Bijlage Aanpassing kader meerjarige projecten.pdf

Aanpassing kader meerjarige projecten Onderdeel van Kader resultaatbepaling en resultaatbestemming Het huidige kader (zie bijlage) voor meerjarige projecten voldoet in basis aan de verwachting. Wel zijn er de afgelopen jaren situaties ontstaan waardoor enige aanvulling op het kader wenselijk en noodzakelijk is geworden. Projecten kunnen wijzigen, bijvoorbeeld in looptijd en budget. Op basis van een geactualiseerde businesscase kunnen nieuwe inzichten leiden tot een ander beeld en dat leidt dan tot herziene besluitvorming. Dit soort aanpassingen zijn in het huidige kader niet specifiek genoeg vastgelegd. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is daarnaast een belangrijke reden voor de aanpassing. Dit raakt met name de meerjarige projecten met een terugverdieneffect op een later moment (last gaat voor de baat uit). Voor deze projecten wordt geen of deels budget gereserveerd, aangezien deze projecten per saldo minimaal een 0-resultaat kennen. Dit betekent dat er in de beginjaren lasten worden genomen die in de betreffende jaren tot een nadeel kunnen leiden. Deze nadelen worden tot nu toe met een bestemmingsvoorstel ten laste van het van het komende jaar gebracht. Deze nadelen kunnen leiden tot begrotingsonrechtmatigheden in betreffende jaren. Dit willen we met bijgaande aanpassing van het kader meerjarige projecten oplossen.

Tot slot werkt het huidige kader zo, dat bij de opmaak van de jaarrekening grote restantbedragen voor projecten worden doorgeschoven naar het komende jaar. Dit komt mede doordat er bij enkele projecten het totale budget in één keer beschikbaar is gesteld, terwijl dit over meerdere jaren wordt ingezet. Door hier een verdeling van de beschikbare budgetten over de looptijd van het project op te nemen in plaats van een budget in één keer is er geen sprake meer van grote (niet besteedbare) voordelen. Voorstel tot aanpassing We stellen voor om in het huidige kader voor meerjarige projecten (mjp) aan te passen met de volgende punten: 1. Er wordt een projectbudget per jaar van uitvoering beschikbaar gesteld naar rato van voortgang over de looptijd van het project. Het financieel overzicht uit het huidige kader is hierop iets aangepast (zie bijlage met vernieuwd format). Hierin opgenomen en onderbouwd welk budget er per jaar nodig is. Dit wordt in de betreffende jaarschijven in de meerjarenbegroting opgenomen. 2. Als het uitgavenpatroon niet conform begroting loopt dan gelden de volgende afspraken: o Als er in een bepaald jaar een overschot is ten opzichte van begroot en dit is voor het verdere verloop van het project nog nodig dan kan dit in de Algemene Bestemmingsreserve (ABR) worden gestort.

Op het moment dat het nodig is kan dit bedrag weer worden onttrokken vanuit de ABR (begrotingswijziging in het betreffende jaar). Hiermee voorkom je onnodige positieve – niet besteedbare - voordelen bij de jaarrekening. o Als er in een bepaald jaar extra lasten zijn die binnen het totale projectbudget kunnen worden bekostigd, dan gaat dit in dat jaar t.l.v. van de AR. Dit bedrag moet dan in een toekomstig jaar weer worden teruggestort (begrotingswijziging in jaar van ontstaan en het betreffende toekomstige jaar). o Als storten in de ABR of onttrekken uit de AR niet meer tijdig in het jaar kan in verband met besluitvorming door de raad, dan blijft de mogelijkheid bestaan om via een

