Bijlage 6 Accountantsverslag 2020 VRG.pdf

Vertrouwelijk Veiligheidsregio Groningen T.a.v. het algemeen en dagelijks bestuur Sontweg 10 9723 AT GRONINGEN

Drachten, 24 februari 2021 Geacht bestuur,

Hierbij bieden wij u ons accountantsverslag aan dat wij hebben opgesteld in het kader van onze controle op de jaarrekening 2020 van Veiligheidsregio Groningen. Wij hebben onze controle uitgevoerd in overeenstemming met onze opdrachtbevestiging van 17 september 2020. Wij zullen u informeren over de volgende onderwerpen: ➢ De belangrijkste constateringen tijdens de jaarrekeningcontrole ➢ Kwaliteit van de interne organisatie ➢ Onafhankelijkheid en controleaanpak ➢ Rechtmatigheidsverantwoording Onze controle is gericht op het vormen van een oordeel omtrent de jaarrekening over het jaar 2020. Bij de uitvoering van onze controle hebben wij de volledige medewerking en ondersteuning van de medewerkers van Veiligheidsregio Groningen ondervonden.

De mogelijkheid om een open en eerlijk dialoog met u te voeren, vormt een essentieel onderdeel van ons controleproces. Wij waarderen deze mogelijkheid om de inzichten die uit onze controle voorkomen met u te delen. Hoogachtend, Bentacera Registeraccountants B.V.

Was getekend: T.A. Schurer RA

2

Inhoudsopgave 1. Uitkomsten van de controle Controleverklaring Reikwijdte en verantwoordelijkheden Materialiteit Jaarverslag en overige gegevens Presentatie en toelichting Schattingen Impact COVID-19 Communicatie over de uitkomsten

04

2. Jaarrekening en werkzaamheden risico’s Analyse resultaat Analyse weerstandsvermogen Controle risico’s en werkzaamheden

10

3. Uitkomsten beoordeling interne beheersing Algeheel beeld van uw interne organisatie IT omgeving Cyberrisico’s Data analyse Aanbevelingen interne beheersing

16

4. Overige bevindingen en relevante zaken Rechtmatigheidsverantwoording Geen ongebruikelijke transacties Onafhankelijkheid Naleving wet en regelgeving Urenbesteding

20

Bijlagen

24

3

1. Uitkomsten van de controle

4

Uitkomsten van de controle 1.1 Controleverklaring Wij hebben onze controlewerkzaamheden afgerond en er resteren geen ongecorrigeerde controleverschillen of andere materiële onzekerheden, die een aanpassing zouden behoeven van onze controleverklaring. Op grond van de hierboven genoemde uitkomsten van onze werkzaamheden hebben wij een goedkeurende controleverklaring verstrekt bij de jaarrekening van Veiligheidsregio Groningen over het boekjaar 2020 met dagtekening 8 maart 2021.

€ 147.000

Daarnaast zijn tijdens onze controle over het boekjaar 2020 geen onrechtmatigheden gebleken wat ertoe leidt dat wij in onze controleverklaring kunnen aangeven dat de verantwoorde baten en lasten alsook de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen.

€ 56.000

€0

GECORRIGEERD

Fouten

In hoofdstuk 4 gaan wij verder in op de rechtmatigheidsverantwoording vanaf het jaar 2021.

Gecorrigeerd

€0

ONGECORRIGEERD

Onzekerheden

Ongecorrigeerd

Bevinding

Soort correctie

Bedrag

Correctie dubbel opgenomen facturen

Fout

€ 57.000

Correctie onderhoudsvoorziening

Fout

€ 90.000

Bevinding

Soort correctie

Correctie dubbel opgenomen facturen

Fout

Bedrag € 56.000

5

Uitkomsten van de controle 1.2 Reikwijdte en verantwoordelijkheden van de controle Het dagelijks bestuur van Veiligheidsregio Groningen is verantwoordelijk voor het opmaken van de jaarrekening 2020 en voor een zodanige interne beheersing als het noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude en fouten. Het algemeen bestuur is verantwoordelijk voor het uitoefenen van toezicht op het proces van financiële verslaggeving van de Veiligheidsregio Groningen. Onze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over de jaarrekening 2020 van Veiligheidsregio Groningen. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, overeenkomstig het bepaalde in artikel 213 lid 3 sub d van de Gemeentewet en het besluit Accountantscontrole Decentrale overheden (BADO).

Bij het maken van de risico-inschattingen hebben wij de interne beheersing in aanmerking genomen die relevant is voor het opmaken van de jaarrekening. Deze risico-inschattingen hebben echter niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing van uw organisatie. Wij hebben onze controle zodanig ingericht dat wij een redelijke mate van zekerheid verkrijgen dat de jaarrekening in haar geheel geen afwijkingen van materieel belang bevat. Onze controle omvat tevens het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving en van de redelijkheid van schattingen die door het bestuur gemaakt zijn.

