Bijlage Offerteaanvraag accountantsdiensten 2021.pdf

- 22 -

Openbare Europese Aanbesteding voor accountantsdiensten kenmerk 48-2021

8 Gunningscriteria 8.1

Gunningscriteria

De opdracht zal worden gegund aan de inschrijver die de beste prijs-kwaliteitverhouding (Beste PKV) heeft ingediend. 8.1.1

Gunningscriteria met uitsluitend karakter

Inschrijvingen worden eerst beoordeeld op het voldoen aan het gunningscriterium met een uitsluitend karakter, te weten het volledig akkoord gaan met het Programma van Eisen, de algemene commerciële en logistieke eisen en de juridische eisen. Het niet voldoen aan dit gunningscriterium met uitsluitend karakter betekent uitsluiting van verdere beoordeling van de Inschrijving. Volledig akkoord A Akkoord met het Programma van Eisen PvE

8.1.2

Het Programma van Eisen is beschreven in hoofdstuk 9.

Gunningscriterium met een wegingsfactor

Inschrijvingen die voldoen aan het gunningcriterium met het uitsluitend karakter, beschreven in de vorige paragraaf, worden beoordeeld aan de hand van gunningscriteria waaraan punten zijn gekoppeld.

G1 G1.1 G1.2 G1.3

Gunningscriterium Plan van aanpak, bestaande uit en onderverdeeld in: - controle aanpak - natuurlijke adviesfunctie - controle team

Maximaal aantal punten 400 onderverdeeld in: 200 100 100

G2

Inschrijfsom (te beoordelen prijs als opgenomen in het

300

G3

Verdiepingsgesprek op basis van een casus

300

Totaal te behalen aantal punten

1000

Prijzen formulier)

- 23 -

Openbare Europese Aanbesteding voor accountantsdiensten kenmerk 48-2021

8.1.3

Beoordelingscriteria

De beoordeling van de kwaliteitsonderdelen van de Inschrijvingen wordt uitgevoerd door een Beoordelingscommissie welke door de Aanbesteder wordt ingesteld. De Beoordelingscommissie beschikt over de volgende deskundigen: • Concerncontroller • Adviseur financiën • Plaatsvervangend griffier • Twee leden audit committee (beoordelen subgunningscriterium controle aanpak niet) De beoordelingscommissie kan zich op onderdelen laten adviseren door middel van expert opinion(s) en/of laten bijstaan door deskundigen. De Beoordelingscommissie wordt begeleid door een procesbegeleider en kan indien nodig juridisch en administratief worden ondersteund. In geval van calamiteiten kan een teamlid of teamleden worden vervangen. Ieder lid van de Beoordelingscommissie beoordeelt op basis van de beoordelingscriteria afzonderlijk de kwaliteitsonderdelen en waarderen op de wijze zoals in deze paragraaf is bepaald. Na de individuele beoordeling worden de resultaten gezamenlijk met alle leden van de Beoordelingscommissie besproken onder leiding van een procesbegeleider, waarna op basis van consensus een (unanieme) waardering (als opgenomen in deze paragraaf) per (sub)criterium zal worden vastgesteld met een definitief scoringspercentage. Dit percentage zal worden gebruikt om het behaalde aantal punten te berekenen.

De Beoordelingscommissie baseert haar waarderingen op het totaalbeeld van de kwaliteit van de Inschrijving met betrekking tot het desbetreffende kwaliteitsonderdeel. De kwaliteitsonderdelen zijn voorzien van een toelichting, waarin elementen worden genoemd die voor Aanbesteder van belang zijn. Deze elementen zijn slechts genoemd ter toelichting ten behoeve van inschrijver en zijn niet te beschouwen als nadere “subgunningscriteria”. De genoemde elementen zijn niet in volgorde van belangrijkheid opgenomen. De beoordelaars hanteren bij de beoordeling de volgende uitgangspunten: - Concrete maatregelen en toezeggingen worden hoger gewaardeerd dan algemene/abstract geformuleerde voorstellen en plannen. Uiteraard geldt dat concrete plannen en toezeggingen bij de uitvoering van de Opdracht ook daadwerkelijk moeten worden waargemaakt; - Van de inschrijvers wordt verwacht dat zij de gemaakte keuzes in de aangeboden plannen motiveren, aangeven welke afwegingen zij hebben gemaakt, en toelichten op welke wijze wordt gegarandeerd dat de aangeboden plannen haalbaar zijn en daadwerkelijk zullen worden uitgevoerd. Het ontbreken van een voldoende toelichting leidt tot een lagere waardering van de plannen; - De uitwerking dient gerelateerd te zijn aan de in de aanbestedingsstukken beschreven criteria en uitgangspunten.

- Bij het toekennen van het cijfer wordt tevens gekeken naar de volledigheid en de mate van vertrouwenwekkendheid van de verstrekte informatie en het totaalbeeld en de onderlinge samenhang van de elementen per subgunningscriterium.

- 24 -

Openbare Europese Aanbesteding voor accountantsdiensten kenmerk 48-2021

Bij de kwaliteitsonderdelen kent de Beoordelingscommissie, tenzij anders weergegeven, per (sub)criterium een waardering toe als opgenomen in onderstaande tabel. Waardering

Toelichting

Slecht / niet of nauwelijks aangetroffen / uitgewerkt

(Een deel van) de gevraagde informatie ontbreekt in de uitwerking en/of de uitgewerkte informatie is inhoudelijk niet relevant en/of de uitwerking is niet of nauwelijks SMART en/of de uitwerking biedt geen/slechte meerwaarde en/of sluit in het geheel niet aan bij de geformuleerde doelstellingen bij het criterium. De uitgewerkte informatie is inhoudelijk niet (geheel) relevant en/of met de uitwerking is onvoldoende SMART en/of de uitwerking biedt geen meerwaarde en/of met de uitwerking wordt in onvoldoende concrete en vertrouwenwekkende mate invulling gegeven aan de geformuleerde doelstellingen bij het criterium. De uitwerking is voldoende SMART uitgewerkt, de uitwerking biedt enige meerwaarde en/of met de uitwerking wordt in voldoende concrete en vertrouwenwekkende mate invulling gegeven aan de geformuleerde doelstellingen bij het criterium. De uitwerking is in goede mate SMART uitgewerkt, de uitwerking biedt duidelijk meerwaarde en/of met de uitwerking wordt in goede concrete en vertrouwenwekkende mate invulling gegeven aan de geformuleerde doelstellingen bij het criterium. De uitwerking is in uitstekende mate SMART uitgewerkt, de uitwerking biedt veel meerwaarde en/of met de uitwerking wordt in uitmuntende concrete en vertrouwenwekkende mate invulling gegeven aan de geformuleerde doelstellingen bij het criterium.