bestemmingsvoorstel deze voor- of nadelen ten gunste of ten laste van het volgende jaar te brengen (werking huidig kader). 3. Projecten die eerst nadelen kennen, gebruiken de Algemene Reserve (AR) als vereffeningsreserve. De nadelen worden eerst ten laste van de reserve gebracht, de voordelen in latere jaren vloeien weer terug in de reserve. Dit wordt direct geregeld door het opnemen van de jaarschijven in de meerjarenbegroting. Hiervoor is altijd een afzonderlijk raadsvoorstel nodig. 4. Indien het project inhoudelijk en/of financieel wijzigt dan gelden de volgende afspraken: o Als het totale budget niet meer toereikend is, dan vindt er een herijking plaats van het mjp en wordt deze herijking (met een nieuw financieel overzicht) aan de raad voorgelegd1 o Als de looptijd van een project wijzigt dan moet dit door de raad worden goedgekeurd. Dit kan worden aangegeven in het raadsvoorstel bij de jaarrekening. Als dit ook betekent dat de budgetverdeling in toekomstige jaren wijzigt (dus niet het totale budget) dan kan dit via een (verzamelvoorstel) begrotingswijziging. We willen de wijzigingen in laten gaan in 2024 met een overgangsregeling voor MJP’s waarvoor eerder een totaal budget in één keer is toegekend. Deze projecten kunnen op de oude werkwijze worden afgerond (via een bestemmingsvoorstel het budget overhevelen naar het komende jaar).

Onttrekkingen uit de AR hebben een neerwaarts effect op het weerstandsvermogen. Indien deze onttrekkingen in latere jaren worden teruggestort in de AR dan zal dit weer een opwaarts effect van het weerstandsvermogen geven. Bovenstaande aanpassingen leiden tot een gewijzigd kader voor meerjarige projecten. Het gewijzigde kader is opgenomen in de bijlage. Jaarrekening en Begroting Het totaaloverzicht van de lopende projecten blijven we opnemen in de jaarrekening en de begroting. Daarbij wordt in het vervolg ook aangeven of de looptijd van een project is veranderd. Ook nemen we op of van het betreffende project een nacalculatie moet worden opgemaakt conform regelgeving zoals opgenomen in de financiële verordening2.

1

Voor het voorleggen van een nieuw raadsvoorstel met deze herijking hanteren we een grens van 10% van het totale projectbudget of een overschrijding van meer dan 250 duizend euro van het totale projectbudget. Hierdoor worden niet alle kleinere overschrijdingen vooraf aan de raad voorgelegd. 2

Bij een totaal project budget van meer dan 2,5 miljoen euro moet er een nacalculatie aan de raad worden voorgelegd.

Bijlage: Gewijzigde kader Meerjarige exploitatie projecten (wijzigingen zijn geel gearceerd) In het kader zijn meerjarige exploitatie projecten opgenomen met een looptijd langer dan éen jaar. Vrijval op de meerjarige projecten vloeit terug naar de algemene middelen, tenzij wordt aangetoond dat deze vrijval nodig is voor de uitvoering van het vervolg van het project. Wanneer is er sprake van een meerjarig exploitatie project? 1. Een meerjarig exploitatie project is een project waarbij de looptijd over de jaargrens heengaat, dus meerdere begrotingsjaren duurt. 2. Bij een meerjarig exploitatie project worden de kosten van het project niet geactiveerd (= dus geen activum)3. 3. Grond exploitaties vallen niet onder het kader meerjarige exploitatie projecten 4. 4. Het totaal bedrag van het project is groter dan of gelijk aan 250 duizend euro. 5. Bij meerjarige exploitatieprojecten met een looptijd langer dan twee jaar en een omvang groter dan 2,5 miljoen euro wordt na gecalculeerd (art. 11.3 slot- en nacalculaties uit de financiële verordening).