Jaarstukken Veiligheidsregio Groningen

Balans + toelichting

Jaarrekening

Staat van baten en lasten + toelichting WNT verantwoording

De controleverklaring heeft betrekking op deze onderdelen

Jaarverslag

Van deze onderdelen stellen wij, op basis van onze kennis over de jaarrekening, vast dat deze corresponderen met de jaarrekening (zie paragraaf 1.4 voor toelichting)

SISA bijlage

6

Uitkomsten van de controle 1.3 Materialiteit In onze controle controleren wij niet alle transacties. Onze werkzaamheden worden gebaseerd op basis van onze risico-inschatting, de kwaliteit van uw interne beheersing en onze professioneel kritische instelling. Op basis hiervan stellen wij een bedrag vast dat wij als materialiteit hanteren bij de uitvoering van onze werkzaamheden. Materialiteit kan hierbij worden gedefinieerd als het bedrag waarop de gebruikers van de jaarrekening hun oordeel zouden kunnen aanpassen, mocht een dergelijke afwijking niet zijn gecorrigeerd in de jaarrekening.

Voor het bepalen van de materialiteit hanteren wij de uitgangspunten zoals opgenomen in het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO): Goedkeuringstolerantie t.a.v. fouten: 1% van de lasten; Goedkeuringstolerantie t.a.v. onzekerheden: 3% van de lasten. Op basis van voorgaande hanteren wij de volgende bedragen: Materialiteit fouten € 507.000 Materialiteit onzekerheden € 1.521.000 Op basis van de activiteiten van de organisatie, rekening houdend met de aanwezige posten en de omvang van de belangrijkste kerncijfers, achten wij de berekende materialiteit representatief voor de jaarrekening als geheel. Uitvoeringsmaterialiteit Om te voorkomen dat wij mogelijke fouten niet constateren en mogelijkerwijs een materiële fout in de jaarrekening zit, werken wij met een afslag op de materialiteit: de uitvoeringsmaterialiteit. Het SRA handboek controle heeft als uitgangspunt dat de uitvoeringsmaterialiteit in principe tussen 50 - 75% dient te zijn van de materialiteit, afhankelijk van de interne beheersing van de entiteit.

€ 304.000

€ 507.000

Aangezien het een eerstejaarscontrole betreft hebben wij gekozen voor de onderzijde van de range: 60%. Wat resulteert in een bedrag van € 304.000. Voor het rapporteren van onze afwijkingen hanteren wij een bedrag van € 25.000, zijnde 5% van de materialiteit voor fouten. Kwalitatieve overwegingen Naast het hanteren van een kwantitatieve materialiteit, beoordelen wij gedurende het gehele controleproces of wij tijdens de uitvoering van onze werkzaamheden signalen ontvangen of omstandigheden constateren die - ondanks dat deze in euro’s van geringe omvang zijn een mogelijke indicatie voor fraude of het niet-naleven van relevante wet- en regelgeving zijn.

7

Uitkomsten van de controle 1.4 Jaarverslag en overige gegevens

1.5 Presentatie en toelichting

Op basis van het Besluit Begroting & Verantwoording (BBV) en Controlestandaard 720 ‘De verantwoordelijkheden van de accountant met betrekking tot andere informatie’ gaat de accountant na of de andere informatie, bestaande uit het jaarverslag, waaronder de programmaverantwoording en de paragrafen, en de overige gegevens, voor zover hij dat kan beoordelen, is opgesteld overeenkomstig BBV en verenigbaar is met de jaarrekening en tijdens ons onderzoek van de jaarrekening verkregen kennis en begrip van Veiligheidsregio Groningen.

De opmerkingen ten aanzien van de presentatie en de toelichtingen in de jaarrekening zijn door het dagelijks bestuur in de jaarrekening verwerkt.

Op grond van onze werkzaamheden zijn wij van mening dat de andere informatie: ➢ verenigbaar is met de jaarrekening en, op basis van de door ons verkregen kennis en begrip van Veiligheidsregio Groningen, geen materiële afwijkingen bevat; ➢ alle informatie bevat die op grond van BBV is vereist.

1.6 Schattingen Voor het opstellen van de jaarrekening moeten vaak schattingen worden gemaakt. Bepaalde schattingen kunnen van bijzonder belang zijn door hun invloed op de jaarrekening en de waarschijnlijkheid dat toekomstige gebeurtenissen significant afwijken van de verwachtingen van het bestuur. Wij hebben de inschatting van het bestuur beoordeeld en zijn akkoord met de gekozen verwerkingswijze in 2020. Risico op schattingsonzekerheid is beperkt en kwaliteit van de toelichting en onderbouwing van deze posten is toereikend.

Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor het opstellen van de andere informatie, waaronder het jaaverslag en de overige gegevens in overeenstemming met het BBV.