Onvoldoende / Matig

Voldoende

Goed

Uitstekend

- 25 -

Percentage van de maximale score 0%

20%

50%

80%

100%

Openbare Europese Aanbesteding voor accountantsdiensten kenmerk 48-2021

De uitwerking van de kwaliteitsonderdelen dient helder en SMART te worden beschreven. Onder “SMART” wordt het volgende verstaan: Specifiek: de mate waarin de inschrijver de door hem aangeboden aanpak eenduidig heeft omschreven; Meetbaar: de mate waarin de inschrijver aangeeft hoe hij zal verifiëren c.q. valideren dat de door hem aangeboden aanpak het beoogde zal worden bereikt; Acceptabel: de mate waarin de inschrijver kan aantonen dat de door hem aangeboden aanpak aanvaardbaar is binnen de daaraan te stellen en gestelde eisen; Realistisch: De mate waarin de inschrijver kan aantonen dat de door hem aangeboden aanpak haalbaar is; Tijdsgebonden: De mate waarin de inschrijver kan aangeven dat de door hem aangeboden aanpak binnen de daarvoor benodigde tijd zal kunnen worden gerealiseerd. De uitwerkingen voor de kwalitatieve Gunningscriteria zijn gemaximeerd tot een bepaald aantal pagina’s. Eventuele schema’s voorbeeld rapportages mogen in aanvulling op het maximum aantal aangegeven pagina’s als bijlage worden toegevoegd. De bijlage mag niet als tekstuitbreiding worden toegepast. Indien meer dan het voorgeschreven aantal pagina’s wordt gebruikt, dan wordt het meerdere niet in de beoordeling betrokken. G1 Plan van aanpak Inschrijver dient bij de Inschrijving een Plan van Aanpak ( PvA) in te dienen.

Het doel van het PvA is om van de inschrijver een beeld te krijgen over de wijze van uitvoeren van de Opdracht, de daarbij gehanteerde aanpak en werkwijze en inzet van personeel. In de uitwerking van het kwalitatieve subgunningscriterium “Plan van aanpak” worden onderstaande doelstellingen door Opdrachtgever nagestreefd: -

Een accountant die partner in plaats van opdrachtnemer is; een accountant met lef, die durft te zeggen waar het op staat; een accountant die positief kritische houding aanneemt en proactief vaktechnisch sterk is; een accountant die zich realiseert dat hij in eerste instantie voor de raad werkt; een accountant die zich goed heeft ingelezen in de Groninger situatie en organisatie.

Voor alle onderdelen in het plan van aanpak geldt dat er door Inschrijver aandacht besteed moet zijn voor wat er wordt verwacht van het college en van de Raad, audit committee en de interne gemeentelijke organisatie om uw rol van partner of accountant goed in te vullen.

- 26 -

Openbare Europese Aanbesteding voor accountantsdiensten kenmerk 48-2021

G1.1. Controle aanpak De inrichting van de (interim)controle(s) om tot een deugdelijke grondslag/ beoordeling te komen, wordt door de inschrijver zelf bepaald en conform de lijn wat is opgenomen hierover in het Programma van Eisen. Inschrijver dient bij de uitwerking zoveel mogelijk invulling te geven aan de voormelde doelstellingen en dient in de beschrijving van de controleaanpak minimaal aandacht te besteden aan onderstaande elementen: 1 Een beschrijving in de vorm van een klantreis van een actueel proces (te denken aan grondexploitaties, zorg) waarin concreet wordt uitgewerkt welke taken Opdrachtnemer gaat uitvoeren, gedurende het jaar, waarbij Opdrachtnemer gebruik kan maken van de interne processen, waaronder de 3-lines of defence (model), en ook een doorkijk geeft over de samenwerking de komende jaren erna. 2 De wijze waarop Inschrijver de organisatie scherp gaat houden. 3 De wijze van synergie, hoe en in welke vorm inschrijver samen gaat optrekken met Opdrachtgever. 4 Gemeente Groningen hecht groot belang aan innovatie en doorontwikkeling van digitale dienstverlening. Welke mogelijkheden Inschrijver ziet voor Opdrachtgever in het digitaliseren en automatiseren (robotiseren) van het controleproces en hoe dit kan door laten werken in de natuurlijke adviesfunctie. o waar en op welke wijze innovatie en digitalisering kunnen bijdragen aan een goede accountantscontrole.

o waar kan synergievoordeel behaald worden (zowel voordeel binnen de gemeente Groningen als bij Inschrijver). Inschrijver dient concrete voorbeelden te geven over hoe ze dit bij andere opdrachtgevers doen en hier onderscheidend zijn. De beschrijving mag maximaal 3 A4 (enkelzijdig, leesbaar lettertype) bevatten. Indien er meer dan 3 A4 wordt ingediend zullen enkel de eerste drie pagina’s worden beoordeeld. Inschrijver dient de bovenstaande punten chronologisch in uw beschrijving aan de orde te laten komen.

- 27 -

Openbare Europese Aanbesteding voor accountantsdiensten kenmerk 48-2021

G1.2 .Natuurlijke adviesfunctie /communicatie Inschrijver dient bij de uitwerking zoveel mogelijk invulling te geven aan de voormelde doelstellingen en dient in de beschrijving van de natuurlijke adviesfunctie en communicatie minimaal aandacht te besteden aan onderstaande elementen: 1. Wat Inschrijver verstaat onder de natuurlijke adviesfunctie en hoe Inschrijver de natuurlijke adviesfunctie invult. 2. Hoe wordt de communicatie van natuurlijke adviesfunctie vormgegeven? en op welke wijze draagt inschrijver zorg voor dat men de taal spreekt van de raad, college en audit committee enerzijds en Interne organisatie anderzijds? 3. Hoe stelt de inschrijver de samenwerking en relatie met de raad / audit committee voor? 4. Inschrijver onderbouwt bovenstaande punten met voorbeelden van andere Opdrachtgevers. Om inzicht te geven in de wijze van advisering vragen wij als Bijlage een voorbeeld accountantsverslag en managementletter (geanonimiseerd) van een vergelijkbare organisatie als de Gemeente Groningen waarin de belangrijkste adviezen zijn opgenomen. De Bijlage telt niet mee voor de maximale omvang voor dit subgunningscriterium. De toelichting mag maximaal 2 A4 (enkelzijdig, leesbaar lettertype) bevatten. Indien er meer dan 2 A4 wordt ingediend zullen enkel de eerste twee pagina’s worden beoordeeld.

