Bijlage 4 Uitvoeringskrediet Museum aan de A - Rapport Second Opinion Blueyard.pdf

Second Opinion Begroting Museum aan de A, Groningen 28 april 2025

Inhoudsopgave Inhoudsopgave ................................................................................................................... 2

1.

Opdracht .................................................................................................. 3

2.

Werkwijze en leeswijzer .......................................................................... 4

3.

Samenvatting........................................................................................... 5

4.

Bevindingen Knoppenbegroting ............................................................. 6

4.1.

Algemeen ................................................................................................................. 6

4.2.

Indexering ............................................................................................................... 6

4.3.

Bezoekersaantallen ..................................................................................................7

4.4.

Educatie....................................................................................................................7

4.5.

Huisvestingskosten ................................................................................................. 8

4.6.

Algemene materiële kosten .................................................................................... 8

4.7.

Personeel ................................................................................................................. 9

4.8.

Culturele activiteiten .............................................................................................10

4.9.

Commerciële nevenactiviteiten.............................................................................10

5.

Risico’s en kansen ................................................................................. 12

5.1.

Risico’s ................................................................................................................... 12

5.2.

Kansen .................................................................................................................... 12

Second Opinion Begroting MadA Groningen 28 april 2025

2

1. Opdracht De Gemeente Groningen is bezig met de ontwikkeling van een historisch museum, onder de naam Museum aan de A (MadA). Het museum heeft volgende missie en visie: Museum aan de A verbindt inwoners en bezoekers van Groningen met de geschiedenis van stad en provincie. Het museum treedt op als een regisseur/programmeur, die ervoor zorgt dat het publiek actief bijdraagt aan de programmering en ontwikkeling van activiteiten. Zo bepaalt het publiek mede de inhoud van het museum. Het museum ontwikkelt verder activiteiten en tentoonstellingen samen met (culturele) partners in provincie en stad. In een globaliserende wereld is aandacht voor geschiedenis van de eigen omgeving en identiteit voor veel mensen belangrijk. Daarom geeft het museum een beeld van het ontstaan en de ontwikkeling van Groningen en de Groningers. Het museum geeft zo context aan de actualiteit. De gemeente heeft vorig jaar de regie op de bouwkundige kant overgenomen van het museum en gaat ook de panden overnemen. Daarvoor worden plannen en berekeningen gemaakt door onze collega’s van stadsontwikkeling. Uiteraard hebben alle inhoudelijke en bouwkundige plannen gevolgen voor de exploitatiebegroting. Het museum heeft hiervoor een begroting aangeleverd. Het College van B&W wil voor alle grote ontwikkelingen dat er een second opinion plaats vindt, zo ook voor MadA.

Aan Blueyard is gevraagd deze second opinion uit te voeren. De opdracht is uitgevoerd door Gabriël Oostvogel en Eerde Hovinga.

Second Opinion Begroting MadA Groningen 28 april 2025

3

2. Werkwijze en leeswijzer We hebben de begroting geanalyseerd met inachtneming van de ons bekende informatie en gegevens. Gebruikt zijn de aangeleverde Excel-bestanden ‘20240402 Knoppenbegroting MadA (2024-2028) v3’ en ‘Bezoekersaantallen en opbrengst meerjarenbegroting’. De stukken zijn mede getoetst aan de hand van de ‘Strategische Visie 2025-2028’ van Museum aan de A. We behandelen de stukken per onderwerp. Het kan zijn dat een onderwerp op meerdere begrotingsposten betrekking heeft. Omdat niet alle posten genummerd zijn, verwijzen we naar de nummers van de regels in de Excel-spreadsheet. We hebben ons de vrijheid veroorloofd onze bevindingen een enkele keer in de vorm van een advies te gieten.