8

Uitkomsten van de controle 1.7 Impact COVID-19

1.8 Communicatie over de uitkomsten van de controle

In 2020 zijn de Veiligheidsregio’s geconfronteerd met extra kosten in verband met het bestrijden en beheersen van COVID-19. Het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) heeft de Veiligheidsregio’s extra taken en opdrachten gegeven. De meerkosten van deze taken en opdrachten worden door het ministerie van VWS direct vergoed aan de Veiligheidsregio’s.

Gedurende de uitvoering van onze controlewerkzaamheden hebben wij regelmatig onze bevindingen met medewerkers van uw organisatie gecommuniceerd. Communicatie ging veelal via de digitale wegen vanwege de corona-situatie. Ondanks deze wat ‘afstandelijke’ werkwijze is gedurende het proces goed contact geweest met de betrokkenen van uw en onze organisatie om de controle adequaat uit te kunnen voeren.

De verantwoording van de meerkosten vindt plaats via de jaarrekeningen van de Veiligheidsregio’s. Tijdens de controle van de jaarrekening 2020 dient te worden vastgesteld dat de meerkostenregeling budgetneutraal is en dat er geen sprake is van dubbele financiering van de meerkosten. Wij kunnen ons vinden in de in het jaarverslag opgenomen verantwoording van de meerkosten. Er is dan ook geen aanleiding om in onze controleverklaring een paragraaf te wijden aan de verantwoording van de meerkosten.

9

2. Jaarrekening en werkzaamheden risico’s

10

Jaarrekening en werkzaamheden risico’s 2.1 Analyse van het resultaat In ons accountantsverslag hebben wij besloten geen uitgebreide analyse op te nemen omtrent uw financiële positie en programmaverantwoording, omdat deze analyse reeds uitgebreid door u wordt toegelicht in uw jaarverslag en jaarrekening. Het gerealiseerde resultaat valt € 1.991k hoger uit als gevolg van: ➢ Voordeliger resultaat FLO, groot € 1.528k, voornamelijk door niet begrootte extra deelnemersbijdrage. Deze deelnemersbijdrage is afgesproken met de gemeenten om de negatieve reserves (a.g.v. het vormen van de FLO voorziening) in 5 jaren aan te vullen. ➢ Hoger regulier resultaat, groot € 463k, voornamelijk door minderkosten a.g.v. de maatregelen als gevolg van de uitbraak van het coronavirus. In het jaarverslag is het volgende voorstel voor resultaatsbestemming opgenomen: ➢ Onttrekking bestemmingsreserve stedelijk gebied € 182k -/➢ Toevoeging algemene reserve (vrijval huisvesting) € 182k +/+ ➢ Toevoeging algemene reserve (regulier resultaat) € 531k +/+ ➢ Toevoeging algemene reserve (FLO resultaat) € 1.528k +/+

Resultatenrekening Post

Bedragen x €1.000

Realisatie

Begroting

Afwijking

%

€ 341.000 Baten

€ 52.704

€ 49.006

€ 3.698

8%

Lasten

€ 50.645

€ 48.938

€ 1.707

4%

Resultaat voor bestemming

€ 2.059

€ 68

€ 1.991

Mutaties reserves: -

Onttrekkingen

€0

€0

€0

-

Toevoegingen

€0

€0

€0

€ 2.059

€ 68

€ 1.991

Nog te bestemmen resultaat

11

Jaarrekening en werkzaamheden risico’s 2.2 Analyse van het weerstandsvermogen De continuïteit van een gemeenschappelijke regeling dient te worden geïnterpreteerd in hoeverre zij in staat is om niet-begrote financiële tegenvallers op te kunnen vangen uit eigen middelen. In de (verplichte) paragraaf “weerstandsvermogen en risicobeheersing” dient u inzage te geven in de risico’s die mogelijk bij uw organisatie spelen. Op basis van uw eigen risicoanalyse heeft u de kans x impact gekwantificeerd op € 2.520k.

Weerstandsvermogen Bedragen x €1.000

€ 341.000

Voor het voeren van een stabiel (financieel) beleid is het aanhouden van voldoende vermogen een belangrijke randvoorwaarde. Hierbij dient wel opgemerkt te worden dat, indien u niet over het minimale weerstandsvermogen beschikt en grote niet-voorziene tegenvallers zich voordoen, de deelnemende gemeenten verplicht zijn om bij te springen in het tekort, waardoor het niet noodzakelijk hoeft te zijn om aanzienlijke buffers binnen Veiligheidsregio Groningen aan te houden.

Weerstandsnorm

2020

2019 € 2.520

€ 2.520

- € 12.523

€ 2.805

Bestemmingsreserves

€ 2.251

€ 2.251

De ontwikkeling van uw eigen vermogen per ultimo 2019 en ultimo 2020 is hiernaast opgenomen.