Inschrijver dient bovenstaande punten chronologisch in uw beschrijving aan de orde te laten komen. Alle punten wegen even zwaar. Bij de beoordeling wordt in ieder geval gelet op de volgende elementen: - De concrete invulling van de natuurlijke adviesfunctie; - De concrete invulling van de communicatie. - Begrijpt wat de gemeenteraad van de Inschrijver verwacht.

- 28 -

Openbare Europese Aanbesteding voor accountantsdiensten kenmerk 48-2021

G.1.3 Controleteam Het aangeboden controleteam en de continuïteit van het controleteam zijn van essentieel belang voor de kwaliteit van de uit te voeren werkzaamheden tijdens de looptijd van de overeenkomst. Opdrachtgever hecht waarde aan een controleteam waarbij het verloop van personeel tot een minimum beperkt blijft en waarbij de kwaliteit/ervaring van eventuele nieuwe medewerkers van hetzelfde niveau worden ingezet. Daarnaast verwacht Opdrachtgever van Inschrijver dat voor de verschillende vraagstukken en de samenhang van complexiteit, de juiste expertise en ervaring wordt ingezet tijdens het verrichten van de dienstverlenging. In de beschrijving van het controleteam wordt minimaal aandacht besteed aan onderstaande elementen: 1. Hoe er zorg voor wordt gedragen dat de samenstelling van het team zodanig is dat de voor een adequate dienstverlening benodigde specialismen in het controleteam vertegenwoordigd zijn en blijven; 2. Op welke wijze de continuïteit binnen het controleteam wordt gewaarborgd: o en hoe slaagt Inschrijver daar in? o Hoe heeft Inschrijver dit vormgegeven bij andere opdrachtgever(s)? 3. Hoe de inzetverdeling van werkzaamheden binnen het team wordt georganiseerd; 4. Hoe de opbouw tussen de verschillende functie niveaus is; 5.

In welke mate en op welk moment Opdrachtgever invloed heeft op het inzetten van zwaardere expertise door Inschrijver tijdens de dienstverlening, bijvoorbeeld bij vraagstuk grondexploitatie. Bij de beoordeling wordt in elk geval gelet op de volgende elementen: -

De reikwijdte en diepgang van de deskundigheidsbevordering van de eigen medewerkers, Uw visie over de rolverdeling binnen het controleteam. De in het team aanwezige ervaring en kennis, vakinhoudelijk en politiek bestuurlijk. De kwaliteit van de waarborgen aangaande continuïteit binnen het controleteam met het oog op verloop en kennisoverdracht bij vervanging.

De toelichting mag maximaal 1 A4 (enkelzijdig, leesbaar lettertype) bevatten. Indien er meer dan 1 A4 wordt ingediend zullen enkel de eerste pagina worden beoordeeld. Inschrijver dient de bovenstaande 5 punten chronologisch in de beschrijving aan de orde te laten komen. Als bijlage dient te worden bijgevoegd: -

1 CV van de in te zetten Partner 1 CV van de in te zetten senior Controleleider 1 CV van de in te zetten Controleleider

- 29 -

Openbare Europese Aanbesteding voor accountantsdiensten kenmerk 48-2021

G2 Inschrijfsom Er zijn maximaal 300 punten te behalen voor het onderdeel Inschrijfsom. Het kwantitatief Gunningscriterium “Inschrijfsom” wordt gevormd door een door de Inschrijver te offreren inschrijfsom, overeenkomstig hetgeen is bepaald in het Prijzenformulier Bijlage C. Inschrijver dient de Opdracht en gevraagde prestaties voor deze prijzen en tarieven uit te voeren. Voor een nadere beschrijving van de onderdelen en de bijbehorende prijzen en tarieven die Inschrijver dient aan te bieden, alsmede de wijze waarop het Prijzenformulier wordt gebruik wordt verwezen naar de instructies op het tabblad van het Prijzenformulier. De totaalprijs wordt berekend over de periode van vijf (5) jaar, de Total Cost of Ownerschip. De totaalprijs op het prijzenformulier vormt de prijs die in de beoordeling wordt betrokken (de Inschrijfsom). Bij de beoordeling van de totaalprijs wordt gebruik gemaakt van de rekenformule ‘gewogen factor score methode’. De Inschrijver met de laagste totaalprijs krijgt het maximaal aantal punten. De prijzen van de andere Inschrijvers worden hier naar rato aan gerelateerd, afgerond op twee cijfers na de komma.

Toekenning van het aantal punten voor het kwantitatieve Gunningscriterium gebeurt aan de hand van de volgende systematiek: Laagste Totaal Prijs TCO Inschrijver Score Inschrijver: ---------------------------------------------------- x 300 = score Totaal Prijs TCO Inschrijver Het prijzenformulier dient bij de Inschrijving te worden gevoegd als de scan van de getekende versie (in PDF) alsmede het Excel-bestand. Bij het opgeven van de prijzen gelden de volgende uitgangspunten: - Opdrachtgever verwacht een realistische prijsopgave, Inschrijvingen die in de ogen van Opdrachtgever niet in verhouding tot de uit te voeren diensten abnormaal laag lijken, kunnen door Opdrachtgever - na verificatie- terzijde worden gelegd; - Inschrijver dient op het prijzenblad netto prijzen aan te bieden exclusief de verschuldigde btw; - alle onderdelen op het prijzenblad dienen met bedragen te worden ingevuld. Vermeldingen en/of afkortingen zoals bijvoorbeeld 'n.v.t.', 'n.t.b.' etc. zijn dus niet toegestaan; - het is niet toegestaan negatieve bedragen in te voeren; - manipulatieve inschrijvingen zullen worden uitgesloten; - alle prijzen en tarieven welke worden weergegeven dienen ’all-in’ te zijn.

- de beschreven en gevraagde dienstverlening in de Offerteaanvraag, Programma van Eisen en antwoorden in Nota(s) van Inlichtingen dient geheel verwerkt te zijn in de aangeboden prijzen/tarieven; - alle gevraagde uurtarieven gelden tevens voor eventuele vervolgopdrachten gedurende de looptijd van de Opdracht. De uurtarieven mogen conform het bepaalde indexcijfer in het Programma van Eisen jaarlijks worden aangepast; - alle prijzen en tarieven staan vast tot 01 juni 2024.