Second Opinion Begroting MadA Groningen 28 april 2025

4

3. Samenvatting Het algemene beeld van deze begroting is positief. De begroting is zorgvuldig opgezet en goed onderbouwd. Ofschoon het in dit stadium van de planvorming niet mogelijk is om gedetailleerde voorspellingen te doen over de exploitatie, geeft de onderzochte begroting over het algemeen een reëel beeld. In de begroting worden beheer en activiteiten gesplitst. Dat is gezond – zo worden eventuele risico’s van de activiteiten niet afgewenteld op het beheer. De begroting is mede gebaseerd op twee benchmarks. Wat betreft publieksopbouw, tariefstelling, personeelsopbouw geven deze een goed en gedetailleerd inzicht. Voor enkele belangrijke begrotingsposten, zoals huisvestingskosten en algemene materiële kosten, geven deze geen bruikbaar inzicht in het niveau van die kosten ten opzichte van de omzet, vergeleken bij de musea in de benchmarks. Daarover zijn dus geen onderbouwde uitspraken mogelijk. De berekeningswijze van deze posten in de Knoppenbegroting is gebaseerd op de huidige kosten en op zichzelf logisch en bruikbaar. De belangrijkste opmerking over de begroting betreft de omvang van het personeelsbestand in fase 3 (de fase na opening). De vraag of die groot genoeg is om te voldoen aan de ambities is moeilijk te beantwoorden, maar is wel een punt van nadere aandacht en zorg.

Second Opinion Begroting MadA Groningen 28 april 2025

5

4. Bevindingen Knoppenbegroting 4.1. Algemeen a) De begroting geeft een reëel beeld van de verwachtingen in de diverse fasen van ontwikkeling. b) De methodiek van de knoppenbegroting is goed doordacht en degelijk. Bij sommige posten hebben we methodisch en getalsmatig niettemin een opmerking gemaakt. c) Uitgegaan wordt van het scenario ‘goed’ voor de culturele activiteiten. Het grootste verschil met scenario ‘ideaal’ is het aantal en de grootte van de tijdelijke tentoonstellingen: 2 à € 150k in ‘goed’ en 2 grote à € 200k en 2 kleine à € 50k in ‘ideaal’. De keuze ‘goed’ is dus de meer voorzichtige variant. d) De begroting is mede gebaseerd op twee benchmarks: Museana in de jaren 2018 en 2020, en Benchmark over de jaren 20218 en 2022. Ze zijn opgenomen in het bestand ‘Bezoekersaantallen en opbrengst meerjarenbegroting’. - Het feit dat de benchmarks niet op de hele populatie van de Museumvereniging is toegepast maar op een ruim aantal vergelijkbare musea maakt de benchmarks relevant. - De benchmark is vooral precies in bezoekersaantallen en personeel, maar geeft voor weinig beleidsmatige posten als huisvesting en kantoorkosten te weinig informatie, en is op die posten niet bruikbaar. - De Museana-data worden niet geëxtraheerd uit jaarrekeningen maar door de musea zelf aangeleverd. Niettemin is deze set aan data voldoende betrouwbaar om de begrotingsopzet in perspectief te zetten.

4.2. Indexering Regels 3 en 4: consumentenindex en loonkostenstijging. De percentages in de knoppenbegroting worden op alle betreffende kostenposten van het betreffende jaar toegepast. Op zichzelf is dit een inzichtelijke manier van begroten, vooral als de inkomsten niet op dezelfde wijze geïndexeerd worden. Als alle posten aan zowel kosten als batenkant gelijkelijk geïndexeerd zouden worden, zou het resultaat immers hetzelfde blijven. Maar dat is niet het geval. De exploitatiesubsidie bijvoorbeeld stijgt wel, maar niet met dezelfde percentages als de kosten. Dat maakt ook de hoogte van de gehanteerde indexpercentages relevant. Voor de gehanteerde jaarlijkse percentages van de consumentenindex (2,5%) en de loonkostenstijging (2%) missen we een onderbouwing. Op het eerste

Second Opinion Begroting MadA Groningen 28 april 2025

6

gezicht lijken die, gezien de ontwikkelingen in de laatste jaren, aan de lage kant ingeschat. Dat zou een probleem kunnen worden als de subsidie niet in dezelfde mate meestijgt.