Nog te bestemmen resultaat

€ 2.059

- € 15.328

- € 10.733

- € 12.792

Op basis van dit overzicht beschikt u ultimo 2020 niet over voldoende weerstandsvermogen om de door u geformuleerde en gekwantificeerde tegenvallers op te kunnen vangen. Echter met de deelnemende gemeenten is een herstelplan overeengekomen om het negatief eigen vermogen in de komende 5 jaren aan te zuiveren. Deze periode is afgestemd met uw toezichthouder, de Provincie Groningen, waardoor de aanwezigheid van een negatief eigen vermogen voor uw organisatie niet heeft gerealiseerd in aanvullende (financiële) verplichtingen.

Ratio weerstandsvermogen

- 3,2

- 4,1

Beschikbaar: Algemene reserve

Over-/onderrealisatie

In de nota risicomanagement en weerstandsvermogen is het uitgangspunt gehanteerd dat Veiligheidsregio Groningen zelf weerstandsvermogen opbouwt om potentiële financiële calamiteiten op te kunnen vangen. Hierbij wordt uitgegaan van een ratio tussen de 1,0 en 1,4 (verhouding beschikbaar en benodigd weerstandsvermogen). Hier kan de komende jaren niet aan worden voldaan.

12

Jaarrekening en werkzaamheden risico’s 2.3 Controle risico’s en werkzaamheden Op basis van de door ons uitgevoerde risicoanalyse zijn de onderstaande risico’s geïdentificeerd. Vervolgens beschrijven wij de werkzaamheden wij op dit risico hebben uitgevoerd om dit risico terug te brengen naar een – voor onze controledoeleinden – aanvaardbaar laag niveau. ➢ Significant risico (SR) ➢ Risico op afwijking materieel belang (RAMB)

SR Risico doorbreking interne beheersingsmaatregelen

SR Onjuiste verantwoording WNT

Het management bevindt zich gewoonlijk in een unieke positie om fraude te plegen, omdat het in staat is de administratie te manipuleren en frauduleuze financiële overzichten op te stellen door middel van het doorbreken van interne beheersmaatregelen. Als gevolg van de onvoorspelbaarheid van de wijze waarop het management interne beheersingsmaatregelen doorbreekt, vormt dit een risico op een afwijking van materieel belang die het gevolg is van fraude en vormt het om die reden een significant risico.

Ingevolge de Wet Normering Topinkomens (WNT) hebben wij als 341.000 accountants€een extra controlerende taak. Wij dienen te controleren of de WNT wordt nageleefd. Voor deze controle is een krachtens de wet vastgesteld Controleprotocol WNT van kracht.

Onze aanpak ➢ Controle van handmatige journaalposten ➢ Controle schattingen, met specifieke aandacht voor de gehanteerde methoden en de onderliggende aannames die worden gehanteerd om schattingen te maken ten opzichte van het voorgaande jaar ➢ Controle van specifiek geselecteerde journaalposten met onderliggende brondocumenten. ➢ Controle boekingen omtrent jaarafgrenzing

Onze bevindingen

Onze aanpak ➢ Controle van toegepaste bezoldigingsmaxima ➢ Controle volledigheid en juistheid verantwoorde functionarissen ➢ Controleren volledigheid en juistheid bezoldigingsgegevens.

Onze bevindingen De Veiligheidsregio Groningen heeft terecht de vereiste personalia en juiste bezoldigingsgegevens van de leden van het dagelijks bestuur, het algemeen bestuur en haar directeur opgenomen in de WNTverantwoording. Wij hebben bij de controle op de WNT-verantwoording geen onjuistheden in de verantwoording aangetroffen.

Wij hebben gedurende de jaarrekeningcontrole vastgesteld dat er geen onjuiste of onrechtmatige (memoriaal)boekingen hebben plaatsgevonden in de financiële administratie. De aannames ten aanzien van de schattingen geëvalueerd en hebben geen indicatoren van beïnvloeding van schattingen door het management geïdentificeerd. Wij hebben geen significante ongewone transacties geïdentificeerd.

13

Jaarrekening en werkzaamheden risico’s SR Volledigheid voorziening Functioneel Leeftijdsontslag (FLO)

RAMB Volledigheid overige voorzieningen

Gezien de omvang en de complexiteit van de voorziening is een verhoogd risico op een afwijking van materieel belang onderkend. Aangezien de berekening van de voorziening FLO een aantal schattingselementen bevat is er sprake van een significant risico.