- 30 -

Openbare Europese Aanbesteding voor accountantsdiensten kenmerk 48-2021

G3 Verdiepingsgesprek op basis van een casus Inschrijvers die na beoordeling van de gunningscriteria G.1 en G2 nog redelijkerwijs in aanmerking kunnen komen voor gunning, worden uitgenodigd voor een verdiepingsgesprek op basis van een casus. Het gesprek zal plaatsvinden met de leden van de beoordelingscommissie. Het doel van het verdiepingsgesprek is nadere informatie te krijgen over de inschrijver, en hoe die in de praktijk acteert, met name ook waar het betreft de natuurlijke adviesfunctie (zie hoofdstuk 9). Aan de inschrijver zal een aantal vragen worden voorgelegd die kunnen helpen bij de boordeling van de consistentie en feitelijke onderbouwing van de inschrijving. Anders dan bij een presentatie door de inschrijver wordt van de inschrijver verwacht dat die zich kan inleven in gestelde problematiek en daar adequaat op kan reageren, waarbij standvastigheid, aanpassingsvermogen, (zelf)reflectie en relativeringsvermogen een belangrijke rol spelen. Het gesprek zal van de zijde van de inschrijver plaatsvinden met de partner en de controleleider die de werkzaamheden binnen de gemeente Groningen zal leiden. Hiervoor zal 60 minuten vóór aanvang van het verdiepingsgesprek een casus (op basis van een Groningsthema) worden overhandigd. Voor het verdiepingsgesprek is 75 minuten gereserveerd, indicatief opgebouwd als volgt: a. 10 minuten voor een korte introductie; b.

30 minuten voor het verdiepingsgesprek op basis van een casus; c. 25 minuten voor vragen van de beoordelingscommissie n.a.v. de kwalitatieve inschrijving. Eventuele nadere toelichting op inschrijving door Inschrijver. d. afronding en uitloop

Bij de integrale beoordeling van het verdiepingsgesprek op basis van een casus wordt in elk geval gelet op de volgende elementen: -

een accountant die partner in plaats van opdrachtnemer is; een accountant met lef, die durft te zeggen waar het op staat; een accountant die positief kritische houding aanneemt realiseert zich dat hij in politiek en publiek krachtenveld werkt een accountant die zich realiseert dat hij in eerste instantie voor de raad werkt; een accountant die zich goed heeft ingelezen in de Groninger situatie en organisatie.

De leden van de Beoordelingscommissie zijn niet bekend met het prijsdeel van de offerte, zodat zij de kwaliteit los van de prijs kunnen beoordelen. Daarom is het niet toegestaan de inschrijfsom tijdens het verdiepingsgesprek kenbaar te maken! Overige informatie: Locatie van de presentatie is: Harm Buiterplein 1 Groningen

- 31 -

Openbare Europese Aanbesteding voor accountantsdiensten kenmerk 48-2021

Op locatie zijn de Presentatiehulpmiddelen zoals beamer en presentatiescherm aanwezig, Inschrijver dient zelf een laptop mee te nemen. Aanwezigen tijdens de presentatie: Van de kant van de Opdrachtgever zijn aanwezig: - Concerncontroller - Adviseur financiën - Plaatsvervangend griffier - Twee (2) Leden audit committee - Inkoper Schema Verdiepingsgesprek op basis van een casus Inschrijvers worden voor één van de onderstaande rondes uitgenodigd om het verdiepingsgesprek aan te gaan op basis van een casus. Wij vragen u hiertoe de gereserveerde data alvast in uw agenda’s vrij te houden om het inplannen van de definitieve presentaties te vereenvoudigen. dag

Tijdstip

donderdag 16-12-2021

10:00 - 11:15 uur

donderdag 16-12-2021

12:30 - 13:45 uur

donderdag 16-12-2021

15:00 - 16:15 uur

vrijdag 17-12-2021

10:00 - 11:15 uur

vrijdag 17-12-2021

12:30 - 13:45 uur

- 32 -

Openbare Europese Aanbesteding voor accountantsdiensten kenmerk 48-2021

9 Programma van Eisen De gemeenteraad van de gemeente Groningen wijst een of meer accountants aan als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, belast met de controle van de jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. In het programma van eisen komen de volgende onderwerpen aan de orde: • Certificerende functie o

Controle op de jaarrekening

o

Interim-controle

o

(optioneel) (subsidie) Deelverklaringen

o

Rapportages en besprekingen

•

Natuurlijke adviesfunctie

•

Rechtmatigheid

•

Deskundigheid, ervaring en continuïteit controleteam

•

Communicatie

Naast eerder genoemde Gemeentewet, de financiële en de controle verordening van de gemeente Groningen en het programma van eisen, worden nadere eisen gesteld aan de accountantscontrole in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) en het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV). Indien op moment van inschrijving toekomstige wijzigingen in de relevante wetgeving te voorzien of bekend zijn, dient de inschrijver hier rekening mee te houden in de inschrijving door deze eventuele aanvullende controles op te nemen. Bijvoorbeeld de wijzigingen in de BBV, de Wet Markt en Overheid, de Wet Normering Topinkomens en de VPB. Certificerende functie De aanbesteding heeft voor wat betreft dit onderdeel betrekking op het certificeren van de navolgende verantwoordingen: • De jaarrekening van de gemeente Groningen •

Overige verklaringen als onderdeel van de jaarrekening (zie Bijlage A)

Voor wat betreft de invulling van de certificerende functie zijn de Gemeentewet en de daarop gebaseerde besluiten, in het bijzonder het Besluit accountantscontrole decentrale overheden, uitgangspunt. De in het kader van de certificerende functie te verrichten werkzaamheden en de daarop aansluitende verslaggeving dienen het cyclische Planning en Control proces van de gemeente Groningen te volgen, conform de financiële- en de controleverordening van de gemeente Groningen en de jaarkalender Planning en Control. Dit alles binnen, na overleg met de accountant, door de gemeente Groningen vastgestelde en in de jaarlijkse startnotitie opgenomen tijdslimieten. Controle op de jaarrekening Voor wat betreft de toleranties zijn voor de gemeente uitgangspunt de goedkeuring- en rapportage- toleranties zoals opgenomen in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden.

- 33 -

Openbare Europese Aanbesteding voor accountantsdiensten kenmerk 48-2021

De raad zal – via het Audit Committee - voorafgaand aan de jaarlijkse controle aan de accountant aangeven aan welke posten van de jaarrekening en deelverantwoordingen, dan wel aan welke producten en/of organisatieonderdelen specifiek aandacht gegeven moet worden. Zij geven daarbij eveneens aan of en zo ja welke rapporteringstoleranties daarbij gelden. De van toepassing zijnde goedkeuringstoleranties zoals verwoord in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) en vastgelegd in de controleverordening, namelijk: • Ten aanzien van fouten in de jaarrekening 1% van de omvangbasis; • Ten aanzien van onzekerheden in de controle 3% van de omvangbasis; • De omvangbasis is gelijk aan de totale lasten plus de dotaties aan de reserves van Opdrachtgevers. • Richtinggevend is de rapportagetolerantie zoals nu van toepassing ad. EUR 475.000. De rapportagetolerantie wordt vastgesteld door raad. Interim-controle Onderdeel van de certificerende functie is de door Opdrachtnemer uit te voeren interim-controle. Deze controle is gericht op de werking van de administratieve organisatie (AO) en de interne controle (IC). De bevindingen naar aanleiding van de interim-controle dient Opdrachtnemer in de vorm van een managementletter vast te leggen. De opdrachtnemer steunt waar mogelijk op de werkzaamheden uitgevoerd door de verbijzonderde Interne Controle (IC) afdeling.