4.3. Bezoekersaantallen Regel 5: Aantal bezoekers. Hierover maken we de volgende opmerkingen: a) Voor de berekening van de publieksinkomsten (regel 87) wordt een eenvoudige berekening toepast, namelijk het aantal bezoekers x gemiddelde ticketprijs x 50%. Dit blijkt bij navraag ingegeven door een vuistregel van bureau Berenschot. Zeker in dit stadium is deze regel goed bruikbaar. b) Het aantal van 50.000 bezoekers in 2029 is gebaseerd op de benchmarks in het bestand ‘Bezoekersaantallen en opbrengst meerjarenbegroting’. Deze interpretatie van de benchmarks (in het tabblad ‘Prijsstelling’) is goed te volgen en in onze ogen correct. c) Hoewel hierboven onder a) geconcludeerd wordt dat de berekening van de publieksinkomsten bruikbaar is, vragen wij ons toch af waarom de berekening niet, net als het aantal van 50.000 bezoekers, gebaseerd is op de ‘conclusie voor MadA’ in het tabblad ‘Prijsstelling’. Hierin worden twee uitgangspunten berekend: ‘standaard’ en ‘worst case’. In het eerste geval zijn de inkomsten, gecorrigeerd voor de ticketprijs in 2029 (€ 15 i.p.v. € 12,50), € 365.000, iets minder dan de € 375.000 in de gehanteerde vuistregel-berekening. d) Wat betreft die ‘conclusie voor MadA’ zijn opmerkingen te maken.

Weliswaar is het totaal aantal bezoekers (50.000) in beide berekeningen gelijk, maar omdat de verdeling van het soort bezoekers anders is, is de uitkomst in opbrengsten verschillend. In ‘standaard’ is het aantal jongeren met gratis entree 20%, in ‘worst case’ 30%. Dat scheelt (bij de daar gehanteerde entreeprijs van € 12,50 ongeveer € 46.000. aan omzet. (304k vs 258k). e) In de berekening van de bezoekersaantallen in tabblad ‘Prijsstelling’ zit een aanname waar we vraagtekens bij zetten. Het verschil van 10% in aantal jongeren/kinderen met gratis entree (tot 18 jaar) gaat in ‘worst case’ ten koste van de het aantal volwassenen en museumjaarkaarthouders. Dat is niet logisch: jongeren en kinderen komen zelden op eigen gelegenheid naar een museum, maar juist in gezelschap van volwassenen. Het kan zijn dat hier de educatieve activiteiten via school zijn meegerekend, maar dat is niet duidelijk.

4.4. Educatie In aanvulling op wat hierboven onder e) is gezegd, constateren we dat de educatieve activiteiten wel aan de kostenkant, maar niet in de batenkant gespecificeerd in de begroting zichtbaar zijn. Als de grote aantallen jongeren in het

Second Opinion Begroting MadA Groningen 28 april 2025

7

tabblad ‘Prijsstelling’ inderdaad via scholen binnenkomen, dan zou daar een opbrengst tegenover moeten staan. Vaak administreren musea dat in de administratie als kaarten ‘op factuur’ bijvoorbeeld via de lokale penvoerder van het programma Cultuureducatie met Kwaliteit. In deze begroting is dat niet te zien als kassa-inkomsten. De vraag is of MadA met CmK werkt. De uitgaven aan educatie materieel en personeel suggereren een actief en uitgebreid educatiebeleid, dat overeenkomt met de ambities in ‘Strategische visie 2025-2028’. De inkomsten uit educatie staan in een verzamelpost (regel 94) ‘Baten uit eigen activiteiten (verhuur zalen; rondvaarten; rondleidingen; schoolbezoeken e.d.)’. Dat is een ongebruikelijke plek voor educatie-inkomsten. Toegevoegd (en apart toegelicht) bij publieksinkomsten is logischer. Deze verzamelpost maakt een beoordeling van de exploitatie op het gebied van educatie onmogelijk. Financieel zal dit niet een enorm verschil maken. Toch adviseren we MadA de educatieactiviteiten apart te laten zien in begrotingen en jaarrekeningen – al was het maar omwille van verantwoording.

