Bijlage III meerjarig project vervanging Dafinci.pdf

Meerjarig project vervanging Dafinci

Het project Vervanging DaFinci valt in de categorie gemeentebrede projecten met hoge complexiteit en grote impact op de organisatie en werkwijzen. Deze vervanging is geen nieuwe ambitie, maar een noodzakelijke vervanging als gevolg van het aangekondigde einde van ons huidige systeem DaFinci. Het project heeft een meerjarig perspectief dat loopt van 2023-2027. Het totaal van de kosten gemoeid met implementatie van een ERP-systeem zijn op basis van een Gartner benchmark voor ERPsystemen ingeschat. De projectbegroting 2023-2027 voor Gemeente Groningen is op dit moment, met alle aannames, onzekerheden en uitsluitingen, inclusief het aanbestedingsbedrag ingeschat op € 9 miljoen. Er zijn verschillende dekkingsbronnen beschikbaar om deze projectkosten van € 9 miljoen te dragen, maar de beschikbaarheid en bundeling van deze dekkingsbronnen lopen nu niet gelijk met de fasering die we voorzien in de benodigde lasten voor dit project. Om de lastenfasering en dekking in evenwicht te brengen voor dit vervangingsproject (dat nodig is om blijvend een moderne bedrijfsadministratie te kunnen voeren) stellen we voor een meerjarig exploitatieproject in stellen. DaFinci is één van onze kernapplicaties en dé plek waarin we de financiële- en inkoopadministratie voeren, aangevuld met processen zoals subsidies, verhuur en erfpacht.

De financiën van de gemeente zijn complex, maar in de administratie streven we naar eenvoud en relevantie. Het financiële systeem moet mogelijkheden bieden om dit goed te doen. Hoewel DaFinci ons nog voldoende bedient, heeft de leverancier begin 2022 aangekondigd te stoppen met het verder ontwikkelen en onderhouden van het systeem. Deze boodschap staat haaks op de noodzaak om de administratie mee te laten groeien met ontwikkelingen voor het voeren van een moderne bedrijfsadministratie. Daarnaast merken we nu al dat het koppelen van DaFinci met andere systemen steeds moeizamer wordt doordat DaFinci verouderd raakt terwijl de omliggende systemen zich (sterk) vernieuwen. We willen juist ontwikkelen in gebruikersvriendelijkheid, betere rapportagemogelijkheden en een diversiteit aan mogelijkheden om device-onafhankelijk (dus bijvoorbeeld op iPads of Smartphones) administratieve werkzaamheden te doen of toegesneden managementinformatie te bekijken. Dat dit straks niet meer kan in DaFinci maakt dat het punt is bereikt om, na 11 jaar DaFinci, een aanbesteding te starten voor een nieuw (financieel) systeem. De afgelopen anderhalf jaar hebben we ter voorbereiding uitvoerig onderzoek gedaan naar de mogelijkheden, inclusief twee marktconsultaties.

Doel van het meerjarig project is het in gebruik nemen van een reeds bewezen systeem met gestandaardiseerde processen waarin we onze gemeentelijke financiële administratie (inclusief een aantal aanverwante administraties zoals subsidies) op een betrouwbare en moderne manier kunnen voeren. Het project Vervanging DaFinci valt in de categorie gemeentebrede projecten met hoge complexiteit en grote impact op de organisatie en werkwijzen. Het project heeft een meerjarig perspectief dat loopt van 2022-2027. Het project Vervanging DaFinci kent de volgende grove indeling in jaren: jaar 2022 2023 2024 2025 2026 2027

projectfase Marktverkenning en marktconsultatie (afgerond) Marktconsultatie, besluitvorming, aanbesteding- selectiefase Aanbesteding - gunningsfase, contractering, opbouw realisatieteam en start realisatie/ voorbereiding implementatie Realisatie/ voorbereiding Implementatie en conversie Voorbereiding en uitvoering implementatie, conversie, nazorg Nazorg en Archivering DaFinci