De verbijzonderde IC-afdeling werkt in de uitvoering van haar werkzaamheden nauw samen met de externe accountant. Hierbij is de verbijzonderde interne controle niet te verwarren met interne controle. De interne controles vinden plaats in de 1e en 2e lijn. Bij de verbijzonderde interne controle (de 3e lijn) wordt onder andere de samenwerking tussen de 1e en 2e lijn beoordeeld. Bij de externe accountant worden de werkzaamheden aangeleverd zoals die door de verbijzonderde IC-afdeling zijn uitgevoerd. Er wordt echter niet op gesteund zoals bedoeld in de “Nederlandse Standaard 610 Gebruikmaken van de werkzaamheden van interne auditors”. Van de interne audits zijn onder meer de controledoelstelling, de uitgevoerde werkzaamheden en de bevindingen toegankelijk vastgelegd. Aanvullende informatie over de werkwijze en de van toepassing zijnde processen zijn opgenomen in bijlage B. Overige verklaringen De controle op de jaarrekening is inclusief de bijlage Single information en Single audit (SiSa) voor specifieke uitkeringen. Voor een aantal specifieke uitkeringen wordt namelijk de verantwoordingsinformatie verstrekt op basis van indicatoren en als bijlage bij de jaarrekening gevoegd. Het betreft grotendeels verklaringen ten behoeve van een aantal aan de provincie gelieerde instellingen en samenwerkingsverbanden en deels verklaringen die niet onder SiSa vallen.

Ten aanzien van de SISA verklaringen vragen wij de Inschrijver een bedrag per categorie op te nemen in de aanbieding. In bijlage A is een indicatief overzicht van de overige verklaringen weergegeven. Het overzicht is gebaseerd op de huidige wet- en regelgeving en de huidige activiteiten. De omvang van de benodigde overige verklaringen en de omvang van de daaruit voortvloeiende werkzaamheden kunnen in de contractperiode fluctueren. Een aantal overige verklaringen is van tevoren in te plannen; andere overige verklaringen worden incidenteel opgesteld.

- 34 -

Openbare Europese Aanbesteding voor accountantsdiensten kenmerk 48-2021

Rapportages en besprekingen Van de accountant verwachten wij definitieve rapportages, inclusief de bijbehorende verklaringen en de niet limitatieve besprekingen van de concepten met de Directeur Financiën, Concerncontroller, de Directie, de portefeuillehouder, college en de raad. De eventuele tussentijdse aanpassingen vallen binnen de opdracht. Voorafgaand aan de (interim) controle op de jaarrekening verwachten wij van de accountant dat deze een startgesprek houdt met een vertegenwoordiging van de afdeling Financiën & Control over het controleplan. In dit gesprek komen de wederzijdse verwachtingen, de planning en de op te leveren stukken aan de orde. Ook vindt voorafgaand aan de controle op de jaarrekening een gesprek plaats met het Audit Committee over eventuele specifieke aandachtspunten bij de controle en welke rapporteringstoleranties daarbij gelden. De volgende eisen ten aanzien van de rapportage over de bevindingen zijn van toepassing: • Jaarlijkse rapportage (incl. de af te geven verklaring), uit te brengen aan de raad in afschrift aan het college • In het verslag van bevindingen wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoording daarover waarborgen.

In de af te geven verklaring dienen te zijn opgenomen de uitkomsten van de controle en tenminste de ontwikkeling en analyse van het resultaat en vermogen (resultaat, financiële structuur en weerstandsvermogen). • Managementletter naar aanleiding van de interim-controle bevat tenminste, naast de bevindingen van de interim-controle, bijzondere ontwikkelingen en speerpunten raad door Opdrachtgever aan te geven, bijzondere ontwikkelingen door Opdrachtnemer gesignaleerd en een risicoanalyse als vooruitblik op de jaarrekening; • Deelverklaringen, uit te brengen aan de betreffende verantwoordelijke opdrachtgever.

De natuurlijke adviesfunctie In de natuurlijke adviesrol van Opdrachtnemer ziet de Opdrachtgever graag een proactieve, kritische, objectieve en integere adviseur die zich realiseert dat hij in eerste instantie voor de raad werkt. Vanuit zijn positie als adviseur geeft de Opdrachtnemer: - gevraagd en ongevraagd advies met betrekking tot de (de stukken van) de P&C-cyclus; - op verzoek informatie en advies aan de Raad, het Audit Committee, het College, de wethouders, de directie en de (concern)controller. Opdrachtnemer is tevens een klankbord voor de bewaking van de uitvoering, en de voortschrijdende ontwikkeling van de begroting en jaarrekening. Hij ondersteunt de Raad binnen de grenzen van zijn vakgebied bij zijn kaderstellende en controlerende rol. Met name vanuit zijn adviesrol richting College en Raad en zijn betrokkenheid bij de administratieve organisatie en interne processen is Opdrachtnemer als buitenstaander én als autoriteit in staat om te schakelen tussen doel, proces en resultaat. Hij signaleert daarbij niet alleen problemen, maar draagt ook actief oplossingen aan op basis van zijn deskundigheid en zijn ervaringen bij andere (gemeentelijke) organisaties.

Ook het op mondeling dan wel schriftelijk verzoek adviseren over de ontwikkeling van instrumenten voor de controlfunctie, risico-inschattingen voor het bepalen van het minimaal benodigd weerstandsvermogen en de interpretatie van ontwikkelingen in de wetgeving worden tot de natuurlijke adviesfunctie gerekend worden.