4.5. Huisvestingskosten De posten Huur (regel 22), Onderhoud (huurdersdeel) (regel 23) en Schoonmaak (regel 25) worden helder toegelicht en berekend in tabblad ‘Huisvesting’ . De bedragen zijn gebaseerd op die van het Groninger Museum (omgerekend per m2). Een grotere groep musea ter vergelijking zou de getallen nog iets betrouwbaarder maken. In Benchmark 2022 zijn de huisvestingskosten ten opzichte van de andere musea zeer laag, maar onduidelijk is wat daar onder ‘huisvestingskosten’ valt. Voor MadA staat in die Benchmark 2022 € 99k opgenomen – alleen de verzekeringen waren al € 33k (2023). Dergelijke onduidelijkheden maken deze benchmark op dit soort kosten bruikbaar, zoals ook in 4.1.d) beschreven. a) Voor de kosten van gas, water en licht is een logische aanname gedaan, nl. dat het gebouw na de verbouwing energetisch aanzienlijk verbeterd zal zijn. In alle gevallen valt deze post in dit stadium moeilijk te preciseren voor de jaren na heropening. b) De post ‘Verzekeringen’ wordt helder toegelicht. Een benchmark zou een beter idee kunnen geven over in hoeverre dit een hoog of laag bedrag is. De gebruikte benchmarks voorzien hier niet in. c) Dat geldt ook voor de post ‘Overige kosten’ (regel 27).

Het gaat, zo blijkt uit het tabblad om ‘belasting/beheer/sanitair/etc.’ Hoewel die beschrijving duidt op een restpost, en daarom moeilijk te vergelijken is, wordt in de toelichting de trend aannemelijk gemaakt.

4.6. Algemene materiële kosten a) De ‘Kantoor & administratiekosten’ (regel 29) zijn uitgesplitst in tabblad Algemeen, en bestaan uit kantoorkosten, bankkosten, advieskosten, RvT en Overige. De bedragen zijn gebaseerd op de bedragen van 2023, met in achtneming van de verschillen tussen de fasen. Er is geen reden om van deze ervaringscijfers af te wijken. Opvallend is wel de post ‘Overige’: van ruim € 18k in 2023 naar € 5k in fase 1 en 2, en € 10k in fase 3. Dat zou

Second Opinion Begroting MadA Groningen 28 april 2025

8

b)

c)

d)

e)

kunnen komen door een eenmalige hoge post in 2023, maar dat is niet duidelijk. De post ‘Automatisering’ (regel 30) neemt toe naarmate de organisatie professionaliseert, een logische veronderstelling. Of deze kosten enigszins in lijn zijn met die van andere musea is uit de benchmarks niet op te maken. Dat geldt ook voor ‘Beveiliging’ (regel 31). De toename op zichzelf is logisch gezien de toename van activiteiten en bezoekers. De hoogte van het bedrag kunnen we echter niet beoordelen omdat we geen inzicht hebben in de keuze voor het soort beveiliging en het beveiligingsniveau dat het museum wil, cq de collectie en/of bruikleengevers voorschrijven. Dat is in dit stadium van de plannen ook logisch. De post ‘Afschrijvingen’ is op basis van de nu bekende gegevens moeilijk te bepalen. Als de plannen zover zijn dat inrichtingskosten bepaald kunnen worden (in eerste instantie op basis van algemene kengetallen, bv. bij horeca) en de demarcatie tussen gemeente en huurder goed is vastgelegd, kan deze post gepreciseerd worden. We adviseren MadA overigens om zich bij de onderhandelingen met de verhuurder over de demarcatie te laten bijstaan door een professional.