Er is naast een voorziening FLO ook sprake van een onderhoudsvoorziening en een voorziening voor het eigen risico voor de WW en AOW-hiaat. Gezien het feit dat de berekening van deze voorziening voornamelijk gebeurd op basis van schattingen, is een risico op een afwijking materieel belang onderkend voor deze voorzieningen. € van 341.000

Onze aanpak

Onze aanpak

➢ Controle rekenkundige juistheid berekening ➢ Controle brongegevens ➢ Controle aanvaardbaarheid schattingselementen

➢ Controle rekenkundige juistheid berekeningen ➢ Controle toepasselijkheid onttrekkingen ➢ Controle aanvaardbaarheid schattingselementen

Onze bevindingen

Onze bevindingen

Tijdens onze controlewerkzaamheden hebben wij vastgesteld dat de gehanteerde berekeningssystematiek consistent is met voorgaand jaar. Tevens hebben wij vastgesteld dat de brongegevens correct zijn opgenomen in de berekening en dat de berekening rekenkundig juist is. Naar aanleiding van onze werkzaamheden hebben wij geen onjuistheden en/of onvolledigheden gesignaleerd met betrekking tot de berekening van de voorziening FLO.

Voor wat betreft de onttrekkingen aan de onderhoudsvoorziening hebben wij geconstateerd dat deze niet puur betrekking hadden op groot onderhoud maar ook op dagelijks onderhoud. In overleg met uw medewerkers is een nieuwe berekening tot stand gekomen, wat heeft geleid tot een correctie op de onderhoudsvoorziening ad € 90.000. Na het doorvoeren van de hierboven genoemde correctie resteren geen onjuistheden en/of onvolledigheden met betrekking tot de overige voorzieningen.

14

Jaarrekening en werkzaamheden risico’s RAMB Juistheid opbrengsten

RAMB Bestaan materiële vaste activa

Vanuit de Nadere Voorschriften Controle en Overige Standaarden (NV COS) wordt een risico met betrekking tot de opbrengstverantwoording verondersteld. Aangezien de opbrengsten van Veiligheidsregio Groningen voornamelijk bestaan uit gemeentelijke bijdragen en rijksbijdragen en Veiligheidsregio Groningen geen invloed heeft op de hoogte van deze bijdragen, kan het veronderstelde risico voor deze opbrengststromen worden weerlegd. Voor de overige opbrengsten kan het veronderstelde risico niet op voorhand worden weerlegd en is daarom een risico op een afwijking van materieel belang onderkend voor wat betreft de juistheid van de overige opbrengsten.

De materiële vaste activa betreffen voornamelijk (brandweer)voertuigen, (brandweer)materieel en kazernes in eigendom. De post materiële vaste activa betreft circa 95% van de totale activa. In dit kader is het van belang om na te gaan of de materiële vaste activa werkelijk aanwezig zijn.

€ 341.000 Onze aanpak

Onze aanpak

Onze bevindingen

➢ Controle doorlopende nummering verkoopfacturen ➢ Controle juistheid door middel van deelwaarnemingen m.b.t. overige opbrengsten.

➢ Controle op bestaan rijdend materieel d.m.v. aansluiting met verzekerde objecten ➢ Controle op eigendom onroerend goed (kazernes) d.m.v. aansluiting met gegevens Kadaster

Omdat wij vanwege de maatregelen a.g.v. COVID-19 niet een fysieke inventarisatie konden uitvoeren om het bestaan van de materiële vaste activa vast te kunnen stellen, hebben wij bovengenoemde alternatieve controlewerkzaamheden uitgevoerd.

Onze bevindingen Naast bovenstaande werkzaamheden gericht op het risico met betrekking tot de overige opbrengsten, hebben wij ook de juistheid van de gemeentelijke bijdragen en rijksbijdragen gecontroleerd.

Met betrekking tot het bestaan van de materiële vaste activa zijn ons geen onjuistheden gebleken.

Er zijn ons geen onjuistheden gebleken met betrekking tot de juistheid van de verantwoorde opbrengsten.

15

3. Uitkomsten beoordeling interne beheersing

16

Uitkomsten beoordeling interne beheersing 3.1 Algeheel beeld van uw interne organisatie

3.2 Wij hebben uw IT-omgeving beoordeeld

Vanuit ons perspectief willen wij u inzicht verschaffen in de kwaliteit van de administratieve organisatie van Veiligheidsregio Groningen.

Ingevolge artikel 2:393 lid 4 BW dient de accountant in zijn verslag aandacht te besteden aan de bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking.

Wij hebben hiervoor de volgende criteria gehanteerd: ➢ Is het proces beschreven? ➢ Is de opzet van het proces toereikend? ➢ Bestaat het proces zoals het in de opzet staat beschreven? ➢ Werkt het proces conform de beschreven opzet? ➢ Is de management informatie uit het proces betrouwbaar en toereikend? ➢ Hebben wij vanuit de externe controle bevindingen rondom het proces? ➢ Is de beheersmaatregel beoordeeld en getest? ➢ Zijn voldoende beheersmaatregelen genomen in de applicaties waarvan het proces gebruik maakt?

Onze jaarrekeningcontrole is gericht op het geven van een oordeel omtrent de jaarrekening zelf en is niet primair gericht op het doen van uitspraken omtrent de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking als geheel of onderdelen hiervan. De jaarrekeningcontrole heeft geen tekortkomingen in de continuïteit en betrouwbaarheid van de geautomatiseerde gegevensverwerking aan het licht gebracht.