- 35 -

Openbare Europese Aanbesteding voor accountantsdiensten kenmerk 48-2021

Het audit committee Het audit committee, bestaande uit zes raadsleden en ambtelijk ondersteund vanuit de griffie, stuurt namens de raad de accountant aan en heeft onder andere als ambitie uitgesproken om ten behoeve van de gemeenteraad de documenten van de P&C-cyclus verder te verbeteren en bruikbaarder te maken voor het politieke debat in de raad. Daartoe is de afgelopen jaren samen met de organisatie ingezet op een begroting nieuwe stijl, die vanaf begroting 2022 minder omvangrijk, kernachtiger en beter hanteerbaar voor de raad dient te worden. Dat zal ook zijn uitwerking krijgen in de nog te verschijnen gemeenterekeningen, die volgens hetzelfde stramien de raad beter in staat zouden moeten stellen hun controlerende rol ten opzichte van het college van B&W in te vullen. Het audit committee heeft behoefte aan een accountant die meedenkt en adviseert in dat proces. Daarnaast zijn het rapport bij de rekening en de managementletter interimcontrole voor het AC belangrijke documenten om te bespreken met de accountant. Het audit committee vergadert ongeveer zes keer per jaar. In het algemeen wenst het audit committee een accountant die actief en uit eigen beweging bijdraagt aan het versterken van het functioneren van het audit committee in zijn rol als adviseur van de raad en daarmee aan het versterken van de positie van de raad.

Het audit committee ontvangt alle voor hem relevante informatie die vanuit de Opdrachtnemer aan de organisatie wordt overgebracht. Opdrachtnemer informeert het Audit Committee proactief over gevolgen van relevante wetswijzigingen en/of regelgeving en past wijzigingen in de dienstverlening als gevolg deze wetswijzigingen en/of regelgeving pas toe na voorlegging aan het Audit Committee. Het Audit Committee ontvangt aan het begin van elk controlejaar een startnotitie, waarin de accountant aangeeft op welke wijze hij de controle denkt te gaan uitvoeren. Na afloop van het controlejaar volgt er een evaluatie van de uitgevoerde werkzaamheden. Daarin is ook een overzicht opgenomen van de kosten, zowel van de reguliere dienstverlening als van alle extra opdrachten die in het afgelopen boekjaar zijn uitgevoerd door Opdrachtnemer. In dit overzicht dient in ieder geval de opdrachtgever (bestuursorgaan of functionaris van de gemeente), onderwerp, factuurdatum en totaalsom van de factuur te zijn opgenomen. Ook dient gerefereerd te worden aan de prijsafspraken die zijn gemaakt in het contract.

Rechtmatigheid In deze aanbesteding gaan wij er vanuit dat de accountantscontrole van de rechtmatigheidsverantwoording straks feitelijk niet verschilt van de controle van andere posten en toelichtingen in de jaarrekening van de gemeente. De accountant stelt de getrouwheid van de door het college opgestelde rechtmatigheidsverantwoording vast. Communicatie Van de accountant wordt een proactieve rol verwacht in de communicatie zodat het bestuur en het ambtelijk management optimaal ondersteund worden. Wij vragen de Inschrijver om een duidelijk aanspreekpunt, die verantwoordelijk is voor de hele dienstverlening aan gemeente Groningen. Inschrijver draagt zorg voor gestructureerd overleg met de relevante vertegenwoordigers van bestuur en de ambtelijke organisatie zowel op proces als inhoud, waarvan de inzet is inbegrepen bij de prijs. Graag ontvangen wij van de inschrijver een voorbeeld rapportage en een voorstel voor de overlegstructuur zodat uit de inschrijving blijkt hoe de Inschrijver invulling geeft aan de communicatie en de vorm van rapporteren.

- 36 -

Openbare Europese Aanbesteding voor accountantsdiensten kenmerk 48-2021

Voorafgaand aan de werkzaamheden spreken we met de accountant een planning af. De Inschrijver onderschrijft het belang van de planning en houdt zich aan de planning om afgesproken termijnen met college en raad te realiseren. Informatieveiligheid Van inschrijver wordt verwacht dat diens werkwijze op een dusdanige wijze is ingericht dat deze voldoende veilig is en voldoet aan de eisen die hieraan worden gesteld in wet- en regelgeving en door de AFM. Uitwisseling van informatie dient plaats te vinden op een wijze die voorziet in beveiliging met een twee-factorauthenticatie of gelijkwaardig.

- 37 -

Openbare Europese Aanbesteding voor accountantsdiensten kenmerk 48-2021

9.1 Eis

Algemene, juridische en commerciële- eisen

Volledig akkoord met de Algemene, Juridische en Commerciële- eisen

Algemeen 1.

1 Inschrijver stemt in met de inhoud en voorwaarden van deze Offerteaanvraag waaronder

de wijze van aanbesteding, beoordelingsmethoden en indiening van de Inschrijving inclusief de (eventueel) door Opdrachtgever hierop in de Nota(‘s) van Inlichtingen vermelde wijzigingen, aanvullingen en/of toelichtingen. 2.

2 Inschrijver verklaart dat de Inschrijving niet tot stand is gekomen onder invloed van een

overeenkomst, besluit of gedraging in strijd met het Nederlands of Europese mededingingsrecht. Inschrijver verklaart dat hij zich zal onthouden van gedragingen die de mededinging tussen Inschrijvers beperken. In het bijzonder zal de Inschrijver geen informatie over zijn Inschrijving of over het overleg met de Opdrachtgever uitwisselen met andere Inschrijvers of met derden. 3.

5 Het zelf samenstellen en als gevolg daarvan afwijken van de vraagstelling van de door

Opdrachtgever samengestelde bijlagen/standaardformulieren die door Inschrijver moeten worden ingevuld leidt tot uitsluiting van de procedure. Inschrijver dient zich in zijn response te conformeren aan de structuren/sjablonen die Opdrachtgever daarvoor ter reactie op de gestelde eisen en wensen ter beschikking stelt. 4.

6 De aanbieding van Inschrijving is in de Nederlandse taal gesteld. Een uitzondering wordt

gemaakt voor documenten die oorspronkelijk / uitsluitend in een andere taal zijn gesteld. Mogelijke voorbeelden hiervan zijn technische omschrijvingen van materieel en getuigschriften van buitenlandse opdrachtgevers. Opdrachtgever kan in voorkomend geval om een officiële vertaling verzoeken. Juridisch 5.

De algemene voorwaarden van Inschrijver worden uitdrukkelijk van de hand gewezen. Uitsluitend de door gemeente Groningen gehanteerde voorwaarden zijn van toepassing. In de aanbieding van Inschrijver wordt niet (deels) naar andere juridische voorwaarden verwezen, ook niet als deze niet in tegenspraak zouden zijn met de voorwaarden van de gemeente Groningen. Inschrijver verklaart zich volledig en onvoorwaardelijk akkoord met de overeenkomst en de Algemene voorwaarden van de NBA (NBA 2017, variant 2) voor leveringen en diensten zoals deze bij de Offerteaanvraag zijn gevoegd inclusief de (eventueel) door Opdrachtgever geaccepteerde en aangegeven wijzigingen in de Nota van inlichtingen.