4.7. Personeel a) Over de berekening: De getallen in de knoppenbegroting komen niet geheel overeen met het tabblad ‘Formatie’. In de laatste zou het totaal in 2024 neerkomen op € 667k; met de loonkostenstijging van 2% zou dat in 2025 € 681k zijn. In de knoppenbegroting tellen alle personeelskosten in 2025 op tot € 689k. Een verklaring voor dit (kleine) verschil zou de toekenning van periodieken in 2025 kunnen zijn. Dat roept dan wel de vraag op waarom deze toekenning niet meegenomen is in de jaren 2026 en verder. Uiteindelijk kan dat in fase 3 optellen tot een substantieel bedrag. b) Over de omvang van de personeelsformatie: In 2024 is die 9,68 fte. In Benchmark 2022 is dat nog 10,3 – dit is iets onder de mediaan: passend, maar zeker niet te hoog. Vanaf 2028 wordt de formatie uitgebreid met een beveiliger, een administratief medewerker, een medewerker marketing, en een medewerker educatie. Hoeveel fte deze uitbreiding betreft is uit de getallen niet op te maken. Een indicatie geeft de verhouding personeelskosten/totale omzet. Die is in 2025 55% - boven het gemiddelde van 43% in de Benchmark. In 2029 is dat 33% - dat is dan weer beduidend lager dan de Benchmark. Een mogelijke verklaring is dat sommige posten, bv. Materiële kosten presentaties (regel 48) of Marketing & PR (regel 50) kosten voor zzp’ers bevatten.

Navraag leert dat dat het geval zou kunnen zijn als de omstandigheden daarom vragen, met andere woorden: als de tentoonstellingskosten behalve in de materiële kosten (inrichting, verzekering e.d.) ook zitten in de personele begeleiding. In

Second Opinion Begroting MadA Groningen 28 april 2025

9

de ‘Strategische Visie 2025-2028’ zijn educatie en participatie speerpunten van beleid. Beide zijn arbeidsintensief. We kunnen niet goed beoordelen of de personeelsformatie in 2029 in voldoende mate is toegesneden op de voorziene hoeveelheid activiteiten en bezoekers. c) Over de personeelsformatie in fase 1 ‘Pop up’: In de Pop Up fase lopen de personeelskosten door. Dat is begrijpelijk: mensen ontslaan die je enkele jaren later weer nodig hebt is zowel inhoudelijk als financieel onverstandig. Deze jaren kunnen wel productief gemaakt worden, bv. door werkzaamheden die nu in de waan van de dag vaak blijven liggen, of juist ver vooruit te werken met tentoonstellingsplannen. Een mogelijkheid zou ook kunnen zijn het opmaken van een vakantiedagenoverschot (waardoor de reservering daarvoor vrijvalt), of een ‘verlofdagendal’ te creëren (personeel in de gelegenheid stellen meer vakantiedagen op te nemen dan volgens de CAO mag), zodat in de opstartfase extra werkuren beschikbaar zijn. In de knoppenbegroting kunnen dergelijke maatregelen, als ze getroffen worden, niet zichtbaar zijn, omdat ze vooral invloed op de balans hebben. We kunnen hier daarover geen mening vormen.

4.8. Culturele activiteiten Naast de opmerkingen over enkele van deze posten in 2.4 en 2.8 valt ons het volgende op: a) De ‘Materiële kosten presentaties’ (regel 48) zijn in fase 1 en 2 € 10k, in fase 3 € 300k. Navraag leert dat de pop-up-presentaties vooral plaatsvinden in het Groninger Museum en gedekt worden door extra subsidies. Het in de begroting genoemde bedrag gaat om de materiële bijdrage vanuit MadA. b) Aan de batenkant zijn geen inkomsten begroot uit donaties. We vragen ons af of hier geen kansen gemist worden. Een lokaal museum kan een bijzondere binding met een vast publiek opbouwen, en daarmee donaties werven. Uiteraard zijn hier ook kosten aan verbonden, vooral in uren relatiebeheer. We geven MadA in overweging om bijv. aan te sluiten bij het leernetwerken van Creativefunding (https://www.creativefunding.nl/creative-funding-leernetwerk) om inspiratie op te doen, best practices te delen en alvast in de Pop Up-fase daarmee van start te gaan. Navraag leert dat MadA een begin heeft gemaakt met het werven van donaties.

