Bijlage 5 Nacalculatie eindverantwoording Programma Tranisitie DIV.pdf
Tekst van het document
Nacalculatie/eindverantwoording Programma Transitie DIV Inleiding In 2019 is het “Programma Transitie DIV” (PTD) door de raad als meerjarig exploitatieproject aangewezen. De raad heeft in de financiële verordening (art.11.3) kaders opgenomen ten aanzien van slot- en nacalculaties. Daarin in staat dat meerjarige exploitatie projecten met een looptijd langer dan 2 jaar en een omvang groter dan 2,5 miljoen euro worden na gecalculeerd. In dit memo wordt deze nacalculatie (= eindverantwoording) weergegeven en toegelicht. Doel van het programma Het Programma Transitie DIV had als doel de kwaliteit en de dienstverlening van het informatiebeer en de informatievoorziening te verbeteren en te borgen. Zodat: we een bijdrage leveren aan het realiseren van digitale dienstverlening en een bijdrage leveren aan de digitalisering van de gemeentelijke bedrijfsvoering In dit document komen we terug op wat er bereikt is per subdoel. a) Beleid en architectuur b) Digitalisering c) Achterstallig onderhoud. d) Bewustwording en ondersteuning primair proces e) De structuurwijziging Er is voorafgaand aan het project geen structurele besparing ingeboekt in de algemene middelen in verband met de onzekerheden op het gebied van documentenbeheer en digitale transitie. Wat hebben we bereikt? Hieronder wordt per doel toegelicht wat de behaalde resultaten zijn.
Doel a: Beleid en architectuur Een negental kaders, beleidstukken en procedures zijn volgens plan vastgesteld en in gebruik genomen. Doel b: Digitalisering De intern gestarte processen zijn nog niet gedigitaliseerd. De focus is gelegd op extern gestarte processen. In de e-Suite zijn daarvoor 192 processen digitaal ingericht. Daarnaast is het project “Voorbereiding Digitalisering Analoge Archiefdelen” afgerond. Het was de bedoeling dat de lijnorganisatie met behulp van hetgeen uit het project kwam zelf de uitvoering van alle te digitaliseren archiefdelen (in totaal 1250 meter) vrij eenvoudig zou kunnen oppakken. In de praktijk bleek dit complexer dan vooraf gedacht en niet realistisch. De stuurgroep heeft daarom uiteindelijk besloten om uitsluitend de vier archiefdelen waar actief aan gewerkt werd volledig af te ronden en daarna eerst geen nieuwe archiefdelen op te pakken. Doel c: Achterstallig onderhoud Er waren achterstanden bij verschillende onderdelen van het informatiebeheer. Onderstaande achterstanden zijn weggewerkt: -
Intern
Analoog: Wegwerken van de achterstallige vernietiging (4 kilometer achterstand) Analoog: Op orde brengen van de overbrenging naar de Groninger Archieven:
-
-
o 800 meter formeel overgebracht; Van de 11 kilometer analoog archief rest nu nog 7 kilometer en dat is in beeld inclusief wat er mee moet gebeuren en wordt al vanuit de lijnorganisatie verder opgepakt. Digitaal: De concernbekendmakingen van 2012 tot en met 2015 zijn digitaal overgebracht naar het eDepot van de Groninger Archieven (1,18 GB).
Doel d: Bewustwording & ondersteuning primair proces Er zijn diverse activiteiten uitgevoerd op het gebied van de bewustwording. Door het uitvoeren van campagnes zijn medewerkers in de gemeente zich meer bewust geworden van het belang van een goed informatiebeheer en wat hun verantwoordelijkheid daar in is. Een belangrijk onderdeel is het digitale rijbewijs dat alle medewerkers hebben moeten halen. Doel e: Structuurwijziging De structuurwijziging van Documentaire Informatie Voorziening (DIV) is afgerond. Het team Documentbehandeling is samengevoegd met Klant Contact Centrum (KCC) van de directie Publieke Dienstverlening. Het team Beleid & Advies is samengevoegd met de afdeling Regie van de directie I&S. Documentbeheer I en II zijn eerst samengevoegd. Deze nieuwe afdeling kreeg een verander- en krimpopdracht en de startformatie van ruim 21 fte moest uiterlijk in 2024 zijn teruggebracht tot 8,2 fte. Hiervoor is een principebesluit genomen met daarbij de verwachting dat in 2024 dan een reorganisatiebesluit kon volgen. Dat besluit is er gekomen en de reorganisatie is uitgevoerd. Het team is per 1 januari 2024 opgegaan in de afdeling Informatiebeheer binnen de directie I&S. Bij de reorganisatie is geconstateerd dat er 10 FTE benodigd is voor het uitvoeren van de werkzaamheden in plaats van 8,2 FTE.
Dit betekent dat de beoogde structurele besparing op personeel daardoor lager is, maar de noodzakelijke werkzaamheden worden uitgevoerd Wat heeft het gekost? De totale uitgaven waren begroot op 7,5 mln. (over de periode 2019 tot en met 2024). Het project heeft 6,9 mln. gekost. Na afloop van het programma resteert een structurele besparing van 0,3 mln. Dit is 0,8 mln. minder dan beoogd. De lagere besparingen worden veroorzaakt doordat de besparing in het primair proces (van 0,3 mln.) niet kon worden gerealiseerd en door een aanvullende taakstelling i.v.m. de verzelfstandiging van de GGD die gedurende uitvoering van het programma ontstond. Dat de besparing lager is heeft geen financiële consequenties voor de gemeentebegroting omdat er bij aanvang van deze transitie, vanwege de onzekerheid, in de begroting geen bedrag aan besparing was opgenomen. Het Programma Transitie DIV heeft uiteindelijk geleid tot een structurele besparing van 308 duizend per jaar. Dit wordt vanaf 2026 zichtbaar nadat de bijdrage uit de algemene reserve (de voorfinanciering van het project liep via de Algemene Reserve) is terugbetaald in 2025. In 2026 wordt deze besparing incidenteel ingezet voor het project vervanging E-suite/Podium D. Vanaf 2027 wordt het bedrag ingezet voor toekomstige ontwikkelingen. Deze structurele middelen zijn ook nodig om de achterstanden m.b.t.
de overbrenging en de reguliere archivering vanaf 2021 voor wat betreft het papieren deel op te lossen dan wel het digitaliseren van processen tegelijkertijd met de vervanging van het Document Management Systeem.
Intern