6.

8 Inschrijver verklaart zich akkoord dat een af te sluiten overeenkomst eerst tot stand komt

wanneer alle toestemmingen, waaronder goedkeuring van de gemeenteraad van de Gemeente Groningen zijn verkregen. 7.

Het verrichten van de werkzaamheden is voorbehouden aan de beroepsgroep der

- 38 -

Openbare Europese Aanbesteding voor accountantsdiensten kenmerk 48-2021

Registeraccountants (als bedoeld in Burgerlijk Wetboek 2, titel 9). De aard en omvang van de werkzaamheden bepaalt Opdrachtnemer op basis van de Gedrag- en Beroepsregels (deugdelijke grondslag). Opdrachtnemer voert de dienstverlening uit in overeenstemming met de toepasselijke (beroeps)regelgeving, hetgeen bij of krachtens de wet van hem wordt geëist en algemeen aanvaarde normen binnen zijn bedrijfstak en gedragscodes waarvan Opdrachtnemer redelijkerwijs kennis zou moeten hebben ten tijde van uitvoeren van de Accountantsdiensten. Opdrachtgever zal de daaruit voor Opdrachtnemer voortvloeiende verplichtingen vanuit het dwingend rechterlijke kader respecteren. Een wijziging van voormelde regelgeving, normen etc. is voor rekening en risico van Opdrachtnemer en leidt niet tot extra (controle)kosten voor Opdrachtgever. 8.

Inschrijver heeft kennisgenomen van het bepaalde in artikel 2:5 van de Algemene wet bestuursrecht. Inschrijver draagt er zorg voor dat personen die zijn belast met het opstellen van de Inschrijving en kennis nemen van de hiervoor benodigde informatie over Opdrachtgever op de hoogte zijn van de geheimhoudingsplicht.

9.

Voor zover de Opdracht wordt verricht ten kantore van Opdrachtgever draagt de Inschrijver er voor zorg dat alle in te zetten medewerkers voor de uitvoering van de Opdracht zijn voorzien van een VOG, Verklaring Omtrent Gedrag, niet ouder dan één (1) jaar. Commercieel 10.

11.

Alle prijzen en tarieven welke worden weergegeven dienen ’all-in’ te zijn, inclusief salariskosten, overheadkosten, kosten voor gebruik apparatuur, kosten van keuringen, certificaten, verzekeringen, transport, reis- en verblijfskosten, parkeerkosten, wervingsen selectiekosten, vervangingskosten etc. De Inschrijving waaronder de Prijs voor controle van de jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen als bedoeld in de gemeentewet en cf. artikel 393 eerste lid van boek 2 BW, is gebaseerd op de werkelijke c.q. bestaande situatie bij Opdrachtgever, en dus niet op een veronderstelde ideale situatie. Inschrijver heeft bij het bepalen van deze Prijs o.a. kennis genomen van, en rekening gehouden met: - de interne organisatie van Opdrachtgever en de vigerende interne beheersingsorganisatie (waaronder administratieve organisatie, inclusief interne controlemaatregelen) en organisatieontwikkelingen; - de op Opdrachtgever van toepassing zijnde wet- en regelgeving; - relevante ontwikkelingen; - de op de Aanbestedingswebsite geplaatste documenten en nadere toelichting op de Offerteaanvraag, teneinde een reëel beeld te hebben van de organisatie van Opdrachtgever, de verantwoordelijkheden en bevoegdheden, het planning- en control-proces, relevante

- 39 -

Openbare Europese Aanbesteding voor accountantsdiensten kenmerk 48-2021

informatiesystemen en de uit te voeren Accountantsdiensten. Inschrijver houdt bij zijn Inschrijving rekening met het systeem van interne beheersing waaronder de verbijzonderde interne controle van Opdrachtgever. Het niet bekend zijn met de situatie bij Opdrachtgever en/of extra werk als gevolgd van het niet tijdig overleggen van de Client Assistance letter dan wel een onvolledige Client Assistance letter kan nimmer aanleiding zijn tot additionele verrekening c.q. meerwerk (extra kosten). 12.

Indien Opdrachtgever taken en/of (onderdelen van) gemeentelijke organisatieonderdelen afstoot waardoor de werkzaamheden van Opdrachtnemer aantoonbaar worden verlicht, dient Opdrachtnemer de prijs voor het Basispakket neerwaarts bij te stellen.

13.

De geoffreerde prijzen en tarieven zijn in ieder geval vast tot 1 juni 2024. Opdrachtnemer is gerechtigd één keer per jaar op 1 juni, voor het eerst per 1 juni 2024, haar tarieven aan te passen. Inschrijver dient hiertoe een onderbouwd en voorzien van bewijsstukken voorstel voor prijsaanpassing in te dienen. U dient uw voornemen tot prijsaanpassing minimaal 6 weken voor de ingangsdatum bekend te maken. Pas na schriftelijke goedkeuring van Opdrachtgever kan de aanpassing worden doorgevoerd. De prijsaanpassing kan alleen plaatsvinden op basis indexering van het: CBS-prijsindexcijfer: dienstenprijzen; commerciële dienstverlening en transport, index 2015=100, DPI 692 (accountants, boekhouders en belastingconsulenten). De berekening dient als volgt te geschieden: Nieuw Tarief = Tarief oud x (L1/L0). Tarief oud: (volgens opgave Inschrijver). Nieuw Tarief: het nieuw overeengekomen tarief L0: CBS index 1e kwartaal 2023. L1: CBS index 1e kwartaal 2024. Afronding op 2 cijfers achter de komma. Indien de indexcijfers nog niet zijn vastgesteld worden de voorlopige cijfers gehanteerd zonder dat een eventuele verrekening achteraf plaats vindt.

De genoemde jaartallen worden gedurende de looptijd van de Overeenkomst telkens met één (1) jaar verhoogd Indien in een jaar afgezien is van het herzien van prijzen en tarieven, dan vindt indexering in het daarop volgende jaar slechts plaats over de periode van één jaar. Van indexering over meerdere jaren is derhalve nimmer sprake.

14.

Opdrachtnemer is in staat haar facturen te voorzien van inkoop referentienummers van Opdrachtgever.

15.

Facturering Facturen dienen digitaal te worden ingediend via facturendigitaal@groningen.nl.

