelijks bestuur provinciale staten en de raad en, indien het een besluit van het algemeen bestuur betreft, het algemeen bestuur schriftelijk en gemotiveerd in kennis van het oordeel over de zienswijze, bedoeld in het tweede lid, alsmede van de eventuele conclusies die het daaraan verbindt.

Artikel 47 Participatie Ingezetenen van de deelnemers en belanghebbenden kunnen via de reguliere procedures die gelden voor de deelnemers, betrokken worden bij de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van beleid in het kader van deze regeling. Artikel 48 Evaluatie 1. Het algemeen bestuur besluit tot een vierjaarlijkse evaluatie van de uitvoering van de regeling. 2. Onderwerp van de evaluatie kan zijn de vorm, de inhoud en de uitvoering van de samenwerking. 3. De evaluatie wordt ter kennis gebracht van de deelnemers, provinciale staten en de raad.

Artikel 49 Geschillen

1. Het algemeen bestuur kan een geschil omtrent de toepassing, in de ruimste zin, van de regeling voorleggen aan een geschillencommissie.

2. De geschillencommissie wordt ingesteld door de deelnemers en bestaat uit één vertegenwoordiger per deelnemer, niet zijnde leden van het algemeen bestuur of het dagelijks bestuur, alsmede een door deze vertegenwoordigers aangewezen voorzitter.

3. De geschillencommissie hoort de deelnemers. 4. De geschillencommissie brengt bindend advies uit over het geschil bedoeld in het eerste lid.

HOOFDSTUK 7 ARCHIEF

Artikel 50 Verantwoordelijk overheidsorgaan 1. Het dagelijks bestuur is het verantwoordelijk overheidsorgaan voor het beheer over de documenten van het Regionaal Historisch Centrum ‘Groninger Archieven’ dat deze taak, overeenkomstig een door het algemeen bestuur vast te stellen verordening, uitvoert.

21

Groninger Archieven O

Ontwerp gemeenschappelijke regeling

2. Voor de overgebrachte documenten van het Regionaal Historisch Centrum ‘Groninger Archieven’ wordt het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Groningen als verantwoordelijk overheidsorgaan aangewezen. 3. De directeur is belast met het beheer van de documenten, zoals bedoeld in het eerste lid. 4. Bij opheffing van het Regionaal Historisch Centrum ‘Groninger Archieven’ worden alle onder het beheer van de directeur staande documenten overgedragen aan het in het tweede lid aangewezen verantwoordelijk overheidsorgaan. 5. De archivaris van de aangewezen archiefdienst is belast met het toezicht op het beheer van de documenten zoals bedoel in de artikelen10.4 en 10.5 van de Archiefwet 2026.

HOOFDSTUK 8 SLOTBEPALINGEN

Artikel 51 Onvoorziene gevallen Het algemeen bestuur beslist in alle gevallen waarin de regeling niet voorziet.

Artikel 52 Duur van de regeling De regeling wordt getroffen voor onbepaalde tijd.

Artikel 53 Bekendmaking en registratie

1. Gedeputeerde staten dragen zorg voor de bekendmaking van het besluit tot het vaststellen, wijzigen, verlengen of opheffen van de regeling. Bekendmaking vindt plaats in het Provinciaal Blad.

2. Het algemeen bestuur draagt zorg voor opname van de gegevens in het register als bedoeld in artikel 136, eerste lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen.

Artikel 54 Inwerkingtreding Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking in het Provinciaal blad en werkt terug tot en met 1 januari 2027.

Artikel 55 Citeertitel De regeling kan worden aangehaald als gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum ‘Groninger Archieven’.

22