Op basis van de uitgevoerde werkzaamheden concluderen wij dat de voor de jaarrekening significante processen van Veiligheidsregio Groningen van voldoende niveau zijn. Overall gezien zijn wij van mening dat het huidige niveau van uw interne beheersing adequaat te noemen is gezien de omvang van de organisatie. Er zijn binnen uw organisatie voldoende interne beheersingsmaatregelen ingeregeld om een betrouwbare gegevensverwerking te waarborgen.

17

Uitkomsten beoordeling interne beheersing 3.3 Cyberrisico’s blijven toenemen

3.4 Data analyse

De grote hoeveelheid cyber- en privacy incidenten in de maatschappij de afgelopen periode toont aan dat cyber- en privacy risico’s verder blijven toenemen. Cyberaanvallen kunnen tot continuïteitrisico’s leiden doordat tijdens ransomware aanval kritische data en systemen voor een langere periode niet beschikbaar zijn. Covid-19 leidt tot versnelde digitalisering bij organisaties, maar brengt ook nieuwe cyberrisico’s met zich mee.

Tijdens onze jaarrekeningcontrole hebben wij analyses uitgevoerd op de door u beschikbaar gestelde data vanuit de financiële administratie.

Wij adviseren om blijvende aandacht en voldoende prioriteit te geven aan de toenemende cyber en privacy risico’s op zowel technisch, procedureel als organisatorisch vlak en daarbij bijvoorbeeld ook te overwegen een onafhankelijke externe audit op het gebied van security en privacy uit te voeren.

Benford’s Law Benford’s Law is een statistische wet die het percentage aangeeft van hoe vaak een getal begint met het cijfer 1 (30,1%), 2 (17,6%), 3 (12,5%), etcetera. Hierbij is het van belang in acht te nemen dat hier niet naar de grootte van de bedragen wordt gekeken, maar naar de frequentie waarin een bepaald getal voorkomt. Wij hebben de financiële administratie van uw organisatie getoetst aan deze Wet van Benford.

Wij merken op dat onze werkzaamheden rondom security en privacy zich beperken tot het inzicht krijgen in de maatregelen die Veiligheidsregio Groningen in dit kader in opzet heeft getroffen en hoe cybersecurity en privacy in opzet is ingebed in de organisatie. Wij hebben geen diepgaande beoordeling uitgevoerd om vast stellen of uw organisatie adequate maatregelen heeft getroffen om cyberrisico’s te mitigeren en te voldoen aan wet- en regelgeving rondom de beveiliging van persoonsgegevens.

Deze analyses betreffen: ➢ Benford’s Law ➢ Boekingen per periode ➢ Boekingen per dagboek

In de bijlagen zijn de uitkomsten weergegeven ten aanzien van de frequentie van het eerste getal. Conclusie Op basis van de analyses blijken geen bijzonderheden. De uitschieters in Benford’s Law kunnen worden verklaard door repeterende kosten. De boekingen per periode volgen het interne controle plan van VRG.

Wij adviseren u om een analyse te doen op de door u gewenste niveau van dienstverlening, die gebaseerd is op uw afhankelijkheid van IT dienstverlening en bijbehorende kosten. Indien gewenst treden wij nader met u in overleg.

18

Uitkomsten beoordeling interne beheersing 3.5 Aanbevelingen interne beheersing Algemeen Wij hebben tijdens de interimcontrole vernomen dat de processen binnen VRG van dusdanig niveau en gedigitaliseerd zijn, dat tijdens de eerste lockdown in maart 2020 hierdoor de interne processen onverminderd doorgang hebben kunnen vinden. Hierdoor heeft de bedrijfsvoering niet stilgestaan. Wel missen wij een stukje ‘gevoel’, doordat wij als gevolg van de Coronacrisis geen gesprekken op locatie hebben kunnen voeren. Interne controle plan Tijdens de interimcontrole is gebleken dat binnen VRG een intern controle plan aanwezig is. Zoals door diverse medewerkers tijdens de interimcontrole werd aangegeven, wordt dit interne controle plan niet altijd nageleefd. Wij delen deze constatering, aangezien tijdens de interimcontrole niet alle documenten overlegd zijn. Wij adviseren om in 2021 werkzaamheden uit het interne controle plan periodiek uit te voeren en op te volgen, zodat eventuele bevindingen al intern geconstateerd worden.