- 40 -

Openbare Europese Aanbesteding voor accountantsdiensten kenmerk 48-2021

Opdrachtgever wenst de factuurstroom tot een minimum te beperken. Opdrachtnemer dient per kwartaal de in het voorafgaande kwartaal verrichte Accountantsdiensten per gemeente en verbonden partij op verzamelfacturen te factureren. Er wordt als volgt gefactureerd: Basispakket: 1e termijn (voor aanvang interimcontrole): 25 % van de prijs op 1 september van het boekjaar; 2e termijn (na afronding interimcontrole): 25% van de prijs op 1 december van het boekjaar of zoveel later nadat de Managementletter(s) zijn overlegd; 3e termijn (na afronding jaarrekeningcontrole): 50% van de prijs op 1 juni van het jaar volgend op het boekjaar of zoveel later nadat de verklaring is afgegeven. SISA: In het 3e termijn kunnen de SISA onderdelen worden gefactureerd. Bijzondere verklaringen en Aanvullende dienstverlening: Facturen dienen gespecificeerd te worden aangeleverd waarbij wordt aangegeven: - de werkzaamheden die verricht zijn - in welk tijdvak en t.b.v. welke uitkering/regeling - de uren per medewerker die hiervoor nodig waren - de tarieven per medewerker - bewijs voorafgaande toestemming/opdracht tot verrichten Aanvullende dienstverlening of meerwerk. Betaling zal pas plaatsvinden nadat Opdrachtgever een conveniërende rapportage heeft ontvangen.

9.2

Technische specificaties en uitvoeringsvoorwaarden die milieu en dierenwelzijn betreffen of die gebaseerd zijn op sociale overwegingen

Uitvoeringsvoorwaarde Social Return: Deze Opdracht is door de gemeente Groningen aangemerkt voor het opnemen van een Social Return bepaling. Het doel van social return is het bevorderen van arbeidsparticipatie. Dit kan onder andere in de vorm van arbeidsplaatsen, leer-werkplekken en stageplekken te bieden voor doelgroepen of door op een andere wijze een (aanvullende) maatschappelijke bijdrage te leveren. Social-returnverplichting 01 De verplichting vloeit voort uit een gegunde opdracht door Opdrachtgever aan Opdrachtnemer. 02 De Opdrachtnemer moet bij de uitvoering van de opdracht 5% van de opdrachtsom exclusief BTW inzetten voor social return. 03 De Opdrachtnemer is zelf verantwoordelijk voor het nakomen van zijn socialreturnverplichtingen. 04 De Opdrachtnemer ontvangt na de gunning per e-mail de inloggegevens voor de monitoringsapplicatie www.socialreturninmonitor.nl. 05 De Opdrachtnemer neemt binnen 7 dagen na ontvangst van de inloggegevens contact op met de contactpersoon van het werkplein die gekoppeld is aan het project in het

- 41 -

Openbare Europese Aanbesteding voor accountantsdiensten kenmerk 48-2021

monitoringsapplicatie onder het tabblad contact. 06 In de bijlage “Uitvoeringsvoorwaarden social return” worden de uitvoeringsvoorwaarden nader toegelicht. Door het ondertekenen van de Akkoordverklaring Offerteaanvraag verklaart Inschrijver dat hij akkoord gaat met deze voorwaarde(n).

- 42 -

Openbare Europese Aanbesteding voor accountantsdiensten kenmerk 48-2021

Bijlage A Overzicht indicatief aantal SISA verantwoordingen De controle op de jaarrekening is inclusief de bijlage Single information en Single audit (SiSa) voor specifieke uitkeringen. Voor een aantal specifieke uitkeringen wordt namelijk de verantwoordingsinformatie verstrekt op basis van indicatoren en als bijlage bij de jaarrekening gevoegd. Een indicatie van de omvang van de SISA is in onderstaande tabel opgenomen. De gemeente Groningen heeft een categorie indeling in onderstaande tabel opgenomen en vraagt een prijs per categorie uit. SISA verantwoordingen

EUR 0 verantwoordingen

Meer eenvoudige verantwoordingen met bestedingen < EUR 125.000

Meer complexe verantwoordingen met bestedingen > EUR 125.000

Indicatie aantal

12

3

21

Het aantal is indicatief bepaald op basis van de rekening 2020 en de verwachtte aantallen 2021. Tevens merken wij op dat sommige van de bovenstaande verantwoordingen meerdere beschikkingen bevatten.

- 43 -

Openbare Europese Aanbesteding voor accountantsdiensten kenmerk 48-2021

Bijlage B De werkwijze en de van toepassing zijnde processen De verbijzonderde Interne Controle afdeling De afdeling bestaat uit een team van ca. 8 personen, waarvan RA/RE en relevante werkervaring. De afdeling werkt vanuit de gemeente brede risicoanalyse. Vanuit de risicoanalyse worden relevante processen geïdentificeerd die voor dat controlejaar binnen de scope van de afdeling worden onderzocht. Per proces/jaarrekening post wordt gewerkt in teams met relevante opbouw in kennis en ervaring. Werkwijze verbijzonderde IC afdeling De basis gedachte van een van toepassing zijnde proces is dat de controlerend accountant het dossier in zijn geheel kan overnemen en met minimale inspanning kan vaststellen dat de controle in vaktechnisch opzicht degelijk is uitgevoerd. De werkzaamheden die worden uitgevoerd worden op de volgende wijze gedocumenteerd: • Een volledig dossier waarin is opgenomen: o Beoordeling in de gemeente brede risicoanalyse o Opgenomen in de planning o Een lijncontrole o Een risicoanalyse o Waar mogelijk onderzoek naar de IT-beheersing o Waar mogelijk een cijferanalyse o Een onderbouwde steekproef o De volledige selectie van de steekproef is gegevensgericht onderzocht. o Een duidelijke positieve of negatieve conclusie.

o Een of meerdere formele rapportages (conform template, en het aantal is afgestemd met de 1e lijn.) o Directe referentie in het rapport naar de documenten (éénzijdig, van rapport naar bewijs). • Hoor-wederhoor heeft plaats gevonden met de business. • Het proces valt (als aansturing of in review) onder een RA/RE • Bevindingen zijn teruggelegd en afgestemd. • Een kwaliteitstoetsing heeft plaats gevonden door een Senior Auditor. • Onafhankelijkheid tussen de auditor en het proces (het object van onderzoek) kan beperkt worden bewezen. Processen die voor het controlejaar 2020 (tenminste) binnen scope zijn uitgevoerd zijn: o Grondexploitaties o Inkomende subsidies en SISA o WMO en Jeugd o Verstrekte uitkeringen o Subsidieverstrekkingen en overige inkomensoverdrachten o Aanbestedingen o HRM inclusief de WNT o Uitgaande betalingen o Materiele vaste activa

- 44 -