Wat zijn de vaste onderdelen van een voorstel tot meerjarig exploitatie project? 6. Het volgende format moet gehanteerd worden bij een voorstel voor een meerjarig exploitatie project:

Meerjarige exploitatie projecten (Bedragen * 1.000 euro)

Totaal budget

2024

2025

2026

2027

2028

Naam: … Looptijd: 20.. - 20.. Lasten Dekking: <bron aangeven> Besparing Saldo

0

0

0

0

0

Toelichting: 1. Besluit van vaststelling van het meerjarige project 2. De achtergrond/redenen voor het starten van het project 3. De aansluiting op de doelstellingen raad en/of college 4. Alle mogelijke opties die zijn overwogen 5. De dekking van het project

MJP’s krijgen per jaarschijf een budget conform het financieel overzicht ter beschikking. Dit wordt in de betreffende jaarschijven in de meerjarenbegroting opgenomen. Projecten die eerst nadelen kennen, gebruiken de Algemene Reserve (AR) als vereffeningsreserve. Er wordt dan een voorstel aan de raad gedaan om de dekking uit de AR te halen, in latere jaren worden de voordelen teruggestort. Dit wordt direct geregeld 3 Worden de kosten wel geactiveerd, dan is er sprake van een investering (onder andere verkeer en vervoer projecten). Voor deze

projecten gelden de kaders die we hebben opgenomen in de financiële verordening. 4 Voor grondexploitaties gelden ook de kaders die we hebben opgenomen in de financiële verordening artikel 4.

0

door het opnemen van de jaarschijven in de meerjarenbegroting. In het financieel overzicht wordt dit vermeld onder dekking en besparing.

Wie besluit wanneer dat een project een meerjarig exploitatie project is? 7. Het college stelt vast of een project voldoet aan bovenstaande eerste 5 punten en het een meerjarig exploitatie project is; 8. Het college doet via een afzonderlijk raadsvoorstel, bij de begroting of bij het verzamelvoorstel begrotingswijzigingen het voorstel aan de raad een project als een meerjarig exploitatie project vast te stellen. In het raadsvoorstel worden de vaste onderdelen zoals hier opgenomen bij punt 6 opgenomen.

Wat zijn de richtlijnen als het uitgavenpatroon niet conform begroting loopt? 9. Als er in een bepaald jaar een overschot is ten opzichte van begroot en dit is voor het verdere verloop van het project nog nodig dan kan dit in de Algemene Bestemmingsreserve (ABR) worden gestort. Op het moment dat het nodig is kan dit bedrag weer worden onttrokken vanuit de ABR (begrotingswijziging in het betreffende jaar). 10. Als er in een bepaald jaar extra lasten zijn die binnen het totale projectbudget kunnen worden bekostigd, dan gaat dit in dat jaar t.l.v. van de AR. Dit bedrag moet dan in een toekomstig jaar weer worden teruggestort (begrotingswijziging in jaar van ontstaan en het betreffende toekomstige jaar). 11. Als storten in de ABR of onttrekken uit de AR niet meer tijdig in het jaar kan in verband met besluitvorming door de raad, dan kunnen voordelen via een bestemmingsvoorstel ten gunste het volgende jaar of ABR te brengen. Nadelen worden via het rekeningresultaat onttrokken aan de AR (vervolg: zie punt 10. of 12.)

Indien het project inhoudelijk en/of financieel wijzigt dan gelden de volgende afspraken: 12. Als het totale budget niet meer toereikend is, dan vindt er een herijking plaats van het mjp en wordt deze herijking (met een nieuw financieel overzicht) aan de raad voorgelegd. Voor het voorleggen van een nieuw raadsvoorstel met deze herijking hanteren we een grens van 10% van het totale projectbudget of een overschrijding van meer dan 250 duizend euro van het totale projectbudget. Hierdoor worden niet alle kleinere overschrijdingen vooraf aan de raad voorgelegd. 13. Als de looptijd van een project wijzigt dan moet dit door de raad worden goedgekeurd. Dit kan worden aangegeven in het raadsvoorstel bij de jaarrekening. Als dit ook betekent dat de budgetverdeling in toekomstige jaren wijzigt (dus niet het totale budget) dan kan dit via een (verzamelvoorstel) begrotingswijziging.