19

4. Overige bevindingen en relevante zaken

20

Overige bevindingen en relevante zaken 4.1 Rechtmatigheidsverantwoording Vanaf begrotingsjaar 2021 vindt er een verandering plaats in de verantwoordelijkheden met betrekking tot de rechtmatigheid van de verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties in de jaarrekeningen van gemeenten, provincies en gemeenschappelijke regelingen. Niet langer is het de accountant die vaststelt of deze posten rechtmatig tot stand zijn gekomen. Vanaf 2021 ligt deze verantwoordelijkheid bij het dagelijks bestuur. Dit is vastgelegd in de Notitie Rechtmatigheidsverantwoording (opgesteld door de Commissie Besluit Begroting en Verantwoording (BBV)). Deze notitie vervangt de Kadernota Rechtmatigheid. Het algemeen bestuur bepaalt met ingang van 2021 wat de kaders zijn en vanaf welk moment (en welk bedrag) zij geïnformeerd wenst te worden. Het dagelijks bestuur legt via de jaarrekening verantwoording af over rechtmatigheid. De accountant oordeelt vervolgens of aan de criteria van deze verantwoording is voldaan en of deze verantwoording een getrouw beeld van de werkelijkheid geeft. De rechtmatigheidsverantwoording die vanaf 2021 opgenomen wordt in de jaarrekening, dient te voldoen aan negen criteria.

Zes criteria zien tevens toe op getrouwheidsaspecten en drie criteria zien uitsluitend toe op specifieke rechtmatigheidsaspecten: ➢ Calculatiecriterium ➢ Valuteringscriterium ➢ Adresseringscriterium ➢ Volledigheidscriterium ➢ Aanvaardbaarheidscriterium ➢ Leveringscriterium

afgedekt door balans en overzicht van baten en lasten

➢ Begrotingscriterium ➢ Voorwaardencriterium ➢ Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium

afgedekt door rechtmatigheidsverantwoording

Het stappenschema voor het verantwoordingstraject ziet er vanaf 2021 als volgt uit: Stap 1: • Normenkader wordt vastgesteld door AB • Dagelijks bestuur toetst aan normenkader Stap 2: • Dagelijks bestuur rapporteert over rechtmatigheidsverantwoording en eventuele onduidelijkheden • Accountant betrekt de rechtmatigheidsverantwoording bij het oordeel over getrouwheid Stap 3: • Algemeen bestuur spreekt met dagelijks bestuur over de bevindingen rechtmatigheid.

De vorm van de rechtmatigheidsverantwoording is per heden nog niet definitief vastgelegd en wordt naar verwachting beschikbaar gesteld zodra de wetgeving hierop is aangepast. Voorwaarde voor het op kunnen stellen van een rechtmatigheidsverantwoording is de inrichting van een rechtmatigheidsadministratie c.q. registratie van afwijkingen van de geldende wet- en regelgeving. Deze registratie is een aanvulling op de operationalisering van het geldende normenkader in een toetsingskader. Wij adviseren u om de regelgeving hieromtrent nauwlettend te volgen en tijdig uw administratie in te richten om aan de voorwaarden van de rechtmatigheidsverantwoording te kunnen voldoen.

21

Overige bevindingen en relevante zaken 4.2 Bevestiging geen ongebruikelijke transacties

4.3 Onafhankelijkheid controleteam

Onze controle dient zodanig te worden gepland en uitgevoerd dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen onjuistheden van materieel belang als gevolg van fouten of fraude bevat (Standaard 240, “De verantwoordelijkheden van de accountant met betrekking tot fraude in het kader van een controle van financiële overzichten”). Door de beperkingen die inherent zijn aan een controle, bestaat er een onvermijdbaar risico dat sommige afwijkingen in de financiële overzichten niet zullen worden ontdekt, zelfs wanneer de controle naar behoren is gepland en uitgevoerd overeenkomstig de Standaarden.

Op grond van wettelijke voorschriften en regelgeving van de beroepsorganisatie zijn wij gehouden om alle relaties tussen onze organisatie en Veiligheidsregio Groningen schriftelijk te rapporteren en onze onafhankelijkheid als externe accountant ten opzichte van Veiligheidsregio Groningen schriftelijk te bevestigen.

Onze controlewerkzaamheden omvatten mede de volgens Standaard 240 vereiste werkzaamheden, zoals brainstorming, het verzamelen van informatie met het oog op het vaststellen van en reageren op het risico van fraude en het uitvoeren van bepaalde werkzaamheden gericht op het risico van het doorbreken van interne beheersmaatregelen door het management, met inbegrip van inzage in journaalboekingen, beoordeling van schattingen en evaluatie van zakelijke redenen voor significante ongebruikelijke transacties.

Een aantal belangrijke punten uit de Verordening inzake Onafhankelijkheid (ViO), die we hieronder hebben opgenomen betreffen: ➢ langdurige betrokkenheid ➢ samenloop van dienstverlening ➢ geschenken en giften Wij bevestigen als controleteam dat de onafhankelijkheidsvereisten zijn nageleefd.

Bij onze controle zijn geen gevallen van fraude en/of overtreding van wet- en regelgeving gesignaleerd.