4.9. Commerciële nevenactiviteiten a) In de knoppenbegroting wordt ervan uitgegaan dat de winkel en de horeca winst noch verlies maken. Dat lijkt erg voorzichtig. Uit de Museana 2020 benchmark valt te leren dat de gemiddelde marge in de vergeleken musea voor horeca 23% is, en voor de winkel 45%.

Second Opinion Begroting MadA Groningen 28 april 2025

10

Of deze percentages haalbaar zijn voor MadA en of deze activiteiten een daadwerkelijke bijdrage aan de exploitatie kunnen leveren, is de vraag. De locatie van het museum, te midden van vele horecagelegenheden, maakt het opzetten van een eigen horecagelegenheid, anders dan als een eenvoudig serviceproduct, riskant. Met een naastliggende horecagelegenheid worden afspraken gemaakt over een dergelijke service. Zowel wat omzet als marge betreft is het verstandig hier vooralsnog geen hoge verwachtingen van te hebben. De voorzichtigheid van de begroting is dus terecht. Wat betreft de winkel ligt dat iets anders. In de plannen wordt geen ruimte toegekend aan een dergelijke functie. Daar is de onderzochte begroting mee in lijn. Toch is het interessant genoeg om te onderzoeken of het mogelijk is een museumwinkel op te zetten, die ook van buitenaf goed zichtbaar en bereikbaar is. Dat kan niet alleen voor exploitatie interessant zijn, maar ook wellicht wat betreft zichtbaarheid en laagdrempeligheid van het museum zelf. b) Over het opnemen van de inkomsten uit schoolbezoeken in deze post zijn in 4.3 en 4.4 al enkele opmerkingen gemaakt.

Second Opinion Begroting MadA Groningen 28 april 2025

11

5. Risico’s en kansen 5.1. Risico’s Gevraagd is om de risico’s van de begroting in beeld te brengen. Positief is dat in de begroting de beheerslasten en de activiteitenlasten gescheiden zijn. Dat biedt de mogelijkheid om bij tegenvallende baten uit activiteiten ook de lasten daarop bij te stellen – mits voldoende flexibel georganiseerd. Verder blijkt uit de cijfers een redelijk en passend niveau van kosten-baten is gevonden, gebaseerd op de huidige cijfers en, voor zover beschikbaar, in vergelijking met de cijfers uit de Benchmarks. Uit de begroting rijzen drie risico’s op: a) De toegepaste indexatiepercentages. Mochten deze in de toekomst hoger zijn, dan zal een nominaal vastgestelde subsidie op basis van deze begroting onvoldoende zijn. Dat kan ondervangen worden door de subsidie mee te laten stijgen met gaat met de werkelijke indexatiepercentages. b) De inkomsten uit entreegelden. Hoewel de begroting uitgaat van een bezoekersaantal dat ondersteund wordt door de benchmark, is de aanname van 50.000 bezoeken vrij algemeen. Onduidelijk is hoe het tentoonstellingsbeleid het bezoekersaantal beïnvloedt. c) Het personeelsbestand Gezien de grote verwachte toename van activiteiten en bezoekers zijn er vraagtekens te zetten bij de personeelsformatie die volgens de begroting daarbij hoort, zeker met een beleid dat vol inzet op educatie en participatie.

Een risico is dat die formatie te klein is en óf daardoor de inhoudelijke ambities in het gedrang komen, óf alsnog extra personeel aangetrokken moet worden met alle gevolgen voor de begroting. Dit punt verdient nadere studie.

5.2. Kansen In de begroting worden enkele mogelijke kansen weinig benut. Die kansen liggen a) in de particuliere donaties, b) in de winkel Uitwerking van deze posten kan een positieve bijdrage aan de begroting leveren.

Second Opinion Begroting MadA Groningen 28 april 2025

12

Keizersgracht 100-104 1015 CV Amsterdam, the Netherlands info@blueyard.nl www.blueyard.nl

Second Opinion Begroting MadA Groningen 28 april 2025

13