22

Overige bevindingen en relevante zaken 4.4 Naleving Wet- en Regelgeving

4.6 Urenbesteding

Wij informeren het dagelijks- en/of algemeen bestuur over handelingen waarbij het hoger kader is betrokken en over fraude en illegale handelingen (of deze nu door het hoger kader of door andere werknemers zijn veroorzaakt) die een onjuistheid van materieel belang in de jaarrekening tot gevolg hebben. Gedurende de controle zijn geen significante punten gesignaleerd ten aanzien van feitelijke of vermoedelijke niet-nakoming van wet- en regelgeving of statuten, voor zover deze van belang worden geacht voor de mate waarin het bestuur in staat is haar taken te vervullen.

Met ingang van boekjaar 2016 doen wij als Bentacera mee aan het NBAverbetertraject “In het publiek belang”. In dit traject is één van de verbetermaatregelen het voor- en achteraf communiceren van onze tijdsen kostenbesteding aan u.

4.5 Naleving Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) Wij hebben getoetst of uw jaarrekening voldoet aan de BBV en hebben geconcludeerd dat uw jaarrekening voldoet aan deze richtlijnen.

4.6 Wet Normering Topinkomens Veiligheidsregio Groningen is als gemeenschappelijke regeling op grond van de Wet Normering Topinkomens (WNT) verplicht om de beloningsgegevens van haar bestuurders en haar hoogste besluitvormende organen in haar jaarrekening op te nemen. De Veiligheidsregio Groningen heeft terecht de vereiste personalia en juiste bezoldigingsgegevens van de leden van het dagelijks bestuur, het algemeen bestuur en haar directeur opgenomen in de WNT-verantwoording. Wij hebben bij de controle op de WNT-verantwoording geen onjuistheden in de verantwoording aangetroffen.

Belangrijke investeringen in de kwaliteit van de door ons uitgevoerde controles betreffen de investeringen in technologie en in onze medewerkers. Binnen onze praktijk hechten wij veel waarde aan het organiseren van trainingen voor medewerkers. Daarnaast vereist de controle van de jaarrekening van uw stichting tijd en aandacht van het controleteam voor de uitvoering van controlewerkzaamheden, review- en coachingswerkzaamheden. Voor de controle van de jaarrekening 2020, inclusief tijdens het jaar uitgevoerde werkzaamheden ten aanzien van plannings-, interimwerkzaamheden hebben wij de volgende uren aan de controle van Veiligheidsregio Groningen besteed:

Urenbesteding controle 2020* Functie

Begroot (standaard)

Begroot (eerstejaarscontrole)

Begroot totaal

Realisatie

Extern accountant

18

8

26

20

(Senior) Controleleider

112

20

132

111

(zelfstandig) Assistent

152

8

160

195

Data analist

16

4

20

11

Totaal

298

40

338

337

* De realisatie betreft uren tot en met 8 maart

23

Bijlagen

24

Single Information Single Audit 2020 (SiSa) Fouten en onzekerheden SiSA Op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden, artikel 5, lid 4, rapporteren wij in dit rapport over de fouten en onzekerheden van de specifieke uitkeringen die in 2020 vallen onder SiSa. Hieronder is de tabel opgenomen, welke ook opgenomen moet worden indien er geen fouten of onzekerheden zijn geconstateerd. Wij hebben de controle op deze regelingen uitgevoerd op basis van de door de VRG opgemaakte SiSa-bijlage en de nota verwachtingen accountantscontrole SiSa 2020. Per regeling is een tabel opgenomen. Voor uw organisatie is de volgende regeling van toepassing:

Financiële Toelichting fout/onzekerheid omvang in euro’s

Specifieke uitkering

Fout of onzekerheid

A2

Doeluitkering bestrijding van rampen en zware ongevallen (BDUR)

geen

0

n.v.t.

H11

Corona Bonusregeling zorg

geen

0

n.v.t.

Nationaal Programma Groningen

geen

0

n.v.t.

totaal

geen

0

n.v.t.

GRO7C

Op basis van de uitgevoerde werkzaamheden hebben wij vastgesteld dat de SiSa bijlage geen fouten of onzekerheden bevat.

25

Boekingen per periode en dagboek

Analyse per dagboek en periode om vast te stellen of hier bijzonderheden aanwezig zijn. Op basis van de cycli binnen een jaar bij VRG zien wij hier geen uitschieters die onverklaarbaar zijn. De memoriaalboekingen in periode 13 zijn veroorzaakt door de jaarafsluiting.

26

Uitkomsten Benford’s law

Op basis van Benford’s Law hebben we ingezoomd op getallen die beginnen met 1, 2 en 6 aangezien deze buiten de range vallen. Op basis van nadere analyse kunnen wij de uitschieters verklaren. Deze uitschieters worden voornamelijk veroorzaakt door de vele kleine facturen die met een van deze cijfers starten. Daarnaast wordt een groot deel verklaard door transitorische boekingen.

27